Dienstvereinbarung zur Einführung der elektronischen Zeiterfassung. in der Hochschule der BA

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1 Geschäftszeichen LiS , 2030, 1536, 1583 AA Ludwigshafen Dienstvereinbarung Dienstvereinbarung zur Einführung der elektronischen Zeiterfassung in der Hochschule der BA zwischen dem Rektor der Hochschule der BA und dem Personalrat der Hochschule der BA 1

2 Index Allgemeine Auswertungen Seite 4 Änderungen Seite 6 Arbeitszeiterfassung Seite 3 Arbeitszeitkonto Seite 4 Auskunftsrecht Seite 6 Chipkarte Seite 6 Controlling Seite 4 Eingaben durch das Personalteam Seite 4 Einsichtnahme des Personalrates Seite 6 Geltungsbereich Seite 3 Gültigkeitsdauer Seite 6 Inkrafttreten Seite 6 Korrekturmitteilungen Seite 4 Kündigung Seite 6 Nutzung / Berechtigungen Seite 4 Salvatorische Klausel Seite 6 Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Seite 6 Sonstige Auswertungen Seite 5 Technische Umsetzung Seite 5 Technische Unterstützung Seite 5 Verstöße Seite 6 Zweck der elektronischen Arbeitszeiterfassung Seite 3 2

3 Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschule erfolgt im Rahmen des BA- Verfahrens IT-ZEIT-Web. Ziel ist, im Rahmen der nachstehenden Regelungen eine wirtschaftliche Arbeitszeiterfassung und -auswertung zu ermöglichen, sowie ein unkompliziertes und bedienungsfreundliches Erfassungssystem zur Verfügung zu stellen. Zweck der elektronischen Arbeitszeiterfassung Für die Hochschule der BA gelten die zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ergangenen verbindlichen Rahmenregelungen der BA, soweit nachstehend keine abweichenden oder ergänzenden Regelungen im zulässigen Rahmen getroffen sind. Die Dienstvereinbarung gilt für alle an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmenden Beschäftigten der Hochschule der BA. Geltungsbereich Alle Beschäftigten, die zur Benutzung der elektronischen Zeiterfassung verpflichtet sind, müssen bei folgenden Anlässen die Erfassung vornehmen per Arbeitszeiterfassung Zeiterfassungsterminal bzw. PC-Anwendung IT-Zeit-Web" a) bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit b) bei jedem Verlassen des Dienstgebäudes (unabhängig vom Anlass) und bei jeder erneuten Rückkehr ins Dienstgebäude (z.b. während einer Mittagspause außer Haus; bei Dienstreisen und Dienstgängen, die am Dienstgebäude beginnen oder enden) PC-Anwendung "IT-Zeit-Web" a) bei Ruhepausen von mindestens 15 Minuten, soweit sie im Hause verbracht werden b) Verlassen des Arbeitsplatzes zum Zwecke des Rauchens entspr. HEGA 11/06 27, es sei denn es ist eine pauschale Arbeitszeitminderung vereinbart, c) bei Dienstaufnahme nach einer unvorhersehbaren Abwesenheit (z.b. Erkrankung), d) beim Nachholen von "Vergessen-Buchungen, e) bei einer bereits im voraus feststehenden ganztägigen Abwesenheit, ohne dass das Dienstgebäude an diesen Tagen betreten wird (z.b. Dienstreise, Lehrgänge, Erholungsurlaub, Gleitzeit), Die Buchungen der Sachverhalte nach den Buchstaben a) bis d) haben unverzüglich zu erfolgen, wobei die Erfassung der täglichen Arbeitszeit minutengenau bei Dienstbeginn bzw. ende oder dem Betreten bzw. dem Verlassen des Dienstgebäudes zu erfolgen hat. 3

4 Die durch die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen vorgeschriebenen Mindestpausen werden vom System automatisch berücksichtigt. Korrekturmitteilungen an das Personalteam sind nur dann notwendig, wenn die eingeräumten Möglichkeiten zur Selbstkorrektur nicht genutzt werden können. (Anlage 1) Korrekturmitteilung Soll aus dienstlichen Gründen dauerhaft von der individuellen, festen Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage abgewichen werden (z. B. Tausch freier Tage, Arbeit an vier anstatt an drei Arbeitstagen), ist dies wegen der Auswirkung auf Urlaubsansprüche rechtzeitig schriftlich dem Team Personal anzuzeigen. Am Ende eines Abrechnungszeitraumes vorhandene positive (im zulässigen Umfang) oder negative Zeitsalden werden automatisch in den nächsten Abrechnungszeitraum übertragen. Arbeitszeitkonto Eingaben aufgrund von Korrekturbelegen werden durch das Personalteam in das >Verfahren IT-ZEIT-Web< vorgenommen. Eingaben durch das Personalteam Muss ein Arbeitszeitkonto durch das Personalteam berichtigt / ergänzt werden, ohne dass hierfür eine Korrekturmitteilung vorliegt, ist der / die Betroffene vorher (incl. Begründung für die Änderung) zu informieren. Die Beschäftigten haben nur Zugriff auf ihre eigenen Daten im System. Nutzung / Berechtigungen Der Rektor, der Leiter der Internen Services und die Beschäftigten des Personalbereichs haben Zugriff auf alle Programmteile und die darin gespeicherten Daten. Abspeicherungen der Daten außerhalb des Programms oder Ausdrucke sind nicht gestattet. Die Regelungen des Datenschutzes (Abschnitt A 311 Ziffer 4.9 HDA) sind zu beachten. Das >Verfahren IT-ZEIT-Web< darf zu keinen anderen als den in dieser Dienstvereinbarung festgelegten Zwecken genutzt werden. Controlling Die ermittelten Daten werden nicht für die Kontrolle der Leistung der Beschäftigten verwendet. Eine maschinelle Verknüpfung mit Daten aus anderen IT Anwendungen erfolgt nicht. 4

5 Folgende Auswertungen dürfen von den Beschäftigten des Personalbereichs zu deren Aufgabenerledigung sowie für vorgesetzte Dienststellen erstellt und ausgewertet werden: Allgemeine Auswertungen - Berechnung der Arbeitszeit des einzelnen Beschäftigten, - Urlaubs-, Krankheits- oder sonstige Abwesenheitslisten, - Listen über Arbeitszeiten außerhalb des Gleitrahmens, - Listen über Tages-Arbeitszeitüberschreitungen (+ 10 Std.), - Listen über Zeitguthaben - Liste "Saldenkappung" (wie viele Stunden sind einzelnen Beschäftigten zum Ende des Abrechungszeitraumes verfallen ), - Liste Zeitgutschriften (z.b. Teilzeitkräfte, die an Vollzeitlehrgängen teilnehmen), - Liste Freizeitausgleich an ganzen Arbeitstagen, - Liste der Personalfälle unentschuldigtes Fehlen Darüber hinausgehende Übersichten dürfen nur nach vorherigem Einvernehmen zwischen Leiter IS und Personalrat ausgewertet werden. Im Rahmen der Prüfung der Arbeitszeitkonten durch den Personalbereich können auch Ausdrucke aus den jeweiligen Arbeitszeit- Konten gefertigt werden. Soweit das Prüfungsergebnis keine unmittelbaren arbeits- / beamtenrechtlichen Konsequenzen erfordert, sind die Ausdrucke sofort nach Prüfungsabschluss zu vernichten. Soll davon abgewichen werden, ist der Betroffene unverzüglich zu informieren. Der Rektor und der Leiter IS haben umfassende Dienstaufsicht und damit auch das Recht zur Auswertung der Arbeitszeitdaten aller Beschäftigten aus dem System >Verfahren IT-ZEIT-Web<. Sonstige Auswertungen Nach der Verwendung dieser Auswertungen sind Ausdrucke durch den Personalbereich umgehend zu vernichten. Für die Arbeitszeiterfassung im Rahmen des Verfahrens IT-ZEIT- Web wird in der Hochschule der BA, die von der Zentrale der BA jeweils aktuell zur Verfügung gestellte Programmversion der PRI- MION Technology AG, Stetten, verwendet. Auch für die künftige Nutzung evtl. veränderter Programmversionen gilt, dass nur die in dieser Dienstvereinbarung festgelegten Nutzungs- und Anwendungsmöglichkeiten angewandt werden dürfen. Die im Programm vorhandenen Festlegungen werden ergänzt / geändert um die für die HdBA vereinbarten Parameter, wie sie sich aus dieser Dienstvereinbarung sowie der Dienstvereinbarung zur Regelung der Arbeitszeit ergeben (z.b. Tastenbelegungen am Terminal / systemgestützte Pausenabrechnung). Technische Umsetzung Grundlage für die Nutzung des Programms zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist die jeweils gültige Dienstvereinbarung zur Regelung der flexiblen Arbeitszeit für die Hochschule der BA. 5

6 Die Buchung der Arbeitszeit erfolgt mit der digitalen Dienstkarte. Digitale Dienstkarte Der Verlust ist unverzüglich dem Personalteam mitzuteilen. Der Personalrat hat das Recht auf Einsichtnahme in die Unterlagen, aus denen hervorgeht, welche Listen ausgedruckt, welche Abfragen getätigt und welche Programme / Programmversionen verwendet werden. Einsichtnahme des Personalrates Der Personalrat hat nur dann ein Recht auf Auskunft über personenbezogene Einzeldaten, wenn die/der betroffene Beschäftigte ihn hierzu ausdrücklich bevollmächtigt hat. Alle Beschäftigten haben ein Auskunftsrecht über die zu ihrer Person im >Verfahren IT-ZEIT-Web< erfassten Daten. Auskunftsrecht Es wird sichergestellt, dass alle Beschäftigten in geeigneter Weise über die Nutzung des >Verfahren IT-ZEIT-Web< und die Bedienung der Zeiterfassungsterminals ausreichend informiert werden. Schulung der Mitarbeiter Verstöße gegen diese Dienstvereinbarung können arbeitsrechtlich / disziplinarische Folgen haben. Verstöße Diese Dienstvereinbarung tritt ab in Kraft. Inkrafttreten Die Dienstvereinbarung kann schriftlich mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Kalendervierteljahres gekündigt werden. Kündigung/ Änderungen Verstößt ein Vertragspartner wiederholt und / oder gravierend gegen wesentliche Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung, kann sie auch außerordentlich gekündigt werden. Die Möglichkeit der einvernehmlichen vertraglichen Änderung (auch von Teilbereichen) bleibt unberührt. Die gekündigte Dienstvereinbarung hat keine Nachwirkung. Wird bis zum Ende der Kündigungsfrist keine neue Dienstvereinbarung abgeschlossen, entfallen die Regelungen der elektronischen Zeiterfassung. Gültigkeitsdauer Die Dienstvereinbarung wird nicht bereits dadurch nichtig, dass sie in Teilbereichen gegen übergeordnete Vorschriften verstößt. Sie gilt ohne den rechtswidrigen Teil weiter, sofern dies nach dem Sinngehalt möglich ist. Salvatorische Klausel 6

7 Mannheim, den Der Rektor der Hochschule der BA Die Vorsitzende des Personalrates Prof. Dr. Bernd Reissert Doreen Pittner 7

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