Personalmanagement. Vivendi PEP Sage HR

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1 Sage HR Personalmanagement Sage HR und Sage HR sind die Softwarelösungen für den gezielten, kostenoptimierten Personaleinsatz und die Lohnabrechnung. Die beiden Produkte lassen sich komfortabel miteinander koppeln. 0

2 Dienstplanung Personaleinsatz bedarfsgerecht planen mit Das Tarif- und Arbeitsrecht sowie knappe Budgets erschweren zunehmend den äußerst komplexen Dienstplanungsprozess. Vom Dienstplan wird gefordert, dass er alle notwendigen Informationen enthält, Kosten und Zeit einspart, komplexe Arbeitszeitmodelle transparent darstellt und dabei einfach in der Handhabung ist. Das alles vereint. Die Lösung für Dienstplanung und Zeitwirtschaft ist speziell auf die Bedürfnisse des Sozial- und Gesundheitswesens angepasst. Durch die intuitive Bedienung und zahlreiche integrierte Automatismen verlieren komplexe Arbeitszeitmodelle jeden Schrecken. Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten in. Mit erfolgt der Personaleinsatz gezielt und kostenoptimiert exakt nach tatsächlichem Bedarf. Dank anschaulicher, gerechter und transparenter Dienstpläne steigt gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter. Das Modul für die Dienstplanung ist vollständig in die Vivendi-Softwarefamilie integriert und tauscht Daten mit dem Klientenmanagement sowie Pflege- / Betreuungsund der Tourenplanung aus. Darüber hinaus kommuniziert mit der Lohnabrechnung sowie sämtlicher Standardsoftware, wie zum Beispiel Microsoft Word oder Excel. Organisation der Mitarbeiterstammdaten Durch die übersichtliche Strukturierung der Mitarbeiter -Stammdaten finden Sie sich im Vivendi Dienstplan-Programm schnell zurecht. Um Ihnen die Arbeit mit Vivendi zu erleichtern bestehen direkte Verknüpfungen der -Daten mit den anderen Software-Modulen aus unserem Portfolio (Vivendi NG und PD sowie Sage und Diamant). Zum Beispiel können Mitarbeiterstammdaten aus der Lohnbuchhaltung übernommen werden. Zudem besteht eine Kopplung an das Terminwesen, das Sie automatisch an wichtige Termine (Geburtstage, auslaufende Verträge, Jubiläen etc.) erinnert. zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten übersichtliches Karteikartensystem detaillierte Rechtevergabe pro Datenbereich Direktzugriff auf die Stammdaten aus dem Dienstplan und der Urlaubs-/Fehlzeitenverwaltung Terminverwaltung inklusive Erinnerungsfunk tion Möglichkeit der automatischen Übernahme und Aktualisierung der Mitarbeiterstammdaten aus dem Lohnabrechnungsprogramm Word- / PDF- Integration Automatisches Füllen und Exportieren von Word- und PDF - Vorlagen auf Basis hinterlegter Stammdaten (Arbeitsverträge etc.). Systematisch Schrittweise Informationserfassung in strukturierten Karteikarten. Mitarbeiterzugriff Sofortiger Aufruf aller Mitarbeiterdaten.

3 Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung in. Benutzerfreundlich Karteikarten ermöglichen den einfachen Wechsel zwischen der Urlaubsübersicht des Bereichs oder einzelner Mitarbeiter. Grafisch unterstützte Kontrollfunktion Anzeige von Planungsfehlern (z. B. zu wenig Personal). Urlaubskonten organisieren Urlaubskonto- Informationen im Überblick (Wie viel Resturlaub besteht? Wie viel Zusatzurlaub wurde genehmigt? Etc.) Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung Mit der Urlaubsplanung in Vivendi sind die Jahrespläne innerhalb kürzester Zeit erstellt. Dank der Abwesenheitsprüfung gewinnen Sie die Sicherheit, immer eine bedarfsgerechte Anzahl an Mitarbeitern einzuplanen. Wichtige Formulare wie zum Beispiel Urlaubsanträge oder mitarbeiterspezifische Urlaubskalender können direkt aus der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung heraus erstellt und ausgedruckt werden. Die Kopplung mit dem SelfService ermöglicht die elektronische Erstellung von Urlaubsanträgen. einfaches Eintragen von Abwesenheitsdiensten Kopplung von Urlaubsverwaltung und Dienstplan (Dienste sind in beiden Programmteilen sichtbar) Einzelansicht: An- und Abwesenheiten eines Mitarbeiters auf ein Jahr gesehen Gruppenübersicht: kalendarischer Überblick über alle An- / Abwesenheiten viele Formblätter inklusive Anzeige der Rahmendienste möglich Einblendung von Prüfungen (z. B. Besetzung) möglich Kopplung mit den im SelfService gestellten Urlaubsanträgen Vertragsverwaltung Die Verwaltung mehrerer Tarifwerke gelingt mit Vivendi PEP ohne großen Aufwand. Durch das Vererbungsprinzip sparen Sie bei der Administration parallel existierender Tarifvertragswerke viel Zeit: Wenn sich tarifliche und gesetzliche Rahmenbedingungen ändern, brauchen Sie nur die oberste Tarifebene anzupassen alle zugeordneten Arbeitsverträge und Mitarbeiterregelungen erben die Neueinstellungen automatisch. Dokumentenmanagement Mit dem modulübergreifenden Dokumentenmanagement verwalten Sie beliebige Dateien mit Bezug zu Mitarbeitern, Bewerbern, Fortbildungen oder Bereichen in einer zentralen Datenbank. Dank der Microsoft Word- und PDF - Anbindung sind Vorlagen rasch erstellt, Formulare gefüllt, Briefe im Seriendruck generiert und automatisch gespeichert. i Weitere Informationen über das Dokumentenmanagement finden Sie auf S. 60. Bewerberverwaltung Vom Eingang der Bewerbung über das Vorstellungsgespräch bis hin zur Einstellung können Sie alles über den Bewerber erfassen. Dabei ermöglicht eine direkte Anbindung an Microsoft Word- Vorlagen die einfache Erstellung von Einladungen zum Bewerbungsgespräch. Nach der Bewerbungsphase machen Sie per Mausklick einen Bewerber zum Mitarbeiter eine erneute Dateneingabe ist nicht notwendig. übersichtliche Sammlung von Bewerberdaten inklusive stellenbezogener Bewerberliste Direktzugriff auf Dokumente aus der Bewerbungsmappe integrierte Terminverwaltung (z. B. zur Organisation von Vorstellungsgesprächen) Zugriff auf die Bewerberdaten auch im Stellenplan Kontenverwaltung In der Kontenverwaltung laufen die Ist - Arbeitszeiten, Zuschläge, Fehlzeiten etc. zusammen. Frei definierbare Umbuchungsregeln sorgen dafür, dass Mehrarbeit automatisch ausgezahlt wird. Das Ampelkonto als visuelles Steuerungsinstrument markiert alle Konten farblich, die von einem festgelegten Grenzwert abweichen. Durch die parallele Kontenführung lassen sich komplexe Arbeitszeitmodelle wie das Nettoverfügbarkeits- Modell leicht abbilden. transparente Kontenübersicht einfaches Umbuchen von Zeiten (z. B. Auszahlung von Überstunden), auch automatisch realisierbar Zeitzuschläge werden automatisch aus dem Dienstplan bewertet (monatsgenaue Zuschlagsbewertung auch bei monatsübergreifenden Diensten) automatische Berechnung von Erholungsurlaub und Zusatzurlaub für Nacht- sowie Schicht- / Wechselschichtarbeit Arbeitszeit- / Zuschlagsnachweis auch für jeden Mitarbeiter schnell ausdruckbar 4 5

4 Fortbildungsplaner in. Ist-Dienstplan in. Fortbildungsplan Mit können Sie Fortbildungen zentral planen, verwalten und automatisch bei den teilnehmenden Mitarbeitern im Dienstplan eintragen lassen. Das Antragswesen mit Status- Anzeige sorgt für die nachvollziehbare Abwicklung der Teilnahme. Schulungsunterlagen können durch die Verknüpfung mit dem zentralen Dokumentenmanagement direkt aus dem Fortbildungsplaner heraus gespeichert und Teilnahmebescheinigungen erzeugt werden. Fortbildungsplanung mit Dienstplan- Anbindung elektronische Verwaltung der Fortbildungs anträge Hinterlegung von Fortbildungskosten Erinnerung an Pflichtfortbildungen und Fristen ausführliche Beschreibung (Ziele, Inhalte, Lernkontrolle etc.) der Fortbildung abbildbar Anbindung an das Dokumentenmanagement sowie Microsoft Word (Formulardruck) Planungsautomatik Den Dienstplan anhand des Personalbedarfs sowie weiterer Kriterien automatisch erstellen lassen? Mit Hilfe der Planungsautomatik in ist das kein Problem. Gewichten Sie die Planungskriterien nach Ihren Wünschen und spielen Sie so verschiedene Szenarien einfach und schnell durch. Abwesenheiten werden dabei ebenso berücksichtigt wie Wunschdienste. Die faire Verteilung von Wochenenddiensten und Nachtschichten hat zudem positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Dienstplanerstellung auf Basis des Personalbedarfs mit SelfService erfasste Wunschdienste werden automatisch berücksichtigt faire Verteilung von Wochend-Diensten und Nachtschichten Dienstplangestaltung Als Verantwortlicher für die Dienstplanung haben Sie alles im Blick: Zeitgleich können Sie alle planungsrelevanten Parameter erfassen. So sind z. B. Stundenvorträge und Sollplanungssaldi direkt einsehbar. Neben Arbeitszeiten können auch Arbeitsinhalte geplant werden. Zahlreiche Informationen zu jedem Dienst sind hinterlegbar. lässt sich an Ihre einrichtungsspezifischen Strukturen und Konzepte anpassen. Das Dienstplanlayout ist nach Ihren Vorstellungen konfigurierbar, so dass die optische Form der Ihnen bekannten Papierplanansicht entspricht. Sie entscheiden, welche Mitarbeiter-Angaben sichtbar sind, wie die Dienst-Symbole aussehen, welcher Planungszeitraum angezeigt wird, ob tarifliche und gesetzliche Prüfungen eingeblendet werden, welche Kriterien bereichsbezogene Prüfungen abfragen etc. unbegrenzt viele, frei definierbare Planungszeiträume /-ansichten Rahmenplanung durch mitarbeiterindividuelle Dienstfolgen mehrere Dienste pro Mitarbeiter und Tag abbildbar Ausdruck in beliebigen Formaten und nach variablen Zeiträumen Sollplanfestlegung und Istplanabschluss auch für einzelne Mitarbeiter Anzeige von Prüfungen (tarifliche, gesetzliche etc.) direkte Anzeige von differenzierten Stundenvorträgen bzw. Istplanungssalden Übersichtlich Wichtige Detailinformationen der Mitarbeiter auf einen Blick. Grafische Markierung von Regelverletzungen Automatischer Hinweis auf Verletzungen von Tarifund Betriebsvereinbarungen sowie Arbeitsverträgen etc. Simpel Schnelles Eintragen von Diensten durch einfaches Schieben der Symbole in den Plan (Drag & Drop). 6 7

5 Anschaulich Grafische Markierung von tariflichen Regelverstößen. Zielführend Grafische Markierung von über- oder unterplantem Personaleinsatz (Blau: zu viel Rot: zu wenig Personal). Dienste bedarfsgerecht planen Anzeige der Auslastungssituation sowie des Pflege-/ Betreuungsbedarfs. Soll-Dienstplan mit uhrzeitgenauer Prüfung zur optimalen Personalplanung. Uhrzeitgenaue Besetzungsprüfung. Dienstfolgen, Rahmenpläne, Szenario- Manager Rahmenpläne und Dienstfolgen bieten Unterstützung bei der Dienstplanung. Durch das Hinterlegen von Rahmenplänen füllen Sie schnell und effizient Ihre Planung und garantieren den Mitarbeitern einen Dienstplan mit wiederkehrenden Schichten, auf den Sie sich verlassen können. Was wäre, wenn -Szenarien können in der Entwurfs-Phase nach Belieben simuliert und gespeichert werden. Vergleichen Sie Ihre Entwürfe und verwenden Sie die beste Variante für die weitere Planung. langfristige Planungsmöglichkeit für eine schnelle Dienstplan-Abstimmung unter den Mitarbeitern Testen von Planungsmodellen mit Echtdaten (losgelöst von den Echtplänen) Simulation und Speicherung von Szenarien (z. B. Nettoverfügbarkeitsmodell), ohne Beeinflussung der Echtpläne Controlling: Mit wenigen Handgriffen rechnet Vivendi den Jahresplan der nächsten Planperiode neu, sodass Sie kostenminimale Einsatzplanungsmodelle durchspielen und übernehmen können Vertretungssuche bei Planänderungen Mit setzen Sie dem mühsamen Durchsuchen von Plänen nach einer Vertretung ein Ende! Bei Unterbesetzungen oder Krankheitsvertretungen erhalten Sie mit nur einem Mausklick eine Liste mit Vorschlägen für verfügbare Mitarbeiter und deren Kontaktdaten. Unterstützung bei Vertretungssuche durch zielgenaue Ergebnisse Anzeige der Vor - und Folgetagdienste Qualifikations -Filter bereichsweise eingrenzbare Suche Prüfungen zum Personaleinsatz Unterstützung erhält der Dienstplaner durch die im Dienstplan einschaltbaren Prüfungen: Dienstplan- Fehler, wie Über - oder Unterbesetzung, werden hier farblich gekennzeichnet. Während die tariflichen und gesetzlichen Prüfungen Regelverstöße z. B. zur Höchstarbeitszeit, zu den Mindestpausen oder zur Ruhezeit zwischen den Diensten aufzeigen, werden bei den Bereichsprüfungen automatisch die von Ihnen gesetzten Kriterien überprüft. Dabei sind beispielsweise quantitative und qualitative Besetzungsprüfungen sowohl bereichsbezogen als auch bereichsübergreifend anzeigbar. Die Bedarfsprüfungen können auf Basis von Minuten, Stunden oder VK-Stellen erfolgen und werden unter den Bereichsprüfungen im Dienstplan aufgeführt. Die zu Grunde liegenden Werte können entweder als Einstufungen pro Bereich automatisch aus Vivendi NG oder als Soll- bzw. Istzeiten aus Vivendi PD übernommen oder als feste Werte hinterlegt werden. konkrete Planungshilfe für den Dienstplaner: z. B. farbliche Kennzeichnung von Regelverstößen gesetzliche und tarifrechtliche Prüfungen Prüffunktion für Opt-out-Regelungen quantitative und qualitative Besetzungs prüfungen uhrzeitgenaue Besetzungsprüfungen Abwesenheitsprüfungen Pflege- / Betreuungsbedarfsprüfungen (Minuten, Stunden oder VK -Stellen) 8 9

6 Zeiterfassung, -verarbeitung und -buchung Die Erfassung der Ist-Zeiten kann entweder im Dienstplan, mit Vivendi Mobil, über den SelfService oder mittels Zeiterfassungsterminals erfolgen. Neben der eigentlichen Leistungsdokumentation er fas sen Sie mit Vivendi Mobil Arbeits-, Fahrt - und Rüstzeiten ganz nebenbei und geben diese an Vivendi PEP weiter. Dadurch sind Ist-Zeiten immer aktuell ganz ohne manuelle Eingabe im Dienstplan. Zur Arbeitszeiterfassung sind Terminals führender Anbieter wie Datafox oder Kaba einsetzbar. Mittels Fingerabdruck oder Transponder stempeln die Mitarbeiter ihre Kommen- und Gehen- Zeiten inklusive Berücksichtigung von Pausen, Behördengängen oder Arztbesuchen. Die Stempelzeiten erscheinen direkt im Dienstplan und können dort ggf. korrigiert ins Ist übernommen werden. Zeiterfassungsprotokoll im Vivendi PEP SelfService. Dank orts- und zeitunabhängigem Zugriff auf persönliche Vivendi PEP-Daten (zum Beispiel erfasste Ist-Stunden) eröffnet der SelfService Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität. Das Modul ist browserbasiert und läuft auch auf mobilen Geräten wie zum Beispiel Smartphones oder Tablets. Webbasierter SelfService Mithilfe des SelfService können Mitarbeiter per Web-Browser auf die persönlichen -Daten zugreifen. Jeder Mitarbeiter kann seine Dienste für den Monat einsehen und ausdrucken, bei Bedarf seine Stammdaten korrigieren, sich seine Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht sowie sein Urlaubskonto anschauen und Urlaubsanträge stellen. Zudem ermöglicht der SelfService die Erfassung von Arbeitszeiten. Änderungen werden erst nach der Genehmigung wirksam. Funktionen und Vorteile auf einen Blick papierlose Kommunikation (z. B. elektronischer Urlaubsantrag) Einsicht und Bearbeitung eigener Stammdaten monatliche Dienste in Listenform Eintragen von Wunschdiensten individuelle Urlaubs- / Abwesenheitsübersicht Funktion zur Arbeitszeiterfassung (freie Eingabe oder Stempelfunktion) Einsicht des Bereichsdienstplans Der Saldo des Arbeitszeitkontos sowie der Urlaubskontostand können ebenfalls am Zeiterfassungsterminal angezeigt werden. So erhalten Mitarbeiter schnell Auskunft über ihre Ist -Stunden. Funktionen und Vorteile auf einen Blick zeitsparend durch Entfall manueller Arbeitszeitnachweise schnellerer Informationsfluss und verkürzte Informationswege exakte Ermittlung der Zeiten Vorgabe von Karenzzeiten möglich, die bei Zeitbuchungen berücksichtigt werden Transponder können zusätzlich als Schlüssel zur Tür - / Schrankenöffnung oder als Kredit karte in der Kantine genutzt werden Elektronisches Zeiterfassungs- Terminal: Die Personalzeiten werden direkt an Vivendi übertragen und ausgewertet. 0

7 Stundenstatistik in. Rückstellung für die Bilanz. Das Beispiel zeigt die Nettoverfügbarkeitsauswertung mit grafischem Verlauf im Kalenderjahr. Die Microsoft Excel-Integration ermöglicht die Modifikation sowie die schnelle Aktualisierung von Berichten. Personalcontrolling mithilfe des Kennzahlen-Cockpits Im Kennzahlen-Cockpit erstellen Sie umfangreiche und aussagekräftige Auswertungen. Das Modul verbindet Abrechnungsdaten aus Vivendi NG mit Dokumentationsdaten aus Vivendi PD und vergleicht diese mit Daten aus der Dienstplanung in. Betrachtungen für das Personalcontrolling anhand des Stellenschlüssels und der Auslastungssituation sind somit in einem Bericht darstellbar. Auch Ausfallstatistiken und Nettoverfügbarkeitsberechnungen können hier berechnet werden. Die detaillierte Rechtevergabe schützt Auswertungen vor unberechtigtem Zugriff. Dank der Exportfunktion können ebenfalls Daten für Business-Intelligence- Systeme und andere externe Auswertungs- / Controlling-Module bereit gestellt werden. Auswertungen und Statistiken Sämtliche in eingegebene Daten sind in Listenform darstellbar. Schnell lässt sich beispielsweise die Liste mit dem Personalbestand für die Pflegestatistik oder die vom MDK geforderte Personalliste erzeugen. Alle Auswertungen sind als Microsoft Excel- sowie als PDF -Datei exportierbar auch direkt in das Vivendi Dateimanagement. Auf Wunsch passen wir Auswertungen Ihren Bedürfnissen an. Zudem vereinfacht die Erstellung der Bilanz für Ihre Einrichtung. Stundensätze, Monatsbrutto und beliebige andere Beträge können erfasst oder aus der Lohnbuchhaltung importiert werden. liefert daraufhin die bilanziellen Rückstellungswerte auf Knopfdruck. Vivendi erstellt Listen automatisch als Excel- oder PDF -Datei. Damit haben Sie die Möglichkeit, Listen individuell weiterzuverarbeiten. anwenderorientiertes Controlling-Instrument hohe Flexibilität bei einfacher Bedienbarkeit Über besetzung / Unterbesetzung monatliches Reporting für die Einsatzplanung alle Statistiken auch druckbar Microsoft Excel- und PDF -Export Anpassungsmöglichkeit der Reports nach Ihren Vorstellungen Werte aus sind auch im Kennzahlen-Cockpit nutzbar

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