Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung. (Stand )

Transkript

1 Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Dortmund 21 August :00 Uhr Dortmund, 21. August 2012, 13:00 Uhr (Stand )

2 Tagesordnung Begrüßung und Vorstellung der Referenten Vorstellung Amprion Projekt Einkauf/Kreditorenrechnung Einkaufskoordination Amprion Dienstleister Accenture für Einkauf und Kreditorenrechnung Kaffeepause Zukünftige Beschaffungsabwicklung bei Amprion Diskussionsrunde 2

3 Referenten Amprion Hr. Bannach (Projektleitung) Hr. Kleinjans (Projektleitung) Hr. Dr. Richter (Leiter Einkauf + IT) Hr. Edling (Einkaufskoordination) k Hr. Liesenfeld (Einkaufskoordination) Accenture Hr. Engel (Projektleitung) Hr. Meyer (Projektleitung Übernahmephase) Fr. Balsfulland (Strategische Einkaufsexpertin) Fr. Simkova (Teamleiterin Bratislava) 3

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9 f t Energiewirtschaftsgesetz i t (EnWG) Neuregelung zum 5. August a Vermögenswerte, Anlagen, Personalausstattung, Unternehmensidentität des Unabhängigen Transportnetzbetreibers (3) Das vertikal integrierte Energieversorgungsunternehmen oder eines seiner Tochterunternehmen hat die Erbringung von Dienstleistungen durch eigene oder in seinem Auftrag handelnde Personen für den Unabhängigen Transportnetzbetreiber zu unterlassen.... 9

10 f t Ist-Zustand Beschaffungsabwicklung. RWE Service Einkauf Lieferant 1 BA ANF Anf fragerlagen unte Ange ebotsrlagen unte Bes stellgabe frei Verhandlung Amprion Archivieru ung Rechnung gs- Workflow RWE Service Rechnungsprüfung Lieferant n 10

11 f t Soll-Zustand Beschaffungsabwicklung. Accenture Einkauf Lieferant 1 BA ANF Anf fragerlagen unte Ange ebotsrlagen unte Bes stellgabe frei Verhandlung Amprion Archivieru ung Rechnung gs- Workflow Accenture Rechnungsprüfung Lieferant n 11

13 . Organisation Einkauf + IT bei Amprion Einkauf und IT [Dr. Christoph Richter] Einkaufskoordination [N.N.] IT Sachbearbeiter Einkauf/Kreditoren [Stephan Edling] Sachbearbeiter Einkauf/Kreditoren [Martin Liesenfeld] 13

14 Grundsätzliche Aufgabenbereiche Amprion Accenture. Kreditoren- stammdaten strategischer Einkauf aktive Steuerung des Dienstleisters Ansprechpartner bei Eskalation Die Einkaufskoordination ist das Bindeglied zwischen Amprion und dem Dienstleister Accenture ist der Einkaufsdienstleister im Namen und auf Rechnung von operativer Einkauf Amprion K dit h Kreditorenrechnung Betreuer des eprocurement Helpdesk für Amprion + Lieferanten 14

16 Accenture ist führender Managementberatungs-, g Technologie- und Outsourcing-Dienstleister Wer ist? Kurzüberblick Allgemein: Gegründet im Jahr 1989 Mehr als Mitarbeiter In über 120 Ländern tätig Nettoumsatz von 25,5 Mrd. US-Dollar im Fiskaljahr 2011 (zum 31. August 2011) Kunden: 28 der DAX-30-Unternehmen sowie die Top- Unternehmen in Österreich und der Schweiz 94 der Fortune-Global-100-Unternehmen Mehr als drei Viertel der Fortune-Global-500- Unternehmen Über Unternehmen und Organisationen weltweit 16 Deutschland, Österreich und Schweiz: Über Mitarbeiter Hauptstandorte: Kronberg, München, Berlin, Düsseldorf, Wien, Zürich

17 Accentures Leistungsspektrum umfasst die Strategie- entwicklung bis hin zur Dienstleistungserbringung Wer ist? Integriertes Leistungs- und Servicespektrum von der Strategieentwicklung bis zur Übernahme und Erbringung von Dienstleistungen (z. B. Einkauf, Kreditorenrechnung) Management von Geschäftsprozessen Strategie- entwicklung IT Imple- mentierung IT-/System- integration Übernahme und Erbringung von Dienstleistungen i t Das Leistungs- und Servicespektrum deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab; angefangen bei der Vision und Strategie bis hin zur Übernahme und Erbringung von Dienstleistungen (z. B. Einkauf, Kreditorenrechnung) Für die Erbringung von Dienstleistungen sind weltweit Mitarbeiter in mehr als 50 Service Delivery Standorte tätig, davon sind mehr als Mitarbeiter für verschiedene Geschäftsprozesse, wie z.b. Einkauf, Kreditorenrechnung, HR oder Versicherung, verantwortlich 17

18 Zahlen, Daten und Fakten aus dem Bereich Einkaufs- dienstleistung Kunden im Bereich Einkauf & Kreditorenrechnung Vertragsverlängerungen mit unseren Kunden (davon 9 mehr als einmal) Strategische Einkaufserfahrung in über Waren- und Servicegruppen Ausgewählte Referenzen >2.700 Einkaufsspezialisten weltweit 70 Mrd. US- Dollar Mehr als 70 Mrd. US-Dollar jährliches Beschaffungsvolumen > Helpdesk-Anrufe pro Jahr 50+ Über 50 weltweite Delivery Standorte 21+ Über 21 Jahre Erfahrung im Einkauf für unsere Kunden Industrie- erfahrung Erfolgreich durchgeführte Einkaufsprojekte bei Energieversorgern 18

19 Die Zusammenarbeit erfolgt mit Kollegen in Dortmund und in Bratislava Wie arbeitet t zukünftig mit Amprion? Standort und Aufgaben der Accenture Mitarbeiter Accenture ist als direkter Dienstleister am Amprion Standort in Dortmund Erbrachte Dienstleistungen in Dortmund o Strategischer Einkauf Erbrachte Dienstleistungen in Bratislava o Operativer Einkauf o Kreditorenrechnung Projektleitung Amprion & Accenture Strategischer Einkauf Projektmaterial und Betriebsmittel WG 1 WG 2 WG 3 Nachrichtentechnik und Prozess IT Projektdienstleistungen WG 4 Indirektes Material und Dienstl. Operativer Einkauf Unterstützung tüt strategischer Einkauf Bestellbearbeitung Stammdaten-Mgmt. (Rahmenverträge) Bürgschaften und Bonitätsprüfungen Kreditorenrechnung Rechnungsprüfung (alle Rechnungen mit Bezug zu SAP Bestellungen sowie Verbrauchsbescheide) Gutschriften Scanning (Prag) Helpdesk Berichtswesen und Kennzahlensysteme 19

20 Accenture übernimmt für Amprion strategischen und operativer Einkauf sowie die Kreditorenrechnung Strategischer Einkauf (Dortmund) Bedarfsanalyse Lieferantenauswahl Umsetzung Vertrag Entwicklung von Beschaffungsstrategien und Erstellung von Marktanalysen Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen Identifizierung und Qualifizierung von Lieferanten Durchführung von Verhandlungen in Dortmund Operativer Einkauf (Bratislava) Kreditorenrechnung (Bratislava) Bedarfsanforderung (BANF) Rechnungsempfang Scannen und archivieren Eingabe von Belegvalidierung und Buchung Gutschriftverfahren Beleg-Information Verhandlung Vertragsabschluss Beschaffungsstrategie Ausschreibung Wareneingang Bestellung Bestellanforderung Genehmigung Leistungserfassung erstellen (BANF) prüfen $ Bezahlung Verantwortung: Unterstützung des strategischen Einkaufs SAP-Bestellabwicklung Bedarfsanforderungen und Bestellabrufe Einholen von Angeboten und Durchführung von Vergleichen Pflege von Leistungsstammdaten und Bearbeitung von Reklamationen Rechnungsempfang Archivierung und Erfassung der SAP Belege Prüfung und Buchung der Eingangsrechnungen Gutschriftsverfahren Kreditorenstammdatenverwaltung Helpdesk und Prozessunterstützung 20 Amprion Accenture

21 Ihre zukünftigen Ansprechpartner p stehen Ihnen kompetent und zuverlässig zur Verfügung Wer sind die zukünftigen Ansprechpartner? Alexander Engel Projektleiter 9 Jahre Erfahrung im strategischen Einkauf, Teamleitung / Prozessimplementierung Dortmund Bratislava Homa Nassery Strat. Einkäufer Langjährige Erfahrung im Einkauf und in der Verhandlungsführung Britta Saamen Strat. Einkäufer Mehrjährige Erfahrung im Führen von Einkaufsverhandlungen NN Strat. Einkäufer Erfahrung in Einkauf und Beschaffung verschiedener Warengruppen Alena Simkova Service Delivery Lead in Bratislava Langjährige Erfahrung als Service Delivery Lead für multinationales Mitarbeiterteam in den Bereichen Einkauf und Kreditorenbuchhaltung Operativer Einkauf Kreditorenrechnung 21

22 Das Team in Bratislava erbringt den operativen Service für Einkauf und Kreditorenrechnung Wer sind die zukünftigen Ansprechpartner in Bratislava? Alena Simkova Service Delivery Lead in Bratislava Langjährige Erfahrung als Service Delivery Lead für Operativer Einkauf multinationales Mitarbeiterteam in den Bereichen Einkauf und Kreditorenbuchhaltung e tu Kreditorenrechnung Foto folgt Pavol Palat Teamleiter operativer Einkauf Andrea Rybarova Operative Einkäuferin (Spot Buy) Tomas Kysel Operativer Einkäufer (Spot Buy) Peter Kalman Rechnungsprüfer Gabriela Dimic Farago Ki Kristina Ivana Gabriela Miriam Lubica Kofer Martisova Kuricova Chvalna Poorova Operative Einkäuferin (Spot Buy) Operative Einkäuferin (Spot Buy) Operative Einkäuferin Foto folgt Teamleiterin Kreditorenrechnung Rechnungsprüferin Rechnungsprüferin Maria Strizova Operative e Einkäuferin 22

23 Ein Wechsel der Ansprechpartner p ist kein Wechsel der bisherigen Regelungen Was können Sie von erwarten? Partnerschaftliche Zusammenarbeit unter Wahrung der Interessen von Amprion Klare Abläufe und Verantwortlichkeiten im gesamten Bestell- und Abrechnungsprozess Helpdesk als zentrale Anlaufstelle bei Fragen zu Bestellungen, Beauftragungen, Rechnungen Einladungen zur Teilnahme an großen Ausschreibungen über Amprions neue Ausschreibungsplattform Einhaltung von Amprion Vorgaben und Richtlinien (Compliance) Revisionssichere Prüfung eingehender Rechnungen 23

26 f t Soll-Zustand Beschaffungsabwicklung. Accenture Einkauf Lieferant 1 BA ANF Anf fragerlagen unte Ange ebotsrlagen unte Bes stellgabe frei Verhandlung Amprion Archivieru ung Rechnung gs- Workflow Accenture Rechnungsprüfung Lieferant n 26

27 Ein Wechsel der Ansprechpartner p ist kein Wechsel der bisherigen Regelungen Was bedeutet dies für Sie? Fragen zu Bestellungen, Beauftragungen, Rechnungen sind an den Helpdesk von Accenture zu adressieren Anfragen bezüglich Rechnungen, Ausschreibungen und Bestellungen sind innerhalb der Fristen zu beantworten Gewährleistung von termingerechter Bestell- und Abrechnungsabwicklung Weiterhin konstant hohe Liefertreue und Lieferqualität Teilnahme an Ausschreibungen (easyrfx) 27

28 Wichtige Adressen Rechnung: Annahmebestätigung Bestellung: Amprion GmbH Amprion GmbH Zentraler Rechnungseingang FAX: +49 (0) Postfach Köln Helpdesk Accenture: Tel.: +49 (0) com 28

29 Übergangsphase (Stand ) Versand der Lieferantenrechnungen an die neue Rechnungsadresse ab dem 12. September 2012 Aufnahme der neuen Rechnungsanschrift in den SAP-Bestelltext ab dem 13. September 2012 Ende September / Anfang Oktober Amprion-intern keine Bearbeitung von Bestellanforderungen Ab operativer Wechsel zu Accenture (Einkauf, Rechnungsprüfung) Versand der Bestellbestätigungen an die neue Adresse Wechsel der Ausschreibungsplattform Helpdesk Accenture in Funktion 29

30 Vergleich IT-Systeme Ist - Soll Funktion IST SOLL Umstellung ERP SAP SAP Ausschreibungs- plattform MyFutura easyrfx (Wallmedien) Kataloge epos WPS (Wallmedien) Leistungserfassung/ -abrechnung JDEA SPE, MDE (Wallmedien) voraussichtlich

31 Ausschreibungsplattform easyrfx easyrfx ( Wallmedien ) Accenture 31

32 Leistungserfassung/-abrechnung g g JDEA LEBs, die nach dem mit der falschen Startdatei erzeugt werden, werden zurückgewiesen! Abholen neuen Startdatei und Anleitung aus RWE-Portal Einspielen und Verwenden der neuen Startdatei in JDEA Export und Versandt Bestellungen und Verträge Rückversand der aktualisierten Bestellungen und Verträge Import aktualisierte Verträge und Bestellungen keine JDEA-Abnahme Umwandlung ist notwendig, da LEBs ansonsten nicht an nachgelagerten SAP-Prozess übergeben werden können. Die Umwandlung nehmen wir für Sie vor. Versand von LEBs an zentralen Aufmaßeingang möglich. Wichtig: Verwendung der richtigen Startdatei. td t 32

33 JDEA nächste Schritte. Kommunikation Betroffene Lieferanten werden zu gegebener Zeit durch Amprion-Einkaufskoordination informiert (Umstellung Parameter) Nachfolge- anwendung Nachfolgeanwendung in Planung (Einsatz voraussichtlich ab April 2013) (vorab Pilotphase für Nachfolgeanwendung) 33

35 f t Fragen, Antworten, offene Punkte August 2012

36 Kontaktdaten. Accenture Helpdesk. Amprion Einkaufskoordination Tel.: +49 (0) FAX: +49 (0) Tel.: +49 (0) Nächste Schritte Präsentationsfolien auf der Amprion Internetseite Ab 35. KW schriftliche Information aller Amprion-Lieferanten 36

37 Einkauf/Kreditorenrechnung 37

38 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit! Das starke Netz für Energie