Digitale Dokumenten- und Archivlösungen. [accantum] Das webbasierte Archiv und Dokumenten Management System.

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1 Digitale n- und Archivlösungen Das webbasierte Archiv und n Management System

2 Accantum ist Hersteller für n und Archivlösungen Wir stellen Software her, die Ihnen hilft, Zeit und Geld zu sparen. Unsere Lösung digitalisiert Ihre dokumente und schafft eine deutlich schnellere Bearbeitung aller elektronischer. Wir sorgen dafür, dass Ihre langfristig und sicher archiviert werden, ohne hierfür teure archive zu unterhalten. Accantum Partner Netzwerk Accantum verfügt über ein qualifiziertes Partnernetzwerk in D/A/CH. Accantum schafft für jedes Unternehmen die passende Lösung. Die Accantum GmbH bietet seit dem Jahr 2000 Lösungen in den Bereichen nverwaltung, Prozessoptimierung und digitaler Archivierung an. - das nmanagement-/archivsystem ist für alle Unternehmensgrößen geeignet. Richtig geplant und auf Ihr Unternehmen individuell angepasst, bringt die digitale nverarbeitung spürbar effizientere Abläufe, eine Steigerung der Qualität, eine Reduzierung Ihrer Kosten und nicht zuletzt Mitarbeiter, die sich mit Ihrem Wissen auf Ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können. Kundenanforderungen analysieren, anschließend in Projekten umsetzen und fachlich betreuen, sind die Stärken von Accantum. Unsere DMS/Archivlösung wird laufend weiter entwickelt, aktuell bieten wir ein breites ausgereiftes Produktportfolio an. Unser Ziel ist es, papierbasierte mit den zunehmend elektronischen n in Einklang zu bringen, in Prozessen kostensparend zu vereinheitlichen und automatisiert zu verarbeiten. Unsere Vision: Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch zeit und kostensparende nprozesse zu verschaffen. Unser Team: Motivierte IT-Fachkräfte, Informatiker mit betriebswirtschaftlichem Wissen, Softwareentwickler mit langjähriger Erfahrung und ein starkes Partnernetzwerk. Dank der Neuentwicklung, verfügt über eine hervorragende technische Basis und lässt sich flexibel in bestehende IT-Landschaften einbinden. Unsere Produkte sind branchenneutral. Die Liste der Accantum Vertriebspartner finden Sie auf unserer Webseite Accantum ist vorwiegend im deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) tätig. Projekte in weiteren Ländern wurden erfolgreich realisiert. Accantum bietet zahlreiche Veranstaltungen und Archiv-Fachtage. Aktuelle Termine finden Sie unter 2 3

3 DMS - nlogistik für das moderne Büro! DMS ist das Informationszentrum Ihres Unternehmens! Einheitliche, vollständige nverwaltung, unabhängig von Herkunft und Art. Automatisiert erkennen, prozessorientiert durch das Unternehmen steuern, verschlagworten und an der richtigen Stelle ablegen spart ebenso Ressourcen, wie das schnelle gezielte wiederfinden, auswerten und weiterleiten von n. sverarbeitung Input Management Postbearbeitung ist eine Routinetätigkeit, die in jedem Unternehmen täglich anfällt. s, Faxe und klassische Briefpost werden geöffnet, sortiert und gezielt weitergeleitet. Die papiergebundene Weiterleitung ist mühsam, kostenintensiv und langsam. Eine schnelle und kundenfreundliche Verarbeitung scheitert oftmals an langsamen Wegen zu den richtigen Bearbeitern. stellt Ihren auf elektronische um und optimiert Ihre Postverarbeitung. Suche/Recherche Bei elektronischen Archivsystemen steht die Verwaltung von unveränderbaren n wie Belegen, Verträgen, Personalakten, Telefaxen und s im Vordergrund. Der sichere Zugriff, die unveränderbare revisionssichere Aufbewahrung, schnelles wiederfinden einzelner, als auch ganzer Vorgänge sowie die Einhaltung gesetzlicher und sonstiger Vorgaben sind dabei wesentliche Aspekte. Ein DMS verwaltet sowohl archivierte als auch lebende, samt den dazugehörigen Metadaten. Ein Dokument besteht aus Primär und Metadaten. Primärdaten, die eigentlichen, können mittels Volltexterkennung gelesen werden. Anhand von Metadaten, wie Kategorie (Rechnung, Vertrag), Attribute (Belegnummer, Datum) oder Kontext kann das Dokument eindeutig zugeordnet, verwaltet und abgelegt werden. Archiv Server LTA Das Workflowsystem steuert dokumentenbasierte Prozesse. Je nach Kategorie werden verschiedenen Aufgaben zugeordnet und Bearbeitern in der richtigen Reihenfolge zugewiesen. Wiederkehrende Prozesse (Rechnungsfreigaben, Investitionsanträge) werden mit einem Workflowsystem, auch BPM Business Prozess Management genannt, effizient gesteuert. Alle drei Komponenten zusammen bezeichnet man als ECM -- Enterprise Content Management. Ziel der Einführung eines solchen Systems ist, dass unterschiedlichster Art und Herkunft in einem zentralen System vorliegen sowie vor Änderungen und unerlaubtem Zugriff geschützt sind. Ihre komplette Postverteilung erledigt im einfachsten Fall die elektronische sverarbeitung. Beliebig viele Adressaten können in unterschiedlichen Abteilungen oder an den verschiedensten Standorten gleichzeitig mit den notwendigen Informationen versorgt werden. Mit dem n Server können Sie Eingangsbelege automatisiert klassifizieren, prüfen und gezielt der passenden Verarbeitung zuführen. Das Scannen der Post setzt eine optimale Scanqualität für eine zügige und reibungslose sverarbeitung voraus. Abhängig von Postmenge und Organisation können mehrere Scanarbeitsplätze parallel betrieben werden, auch an verschiedenen Standorten. Die Erkennung und Vorverarbeitung eingehender Briefpost, wie auch digitaler, wird vom nmanager vorgenommen. Dabei werden die Belege auf Vollständigkeit sowie Plausibilität geprüft und im Anschluss zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Die Ablage des s erfolgt im elektronischen Archiv, wobei streng auf die Erfüllung von Compliance Richtlinien geachtet wird. Durch die Zuordnung von nkategorien und einem umfassenden Zugriffsmanagement lassen sich auch komplexe Aktenführungen einfach und übersichtlich abbilden. Bei einem Dienstleister konnte der wöchentliche Zeitaufwand für die Erfassung, Verteilung und Ablage der um 6 Stunden gesenkt werden. Diese Zeit steht nun für anderweitige Arbeiten zur Verfügung. Vertrieb kann per Web auf zugreifen Sie erhalten eine Belegkopie aus unserem DMS per Vertrieb Anbindung weiterer Standorte / Filialen Briefpost von n Fachabteilungen Gemeinsame Standorte weltweit Digitaler n Server Zentrale Ablage aller BackOffice Kunde bekommt Zugriff auf seine Belege Geschäftspartner/Kunde Digitale Einheitliche transparente Verarbeitung / Archivierung aller IT-Compliance, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Paralleler Mitarbeiterzugriff auf Zugriffsschutz auf / Authentifizierung Kosten und Ressourceneinsparungen Microsoft Windows Server 2003/2008 Microsoft SQL Server 2005/2008 DMS/Archivserver Umstellung auf papierlose sverarbeitunglangzeitspeicher Microsoft Windows Server 2003/2008 Optimierung der Geschäftsprozesse durch elektronische physikalisch unveränderbare Microsoft SQL Server 2005/2008 Postverteilung und bearbeitung n Server Einheitliche Zusammenfassung von papiergestützten langzeitsichere und digitalen Vorgängen Zeitsparende, sichere Postzustellung an Mitarbeiter 4 5

4 nprozesse - Workflow Ein Workflowsystem optimiert papierlose Geschäftsprozesse zwischen den Beteiligten. Ziel ist es, den Kostenaufwand in der Verwaltung zu senken, um dem Unternehmen deutlich spürbare Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Postausgangsverarbeitung Output Management System, Druck und Porto sind teuer, der verbrauch belastet die Umwelt. Der Kern eines jeden Output Managements ist die Druckkostenoptimierung. Hauptaugenmerk liegt darauf, überflüssige ausdrucke zu vermeiden. Das Workflow System beschreibt dokumentenbasierte papierlose Standardvorgänge zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten. und zugehörige Metadaten werden in Arbeitsschritten automatisiert. Resultierend erhält man eine strukturierte elektronische Vorgangsbearbeitung, die Fehlerquellen eliminiert und Vorgänge für die Beteiligten transparent abbildet. Ziel ist ein automatisierter Informationsfluss, zur vereinfachten Weitergabe und Bearbeitung von Arbeitsabläufen. Workflow Systeme verkürzen die Durchlaufzeiten, da Weiterleitungen der erforderlichen an die zuständigen Personen optimiert werden. Das Workflow System erlaubt es, samt zugehöriger Informationen, in automatisierten Arbeitsschritten strukturiert nacheinander abzuarbeiten. Hier ist die Rechnungseingangsprüfung und freigabe einer der Klassiker unter den Prozessen. Ergänzend können externe Portal und Workflowsysteme zum Einsatz kommen. Dies ist der Fall, wenn weitere Systemlandschaften oder bereits bestehende Portale, wie beispielsweise der SharePoint Server, vorhanden sind. Diese Portale können durch unser Archivsystem ergänzt und / oder entlastet werden. In einem Handwerksbetrieb wurde der ndurchlauf mit Hilfe des Workflows beschleunigt. Dadurch können bei Eingangsrechnungen die Skontofristen besser eingehalten werden. Das Einsparungspotential liegt seit der Einführung bei knapp ,-- p.a. Rechnungsprüfung durch Fachabteilung Briefpost Digitale Digitaler von n Output Management ist ein Teilbereich des nmanagements im Unternehmen. Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Mitarbeiter werden mit einem OMS schnell und effizient mit den benötigten n und Informationen versorgt. Mit verschiedenen Technologien erzeugte, ob als Druckerzeugnis, Fax, oder in weiteren beliebigen Formen, werden strukturiert miteinander verarbeitet. n Server Output Management ermöglicht beispielsweise Unternehmen, einen zentral ausgelösten Druck von n an beliebigen Standorten / Filialen. Output Management Post, Ausgangsbelege... Automatische Verarbeitu ein- und ausgehender E-M Output Management etabliert sich in erster Linie über die Druck und Versandkostenoptimierung. Je mehr elektronisch automatisiert erzeugt und verteilt werden, um so größer sind die Einsparungen im Unternehmen. Regelbasierte Archivie Langfristige Steigerungen der Verfügbarkeit von Informationen, insbesondere in Verbindung mit DMS/Archivsystemen, ergeben positive Auswirkungen für den Unternehmenserfolg. Output Management, im Rahmen des nmanagements, steuert an verschiedene Zielgruppen, auf unterschiedlichen Ausgabekanälen, in elektronischer oder papierbasierter Form. User Der hybride Rechnungsversand, d.h. je nach Adressat postalisch oder elektronisch, gewinnt zunehmend an Bedeutung, da erheblich Kosten und Laufzeiten eingespart werden. Einem Unternehmen mit 11 Mitarbeitern und jährlichen Druckkosten von ca konnten 30%, somit knapp jährlich, eingespart werden. Die Portokosten wurden ebenfalls reduziert. Rechnungseingang Workflow Rechnungsfreigabe Abteilungsleiter/GL Buchhaltung n Server ausgehender Drucker / Couvertieranlage Hybrider Postversand (/) [acc Dokume Kostenreduzierung in der Verwaltung Optimierung / Beschleunigung der ndurchlaufzeiten / Geschäftsprozesse Qualitäts-/ Produktivitätssteigerung Nachverfolgbarkeit von n und Prozessen Microsoft Windows Server 2003/2008 Microsoft SQL Server 2005/2008 DMS/Archivserver Anbindung externer Portal-/ Workflowsysteme Automatischer Versand von Ausgangsbelegen/-post Qualitäts-/ Produktivitätssteigerung Protokollierter nachvollziehbarer Postversand Kosteneinsparungen bis zu 30% bei Druck-/ Portokosten ADM Accantum Document Manager, OMS Windowsserver 2003/2008 Drucker oder Couvertieranlage (optional) server, Signaturdienst (optional) 6 7

5 nverarbeitung und Archivierung Erkennung, Bearbeitung und Verwaltung von n. Sichere standortunabhängige und langfristige Verfügbarkeit von Informationen / n. Ablauf der nverarbeitung mit Einsparungspotenzial In unserem Unternehmen mit 20 Verwaltungsmitarbeitern konnten durch den Einsatz von 30 Arbeitsstunden je Woche für andere Tätigkeiten freigesetzt werden. Das archiv mit 110qm wurde abgeschafft und als zusätzliche Bürofläche genutzt. Franz Münzker ein- und ausgehender s Regelbasierte Archivierung Briefpost von n Workflow / Prozesse Interaktion mit Drittsystemen Weiterführende Belegverarbeitung Langzeitspeicher physikalisch unveränderbare langzeitsichere n Server Unternehmens Anwendungen ERP/CRM/CAD/Branchenlösungen Server Archiv Server LTA Digitaler Digitale ausgehender Drucker / Couvertieranlage Hybrider Postversand (/) Der durchgängige nprozess besteht aus: : basierte erfassen und digitalisieren, sowie elektronische aus unterschiedlichsten Quellen erfassen und zusammenführen Validierung: auf Korrektheit / Konsistenz überprüfen, mit Drittsystemen abgleichen Prozesse: in Prozesse überführen, Rechnungsfreigaben, Investitionsanträge, etc. Ablage: Automatische Ablage von n, samt zugehöriger Anhänge / Informationen Postausgang: erzeugen, prozessorientiert zusammenführen, drucken, kuvertieren, elektronisch versenden Archivierung: revisionssicher archivieren, vorhalten und gesichert aufbewahren IT-Compliance, Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und sonstiger Vorschriften Unser Produktportfolio bietet Unternehmen positive Kosten und Zeiteinsparungen. 8 9

6 Elektronische Archivierung / Langzeitarchivierung Der Umfang digitaler Daten hat in den letzten Jahren explosionsartig zugenommen. Neue Technologien und Geräte erzeugen immer mehr Briefpost Daten. Mit werden sensible Daten/ revisionssicher, von kostengünstig n und vor allem benutzerfreundlich über die vom Unternehmen benötigten - teils sehr langen - Zeiträume archiviert. Briefpost von n Integration in Drittsysteme ERP / CRM / / Portale / Office bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zur Anbindung vorhandener Anwendungen. Bestehende IT-Landschaften werden über allgemeine Standards wie WebServices sowie über speziell entwickelte Konnektoren integriert. Darüber hinaus bieten wir eine Programmierschnittstelle an, um individuelle Kundenanforderungen zu erfüllen. ein- und ausgehender s Regelbasierte Archivierung Elektronische Archivierung bedeutet unveränderbare und nachhaltige Aufbewahrung elektronischer Daten /. Die Kernkomponente der Archivierung besteht aus dem elektronischen Archiv selbst. Die werden indexiert, d.h. den n werden Metainformationen hinzugefügt. Danach werden sie in das eigentliche Archiv abgelegt. Das Überschreiben oder Digitaler Ändern der Information auf dem Speichersystem wird verhindert. Digitaler Die Metadaten der liegen in einem Datenbanksystem. Von dort werden spätere Suchanfragen beantwortet, vorausgesetzt, die betreffende Person hat die Berechtigung dazu. Die Reduzierung Digitale von Personalaufwänden für die Suche, die Wiedervorlage und den erneuten Versand von n bietet das größte Einsparpotenzial. Insbesondere bei Unternehmen mit viel Kundenkontakt, Digitale Support und Verwaltungsaufwand. Elektronisches Archiv Revissionssichere Archivierung Merkmale des elektronischen Archivs, nvorgänge schnell und zielsicher wieder finden Unveränderbarkeit, archivierte Informationen können nicht mehr verändert werden Zugriffskontrolle Document / Autorisierung Server zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Zeichnungen, Fotos etc. können mit Metadaten versehen n werden Server Informationen im Archiv können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle (API) an, über die andere Anwendungen auf das Archiv zugreifen können Nachvollziehbarkeit, Veränderungsprotokollierung Unterstützung von Long Term Archiving (LTA) Diese Eigenschaften zeigen, dass ein Archivsystem weit mehr bietet als eine herkömmliche Datensicherung. Elektronische Archivsysteme sind zukunftsweisend und gehören in jede IT-Umgebung moderner Unternehmen. Output Management Post, Ausgangsbelege... Langzeitspeicher physikalisch unveränderbare langzeitsichere Integrationen in bestehende ERP-Strukturen haben unterschiedliche Integrationstiefen, von der reinen Archivierung ausgehender, bis hin zur Suche und Anzeige von bereits archivierten n, direkt aus dem ERP-System heraus. Auszug der von unterstützten ERP-Systeme: SAP SAGE Microsoft Dynamics NAV ifas DIAS User Server Eine vollständige Übersicht der unterstützten IT-Systeme finden Sie unter bietet Schnittstellen zur Integration weiterer Anwendungen, wie CRM, SharePoint, NOTES etc. Workflow / Prozesse Interaktion mit Drittsystemen Weiterführende Belegverarbeitung können aus beliebigen Windowsanwendungen, wie beispielsweise Word, direkt mittels dem Print-Center (virtueller Drucker) archiviert werden. Bereits vorhandene Dateien sowie komplette Dateiverzeichnisse können mit dem File-Archiver archiviert werden. Eine existierende Dateistruktur kann dabei mit übernommen werden. Accantum bietet eine Software-Entwicklungsumgebung (SDK) an. Mit dieser ist es möglich, Funktionalitäten anderen Anwendungen zur Verfügung zu stellen bzw. diese Archiv dort zu nutzen. Server Kunden und Partner schätzen diese Möglichkeit sehr, um spezielle Anforderungen abbilden zu können. Archiv Server Document Server LTA ausgehender Drucker / Couvertieranlage Hybrider Postversand (/ ) n Document Server Unternehmens Anwendungen ERP/CRM/CAD/Branchenlösungen Digitale per Mausklick verfügbar Standortunabhängigkeit schnell und sicher wieder finden IT-Compliance, Zugriffsschutz Reduzierte Aufwände für Ablage und Suche Raumkosten- und Materialeinsparungen Windowsserver 2003/2008 Archiv Server DirektLink, externe Suche im Archiv Langzeit storage (optional) narchivierung aus Windowsanwendungen Übernahme von Dateibeständen und Verzeichnissen Integration in ERP Standardsysteme Individualisierung mittels SDK Windowsserver 2003/2008 Print-Center File-Archiver Schnittstelle zum jeweiligen ERP Software Development Kit 10 11

7 Archivierung Die Archivierung sorgt dafür, dass Sie sich über Ihre s keine Gedanken mehr zu machen brauchen. Versehentlich gelöschte s oder nicht zugängliche, da nur in persönlichen Ordnern abgelegte s, gehören der Vergangenheit an. as a Service ist als SaaS-Lösung verfügbar: Gemeinsam mit unseren Rechenzentrum Partnern bieten wir "Service aus der Wolke" an. Mit SaaS mieten Sie das gesamte n-/ Archivsystem, ohne in Hard- und Software zu investieren! Unsere webbasierte Archivierungslösung verschafft Ihnen jederzeit und ortsunabhängig Zugriff. s sind aus der Unternehmenskommunikation und dem Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Gerade angesichts der Relevanz der in der Geschäftskorrespondenz ist der Umgang mit s organisatorisch und technisch immer herausfordernder und deren sofortige Verfügbarkeit wichtiger denn je. Rechtliche Anforderungen, beispielsweise dass s gemäß 147 AO, 257 HGB vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar über einen Aufbewahrungszeitraum (6/10 Jahre) vorzuhalten sind, werden mit der Archivierung erfüllt. Bis zu 80% der schriftlichen Kommunikation findet per statt. Diese s liegen oft mehrfach und unstrukturiert vor. Die stete Verfügbarkeit sowie ein effizienter Zugriff ist für viele Unternehmen geschäftskritisch geworden. Server sind einem stark zunehmende Volumen ausgesetzt. In Folge dessen entstehen hohe Kosten für die Administration und Erweiterungen der Server und Sicherungssysteme werden notwendig. Mit der Archivierung können Sie Ihren Server deutlich entlasten. s werden regelbasiert archiviert und können anschließend automatisiert gelöscht werden. Die archivierten s stehen den Anwendern weiterhin über Ihren client (Outlook) oder dem Internet-Browser zur Verfügung. Die Nachfrage nach gehosteten Lösungen wird immer stärker. Interessenten und Kunden fragen verstärkt unsere Archivlösung als Software as a Service (SaaS) an. Wir arbeiten hier mit ausgewählten Rechenzentren zusammen und legen größten Wert auf Hochverfügbarkeit, Compliance, Datensicherheit und bieten mit unseren RZ- Partnern ein transparentes Preismodell an. Da von Anfang an als webbasierte Software entwickelt wurde, eignet es sich hervorragend als gehostete Lösung. Der Benutzer arbeitet nach wie vor mit dem gewohnten Browser. Die Datensicherheit ist einer der größten Brennpunkte bei der Entscheidung über den Einsatz moderner cloud-basierter Lösungen. Die Hochverfügbarkeit Ihrer Lösung wird, neben der Datensicherheit, über unsere RZ-Partner sicher gestellt. Hohe Kosten für Investitionen waren gestern. Mit dem attraktiven und transparenten SaaS Modell steht Ihnen eine sehr interessante Alternative zur Verfügung. Der Vorteil liegt auf der Hand, die laufenden Kosten sind leicht prognostizierbar, da sie sich linear mit der Nutzung unseres Systems entwickeln. Unsere n-/ Archivlösung als SaaS in der Cloud zu betreiben, ist daher auch aus wirtschaftlicher Sicht eine sinnvolle Alternative. ng Mit dem Archivserver steht Ihnen ein zentrales Ablagesystem für alle s zur Verfügung. ein- und ausgehender s Regelbasierte Archivierung nverarbeitung Internet Rechenzentrum Anwender Archiv Server n Erkennung/Verarbeitung User Server Archiv Server Regelbasierte Archivierung aller s Outlook Integration Entlastung der Server Schutz vor Verlust Rechtssicherheit, IT-Compliance 12 Konnektor zum jeweiligem System - MS-Exchange 2007, Notes ab Version 8.x oder höher - Tobit David V10, David.fx &.fx Edition Sonstige IMAP/POP3 Systeme wie Postfix etc. Workflow / Prozesse Interaktion mit Drittsystemen Weiterführende Belegverarbeitung Soft- / Hardware werden abonniert und nicht gekauft Benutzerfreundlichkeit / standortunabhängiger Zugriff Aktuelle Software steht einfach zur Verfügung / Daten werden zentral in einem sicheren RZ gehalten und sind nicht auf PCs und Servern verteilt Software steht im RZ rund um die Uhr zur Verfügung Browser Anwendung 13

8 Nutzen für Unternehmen durch den Einsatz von [accantum ] - die webbasierte nmanagementlösung, die mit den Kundenanforderungen wächst. Das Produktportfolio bietet standardisierte Lösungen, um Ihre Informationslogistik zu optimieren. Unterschiedlichste Studien belegen die Vorteile durch den Einsatz eines DMS-Archivs. Referenzen - Kunden berichten Sie finden uns in so gut wie jeder Branche wieder, unabhängig von der Unternehmensgröße. Folgend ein Auszug unserer Kundenliste und Stimmen unserer Kunden über. Stellen Sie sich doch mal folgende Fragen: Wie oft und wie lange suchen Ihre Mitarbeiter täglich nach n / Informationen? Wie oft kontaktieren Sie Ihre Kollegen meist telefonisch oder per, um Informationen zu erhalten? Wie lange braucht es, bis Sie die passende Akte aus dem archiv gefunden haben? Wie lange benötigen Sie, um einen kompletten Geschäftsvorgang vorzufinden? Die unmittelbare Verfügbarkeit elektronischer bringt Unternehmen große Einsparung Betriebskosten (Aktenräume,, etc) Qualitätsgewinn, Steigerung der Auskunftsfähigkeit durch umgehende Bearbeitung Einsparung Personalkosten, Arbeitsressourcen stehen wieder wesentlichen Aufgaben zur Verfügung Realisierbare Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen bestimmen der Umfang und die Integrationstiefe von. Je mehr die Erstellung, Erkennung und Ablage von n, sowie die digitale Suche und die damit verbundenen Abläufe automatisiert werden können, umso höher ist der Nutzen. Einsparung Raum-/Materialkosten bis zu 80% Reduzierung der Suchzeiten bis zu 90% Reduzierung der Ablagezeiten bis zu 70% vs. elektronisches Archiv archiv Banken / Finanzdienstleister ABN AMRO Bank, Deutschland AWD Allgemeiner Wirtschaftsdienst AG, Schweiz Schmalzl Finanzdienste GmbH, Deutschland Baugewerbe Padi Steinbautechnik e.k., Deutschland Spenglerei Peter Koch GmbH, Österreich AAS Fensterbau, Deutschland Öffentliche Verwaltung / Dienstleistung Handelskammer Beider Basel, Schweiz Neumann GmbH, Deutschland Versicherungsagentur Prandl, Österreich Gesundheits- / Sozialwesen Diakonisches Werk, Deutschland Deutsches Rotes Kreuz, GS Suhl, Deutschland Stiftung Ecksberg - Werkstätten, Deutschland Durch den Einsatz dieser Lösung haben wir eine preiswerte Archivlösung. Accantum bietet nicht nur eine gute durchgängige Softwarelösung, sondern löst mit FAST LTA auch das Problem des revisionssicheren Langzeitarchivs. Herr Wiesner - EDV Leiter AAS Fensterbau Mit haben wir eine flexible, kostengünstige und gut verständliche Lösung für unsere narchivierung gefunden. Über den integrierten Workflow, werden Eingangsrechnungen nach dem Scan unmittelbar an den entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet. So können wir Skontozahlung besser einhalten, das spart bares Geld. Daniel Aas GF Unser Produktportfolio bietet Unternehmen messbare Kosten und Zeiteinsparungen. Dies beweisen zahlreiche Vergleiche vor und nach der Einführung des elektronischen DMS/Archivs. Qualitätsaspekte Transparenz, Vollständigkeit Auskunftsfähigkeit Kostenersparnis Einsparung bei Raum, Druck, Porto Material, Arbeitszeit Sicherheit Zugriffsschutz Datensicherheit Zeitersparnis Schnelle Suche Direkter Zugriff Durchlaufzeitverkürzung IT-Compliance Gesetzliche Vorschiften, Nachweisbarkeit, Fristen, GOBs, GDPdU Kosten je Jahr Kostenentwicklung für ein Archiv über 5 Jahre bei einem mittelständischen Unternehmen. Die durchschnittlichen jährlichen Kosteneinsparungen bei diesem Unternehmen betragen und werden um so größer, je länger das elektronische Archiv betrieben wird. Wir stellen von der Small Business bis zur Enterprise Version die passende Lösung für Sie zur Verfügung und wachsen mit Ihren Anforderungen. Eine Implementierung unserer Lösung benötigt je nach Umfang zwischen wenigen Tagen und ein paar Wochen. Nehmen Sie sich Zeit für eine Beratung und sparen Sie anschließend ein Vielfaches Ihrer Kosten. elektronisches Archiv Grundstücks- / Wohnungwesen GROSSMANN VERWALTUNG, Schweiz Hausverwaltung Bader, Deutschland Immobilien Vermietungsgesellschaft Kurz, Deutschland Handel Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH, Deutschland Loeb Handelshaus, Schweiz Kreuzmayr Gruppe, Österreich/Deutschland Verkehr / Transport / Logistik Bruhn Spedition GmbH, Deutschland EMO-TRANS GmbH, Deutschland Spedition Nitschke GmbH, Deutschland Verarbeitung / Produktionswesen ASKION GmbH Gerd Mäusbacher Möbelfabrik GmbH Hamberger Industriewerke GmbH JOSEF KANZ GmbH & Co. KG Kullen GmbH & Co. KG NS Kunststofftechnik Inh. Norbert Schellhorn e.k. Wolfschmidt Straßenverkehrstechnik GmbH Durch den Einsatz dieser Archivlösung wurden die Zeiten für das Auffinden und Weiterleiten der wesentlich verkürzt, da nun alle zentral, elektronisch und revisionssicher vorliegen. Durch den zeitlichen Gewinn für die Belegvorbereitung, Ablage und Recherche wird sogar Geld gespart, da die physische Ablagen, die viel Platz einnahmen, hinfällig werden. Ein Gewinn für alle Seiten! Hans Aebischer, Leiter Export HKBB Wir wussten langsam nicht mehr wohin, mit dem ganzen. Dieser Punkt war in erster Linie ausschlaggebend für die Investition in das System. Dass die Lösung noch so viele weitere positive Nutzen mit sich bringt, können wir jetzt Tag für Tag im laufenden Geschäftsbetrieb sehen. Ulrich Neulinger, Geschäftsführer Firma Nitschke GmbH In unserem Betrieb sind 80 Mitarbeiter/innen, 365 Tage im Jahr, 24 Stunden, im Einsatz. Da gibt es immer wichtigere Dinge zu tun, als berge in Ordner abzulegen. Der Einsatz von ermöglicht es uns, mit geringem Zeitaufwand Lieferscheine, Rechnungen, Prüfberichte und sonstige Belegarten sowie die gesamte Korrespondenz automatisiert digital abzulegen, zu verschlagworten und Workflows anzustoßen. Damit können wir sicherstellen, dass die im Betriebshandbuch definierten Abläufe auch tatsächlich eingehalten werden. Unsere Mitarbeiter/innen werden deutlich in administrativen Tätigkeiten entlastet. Ein weiterer nennenswerter Vorteil ist die enorm hohe Zielsicherheit, mit der wir mit extrem kurzen Suchzeiten wieder finden. Ganz egal, ob Sie als, per Post oder per Fax eingegangen sind. Unser Qualitätsmanagementkonzept lässt sich ohne zusätzlichen Zeitaufwand realisieren. Die dadurch gewonnene Zeit nutzen wir, um uns noch intensiver um unser Kerngeschäft und um unsere Gäste und Bewohner zu kümmern. Direktor der Residenz 14 15

9 Digitale n- und Archivlösungen Accantum GmbH Schönfeldstrasse 17 D Rosenheim Tel. +49 (80 31) Fax +49 (80 31)

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