Lavid-F.I.S. Ablaufbeschreibung für. Arbeitszeiterfassung. Lavid-F.I.S.

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1 Lavid-F.I.S. Ablaufbeschreibung für Dauner Str. 12, D Mönchengladbach, Tel , Fax -15,

2 1. Inhalt 1. Inhalt Verwendbar für Aufgabe Voraussetzungen / Entscheidungen Benötigte Module: Benutzerrechte: Welche Einstellungen müssen vom Anwender vor der Einrichtung eingestellt werden? Konfiguration / Vorbereitungen Anlegen einer Aktionsart Erstellung von Zeitkonten Zuordnung eines Zeitkontos zu einem Mitarbeiter Anwendung Erfassung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters Übersicht eines Mitarbeiters

3 2. Verwendbar für FIS AGENTUR FIS DRUCKEREI FIS FAKTURA FIS KRANKENTRANSPORTE FIS KURIER FIS LOGISTIK 3. Aufgabe Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern. 4. Voraussetzungen / Entscheidungen 4.1. Benötigte Module: Modul für die Zeiterfassung Modul Stammdaten Modul Einstellungen 4.2. Benutzerrechte: Benutzerrechte für Zeitkonten Benutzerrechte für Stammdaten Benutzerrechte für Einstellungen Die Benutzerrechte müssen zum anpassen und konfigurieren ausgelegt sein Welche Einstellungen müssen vom Anwender vor der Einrichtung eingestellt werden? Wie unterteilt sollen die Arbeitszeiten erfasst werden, da dies von der Konfiguration der Aktionsart Arbeitszeit abhängt. Wer trägt die Arbeitszeiten für die einzelnen Mitarbeiter ein? Wie viele unterschiedliche Zeitkonten braucht man bzw. gibt es immer gleich bleibende Schichten oder unterschiedliche Arbeitszeiten? - 3 -

4 5. Konfiguration / Vorbereitungen 5.1. Anlegen einer Aktionsart Rufen Sie über das Menü EINSTELLUNGEN den Programmpunkt AKTIONSARTEN auf. Schritt 1 Schritt 4 Schritt 1: Schritt 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um eine neue Aktionsart anzulegen. Geben Sie der Aktionsart eine aussagekräftige Bezeichnung. Für bestimmte Aktionsarten ist es erforderlich, dass dabei die Zeit erfasst werden soll, oder bestimmte Abfragen aufgerufen werden sollen. Diese können mit Hilfe der Kontrollfelder unter Zeiterfassung/Abrechnung eingestellt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um Ihre Eingaben zu bestätigen oder Drücken Sie die Taste F

5 Im Register Zuordnung können folgende Einstellungen vorgenommen werden, um bestimmte Felder abzufragen. Schritt 1 Schritt 5 Schritt 4 Schritt 1 Schritt 4 Schritt 5 Aktivierung der Haken im Bereich FOLGENDE ZUORDNUNGEN KÖNNEN bedeutet: Durch setzen der Haken in den Kontrollfeldern, bestimmen Sie die Zuordnungsmöglichkeit zu der jeweiligen Aktionsart, die somit ausgewählt werden können. Aktivierung der Haken im Bereich FOLGENDE ZUORDNUNGEN MÜSSEN bedeutet: Durch setzen der Haken in den Kontrollfeldern, bestimmen Sie, dass diese Zuordnungen vom Anwender hinterlegt werden müssen um die Aktion abzuschließen. In der rechten Spalte können Sie vorbestimmen, ob ein Datensatz mit der Anlage der Aktion neu angelegt wird: Tragen Sie z.b. eine Dokumentart ein, so wird bei Anlage einer neuen Aktion auch ein Dokument der hier angegebenen Dokumentart erzeugt. Auf diese Weise können Sie Standardanfragen schnell durch das Hinterlegen von Standardantworten in Form von Dokumentarten beantworten. Möglichkeit einen BELEG DER BELEGART mit einer AKTIONSART zu verknüpfen (Rechnungen, Gutschriften, etc.) Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um Ihre Eingaben zu bestätigen oder Drücken Sie die Taste F

6 Im Register EINGRENZUNG können Sie für Kontakt- und Belegarten diese noch zuordnen, dass heißt: das die Aktionsart nur bei der Kontakt- und Belegart angezeigt bzw. berücksichtigt wird

7 Wechseln Sie nun auf das Register Stati Vorgaben, im Register Stati Vorgaben haben Sie die Möglichkeit bestimmte Stati zur jeweiligen Aktionsart zu verknüpfen. Schritt 1 Schritt 1 Klicken Sie auf den Schalter Verknüpfen, daraufhin öffnet sich der Dialog Anzulegender Status. Tragen Sie einen Teil des Namens vom anzulegenden Status in das Feld Status ein und bestätigen Sie mit der Entertaste, entweder wird der Status automatisch ergänzt, oder es öffnet sich der Suchdialog Stati suchen wenn mehrere Stati mit ähnlicher Bezeichnung vorhanden sind. Ist der richtige Status ausgewählt bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Nun ist der Status mit der Aktionsart verknüpft. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um Ihre Eingaben zu bestätigen oder Drücken Sie die Taste F

8 5.2. Erstellung von Zeitkonten Rufen Sie über das Menü ZEITERFASSUNG den Programmpunkt ZEITKONTEN auf. Schritt 1 Schritt 4 Schritt 1: : : Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU um ein neues Zeitkonto anzulegen. Tragen Sie die Arbeitszeitkriterien für das Zeitkonto ein (wie zum Beispiel: die Arbeitszeit pro Tag / Woche und die Pausenzeiten). Klicken Sie auf den Schalter HINZUFÜGEN um das neu erstellte Zeitkonto einem Zeitraum zuzuordnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um Ihre Eingaben zu bestätigen oder Drücken Sie die Taste F

9 5.3. Zuordnung eines Zeitkontos zu einem Mitarbeiter Wechseln Sie nachdem Sie das Zeitkonto erstellt haben auf das Register Kontakte um einen Mitarbeiter mit dem Zeitkonto zu verknüpfen. Schritt 1 Schritt 1: : :. Klicken Sie auf die Schaltfläche VERKNÜPFEN um einen Mitarbeiter mit dem Zeitkonto zu verknüpfen. Tragen Sie den Namen Ihres Mitarbeiters in Kontakt ein entweder wird dieser dann automatisch ergänzt oder es öffnet sich der Suchdialog SUCHEN und Sie können den Mitarbeiter über die Suche auswählen und verknüpfen. Tragen Sie im Feld VON DATUM und im Feld BIS DATUM den gewünschten Zeitraum ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um Ihre Eingaben zu bestätigen oder Drücken Sie die Taste F12. Haben Sie alle Mitarbeiter für das Zeitkonto zugeordnet Klicken Sie auf die Schaltfläche OK in der oberen Befehlszeile oder Drücken Sie die Taste F

10 6. Anwendung 6.1. Erfassung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters Rufen Sie über das Menü ZEITERFASSUNG den Programmpunkt ARBEITSZEITERFASSUNG auf. Schritt 1 Schritt 7 Schritt 6 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 1: : : Schritt 4: Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU um die Arbeitszeit zu erfassen. Wählen Sie den Mitarbeiter aus für den die Arbeitszeit erfasst werden soll. Wählen Sie den Monat aus für den die Arbeitszeit erfasst werden soll. Tragen Sie den Namen des Mitarbeiters ein für den die Arbeitszeit erfasst werden soll. Tragen Sie das Datum, die Aktionsart, Stundenart und den Kunden in die angelegten Felder ein. Im Feld Bezeichnung können Sie die Art der Arbeit noch genauer benennen. Tragen Sie im Feld Von und im Feld bis die Istzeit ein, im Feld Zeit wird die Zeit danach angezeigt. Markieren des Feldes Berechnen bewirkt, dass die Zeit zusätzlich berechnet wird und nicht markiert werden sollte wenn die Leistung bereits im Auftrag enthalten ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um Ihre Eingaben zu bestätigen oder Drücken Sie die Taste F12. Um eine Übersicht der gesamten Arbeitszeiten die von Ihrem Mitarbeiter erfasst wurden zu erhalten klicken Sie auf den Schalter Übersicht. Weitere Informationen zur Übersicht im Punkt 6.2 Übersicht eines Mitarbeiters

11 6.2. Übersicht eines Mitarbeiters Rufen Sie über das Menü ZEITERFASSUNG den Programmpunk Übersicht auf. Schritt 1 Schritt 1: : Wählen Sie den Mitarbeiter aus für den Sie eine Übersicht haben wollen. Klicken Sie auf den Schalter AKTUALISIEREN um die Daten zu Ihrem Mitarbeiter zu aktualisieren, daraufhin erhalten Sie eine Übersicht seiner geleiteten Arbeitszeiten

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