Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 4.0 Kreditoren & Einkauf

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1 Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 4.0 Kreditoren & Einkauf

2 Informationen zum Inhalt Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Obwohl wir bestrebt sind, den Handbuch- Inhalt so informativ wie möglich und aktuell zu halten, sind Fehler und Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungsvorschläge sind Autor und Verlag dankbar. Warenzeichen Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Copyright Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Publikation Druckerei Odermatt [Januar 2007 / Version C4.00]. Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter Druck und Verlag Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

3 Inhalt Kapitel 1 Einführung Einkauf 3 Einleitung 4 Programm-Module 5 Menüaufbau des Moduls 7 Integration im Gesamtsystem 9 Kapitel 2 Stammdaten Kreditoren einrichten 13 Kreditoren & Einkauf Einrichtung 14 Kreditoren Stammdaten 20 Kapitel 3 Einkäufe erfassen 35 Grundlagen Einkaufsbeleg 36 Möglichkeiten der Fakturierung 41 Kapitel 4 Einkaufspreise 45 Übersicht Preis- und Rabattsystem 46 Standard Einkaufspreis 47 Alternative Preise 48 Zeilenrabatte 50 Kapitel 5 Von der Anfrage zur Rechnung 57 Grundlagen 58 Aufbau eines Einkaufsbelegs 59 Einkaufsbelege bearbeiten 70 Teillieferung und -rechnung im Einkauf 75 Belege drucken 88 Kapitel 6 Buchen im Einkauf 91 Einleitung 92 Posten bei der Rechnungsbuchung 96 Buchungen stornieren 102 Stapelbuchen 105 Kapitel 7 Spezialbelege und -funktionen 109 Rahmenbestellung 110 Kreditorenrechnungen in mehreren Währungen 113 Sammelrechnung 117 i

4 Inhalt Gutschriften 119 Einkauf Reklamationen 122 Reservationen 128 Artikeltracking mit Serien- und Chargennummern 131 Bestellvorschlag 134 Kapitel 8 Zahlungen erfassen 149 Grundlagen 150 Ausgleichsmethoden 151 Buchen von Kreditorenzahlungen 156 Kreditorenposten ausgleichen 165 Skonto 180 Zahlungsvorschlag 184 Kapitel 9 DTA & EZAG 199 Funktionsübersicht 200 Inbetriebnahme und Testphase 201 Stammdaten und Vorbereitungen 204 Rechnungen erfassen und buchen 216 Zahlungsvorschlag und Zahlungsanzeige 224 Zahlungsdatei 232 Zahlung buchen 234 EZAG Vorbereitungen 236 ESR-Belege und Zahlungsarten 238 Kapitel 10 Rückstandsverwaltung Einkauf 241 Funktionsübersicht 242 Fenster Einkaufsrückstandzeilen 243 Bestellungen zusammenfassen 250 Rückstandsverwaltung in der Praxis 261 Anhang A Länderspezifische Abweichungen 263 Terminologie Schweizer Version 264 ii

5 Kapitel 1 Einführung Einkauf Das Modul Einkauf beinhaltet alle wichtigen Funktionen, um die Kreditoren, das Einkaufswesen und den Zahlungs-verkehr optimal zu verwalten. Von der Einkaufsanfrage bis hin zur Einkaufsrechnung oder Rücksendung/Gutschrift können Dokumente beliebig kopiert und bearbeitet werden. Als Einstieg in das Handbuch Einkauf finden Sie in diesem Kapitel wichtige Informationen zu Aufbau und Integration dieses Modules: Diese Themen werden im vorliegenden Kapitel behandelt: Einleitung Programm-Module Menüaufbau des Moduls Integration im Gesamtsystem

6 Kapitel 1. Einführung Einkauf 1.1 EINLEITUNG Die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen in der richtigen Menge, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und in der richtigen Qualität gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Einkauf. Stellen wir uns einmal vor, welche Aktivitäten von der Lieferantenbestellung bis zur Zahlung an den Kreditor notwendig sein könnten: Nach einer Lagerbestandesprüfung kann der Auftrag ganz oder teilweise ab Lager geliefert werden, oder die Artikel müssen beim Lieferanten oder in der Produktion beschafft werden. Der Einkäufer oder Disponent prüft die laufenden Rahmenverträge oder startet den Bestellvorschlag, um den zukünftigen Bedarf aus Verkaufsaufträgen abdecken zu können. Der Lieferant bestätigt uns den Liefertermin. Die erste Teillieferung wird an unser Handelslager geliefert. Wir müssen die Rückstände im Griff behalten. Nachdem die Ware umgepackt, beschriftet und versandfertig bereitgestellt ist, wird die Kundenbestellung komplett oder in Teilen ausgeliefert und fakturiert. Der Kunde sendet eine mangelhafte Lieferung zurück. Wir empfangen die Ware, retournieren diese an den Lieferanten und verlangen eine Ersatzlieferung. Die Rechnung des Lieferanten trifft ein. Die fälligen Zahlungen werden mit dem Zahlungsvorschlag aufgelistet. Kreditorenzahlungen können via DTA-File bequem an Bank oder Post versendet werden. Ausgehend von einer Bestellung bestehen also im Einkauf eine Reihe von zusammenhängenden Ereignissen, die in einer integrierten Lösung wie die Anwendung gut überblickt werden können. 4

7 1.2 Programm-Module 1.2 PROGRAMM-MODULE Jede Unternehmung hat unterschiedliche Anforderungen an ein Programm für den Einkauf. Deshalb kann der Kunde aus verschiedenen Modulen auswählen. Kurzbeschreibung der Programm-Module Die Anwendung ist modular aufgebaut, d.h. Module können einzeln, auch noch Jahre später, dazugekauft werden. In der nachfolgenden Liste sind die Programm-Module für Kreditoren & Einkauf aufgeführt. Ausführliche Informationen zu diesen und weiteren Modulen erhalten Sie von Ihrem die Anwendung Partner. Modul Basismodul Einkauf Fakturierung Einkauf Bestellwesen Rechnungsrabatt Einkauf Zeilenrabatt Einkauf alternative Preise Kurzbeschreibung Einrichten von Kreditor Stammdaten (wie Einkäufer, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Länder, Sprachen etc.), Rechnungen und Gutschriften über Erfassungsjournale erfassen und buchen, Zahlungsausgänge buchen, Offene Posten verwalten, beliebig viele Währungen pro Kreditor. Einkaufsbelege für Rechnung und Gutschrift, Artikel und Leistungen detailliert zusammenstellen, Bareinkäufe, mehrere MWSt Sätze pro Beleg. Anfragen und Einkaufsbestellungen verwalten, Anfragen und Rahmenbestellungen in Bestellungen übernehmen, Mengen im Lager provisorisch reservieren, Teillieferungen und Teilrechnungen, Direktlieferungen, Reservation. Preisnachlass auf Basis des Bestellsvolumens, Rabattstaffel pro Kreditor oder Kreditorengruppe definieren, Rabatt auf separate Fibukonten buchen, Mindermengenzuschlag (auf Seite 52) Rabattstrukturen für Lieferanten und Artikel festlegen. Pro Artikel alternative Einkaufspreise für einzelne Kreditoren, Einheiten, Varianten, Mindestmengen und weitere Bedingungen definieren. 5

8 Kapitel 1. Einführung Einkauf Modul Bestellvorschlag Direktlieferung Alternative Bestelladressen Retourenverwaltung Einkauf Rückstandsverwaltung Einkauf (SwissModule) DTA und EZAG (SwissModule) Kurzbeschreibung Anhand von geplanten Lagerzu- und -abgängen voraussichtlichen Bedarf berechnen und Vorschläge in Journalen auflisten. Bestellparameter wie Bestellmengen und Minimal/Maximalbestände werden auf der Artikelkarte, bzw. Lagerhaltungsdaten hinterlegt. Bestellvorschlagszeilen können vom Benutzer geändert und danach in Bestellungen umgewandelt werden. Direktlieferungen sind praktisch für Handelsbetriebe, die Artikel verkaufen und sie vom Lieferanten gleich zum Kunden schicken lassen, ohne sie jemals physisch im Lager zu haben. Beliebig viele Bestelladressen pro Kreditor erfassen (auf Seite 63) Falsch gelieferte oder defekte Waren an Lieferanten retournieren und über Ersatzlieferungen oder Gutschriften korrigieren (auf Seite 122) Teillieferungen und Teilrechnungen mit den offenen Bestellungen abgleichen. Das Modul schafft eine klare Übersicht über offene Bestellpositionen und hilft mit, die eintreffenden Lieferungen und Rechnungen administrativ einfach zu verwalten. Vergütungsaufträge über DTA und EZAG ausführen. Beim Buchen von Kreditorenrechnungen werden Referenznummern von den blauen und roten Einzahlungsscheinen in die Kreditorenposten übertragen. Sammelzahlungen pro Kreditor (auf Seite 199). 6

9 1.3 Menüaufbau des Moduls 1.3 MENÜAUFBAU DES MODULS Im Hauptmenü unter Einkauf finden Sie verschiedene Menüpunkte. Je nach Aufgabengebiet und Benutzerrechten haben Sie Zugriff auf diese Positionen. Die Navigation Pane soll Benutzern einen intuitiven Zugang zu Belegen, Berichten und Funktionalitäten ermöglichen, indem eine Oberfläche verwendet wird, die der in Microsoft Outlook sehr ähnlich ist. Die Navigation Pane wurde in die Anwendungsbereiche unterteilt, die die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter widerspiegeln. Das separate Fenster sowie die Baumstruktur ermöglichen den Benutzern Zugriff auf Menüoptionen, ohne Fenster schliessen zu müssen, in denen sie arbeiten. Mehr über die Navigation Pane erfahren Sie im Einführungshandbuch. 7

10 Kapitel 1. Einführung Einkauf Kurzbeschreibung der Menüpunkte Die einzelnen Menüpunkte werden Sie je nach Aufgabengebiet intensiver oder vielleicht gar nicht verwenden. Welche Menüs Sie verwenden können, ist auch von Ihren Zugriffsrechten abhängig. Hier ein Kurzbeschrieb der Möglichkeiten in den einzelnen Menüpunkte: Menüpunkt Planung Auftragsabwicklung Lager & Bewertung Analyse & Berichtswesen Historie Einrichtung Beschreibung Alle Stammdaten sowie Erfassungsmasken, welche für die Einkaufsplanung nötig sind wie Bestellvorschlag, Auftrags- und Absatzplanung etc. Sämtliche Punkte, welche für die Auftragsabwicklung benötigt werden wie Bestellung, Liefermahnung, Reklamation etc. Verwaltung der Artikel sowie des Lagers. Budgets, Analyseberichte sowie Analysen nach Dimensionen. Hier können Berichte selbst zusammengestellt werden. Unter diesem Punkt sind alle gebuchten Belege des Einkaufs sowie die Journale und Navigate abgelegt. Die Einrichtung Kreditor & Einkauf sowie die Einrichtung des DTA sind unter diesem Menüpunkt abgelegt. Tips Sollten Sie eine Zugriffsmeldung beim Anklicken eines Menüs erhalten, kann dies folgende Ursachen haben: Das mit dem Menü verbundene Modul ist nicht lizenziert. Ihre Benutzerrechte erlauben keinen Zugriff auf dieses Menü. 8

11 1.4 Integration im Gesamtsystem 1.4 INTEGRATION IM GESAMTSYSTEM Das Modul Einkauf ist Teil der Gesamtlösung von der Anwendung. Die einzelnen Module sind miteinander verknüpft, was den Zugriff auf Informationen aus anderen Modulbereichen jederzeit gewährleistet. Wollen Sie beispielsweise Artikel einkaufen, muss der Artikelstamm mit den relevanten Daten vorhanden sein. Oder sollen Kreditorenzahlungen elektronisch via DTA/EZAG abgewickelt werden, müssen entsprechende Informationen im DTA Modul erfasst worden sein. Wir fassen die Integration anhand der wichtigsten Bereiche zusammen: Integration Fibu Das Fibu Basismodul ist die Grundvoraussetzung für den Einsatz aller weiteren Module. Wie ist nun das Modul Einkauf mit der Fibu verbunden? Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte erklärt: Erfolgswirksame Buchungen werden via Buchungsgruppen in der Fibu abgelegt. Währungen aus dem Modul Fibu werden den Kreditoren zugeordnet. Einkaufsbelege können neben Artikeln auch Fibukonten enthalten. Dimensionen, also erweiterte Kostenstellen- und Kostenträger- Informationen, werden in der Fibu verwaltet. Mehrwertsteuersätze werden über die MWST-Einrichtung in der Fibu festgelegt. Integration Lager Das Modul Lager umfasst alle relevanten Informationen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren. Artikel und Kreditoren können verknüpft werden, damit zum Beispiel immer die korrekten Preise abhängig von Mengenstaffeln verwendet werden. Weitere Verknüpfungen im Artikelstamm: Vorhandene Reservationen Lagerbestand / Verfügbarkeit Ersatzartikel 9

12 Kapitel 1. Einführung Einkauf Lagerorte Lieferanten Tracking für Serien- und Chargennummern Integration Verkauf Erst ein funktionierender Verkauf macht das Einkaufsmodul interessant. Bedarfsmengen werden aufgrund der Produktion und den Verkaufsaufträgen erstellt. Bestellvorschläge basieren auf den Bestellparametern der Artikel und Mengen in den Verkaufszeilen. Deshalb ist die Verbindung zu diesem Modul sehr wichtig. Vielfach werden die Artikel direkt vom Lieferanten zum Kunden befördert, werden also nie in unserem Lager eingelagert. Die Integrationsvorteile dieses Moduls: Auftragszeilen mit Einkaufszeilen verbinden Geplante Abgänge aufgrund von Verkäufen Basis für Bestellvorschlag aufgrund der Bedarfssituation Lagerein- und ausgang mit Chargen- /Seriennummer Integration Marketing (CRM = Customer Relationship Management) CRM liegt in aller Munde, aber wie wird dieses Modul im Gesamtsystem genutzt? Hier ein paar Beispiele: Marketingadressen und Kreditor abgleichen, die Kreditoreninfos sind im Marketing ersichtlich Buchungen und Belegdruck für einen Kreditor werden im Marketing registriert und dann für Marketingzwecke weiterverarbeitet Änderungen werden beidseitig im Einkauf und Marketing sofort aktualisiert Kommunikation mit , Word, Outlook und Telefon 10

13 1.4 Integration im Gesamtsystem Einfluss der Dimensionen Die Dimensionen ermöglichen erweiterte Gesichtspunkte bei der Analyse von Fibubuchungen. Dimensionen sind frei definierbare Bereiche, zu denen auch die Kostenstellen und Kostenträger gehören. Sie können die Dimensionen beliebig einsetzen, um Analysen basierend auf Einkäufer, Länder, Unternehmensgruppen, Marketingkampagnen und vielen weiteren Kriterien zu gewinnen. Ausführliche Infos zu den Dimensionen erfahren Sie im Fibu Handbuch. Einfluss auf Lager-Disposition Produkte können oft nicht sofort ausgeliefert werden, da sie nicht oder nur teilweise am Lager sind. Oft möchte der Kunde die Lieferung an einem bestimmten Lieferdatum in der Zukunft. Oder der Liefertermin ist eine Annahme, basierend auf den Lieferzeiten des Lieferanten. Welche Bestände sind an welchem Ort vorhanden und ab welchem Lager decken wir einen aktuellen Bedarf? Sich dauernd ändernde Lagerbestände aufgrund von geplanten und effektiven Ein- und Ausgängen erfordern einen guten Überblick der Bestände und eine äusserst genaue Datenerfassung. Artikelreservation Das Reservieren von Artikeln ist eine Funktion des Moduls Basis Lager. Mit dem Reservationssystem können wir eine Verbindung zwischen Einkaufszeile, Lagerposten und Verkaufszeile vornehmen. Wir halten sozusagen schützend die Hand auf diese Bestände und verhindern, dass der Bedarf durch andere Aufträge verbraucht wird. 11

14 Kapitel 1. Einführung Einkauf 12

15 Kapitel 2 Stammdaten Kreditoren einrichten Bevor mit dem Modul Einkauf gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Stammdaten eingerichtet werden. In diesem Kapitel lernen Sie die notwendigen Vorarbeiten kennen. Es werden folgende Themen behandelt: Kreditoren & Einkauf Einrichtung Kreditoren Stammdaten

16 Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten 2.1 KREDITOREN & EINKAUF EINRICHTUNG In diesem Fenster werden die Basisinformationen zum Anlegen von Lieferungen und Rechnungen sowie die Numerierung von Belegen festgelegt. Wenn Sie als neue(r) MitarbeiterIn mit die Anwendung starten, können Sie davon ausgehen, dass diese Einrichtungen bereits vorgenommen wurden. Änderungen in diesem Fenster sollten nur durch autorisierte Personen durchgeführt werden. Die Einrichtung finden Sie unter Einkauf, Einrichtung. Felder Kreditoren & Einkauf Einrichtung Die Feldbeschreibung wird jeweils in den entsprechenden Abschnitten behandelt. Register Allgemein Feld Rabattbuchung auf Seite 54 Feld Liefersch. b. EK.-Rechnung auf Seite 88 Im Feld Ext. Belegnr. erforderlich setzen Sie ein Häkchen. Damit kann kein Einkaufsbeleg ohne externe Rechnungsnummer gebucht und eine Rechnung nicht aus versehen zweimal eingebucht werden. Feld Währungsausgleich auf Seite 173 Wenn Sie ein Häkchen im Feld MWST Differenz zulassen setzen, können Sie im Statistikfenster von Bestellungen und Rechnungen die MWST korrigieren. Die maximal zulässige Höhe der Differenz wird in 14

17 2.1 Kreditoren & Einkauf Einrichtung der Fibu Einrichtung im Feld Max. MWST Differenz zulässig festgelegt. Feld Rechnungsrab. berechnen auf Seite 52 Feld Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw. auf Seite 125 Register Archivierung Im Feld Anfrage archivieren können Sie einsellen, ob Ihre Anfragen jeweils archiviert werden sollen oder nicht. Die autom. Archivierung erfolgt dann, wenn Aufträge manuell gelöscht werden oder Aufträge in Bestellungen umgewandelt werden. Ein Häkchen in den Feldern Rahmenbestellung archivieren und/oder Bestellung archivieren bedeutet, dass bei manuellem Löschen eines Beleges resp. bei vollständiger Buchung oder Löschung mittels Stapelverarbeitung der Beleg archiviert wird. Kreditorenkarte Bevor Sie Bestellungen buchen oder Zahlungsvorschläge erstellen können, müssen Sie Ihre Kreditoren erfassen. Die Kreditorenkarte ist in verschiedene Register eingeteilt. 15

18 Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten Nebst Adresse und Kontaktperson sind folgende Informationen abrufbar: Bestell- und Rechnungsadresse Zahlungs- und Lieferbedingungen Kreditorenposten Buchungsgruppen für die MWST und Verbindung in die Fibu Rabattgruppen Statistik Bankkonten Offene Bestellungen Rückstände und weitere Bestimmte Felder müssen vom Benutzer ausgefüllt werden, andere bei Bedarf. Einige werden von der Anwendung automatisch ausgefüllt. Pflichtfelder Es gibt nur wenige Felder, die, wenn sie nicht ausgefüllt sind, beim Erfassen von Einkaufsbelegen eine Warnung verursachen. Folgende Felder und Tabellen müssen auf der Kreditorenkarte vorhanden sein: Nummer (Register Allgemein) Geschäftsbuchungsgruppe (Register Fakturierung) MWST-Geschäftsbuchungsgruppe (Register Fakturierung) Kreditorenbuchungsgruppe (Register Fakturierung) Ausgleichsmethode (Register Zahlung) Kreditoren erfassen und bearbeiten Bevor ein neuer Kreditor angelegt wird, sollte überprüft werden, ob dieser bereits existiert (als Kontakt oder Kreditor). Nutzen Sie dafür die verschiedenen Such- und Filtermöglichkeiten. Möglicherweise ist die entsprechende Adresse bereits vorhanden. 16

19 2.1 Kreditoren & Einkauf Einrichtung Kreditoren erfassen Jeder Kreditor, den Sie erfassen, erhält eine eindeutige Kreditorennummer. Sie können die Kreditorennummern manuell oder automatisch mit Hilfe von Nummernserien vergeben lassen. Die Nummernserie für Kreditoren legen Sie unter Finanzmanagement, Einrichtung, Nummernserie fest. Wie Nummernserien erfasst werden, erfahren Sie im Fibu Handbuch. Welche Nummernserien für Kreditoren verwendet werden sollen, legen Sie unter Einkauf, Einrichtung, Kreditoren & Einkauf Einr. im Register Nummerierung fest. Kreditoren können auf verschiedene Arten erfasst werden: Manuell auf der Kreditorenkarte Durch Kopieren eines ähnlichen Kreditors Via Modul Marketing auf der Adresskarte Tips Erfassen Sie die Kreditoren immer via Kontaktkarte. So ist sichergestellt, dass alle Adressen als Kontaktadresse geführt sind und so ein effizientes Marketing betrieben werden kann. Beispiel Kreditor erfassen Erfassen Sie folgenden Kreditor neu: 1 Wählen Sie Einkauf, Planung Kreditoren. Die Kreditorenkarte mit einem Kreditor wird angezeigt. 2 Fügen Sie einen neuen Datensatz ein, und erfassen Sie die folgenden Felder: Nummer: Name: Hans Meier AG Adresse: Industriestr. 501, Postfach 98 PLZ/Ort: 9000 St. Gallen Ländercode: leer Einkäufercode: Ihre Initialen 17

20 Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten Lieferbedingungscode: abgeholt Geschäftsbuchungsgruppe: NATIONAL MWST Geschäftsbuchungsgruppe: NATIONAL Kreditorenbuchungsgruppe: INLAND Zahlungsbedingungscode: Laufender Monat Zahlungsform: leer Währungscode: leer Sprachcode: leer Kreditoren bearbeiten Das Bearbeiten beinhaltet alle Änderungen in einem oder mehreren Feldern auf der Kreditorenkarte. Die Folgen einer Änderung sind unterschiedlich und hängen davon ab, welche Felder davon betroffen sind. Beachten Sie auf jeden Fall, dass beispielsweise die Änderung der Zahlungsbedingungen auf der Kreditorenkarte nicht automatisch in Einkaufsbestellungen nachgeführt wird. Besteht eine Verbindung zwischen der Kreditoren- und Kontaktverwaltung werden Änderungen in beiden Tabellen sofort nachgeführt. Wenn Sie eine Änderung auf der Kreditorenkarte vornehmen, wird das Datum im Feld Aktualisiert am angepasst. Das Feld Ausgleichsmethode enthält eine Grundregel für die Behandlung von Kreditorenzahlungen. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 151. Kreditor löschen Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Kreditor gelöscht wird: Ein Kreditor wurde irrtümlicherweise doppelt erfasst. Ein Kreditor ist seit Jahren inaktiv, konkurs oder wurde aufgelöst. Beachten Sie folgendes vor dem Löschen von Kreditoren: Kreditoren mit offenen Posten, ungebuchten Einkaufsbestellungen, Rechnungen oder Gutschriften können nicht gelöscht werden. Es können nur einzelne Kreditoren gelöscht werden. 18

21 2.1 Kreditoren & Einkauf Einrichtung Löschen Sie gezielt, beispielsweise anhand des Datumfeldes Aktualisiert am der Kreditorenkarte oder dem Buchungsdatum des letzten Rechnungspostens. Anstatt einen Kreditor zu löschen, können Sie im Feld Gesperrt den Kreditor für jeglichen Geschäftsverkehr oder nur für Zahlungen sperren. Dann bleiben Statistik, Posten, Bemerkungen usw. bestehen, aber es können keine neuen Bestellungen erfasst werden. Weisen Sie diesem inaktiven Kreditor eventuell eine spezielle Kreditorenbuchungsgruppe zu. Kreditorenliste drucken Damit Sie Ihre Eingaben prüfen können, haben Sie die Möglichkeit, die erfassten Kreditorendaten auf Papier auszugeben. Wählen Sie Einkauf, Analyse & Berichte, Stammdaten Berichte, Informationen Einr., Liste um die Kreditorenliste auszudrucken. Der Bericht kann mit verschiedenen Optionen ausgegeben werden. 19

22 Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten 2.2 KREDITOREN STAMMDATEN Bevor mit dem Modul Einkauf gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Tabellen erfasst werden. Bedenken Sie dabei folgendes: Stammdaten sollten nur durch autorisierte Personen änderbar sein. Fragen Sie sich, welche Informationen mit den erfassten Stammdaten gewonnen werden sollen, bevor die Daten erfasst werden. Stammdaten werden vielfach für Statistiken und Auswertungen für Vorjahre verwendet. Bedenken Sie dies bei geplanten Änderungen von Stammdaten. Erfassen Sie nur die nötigsten Stammdaten, das erleichtert die Datenpflege. Sprachen Bestellen Sie Produkte bei ausländischen oder fremdsprachigen Lieferanten, können Artikelbeschreibungen und Zusatztexte in der jeweiligen Sprache gedruckt werden. Beim Arbeiten mit verschiedenen Sprachen gehen Sie wie folgt vor: Sprachcodes werden im Menü Verwaltung, Anwendung, Einrichtung, Allgemein, Sprachen erfasst. Neue Sprachen können hier eingetragen werden. Artikelbeschreibungen in Fremdsprachen werden auf der Artikelkarte unter Artikel, Übersetzungen eingegeben. Pro Sprachcode kann eine Übersetzung erfasst werden. 20

23 2.2 Kreditoren Stammdaten Damit die Übersetzungen in Einkaufsbelegen wirksam werden, muss auf den entsprechenden Kreditorenkarten im Register Aussenhandel ein Sprachcode zugeordnet werden. Länder/Regionen Erhalten Sie Lieferungen aus dem Ausland, müssen Ländercodes definiert werden. Diese sind für verschiedene Auswertungen oder für Intrastat-Berichte wichtig. Im Menü Verwaltung, Anwendung, Einrichtung, Länder/Regionen werden Ländercodes erfasst Auf der Kreditorenkarte weisen Sie den Ländercode im Register Allgemein zu Tips In der Tabelle Länder/Regionen kann auch das Adressformat und das Kontaktpersonadressformat pro Land eingestellt werden. Die Empfängeradresse wird dann in Belegen entsprechend ausgedruckt. Mit Ansicht, Spalte anzeigen können zwei zusätzliche Felder EU- Ländercode und Intrastatcode angezeigt werden. Beispiele entnehmen Sie dem Demomandanten. Postleitzahlen Das Postleitzahlenverzeichnis der Schweiz wird mit Microsoft Dynamics NAV ausgeliefert. Die Tabelle kann beliebig mit zusätzlichen Postleitzahlen ergänzt werden. Anhand der Postleitzahl wird auf der Kreditorenkarte der Ortsname ausgefüllt. Postleitzahlen werden im Menü Verwaltung, Anwendung, Einrichtung, PLZ erfasst. Postleitzahlencodes können mehrfach erfasst werden. 21

24 Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten Tips Erfassen Sie bei ausländischen Postleitzahlen, die vor dem Ort stehen, die Länderbezeichnung mit, damit beispielsweise für den Versand von Rechnungen die vollständige Postadresse gedruckt wird. Lieferinformationen Die Kreditorenkarte enthält im Register Lieferung einige Informationen über die Lieferungen für den Kreditoren. Im Bild unten wurde festgelegt, dass Lieferungen vom Kreditor Lange Heimmöbelbedarf OHG an den Lagerort GRÜN geliefert werden. Die Beschaffungszeit für Lieferungen beträgt 3Tag. Diese Angaben können pro Einkaufsbeleg angepasst werden. 22

25 2.2 Kreditoren Stammdaten Zahlungsbedingungen Wann werden Kreditorenrechnungen zur Zahlung fällig? Wie können wir Skontoabzüge nutzen? Die Tabelle Zahlungsbedingungen ist sehr wichtig bei der Beantwortung dieser Fragen. Folgende Vorbereitungen sind erforderlich: 1 Zahlungsbedingungscodes unter Finanzmanagement, Kreditoren, Einrichtung, Zahlungsbedingungen erfassen. Verwenden Sie beschreibende Codes wie im folgenden Beispiel: 2 Ordnen Sie jedem Kreditor auf der Karte einen Zahlungsbedingungscode im Register Zahlung zu. Lassen Sie das Feld leer, können Fälligkeitsdatum und Skontofelder im Einkaufskopf manuell eingegeben werden. 23