ELO Kundenreferenz. Rundumservice benötigt eine Rundumlösung. Autohaus Merz. Die elektronische Fahrzeugakte

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1 ELO Kundenreferenz Autohaus Merz >> Die elektronische Fahrzeugakte Rundumservice benötigt eine Rundumlösung Das Autohaus Merz hat durch ELOprofessional die Einführung einer elektronischen Fahrzeugakte realisieren können. Alle Informationen zu einem Fahrzeug stehen dank Schnittstelle zum bestehenden Dealer-Management-System per Mausklick zur Verfügung. Kunden und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen. Die Kunden durch einen wesentlich schnelleren Service und die Beschäftigten von effizienten und schnellen Arbeitsprozessen. Platzraubende und zeitintensive Aktenschränke für Papierakten sind nicht mehr notwendig. Ein großer Vorteil und ein Entscheidungskriterium für uns war, dass bei ELO keine Beschränkung der Mitarbeiterzahl, der Datenmenge sowie der Archivanzahl besteht und die Lösung so mit dem Unternehmen mitwachsen kann [ ]. Seit 1972 ist das Autohaus Merz in Balingen-Weilstetten erste Anlaufstelle für Markenfahrzeuge. In den letzten 16 Jahren hat sich das leistungsstarke Unternehmen als Spezialist für das Fabrikat Citroen und als Nutzfahrzeugstützpunkt etabliert. Ein kompletter Rundumservice für Fahrzeuge aller Marken ist dabei das Herzstück der Unternehmung. Daher legt man hier besonderen Wert auf eine umfassende Betreuung und schnelle Prozessabläufe. Von der Beratung über den Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen bis hin zum Werkstattservice erstreckt sich das Leistungsangebot des Autohauses.

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Informationen per Mausklick Shortcuts Land: Branche: Deutschland Automobil Das Unternehmen Seit 1972 ist das Autohaus Merz in Balingen-Weilstetten erste Anlaufstelle für Markenfahrzeuge. In den letzten 16 Jahren hat sich das leistungsstarke Unternehmen als Spezialist für das Fabrikat Citroen und als Nutzfahrzeug Stützpunkt etabliert. Die Herausforderung Alle Informationen und Vorgänge zu einem Fahrzeug sollen auf einen Blick ersichtlich sein. Einsparung im Bereich des Papierarchivs sollen umgesetzt und die Suchzeiten auf ein Minimum reduziert werden. Der Gedanke an ein Dokumenten-Management-System (DMS) wurde vom Autohaus Merz schon seit über zwei Jahren getragen. Die Präsentation des ELO Business-Partners und abschließend der ELO- Fachkongress im Januar 2009 lieferte dann den ausschlaggebenden Impuls. Einst bremste man auch für Aktenschränke Bisher sammelte das Autohaus Merz alle Dokumente zu einem Fahrzeug in Papierakten und die Ablage erfolgte in klobigen Schränken. Das hat die Mitarbeiter nicht nur in ihrem Platz eingeschränkt, sondern auch in ihrem Arbeitsfluss ausgebremst, da für die Dokumentenrecherche ein extra Zeitaufwand eingeplant werden musste. Folglich entstanden lange Recherchezeiten, Unübersichtlichkeit und Platzmangel. Lösung Mit ELOprofessional stehen alle Informationen zu einem Fahrzeug zentral im Archiv zur Verfügung. Das Dealer-Management- System DracaR+ (ADP) wurde nahtlos mit ELO verbunden. Die Übernahme aus dem System in ELO erfolgt voll verschlagwortet und automatisch im Hintergrund. Nutzen Das Papierarchiv wurde beseitigt, womit ein schnellerer Zugriff auf Informationen ermöglicht und der Kundenservice um ein Vielfaches verbessert wurde. Effiziente Bearbeitung der Akten erfolgt über ein zentrales Informationsarchiv. Kosten konnten hier in den Bereichen Druck- und Papierverbrauch gesenkt werden. Große Inspektion bei den Suchzeiten Ein erster wichtiger Schritt war die gemeinsam mit dem ELO Business-Partner umgesetzte elektronische Fahrzeugakte. Täglich erreichen das Unternehmen neue Dokumente und Informationen zu den unterschiedlichen Fahrzeugen. Seither wurde die Ablage in zwei Archiven vorgenommen - in Papierakten und im hauseigenen Dealer-Management-System. Durch die Einführung von ELOprofessional kann jetzt auf ein zentrales Archiv zugegriffen werden. Der Verwaltungsaufwand konnte verringert und die Suchzeiten reduziert werden.

3 Immer eine Nasenlänge voraus Die deutlichen Vorteile in der Archivierung gegenüber Mitbewerbern und die Flexibilität der Lösung haben überzeugt. ELOprofessional ist nach oben hin offen, eine Erweiterung jederzeit umsetzbar, und der ELO Business-Partner war uns als kompetenter Partner bereits bekannt, so Kerstin Döberin, Projektleiterin im Autohaus Merz. Eine weitere Anforderung war die Separierung des Archivs vom bestehenden Dealer-Management- System. Für eine bereits bestehende Schnittstelle gab es für die Umsetzung keine Erfahrungswerte. Deshalb setzte das Autohaus Merz auf die überzeugendere und ausgereifte Lösung ELOprofessional. Reaktionen schnell und direkt Auf Rückfragen oder Beanstandungen von Kunden ist jetzt eine schnellere und präzisere Reaktion möglich. Bisher erfolgte die Aufbewahrung in einem strukturlosen Papierordner-Archiv. Um in diesen Fällen die betroffenen Schriftsätze zu finden, musste aufwendig im Archiv gesucht werden. Durch die Einführung der elektronischen Fahrzeugmappe werden Papierdokumente jetzt eingescannt und mit Hilfe der Auftragsnummer, die als Barcode abgebildet ist, automatisch verschlagwortet in der Fahrzeugmappe abgelegt. Die Suchzeiten für Belege oder Fahrzeugmappen reduzieren sich auf ein Minimum, da jegliche Dokumente von jedem Arbeitsplatz - unter Einhaltung der Berechtigungen - im Unternehmen und auch von externen Heimarbeitsplätzen eingesehen werden können. Größer, breiter, schneller Im Autohaus Merz arbeitet die komplette Verwaltung mit ELOprofessional, wobei nur ein Drittel davon einen Zugriff für die aktive Archivierung benötigt. Je mehr Daten zur Einsicht stehen, desto übersichtlicher und einfacher erweist sich die Lösung im Handling. Das bedeutet, dass die Systemakzeptanz mit dem Datenvolumen wächst. Ein großer Vorteil von ELOprofessional liegt darin, dass unser Archiv von jedem Arbeitsplatz aus eingesehen werden kann. Eine Beschränkung der Mitarbeiterzahl, der Datenmenge sowie der Archivanzahl besteht nicht und die Lösung kann somit mit unserem Unternehmen wachsen, erklärt Kerstin Döberin begeistert.

4 Voll automatisiert erfolgt jetzt die Ablage der Ausgangsrechnungen in die Buchhaltung und in Kopie in die betreffende Fahrzeugakte. Desweiteren können Kostenvoranschläge strukturiert archiviert werden. Papierdokumente wie Reparaturaufträge und Eingangsrechnungen werden eingescannt und per Barcodeerkennung den jeweiligen Ordnern zugeteilt. Die Barcodeerkennung erfolgt über einen Aufkleber, auf dem eine laufende Nummer im Klartext und als Barcode aufgedruckt ist. Eingescannt ins hauseigene Dealer-Management-System DracaR+ werden die Belege ausgelesen und voll automatisiert archiviert. Die Daten hierfür zieht sich ELOprofessional direkt aus DracaR+. Eine manuelle Ablage von Belegen kann jederzeit vorgenommen werden. Der Arbeitsaufwand für uns war erstaunlich gering. Die Mehrbelastung durch fremde Mitarbeiter im laufenden Betrieb war kaum vorhanden [...]. Oldtimer und andere Klassiker Für die Eingangsrechnungen vor der Einführung von ELOprofessional fand eine manuelle Archivierung durch das Einscannen und Verschlagworten statt. Die Papierdokumente können danach vernichtet werden. Aktuelle Fahrzeugmappen werden nach und nach in das System eingepflegt und die Papierbelege im Anschluss entsorgt. Ein Papierausdruck für das Autohaus wird nicht mehr erzeugt, für den Kundenservice wird allerdings weiterhin auf das Medium Papier zurückgegriffen.

5 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Bedienerfreundliche Anwendung ELOprofessional ist nach oben hin offen, eine Erweiterung jederzeit umsetzbar, und der ELO Business- Partner war uns als kompetenter Partner bereits bekannt. Start Ziel Mit einem Workshop im Frühjahr 2009 startete das Projekt im Hause Merz. Hier wurde ein Konzept entwickelt, wie die bisherige Ablage des Autohauses nach dem gewohnten System mit ELO umgesetzt werden kann. Im Juli wurde das Projekt dann innerhalb von drei Wochen umgesetzt, wobei der Zeitaufwand für das Autohaus Merz sich auf einen Tag belief, da die meisten Arbeiten per Fernwartung durch den ELO Business-Partner erfolgten. Nach einem geringen Schulungsaufwand von einem Tag konnten die Anwender selbstständig mit ELOprofessional arbeiten. Der Arbeitsaufwand für uns war erstaunlich gering. Die Mehrbelastung durch fremde Mitarbeiter im laufenden Betrieb war kaum vorhanden. Außerdem erhielten wir immer eine schnelle Reaktion vom ELO Business-Partner, wenn es um die Feinabstimmung, zusätzliche Nachbesserungen oder Fragen zum Handling ging. Auch deshalb können wir ELO jederzeit weiterempfehlen, so Kerstin Döberin zum Projektverlauf. Mehrwert und Ausblick Trotz Abwrack-Jahr und Mehraufwand bei der ELO-Einführung ist eine Arbeitserleichterung bereits spürbar, berichtet Kerstin Döberin. Die Unternehmensdaten des Autohauses liegen jetzt zentral und rechtskonform im DMS-Archiv. Von jedem Arbeitsplatz aus kann das System eingesehen werden und ermöglicht so einen schnellen Zugriff auf relevante Dokumente. Die bedienerfreundliche Oberfläche ermöglicht minimale Einarbeitungszeiten und maximale Nachvollziehbarkeit. Die Informationen stehen strukturiert zur Verfügung.

6 >> Optimale Betriebsabläufe Trotz Abwrack-Jahr und Mehraufwand bei der ELO-Einführung ist eine Arbeitserleichterung bereits spürbar. Vom ELO Business-Partner wurde unser ELO-Archiv so eingerichtet, wie es für unseren Betriebsablauf optimal ist. Bestehende Strukturen wurden aufgenommen und automatisiert. Die für uns wichtigen Schnittstellen wurden mit relativ wenig Aufwand durch den Business-Partner entwickelt. Wichtig für uns: ELOprofessional ist flexibel nach oben hin. Zurzeit nutzen wir noch keinen Workflow, die Umstellung dahin wäre aber jederzeit umsetzbar und mit dem ELO Business-Partner haben wir für uns den richtigen Partner gefunden, so Kerstin Döberin abschließend.

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