Symbio - Benutzerhandbuch. Release 4.3

Transkript

1 Symbio - Benutzerhandbuch Release 4.3 Stand: September Ploetz + Zeller GmbH

2 Symbio Inhalt 1 Mit Symbio arbeiten Die Symbio Philosophie Einfach Integrieren Beteiligen Ploetz + Zeller BPM Ansatz USP Symbio Der Symbio Nutzen 9 2 Das Unternehmensmodell verwalten Einstieg in Symbio Startseite Eine neue Datenbank erstellen Einen Speicherort anlegen Die Prozessarchitektur aufbauen und verwalten Funktionen im Symbio Architect Prozesse aus der Datenbank exportieren Prozesse in die Datenbank importieren Die Organisationsarchitektur aufbauen und verwalten Organisationseinheiten definieren und pflegen Stellen definieren und pflegen Das Glossar anlegen und verwalten Das Glossar exportieren und bereitstellen Zentrale Ablage des Glossars für alle Symbio Modeling Clients Data exportieren/importieren 25 3 Prozesse definieren und pflegen Prozess im Modeling Client definieren und detaillieren Allgemeine Prozessinformationen erfassen Prozessvarianten erzeugen Prozesse detaillieren 30 4 Das Unternehmensmodell veröffentlichen Unternehmensmodell publizieren 38

3 Symbio Dokumente erstellen Prozessdokumente erstellen Organisationshandbücher erstellen 42 5 Release Notes Symbio

4 Symbio Abbildungsverzeichnis Abbildung 01 Der Symbio Arbeitskreislauf 7 Abbildung 02 Die Symbio Startseite 12 Abbildung 03 Datenbanken verwalten 13 Abbildung 04 Neue Datenbank erstellen 13 Abbildung 05 Speicherort anlegen 14 Abbildung 06 Speicherort löschen 14 Abbildung 07 Prozesshaus anlegen und verwalten 15 Abbildung 8 - Hinzufügen einer Kategorie 16 Abbildung 9 Filterung/Gruppierung 17 Abbildung 010 Nicht zugeordnete Prozesse 18 Abbildung 011 Prozessablauf exportieren 21 Abbildung 012 Modeling Client importieren 21 Abbildung 013 Organisationsarchitektur aufbauen 22 Abbildung 14 Glossar anlegen 23 Abbildung 15 - Glossarelement auswählen via Typ 23 Abbildung 16 Glossar exportieren 24 Abbildung 17 Modeling Client mit Glossar verknüpfen 24 Abbildung 18 Data exportieren 25 Abbildung 19 Data importieren 25 Abbildung 20 Beispiel Teilprozesse 27 Abbildung 21 Beispiel Sub Process 27 Abbildung 22 Prozessinformationen erfassen 28 Abbildung 23 Variante erzeugen 29 Abbildung 24 Prozessabläufe erfassen 30 Abbildung 25 Prozesstyp anlegen 32 Abbildung 25 SIPOC 33 Abbildung 26 Eingabe-/Auswahldialo 34 Abbildung 27 Dokumente mit Objekten verknüpfen 35 Abbildung 28 Prozessablauf grafisch darstellen 36 Abbildung 29 Web-Publizierung 37 Abbildung 30 Prozessweb Generierung 38 Abbildung 31 Navigation durch die Web-Publizierung 38 Abbildung 32 - Verschiedene grafische Sichten auswählen 39 Abbildung 33 - Rollenbasiertes Modell 40 Abbildung 34 Dokumente erzeugen 41 Abbildung 35 - Erstellung Gesamt- und SIPOC Handbuch 41 Abbildung 36 - Erstellung Stellenhandbuch 42

5 Symbio Abbildung 37 - Erstellung Gesamthandbuch 43 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Shortcuts im Architect 11 Tabelle 2 Prozesstypen im Architect 16 Tabelle 3 Buttons in Symbio Architect 20 Tabelle 4 Elemente in Main Processes/ Hauptprozessen 26 Tabelle 5 Elemente in Sub Processes/ Teilprozessen 26 Tabelle 6 Buttons im Prozess-Ablauf 31 Tabelle 7 Buttons in der Prozess-Vorschau 36

6 Symbio Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Bedeutung Erläuterung BPM BPMN Business Process Management Business Process Model and Notation Methodik für die grafische Darstellung eines Prozessablaufs auf der Detailebene EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette Methodik für die grafische Darstellung eines Prozessablaufs auf der Detailebene eepk E2E erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette End-to-End-Sichten, End-to-End-Prozesse wie oben, aber mit Prozessdetails (z.b. Organisationseinheiten, Rollen, In- und Outputs, Systemen, Vorgaben/Richtlinien, Anforderungen, Risiken, Kennzahlen etc.) Prozesse, die beim Kunden beginnen, das Unternehmen mehr oder weniger komplett durchlaufen und schließlich beim Kunden wieder enden GUID Global Unique Identifier eine global eindeutige Identifizierungs-Nr. mit einer Schlüssellänge von 128 Bit ISO USP International Organization for Standardization Unique Selling Point/ Unique Selling Proposition verantwortlich für Zertifizierungen nach ISO 9000, ISO u.a. Alleinstellungsmerkmal WKD Wertschöpfungskettendiagramm grafische Darstellung von Haupt- und Teilprozessen auf übergeordneten Ebenen SAP WPB SAP Workforce Performance Builder SAP Autorentool zur Erstellung von Benutzerhilfen durch Aufzeichnungen von (Bildschirm-)Transaktionen für Trainings- bzw. Schulungszwecke ( Bildschirmfilme )o

7 Symbio Mit Symbio arbeiten Geschäftsabläufe einfach, schnell, kostengünstig und mit wenig Schulungsaufwand zu erfassen ist für Unternehmen und Organisationen unabdingbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Symbio erfüllt all diese Kriterien und ist ein komplettes System zum Managen von Unternehmensmodellen und -Abläufen. Symbio unterstützt die Erfassung, Strukturierung, Pflege, Verdichtung und Bereitstellung einer Vielzahl von Informationen im Unternehmensmodell. Zusammenfassend können die Funktionen wie folgt beschrieben werden: Datenbanken, Prozesshäuser, Organigramme und Glossardaten werden im Architect angelegt. Das Modellieren von Prozessabläufen findet via MS Excel im Modeling Client statt, der wiederum in den Architect mit den erfassten Prozessabläufen importiert werden kann. Publizierungen werden mit dem Architect erstellt, und nach Begutachtung der Prozesse kann erneut mit dem Modellieren begonnen werden, falls erforderlich. Abbildung 01 Der Symbio Arbeitskreislauf

8 Symbio Die Symbio Philosophie Einfach Um diesem Anspruch gerecht zu werden, stellt Symbio seinen Anwendern immer eine für ihren Anwendungsfall optimierte Benutzerschnittstelle zur Verfügung. Die Administratoren des Unternehmensmodells verwalten die erfassten Informationen, indem sie Strukturen anlegen, pflegen und deren Einhaltung überwachen. Sie arbeiten mit dem Symbio Architect. Die Modellierer des Unternehmensmodells erfassen, pflegen und verdichten Informationen. Sie arbeiten mit dem Symbio Modeling Client. Und die Informationsnutzer des Unternehmensmodells wollen zielgerichtet auf bereitgestellte Informationen zugreifen. Sie arbeiten mit dem Symbio Publishing oder mit dem Symbio Document Integrieren Symbio ist ein komplettes System zum Managen von Unternehmensmodellen. Es unterstützt die Erfassung, Strukturierung, Pflege, Verdichtung und Bereitstellung einer Vielzahl von Informationen im Unternehmensmodell. Die besondere Stärke von Symbio kommt aber erst zum Tragen, wenn Symbio in bestehende Systeme integriert wird, statt es als eigenständiges System zu betreiben. Die Ablage von Symbio Modeling Clients in einem Dokumentenmanagementsystem ermöglicht nicht nur die Nutzung der eingebauten Versionsverwaltung und Ablaufautomatisierung, sondern integriert die Erfassung, Pflege und Verdichtung von Informationen in ohnehin schon eingesetzte Software. Dadurch wird das Unternehmensmodell automatisch integraler Bestandteil des täglich genutzten Arbeitsbereiches. Die Einbettung von Symbio Publishing und Symbio Document in das Intranet macht das Unternehmensmodell nicht nur allen Mitarbeitern zugänglich, sondern es ermöglicht auch die wechselseitige Verknüpfung mit bereits im Intranet vorhandenen Informationen und Arbeitsmitteln wie Rollenbeschreibungen, Checklisten, Handbüchern oder Anweisungen Beteiligen Die Akzeptanz eines Unternehmensmodells hängt von vielen Faktoren ab. Zweifelsohne ist die Aktualität einer der Wichtigsten. Symbio fördert durch seine einfache Bedienung und seine Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme die Beteiligung möglichst vieler Mitarbeiter im Unternehmen in besonderem Maße. Dadurch, dass Symbio Modeling Client jedem Mitarbeiter die Möglichkeit bietet, selbst Informationen zu erfassen, zu pflegen und zu verdichten, wird ein intensiver Bezug der Mitarbeiter zum Unternehmensmodell hergestellt.

9 Symbio Ploetz + Zeller BPM Ansatz Bei der Ploetz + Zeller GmbH wird der ganzheitliche BPM-Ansatz in den Vordergrund gestellt. Alle Mitarbeiter sollen in das Business Process Management integriert werden. Das Management und die verschiedenen Ebenen müssen vom Nutzen des Tools überzeugt sein, um erfolgreiches BPM zu garantieren. Mitarbeiter fühlen sich dadurch eingebunden und sind motiviert, sich zu beteiligen. BPM sollte sowohl auf die strategische also auch auf die operative Ebene ausgerichtet sein USP Symbio Ad hoc einsetzbar: Symbio ist einfach in ein Unternehmen zu integrieren und somit sofort für interne und externe Projekte einsetzbar Geringe Lizenz- und Betriebskosten: Symbio wird als Abteilungs-, Bereichs- und Unternehmenslizenz angeboten Einfache Datenbankverwaltung: Datenbanken können im Architect einfach neu aufgesetzt und verwaltet werden Sehr geringer Schulungsaufwand: Nach einer zweistündigen Schulung sind die Funktionen erlernt Anwenderfreundlich: Das Modellieren findet auf Basis von MS Excel statt Hohe Akzeptanz: Aufgrund der einfachen Anwendung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sehr hoch Grafische Auswertungen: Prozessabläufe können in professionellen Grafiken ausgewertet werden Einbettung des Prozessweb: Das Prozessweb lässt sich einfach in die bestehende IT Landschaft einbetten 1.2 Der Symbio Nutzen Bei der Prozessdefinition im Team sowie durch jeden einzelnen Mitarbeiter wird Verbesserungspotenzial erkannt, und in den Köpfen findet bereits die erste Veränderung statt. Transparenz wird gewonnen durch die Vernetzung der Daten am Prozess (Wer macht was im Unternehmen? Welches System unterstützt welchen Prozess?) mit Symbio können die bestehenden Daten einfach vernetzt werden. Organisatorische Veränderungen im Unternehmen macht Symbio einfach sichtbar durch die Koppelung der Prozess- mit der Organisationsarchitektur. Schnell wird sichtbar, welche Aufgaben durch welche Organisation erfüllt werden und ob Aufgaben klare Verantwortungen (Rollen) haben.

10 Symbio In kürzester Zeit kann eine ISO-Zertifizierung erreicht und Compliance-Konformität gewährleistet werden. Nutzung von Standardsoftware: Symbio wird als vorgefertigtes Produkt eingesetzt und hat einen klar definierten Anwendungsbereich. Dadurch sind geringe Lizenz- und Schulungskosten garantiert. Die Mitarbeiter wissen sofort, wie man mit der Software arbeitet und können schnell Ergebnisse liefern. Dadurch steigt die Mitarbeitermotivation. Ein schneller Einsatz in den unterschiedlichsten internen oder auch externen Projekten (branchenunabhängig) wird gewährleistet. Folglich können Projekte mit Symbio Ad-hoc begonnen werden. Dies schafft in jedem Unternehmen Flexibilität und Akzeptanz und verhindert unnötige Investitionen. Durch die einfache und schnelle Eingabe von Daten in Excel und deren direkter Auswertung im Web oder in Office-Dokumenten wird innerhalb kürzester Zeit Transparenz bezüglich der Unternehmensabläufe, der aktuellen Kennzahlen und der Potenziale geschaffen. Fehlkosten werden sichtbar und unnötige Arbeitsschritte können eliminiert werden. Dadurch wird nachhaltig und ökologisch gearbeitet. Das Prozessportal schafft für alle Mitarbeiter Übersicht, Transparenz und schafft neue Perspektiven/Sichten auf das Unternehmen damit erhöht jedes Unternehmen auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Unterschiedlichste Einsatzszenarien und der einfache Umgang mit der Software schafft ein kontinuierliches und damit nachhaltiges Optimieren der Unternehmensabläufe.

11 Symbio Das Unternehmensmodell verwalten Basisaktivitäten des Geschäftsprozessmanagements wie Datenbankmanagement, der Aufbau von Prozesslandkarten, das Anlegen von Glossaren und die Generierung von Publizierungen werden im Architect abgewickelt. In erster Linie dient der Architect als Austausch- und Verarbeitungsplattform für Prozessdaten. Hilfreiche Tastenkürzel für den Architect sind folgende: Shortcut ENTFERNEN STRG+CursorHoch STRG+CursorRunter STRG+CursorLinks STRG+CursorRechts STRG+D STRG+W STRG+Enter Beschreibung Lösche das markierte Element Verschiebt das markierte Element nach oben Verschiebt das markierte Element nach unten Rückt das markierte Element aus Rückt das markierte Element ein Wechselt die Datensprache Schließt die aktuelle Datenbank Fügt ein neues Element unter dem markierten Element ein. Verwendet den- selben Element-Typ, dieselbe Einrückung. Tabelle 1 Shortcuts im Architect

12 Symbio Einstieg in Symbio Startseite Beim Start des Symbio Architect erscheint folgende Benutzeroberfläche (siehe Abbildung 2). Auf der linken Seite unter Zuletzt verwendet sind zuletzt verwendeten Datenbanken aufgelistet und können per Doppelklick geöffnet werden. Unter Hilfe & Support auf der rechten Seite können u.a. ein Benutzerhandbuch und die Kontaktdaten von der Ploetz + Zeller GmbH aufgerufen werden. Abbildung 02 Die Symbio Startseite

13 Symbio Eine neue Datenbank erstellen Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei, um alle verfügbaren Datenbanken angezeigt zu bekommen eine neue Datenbank zu erstellen eine bestehende Datenbank zu importieren. Abbildung 03 Datenbanken verwalten Wenn Sie nun im linken Bildschirmbereich auf Neu klicken, kann ein neuer Datenbankname eingegeben werden. Durch Mausklick auf Erstellen wird eine neue Datenbank erzeugt. Abbildung 04 Neue Datenbank erstellen Die initiale Einstellung unter Ort ist Lokal. Es können aber auch andere Speicherorte definiert werden (siehe 2.1.3). Die Methode ist vorab auf Symbio Standard (BPMN) eingestellt. Für eine Modellierung mit Ereignisgesteuerten Prozessketten steht auch Symbio Standard (EPK) zur Auswahl bereit. Zudem

14 Symbio ist es mittels der Einstellung Symbio for ARIS möglich, eine Datenbank anzulegen, deren Inhalte direkt mit ARIS synchronisiert werden können Einen Speicherort anlegen Unter Ort hinzufügen im Menü Datenbanken können Speicherorte für die Datenbank-Files (auch Storages genannt) definiert werden. Dazu ist es notwendig, unter Eigenschaften den Pfad zum Speicherort zu bestimmen und ein Name für den Ort zu vergeben. Abbildung 05 Speicherort anlegen Neu angelegte Speicherorte werden unter Öffnen aufgeführt. Die Löschung eines bestehenden Speicherorts ist mittels eines Klicks auf das Kreuz rechts daneben möglich. Abbildung 06 Speicherort löschen Beim Erstellen einer neuen Datenbank (siehe 2.1.2) kann man dieser dann einen vorher definierten Speicherort zuweisen. Dadurch ist es beispielsweise möglich, von unterschiedlichen Arbeitsplätzen, an welchen Symbio installiert ist, auf eine zentral auf einem Netzlaufwerk abgelegte Datenbank zuzugreifen. Es kann dabei immer nur ein Nutzer die jeweilige Datenbank öffnen und bearbeiten. Für alle anderen Nutzer ist der Zugriff während dieser Zeit gesperrt.

15 Symbio Die Prozessarchitektur aufbauen und verwalten Nach Erstellung einer neuen Datenbank kann unter dem Menüpunkt Architect unter der Registerkarte Prozesse ein Prozesshaus aufgebaut werden. Abbildung 07 Prozesshaus anlegen und verwalten Symbio unterstützt folgende Prozesstypen: (weitere Informationen zu diesen Elementen finden Sie unter 3. Prozesse definieren und pflegen) Element Beschreibung Beispiel Main Process/ Element zur Strukturierung der Hauptprozess Prozesse Kann Main Processes/Hauptprozesse oder Sub Processes/Teilprozesse enthalten Sub Process/ Teilprozess Element zur Strukturierung der Prozesse Kann Tasks bzw. Prozessschritte enthalten

16 Symbio Task/ Prozessschritt Einzelne Aktivität innerhalb eines zeitlich-logischen Ablaufes Kann mit vielen verschiedenen Stammdaten verbunden werden Tabelle 2 Prozesstypen im Architect Prozesstypen können unter verschiedenen Kategorien angelegt werden wie bspw. Management-, Kern- oder Unterstützungsprozesse. Es ist ebenfalls möglich eine Kategorie selbst zu definieren in dem man den Namen des Prozesshauses markiert und via des Buttons Hinzufügen eine Kategorie hinzufügt. Abbildung 8 - Hinzufügen einer Kategorie Die Prozessarchitektur ist als hierarchische Struktur von Prozessen zu planen, aufgebaut aus den Elementen Main process, Sub process und Task.

17 Symbio Die Elemente können eine hierarchische Struktur mit bspw. 3 oder 2 Ebenen bilden und können beliebig tief hierarchisiert werden. Main process 1 (3 Ebenen) o Main process 1.1 Sub process Task Task Task n Sub process Sub process 1.1.n... o Main process o Main process 1.n Funktionen im Symbio Architect Neue Prozesse können jederzeit in einer der inhaltlichen Kategorien Managementprozesse, Kernprozesse oder Unterstützungsprozesse angelegt werden. Wenn die inhaltliche Zuordnung des neuen Prozesses (noch) nicht klar ist, kann er auch unter Nicht zugeordnete Prozesse angelegt werden. In der Prozessarchitektur ist auch möglich Views anzulegen. Views können Verlinkungen auf andere Prozesse und untergeordnete Views enthalten. Hierdurch können andere Sichten (z.b. End to End Sicht) auf die Prozessarchitektur erstellt werden. In den drei Registerkarten Prozesse, Organisation und Glossar besteht die Möglichkeit der Filterung/Gruppierung von Daten. Die Filterung/Gruppierung ist für jede Spalte anwendbar. Folgend wird die Spalte Typ in der Prozessarchitektur ausgewählt und die Möglichkeit besteht bspw. alle Sub Processes auszuwählen und in einer Sicht zu erhalten. Abbildung 9 Filterung/Gruppierung

18 Symbio Abbildung 010 Nicht zugeordnete Prozesse Hinzufügen/Entfernen Hauptprozesse, Teilprozesse, Prozessabläufe und Prozessschritte können hinzugefügt und entfernt werden. Soll ein Prozesstyp unter der Kernprozess-Ebene angelegt werden so muss die Zelle Kernprozess markiert werden. Beim Entfernen wird der jeweilige Prozesstyp markiert. Stammdatenobjekte können außerdem über die Eingabezeile per Doppelklick hinzugefügt werden. Konvertieren Durch Betätigung des Buttons kann ein markierter Prozesstyp in einen anderen Typen konvertiert werden. Aus- und Einrücken Einen Prozess von einer höheren/tieferen Ebene in eine tiefere/höhere Ebene verschieben. Dabei wird der Typ automatisch konvertiert. Nach oben/unten verschieben Mit dem Button Nach oben/unten verschieben können Prozesse innerhalb der Tabellenstruktur nach oben/unten verschoben werden. Prozesse können auch per drag & drop verschoben werden: Klicken Sie hierzu in den Bereich links von dem zu verschiebenden Prozess, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen den Prozess an die

19 Symbio gewünschte Stelle, zu dem Prozess, unter welchem der verschobene Prozess eingegliedert werden soll. Bitte beachten Sie, dass alle untergeordneten Prozesse (Kindelemente) mit verschoben werden. Prozesse importieren Nachdem Prozesse im Modeling Client erfasst, definiert oder optimiert wurden, können sie mittels des Buttons Prozesse importieren erneut in den Architect eingespielt werden und sind anschließend in der aktualisierten Prozessarchitektur zu sehen, soweit es sich um vorher aus dem Architect exportierte Prozesse handelt. Werden im Modeling Client neu angelegte Prozesse importiert, erscheinen sie unter "Nicht zugeordnete Prozesse". Das Glossar wird beim Import eines Modeling Client ebenfalls aktualisiert. Prozesse exportieren Das Modellieren eines Prozesses findet im Symbio Modeling Client statt und nicht im Architect. Hierzu wird der zu modellierende Prozess in der Prozessarchitektur markiert und mittels des Buttons Prozesse exportieren in den Modeling Client exportiert. Der Modeling Client kann auf einem beliebigen Speicherplatz abgelegt werden. Dokumente exportieren Aus dem Symbio Architect heraus kann ein Prozesshandbuch für jeden Einzelprozess generiert werden. Der Prozess wird markiert, danach kann durch Betätigen des Buttons Dokumente exportieren das entsprechende Handbuch erzeugt werden. Web-Publizierung Mit Symbio können Prozesse, Organisationen und die verknüpften Datensätze einfach als Web auf HTML-Basis veröffentlicht werden. Die Publikation des Webs erfolgt im Architect. Über die Funktion Web-Publizierung kann die gesamte Prozess- und Organisationsarchitektur sowie das Glossar als Web publiziert werden. Hierbei können Speicherplatz und Sprachen ausgewählt werden. Reduzieren/Erweitern Alle einem Prozess untergeordneten Prozesse werden reduziert (ausgeblendet) oder erweitert (eingeblendet). Es können auch alle Management-, Kern- und Supportprozesse sowie das gesamte Prozesshaus reduziert oder erweitert werden, wenn man die entsprechende Zeile markiert und den Button Reduzieren bzw.

20 Symbio Erweitern betätigt. Detailpflege Attribute des jeweils ausgewählten Objektes können angelegt werden. Ausgewählte Attribute können zudem direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Vorschau Angelegte Objekte können grafisch dargestellt werden indem sie markiert werden. Durch erneutes Klicken des Buttons kann die Vorschau wieder ausgespielt werden. Auswertung Zusätzliche Informationen zu einem Element können angezeigt werden, bspw. die Diagramme, in denen das Element vorkommt oder andere Elemente, mit denen es verknüpft ist. Konsolidieren Beim Konsolidieren werden zwei oder mehr markierte Objekte zu einem Objekt zusammengefasst. Diese Funktion ist vor allem hilfreich zum Konsolidieren von Objekten im Glossar. Nach Drücken des Buttons kann in einem Dialogfenster der Name des neuen konsolidierten Objektes gewählt werden. Dekonsolidieren / Rekonsolidieren Konsolidierte Objekte können nachdem neue Objekte durch einen Import hinzugefügt wurden de- und rekonsolidiert werden (siehe Data exportieren/importieren ). Relevante Objekte werden hierbei mit roter Farbe angezeigt. Datensprache Die Sprache der Daten kann im Menüpunkt Allgemein in Englisch oder Spanisch geändert werden. Es ist zu beachten, dass sich nur die Datensprache ändert und nicht die Sprache der Benutzeroberfläche. Diese wiederum ist abhängig vom jeweiligen Betriebssystem. Tabelle 3 Buttons in Symbio Architect Prozesse aus der Datenbank exportieren Das Modellieren eines Prozessablaufes findet auf Basis von MS Excel im Modeling Client statt und nicht im Architect. Hierzu wird der zu modellierende Prozessablauf in der Prozessarchitektur markiert und mit dem Button Prozesse exportieren in den Modeling Client exportiert. Der Modeling Client kann auf einem beliebigen Speicherplatz abgelegt werden.

21 Symbio Abbildung 011 Prozessablauf exportieren Prozesse in die Datenbank importieren Nachdem Prozesse im Modeling Client erfasst, definiert oder optimiert wurden, können sie mit dem Button Prozesse importieren erneut in den Architect eingespielt werden und sind anschließend in der aktualisierten Prozessarchitektur zu sehen. Mit dem Modeling Client neu angelegte Prozesse (z.b. erzeugte Varianten) finden sich unter Nicht zugeordnete Prozesse. Das Glossar wird beim Import eines Modeling Client ebenfalls aktualisiert. Nach einem Import ist es sinnvoll, ähnliche Objekte zu konsolidieren (siehe Funktionen im Symbio Architect ). Abbildung 012 Modeling Client importieren

22 Symbio Die Organisationsarchitektur aufbauen und verwalten Unter der Registerkarte Organisation kann eine Organisation aufgebaut und verwaltet werden (siehe Funktionen im Symbio Architect ). Als Organisationstypen stehen die Organisationseinheit und die Stelle zur Verfügung. Abbildung 013 Organisationsarchitektur aufbauen Organisationseinheiten definieren und pflegen Bei der Definition und Pflege der Organisationseinheiten kann in der Spalte Name und in der Spalte Typ die gewünschte Organisationseinheit neu aufgesetzt oder eine bereits bestehende Organisationseinheit umbenannt werden. Ebenso können Organisationseinheiten durch Betätigung der Buttons Nach oben/nach unten verschieben beliebig verschoben werden. Weitere Informationen können in diversen Spalten eingetragen werden. In der Spalte visualisierte Hierarchiestufen ist zu beachten, dass die zu visualisierenden Stufen je nach Bedarf nach oben oder unten angepasst werden können Stellen definieren und pflegen Bei der Definition und Pflege der Stellen kann in der Spalte Name und in der Spalte Typ die gewünschte Stelle neu aufgesetzt oder eine bereits bestehende Stelle umbenannt werden. Ebenso können Stellen durch Betätigung der Buttons Nach oben/nach unten verschieben beliebig verschoben werden. Weitere Informationen können in diversen Spalten eingetragen werden. In der Spalte visualisierte Hierarchiestufen ist zu beachten, dass die zu visualisierten Stufen je nach Bedarf nach oben oder unten angepasst werden können.

23 Symbio Das Glossar anlegen und verwalten Unter der Registerkarte Glossar können Glossarelemente aufgebaut und verwaltet werden. (Siehe Funktionen im Symbio Architect ) Folgende Glossarelemente sind vorgegeben: Rollen Input/Output Systeme Vorgaben/Richtlinien Kennzahlen Meilensteine Standorte Anforderungen Schulungen Transaktionen/Services Risiken Ereignisse Abbildung 14 Glossar anlegen Über die Schaltfläche Typ können im Glossar einfach und effizient die gewünschten Glossarelemente ausgewählt und in einer Sicht komprimiert dargestellt werden. Abbildung 15 - Glossarelement auswählen via Typ

24 Symbio Das Glossar exportieren und bereitstellen Mit dem Button Glossar exportieren kann das Glossar in eine Excel-Vorlage exportiert und sämtlichen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Zur Aktivierung der Exportfunktion muss im Glossar eine Zeile mit Dateninhalt markiert werden. Abbildung 16 Glossar exportieren In der Excel-Vorlage für das Glossar existiert für jedes Glossarelement ein eigenes Tabellenblatt Zentrale Ablage des Glossars für alle Symbio Modeling Clients Falls mehrere Modellierer Prozessabläufe mit demselben Glossar anlegen sollen macht es Sinn, auf eine zentral abgelegte Glossardatei zuzugreifen. Auf diese Weise müssen die Daten nur einmal angelegt werden und stehen dann für alle Prozessabläufe zur Verfügung. Beim Exportieren des Prozessablaufs in den Modeling Client kann man mit einem weiteren Schritt ein Glossar mit dem Modeling Client verknüpfen. Abbildung 17 Modeling Client mit Glossar verknüpfen

25 Symbio Data exportieren/importieren Mit dem Button Data exportieren können Glossarelemente in eine Excel-Datenvorlage exportiert und bearbeitet werden. Mit dem Button Data importieren können Glossarelemente, die in der Data Excel Vorlage aktualisiert wurden, einfach zurück in den Architect eingespielt werden. Zur Aktivierung der Export-/Importfunktion muss eine ausgefüllte Zeile im Glossar markiert werden. Nach dem Import sind die eingespielten Daten im aktualisierten Glossar zu sehen. Abbildung 18 Data exportieren Abbildung 19 Data importieren

26 Symbio Prozesse definieren und pflegen Bei der Dokumentation von Unternehmensprozessen haben sich zwei Methoden für die Modellierung etabliert, die Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) und die Business Process Model and Notation (BPMN). Wie bereits unter beschrieben, stehen auch in Symbio diese beiden Methoden bereit. In beiden Methoden wird zwischen je zwei Modelltypen unterschieden. In der BPMN-Methode sind dies die Typen Main Process und Sub Process, in der EPK-Methode Hauptprozess und Teilprozess. Main Processes und Hauptprozesse eigenen sich für die Modellierung auf Ebenen mit geringem Detaillierungsgrad. Sub Processes und Teilprozesse sind darauf ausgelegt, Prozesse auf Aktivitätenebene darzustellen. Geschäftsabläufe werden mit Hilfe des Symbio Modeling Clients erfasst, definiert und gepflegt. Beim Modellieren von Prozessen werden je nach Modelltyp verschiedene Vorlagen verwendet. In einem Modeling Client für einen Main Process bzw. Hauptprozess stehen zur Modellierung nur Elemente bereit, die einem Main Process bzw. Hauptprozess hierarchisch untergeordnet werden können. Modelltyp Elemente Main Process Main Process Sub Process Hauptprozess Hauptprozess Teilprozess Tabelle 4 Elemente in Main Processes/ Hauptprozessen Im Modeling Client für Sub Processes/Teilprozesse stehen folgende Elemente bereit: Modelltyp Elemente Sub Process Task Sub Process die Konnektoren Und, Oder und Entweder-Oder Start Event End Event Intermediate Event Bedingung Teilprozess Prozessschritt Teilprozess Ereignis die Konnektoren Und, Oder und Entweder-Oder Schnittstelle Tabelle 5 Elemente in Sub Processes/ Teilprozessen

27 Symbio Main oder Sub Processes bzw. Haupt- oder Teilprozesse werden zeilenweise abgebildet, und multiple Beziehungen zwischen ihnen ein Prozess hat mehrere Vorgänger oder Nachfolger werden direkt durch Verknüpfung der betreffenden Prozesse miteinander abgebildet. Abbildung 20 Beispiel Teilprozesse Tasks bzw. Prozessschritte, Ereignisse, Regeln etc. können zeilenweise abgebildet und jeweils weiter detailliert werden. Multiple Beziehungen zwischen Tasks bzw. Prozessschritten (Ein Task/Prozessschritt hat mehrere Vorgänger oder Nachfolger) werden indirekt durch Verknüpfung der betreffenden Tasks/Prozessschritte über eine dazwischengeschaltete Regel abgebildet. Abbildung 21 Beispiel Sub Process

28 Symbio Prozess im Modeling Client definieren und detaillieren Nachdem ein Prozess mit dem Symbio Architect in einen Symbio Modeling Client exportiert wurde (siehe Prozesse aus der Datenbank exportieren ), kann nun der Prozess im Modeling Client ausführlich definiert und detailliert werden. Nachfolgend wird dies anhand eines Sub Process erläutert Allgemeine Prozessinformationen erfassen Im Tabellenblatt 1_Prozess-Informationen können allgemeine Informationen zum Geschäftsablauf und zum Erhebungsbogen erfasst werden. Das Tabellenblatt dient zur: Festlegung der erforderlichen Meta-Informationen wie Prozessname oder Prozessbeschreibung. Dokumenten- und Versionsverwaltung. Pflege vordefinierter Modellattribute, beispielsweise zur Qualitätssicherung oder zur Erfassung von Prozesszeiten Abbildung 22 Prozessinformationen erfassen

29 Symbio Das Tabellenblatt 1_Prozess-Informationen ist in unterschiedliche Themenblöcke gegliedert, wie beispielsweise Status, Verantwortliche oder Risikobewertung. Pflichtfelder sind gelb hinterlegt. Beim Speichern und Schließen des Symbio Modeling Client erscheint ein Hinweis, wenn ein Pflichtfeld nicht gepflegt wurde. Optionale Felder können mit Werten befüllt werden, dies ist aber nicht obligatorisch. Sie sind weiß hinterlegt Prozessvarianten erzeugen Wenn man ein bestehendes Prozessmodell als Grundlage für einen neuen Prozess nutzen möchte, z.b. weil es sich beim neuen Prozess lediglich um eine Abwandlung des bestehenden Modells handelt, kann man eine sogenannte Variante erzeugen. Bei einer Variante handelt es sich um eine Kopie eines Prozessmodells, welche man abändern und als eigenständiges Modell neben dem Ursprungsprozess in den Symbio Client bzw. in eine Symbio-Datenbank importieren kann. Diese Kopie erhält eine neue sogenannte GUID (Global Unique Identifier). Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Identifikationsnummer, anhand derer die Modelle und alle anderen Elemente in einer Symbio-Datenbank identifiziert und unterschieden werden können. Zum Erzeugen einer Variante steht ein entsprechender Button auf dem Tabellenblatt 1_Prozess- Informationen bereit. Klickt man auf den Button erscheint ein Eingabefeld, in welches man den Namen des neuen Prozesses eingeben kann. Mit einem Klick auf OK wird ein neuer Modelierungsclient für die Variante erzeugt. Abbildung 23 Variante erzeugen Achtung: Nutzen Sie immer den Button Variante erzeugen um eine Variante zu erstellen. Das alleinige Kopieren eines Modeling Clients und/oder dessen Umbenennung (Änderung des Dateinamens oder des Prozessnamens auf dem Tabellenblatt 1_Prozess-Informationen ) führt nicht zur Vergabe einer neuen GUID. Wenn eine Kopie, die über keine neue GUID verfügt, in den Symbio-Client importiert wird, hat dies die Überschreibung des Ursprungsmodells zu Folge.

30 Symbio Prozesse detaillieren Das zweite Tabellenblatt 2_Prozess Ablauf bildet den Kern des Modeling Client. Dieses Tabellenblatt dient zur Erfassung der Prozesse. Diese können immer und überall erfasst werden sowohl online im Unternehmensnetzwerk/ Intranet, im Internet oder in der Cloud, als auch offline auf einem PC ohne Netzwerkanschluss. Abbildung 24 Prozessabläufe erfassen Die Standard-Konfiguration besteht aus folgenden Spalten: Nr.: Diese Spalte ist nicht konfigurierbar. Die Zeilennummern sind schreibgeschützt und dienen zur Orientierung in der Prozessvorschau (dort werden sie an den einzelnen Prozessablaufelementen angezeigt) Vorgänger: Hier wird die Zeilennummer des Vorgänger-Objektes erfasst. Diese Angabe ist unverzichtbar, damit die automatische Grafikerzeugung weiß, in welcher Reihenfolge die Ablaufelemente anzuordnen sind. Typ: Hier werden die strukturbildenden Objekte ausgewählt, z.b. Tasks, Konnektoren, Bedingungen etc. Name: In dieser Spalte wird der Name des Prozesselementes eingetragen Beschreibung: Mit der Schaltfläche im Spaltenkopf über der Spalte Name können Sie die Spalte Beschreibung auf- und zuklappen.

31 Symbio Funktionen des Modeling Client (2. Reiter) Zeile einfügen Eine neue Zeile kann vor der gerade aktuellen Zeile im Tabellenblatt eingefügt werden. Im Dialog kann die Anzahl der neuen Zeilen eingegeben werden. Es können bis zu 10 Zeilen gleichzeitig hinzugefügt werden. Zeile verschieben Eine markierte Zeile kann in eine beliebige Zeile verschoben werden. Im Dialog wird die Zeile eingetragen, vor die die gerade aktuelle Zeile verschoben werden soll. Zeile löschen Die aktuelle Zeile wird gelöscht sowie die Vorgängernummer des darauffolgenden Objektes. Autofilter an/aus Der Autofilter wird nur auf die Spalte Objekttyp angewandt und ist hilfreich, wenn nur bestimmte Objekttypen angezeigt werden sollen, z.b. nur Ereignisse. Solange ein Filter gesetzt ist, können keine Tabellenbearbeitungsaktionen (wie Zeile löschen, Zeile verschieben etc.) ausgeführt werden. Zeilenhöhe anpassen Die Zeilenhöhe kann verändert werden, indem Sie einen passenden Wert für die Zeilenhöhe der markierten Zeilen eingeben. Wenn Sie 0 angeben, wird die Zeilenhöhe automatisch an den Inhalt der markierten Zellen angepasst. Glossar importieren Glossarelemente können importiert werden. Nach einem Klick auf diesen Button erscheint ein Dialogfenster, in dem die gewünschte Glossardatei ausgewählt werden kann. Rechtschreibprüfung Es kann jederzeit geprüft werden, ob die eingegebenen Texte Rechtschreibfehler enthalten. Die Rechtschreibprüfung von Excel wird aktiviert und es erscheint ggf. ein Dialog, der auf vorhandene Fehler hinweist und Korrekturvorschläge unterbreitet. Tabelle 6 Buttons im Prozess-Ablauf

32 Symbio Prozessablauf definieren Bei der Definition des Prozessablaufes wird immer zuerst der Prozesstyp ausgewählt, indem Sie eine Zeile in der Spalte Typ auswählen und den gewünschten Prozesstyp aus der Dropdown-Liste auswählen. Als strukturbildende Objekttypen stehen in der EPK Methode Prozessschritte, Ereignisse, die Konnektoren Und, Oder und Entweder-Oder sowie Schnittstellen zur Verfügung. In der Spalte Vorgänger wird die Zeilennummer des Vorgängerobjektes eingetragen. Abbildung 25 Prozesstyp anlegen Allgemeine Prozessablaufinformationen erfassen In der Spalte Name wird der Name des strukturbildenden Objekttyps erfasst (z.b. Task Prozessarchitektur pflegen ). Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der verfügbaren Zeichen für den Namen auf 81 Zeichen begrenzt ist, damit der Text in der grafischen Darstellung nicht über die Größe der jeweiligen Shapes hinausragt. In den Spalten rechts von der Spalte Name wird der Prozess weiter detailliert. Es empfiehlt sich jedoch, zunächst den kompletten Ablauf des Prozesses zu modellieren und nur die ersten 3 Spalten zu nutzen. Erst, wenn der Prozessablauf vollständig definiert ist, sollten alle erforderlichen Detailelemente ergänzt werden. Bitte beginnen Sie mit der Ergänzung einer hinreichend ausführlichen Beschreibung zu den einzelnen Tasks. Hierzu aktivieren Sie den Button über der Spalte Name: Es öffnet sich eine Spalte Beschreibung. In dieser Zelle sollte jeder Task detaillierter beschrieben werden. Im Unterschied zum Namensfeld ist die Feldlänge hier nicht begrenzt nutzen Sie diese Möglichkeit und erläutern Sie die Tasks so ausführlich, wie es nötig ist, damit alle potenziellen Adressaten verstehen können, was innerhalb der einzelnen Prozessaktivitäten geschieht. In die Spalte Organisationseinheit wird der Name der Organisationseinheit eingepflegt, in deren Verantwortungsbereich der jeweilige Task liegt.

33 Symbio In der Spalte Rolle wird zunächst die für die Durchführung des Tasks verantwortliche Rolle (Person) eingetragen. Die Durchführungsverantwortung wird in der benachbarten Spalte durch Auswahl von R für Responsible kenntlich gemacht. Wenn weitere Rollen an einem Task beteiligt sind (als Entscheider, Berater oder zu informierende Einheiten), aktivieren Sie bitte die -Schaltfläche in der obersten Zeile der Rollenspalte. Nun stehen Ihnen neun weitere Felder für die Eingabe von verschiedenen Rollen zur Verfügung. Für jede dieser Rollen kann die Art der Beteiligung durch Hinterlegung der RACI-Systematik (R = Responsible), A = Accountable, C = Consulted, I = to be Informed) definiert werden. Anschließend können die zusätzlichen Rollenspalten durch aktivieren der -Schaltfläche wieder ausgeblendet werden. Prozessablauf detaillieren Der Modeling Client beinhaltet eine Vielzahl von weiteren Spalten, in denen der Prozessablauf mit weiteren Elementen detailliert aufgesetzt werden kann. Zu den wichtigsten Elementen gehören: Input: In den Input-Spalten werden die Daten/Dokumente o.ä., die als Input für einen Prozessschritt benötigt werden, ausgewählt. Inputs können beliebig eingegeben oder aus der vorgegebenen Auswahlliste ausgewählt werden. Im Sinne eines SIPOC (SIPOC = Supplier Input Process Output Customer) lässt sich zu jedem Input, der einem Sub Process zugeordnet ist, erfassen, woher dieser Input stammt ( Welcher Vorgängerprozess hat diesen Input erzeugt? ) Output: In den Output-Spalten werden die Daten/Dokumente o.ä., die im Prozessschritt entstehen oder bearbeitet werden, eingetragen. Analog zum Input kann die SIPOC-Information Nachfolger-Prozess ausgewählt werden ( Welcher Nachfolgeprozess ist der Empfänger (Kunde) des hier erzeugten Outputs? ). Abbildung 26 SIPOC System: Anwendungssysteme (z.b. SAP, Oracle, etc.) können eingeben werden, mit denen ein Prozessschritt unterstützt wird. Kennzahl: Die verwendeten Kennzahlen oder Messgrößen können eingegeben werden. Vorgabe/Richtlinien: Die zu beachtenden Vorgaben und Richtlinien können hinzugefügt werden. Risiko: Die zu beachtenden Risiken (SOX und Unternehmensrisiken) können eingegeben werden. Anforderung: Die jeweiligen Anforderungen für einen Prozessschritt können eingegeben werden.

34 Symbio Transaktion/Service: Transaktionen oder weitere Services können angelegt werden (z.b. SAP-Masken) Schulung: Schulungen oder Trainings können eingetragen werden. Meilenstein: Hier besteht die Möglichkeit, zu jedem Ereignis im Prozessablauf einen Meilenstein hinzuzufügen. Bei allen anderen Objekttypen des Prozessablaufs ist diese Spalte nicht beschreibbar. Zur Eingabe der Glossarelemente steht ein Eingabe und Auswahldialog zur Verfügung mit folgenden Funktionen: Auswahl bestehender Objekte über die Liste Gefundene Objekte links unten: Nach der Auswahl eines Objekts erscheinen im Detail-Bereich des Dialogs alle verfügbaren Attribut-Informationen zu diesem Objekt. Suche bestehender Objekte: Wenn ein bestimmtes Objekt gesucht wird, kann im Feld Suchtext der gesuchte Begriff eingegeben werden. Darunter kann angegeben werden, in welchem Attribut nach dem eingegebenen Begriff gesucht werden soll. Standardmäßig wird die Suche immer in den Objektnamen durchgeführt. Abbildung 27 Eingabe-/Auswahldialo Objekte hinzufügen: Bei der Standard-Vorlagen-Konfiguration können jederzeit Objekte hinzugefügt werden mit Ausnahme von Schnittstellen. Für Schnittstellen müssen zuerst die entsprechenden Prozesse im Symbio Architect angelegt werden. Nur wenn Prozesse im Architect existieren, werden sie im Modeling Client in der Auswahlliste der

35 Symbio verfügbaren Schnittstellen angezeigt. Wenn Sie ein neues Objekt definieren wollen, geben Sie einen passenden Namen ein. Dadurch wird der Button Hinzufügen aktiv. Bei Aktivierung dieses Buttons erscheint ein Dialogfenster, das alle potenziellen Attribute anzeigt, die für dieses Objekt verfügbar sind. Objektattribute ändern: Alle Attribute inkl. des Namens können gepflegt und geändert werden, solange der Modeling Client noch nicht in den Architect importiert wurde. Nach Import in Symbio Architect und erneutem Export sind Name und alle weiteren Attribute veränderbar. Abbildung 28 Dokumente mit Objekten verknüpfen Falls Dokumente oder Dateien zu einem Input verknüpft werden sollen, können diese unter Details über Link eingegeben werden

36 Symbio Im dritten Reiter 3_Vorschau des Modeling Client können Grafiken zur Darstellung des Prozessablaufs automatisch erstellt werden. Abbildung 29 Prozessablauf grafisch darstellen Vorschau aktualisieren Es empfiehlt sich, die grafische Darstellung des Prozessablaufs zu aktualisieren, nachdem im zweiten Reiter 2_Prozess-Ablauf Änderungen vorgenommen wurden. Vorschau kopieren Die Vorschau kann kopiert und in eine beliebige Datei eingefügt werden (z.b. Word- Dokument, PowerPoint-Präsentation, Publisher, etc.) Zoom einstellen Verschiedene Zoomwerte können in das Dialogfenster eingegeben werden. Vorschau anpassen Die Modellierungsmethode kann im Dialogfenster angepasst werden, indem die Ausrichtung, der Typ und die Prozessdetails (= Glossarelemente, auch: Korona Objekte) verändert werden. Korona Objekte können je nach Darstellungswunsch komplett oder kategorienweise ein- oder ausgeblendet werden. Tabelle 7 Buttons in der Prozess-Vorschau

37 Symbio Das Unternehmensmodell veröffentlichen Mit dem Symbio BPM Tool können alle erfassten Unternehmensdaten sprich Prozesse, Organisationen und die verknüpften Datensätze einfach und effizient als Prozessweb auf html- Basis veröffentlicht werden. Das Prozessweb kann in allen gängigen Browsern dargestellt werden und funktioniert somit auch mit portablen Endgeräten. Die hier beschriebene Form der Publizierung schafft ein hohes Maß an Transparenz. Jeder Mitarbeiter erhält die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild von fremden Prozessabläufen zu machen, einschließlich der jeweiligen Detailinformationen (z.b. der in den verschiedenen Prozessen verwendeten Systeme) Abbildung 30 Web-Publizierung

38 Symbio Unternehmensmodell publizieren Die Publikation des Prozesswebs erfolgt im Symbio Architect. Über den Button Web- Publizierung wird die gesamte Datenbank als Prozessweb publiziert. Hierbei kann auch der Speicherort und die Sprache ausgewählt werden. Außerdem ist es möglich, eine Web- Publizierung zu generieren, die nur Prozesse mit dem Status Freigegeben enthält. Hierzu muss bei Nur freigegebene Prozesse exportieren ein Haken gesetzt werden. Abbildung 31 Prozessweb Generierung Für den Einstieg in die Web-Publizierung bieten sich verschiedene Möglichkeiten. In der Regel erfolgt der Einstieg über die Prozessliste oder die Prozessgrafik. Über die Suchfunktion kann man auch direkt über einen konkreten Suchbegriff, bspw. eine bestimmte Rolle, ein Organisationsdokument oder eine SIPOC Auswertung in das Web einsteigen. Abbildung 32 Navigation durch die Web-Publizierung

39 Symbio Die Navigation durch das Prozessweb ist sehr intuitiv: Auf der linken Seite ist eine Übersicht der verschiedenen Elemente zu sehen, in der Mitte die grafische Darstellung und auf der rechten Seite die zugehörigen Beschreibungen. Beim Anklicken eines beliebigen strukturbildenden Objektes in der Grafik aktualisiert sich die zugehörige Beschreibung auf der rechten Seite. Im Prozessweb können die Prozessgrafiken in verschiedenen Sichten aufgerufen werden. In der Benutzeroberfläche kann über Grafik die gewünschte Sicht aufgerufen wie bspw. eine Prozessfluss oder eine Swimlane. Abbildung 33 - Verschiedene grafische Sichten auswählen Links unten in der Navigation kann der Einstieg direkt die Rollen geschehen. Daraufhin erscheinen alle Rollen alphabetisch aufgelistet. Grafische rollenbasierte Modelle erscheinen indem man auf eine Rolle in der Liste klickt. In der Grafik sind alle Prozessabläufe und Prozessschritte zu sehen in denen die Rolle involviert ist. Klickt man auf einen Prozessschritt dann werden rechts in der Leiste

40 Symbio Abbildung 34 - Rollenbasiertes Modell Größere Prozessgrafiken werden in der Druckvorschau und beim Druck im Internet Explorer abgeschnitten, da sie auf einer Seite dargestellt werden. Der Internet Explorer ist nicht in der Lage, zu große Grafiken entsprechend auf mehrere Seiten zu verteilen. Es besteht daher nur die Möglichkeit, die Skalierung in der Druckvorschau des Internet Explorers zu verringern und/oder mit der Seitenorientierung zu arbeiten.

41 Symbio Dokumente erstellen Über die Funktion Prozess-Dokumente exportieren im Architect kann die gesamte Prozess- und Organisationsarchitektur (auch Stellenbeschreibungen) als Dokument publiziert werden. Abbildung 35 Dokumente erzeugen Prozessdokumente erstellen Prozessdokumente können individuell pro Prozess erstellt werden in dem der zu exportierende Prozess markiert und als Dokument generiert wird. Das Prozess-Dokument enthält die Prozessgrafik, Beschreibungen, Tabellen, Matrizen etc. Ein Gesamthandbuch mit übergreifenden Prozessgrafiken, Beschreibungen, Tabellen, Matrizen etc kann generiert werden indem der Name des Prozesshauses markiert wird und daraufhin das Button Prozess-Dokumente exportieren betätigt wird. Abbildung 36 - Erstellung Gesamt- und SIPOC Handbuch Parallel zum Gesamthandbuch wird ebenfalls ein SIPOC Handbuch erstellt indem die Supplier- Input-Process-Output-Customer Sicht auf Vollständigkeit geprüft werden kann.

42 Symbio Organisationshandbücher erstellen Neben Prozesshandbücher können auch umfassende Handbücher zur Organisation und zu Stellen erstellt werden. Eine Stellenbeschreibung wird generiert indem die zu exportierende Stelle in der Organisation markiert wird. Die Stellenbeschreibung beinhaltet eine Beschreibung, die zugeordneten Rollen sowie eine Übersicht der Schulungen. Abbildung 37 - Erstellung Stellenhandbuch Nach dem gleichen Prinzip kann ein Handbuch zu einer Organisationseinheit erstellt werden indem die zu exportierende Organisationseinheit markiert wird und das Button Organisations- Dokumente exportieren betätigt wird. Das Handbuch enthält u.a. eine tabellarische und grafische Übersicht der Organisationseinheit, eine Übersicht aller zugeordneter Stellen und Rollen sowie eine Übersicht der Schulungen pro Organisationseinheit. Ein Organisationshandbuch wird generiert indem der Name der gesamten Organisation markiert wird. Das Organisationshandbuch umfasst u.a. eine Übersicht aller Organisationseinheiten (tabellarisch und grafisch), übergreifende Rollen, alle Mitarbeiter, Übersicht aller Schulungen etc.

43 Symbio Abbildung 38 - Erstellung Gesamthandbuch

44 Symbio Release Notes Symbio 4.3 Filestorage Format Prozesstypen und Hierarchisierung von Prozessen Siehe Die Prozessarchitektur aufbauen und verwalten Filterung von Prozessdaten Siehe Funktionen im Symbio Architect BPMN Methodik Variantengenerierung SIPOC Modellierung Gruppierung und Sortierung im Glossar Siehe Prozessdokumente erstellen und Organisationshandbücher erstellen Prozess Dokumente

45 Symbio Herausgeber Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring München Tel.: Fax: info@p-und-z.de Impressum Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Darstellung/Abbildung im Dokument übernimmt Ploetz + Zeller GmbH keine Haftung. Die beschriebenen und möglichen Funktionalitäten der Software beziehen sich auf den jeweiligen Versionsstand. Kundenspezifische Anpassungen sind nicht enthalten. Die Informationen in diesem Dokument können sich zu jeder Zeit ändern. Ploetz + Zeller GmbH ist nicht verpflichtet über die Aktualisierungen des Dokumentes zu informieren. Diese Dokumentation sowie alle enthaltenen Beiträge, Darstellungen und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung durch Ploetz + Zeller GmbH. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in dieser Dokumentation enthaltenen Informationen, Kenntnisse und Darstellungen betrachtet Ploetz + Zeller GmbH als ihr alleiniges Eigentum. Die Dokumentation bzw. die darin enthaltenen Informationen, Kenntnisse und Darstellungen dürfen ohne die vorherige schriftliche Zustimmung durch Ploetz + Zeller GmbH weder vollständig noch auszugsweise, direkt oder indirekt Dritten zugänglich gemacht, veröffentlicht oder anderweitig verbreitet werden. Die Geltendmachung aller diesbezüglichen Rechte, insbesondere für den Fall der Erteilung von Patenten, bleibt der Ploetz + Zeller GmbH vorbehalten. Die Übergabe der Dokumentation begründet keinerlei Anspruch auf eine Lizenz oder Benutzung. Technische Änderungen vorbehalten. Verwendete Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber. Symbio ist eine eingetragene Marke der Ploetz + Zeller GmbH, München.

46 Symbio Symbio Benutzerhandbuch Release 4.3 Ansprechpartner: Ansgar Mayer Telefon: +49 (89) Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring Aschheim bei München Telefon: Fax: info@p-und-z.de 2014 Ploetz + Zeller GmbH