Benutzerhandbuch Filecloud

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1 Filecloud Inhalte Allgemeine Informationen zur Filecloud...2 Erstellung der Filecloud über das ControlPanel...3 Anmeldung...5 Dateien hochladen / hinzufügen...5 Suche...6 Ordner erstellen...7 Umbenennen...7 Löschen...7 Diashow...8 ZipDownload...8 Freigaben...9 Filecloud über Ihr Mobile Device (Smartphone oder Tablet-PC) nutzen Installationsanleitung FilecloudDrive Schritt 1: Installation des FilecloudDrive Schritt 2: Abschließen der Installation Sync Client - Erklärung zur Synchronisation Installationsanleitung Filecloud SyncClient Schritt 1: Installation des Filecloud SyncClient Schritt 2: Integration in den Windows Explorer Schritt 3: Sync-Verzeichnis ändern Aktivität im System Tray Filecloud Outlook Add-In Schritt 1: Installation des Outlook Add-In Schritt 2: Login Daten eingeben Problembehandlung Filecloud Office 2013 Integration Haftungsausschluss: Diese Anleitungen wurden mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Sichern Sie vor dem Durchführen dieser Anleitung Ihre Einstellungen und Daten. Die Autoren können für fehlerhafte Beschreibungen und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.

2 Allgemeine Informationen zur Filecloud Um Ihnen einen optimalen Start in die Nutzung der Filecloud zu gewährleisten, haben wir hier für Sie die wichtigsten Informationen zusammengefasst. Sie können Ihre Filecloud über das ControlPanel erstellen und administrieren. Wir empfehlen Ihnen als Namen für Ihre Filecloud den Namen Ihrer ControlPanel Organisation zu wählen. Sie können Organisationsbenutzer der Filecloud hinzufügen und auch Benutzer die nicht in Ihrer Organisation angelegt sind. Wenn Sie sich das erste Mal an Ihrer Filecloud anmelden sehen Sie den Ordner My Files. In diesen können Sie alle Ihre Dateien ablegen. Auf derselben Ebene wie der Ordner My Files ist dieses nicht möglich. Sollten Sie eine Freigabe von einem anderen Organisationsmitglied erhalten oder geben Sie Dateien für andere frei, sehen Sie auf der obersten Ebene die Freigaben. Die Clients finden Sie wie gewohnt im ControlPanel zum Download. Die Apps für ios, Android und Windows Mobile finden Sie in den entsprechenden Stores. Seite 2 von 21

3 Erstellung der Filecloud über das ControlPanel Im ControlPanel klicken Sie in Ihrer gewohnten Übersicht auf das Filecloud Symbol. Im folgenden Fenster wählen Sie die Organisation, für welche Sie eine Filecloud erstellen wollen. Nun können Sie einen Instanznamen festlegen und den Filecloud-Typ, hier stehen Ihnen Pro und Pro+ zur Auswahl, Details zu den Plänen entnehmen Sie bitte der Produktseite. Nachdem Sie auf Anlegen geklickt haben, steht Ihnen ihre Filecloud schon zur Verfügung. Anschließend können Sie über das Menü auf der linken Seite, der Filecloud Benutzer hinzufügen. Seite 3 von 21

4 Hier können Sie wählen zwischen Exchange-Benutzern oder einzelnen nicht Organisationsbenutzern. Wenn Sie Exchange-Benutzer auswählen können Sie sich mit Ihrem Account auch an der Filecloud anmelden. Sollte Sie kein Postfach haben, wählen Sie die Option einzelner Filecloud- Benutzer und erstellen einen neuen Benutzer. Damit sind auch schon alle Schritte abgeschlossen um die Filecloud zu benutzen. Seite 4 von 21

5 Filecloud über den Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome etc.) nutzen Anmeldung Um Filecloud mit einem Browser zu verwenden, melden Sie sich folgendermaßen an: 1. Geben Sie die Adresse https://kundenorganisation.filecloud.onlineworkplace24.de in die Adresszeile Ihres Browsers ein und drücken Sie dann die Eingabetaste oder Enter (Bitte beachten Sie das https als Beginn der Adresse!). 2. Die Anmeldemaske erscheint. 3. Tragen Sie Ihren Usernamen in der Form und Ihr Passwort ein. 4. Klicken Sie dann auf Login. 5. Nun klicken Sie auf den Ordner My Files. Hier werden alle Ihre Dateien gespeichert. Dateien hochladen / hinzufügen 1. Um Dateien hochzuladen klicken Sie auf das markierte Symbol und die Dateiauswahlmaske Ihres Rechners wird angezeigt. Wählen Sie die Datei aus. Sie können Dateien auch mit Drag&Drop auf die Weboberfläche ziehen um diese hochzuladen. 2. Nun sehen Sie links im Menü in der Upload Warteschlange den Status der einzelnen Dateien, die Sie zum Upload ausgewählt haben. Seite 5 von 21

6 Suche Sie können gezielt nach Dateien oder Ordnern in der Filecloud suchen. Dazu klicken Sie auf das Schraubenschlüssel Symbol und wählen Ordner durchsuchen aus. Hier können Sie die zu suchenden Schlüsselwörter eingeben. Außerdem können Sie Ihre Suche auf einen Zeitraum begrenzen. Hierfür gibt es die Felder Startdatum und Enddatum, die Größe der Datei eingrenzen (Achtung, die Größe wird hier in kb eingetragen) mit den größer- und kleiner als Symbolen und unter Suchpfad können Sie die Suche auf bestimmte Ordner beschränken. Durch einen Klick auf das Lupensymbol wird die Suche ausgeführt. Die Ergebnisse der Suche werden Ihnen im Browser-Fenster angezeigt. Seite 6 von 21

7 Ordner erstellen Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf das Schraubenschlüssel Symbol und klicken auf Neuer Ordner. Hier können Sie einen Namen für den Ordner vergeben. Umbenennen Bereits erstellte Ordner oder hochgeladene Dateien können Sie umbenennen. Dazu wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie umbenennen möchten. Für die Auswahl verwenden Sie die Checkbox, welche vor jeder Datei zu sehen ist. Nun klicken Sie auf Mehr und klicken im aufgehenden Menü auf Umbennen. Löschen Um Ordner oder Dateien zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Dateien oder Ordner mit der Checkbox vor dem Dateinamen und klicken über die Schaltfläche Mehr auf Löschen. Seite 7 von 21

8 Diashow Wenn Sie in Ihrer Filecloud Bilder verwalten, können Sie sich diese Bilder über Diashow im Menü anzeigen lassen. Dabei werden die Bilder aus dem aktuellen Ordner in einer großen Vorschau angezeigt, durch die Sie einfach navigieren können. Die Anzeige können Sie bei Bedarf mit oder gegen den Uhrzeigersinn drehen. Dazu klicken Sie einfach auf eines der Bilder und klicken oben im Menü auf Öffnen. ZipDownload Wenn Sie mehr als eine Datei in der Weboberfläche über die Checkbox ausgewählt haben und auf Download klicken, wird für Sie automatisch eine zip Datei zum Download erstellt. Seite 8 von 21

9 Freigaben Möchten Sie eine Datei aus Ihrer Filecloud für andere Benutzer freigeben, dann wählen Sie diese Datei über die Checkbox aus. Nun erscheint in der oberen Leiste die Schaltfläche Freigabe. Klicken Sie auf die Schaltfläche und es öffnet sich das Freigabemenü. Im folgenden Fenster erhalten Sie einen Direktlink, über welchen die Datei oder der Ordner angezeigt werden kann. Möchten Sie mehr Optionen festlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen. Nun erscheint das Fenster um die Freigabe zu verwalten. In diesem Fenster können Sie die Freigabe direkt per versenden (1), den Link bearbeiten (2) oder ein Ablaufdatum setzen (z.b. können Sie festlegen, dass die Datei nur für 30 Tage freigegeben ist). Falls es sich um einen Ordner handelt, können Sie einstellen ob Dateien hochgeladen, angeschaut und/oder heruntergeladen werden können. Über die Schaltfächen Gast und Gruppen können Sie Einstellungen für einzelne Mitarbeiter Ihrer Organisation treffen oder für ganze Gruppen. 2 1 Seite 9 von 21

10 Papierkorb Filecloud bietet einen Papierkorb, so wie Sie diesen aus Windows kennen. Dateien bis 100 MB Größe werden beim Löschen in diesen verschoben. So können Sie zum Beispiel ein gelöschtes Word Dokument einfach aus dem Papierkorb wiederherstellen. Dateien im Papierkorb werden auf Ihren Filecloud Speicher angerechnet und verbleiben in diesem für 30 Tage. Seite 10 von 21

11 Filecloud über Ihr Mobile Device (Smartphone oder Tablet-PC) nutzen Um Filecloud mit einem Smartphone oder Table-PC zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Laden Sie im Appstore / Playstore / Marketplace die Filecloud App herunter (suchen Sie nach Filecloud). 2. Geben Sie hier die Ihnen bekannten Logindaten ein. Serveradresse https://kundenorganisation.filecloud.onlineworkplace24.de/ Sie können auf Daten zugreifen und z.b. Mailanhänge auf der Filecloud speichern. Sollten Sie Filecloud Pro+ gebucht haben, können Sie auch Fotos von Ihrem Handy automatisch auf Ihrer Filecloud hinterlegen. Seite 11 von 21

12 Installationsanleitung FilecloudDrive Diese Anwendung für Windows erstellt im Windows Explorer ein Netzlaufwerk, welches einen direkten Zugriff auf die Dateien der Filecloud ermöglicht. Diese Verbindungsmethode ist stark abhängig von der Qualität der Internetanbindung. Bei langsamen Internetanbindungen empfehlen wir Ihnen den Sync Client (siehe Abschnitt Sync Client). Schritt 1: Installation des FilecloudDrive Der Setup-Assistent führt Sie durch die Einrichtung Ihrer Filecloud. Nach einem Klick auf Next wird das Filecloud Drive installiert. Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür Administratorenrechte benötigen. Schritt 2: Abschließen der Installation Die Anwendung wird automatisch mit Windows gestartet. Nach der Installation öffnet sich das Programm um die Zugangsdaten einzutragen. Seite 12 von 21

13 Tragen Sie hier bitte die Zugangsdaten ein, mit welchen Sie sich zu Ihrer Filecloud verbinden können. Bitte achten Sie auch hier auf das https:// am Anfang der Server URL. Sollten Sie einen Proxy Server benutzen, können Sie hier die Daten dazu eintragen. Seite 13 von 21

14 Sync Client - Erklärung zur Synchronisation Diese Anwendung synchronisiert Dateien der Filecloud mit dem lokalen Computer. Bitte beachten Sie, dass lokal gelöschte Daten auch auf der Filecloud gelöscht werden. Die Filecloud synchronisiert auch Ihre Änderungen. Sobald Sie eine Datei geändert und gespeichert haben, wird diese auch auf dem Server aktualisiert. Die Nutzung der SyncApp hat viele komfortable Vorteile. Sollten Sie bei der Installation die Windows Explorer Integration aktivieren, finden Sie eine Verknüpfung zu Ihrem Filecloud Ordner direkt im Explorer. Sie können mit einem Rechtsklick auf eine beliebige Datei diese direkt an Ihre Filecloud senden. Dateien die in dem Synchronisationsverzeichnis von Filecloud liegen haben noch weitere Optionen über das Kontextmenü, welches sich mit einem Rechtsklick auf die Datei öffnen lässt. Klicken Sie in diesem Menü auf Share FileCloud Link, erstellt die Anwendung einen Link zu der Datei und speichert diesen direkt in Ihrer Zwischenablage. Diesen Link können Sie nun z.b. in eine einfügen und der Empfänger kann die Datei herunterladen. Klicken Sie auf View in FileCloud Website, wird Ihr bevorzugter Webbrowser geöffnet und die Datei dort angezeigt. Seite 14 von 21

15 Installationsanleitung Filecloud SyncClient Schritt 1: Installation des Filecloud SyncClient Der Setup-Assistent führt Sie durch die Einrichtung des SyncClients Ihrer Filecloud. Seite 15 von 21

16 Schritt 2: Integration in den Windows Explorer Hier können Sie die Integration in den Windows Explorer aktivieren oder deaktivieren. Danach klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Next bis das Programm installiert ist. Nach dem Programmstart müssen Sie noch Ihre Zugangsdaten eingeben. Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei der Server URL https:// eingeben. Seite 16 von 21

17 Schritt 3: Sync-Verzeichnis ändern Nach der Eingabe Ihrer Zugangsdaten können Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick auf das Symbol der SyncApp in dem System Tray) ändern. Nachdem Sie auf Change Sync Folder geklickt haben, können Sie ein neues Verzeichnis auswählen in welches die Daten Ihrer Filecloud synchronisiert werden sollen. Die Anwendung wird automatisch mit Windows gestartet, so dass Ihre Daten immer synchronisiert werden. Seite 17 von 21

18 Aktivität im System Tray Ein starkes Erkennungsmerkmal der Anwendung ist das Icon im System Tray im unteren rechten Bildschirmrand Ihres Windows Betriebssystems. Über einen Rechtsklick kommen Sie in die Optionen. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol des Sync Clients gehen, wird Ihnen einer der folgenden Statuse angezeigt, die die Filecloud durchführt. Mögliche Aktivitäten sind: Starting up: Der Client ist gestartet und verbindet sich zu Ihrer Filecloud Idle: Der Client wartet auf Änderungen von Dateien Getting Server Sync Folder List: Der Client ruft von Ihrer Filecloud Informationen ab, ob und welche Dateien synchronisiert werden müssen Upload: Der Sync Client lädt zur Zeit Daten in Ihre Filecloud Download: Der Client lädt eine neue oder geänderte Datei aus Ihrer Filecloud herunter Filecloud Outlook Add-In Filecloud bietet die Integration in Outlook an. Damit ist es Ihnen möglich auf einfachstem Wege Dateien, die in Ihrer Filecloud sind, per Link oder direkt als Anhang zu verschicken. Das Outlook Add- In wird erst ab Windows 7 und Outlook 2007 unterstützt. Für frühere Versionen können wir keine Funktionsfähigkeit garantieren. Schritt 1: Installation des Outlook Add-In Seite 18 von 21

19 Schritt 2: Login Daten eingeben Nach der Installation öffnen Sie Outlook und klicken auf neue ". Nun sehen Sie in der Ribbon Leiste die Filecloud Optionen. Hier klicken Sie auf Settings. Nun öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie Ihre Logindaten für Ihre Filecloud eingeben müssen. Achten Sie auch bitte hier auf das https:// am Anfang der URL. (siehe Screenshot auf der nächsten Seite.) Seite 19 von 21

20 In dem Reiter File Share Settings können Sie festlegen ob Dateien als Anhang oder Link zu Ihrer Filecloud geteilt werden. Sollten Sie einen Proxy einsetzen, können Sie unter dem Reiter Proxy Settings diese Einstellungen festlegen. Problembehandlung Sollte das Filecloud Add-In nicht wie im Screenshot unter Punkt 2 in Ihrem Outlook erscheinen, kann dies daran liegen, dass Outlook das Add-In deaktiviert hat. Dieses können Sie überprüfen, indem Sie in Outlook auf Datei klicken und dort Optionen auswählen. Hier klicken Sie auf der linken Seite auf Add-Ins. Nun klicken Sie auf FileCloudOutlookAddIn und klicken am unteren Fensterrand auf Gehe zu. Dort setzen Sie den Haken vor FileCloudOutlookAddIn, klicken auf OK und starten Outlook neu. Anschließend sollte Ihnen das Filecloud Outlook Add-In zur Verfügung stehen. Seite 20 von 21

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