Rechnungshof Baden-Württemberg

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1 Rechnungshof Baden-Württemberg Querschnittsuntersuchung Organisation und Wirtschaftlichkeit der Gebäudereinigung Beratende Äußerung nach 88 Abs. 2 LHO April 1996

2 Seite Zusammenfassung 1 1 Methodische Hinweise Ausgangslage und Zielsetzung PrOfungsinhalte Ablauf und Vorgehenswelse Berichtsaufbau und LeserfOhrung Begriffsdefinitionen 9 2 Ergebnisse bisheriger Gutachten und Analysen 11 3 Darstellung und kritische Bewertung des Ist-Zustandes Allgemeines Zuständigkeiten und Rechtsgrundlagen Problematik des Datenmaterials Anteile der Reinigungssysteme Aufteilung nach Objekten und Bodenflächen Bodenflächen insgesamt Kosten der Reinigung Fremdreinigung Zuständigkeiten und Rechtsgrundlagen Ergebnisse der Erhebungen Personalsituation bei den Staatlichen Liegenschaftsämtern Objekte und Bodenflächen Reinigungsverträge, Auftragnehmer, Ausschreibungsverhalten Kosten DV-Einsatz Glasreinigung Weitere Feststellungen Schwerpunktprofung "Gebäudereinigung" durch die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter Organisatorische Mängel Mängel bei Ausschreibung und Vergabe Mangelhafte Festlegung der Reinigungsanforderungen Mangelhafte Kontrolle der Reinigungsleistungen Ärgernisse, Anregungen und Vorschläge aus der Sicht der Staatlichen Liegenschaftsämter Zusammenfassende Bewertung der Aufgabenwahrnehmung Eigenreinigung Zuständigkeiten und Rechtsgrundlagen Ergebnisse der Erhebungen Reinigungssystem AUfgabenwahrnehmung Personalsituation Kosten Betreute Bodenfläche je Reinigungskraft Raumarten Reinigungsintervalle Reinigungsflächen Reinigungsleistungen Reinigungsgeräte und Reinigungsmitlel Ärgernisse, Anregungen und Vorschläge aus Sicht der nutzenden Verwaltungen Bewertung der Feststellungen zur Aufgabenwahrnehmung bei Eigenreinigung 60

3 Seite 3.4 Aufgabenwahrnehmung bei den von der zentralen Bewirtschaftung ausgenommenen Stellen Aufgabenwahrnehmung bei den Klinika des Landes Aufgabenwahrnehmung bei den Psychiatrischen Landeskrankenhäusern Daten der Universitäten 64 4 Vorschläge zur künftigen Aufbau- und Ablauforganisation (Soll-Zustand) Allgemeine Vorschläge Allgemeines Organisatorische Anforderungen und Zuständigkeiten Zuständigkeiten und Aufgabenzuordnungen Organisationsalternativen Konkretisierung der Zuständigkeits- und Aufgabenbereiche Inhaltliche Anforderungen (Wirtschaftlichkeitsdaten) Kostendaten Leistungsdaten Personelle Ausstattung DV-Einsatz Weitere konkrete Vorschläge für Kostensenkungsmaßnahmen Reduzierung der Grundreinigung Optimale bauseitige Reinigungsbedingungen schaffen Nutzerverhalten Grenzen von Kostensenkungsmaßnahmen Grundlagen zur Optimierung der Reinigung Berichtswesen Einführung eines Controlling für den Bereich Gebäudereinigung Detail-Vorschläge zur Fremdreinigung Optimierung der Vergabe Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung Bewertung der Angebote Allgemeine Vertragsbedingungen des Landes Baden-Württemberg für Reinigungsarbeiten Bieterkartei Kontrolle der Vertragsleistungen 4.3 Detail-Vorschläge zur Eigenreinigung Organisatorische Basisarbeiten Personalbedarfsberechnung Reviereinteilung AUfgabenbeschreibung Anpassung der Arbeitszeiten an die örtlichen Gegebenheiten Vertretungsregelung Einsatz von rationellen Reinigungsverfahren Einsatz von Reinigungsgeräten und -mitteln Kontrolle der Reinigungsleistung Steigerung der Motivation der Reinigungskräfte Beteiligung des Personalrats Umsetzungsstrategie für die Kostensenkungsmaßnahmen

4 Wirtschaftlichkeitsanalysen und Einsparpotentiale 5.1 Vorbemerkung Methodik Einsparpotentiale durch Optimierung der Leistungswerte 5.2 Fremdreinigung Methodische Analyse der Wirtschaftlichkeit Unterhaltsreinigung Glasreinigung Wirtschaftlichkeitsvergleich zwischen den Staatlichen Liegenschaftsamtern Einsparpotentiale durch Reduzierung der Reinigungsintervalle Gesamtbewertung der Wirtschaftlichkeit 5.3 Eigenreinigung Methodische Analyse der Wirtschaftlichkeit Einsparpotentiale durch Erhöhung der Reinigungsintervalle und der Reinigungsleistungen Sozialvertragliche Umsetzung der Vorschiage zur Eigenreinigung 5.4 Übertragung der Untersuchungsergebnisse auf die von der zentralen Bewirtschaftung ausgenommenen Stellen 6 Fremdreinigung oder Eigenreinigung 6.1 Vorbemerkung 6.2 Problematik bisheriger Kostenvergleiche Kostenvergleich Eigenreinigung mit Fremdreinigung Kostenvergleiche innerhalb der Reinigungssysteme 6.3 Bewertung nichtmonetarer Faktoren Vorteile der Fremdreinigung gegenüber der Eigenreinigung Vorteile der Eigenreinigung gegenüber der Fremdreinigung Vorteile einer Mischreinigung Beschaftigung nichtsozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer 6.4 Grundlagen für Wirtschaftlichkeitsvergleiche und Schwachstellenanalysen Bildung von Kennzahlen Bildung von Richtwerten Raumartbezogene Richtwerte für Reinigungsleistung und Reinigungsintervalle Bildung weiterer Richtwerte Bewertung der Aussagekraft von Kostenrichtwerten 6.5 Strategie zur Auswahl des optimalen Reinigungssystems 6.6 Effizienzüberprüfung des praktizierten Reinigungssystems 6.7 Berechnung der optimalen Reinigungsmischform 7 Schlußbemerkung und Stellungnahmen der Ressorts Seite

5 -IV - Abkürzungen AG AN AVR AS BORH CLUA DS DV EG FH FM FR StHBA IM KA KGSt LfU LHO LOK LPD LUFA MTL 11 MWF ÖTV OFD OG OLG OSA PD PH PLK PP PR RH RK RPA SSV StLA VermA VOL VwV WKD ZKM Arbeitsgruppe Auftragnehmer Allgemeine Vertragsbedingungen des Landes Baden-Württemberg für Reinigungsarbeiten AußensteIle Bayerischer Oberster Rechnungshof Chemische Landesuntersuchungsanstalt Drucksache Datenverarbeitung Erdgeschoß Fachhochschule Finanzministerium Freiburg. Staatliches Hochbauamt Innenministerium Karlsruhe Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwallungsvereinfachung Landesanstalt für Umweltschutz Landeshaushaltsordnung Landesoberkasse Landespolizeidirektion Staatliche Landwirtschaftliche Untersuchungs- und Forschungsanstalt Augustenberg Manteltarifvertrag für Arbeiter der Länder Ministerium für Wissenschaft und Forschung Gewerkschaft Öffentliche Dienste, Transport und Verkehr Oberfinanzdirektion Obergeschoß Oberlandesgericht Oberschulamt Polizeidirektion Pädagogische Hochschule Psychiatrisches Landeskrankenhaus Polizeipräsidium Polizeirevier Rechnungshof Reinigungskraft Staatliches Rechnungsprüfungsamt Staatsschuldenverwaltung Staatliches Liegenschaftsamt Vermessungsamt Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen Verwaltungsvorschrift Wirtschaftskontrolldienst Zentrum für Kunst und Medientechnologie

6 Zusammenfassung 1 Bundesweit haben sich Gutachter und öffentliche Institutionen mit der Organisation und der Wirtschaftlichkeit der Gebäudereinigung auseinandergesetzt. In Baden-Württemberg hat man diesem Aufgabenfeld in der Vergangenheit zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt mit der Folge, daß weder Aussagen zu den Kosten noch zu den Leistungen der Gebäudereinigung gemacht werden können. Dies war Anlaß für die Querschnittsuntersuchung des RH; sie bezogen sich schwerpunktmäßig auf die unter die zentrale Bewirtschaftung der Liegenschaftsverwaltung fallenden Dienststellen. Nachdem aber über die Hälfte der Reinigungsausgaben bei den Universitäten und Klinika des Landes anfallen, wurden dort ergänzende Daten erhoben. In keinem anderen Aufgabenbereich konnten bisher ähnlich große Einsparpotentiale festgestellt werden. 2 Das Land muß jährlich rd. 300 Mio. DM für die Gebäudereinigung aufbringen. 107 Mio. DM entfallen auf die Vergabe von Reinigungsaufträgen an Fremdfirmen. Entgegen allen bisherigen Aussagen werden landesweit noch über die Hälfte der Gebäude mit eigenem Personal gereinigt (Nr ). 3 Die Zuständigkeiten für die Fremdreinigung und die Eigenreinigung fallen auseinander. Die Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsarbeiten fällt weitgehend in die zentrale Zuständigkeit der Staatlichen Liegenschaftsämter. Für die Eigenreinigung ist jede einzelne Dienststelle selbst zuständig. Sie ist damit verantwortlich für die Festlegung des Reinigungsumfanges, die Einstellung und den Einsatz des Reinigungspersonals, die Kontrolle der Reinigungsleistungen und die Bereitstellung der Haushaltsmittel. Fehlende Transparenz von Kosten- und Leistungsdaten sowie das Auseinanderfallen der Zuständigkeiten bei der Gebäudereinigung haben aussagefähige Wirtschaftlichkeitsanalysen und -vergleiche zwischen der Eigen- und der Fremdreinigung verhindert. 4 Der Personaleinsatz bei den einzelnen Staatlichen Liegenschaftsämtern ist höchst unterschiedlich und sollte auf der Basis dieser 'Untersuchung überprüft werden. Trotz jahrelanger Entwicklungsarbeit müssen die Liegenschaftsämter noch weitgehend ohne DV-Unterstützung auskommen. Rationalisierungseffekte und Einsparpotentiale bleiben ungenutzt, Marktanalysen und Quervergleiche sind nur mit hohem Aufwand zu erstellen (Nr. 3.2).

7 - 2-5 Die Staatlichen Liegenschaftsämter haben mit 491 Reinigungsfirmen über Verträge abgeschlossen. Öffentliche Ausschreibungen vor Abschluß von Verträgen sind in der Praxis eher die Ausnahme, obwohl sie vorgeschrieben sind. Nur 56 v.h. aller Reinigungsaufträge basieren auf Öffentlichen Ausschreibungen. Im Bereich eines Amtes wurde hierauf bis zur Prüfung gänzlich verzichtet. Es ist wohl kein Zufall, daß bei diesem Amt für die Reinigung je m 2 Bodenfläche mit 35 DM der höchste durchschnittliche Quadratmeterpreis aller Staatlichen Liegenschaftsämter bezahlt wird. Im Landesdurchschnitt liegen die Preise bei 23,77 DM/m 2 Das Staatliche Liegenschaftsamt Stuttgart mit dem weitaus größten Vergabevolumen bezahlt durchschnittlich sogar nur 20,73DM/m 2 ; 90 v.h. der Verträge wurden hier öffentlich ausgeschrieben. Hätte das "teuerste Staatliche Liegenschaftsamt" auf dieser Preisbasis vergeben, wären allein bei diesem Amt 3,5 Mio. DM jährlich einzusparen gewesen. Dies unterstreicht, daß die Öffentliche Ausschreibung ein ganz wesentlicher Faktor für die Sicherung des Wettbewerbs und die Realisierung günstiger Preise ist (Nr. 3.2). 6 Aufgabenüberschneidungen, eine teilweise unzureichende Aufgabenerledigung und auseinanderfallende Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten führen trotz einheitlicher Vergaberegelungen zu erheblichen Mängeln bei der Abwicklung von Reinigungsaufträgen. Beispielsweise wird der Einsatz von Aushilfskräften nicht einheitlich gehandhabt, Reinigungsleistungen werden ungenügend kontrolliert bzw. aus mangelhaften Reinigungsleistungen keine Konsequenzen gezogen. Die Aufmaße für die zu reinigenden Bodenflächen sollten von den Staatlichen Hochbauämtern zur Verfügung gesteilt werden. Sie werden jedoch überwiegend von den Nutzern, den Staatlichen Liegenschaftsämtern oder im Extremfall sogar von den Firmen selbst erstellt. Die mit der zentralen Vergabe von Reinigungsleistungen bei den Staatlichen Liegenschaftsämtern erwarteten Einspar- und Synergieeffekte wurden in vielen Liegenschaftsamtsbezirken nicht erreicht (Nr. 3.2). 7 Durch eine Optimierung der Aufgabenwahrnehmung im Sinne der vom RH aus der Ist-Analyse erarbeiteten Verbesserungsvorschläge, insbesondere bei der Vergabe, und einer bedarfsorientierten Reduzierung der Reinigungshäufigkeiten lassen sich bei der Vergabe von Reinigungsleistungen landesweit mindestens 7,2 Mio. DM jährlich einsparen. Das FM sollte die Hinweise des RH als Grundlage für ein vereinfachtes Benchmarking nutzen (Nr. 5.2).

8 - 3-8 Um ein Bild der Situation bei der Eigenreinigung zu erhalten, hat der RH bei allen Dienststellen in Karlsruhe und bei einigen Dienststellen in Freiburg Angaben zur Organisation und Aufgabenwahrnehmung erhoben. Die meisten Dienststellen haben ihren Personalbestand über Jahre hinweg unreflektiert fortgeschrieben und nicht überprüft. Auf Grund mangelnder Kostentransparenz und fehlender Einsparzwänge liegen kaum Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zum eigenen Reinigungssystem vor. Vielfach sind nicht einmal die Personalkosten, die als Pauschalmittel bei Tit ausgewiesen werden, für die eigenen Reinigungskräfte bekannt. Aus der bisherigen Veranschlagungspraxis im Haushalt lassen sich keine Aussagen zu den insgesamt vom Land beschäftigten Reinigungskräften ableiten (Nr. 3.3). 9 Die großen Spannbreiten bei den Kosten- und Leistungsdaten der Eigenreinigung weisen auf eine uneffiziente Aufgabenerledigung hin. So schwanken z.b. bei den Verwaltungsgebäuden - die Reinigungskosten je m 2 Bodenfläche von 21 DM bis 89 DM, - die Reinigungsleistungen je Stunde von 30 m 2 bis 193 m 2 und - die betreute Bodenfläche je Reinigungskraft von 536 m 2 bis m 2 Ursachen hierfür sind überzogene Reinigungsanforderungen der Nutzer und zu niedrig angesetzte Reinigungsleistungen. Die Auswirkungen auf die Reinigungskosten sind gravierend. Das Oberlandesgericht Karlsruhe, das den Personalbedarf in seinem Zuständigkeitsbereich analytisqh ermittelt, unterstreicht die positiven Möglichkeiten einer gezielten Befassung mit dem Personalbedarf bei der Eigenreinigung (Nr ). 10 Durch Anpassung der Reinigungsintervalle an die bei der Fremdreinigung üblichen Intervalle ließen sich bei den untersuchten Dienststellen die Eigenreinigungskosten um ein Drittel verringern. Einsparungen darüber hinaus wären durch eine bedarfsgerecht festgelegte Reinigung erzielbar. Die durchschnittliche Reinigungsleistung der eigenen Reinigungskräfte liegt bisher bei rd. 105m 2 /Std. Auf Grund der Erhebungen hält der RH eine Reinigungsleistung von mindestens 144m 2 /Std. für realisierbar; schon jetzt werden bei einzelnen Dienststellen mit eigenen Reinigungskräften Reinigungsleistungen von bis zu 190 m 2 /Std. erreicht. Durch Reduzierung der Reinigungsin-

9 - 4 - tervalle und Anhebung der Reinigungsleistungen lassen sich in der Eigenreinigung (ohne Universitäten, Klinika, PLK) etwa 38 Mio. DM jährlich einsparen (Nr. 5.3). 11 Die derzeitige Aufbau- und Ablauforganisation sind für eine funktionsgerechte Aufgabenerfüllung nicht geeignet. Gerade die auseinanderfallenden Zuständigkeiten für die Fremd- und Eigenreinigung wirken sich nachteilig auf die Effektivität und Effizienz aus. Die Gebäudereinigung ist sich weitgehend selbst überlassen, wohl weil sie zu trivial erschien. Die Neuorganisation der Gebäudereinigung muß sowohl den organisatorischen Bereich (Zuständigkeiten) als auch den inhaltlichen Bereich (Wirtschaftlichkeitsdaten) umfassen. Der RH hat hierzu alternativ zwei Organisationsszenarien entwickelt. Szenario 1 baut auf der derzeitigen zentralen Zuständigkeit der Liegenschaftsverwaltung für die Gebäudebewirtschaftung auf und geht von der organisatorischen Zusammenführung der Aufgaben von Fremd- und Eigenreinigung aus. Es unterteilt die Verantwortlichkeiten und Befugnisse in strategische, taktische und operative. Aufgaben. Die klare Trennung der Aufgabenbereiche und die ganzheitlichen Aufgabenzuschnitte stellen eine kurzfristig umsetzbare Lösung dar. Szenario 2 geht von dezentralen Zuständigkeitsstrukturen und einer Steigerung des Kostenbewußtseins vor Ort aus. Bei verschiedenen Pilotämtern des Landes wird derzeit die dezentrale Budgetverantwortung erprobt. Auf der Basis einer Kosten- und Leistungsrechnung kann die Budgetverantwortung auch für das Reinigungswesen den einzelnen Dienststellen übertragen werden. Die Aufgaben der Staatlichen Liegenschaftsämter beschränken sich dann auf Beratungs- und Informationsdienste (Servicecenter). Eine optimale Aufgabenwahrnehmung und die Realisierung der aufgezeigten Einsparpotentiale setzt bei beiden Organisationsalternativen voraus, daß den Dienststellen Informationen (Kennzahlen zu Kosten- und Leistungsdaten) aktualisiert zur Verfügung stehen. In Verbindung mit dem vorgeschlagenen Aufbau eines Reinigungscontrolling werden sowohl für die Fremd- als auch für die Eigenreinigung die Grundlagen für eine kontinuierliche Optimierung der Wirtschaftlichkeit der Gebäudereinigung geschaffen (Nr ). 12 Die üblichen Vorurteile, nach denen die Eigenreinigung teurer aber besser ist und die Fremdreinigung kostengünstiger aber schlechter, können so pauschaliert nicht aufrechterhalten werden. Die bisherigen Vergleiche zwischen den Reinigungssystemen, die in der Regel die Kosten einer nicht optimierten Eigenreinigung den Kosten einer

10 - 5 - optimierten Fremdreinigung gegenüberstellten, sind wenig aussagekräftig, weil sie wesentliche Beurteilungskriterien (u.a. unterschiedliche Leistungsvorgaben und Nutzungsarten) außer acht lassen (Nr. 6.2). Nach den Feststellungen des RH ist der Kostensatz für eine Reinigungsstunde bei beiden Reinigungssystemen fast identisch. Die Vorteile der Fremdreinigung resultieren aus höher kalkulierten Reinigungsleistungen und reduzierten Reinigungsintervallen. Diesen beiden Kostenfaktoren muß zukünftig in der Eigenreinigung mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden (Nr ). 13 Um eine möglichst pragmatische und kurzfristige Umsetzung der aufgezeigten Einsparpotentiale zu erzielen, schlägt der RH vor, die bei den Dienststellen derzeit praktizierten Reinigungssysteme zunächst unabhängig voneinander zu optimieren. Erst danach sind auf das konkrete Objekt bezogene Überlegungen bzw. Berechnungen zu Reinigungsalternativen anzustellen. Diese Vorgehensweise ist insbesondere deshalb notwendig, weil die üblicherweise pauschal erhobene Forderung nach Ausweitung oder gar vollständiger Vergabe der Reinigungsleistungen in den meisten Fällen kurzfristig nicht umsetzbar ist. Im Gegensatz dazu lassen sich die Einsparpotentiale bei der Eigenreinigung in einer sozialverträglichen Weise dadurch sukzessive ausschöpfen, daß ein vorhandener Personalüberhang von Reinigungskräften durch natürliche Fluktuation, durch freiwillige Reduzierung von Arbeitszeiten und durch die Übernahme bisher fremdgereinigter oder neu hinzukommender Flächen abgebaut wird (Nm und 5.3.3). 14 Der RH hat für künftige Wirtschaftlichkeitsvergleiche und Schwachstellenanalysen die Methodik zur Bildung von raumartbezogenen Kennzahlen und Richtwerten und eine Strategie für deren praktische Anwendung aufgezeigt (Nm. 6.4 und 6.5). Zur Berechnung des Personalbedarfs für die Eigenreinigung können anstelle analytischer Erhebungen zunächst die auf Grund der Untersuchung gewonnenen empirischen Richtwerte zu Reinigungsintervallen und Reinigungsleistungen verwendet werden. Wegen der enormen Einsparmöglichkeiten bei der Eigenreinigung und dem Erfordernis einer möglichst zeitnahen Realisierung hat der RH einen Vordruck für eine erste überschlägige Analyse des Personal-1st-Bestandes erstellt (Anlage 4). Die Dienststellenleiter sollen dadurch in die Lage versetzt werden, Schwachstellen beim Personal-1st-Bestand zu erkennen und Maßnahmen zur Gegensteuerung unmittelbar einzuleiten. Das FM beabsichtigt, diese Berechnungen bereits in die anstehenden Planbesprechungen zum Haushalt 1997/1998 einzubeziehen.

11 - 6 - Die wichtigsten Daten auf einen Blick A Für Dienststellen, die unter die Bewirtschaftung der Liegenschaftsverwaltung fallen: Eigenreinigung Fremdreinigung +Reinigungskosten ,0 Mio. DM 50,15 Mio. DM + Kosten/m 2 Bodenfläche/Jahr - Durchschnitt 23,77 DM - StLA Karlsruhe 0 35,14 DM -.StLA Stuttgart 0 20,73 DM - Dienststellen im Bezirk Freiburg 0 44,81 DM - Dienststellen im Bezirk Karlsruhe 0 40,81 DM +Kosten je Reinigungsstunde - empirisch ermittelter Stundensatz 27,00 DM 26,45 DM +Reinigungsleistung je Stunde - Freiburg m 2 /Std. 172 m 2 /Std. - Karlsruhe m 2 /Std. +Reinigungsintervalle - Verhältnis Bodenfläche zur monatlichen Reinigungsfläche 0 14,4 10,1 + Einsparpotentiale - durch Optimierung der Vergabe 4,5 Mio. DM - mit reduzierten Reinigungsintervallen 2,7 Mio. DM - bei Anwendung der AVR Intervalle und Erhöhung der Reinigungsleistung auf 0144 m 2 /Std. 38,0 Mio. DM + Gesamteinsparpotential 38,0 Mio. DM 7,2 Mio. DM B Reinigungskosten der Universitäten, Klinika, PLK, Landtag, Kap. 0330: Eigenreinigung 102,4 Mio. DM Fremdreinigung 56,83 Mio. DM C Reinigungskosten des Landes insgesamt: Eigenreinigung 186,4 Mio. DM Fremdreinigung 107,0 Mio. DM

12 - 7-1 Methodische Hinweise 1.1 Ausgangslage und Zielsetzung Über die Reinigung der Gebäude des Landes wird nur wenig gesprochen. Saubere Büroräume, Labors, Hörsäle, Krankenzimmer, Sanitäranlagen etc. werden als selbstverständlich vorausgesetzt. Nur bei Mißständen wird Unmut geäußert und dabei gelegentlich auch über die Vor- und Nachteile der Fremdreinigung durch Reinigungsunternehmen oder der Reinigung mit eigenen Reinigungskräften diskutiert. Inhaltlich ist diese Diskussion weitgehend schablonenhaft festgelegt; die Reinigung durch eigene Kräfte gilt als besser, die Fremdreinigung als erheblich kostengünstiger. Obwohl die Kosten der Reinigung in den letzten Jahren ständig gestiegen sind und nach Untersuchungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung in Köln bereits jährlich 5 v.h. der Neubaukosten betragen, hat man in Baden Württemberg diesem Aufgabenfeld seit längerer Zeit keine Aufmerksamkeit mehr geschenkt. Dies war für den RH Anlaß, die Organisation und Wirtschaftlichkeit der Gebäudereinigung landesweit zu untersuchen. Eine wichtige Zielsetzung war hierbei von Anfang an, den Entscheidungsträgern und Nutzern mit diesem Bericht einen praktischen Ratgeber zur Verfügung zu stellen, der ihnen künftig eine objektorientierte Auswahl und Festlegung des wirtschaftlichsten Reinigungssystems bzw. eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit und Optimierung des praktizierten Reinigungssystems ermöglichen soll. Die Querschnittsuntersuchung wurde von Oberregierungsrat Stengel und den Oberrechnungsräten Kretz und Wenz durchgeführt. 1.2 Prüfungsinhalte Den Schwerpunkt der Prüfung bildete die Unterhalts- und Grundreinigung bei den unter die zentrale Bewirtschaftung der Liegenschaftsverwaltung fallenden Dienststellen; die Glasreinigung wurde nur teilweise einbezogen. Randbereiche wie das Reinigen von Kaminen, Schmutzmatten, Vorhängen, Handtüchern, Öltanks usw. blieben unberücksichtigt. Auf diese Bereiche sind die Feststellungen und Vorschläge dieses Berichtes aber grundsätzlich übertragbar.

13 Ablauf und Vorgehensweise Die Auswertung einer Vielzahl umfangreicher Gutachten, Denkschriftbeiträge anderer Länder und sonstiger Literatur bildete den Einstieg in die wichtigsten Themen- und Problemfelder der Gebäudereinigung. Zugute kamen dem RH die Erfahrungen und Kenntnisse der Rechnungsprüfungsämter (RPÄ), die in den Jahren 1993 und 1994 Schwerpunktprüfungen bei den Staatlichen Liegenschaftsämtern (StLÄ) zu diesem Themenkomplex durchgeführt hatten. Der RH hat per Fragebogen weitere Daten zur Fremdreinigung bei allen StLÄ erhoben. Bei 80 Behörden in Karlsruhe und bei 25 Behörden in Freiburg wurden Angaben zur Eigenreinigung (Stand: ) angefordert. Da auch Daten zu nachgeordneten Dienststellen geliefert wurden, kamen über 200 Fragebögen zur Auswertung. Die schriftlichen Erhebungen wurden ergänzt durch Gespräche mit Reinigungsfirmen sowie mit Fachleuten aus den verschiedensten Bereichen der Landesverwaltung und Privatunternehmen. 1.4 Berichtsaufbau und Leserführung Im Anschluß an die methodischen Hinweise (Nr. 1) werden unter Nr. 2 die wichtigsten Inhalte bisheriger Gutachten und Analysen dargestellt. Nr. 3 enthält die Auswertungen zu den schriftlichen Erhebungen des RH und der RPÄ und faßt den Ist-Zustand der Fremd- (Nr. 3.2) und der Eigenreinigung (Nr. 3.3) in Baden-Württemberg zusammen. In Nr. 4 werden Vorschläge zur künftigen Organisation (Soll-Konzeption) unterbreitet. Eine Analyse der Wirtschaftlichkeit des Ist-Zustandes und eine Berechnung möglicher Einsparpotentiale bei der Gebäudereinigung enthält Nr. 5. Die Ausführungen in Nr. 6 sollen den Entscheidungsträgern Hilfestellung bei der grundsätzlichen Entscheidung für Fremd- oder Eigenreinigung geben.

14 - 9 - Das folgende Schaubild zeigt den Berichtsaufbau und soll den Leser schnell zur ihn interessierenden Stelle des Berichts führen: 1.5 Begriffsdefiriitionen In der Gebäudereinigung werden viele Begriffe verwendet, die z.t. auch in der Fachliteratur eine unterschiedliche Bedeutung haben können. Um Mißverständnisse zu vermeiden, werden daher die in diesem Bericht verwendeten Begriffe vorab definiert: Bodenfläche Summe der zu reinigenden Fußbodenflächen (einschließlich der Treppen) eines Gebäudes. Glasreinigung 2- oder 4seitige Innen- und Außenreinigung von Fenstern aller Art mit oder ohne Rahmen (in der Regel 1 bis 2x jährlich).

15 - 10- Grundreinigung Gründliche Reinigung des Fußbodens (alte Schutzschicht beseitigen, neue Schutzschicht auftragen und versiegeln), der Einrichtungsgegenstände, Heizkörper, Türen etc. (bisher 1 bis 2x jährlich). Raumarten Differenzierung der Räume nach der jeweiligen Nutzung (z.b. Büro, Sanitär, Flure). Raumverzeichnis Verzeichnis aller Räume eines Gebäudes, differenziert nach Raumarten mit Angaben über die Bodenflächen, die Belagsarten sowie die jeweiligen Reinigungshäufigkeiten. Raumnutzungsgruppen Zusammenfassung mehrerer Räume mit gleicher oder ähnlicher Nutzungsart und gleicher Reinigungshäufigkeit (z.b. Speicher- und Kellerräume). Reinigungsarten Die für diese Untersuchung relevanten Reinigungsarten sind die Unterhaltsreinigung, die Grundreinigung und die Glasreinigung. Reinigungsfläche Die Reinigungsfläche wird aus der Bodenfläche unter Berücksichtigung der Reinigungshäufigkeit, bezogen auf einen bestimmten Zeitraum (z.b. monatlich) errechnet. Reinigungshäufigkeit (-intervalle) Zahl der Reinigungen einer bestimmten Raumart oder Raumnutzungsgruppe in einem bestimmten Zeitraum (z.b. 5malige Reinigung der Büroräume in zwei Wochen). Reinigungspläne Legen die konkret auszuführenden Reinigungsarbeiten in einem Objekt fest. Reinigungsrichtlinien Enthalten die Grundsätze für die Reinigung aller Dienstgebäude. Sie beinhalten z.b. Grundsätze zur Festlegung des Reinigungssystems, der Reinigungsanforderungen, der einzusetzenden Reinigungsgeräte und ReinigungsmiUel, Richtwerte für den Personalbedarf und Hinweise auf zu beachtende Vorschriften (z.b. Vergaberichtlinien).

16 Reinigungssysteme Es gibt drei Reinigungssysteme: die Fremdreinigung (Reinigung durch Vergabe an Reinigungsunternehmen), die Eigenreinigung (Reinigung mit eigenem Personal) und die Mischreinigung (Kombination dieser beiden Systeme). Reinigungsverfahren Belagsbezogene Methoden zur Schmutzbeseiligung (z.b. Feuchtwischverfahren, Naßwischverfahren, Automatenreinigung, Staubsaugen). Unterha/tsreinigung Tägliche oder turnusmäßige Gebäudeinnenreinigung. 2 Ergebnisse bisheriger Gutachten und Analysen 2.1 Zur Vorbereitung der Erhebungen wurden zahlreiche Gutachten und Berichte zum Thema Gebäudereinigung ausgewertet Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) in Köln hat dem Kostenfaktor Reinigung in den zurückliegenden Jahren große Bedeutung beigemessen. Seit 1979 wurden in elf Berichten 1 Vorschläge zum Thema Gebäudereinigung herausgegeben. Ihre inhaltliche Wiedergabe würde den Rahmen dieses Berichtes sprengen. Die KGSt hat sich vorwiegend mit der Personalbemessung, der Vergabe, der Organisation und den Reinigungsintervallen auseinandergesetzt. Der neueste Bericht 11/1994 stellt Einsparpotentiale in der Gebäudereinigung dar. Neben einer Vielzahl von MaßnahmenNorschlägen z.b. für den Bereich der Bauplanung, dem Einsatz von Reinigungsautomaten, der Reduzierung der Grundreinigung, werden in diesem Bericht die drei wichtigsten Maßnahmen, mit denen die Reinigungskosten gesenkt werden können, vorgestellt. Hierbei handelt es sich um: - Die Reduzierung der Reinigungsanforderungen und -häufigkeiten, - die Erhöhung der Reinigungsrichtwerte und die Einführung rationeller Reinigungsverfahren und - die Übertragung von Reinigungsarbeiten auf Reinigungsfirmen. 1Berichte Nm. 7179,18/79,2/81,15/81,19/82,22/82,2/87,6/89, 3190, 3/91, 3/92, 4/94,11/94

17 Der Bayerische Oberste Rechnungshof (BORH) hat bereits in seinem Jahresbericht für das Haushaltsjahr 1975 darauf hingewiesen, daß im Normalfall ein zweitägiger Reinigungsturnus für Dienstgebäude ausreichend ist; gleichzeitig wurde eine durchschnittliche Leistungsnorm je Reinigungskraft von m 2 Fläche genannt. Vergleichsberechnungen hatten ergeben, daß die Reinigung durch private Unternehmen im allgemeinen kostengünstiger ist als Eigenreinigung. Der BORH hatte auf Grund von Vergleichsberechnungen empfohlen, in geeigneten Fällen auf die kostengünstigere Fremdreinigung umzustellen. Im Jahresbericht 1988 hat der BORH auf Grund von Erhebungen bei zwei Kliniken diese Forderung wiederholt und zusätzlich Ausführungen zur Vergabe von Reinigungsaufträgen gemacht. Auf der Basis seiner Vorschläge konnten durch Neuausschreibungen allein bei zwei Kliniken 1 Mio. DM jährlich eingespart werden. Im Jahr 1990 hat der BORH zur Organisation des Reinigungsdienstes die Ergebnisse umfangreicher Erhebungen bei 133 Dienststellen veröffentlicht. Danach ergab sich für Bayern noch ein Eigenreinigungsanteil von rd. 40 v.h., obwohl die Eigenreinigung fast doppelt so teuer ist wie die Fremdreinigung. Die je vollbeschäftigter Reinigungskraft anzusetzende Fläche von m 2 je Tag wurde landesweit durchschnittlich um rd. 27 v.h. unterschritten (729 m 2 ftag); bei einigen Dienststellen aber auch übertroffen. Die Möglichkeit, einen zweitägigen Reinigungsturnus einzuführen, wurde insbesondere bei der Eigenreinigung nicht genutzt. Der Bundesrechnungshof hat 1994/1995 in einer Querschnittsprüfung die Wirtschaftlichkeit der Reinigung bei 20 Dienststellen mit einer Reinigungsfläche von m 2 untersucht und konkrete Vorschläge zur Ermittlung der Grunddaten, der objektbezogenen Leistungsbemessungswerte, zur Ausschreibung, zur Reinigungshäufigkeit und Kontrolle unterbreitet. Bei Umsetzung dieser, von den untersuchten Dienststellen sehr positiv aufgenommenen Vorschläge, ergeben sich rechnerische Einsparungen von 30 v.h.; dies entspricht einem Einsparvolumen von 8 Mio. DM/jährlich im Untersuchungsbereich. Der Bundesrechnungshof schlägt vor, grundsätzlich auf den Einsatz eigener Reinigungskräfte zu verzichten Die Freie und Hansestadt Hamburg hat Verfahrensbestimmungen für die Vergabe von Gebäude-, Glas- und Fensterrahmenreinigungen an und in Dienstgebäuden (VB Gebäudereinigung) mit Wirkung vom erlassen. Hierin wurden Regelungen über die Zuständigkeit und das Verfahren der Vergabe getroffen. Die Vergabeunterlagen enthalten die Leistungsbeschreibungen, Reinigungspläne, Flächenzusam-

18 menstellungen und regeln detailliert das Vertragsverhältnis zwischen Stadt und Auftragnehmer. Herauszuheben ist die Unterscheidung zwischen reduzierter Reinigung und konsequenter Zwei-Tage-Reinigung. Bei der konsequenten Zwei-Tage-Reinigung wird jeder Raum nur jeden zweiten Tag einer Unterhaltsreinigung unterzogen. Dies gilt auch für die Leerung der Papierkörbe, Abfallbehälter und Aschenbecher. Zusätzlich hat Hamburg für eigenes Reinigungspersonal mit der ÖTV einen Tarifvertrag über Arbeitszeitregelungen und Richtwerte bei der Eigenreinigung abgeschlossen. Dieser Tarifvertrag vom setzt Richtwerte bei der Eigenreinigung fest (Bürogebäude 130 m 2 /Std., Schulen 160 m 2 /Std. u.a.) und sieht vor, daß bis Ende m 2 (ein Viertel der bisher eigengereinigten Flächen) auf die Technische Reinigungsgesellschaft mbh oder ein anderes öffentliches Unternehmen im Rahmen der Personalfluktuation übertragen werden. Zusätzlich sollen modellhaft höhere Richtwerte und neue Organisationsformen sowie der Verzicht auf tägliche Leerung der Papierkörbe und Aschenbecher erprobt werden. Eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen der Reinigungsdienste soll durch effektivere Reinigungsmethoden und modernere Reinigungsgeräte erzielt werden. Für Schulen sieht der Tarifvertrag Jahresarbeitsstunden der Reinigungskräfte vor Die Kienbaum Unternehmensberatung GmbH hat im Auftrag des Landesinnungsverbands des Gebäudereinigerhandwerks Nordrhein-Westfalen im November 1993 ein Gutachten über die "Wirtschaftlichkeit der Reinigung kommunaler Gebäude in Eigen- und Fremdregie" vorgelegt. Einbezogen in die Untersuchung wurden die konkreten Verhältnisse in drei Städten unterschiedlicher Größe, bei denen die Verhältnisse zwischen Eigen- und Fremdreinigung stark schwankten; insgesamt ergab sich ein Verhältnis von Eigen- zu Fremdreinigung von 46 v.h. zu 54 v.h.; bei den Kosten ein genau umgekehrtes Verhältnis. Für die fremdgereinigten Flächen mußten nur 46 v.h. der Ausgaben aufgewendet werden. Als Gründe wurden die höheren Tariflöhne im öffentlichen Dienst (einschi. höherer Sozialabgaben), die schlechtere Maschinenausstatlung, die geringere Leistung, der höhere Krankenstand und der schwierige Personalausgleich bei Urlaub etc. genannt. Große Unterschiede ergaben sich auch hinsichtlich der Reinigungshäufigkeit und den Leistungsansätzen. Das Gutachten schlägt zur Kostensenkung folgende Maßnahmen vor: -7Vollständige Umstellung auf Fremdreinigung. -7Erhöhung der Reinigungs- und Arbeitseffizienz durch

19 Verbesserung von Arbeitsvorbereitung und Arbeitsorganisation; - verstärkten DV-Einsatz: aktive Verwaltung und Bewirtschaftung aller relevanten Bereiche (Flächen, Personal, Geräte, Hilfs- und Betriebsmittel); - Erhöhung der Reinigungsleistung und Qualität unter Einsatz moderner Verfahren und Geräte mit quantitativen sowie qualitativen Vorgaben; - Einbeziehung der Raumnutzer zur Verringerung des Reinigungsbedarfs; - umfangreiche Schulung des Personals hinsichtlich Organisation und Technik zur Erhöhung der Arbeitseffizienz; - Angleichung des Lohntarifs des eigenen Personals an den privatwirtschaftlichen Tarif. ~Reduzierung der Reinigungshäufigkeit von 5maliger auf 2,5malige Reinigung je Woche; der Zeitbedarf für den einzelnen Reinigungsvorgang würde dabei auf Grund erhöhter Verschmutzung um etwa 25 v.h. steigen Interessant ist in diesem Zusammenhang das Modell der Stadt Solingen, das auf eine Optimierung der Eigenreinigung setzt. Die Stadt hat die Reinigung in Form eines kommunalen Regiebetriebes organisiert, der bei den Ausschreibungen der Stadt als Bieter auftritt und bei den letzten 28 Ausschreibungen auf Grund des wirtschaftlichsten Angebots den Zuschlag erhielt. Der Betrieb arbeitet selbständig mit eigenem Etat und beschäftigt 350 Reinigungskräfte bei rd m 2 Reinigungsflächen. Der ursprüngliche Reinigungsetat der Stadt Solingen konnte durch diese Reorganisation von 16 Mio. DM auf 9,5 Mio. DM reduziert werden. 2.2 Einzelne Bestrebungen und Initiativen zur Optimierung der Reinigung und zur Kostenreduzierung gibt es auch in Baden-Württemberg. Aus dem Jahr 1985 stammt ein vom Wirtschaftsministerium erstellter Kostenvergleich zwischen Eigen- und Fremdreinigung; aus neuerer Zeit liegen Ergebnisse von Untersuchungen bei verschiedenen Kliniken des Landes vor. Die Untersuchung des Wirtschaftsministerium führte zu dem Ergebnis, daß unter finanziellen Aspekten die Fremdreinigung (niedrigere Löhne, Einsatz geringfügig Beschäftigter) der Eigenreinigung grundsätzlich überlegen ist. Bei den Klinika des Landes, wo die Reinigungskosten zwischenzeitlich einen hohen Kostenfaktor bilden, hinsichtlich Fremd- und Eigenreinigung aber sehr unterschiedliche Verhältnisse vorliegen, wurden auf Grund externer Untersuchungen (Price Waterhouse

20 Unternehmensberatung GmbH) und eigener Rationalisierungsbemühungen (Freiburger Modell) vom MWF folgende gemeinsame Strategien zur Umsetzung der vorliegenden Empfehlungen vorgeschlagen: - Rationalisierung der Eigenreinigung; - Erhöhung des Anteils der Fremdreinigungsleistungen an den gesamten Gebäudereinigungsleistungen zu Lasten der Eigenreinigung; - Verbesserung der Reinigungstechniken zur Verringerung des Verbrauches an Reinigungsmitteln; - Verbesserung des Ausschreibungsverfahrens und der Vertragsgestaltung; - Überarbeitung der Leistungsverzeichnisse und Verringerung der Reinigungsfrequenzen. Durch einen laufenden Erfahrungsaustausch über die Maßnahmen der Klinika, den Vergleich der Leistungsdefinitionen und der Leistungsverzeichnisse (insbesondere der Reinigungsfrequenzen), der Leistuhgsausschreibungen und der Vertragsgestaltung, sowie durch den Aufbau eines Controlling- und Kennzahlensystems zur Eigen- und Fremdreinigung, will das MWF die Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Gebäudereinigung weiter unterstützen. 2.3 Die Fülle der Gutachten, Untersuchungen und Effizienzanalysen machen deutlich, daß der Kostenfaktor Reinigung bundesweit mehr an Bedeutung gewinnt und zunehmend Bestrebungen zur Optimierung und wirtschaftlichen Gestaltung der Gebäudereinigung laufen. Die beratende Äußerung des RH berücksichtigt auf der Basis einer umfangreichen Ist-Analyse diese Ergebnisse bei den konkreten Vorschlägen. 3 Darstellung und kritische Bewertung des Ist-Zustandes 3.1 Allgemeines Zuständigkeiten und Rechtsgrundlagen Die Dienststellen des Landes können in eigener Zuständigkeit über die Reinigung ihrer Diensträume entscheiden. Nach Ziffer 97 der Dienstordnung können Reinigungsunternehmen mit der Reinigung von Dienstgebäuden beauftragt werden, wenn dies zweckmäßig und wirtschaftlich ist (Fremdreinigung, vgl. Nr ). Im übrigen wird mit eigenen Reinigungskräften gereinigt (Eigenreinigung, vgl. Nr ).

21 Problematik des Datenmaterials Im Staatshaushaltsplan 1994 waren im Kap Tit für die Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume insgesamt 146,5 Mio. DM veranschlagt. Auf die Reinigung entfielen nach Nr. 1 der Erläuterungen 49,6 Mio. DM. Die AUfgaben der Gebäudebewirtschaftung werden von zehn,stlä mit drei Außensteilen wahrgenommen. Die AußensteIlen Bad Säckingen (des StLA Konstanz), Calw (des StLA Karlsruhe) und Ellwangen (des StLA Ulm) werden der Einfachheit halber in diesem Bericht auch als StLA bezeichnet. Der RH hat bei den StLÄ statistische Angaben, Unterlagen zur Vergabe und zur Eigenreinigung erhoben. Nur sechs StLÄ waren auf Grund vorhandener Unterlagen (ohne zusätzlichen Erhebungsaufwand) in der Lage, die vom RH gewünschten Daten ihres Dienstbezirks hinsichtlich a) der Anzahl der betreuten Objekte, differenziert nach eigen-/fremd- und gemischtgereinigten Objekten sowie b) der Bodenflächen, differenziert nach eigen- und fremdgereinigten Bodenflächen sowie c) der Entwicklung der auf Fremdreinigung entfallenden Bodenflächen der Jahre 1990 bis 1994 darzustellen. Bei den anderen StLÄ waren diese Daten entweder nicht vorhanden oder nur mit einem unzumutbaren Zeitaufwand zu ermitteln. Die dem RH vorgelegten Unterlagen waren vielfach fehlerhaft. Durch Plausibilitätsabgleiche aufgefallene Unstimmigkeiten (enorme Abweichungen vom Durchschnitt etc.) wurden durch aufwendige Nacherhebungen berichtigt. Eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich der Richtigkeit der gemeldeten, für die Prüfung verwerteten und in diesem Bericht dargestellten Daten bleibt dennoch bestehen. Die Liegenschaftsverwaltung verfügt wegen fehlender Zuständigkeiten über keine Unterlagen zu den eigengereinigten Flächen. Für die Eigenreinigung ist jede Dienststelle selbst verantwortlich; die Haushaltsmittel werden im jeweiligen Plankapitel ausge-

22 bracht. Zentrales Datenmaterial zur Eigenreinigung liegt somit nicht vor. Der RH hat daher bei Ober 200 Dienststellen unterschiedlichster Verwaltungszweige Daten für die Beurteilung der Organisation und Wirtschaftlichkeit der Eigenreinigung erhoben Anteile der Reinigungssysteme Aufteilung nach Objekten und Bodenflächen In der folgenden Übersicht werden die auf Eigen-, Fremd- und Mischreinigung entfallenden Anteile der betreuten Objekte sowie die auf Eigen- und Fremdreinigung entfallenden Gesamtbodenflächen dargestellt. Sie ist, da nicht alle StLÄ umfassende Unterlagen liefern konnten, unvollständig und deshalb nur eingeschränkt aussagefähig. Dennoch kann sie einen ersten Überblick Ober die Situation im Land vermitteln. Übersicht 1 Aufteilung der Objekte und Bodenflächen nach Reinigungssystemen Bad Säckingen (71) (65) 15 (14) (35) 17(15) CaJw* (78) 17 (20) (2) Ellwangen (80) (65) 35 (17) (35) 7 (3) Freiburg" (52) 85 (24) (24) Heidelberg* (56) 108 (40) (4) Heilbronn (79) (87) 68 (13,5) (13) 38 (8) Karlsruhe* (59) 261 (41) Konstanz (62) (50) 43 (36) (50) 3 (2) Ravensburg (65) (70) 66 (25) (30) 27 (10) Rottweil* (67) 18(14) (19) Slultgart' (59) 398 (36) (5) TUbingen' (76) 95 (24) Ulm (63) (70) 43 (29) (30) 12 (6) Gesamt (64) (29) (7) Angaben Ober die eigengereinigten Bodenflachen und die Gesamtbodenflächen fehlen

23 Bodenflächen insgesamt Die landesweit insgesamt zu reinigenden Flächen sind verläßlich nicht bekannt. Insbesondere hatte die Liegenschaftsverwaltung für die Dienstgebäude, die mit eigenem Personal der nutzenden Behörden gereinigt werden, keine zuverlässigen Zahlen. Nach einer zum fortgeschriebenen Erhebung des FM werden von der Staatlichen Liegenschaftsverwaltung in landeseigenen und angemieteten Gebäuden 6 Mio. m 2 Bodenfläche verwaltet. Auf die Fremdreinigung entfallen nach Übersicht 1 2,11 Mio. m 2 Demnach müßten auf den Bereich der Eigenreinigung 3,9 Mio. m 2 entfallen. Hierin enthalten sind aber bisher nicht quantifizierbare Flächen für Garagen, Ökonomiegebäude und Lagerhallen, die nicht regelmäßig zu reinigen sind. Auf Grund dieser Untersuchung wird in der Liegenschaftsverwaltung derzeit fundierteres Datenmaterial erarbeitet. Die Zusammenstellung der landesweit eigen- bzw. fremdgereinigten Flächen kann deshalb lediglich Größenordnungen darstellen: 1. Bereich Liegenschaftsverwaltung 2. Universitäten 3. Klinika 4. PLK (Zentren für Psychiatrie) Eigenreinigung Fremdreinigung m 2 m Baden-Württemberg insgesamt: Landesweit ergeben sich danach fast 10 Mio. m 2 zu reinigende Gebäudeflächen Kosten der Reinigung Interessant und gleichzeitig überraschend gestaltet sich die Darstellung der Gesamtausgaben des Landes für die Reinigung der Gebäude. Die Ausgaben sind im Staatshaushaltsplan an verschiedenen Stellen etatisiert. Im Kap Tit sind die Bewirtschaftungskosten der von der Liegenschaftsverwaltung zentral betreuten Dienststellen veranschlagt. Nach Nr. 1 der Erläuterungen waren für die Reinigung im Haushaltsjahr ,6 Mio. DM eingeplant. Die Vergabesumme für die Fremdreinigung betrug nach den Meldungen der StLÄ ,149 Mio. DM. Neben der Unterhaltsund Glasreinigung sind in diesem Betrag größtenteils auch die Mittel für die Kamin-, Tank-, Dachrinnen- und Vorhangreinigung enthalten. Eine differenzierte Kostenaufteilung war dem FM nicht möglich. Die von den StLÄ mitgeteilten Ausgaben wurden den

24 weiteren Berechnungen zugrunde gelegt. Die entsprechenden Ausgaben der von der zentralen Bewirtschaftung ausgenommenen Bereiche (Landtag, Universitäten, Landesbetriebe u.a.) wurden gesondert ermittelt. Die im Geschäftsbereich des FM (Kap. 0620) geführten Landesbetriebe (z.b. Staat!. Münzen, Wilhelma, Staatsweingut Meersburg) wurden in die Untersuchung nicht einbezogen. Die Personalausgaben für die Reinigungskräfte des Landes werden im jeweiligen Plankapitel bei Tit "Löhne der nicht vollbeschäftigten Arbeiter und des Reinigungsdienstes" veranschlagt. Auf der Grundlage dieser Erhebungen und Daten ergeben sich folgende Gesamtausgaben des Landes für die Reinigung (Übersicht 2). Übersicht 2 Gesamtausgaben des Landes für die Reinigung Fremdreinigung 1994: Liegenschaftsverwaltung (Vergabesumme der StLÄ) Universitäten (Haushaltsansätze bei Tit Er!. Nr. 1) Landtag und Kap PLK (Zentren für Psychiatrie) Kliniken (Ist-Ausgaben) Summe der Ausgaben für Fremdreinigung Tsd. DM Eigenreinigung 1994 (einschließlich Reinigungsmittel): Tsd. DM Dienststellen unter zentraler Bewirtschaftung der Liegenschaftsverwaltung (Ist-Ergebnis bei Tit geschätzter Anteil Reinigungskräfte) Universitäten (Ist-Ergebnis bei Tit geschätzter Anteil Reinigungskräfte) PLK (Zentren für Psychiatrie) Kliniken Summe der Ausgaben für Eigenreinigung: Gesamtausgaben für Gebäudereinigung 1994:

25 - 20- Das nachstehende Schaubild (Übersicht 3) verdeutlicht die Verteilung dieser Kosten auf die jeweiligen Reinigungssysteme. Übersicht 3 Verteilung der Kosten der Gebäudereinigung Eigenreinigung Dienststellen allgeme~in~70iillr~~~ 50,15 Mio. DM 17,1 v.h. Fremdreinigung Staatliche liegenschaftsämter 56,82 Mio. DM 19,4 v.h. universitätell;?i;,,~;."~""~~~~~~~~~~~~~~~r Klinika, Zentren ~~; für Psychiatrie Universitäten, Klinika, Zentren für Psychiatrie 3.2 Fremdreinigung Zuständigkeiten und Rechtsgrundlagen Den StLÄ obliegt weitgehend die Verwaltung und Bewirtschaftung der staatlichen Die[1stgebäude. Grundlage hierfür ist die Verwaltungsvorschrift des FM vom (GAB!. S. 338) über die Kosten der Bewirtschaftung der Dienstgebäude (Gültigkeit mit VwV des FM vom , GAB!. 1994, S. 16 verlängert). Danach sind die Betriebskosten der Grundstücke, Gebäude und Räume grundsätzlich zentral im Vermögenskapitel des Staatshaushaltsplans (Kap Ti! und 51705) zu veranschlagen und von der Staatlichen Liegenschaftsverwaltung zu bewirtschaften. Hierzu zählen auch die Kosten der Vergabe von Reinigungsaufträgen an Firmen. Die zentrale Veranschlagung erfolgte erstmals Von der zentralen Veranschlagung und Bewirtschaftung sind die unter Nr ,3 genannten Bereiche ausgenommen. Die

26 Mittel für geringwertige Gebrauchsgegenstände (in der Regel bis zu 100 DM je Einzelstück) und Verbrauchsmittel (z.b. Putzmittel, WC-Bedarf) sind im Plankapitel der nutzenden Dienststelle veranschlagt. Mit der Übertragung der Betriebskostenbewirtschaftung haben die Oberfinanzdirektionen den StLÄ landeseinheitliche Einführungshinweise, Vergabevordrucke und Allgemeine Vertragsbedingungen des Landes Baden-Württemberg für Reinigungsarbeiten (AVR) überlassen. Die Einführungshinweise enthielten u.a. folgende Regelungen: a) Die Ermittlung und Überprüfung der zu reinigenden Nutzflächen fällt in die Zuständigkeit der Staat!. Hochbauämter (Erlaß des IM/FM vom , GAB!. S. 64); b) Reinigungsaufträge sind grundsätzlich öffentlich im Staatsanzeiger auszuschreiben; c) nur in begründeten Einzelfällen kann von den im Leistungsverzeichnis vorgesehenen Reinigungshäufigkeiten abgewichen werden; d) bei der Vergabe ist nach der VOLIA zu verfahren. In die AVR wurden umfassende Regelungen für die Gebäudeinnen-, Glas-, Gehweg-, Parkplatz- und Hofreinigung, für den Winterdienst, die Vorhang- und die Sonderreinigung aufgenommen. Von der 1986 eingesetzten Arbeitsgruppe Reinigungswesen, die aus Vertretern verschiedener StLÄ unter Vorsitz der OFD Stuttgart besteht, wurden die AVR kontinuierlich weiterentwickelt und u.a. eine Übersicht über die durchschnittlichen Reinigungsleistungen je Arbeitsstunde (AVR-Werte, s. Nr ) erarbeitet. Interne Anweisungen regeln im wesentlichen die Zuständigkeiten, das Vergabeverfahren und die Mitwirkung der nutzenden Verwaltung. Die derzeit gültigen AVR und die dazugehörigen Vertragsmuster (Stand März 1994) sind Grundlage für eine einheitliche und wirtschaftliche Aufgabenerledigung. Die Zuständigkeiten bei der Fremdreinigung ergeben sich zusammenfassend aus der Übersicht 4.

27 - 22- Übersicht 4 Zuständigkeiten bei der Fremdreinigung o Grundsatzfragen o Entwicklung und Pflege von Vergabegrundlagen (AVR) o Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsverträgen o Abwicklung und Überwachung der Verträge o Bestandsdokumentation (teilweise) o Budgetverantwortung o Erfassung und Pflege der Aufrnaßdaten o Bauendreinigung o Entscheidung über das Reinigungssystem o Kontrolle der Vertragserfüllung (teilweise) Ergebnisse der Erhebungen Personalsituation bei den Staatlichen Liegenschaftsämtern Nach den von den StLÄ geschätzten Personalanteilen entfallen auf die Aufgaben der Gebäudereinigung insgesamt etwas mehr als 14 PersonalsteIlen. Der RH hat diese Personalzuordnungen nicht nachgeprüft, hat aber aus dem Verhältnis dieser Stellenanteile zur jeweils betreuten Bodenfläche aller fremdgereinigten Objekte bzw. der Zahl der im Dienstbezirk abgeschlossenen Verträge Kennzahlen für eine grobe Beurteilung der Personalsituation erarbeitet (Übersicht 5). Durchschnittlich werden danach von einem Bediensteten rd m 2 Bodenfläche und 141 Reinigungsverträge betreut. Die großen Unterschiede zwischen den Ämtern sind nicht nachvollziehbar. Die Kenn-

28 - 23- zahlen für die von einer Person betreute Bodenfläche bzw. Verträge reichen von m 2 bzw. 40 Verträgen (StLA Bad Säckingen) bis m 2 bzw. 383 Verträgen (StLA Stuttgart). Diese großen Diskrepanzen im Personaleinsatz der StLÄ im Aufgabenbereich Reinigung sind so nicht akzeptabel. Die StLÄ sollten auf der Grundlage der dargestellten Werte ihren Personaleinsatz überdenken. Übersicht 5 Kennzahlen zur Personalsituation Bad Säckingen 0,4 0,4 0, Calw 0,025 0,075 0, Ellwangen 0,2 0,1 0, Freiburg 0,5 0,5 1, Heidelberg 1,4 0,7 2, Heilbronn 0,5 0, Karlsruhe 1,5 0,5 2, Konstanz 0,8 0,3 1, Ravensburg 0,15 0,6 0, Rottweil 0,3 0,3 0, Stuttgart 1,5 0,5 2, TObingen 1,5 1, Ulm 0,3 0,25 0, , Objekte und Bodenflächen Von den StLÄ werden insgesamt Objekte mit einer Bodenfläche von über 2,1 Mio. m 2 betreut. Die nachfolgende Übersicht 6 zeigt die von den einzelnen StLÄ zu betreuenden Objekte und die fremdgereinigten Bodenflächen.