HANDOUT TECHNISCHE UMSETZUNG DER ELEKTRONISCHEN ZEITERFASSUNG

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1 HANDOUT TECHNISCHE UMSETZUNG DER ELEKTRONISCHEN ZEITERFASSUNG Das Zeiterfassungskonto... 2 Der Zeiterfassungschip... 3 Rollen und Berechtigungen... 4 Persönliches Zeiterfassungskonto der Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter... 4 Arbeitszeitbeauftragte... 4 Teamleiterinnen/ Teamleiter... 5 Personalabteilung...5 Die Erfassung... 6 Terminal... 6 VIS:online... 6 Automatische Buchungen... 7 Manuelle Buchungen... 7

2 DAS ZEITERFASSUNGSKONTO Eine Person kann nur ein aktives Zeiterfassungskonto haben. Das Zeiterfassungskonto wird mit einem Von-Datum und mit einem Bis-Datum zeitlich abgegrenzt. Dem Konto wird einer Person zugewiesen die Person wird einer Organisationseinheit zugewiesen und dadurch werden auch die Zugriffberechtigungen auf das Zeiterfassungskonto geregelt. Beim Wechsel der Organisationseinheit wird ein neues Zeiterfassungskonto angelegt und dabei das alte geschlossen. Bei Personen, die an mehreren Instituten tätig sind (z.b. Vormittag am Institut X und Nachmittag am Institut Y), erfolgt die Handhabung gleich wie beim Urlaub (= eine Organisationseinheit ist für die Eintragung/ Genehmigung/ Überprüfung zuständig) Das Zeiterfassungskonto wird durch die Personalabteilung geschlossen, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter karenziert wird die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter für längere Zeit vom Dienst freigestellt wird

3 DER ZEITERFASSUNGSCHIP Bei Einführung der elektronischen Zeiterfassung erhalten alle Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter einen Identifikationschip, die noch keine Parkberechtigung besitzen. Der Identifikationschip wird von der Vorgesetzten/ dem Vorgesetzen in einem Kuvert ausgehändigt. Die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter bestätigt den Erhalt des Chips durch Unterschrift. Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter, die bereits eine Parkberechtigung besitzen, verwenden diesen Chip auch für die Zeiterfassung. In Ausnahmefällen kann auch ein zweiter Chip ausgehändigt werden. Dazu ist ein Antrag an das VR für Infrastruktur zu stellen die Entscheidung wird durch die Arbeitsgruppe für Sonderfälle gemäß 2 Abs. 5 Parkordnung getroffen. Im laufenden Betrieb erhält eine neue Mitarbeiterin/ ein neuer Mitarbeiter den Identifikationschip in der Personalabteilung.

4 ROLLEN UND BERECHTIGUNGEN PERSÖNLICHES ZEITERFASSUNGSKONTO DER MITARBEITERINNEN/ MITARBEITER Die Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter sind die Hauptakteure bei der elektronischen Zeiterfassung. In VIS:online erhält die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter eine Übersicht des persönlichen Zeiterfassungskontos. Das Zeiterfassungskonto umfasst die erfasste Arbeitszeit, die Abwesenheiten und den aktuellen Zeit- und Überstundensaldo. Es besteht die Möglichkeit Ergänzungs- und Korrekturbuchungen vorzunehmen ohne Genehmigung: z.b. Verkürzung der Arbeitszeit, Eingabe von Nebentätigkeiten mit Genehmigung durch Arbeitszeitbeauftragte / TeamleiterInnen: z.b. Antrag auf angeordnete Überstunde, Nachtrag einer Kommen- bzw. Gehen-Buchung (= Korrektur einer Fehlbuchung) ARBEITSZEITBEAUFTRAGTE Diese Berechtigung wird grundsätzlich der Leiterin/ dem Leiter der Organisationseinheit eingerichtet. Die Funktion wird in der Regel von der / vom Leiterin /Leiter persönlich oder vom (Chef)-Sekretariat wahrgenommen. Falls das Sekretariat diese Berechtigung zusätzlich erhalten soll, ist dies über den VIS:online Antrag für institutsbezogene Anwendungen zu beantragen (wie bei der Abwesenheitsverwaltung). Der Arbeitszeitbeauftragte/ die Arbeitszeitbeauftragte erhält hier eine Einsicht aller Zeitkonten, die der Organisationseinheit zugeordnet sind. Die Anträge und Fehlbuchungen aller Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter werden in einer Übersicht dargestellt. Im Modul stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Möglichkeit Teamleiterinnen/ Teamleiter für einzelne Zeiterfassungskonten zu berechtigen Möglichkeit Korrekturbuchungen für die Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter vorzunehmen Genehmigung der beantragten Korrekturbuchungen der Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter

5 TEAMLEITERINNEN/ TEAMLEITER Die Arbeitszeitbeauftragte/ der Arbeitszeitbeauftragte kann Teamleiterinnen/ Teamleiter für einzelne Personen berechtigen. Die Teamleiterin/ der Teamleiter erhält eine Einsicht der Zeitkonten von jenen Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern, für die eine Arbeitszeitbeauftragte/ ein Arbeitszeitbeauftragter der Organisationseinheit die Berechtigung erteilt hat. Dies ist vor allem da sinnvoll, wo die Dienst- und Fachaufsicht an die Projektleiterin/ den Projektleiter oder die Referatsleiterin/ den Referatsleiter übertragen wurde. Die Berechtigung für Teamleiterinnen/ Teamleiter kann auch zeitlich befristet werden. Im Modul stehen den Teamleiterinnen/ Teamleitern folgende Funktionen zur Verfügung: Möglichkeit Korrekturbuchungen für die Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter vorzunehmen Genehmigung der beantragten Korrekturbuchungen der Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter PERSONALABTEILUNG Die Personalabteilung richtet die Zeiterfassungskonten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein und ordnet den Zeiterfassungschip zu. Stunden, die in Geld ausbezahlt werden, werden durch die Personalabteilung ausgebucht und vom Guthaben abgezogen. Die Beendigung eines Zeiterfassungskontos erfolgt ebenfalls durch die Personalabteilung.

6 DIE ERFASSUNG Terminalbuchungen mittels Chip bzw. Buchungen über VIS.online sind nur bei einem aktiven Zeiterfassungskonto möglich. TERMINAL Es werden 28 Terminals für die Arbeitszeiterfassung installiert: 11 Campus Innrain 9 Campus Technik 2 Campus SOWI 2 Botanik 2 USI 1 Personalabteilung 1 Atrium Die Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter müssen grundsätzlich jenen Terminal verwenden, der dem Arbeitsplatz am Nächsten ist. Über das Terminal können folgende Buchungen erfolgen: Kommen Gehen Pause (als Gehen-Buchung) Dienstweg (als Gehen-Buchung) Arzt (als Gehen-Buchung) Die Gehen-Buchungen Pause, Dienstweg und Arzt werden mit einer Kommen-Buchung abgeschlossen. VIS:ONLINE Die Ansicht der Buchungen und die Korrekturbuchungen erfolgen über die VIS:online Module der elektronischen Zeiterfassung (>> Kapitel Rollen und Berechtigungen). Virtuelles Terminal Ausschließlich Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter, an deren Arbeitsplatz kein Terminal vorgesehen ist, können über das virtuelle VIS-Terminal die Ereignisse Kommen, Gehen, Mittagspause, Dienstweg und Arzt buchen. Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter, die überwiegend Telearbeit leisten, buchen nach erfolgter Genehmigung der Telearbeit ebenfalls über das virtuelle VIS-Terminal.

7 AUTOMATISCHE BUCHUNGEN Urlaube und Dienstreisen werden wie bisher in der Abwesenheitsverwaltung in VIS:online eingetragen und müssen für die Zeiterfassung daher nicht noch einmal erfasst werden. Daten aus SAP (z.b. Sonderurlaub, Krankenstand, Pflegefreistellung) werden als gerechtfertigte Abwesenheiten ausgewiesen und ebenfalls automatisch für die Zeiterfassung übernommen (im Nachhinein). Die Meldung dieser Abwesenheiten erfolgt wie bisher über die entsprechenden Formulare an die Personalabteilung. MANUELLE BUCHUNGEN Arztbesuche und Dienstgänge müssen über das Terminal als Gehen-Buchung erfasst werden. Unter einem Dienstgang wird ein dienstlicher Termin außerhalb der Universitätsstandorte verstanden. Bei einem dienstlichen Termin an einem anderen Universitätsstandort sind keine Buchungen erforderlich (z.b. die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter hat den Arbeitsplatz an der Technik und fährt zu einer Besprechung an den Innrain). Die Mittagspause muss grundsätzlich nur gebucht werden, wenn sie außerhalb des Campus verbracht wird bzw. auch wenn sie innerhalb des Campus erfolgt und vorzusehen ist, dass sie länger als 30 Minuten dauert. Es werden 30 Minuten der Mittagspause als Arbeitszeit gezählt, sofern an diesem Tag mehr als 6 Stunden gearbeitet wird (definitive Arbeitszeit also ohne Pause). Kaffeepausen, Rauchpausen, etc. müssen nicht gebucht werden. Nebentätigkeiten müssen durch die Mitarbeiterin/ den Mitarbeiter per Korrekturbuchung im Nachhinein in VIS:online ausgewiesen werden. Die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter bucht am Ende des Arbeitstages eine Gehen-Buchung am Terminal und gibt dann am nächsten Tag in VIS:online per Korrekturbuchung bekannt, dass z.b. von 15:15 bis 16:30 die Nebentätigkeit ausgeführt wurde. Nebentätigkeiten dürfen nur außerhalb der Kernzeit erfolgen und können auch nur dort gebucht werden. Nebentätigkeiten werden nicht zur Arbeitszeit gezählt, sind jedoch für die Berechnung der Ruhepausen relevant. Der Zeitausgleich ist grundsätzlich im Vorhinein durch die Mitarbeiterin/ den Mitarbeiter in VIS:online einzutragen. Um Fehlbuchungen zu korrigieren, kann der Zeitausgleich auch im Nachhinein erfasst werden. Dies ist z.b. dann der Fall, wenn der Bus Verspätung hatte und die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter dadurch eine Kernzeitverletzung verursacht hat.

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