BeeINTIME Handbuch. (C) Bees Technologies GmbH

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1 BeeINTIME Handbuch (C) Bees Technologies GmbH

2 Inhalt Part I Arbeitszeiterfassung mit BeeINTIME 2 Part II Systemanforderungen 2 Part III Installationsanleitung 2 1 Konfiguration HTML-Oberfläche... 4 Part IV BeeINTIME-SQL Kurzanleitung 6 1 Anmelden... an der Zeiterfassung 6 2 Startseite Zeitmodelle Bearbeiten... vom Mitarbeitern 13 5 Erfassen... von Arbeitszeiten 14 6 Bearbeiten... der Arbeitszeitdaten 17 7 Zugriff der... Mitarbeiter 18 8 Zugriff der... Personalabteilung 20 9 Auswertung Drucken... 25

3 1 Arbeitszeiterfassung mit BeeINTIME BeeINTIME ist ein Arbeitszeiterfassungssystem das sich durch seine einfache Installation und Programmbedienung auszeichnet. Das Programm ermöglicht durch eine Reihe übersichtlicher Konfigurationsmöglichkeiten auf Unternehmens-, Zeitmodell,- oder Mitarbeiterebene, eine optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Für die schnelle und reibungslose Erfassung der Arbeitszeitdaten haben Sie die Wahl zwischen der Verwendung von Chipkartenterminals oder von berührungslosen Transponderterminals. Die Zeiten können auch zentral über die Tastatur eines dafür bereitgestellten PCs und dezentral am Arbeitsplatz-Rechner des Mitarbeiters erfasst werden. Neben der reinen Arbeitszeiterfassung verwaltet das System die Termine und die Urlaubs- bzw. Krankheitsdaten Ihrer Mitarbeiter. Durch die übersichtliche Darstellung der erfassten Daten im Kalenderformat wird die Urlaubsplanung erleichtert. Die Mitarbeiter können in BeeINTIME Urlaub beantragen, was eine schnelle, effektive und ggf. papierlose Kommunikation mit dem Vorgesetzten bzw. der Personalabteilung ermöglicht. Die Mitarbeiter können sich über ihre erfassten Arbeitszeiten, ihren Resturlaub etc. informieren. Zur Auswertung der Daten stehen dem Anwender eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung: Die Anwesenheitskontrolle beispielsweise informiert online darüber, welche Mitarbeiter gerade im Haus sind, welche Urlaub haben etc. Die Auswertung der Daten des einzelnen Mitarbeiters gibt Auskunft über dessen Stundenkonto, seinen Urlaubsanspruch bzw. den bereits genommenen Urlaub. Das Zeitintervall für das die Auswertung vorgenommen wird, kann vom Anwender festgelegt werden, um eine größtmögliche Transparenz bezüglich der Berechnung der Arbeitszeitkonten zu gewährleisten. Das Zeiterfassungssystem kann für die Projektzeiterfassung eingesetzt werden. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter können direkt bei der Erfassung Projekten zugeordnet werden. Diese Projektarbeitszeiten lassen sich anschließend nach folgenden Kriterien auswerten: Zeitraum, Abteilung, Mitarbeiter, Projekt. BeeINTIME speichert die erfassten Daten in einer SQL-Datenbank, bietet dem Anwender daher ein hohes Maß an Sicherheit und Flexibilität zur Auswertung der Daten. 2 Systemanforderungen Mindestanforderung für die Basis-Installation: Pentium PC, 200 MHz, 64 MB freier Hauptspeicher (RAM), Windows NT Workstation Hinweis: Unter Windows 95 kann die Basis-Installation (hier werden die Zeiterfassungsdaten gespeichert) nicht durchgeführt werden. Wir empfehlen Ihnen, die Basis-Installation auf Windows NT (Workstation) oder höher. 3 Installationsanleitung Legen Sie die BeeINTIME-CD in das CD-Laufwerk ein. Sollte das CD-Menü nicht automatisch starten, rufen Sie bitte die Datei "Menu.exe" von der CD über den Windows-Explorer auf. Seite 2

4 3.1 Konfiguration Starten Sie BeeINTIME nach der Installation zum ersten Mal, müssen Sie dem Programm angeben, ob auf dem aktuellen PC die Datenbank erstellt werden soll, oder ob Sie mit dem PC auf eine bereits bestehende Datenbank zugreifen möchten: Datenbank auf diesem PC erstellen: Beim Erstellen der Datenbank (nur unter Windows 98,ME,NT, 2000, XP und höher) wird ein SQLServer auf dem PC installiert das Programm kümmert sich darum automatisch. Die Datenbank wird über den sogenannten "Admin"-Benutzer verwaltet. Wählen Sie im Fenster "Konfigurieren der Zeiterfassung" ein Admin-Passwort. Wenn Sie künftig die Zeiterfassung administrieren möchten, melden Sie sich als "admin" an und geben Ihr Passwort ein. Die Mitarbeiter hingegen melden sich über Ihre Personalnummer und ein persönliches Passwort an. auf eine bestehende Datenbank zugreifen: Wenn Sie auf einem anderen PC die Datenbank bereits erstellt haben, können Sie nun das freigegebene Verzeichnis angeben, in dem die Zeiterfassung dort installiert ist. Stellen Sie sicher, dass auf dem Server das Verzeichnis "Zeiterfassung" freigegeben wurde und jedes Mitglied Ihres Netzwerks volle Schreib- und Lese-Rechte auf die Freigabe hat. Falls Sie noch keine Freigabe erstellt haben, können Sie dies jetzt nachholen. Gehen Sie an den PC, auf dem Sie die Basis-Installation durchgeführt haben. Öffnen Sie dann den Windows-Explorer und geben Sie das Programmverzeichnis von BeeINTIME (meist C:\Programme\Zeiterfassung) frei. Seite 3

5 3.2 HTML-Oberfläche Wenn Sie das Setup auf einem NT4 Workstation oder höherem Betriebssystem ausführen, haben Sie die Möglichkeit, die HTML-Oberfläche zusätzlich zur normalen Client-Software zu verwenden. Mit der HTML-Oberfläche können Sie BeeINTIME im Intranet über den Internet-Explorer bedienen, ohne die Software auf den einzelnen PCs installieren zu müssen. Wählen Sie hierzu über das Startmenü den Eintrag "Start/Programme/Zeiterfassung/Zeiterfassung via Internet-Explorer": Es öffnet sich der Konfigurations-Bildschirm: Seite 4

6 Klicken Sie hier auf "Installation starten", um die HTML-Oberfläche zu installieren. Abhängig vom Betriebssystem werden Sie aufgefordert die BeeINTIME-CD einzulegen, um Betriebssystemupdates nachträglich zu installieren. Für Windows NT benötigen Sie das Option Pack, unter Windows 2000 und XP muss die Internet Information Server installiert sein. Nähere Informationen hierzu erfahren Sie in Ihrer Windows-Hilfe. Nach der Installation können Sie über die Verknüpfung direkt die HTML-Oberfläche aufrufen oder Sie geben im Internet-Explorer auf einem beliebigen PC in Ihrem Netzwerk die folgende Adresse ein: "http://rechner/zeiterfassung", wobei Sie "Rechner" durch den Namen des Computers ersetzen, auf dem Sie die HTML-Oberfläche installiert haben. Seite 5

7 4 BeeINTIME-SQL Kurzanleitung 4.1 Anmelden an der Zeiterfassung Wenn Sie das Zeiterfassungsprogramm aufrufen, müssen Sie sich mit einem Benutzernamen und einem Passwort anmelden: Zur Konfiguration und Wartung des Systems wird der Benutzer "admin" verwendet. Starten Sie das Programm und geben Sie bei Personalnummer "admin" ein und dann das Kennwort, welches Sie bei der Basis-Installation vergeben haben. Nach der Anmeldung werden Sie gefragt, ob Sie Beispieldaten anlegen möchten: Klicken Sie hier auf "Ja", um schneller einen Überblick über das Programm zu bekommen. Die Beispieldaten können Sie jederzeit löschen oder abändern. Als nächstes gelangen Sie in die Verwaltungsoberfläche des Programms. 4.2 Startseite Nach der Anmeldung als Admin gelangen Sie in die Mitarbeiterverwaltung. Hier sehen Sie die bereits angelegten Beispielmitarbeiter. Falls Sie keine Beispieldaten beim Programmstart angelegt haben, können Sie dies über das Pull-Down-Menü Hilfe/Beispieldaten erstellen nachträglich tun Die Demo-Version verwaltet bis zu drei Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre eingenen Mitarbeiterdaten anlegen möchten, überschreiben Sie einfach die bereits existierenden Personen oder löschen Sie diese. Seite 6

8 Wenn Sie eigene Abteilungen anlegen möchten, klicken Sie auf der linken Seite auf den Reiter Abteilungen: Seite 7

9 Nach dem Anklicken von neu können Sie in die unterste Zeile eine Abteilungsbezeichnung eingeben, die nach dem Anklicken von speichern gespeichert wird. 4.3 Zeitmodelle In der Mitarbeiterverwaltung wird jedem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zugeordnet. Im Arbeitszeitmodell ist hinterlegt, wie viele Stunden an welchem Wochentag gearbeitet werden müssen. Zum Anlegen und Bearbeiten der Zeitmodelle klicken Sie im Hauptmenü auf Zeitmodelle auf der linken Seite des Fensters. Seite 8

10 Um ein Zeitmodell zu erstellen, klicken Sie auf neu und geben Sie eine Bezeichnung ein. Seite 9

11 Nach dem Klicken auf Zeitmodell anlegen wird das Zeitmodell erstellt. Das neue Zeitmodell wird in die Liste der Zeitmodelle eingetragen und der Wochenarbeitszeit für das neu angelegte Zeitmodell wird angezeigt: Hier können Sie für jeden Wochentag die vorgesehene Sollarbeitszeit und die Pausenzeit in diesem Zeitmodell festlegen. Seite 10

12 Sollen die Feiertage im bearbeiteten Zeitmodell arbeitsfrei sein, so muss der Haken im Kontrollkästchen "Feiertage arbeitsfrei" unterhalb der Wochenarbeitszeit gesetzt sein (Standard). Mit der Option "Urlaubstage an regulären freien Tagen berücksichtigen" legen Sie fest, wie eingetragener Urlaub an Tagen mit der Sollzeit "00:00" gewertet wird. Der an freien Tagen (Sollarbeitszeit = '00:00') eingetragene Urlaub wird nicht als Urlaubstag gewertet (Standard). Soll an arbeitsfreien Tagen (i.a. Samstag, Sonntag) eingetragener Urlaub jedoch als Urlaubstag gewertet werden, aktivieren Sie diese Funktion. Der Sollzeitenkalender für die einzelnen Wochentage wird beim Aktivieren des Reiters Kalender" angezeigt. Beim Anklicken eines Tages wird die Arbeits- und Pausenzeit für diesen Tag angezeigt. Bei neu angelegten Zeitmodellen erscheinen alle Tage rot, als freie Tage. Für jedes Zeitmodell lassen sich im Reiter freie Tage" noch zusätzlich freie Tage (Anteil voller oder halber Tag) festlegen. Soll der Eintrag eines freien Tages nicht nur für das gerade bearbeitete Zeitmodell, sondern unternehmensweit für alle Zeitmodelle gelten (z.b. bei einem Betriebsausflug) tragen Sie in der Spalte Übergreifend" eine 1" ein. Zum Speichern klicken Sie auf den Haken unterhalb der Tabelle. Seite 11

13 Weicht in einem Zeitmodell die Sollzeit von der üblicherweise an diesem Tag geltenden Arbeitszeit ab, kann die abweichende Sollzeit im Reiter abweichende Sollzeit" festgelegt werden. Tragen Sie hierzu die Anzahl der Stunden und Minuten ein, die an diesem Tag gearbeitet werden soll. Alle vorgenommenen Änderungen können Sie im Reiter "Kalender anzeigen" nochmals überprüfen. Beim anschließenden Speichern der gesamten Zeitmodelldaten mit dem Button "speichern" werden die Stundenkonten aller Mitarbeiter, die diesem Modell zugeordnet sind, neu berechnet. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK". Hinweis: Weitere Konfigurationsmöglichkeiten (flexible Mindestpause, Festlegung von Pausenzeiträumen, Gleitzeitstart- und -ende, Festlegung des maximalen Stundenkontoübertrags in den nächsten Monat etc.) sind bei den individuellen Gleitzeiten für das betroffene Zeitmodell einstellbar. Klicken Sie hierzu auf den Knopf "individuelle Gleitzeiten anlegen" im Reiter "Kalender anzeigen". Falls Sie hier keine individuellen Einstellungen vornehmen, werden die in der Seite 12

14 Programmkonfiguration hinterlegten Einstellungen herangezogen. Klicken Sie auf den Knopf "Konfiguration" in der Hauptmenüleiste und anschließend auf "Gleitzeiten" um in die Einstellungen zu einzusehen und ggf. zu korrigieren. 4.4 Bearbeiten vom Mitarbeitern Zum Anlegen von Mitarbeitern kehren Sie nun in das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter" zurück, indem Sie auf den Button Mitarbeiter" auf der linken Seite klicken. Klicken Sie nun auf Neu" um die Daten eines neuen Mitarbeiters zu erfassen. Tragen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter in die entsprechenden Eingabefelder ein: Die Personalnummer ist alphanumerisch und maximal 10-stellig. Das Zeitmodell und die Abteilung lassen sich mit Hilfe der beiden Drop-Down-Listen auswählen. Auch das Bundesland ist für jeden Mitarbeiter festzulegen, damit die Feiertage bei der Errechnung des Stundenkontos korrekt berücksichtigt werden. Im Feld Erfassungsstart legen Sie fest, ab wann die Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter aktiv ist. Im Eingabefeld KontoStart können Sie festlegen, welchen Stundenkontostand der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Erfassungsstartes hat. Sie können den Eintrag wahlweise in Minuten (erstes Feld) oder im Format HH:MM (Stunden:Minuten) im zweiten Eingabefeld vornehmen. Über den Eintrag in den Eingabefeldern Rundung können Sie einstellen, ob die Kommen- bzw. die Gehenzeit des bearbeiteten Mitarbeiters abweichend von der Zeitenrundung für das gesamte Seite 13

15 Unternehmen gerundet werden soll. Vor dem Speichern der Daten mit dem Button Speichern hinterlegen Sie bitte auch den Urlaubsanspruch sowie den Resturlaub des Mitarbeiters in der Tabelle rechts unten. Der Urlaubsassistent hilft Ihnen bei Bedarf beim Erfassen der richtigen Werte: Zum Ändern von Mitarbeiterdaten, wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter aus, und tragen die Änderungen einfach in die Eingabefelder ein, und klicken Sie auf Speichern": 4.5 Erfassen von Arbeitszeiten Zum Erfassen von Arbeitszeiten muss der Rechner in den Terminalmodus umgeschaltet werden. Wenn Sie im Hauptmenü auf der linken Seite auf Terminalmodus klicken, Zeiterfassungsterminal verwendet werden: Seite 14

16 Wenn ein Mitarbeiter zum Arbeitsplatz kommt, gibt er seine Personalnummer und sein Kennwort ein. Das System zeigt dann auf dem Bildschirm an, ob der Mitarbeiter kommt oder geht. Nach kurzer Wartezeit (diese kann in der Konfiguration eingestellt werden) oder dem Drücken der ReturnTaste wird die Buchung gespeichert und der nächste Benutzer kann sich anmelden. Wenn Sie ein Chipkartenterminal mit der Zeiterfassung ansteuern, muss lediglich die persönliche Chipkarte in das Terminal gesteckt werden das Anmeldefenster ist dann nicht sichtbar. Sie können das Zeiterfassungsprogramm auch so konfigurieren, dass der Terminalmodus nicht den ganzen Bildschirm bedeckt, sondern als kleines Symbol neben der Uhrzeit erscheint. Erst beim Einschieben der Chipkarte wird dann ein kleines Fenster mit den Buchungsdaten geöffnet. So können Sie den Rechner als Zeiterfassungsterminal verwenden und gleichzeitig mit anderen Anwendungen arbeiten. Im folgenden Beispiel muss der Mitarbeiter 7:30 Stunden am heutigen Tag arbeiten. Der Mitarbeiter kommt um 8:50 Uhr und meldet sich am Terminal an: Seite 15

17 Der Kontostand beträgt 08:00, weil für diesen Tag eine Sollzeit von 08:00 Stunden festgelegt ist und der Mitarbeiter an diesem Tag noch nicht gearbeitet hat. In oberen Beispiel war der Kontostand des Mitarbeiters vor dem Stempeln ausgeglichen (+0:00 Stunden). Hätte der Mitarbeiter ein Plus von 1:30 Stunden auf dem Stundenkonto, würde ein Kontostand von -6:30 Stunden angezeigt: Im Zeitmodell dieses Mitarbeiters ist eine Sollzeit von 08:00 Stunden und 00:30 Minuten Pause für den betroffenen Tag festgelegt.verlässt der Mitarbeiter um 17:50 Uhr den Arbeitsplatz, beträgt sein Kontostand für diesen Tag +00:30 Stunden, sein gesamter Kontostand beträgt +02:00 Stunden. Seite 16

18 4.6 Bearbeiten der Arbeitszeitdaten Die im Terminalmodus erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter kann sich der Administrator nach Anmeldung als admin" im Bearbeiten-Fenster des Mitarbeiters ansehen. Wählen Sie dazu einen Mitarbeiter aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button Bearbeiten" im Mitarbeitermenü. Beim Anklicken der einzelnen Tage werden die erfassten Buchungsdaten angezeigt und lassen sich vom Administrator bearbeiten. Im unteren Teil des Fensters wird die Sollarbeitszeit für diesen Tag, die tatsächlich gearbeitete Zeit und das Stundenkonto für diesen Tag angezeigt. Seite 17

19 4.7 Zugriff der Mitarbeiter Das Zeiterfassungsprogramm bietet die Möglichkeit, die erfassten Arbeitszeiten vom Arbeitsplatz aus zu lesen. Sie können Ihren Mitarbeitern auch schreibende Rechte auf die Arbeitszeiten erteilen. Eine weitere praktische Funktion ist das Beantragen von Urlaubstagen vom Arbeitsplatz aus. Nach der Installation meldet sich der Benutzer mit seiner Personalnummer und dem persönlichen Kennwort an es erscheint dann die Kalenderoberfläche. Der Benutzer kann sich die Buchungsdaten für die einzelnen Tage durch Anklicken der entsprechenden Tage mit der linken Maustaste anzeigen lassen. Mit der rechten Maustaste oder über die Tasten F6 und F7 kann er Urlaubstage beantragen und anschließend direkt einen Urlaubsantrag ausdrucken. Seite 18

20 Nach dem Speichern der beantragten Urlaubstage - diese erscheinen im Kalender grün bzw. hellgrün - klickt der Mitarbeiter auf das Drucker-Symbol und wählt Urlaubsantrag". Es werden alle beantragten Tage des aktuellen Jahres einzeln aufgelistet und zusätzlich eine Urlaubsübersicht ausgedruckt. Der Resturlaub wird automatisch berechnet und auf dem Urlaubsantrag ausgewiesen. Seite 19

21 4.8 Zugriff der Personalabteilung Der Mitarbeiter in der Personalabteilung meldet sich als Benutzer admin" an: In der aktiviert er dann Hauptmenüleiste den Jahreskalender. Hier sieht er im Überblick wer im aktuellen Monat Urlaub beantragt hat (grün / hellgrüne Einträge) bzw. welche Urlaubstage bereits genehmigt wurden (blau / hellblau markierte Tage). Seite 20

22 Zur Genehmigung des beantragten Urlaubs müssen die betreffenden Tage mit der Maus markiert und im Popup-Fenster Urlaubstage" -> voll" oder halb" ausgewählt werden. Eine schnellere Möglichkeit zum genehmigen von beantragten Urlaubstagen ist die Funktion im Pulldownmenü Bearbeiten/Übersicht über beantragten Urlaub: Seite 21

23 Auf diese Weise werden die Urlaubs-, und Krankheitstage sowie die Termine für alle Mitarbeiter des Unternehmens erfasst und verwaltet! Der Zugriff auf den oben abgebildeten Kalender kann in der Mitarbeiterverwaltung (Button Zugriffsrechte) jedem Mitarbeiter gewährt werden, allerdings kann der Mitarbeiter im Kalender nur lesen und keine Daten verändern. Der Zugriff kann auch nur auf Abteilungsebene freigeschaltet werden, so dass beispielsweise ein Abteilungsleiter Zugriff auf die Urlaubs- und Krankheitsdaten seiner Mitarbeiter erhält. Die Anwesenheitskontrolle, die über den Menüpunkt Auswertungen in der Hauptmenüleiste aufgerufen wird, bietet einen Überblick über den aktuellen Status Ihrer Mitarbeiter: Seite 22

24 4.9 Auswertung Als Administrator oder Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit die erfassten Arbeitszeitdaten auszuwerten. Wählen Sie hierzu in der Mitarbeiterverwaltung den gewünschten Mitarbeiter aus und klicken Sie dann Auswerten" an. Der im angezeigten Auswertenfenster betrachtete Zeitraum beginnt mit dem Datum des Erfassungsstarts und endet am Vortag des aktuellen Tages; d.h. der heutige Tag wird bei der Auswertung nicht berücksichtigt. Beispiel: Der Erfassungsstart eines Mitarbeiters, an dem das Zeiterfassungssystem beginnt, die Arbeitszeiten zu berechnen, ist Montag der Der heutige Tag ist Freitag, der Der Mitarbeiter muss von Montag bis Freitag 8:00 Stunden arbeiten. Wenn Sie am Freitag eine Auswertung erstellen, zählt das Zeiterfassungsprogramm die Soll- und Istzeiten von Montag ( ) bis einschließlich Donnerstag ( ) zusammen und vergleicht diese mit den Sollzeiten: Seite 23

25 In unserem Beispiel hat der Mitarbeiter an den Tagen überhaupt nicht gearbeitet daher entsteht auf seinem Zeitkonto für jeden Tag des Auswertungszeitraumes ein Minus von 8 Stunden. Der 06.Januar ist im Bundesland des Mitarbeiters (Bayern oder Baden-Württemberg) ein Feiertag, an dem der Mitarbeiter nicht arbeiten muss daher ist sein Stundenkontostand gesamt" 24:00 Stunden. Die Abbildung zeigt die Gesamtauswertung. In der Gesamtauswertung werden alle Tage vom Erfassungsstart bis zum Vortag berücksichtigt, summiert und verglichen. Im Reiter aktueller Monat" kann man sich über die im rechts oben ausgewählten Monat erfassten Arbeitszeiten informieren: Seite 24

26 4.10 Drucken BeeINTIME verfügt über umfangreiche Druckfunktionen. Klicken Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf "Ausgabe", um in das Druckmenü zu gelangen: Sie haben im Mitarbeiter-Bereich die Möglichkeit Stundenzettel und Übersichten über Fehlzeiten auszudrucken und Stundenkonten auszuwerten. Seite 25

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