WCMS für ausgewählte Klein- und Mittelbetriebe. Studie zu den Schnittpunkten von Anforderungsprofilen und etablierten Produktlösungen.

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1 PROJEKTDOKUMENTATION WCMS für ausgewählte Klein- und Mittelbetriebe. Studie zu den Schnittpunkten vn Anfrderungsprfilen und etablierten Prduktlösungen. WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems unter der Leitung vn Dr. Klausjürgen Heinrich.

2 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems II. Einleitung A. Web-Cntent und WCMS Die Verwaltung vn Web-Cntent wird in vielen Unternehmen mehr und mehr zu einem geschäftskritischen Thema. Der Geschwindigkeit des Internet entsprechend ist es für den Erflg vn Unternehmen insbesndere slchen aus cntentintensiven Branchen wie etwa Banken, Versicherungen der Reise- und Handelsunternehmen wesentlich, den Inhalt ihres Webauftrittes immer aktuell zu halten. Um diesen Anfrderungen gerecht zu werden, bieten sich unterschiedliche Lösungswege an: Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

3 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Zum einen können diese Aufgaben in externe Unternehmen ausgelagert werden (Outsurcing). Eine derartige Lösung ist meist zu zeit- und kstenaufwändig. Zum andern kann ein firmeninterner Webmaster der Netzwerkadministratr damit betraut werden, was den Nachteil mit sich bringt, dass sich diese Persn nicht wirklich effizient seinem eigentlich zugedachten Aufgabenbereich widmen kann. Daraus ergibt sich die Schlussflgerung, dass Cntent hne viel technlgisches Knw-hw prduziert und publiziert werden können muss. Und genau an diesem Punkt setzen Web-Cntent-Management-Systeme (WCMS) an. WCM-Systeme sind Tls, die die Verwaltung vn Webcntent enrm erleichtern. Sie bringen Vrteile swhl für den Besucher vn Websites als auch für den Betreiber einer Site. Kunden-rientierte Vrteile durch WCM-Systeme: Aktualität der Inhalte (News, Veranstaltungen, allgemeine Termine, Waren-, Dienstleistungssrtiment, Preise, Lieferbestände etc.) Suchfunktinen innerhalb der Website Möglichkeit einer für den Druck ptimierten Ansicht der Site Feedback- und Anfragemöglichkeiten für den Kunden (z.b. Diskussinsfren, frmularbasierte -Funktinen) Mehrsprachigkeit der Site (Auswahlmöglichkeit für den User) Persnalisierung der Benutzer (Erfassung und Auswertung vn Nutzerprfilen bzw. Cntent-Selektin durch User, z.b. Warenkrb -Prinzip) Betreiber-rientierte bzw. unternehmensinterne Vrteile durch WCM-Systeme: Intuitive Bedienbarkeit hne besndere technische Kenntnisse Glbale Zugriffsmöglichkeit, rts- und zeitungebundene Bearbeitung Unmittelbare Überprüfbarkeit der Publikatinsergebnisses hne besndere technische Kenntnisse (Vrschau-Funktin im WYSIWYG-Mdus) Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

4 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Umfassende und rasche Adaptierungsmöglichkeiten für den gesamten Web- Auftritt (Quellcde ptinal editierbar) Ratineller Wrkflw (aufgabenspezifische Arbeitsteilung): Aufsplittung des Cntents in Objekttypen, Trennung vn Design/Layut, redaktinellen Inhalten und Struktur Dezentrale, abgestufte Zugriffsmöglichkeiten Vermeidung vn brken links (Autmatisiertes Linkmanagement mit allfälliger elektrnischer Benachrichtigung des redaktinell Verantwrtlichen) Zeitlich begrenzte Veröffentlichung vn nur temprär gültigen Infrmatinen (z.b. Hinweis auf direkten Rückruf während Öffnungszeiten) Verknüpfungsmöglichkeiten mit snstiger unternehmensspezifischer IT, d.h. vr allem Datenbankanbindungen B. Prjektgruppe und Prjektauftrag Die Prjektgruppe 1 unter der Leitung vn wurde damit beauftragt, die Bedürfnisse im Hinblick auf Web-Cntent-Management-Systemen vn Klein- und Mittelbetrieben (KMUs) cntentintensiver Branchen zu erheben und in der Flge Empfehlungen für geeignete Systeme zu geben. Entsprechend des Prjektauftrages vn Dr. Heinrich wurden durch die Prjektgruppe flgende Prjektziele definiert: Für zumindest zwei kleine der mittlere Unternehmen, KMUs, aus unterschiedlichen Branchen darunter wenigstens ein Betrieb einer cntentintensiven Branche wie z.b. Reise-, Knzertveranstalter, Htellerie, Turismus der Autmbilbranche etc. sllen über max. zwei Befragungsstadien Anfrderungsprfile erarbeitet werden. Daran anschließend sll eine Marktsndierung erflgen, um an Hand eines Rh-Benchmarkings mögliche Prduktempfehlungen für WCMS zu frmulieren. 1 Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder und Guntram Pllak Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

5 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Die tatsächliche Implementierung eines Systems wurde hingegen deutlich als Nicht- Ziel festgehalten. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

6 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems III. Prjektablauf Nach einer intensiven Auseinandersetzung mit dem Prjektauftrag in der Gruppe wurde gemeinsam die Untergliederung des Prjekts in flgende Phasen 2 festgelegt: Auswahl geeigneter KMUs, die Interesse an unserer Studie zeigen Evaluierung der Bedürfnisse der ausgewählten KMUs Auswahl geeigneter CMS für die jeweiligen KMUs Präsentatin der CMS bei den KMUs 2 Vgl. dazu den Prjektphasenplan im Anhang. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

7 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems eventuell erneutes Evaluieren eines CMS, falls das ausgewählte nicht den Ansprüchen der Kunden genügen sllte A. Methden und Auswahl ptentieller Interessenten vn CMS Als primäres Ziel dieser Prjektphase wurde der Aufbau eines Kundenkntakts durch entsprechende Maßnahmen definiert. Die erste dieser Maßnahmen stellte eine Analyse der KMU-Landschaft Österreichs swie die Auswahl vn geeigneten Unternehmen dar. Aufgrund des kurzen Prjektzeitraumes wurde gemeinsam mit dem Auftraggeber die Eingrenzung auf zwei Branchen Reisebürs swie Kraftfahrzeughandel vereinbart. Diese Branchen deshalb, da hier ein grßer Cntentaufwand anzunehmen ist. 1. PC- und Internetnutzung in österreichischen Unternehmen Nach einer Erhebung der Statistik Austria 3 setzten Anfang % der österreichischen Unternehmen mit mehr als 9 Beschäftigten einen Cmputer ein (PCs, Wrkstatins der Terminals). Die restlichen 8% sind ausschließlich kleinere Unternehmen mit insgesamt weniger als 50 Beschäftigten. Zur selben Zeit hatten 84% der Unternehmen einen Internet-Zugang. Während praktisch alle Grßunternehmen über einen Internet-Zugang verfügen und vn den Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten 97% ins Web einsteigen können, sinkt die Zugangsmöglichkeit der Firmen zwischen 10 und 49 Beschäftigten auf 81%. Das Netzwerk EDI wird vn 16% aller Unternehmen genutzt. Als größtes Prblem bei der Internetnutzung sehen die Unternehmen Sicherheitsmängel (Viren, Hacker): 45% schätzen diese Prblematik als sehr wichtig" ein, weitere 31% halten sie für wichtig". Instabile und langsame Datenkmmunikatin wird vn 3 Entnmmen aus der URL: [Abfrage vm ] STATISTIK AUSTRIA, Seite wurde am vn Huber- Bachmann aktualisiert. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

8 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems 24% der Befragten sehr stark bemängelt, weitere 38% sehen darin nch immer ein wesentliches Mank dieser Technlgie. Andere mögliche Prblemfelder wie fehlende Qualifikatin des Persnals, zu hhe Internet-Zugangsgebühren, mangelnder Nutzen für das Unternehmen, Arbeitszeitausfall wegen nicht berufsbezgenen Surfens und zu hhe Infrastrukturksten werden nur vn 10-15% der Unternehmen als sehr wichtige Prblemfelder gesehen. 2. Unternehmen mit eigener Website Zu Beginn des Jahres 2001 waren 54% der Unternehmen mit mehr als 9 Beschäftigten mit einer eigenen Website im Internet vertreten. Das Betreiben einer eigenen Website krreliert stark mit der Größe des Unternehmens: s zeigen sich 86% der Grßunternehmen, 76% der mittleren Größenklasse, aber nur 49% der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten auf diese Weise im Wrld Wide Web präsent. Przentueller Anteil der Unternehmen* mit Cmputer-Einsatz, Internet-Zugang und eigener Website im Jänner 2001 darunter mit Wirtschaftszweige (ÖNACE 1995) Anzahl der Unternehmen Cmputer- Einsatz Internet- Zugang eigener Website in % Sachgütererzeugung ,1 79,8 51, Handel; Instandhaltung und Reparatur vn KFZ und Gebrauchsgütern ,3 83,1 49,9 55 Beherbergungs- und Gaststättenwesen ,6 81,8 65, Verkehr und Nachrichtenübermittlung ,4 78,4 41, Kredit- und Versicherungswesen ,0 98, 3 6 4, Realitätenwesen, Vermietung beweglicher Sachen, unternehmensbezgene Dienstleistungen ,6 94, 6 6 3,0 Insgesamt ,2 83,7 54,3 Quelle STATISTIK AUSTRIA, Eurpäische Pilterhebung über E-Cmmerce 2000/ * Nur Unternehmen mit mehr als 9 Beschäftigten. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

9 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems 3. Analyse des Bundeslands Oberösterreich Um Akquisitinstermine durch die Prjektmitglieder bei interessierten Kunden wahrnehmen zu können wurde das Einzugsgebiet auf das Bundesland Oberösterreich begrenzt. Statistik Oberösterreich [Quelle: (Abfrage vm )] Da bei der Prjektdefinitin die Branchen Reisebür und KFZ-Handel vereinbart wurden, beziehen sich die nachflgenden Auswertungen auf diese beiden Branchen. Für die Aufbereitung möglicher Zielkunden wurde die Datenbank der Herld Business CD-ROM herangezgen. Da diese kstenpflichtig ist, stand dem Prjektteam nur die Ausgabe 2001 zur Verfügung, die frei zugänglich war. Die Herld Business CD-ROM bietet zwei Möglichkeiten, nach Branchen auszuwerten: Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

10 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems nach Herld Branche nach ÖNACE 1995 Unsere Wahl fiel auf ÖNACE Dabei handelt es sich um die österreichische Versin der NACE 4 Rev. 1, als jener eurpäischen Wirtschaftstätigkeitenklassifikatin, die gemäß Eurpäischer Ratsverrdnung (VO (EWG) Nr. 3037/ 90) für alle Mitgliedstaaten verbindlich anzuwenden ist. Die Elemente der ÖNACE 1995 sind durch einen Cde und einen Titel (Elementtitel) gekennzeichnet (siehe flgendes Beispiel): Gliederungsebene Cde Titel Abschnitt D Sachgütererzeugung" Unterabschnitt DA Herstellung vn Nahrungs- und Genussmitteln und Getränken; Tabakverarbeitung" Abteilung 15 Herstellung vn Nahrungs- und Genussmitteln und Getränken" Gruppe 15.8 Herstellung vn snstigen Nahrungs- und Genussmitteln" Klasse Herstellung vn Backwaren" Unterklasse Herstellung vn Zuckerbäcker- und Knditrwaren" Die Inhalte jedes Elements sind durch Erläuterungen beschrieben und definiert ("diese Unterklasse umfasst...", "diese Unterklasse umfasst ferner...", "diese Unterklasse umfasst nicht..."). Für die Suche nach einzelnen Tätigkeiten steht ein Begriffe umfassendes Verzeichnis der Aktivitäten bzw. Güter zur Verfügung. 5 Da der NACE-Schlüssel ein internatinaler in der EU verpflichtender Schlüssel ist, können nicht nur auf natinaler, sndern auch auf internatinaler Basis vergleichende Selektinen und Auswertungen erstellt werden (Benchmarks). Ebens bietet der NACE- 4 Nmenclature générale des activités écnmiques dans les cmmunautés eurpéennes. 5 Quelle: [Stand vm ] STATISTIK AUSTRIA, Seite wurde am 18. Juni 2001 vn Huber-Bachmann aktualisiert. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

11 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Schlüssel eine feinere Untergliederung, als Gruppen, Klassen und Unterklassen. Dadurch ist bei einer Selektin eine genauere Auswahl der zu selektierenden Zielgruppe möglich. 4. Selektin Branche Reisebürs und Reiseveranstalter (nach ÖNACE Nr. 633 im Bundesland Oberösterreich) ÖNACE Branchenschlüssel Reisebürs und Reiseveranstalter Nach der erflgten Auswahl nach der Gruppe 633 stellte sich heraus, dass die darin enthaltenen Klassen und Unterklassen teilweise Einträge enthalten, die nicht den Selektinskriterien entsprechen. Die ntwendige Nachbearbeitung erflgte mit Hilfe vn Excel, wbei die Selektinsdaten aus der Herld Business CD-ROM in das Prgramm exprtiert und nachbearbeitet wurden. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

12 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Anzahl Reisebürs und Veranstalter Autbuslinienverkehr Fremdenverkehrsbürs 5 Reisebürs Reiseveranstalter 56 Snstige Persnenbeförderung im Landverkehr Diagramm Auswertung Reisebürs und Reiseveranstalter Insgesamt knnte auf diese Weise für Oberösterreich eine Zahl vn 85 Reisebürs und Reiseveranstalter ermittelt werden. Im nächsten Untersuchungsschritt wurde geklärt, welche der selektierten Reisebürs und Reiseveranstalter bereits über einen eigenen Webauftritt verfügen. Dieser weitere Selektinsschritt stellt smit die Ausgangsbasis jener Unternehmen dar, die für unsere Prjektfragestellung vn Interesse sind. Anzahl Reisebürs und davn im Web vertreten Anzahl Reisebürs u. Veranstalter 60 davn im Web Anzahl Reisebürs u. Veranstalter Autbuslinie Fremdenver Reisebürs Reiseveranst Snstige davn im Web Diagramm Reisebürs und Reiseveranstalter mit Webauftritt Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

13 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Als Ergebnis zeigt sich, dass vn den 85 berösterreichischen Reisebürs und Reiseveranstalter 23 Angaben zu eigenen Websites vrweisen und smit als ptentielle Kunden für erste Kundenkntakte im Rahmen unserer Untersuchung fungieren können. 5. Selektin Branche Kraftfahrzeughandel (nach ÖNACE Nr. 50 im Bundesland OÖ) ÖNACE Branchenschlüssel Kraftfahrzeughandel Nach der erflgten Auswahl der Gruppe Kraftfahrzeughandel Branchengruppe 50 nach ÖNACE war es unvermeidbar, die darin enthaltenen Klassen und Unterklassen mit auszuwerten. Dabei war nun der manuelle Nachbearbeitungsaufwand wesentlich höher, was jedch nach dem Exprt der Selektinsdaten aus der Herld Business CD-ROM in Excel mittels dessen Filtersystem relativ einfach zu bewerkstelligen war. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

14 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Aufteilung nach ÖNACE Branchen 77 Einzelhandel mit Kraftwagen Einzelhandel mit Kraftwagenteilen und Zubehör Grßhandel mit Kraftwagen 8 56 Grßhandel mit Kraftwagenteilen und Zubehör Handel mit Krafträdern, Teilen und Zubehör Snstige Instandhaltung und Reparatur vn Kraftwagen Diagramm zur Auswertung Branche Kraftfahrzeughandel Ausgehend vn der Gesamtzahl vn 526 ausgewerteten Unternehmen der Branche Kraftfahrzeughandel wurde erneut nach Betrieben mit einem eigenen Webauftritt gesucht. Analg zum Fall der Reiseunternehmen, führt dieser Selektinsschritt wiederum zu jener Gesamtheit ptentiellen Kunden, die für uns vn Interesse sind. Authandel nach ÖNACE und davn im Web vertreten Anzahl KFZ Handel davn im Web 50 0 Einzelhandel mit Kraftwagen Einzelhandel mit Kraftwagenteilen und Zubehör Grßhandel mit Kraftwagen Grßhandel mit Kraftwagenteilen und Zubehör Handel mit Krafträdern, Teilen und Zubehör Snstige Instandhaltung und Reparatur vn Anzahl KFZ Handel davn im Web Abbildung 1 Diagramm Kraftfahrzeughandel mit Webauftritt Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak

15 WCMS Manage yur Web. Ein Prjekt der Dnau-Universität Krems Auch hier weist nur ein sehr geringer Przentsatz der Unternehmen eigene Websites aus, nämlich nur 59 Betriebe, das sind 11,2%. B. Kntaktierung der Unternehmen Die Kundenakquisitin für unser Prjekt erflgte in zwei Schritten. Zunächst wurden alle ausgewählten Unternehmen pstalisch angeschrieben, um einen ersten Kntakt aufzunehmen und in kurzer Frm swhl das Prjekt vrzustellen als auch erste Infrmatinen CMS betreffend zu vermitteln swie Interesse an dieser Technlgie zu wecken. 6 Für künftige derartige Vrhaben wäre zu überlegen, dem Brief eine Präsentatins-CD über WCMS-Systeme beizulegen, um ptentiellen Kunden die Vrteile derartiger Tls nch anschaulicher vermitteln zu könnten. Im zweiten Schritt wurden diese Betriebe persönlich per Telefn erneut kntaktiert. Auf diese Weise sllte die Chance erhöht werden, Unternehmen für unser Prjekt zu gewinnen. Aufgrund des Feedbacks sllten in der Flge zwei KMUs ausgewählt werden, die für die CMS-Evaluierung exemplarisch herangezgen werden könnten. Da vn Seiten zweier Prjektmitglieder und Christph Meisinger persönliche und berufliche Kntakte zu zwei interessanten Unternehmen aus den angepeilten Branchen bestanden, knnte nach Rücksprache mit dem Prjektauftraggeber, Dr. Heinrich, auf ebendiese Kntakte zurückgegriffen werden. Die zuvr schn geleistete Arbeit hinsichtlich der Analyse der KMU-Landschaft Österreichs swie der Kundenkntaktierung verstehen wir smit als eine theretische Auseinandersetzung mit Mdellcharakter, die für ähnliche Aufgabenstellungen exemplarisch herangezgen werden kann. Abgeschlssen wurde diese Prjektphase durch erste telefnische bzw. persönliche Kntakte zu den beiden ausgewählten Unternehmen. 6 Vgl. Anhang: Kundenbrief. Prjektleitung: Prjektgruppe: Walter Hsp, Mari Ljevar, Christph Meisinger, Christian Ogglder, Guntram Pllak