CVtec. Aus Sicht des Facility Managements. Claus Biedermann

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1 Aus Sicht des Facility Managements CVtec Ein integratives Rahmenwerk zum ganzheitlichen Wissensmanagement im Lebenslauf von technischen Anlagen FKY 01IS14016 Claus Biedermann

2 0. Inhaltsverzeichnis 1. Dokumentation im Lebenszyklus 2. Anforderungen an die Lebenslaufakte 3. Tool docrec Grundlage für die digitale Lebenslaufakte 4. CVtec Die digitale Lebenslaufakte 4.1 Aufbau einer digitalen Akte Abbildung techn. Anlagen 4.2 Aufbau einer digitalen Akte Abbildung der techn. Eigenschaften 4.3 Aufbau einer digitalen Akte Speicherung von Dokumenten 4.4 Aufbau einer digitalen Akte Auswertung von Dokumenten 5. Fazit

3 1. Dokumentation im Lebenszyklus IST-Zustand der Dokumentation im Lebenszyklus von technischen Anlagen und Immobilien: Informationsverlust beim Übergang von der Errichtung in die Nutzung!!!

4 1. Dokumentation im Lebenszyklus Ursachen für den Informationsverlust: Dokumentation (Umfang und Qualität) nicht vertraglich vereinbart Unterschätzter Aufwand beim Erstellen der Dokumentation Fehlende Hilfsmittel (Dokumentationstools und Software) Inkompatible Datenformate Schlecht strukturierte Dateien und Dokumente Fehlende Kommunikation zw. den Beteiligten Unterschiedliche Sichtweisen und Anforderungen der Beteiligten Es fehlt ein Dokumentations- und Informationssystem! Es fehlt eine digitale Lebenslaufakte!

5 1. Dokumentation im Lebenszyklus Soll-Zustand der Dokumentation im Lebenszyklus von technischen Anlagen und Immobilien: Sicherstellung einer hohe Daten- und Dokumentationsqualität mit Hilfe einer digitalen Lebenslaufakte

6 1. Dokumentation im Lebenszyklus Aktivitäten im Bereich der Normierung der Dokumentation von Immobilien LZPh GEFMA gif GEFMA 49x IDA -Richtlinie VDI VDI DIN DIN SPEC Building Smart IFC 4 CAFM-Ring CONNECT 2

7 1. Dokumentation im Lebenszyklus Themenpakete im kooperativen Arbeitskreis der Verbände Zusammenhang Prozesse Daten Beteiligte Systemübergreifende Methodik der relationalen Objektbeschreibung BIM Modelle und Kataloge BIM-Tools, BIM-Objektkataloge synchronisieren, Hierarchien, Relationen Prozessdaten aus GLT/PLT Dateischnittstellen, BUS-Protokolle IP-basiert, Konverter GIS-Daten Open Source, Enterprise Systeme Technologischer Aspekt IT-Netze, Datensicherheit, Redundanzen, Archivierung und Löschung Seite 7

8 1. Dokumentation im Lebenszyklus Warum ist das wichtig, wenn FM nur Sekundärprozess ist? Betreiber von Immobilien haben eine Betreiberverantwortung Die Geschäftsführung haftet. Wo fängt man an? Solide Stammdaten -> relevante Prozesse -> Priorisierung nach Risiko Ist ein Informationstransport bei den vielen Beteiligten überhaupt möglich? Nur mit einheitlicher Sprache und Übersetzungen zwischen den Systemen Wer soll das kontrollieren? Bei den wachsenden Informationen nur noch Maschinen Stichproben durch Menschen Was soll das kosten? Eine Abwägung zu den Risiken definiert das freiwillige Budget

9 1. Dokumentation im Lebenszyklus Stärkste Bremse ist der Mensch stärkster Motor ist der Mensch Beispiel einer FM-Organisation um die Barrieren zu überwinden.

10 2. Anforderungen an die Lebenslaufakte Umsetzung der Anforderungen nur mit Hilfe von IT und digitalen Informationen möglich

11 3. Tool docreq Grundlage für die digitale Lebenslaufakte Die Grundlage der digitalen Lebenslaufakte bildet das Tool docreq (Document Requirements): Bezug zu anerkannten Richtlinien und Normen Eingabe von Rollen und Beteiligten im Lebenszyklus Eingabe von Prozessen im Lebenszyklus Eingabe von Dokumenten im Lebenszyklus Verknüpfung der Dokumente im Lebenszyklus Ziele des Tools: Analyse der Dokumentenflüsse Erfassung einer gesicherten Datenbasis für die Darstellung einer IST-Dokumentation in der digitalen Akte

12 4. CVtec Die digitale Lebenslaufakte

13 4.1 Aufbau einer digitalen Akte Abbildung techn. Anlagen Anlegen von technischen Anlagen: Strukturierte Darstellung der technischen Anlagen Bezug auf anerkannte Richtlinien und Normen, z.b. Struktur der DIN 276 Objektorientierte Navigation Hinterlegung der technischen Anlagen und zugehörigen Komponenten Verknüpfung der technischen mit Dokumenten

14 4.2 Aufbau einer digitalen Akte Abbildung der techn. Eigenschaften Speicherung von technischen Eigenschaften je Anlage: Übersichtliche Darstellung umfangreicher Eigenschaften Flexibles Anlegen von Informationen je nach Sichtweise der Akteure Stichtagsbezogenes Speichern der Daten zur Darstellung des Lebenszyklus

15 4.3 Aufbau einer digitalen Akte Speicherung von Dokumenten Speicherung von Dateien und Dokumenten: Erstellen einer flexiblen Dokumenten- Ablagestruktur je nach Anforderung und Sichtweise der Akteure Bezug auf anerkannte Richtlinien, z.b. FMgerechte Dokumentation nach GEFMA 198

16 4.3 Aufbau einer digitalen Akte Speicherung von Dokumenten Bezug auf GEFMA 198: allgemeingültige und lebenszyklusübergreifende Handlungsanleitung für die Einführung einer ganzheitlichen Dokumentation im Rahmen einer Immobilie, mit dem Schwerpunkt der Betriebs-/Nutzungsphase. Die Richtlinie stellt insbesondere eine Gliederungsstruktur dar, mit deren Hilfe Dokumente nach bestimmten Kriterien abgelegt werden

17 4.3 Aufbau einer digitalen Akte Speicherung von Dokumenten Speicherung von Dateien und Dokumenten: Anlegen von Dokumenten und Verwaltung zugehöriger Dateiversionen Erstellung der IST-Dokumentation durch das Speichern der Dateien Hochladen von Dateien mittels Drag&Drop Übersichtliche Verwaltung von Dateien und zugehörigen Metadaten

18 4.3 Aufbau einer digitalen Akte Speicherung von Dokumenten Erstellung eines einheitlichen Dateinamens zur Gewährleistung einer hohen Dokumentationsqualität: Der Dateiname setzt sich aus verschiedenen Blöcken zusammen, die mit Hilfe eines Kürzels einen bestimmte Eigenschaft der Dokumente darstellen

19 4.4 Aufbau einer digitalen Akte Auswertung von Dokumenten Auswertung von Dateien und Dokumenten: Darstellung der zu erbringenden SOLL-Dokumentation auf Grundlage der Ergebnisse des Tools docreq (Lebenszyklusphasen, Prozesse, Beteiligte, Sichtweisen, Dokumente, Dokumentenflüsse) Abgleich der IST- mit der SOLL-Dokumentation (Betreiberverantwortung)

20 4.4 Aufbau einer digitalen Akte Auswertung von Dokumenten Darstellung und Auswertung der zu erbringenden SOLL-Dokumentation : Mit Hilfe von Graphiken und Berichten werden je nach Prozess und Sichtweise die zu erstellenden Dokumente dargestellt

21 4.4 Aufbau einer digitalen Akte Auswertung von Dokumenten Prüfmatrix nach Dokumententypen Verschiedene Dokumententypen erfordern inhaltliche Aussagen. Diese Metadaten sind entsprechend der Typen relevant oder nicht. Die Prüfung von Dokumenten kann nach beistehender Matrix erfolgen. Diese Metadaten sind wichtige Informationen für die Übergabe der Dokumente. systemisch - organisatorisch

22 4.4 Aufbau einer digitalen Akte - Auswertung von Dokumenten Qualitätsprüfung der Dokumente Beispiel einer inhaltlichen Prüfung Pflichtfelder im Inhalt entsprechend rechtlicher Anforderungen Kategorisierung der Dokumente nach Typen

23 5. Fazit Eine digitale Lebenslaufakte erfordert: gemeinsame Nomenklatur / Sprachverständnis Management des Informationstransportes Prüfung der transportierten Informationen Systemschnittstellen mit normierten Standards einheitliche Definitionen in Normen und Richtlinien Eine digitale Lebenslaufakte bringt: weniger Informationsverlust organisiertes Verteilen und Archivieren von Daten einheitliches Modelle und dadurch Prüfbarkeit der Dokumentation

24 Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage: EBCsoft GmbH Dohnanyistraße 30 D Leipzig T: F: E: W:

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