Moderne Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit SAP Business ByDesign

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1 Moderne Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit SAP Business ByDesign

2 Integrierte Geschäftsprozesse in SAP Business ByDesign Zeiterfassung mit der On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign 2 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

3 Datenerfassung integriert in SAP Business ByDesign Als einer der führenden Hersteller für Lösungen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bietet Kaba eine in die On-Demand-Software SAP Business bydesign integrierte Zeiterfassungslösung an und unterstreicht damit die Technologieführerschaft. Die Lösung «B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign» ist einfach zu bedienen und kann von Ihnen innerhalb kürzester Zeit eingeführt werden. Sie läuft dann automatisch im Hintergrund. Diese Daten werden dann in das SAP Business ByDesign-System geladen, um die Ist-Arbeitszeit zu ermitteln, Gleitzeitkonten zu führen oder die Daten an eine externe Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übermitteln. Ihre Zeitbeauftragten erhalten eine Übersicht über alle gebuchten Zeiten und sehen so beispielsweise, welche Zeiten an welchen Tagen für das Gleitzeitkonto angerechnet werden bzw. ob Zeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens vorhanden sind. Wenn im Laufe der Zeit Ihre Anforderungen wachsen oder sich verändern, lässt sich das Kaba System leicht anpassen. Von unserer Erfahrung aus mehr als erfolgreichen SAP-Projekten weltweit profitieren jetzt auch Sie als SAP Business ByDesign Kunde oder Partner. Die Kommunikation zum SAP-System ist immer verschlüsselt. Ihren Mitarbeitern werden die Gleitzeitsalden sowie Urlaubskontostände an den Zeiterfassungsterminals angezeigt. In der Lösung B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign können Ihre Mitarbeiter die Funktionen Kommen, Gehen, Pause und Dienstgang buchen. B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 3

4 Nutzen unserer Lösung Vorteile für Sie Mit B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign und unseren Terminals bieten wir Ihnen ein integriertes System für die Zeiterfassung mit SAP Business ByDesign. Die von Kaba entwickelte Lösung läuft dabei unbemerkt im Hintergrund und steuert die Kommunikation mit den Terminals und SAP Business ByDesign. Die Lösung B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign ist die maßgeschneiderte Business ByDesign Schnittstelle für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): > > Unsere Lösung wurde speziell für den Einsatz mit SAP Business ByDesign entwickelt > > Kaba ist Entwicklungs- und Lösungspartner der SAP und arbeitet eng mit der SAP bei der Entwicklung moderner Konzepte für Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle zusammen > > Einfache und schnelle Anpassungen auf Kundenwünsche, z.b. Antworttexte, Buchungsdialoge oder Integration verschiedener Ausweissysteme und Biometrie > > Einfache Erweiterbarkeit um zusätzliche Terminals, Software-Module und mobile Datenerfassung B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign macht doppelte Datenerfassung im System überflüssig. Eine in mehr als B-COMM ERP-Installationen erprobte Validierungslogik steht auch in B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign zur Verfügung und ermöglicht so einen fehlerfreien Betrieb, völlig automatisch und natürlich im Hintergrund. Dadurch lassen sich Zusatzkosten für Softwarebetreuung, Releasewechsel für Fremdsoftware und Schulungen für Systemadministratoren nahezu vermeiden. Bereits bei der Installation werden unsere zusätzlichen Softwaremodule mitgeliefert und können durch ein einfaches Lizenzupdate aktiviert werden. Die Bedienung erfolgt über eine webbasierte Benutzeroberfläche und erleichtert Ihnen das Arbeiten durch ein einheitliches Look & Feel innerhalb des Kaba Systems. 4 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

5 Das System in der Übersicht SYSTEMÜBERSICHT Kundenseite Rechenzentrum SAP Zutrittskontrolle Kommen/Gehen/Pause Zeiterfassung Zeitkontenstände Mobile Datenerfassung ESS Arbeitszeitblatt Lohn- und Gehaltsabrechnung (extern) Gleitzeitkonto Projekte WebTerminal > > Der Mitarbeiter erfasst Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang oder seinen Zutritt an einem Kaba Terminal mittels RFID-Medium berührungslos oder mittels Finger biometrisch (auf Anfrage). > > Die Buchungen werden jeweils gegen Stammdatentabellen von SAP Business ByDesign verprobt. > > Die Kommen-, Gehen-, Pausen- und Dienstgangbuchungen werden an die Zeitwirtschaft von SAP Business ByDesign (im Rechenzentrum der SAP AG) zur Be- und Verarbeitung weiter gegeben. Dort werden die Gleitzeitsalden neu errechnet unter Berücksichtigung der Dienstgänge und automatischer oder gebuchter Pausen. Fehler, fehlende Zeiten oder Zeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens werden dabei vom Zeitsachbearbeiter nachgepflegt. > > Die ermittelten Ist-Arbeitszeiten werden als Gleitzeitsaldo an die Zeiterfassungsterminals zurück übertragen. > > Die Zeiten können über ein Arbeitszeitblatt und auch auf Projekte in SAP Business ByDesign verteilt werden. B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 5

6 Vorbereitet für die Zukunft Sie können Ihr System mit weiteren Kaba Modulen individuell erweitern. Die erfolgreichsten Module für SAP Business ByDesign Kunden wurden zum Paket «HR Cockpit» zusammengefasst. Dieses Programmpaket beinhaltet die Module Visitor Management, Booking Viewer und Attendance Board. Mit seinen attraktiven Lizenzgrößen ist das HR Cockpit gerade auch für kleinere und mittlere Unternehmen interessant. Visitor Management: Besucher herzlich willkommen Das Visitor Management ist ein Modul für die Besucher- und Fremdfirmenverwaltung. Es ermöglicht Ihnen, unabhängig von SAP, das Generieren und Verwalten von Ausweisen und Besucherscheinen. Dadurch kann ein Betriebsfremder an der bestehenden Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle im Unternehmen teilnehmen, ohne dass dessen Daten in das SAP- System gelangen. Übersichtlich aufgebaute Masken erlauben eine einfache und zeitsparende Erfassung. Einmal gespeicherte Daten könnten für weitere Besuche genutzt werden. Individuelle Reports, z. B. die Anzahl der Besucher, sind jederzeit abrufbar. Das Modul Visitor Management ermöglicht Ihnen: > > das Voranmelden von Besuchern durch den betreffenden Mitarbeiter, > > das Erfassen von Besucherdaten, sobald die Besucher das Unternehmen betreten, > > das Verwalten von Besucherausweisen und Erstellung von Besucherscheinen, > > eine Übersicht über Anwesende, Abwesende und angemeldete Besucher und > > die Ausweisverwaltung für Fremdfirmen, wie z.b. Reinigungsbzw. Servicedienstleister. VISITOR MANAGEMENT 6 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

7 Mehr Überblick Die Software-Module von Kaba benötigen keine Installation auf Ihrem Rechner, sondern werden direkt in Ihrem Webbrowser ausgeführt. Der Datenaustausch zwischen den Terminals und dem verwendeten System erfolgt verschlüsselt. Somit ist eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Attendance Board: Anwesenheit auf einen Blick Die farbcodierte Anwesenheitsübersicht zeigt auf einen Blick, welche Mitarbeiter anwesend oder abwesend sind. Das Modul liefert Ihnen stets die aktuellen Informationen zum Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter. Anhand dieser Übersicht kann beispielsweise die Telefonzentrale immer die richtige Auskunft erteilen. Auch Abteilungsleiter in der Produktion können bei unerwarteter Abwesenheit eines Mitarbeiters direkt reagieren. Das Attendance Board ist die Basis für die Evakuierungsliste (Roll Call). In einem Notfall stellt das System den Rettungsteams Notfalllisten mit Namen und Informationen zum letzten Aufenthaltsort der vermissten Personen zur Verfügung. Booking Viewer: Buchungen auf einen Blick In diesem Modul erhalten Sie auf einen Blick alle Buchungen im System, egal ob es sich nun um Besucher oder Mitarbeiter handelt. So kann ermittelt werden, wer zuletzt am Zutrittsleser des Nebeneingangs gebucht hat. Sie sehen alle Buchungen eines Mitarbeiters von der Zeiterfassung über die Betriebsdatenerfassung bis hin zur Zutrittskontrolle. ATTENDANCE BOARD B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 7

8 Was unsere Module für die Zeiterfassung leisten WebTerminal: Zeiten erfassen am PC Mit unserem Modul WebTerminal nutzen Sie die Zeiterfassung an einem PC direkt im Web-Browser. Dabei werden Kommen/Gehen/Pausen/Dienstgänge direkt in Ihr SAP Business ByDesign übertragen, so als ob man sie an einem stationären Terminal erfassen würde. Auch vergessene Buchungen können über unsere Nachbuchungsfunktion im WebTerminal erfolgen. Somit entfällt eine manuelle Nacherfassung in SAP Business ByDesign. Im Standard stehen Ihnen die gleichen farbigen Funktionstasten wie bei den stationären Erfassungsterminals zur Verfügung. Darüber hinaus ist das WebTerminal beliebig konfigurierbar. Es können eigene Symbole als auch eigene Hintergrundbilder angelegt werden. Supervisor HR: Buchungen unter Kontrolle Dieses Modul erlaubt dem Vorgesetzten, HR-Buchungen seiner Mitarbeiter zu erfassen, zu korrigieren und freizugeben, bevor diese in das SAP-System übertragen werden. Erst nach der Freigabe der Daten werden die Buchungen geladen. So gelangen Fehler erst gar nicht ins SAP-System, was eine aufwändige Nacharbeit überflüssig macht. Außerdem hat der Vorgesetzte immer den genauen Überblick über die Anwesenheit seiner Mitarbeiter. WEBTERMINAL SUPERVISOR HR 8 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

9 Was unsere Module für die Zutrittskontrolle leisten ALARM MANAGEMENT Kaba SAP Business ByDesign Zutrittskontrolle: Erweiterung der Personalstammdaten Mit diesem Modul definieren Sie die Zutrittskontrolle innerhalb SAP Business ByDesign und unterstützen die komplette Kaba Zutrittshardware. Kaba hat dafür ein eigenes «Solution Template» entwickelt, das die Funktionalität im Bereich Stammsatzverwaltung erhöht. Das Softwaremodul erweitert den Personalstamm um wichtige Felder, damit Ausweisgruppen und Zutrittskontrollgruppen einer Person zugewiesen werden können. Darüber hinaus erhält der Anwender alle Dialoge in seiner Benutzersprache. Für mehr Sicherheit sorgt die Vergabe eines 4-stelligen PIN-Codes. Alle Eingabefelder sind als «Dropdown-Listen» angelegt und ermöglichen somit ein schnelles Arbeiten. Das Modul ist ideal mit der bestehenden Zeiterfassung kombinierbar. Personen, die Zugang möchten, werden nun auf Basis ihrer Ausweisdaten auf zeitliche und räumliche Berechtigungen überprüft. Kaba exos 9300: Umfassendes Zutrittsmanagement Möchten Sie die Zutrittskontrolle außerhalb von SAP organisieren, dann steht Ihnen das Zutrittsmanagementsystem Kaba exos 9300 zur Verfügung. Kaba exos 9300 ist ein integriertes Zutrittsmanagementsystem, das Sicherheit ganzheitlich betrachtet. Damit wird es Ihnen ermöglicht, alle Zutrittsrechte flexibel von einem zentralen Standort aus oder auch von mehreren Standorten aus zu koordinieren und einfach zu verwalten. Das System bietet eine Vielfalt an skalierbaren und intelligenten Modulen, die sich leicht an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen lassen, einschließlich Autorisierungsmanagement, Besuchermanagement, Parkplatzmanagement und vieles mehr. Kaba exos Connector: Einfacher Datenaustausch Diese Schnittstelle stellt Ihnen für Ihr Kaba exos Zutrittssystem die SAP- Stammdaten für die Validierung von Zutrittsbuchungen zur Verfügung. Für die Entgegennahme der Stammsätze und Salden sorgt ein WebService. So ist das Kaba exos Zutrittssystem jederzeit in der Lage, Stammsätze von B- COMM ERP 4 zu übernehmen und zu verarbeiten. Andererseits übernimmt die Schnittstelle die Buchungen aus den Terminals, um sie in der B-COMM ERP 4 Lösung zu verproben. Alarm Management: Sofortiges Handeln möglich Das Alarm Management dient zur Verwaltung und Visualisierung von Alarmen. Sollten bei der Zeiterfassung oder der Zutrittskontrolle einmal Störungen auftreten, alarmiert Sie dieses Modul. Bereitet ein Zeiterfassungsterminal Probleme oder kommt es an der Türe zu einer Sabotage, werden Sie direkt über ein Pop-up oder eine informiert und können entsprechende Maßnahmen einleiten. So können Sie schnell für Abhilfe sorgen. B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 9

10 Das Kaba-Informations-System für mehr als nur Zeiterfassung Kantine Unterweisung Besucher Urlaub Umfrage Zeiten Kommen Gehen Dienstgang Endlich können Sie mit den Terminals mehr machen, als nur Zeiten zu erfassen. Lassen Sie sich inspirieren und nutzen Sie die neuen Möglichkeiten, um die Kommunikation mit den Mitarbeitern/-innen sowie die Prozesse rund um die Menschen in Ihrem Unternehmen zu optimieren. 10 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

11 Unsere Dienstleistungen Basis für eine gute Partnerschaft Unser Ziel ist es, Sie mit einem umfassenden Angebot an Dienstleistungen durch eine langfristige Partnerschaft zu begleiten: Vom Erstkontakt über die Beratung bis hin zur Planung und termingerechten Umsetzung Ihres Projektes. Organisations-Beratung Bei der Ausarbeitung einer Gesamtlösung beraten wir Sie entsprechend Ihren individuellen Anforderungen. Projektierung Wir bieten Ihnen das Know-how, das die Realisierung eines umfassenden, vielleicht auch internationalen Projektes erfordert. Wir begleiten Sie von der Installationsbegehung, der Empfehlung von Organisationsstrukturen bis hin zur Planung von Projektfortschritten für eine termingerechte Umsetzung. Betrieb. Ihre Mitarbeiter werden über die Zusammenhänge informiert und eingearbeitet. Nach Abschluss der erfolgreichen Testläufe wird das Gesamtsystem übergeben. Schulungen Wir bieten Ihnen ein umfassendes Schulungsangebot über die Technik und Anwendung von Terminals, die Kommunikationssoftware sowie die Module. Selbstverständlich erstellen wir auch einen individuellen Schulungsplan für Sie. zur Verfügung. In Europa und Übersee gewährleisten wir die Betreuung der Kunden durch eigene Firmen und Servicepartner vor Ort. Ein Ersatzteil- Express und Reparatur-Service sorgt für die Minimierung von Stillstandszeiten. Hotline-Service Unsere Hotline freut sich auf Ihre Fragen zu unseren Produkten sowie der SAP Schnittstelle. Eine schnelle und qualifizierte Antwort sichert Ihnen eine stabile und hochverfügbare Anlage. Installation und Inbetriebnahme Unsere Techniker installieren bei Ihnen die Terminals, implementieren die SAP Schnittstelle, führen das Customising durch und nehmen das System in Wartung Für die Wartung der Installationen verfügen wir über eine flächendeckende Serviceorganisation. Gut ausgebildete Techniker stehen mit garantierten Reaktionszeiten vor Ort B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 11

12 Kaba GmbH Philipp-Reis-Straße Dreieich Telefon Fax B-COMM ist eine eingetragene Marke der Kaba GmbH. Technische Änderungen vorbehalten! Bestell-Nr. PROS-Business ByDesign, Stand P/0714

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