Flexible Arbeitszeitgestaltung in Produktion und Verwaltung: Beispiele, Erfahrungen und Perspektiven

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1 Michael Weidinger Flexible Arbeitszeitgestaltung in Produktion und Verwaltung: Beispiele, Erfahrungen und Perspektiven Unterlage zum Vortrag am 29. März 2006 in Oberjosbach Bitte beachten Sie auch die Fachbeiträge und Tools unter Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Arbeitszeitberatung HerrmannDr. Hoff Telefon Weidinger 0 30/803 Herrmann Telefax 0 30/ Lützowufer Berlin

2 Datenbank Flexible Arbeitszeitmodelle unter Diese Datenbank bietet Zugriff auf derzeit (Stand 01/06) 89 Praxis-Beispiele flexibler Arbeitszeitregelung aus deutschen Betrieben unterschiedlicher Größen und Branchenzugehörigkeit. Insgesamt sind 46 Branchen vertreten. Jede der von uns erstellten Fallstudien informiert ausführlich über Entstehungsgeschichte, Entwicklungsprozess, Regelungsdetails, Besonderheiten und Umsetzungserfahrungen. In der Regel werden Firmenname und Ansprechpartner/in genannt. Die Informationen lassen sich via Branchen-, Fallgruppen- und Suchwortindex leicht und bedarfsgerecht erschließen. Die Fallstudien werden regelmäßig durch uns aktualisiert, fortlaufend kommen weitere Praxis-Beispiele hinzu. Auch Ihres könnte künftig dabei sein! Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 2

3 Datenbank Flexible Arbeitszeitmodelle unter Abrufbar sind derzeit (Stand 01/06) Informationen zu diesen Modellen/Themen: Flexible Arbeitszeit im Tagesdienst 28 Vertrauensarbeitszeit 24 Jahresarbeitszeit 13 Selbsterfassung 13 Vollkontinuierlicher Betrieb 11 Zeitkonto 11 Dienstplanung 9 Langzeitkonto 8 Servicezeit 6 Teilzeitarbeit 6 12-Stunden-Schichten 5 Betriebszeitvariation 5 Ärztliche Arbeitszeitgestaltung 3 Arbeitszeit und Entgelt 3 Beschäftigungssicherung 3 Dauer-Nachtschicht 3 Lebensarbeitszeitkonto 3 Teilkontinuierlicher Betrieb 3 Zeitfenster 3 Bereitschaftsdienst 2 Wahlarbeitszeit 2 Altersteilzeit 1 Arbeitnehmerüberlassung 1 Arbeitsbereitschaft 1 Arbeitszeitbudget 1 Betriebszeitverlängerung 1 Einführung 1 Einsatzplanung 1 Telearbeit 1 Zielvereinbarungen 1 Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 3

4 Flexible Arbeitszeitgestaltung ist notwendige Voraussetzung für die Verbesserung von... Kundenorientierung Wirtschaftlichkeit Mitarbeiterorientierung Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 4

5 Zeitfenster und Soll-Besetzung - Beispieldarstellung - Theoretische Maximalbesetzung Soll-Abwesenheit ("Zeitfenster") Soll-Besetzung Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 3 Mitarbeiter 4 Mitarbeiter 5 Mitarbeiter 6 Mitarbeiter 7 Mitarbeiter 8 Mo Di Mi Do Fr Sa Mo Di Mi Do Fr Sa Mo Di Mi Do Fr Sa Die Mitarbeiter belegen die Zeitfenster in Teamabsprache. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 5

6 Zeitfenster = planmäßige Soll-Abwesenheit von x Mitgliedern der (Schicht-)Gruppe je nach betrieblichen Erfordernissen entweder gleichmäßig oder (z.b. saisonal, tageweise) differenziert Die Zeitfenster-Belegung wird nach folgender Priorität gruppenintern abgesprochen: a) Vorrang hat geplanter Urlaub. b) Danach kommen sonstige planbare Abwesenheiten (z.b. gewünschte freie Tage auf Zeitkonto, Resturlaub, Weiterbildung). c) Verbleibende Zeitfenster werden grundsätzlich zum Abbau der jeweils höchsten Zeitguthaben genutzt. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 6

7 Schichtplanbeispiele mit An-/Absageschichten am Wochenende Schichtlagenwechsel F/S; Basis = 5/5 Arbeitsschichten/w Woche 1 Woche 2 Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Frühschicht Spätschicht Schichtlagenwechsel F/N/S; Basis = 5/5/5 Arbeitsschichten/w Woche 1 Woche 2 Woche 3 Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Frühschicht Spätschicht Nachtschicht +2-1 Schichtlagenwechsel F/N/S; Basis = 6/5/5 Arbeitsschichten/w Woche 1 Woche 2 Woche 3 Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Frühschicht -4-1 Spätschicht Nachtschicht +1-2 An- und Absagen werden 1:1 über das persönliche Zeitkonto verrechnet. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 7

8 Schichtmodell PKW-Reifenwerk Korbach - Flexibler 4:1-Plan (mit Absageschichten am Wochenende) Lage des Sonntags: - Betriebszeit-Bandbreite: Schichten So.6:00 Uhr Mo.6:00 Uhr Woche Mo Di Mi Do Fr Sa So 1 F F S S N N N F F S S S 3 N N - - F F F 4 S S N N AZ/Schicht: (21 Schichten/ 4 Wochen) - tatsächlich (21 x) = 7,80 Std. - lt. BV/Schichtplan 4 x 37,5 : 21 (7Std./9Min.) = 7,15 Std. - Gutschrift pro geleistete Schicht + 0,65 Std. Zeit-Konto pro geleistete Schicht +0,65 Std. Freischichten./.7,15 Std. Fehlzeiten ± ---- Urlaub: (31,5) = 32 Tage/Gleichwertigkeitsprinzip (6 x 37,5 Std. : 7,15 = 31,5 Tage) + Zusatzurlaub (Vollkonti = 3 Tage) + evtl. Zusatzurlaub Schwerb. usw. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 8

9 5:1-System mit geteilter Vertretungswoche - Beispiel - Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 9

10 Betriebsseitige An- und Absage einzelner Schichten: die wichtigsten Regelungsfelder Absage Ansage Verbindliche Ankündigung* ggf. kurzfristig mittelfristig in vorab festgelegter Reihenfolge z.b. 2 Arbeitstage z.b. 1 Woche Rücknahme verbindlicher nur mitarbeiterseits freiwillig bzw. im An- bzw. Absagen Einvernehmen mit dem Betriebsrat; evtl. Zuschlag o.ä. Berücksichtigung entgegen stehen-./. im Einzelfall der dringender persönlicher Belange Zeitkontenführung und Berück- grundsätzlich gemäß Durchschnittsprinzip sichtigung von Ausfallzeiten insbesondere dann, wenn auch Schichten einzelner Mitarbeiter/innen an- bzw. abgesagt werden können * Bereits 1999 ergab eine Studie bei 40% der befragten ca. 120 Unternehmen eine Reaktionszeit zur Kapazitätsänderung von nur einem Tag; vgl. PERSONAL 8/1999, S Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 10

11 Das Modell für den Dreischichtbetrieb Uhrzeit Mo Di Mi Do Fr Sa So mehr nutzbare Freizeit - gerade auch am Wochenende + Spätschicht hat mehr Kontakt zu Tagschicht/ Tagdienst + Frühschicht kann bei Bedarf deutlich verlängert werden + Frühschicht pausenfrei möglich - Empfehlung: 20 min Pausenzeit + einfache Abwesenheitszeitverrechnung, problemloser Schichtentausch: S = N = 1,5 F (falls keine Abweichungen durch Pausen- oder Übergabezeiten) Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 11

12 12h-Schichten mit 2h Pausenzeit und Pausenspringer Pausenspringerschicht (8h AZ) 12-Stunden-Schicht 1 (10h AZ) 12-Stunden-Schicht 2 (10h AZ) 12-Stunden-Schicht 3 (10h AZ) 12-Stunden-Schicht 4 (10h AZ) Pausenzeit Uhrzeit Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 12

13 7:2-Vollkontischichtplan mit 12h-Schichten MO DI MI DO FR SA SO 1. T T N N T T N N T T N N N T T N N N T T T 6. N N - - T T T 7. N N Woche Eingeteilte Arbeitszeit bei 10h Arbeitszeit pro Schicht 40h/w Nach jedem Arbeitsblock mindestens 48h frei Maximal 5 Arbeitstage sowie 3 Schichten gleicher Lage am Stück Jedes (halbe) Team kooperiert nur mit zwei anderen Teams, nur ein Team muss zwischen den zwei Arbeitsplatzgruppen wechseln Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 13

14 Schichtplan Dienstplan Einsatzplanung Schichtplan (SP) Dienstplan (DP) Einsatzplan (EP) (SP) (DP) (EP) Besetzungsbedarf (-zeiten/-stärken) einfach; stabil bzw. planbar flexibel komplex; stabil bzw. planbar flexibel komplex und instabil Kennzeichen grundsätzlich feste Schichtzeiten grundsätzlich feste Dienstzeiten wechselnde Einsatzzeiten ewig bei kurzem Grundzyklus auf Zeit, ggf. nach konstanten Regeln auf Zeit, ggf. nach konstanten Regeln Teambezug grundsätzlich Personenbezug Personenbezug Berücksichtigung von Verfügbarkeit und Zeit-Interessen der Mitarbeiter/innen möglich weitest möglich optimal ( Wunschdienstplan ) ggf. auch mittels angepasster Einsatzzeiten Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 14

15 Der Service-Triangel Welche Leistungen werden während der Servicezeit sofort erbracht? Alle Standardleistungen und die Weiterleitung darüber hinausgehender Kundenanforderungen an eine/n kompetente/n Mitarbeiter/in mit Erledigungstermin bzw. Rücksprache-Vereinbarung Serviceversprechen Zu welchen Zeiten wird das Serviceversprechen garantiert? Service Wie viele Mitarbeiter/innen sind jeweils verfügbar? Beispiel: MO-FR 8:00 bis 18:00 Uhr Servicezeit Besetzungsstärke Beispiel: ab 8:00 Uhr 3, ab 10:00 Uhr 4 und ab 15:00 Uhr 2 (von 7) Mitarbeiter/innen Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 15

16 Unsere Zeitkonten-Systematik Zeitkonto Beschäftigungssicherungskonto Vertrauensarbeitszeit Zusatz- Zeitbudget Ruhestand Langzeitkonto Notwendig (eines von beiden) Zusatz-Optionen bei entsprechendem Bedarf Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 16

17 Kapazität und Flexibilität die beiden Dimensionen betrieblicher Arbeitszeitgestaltung - Kapazität + Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 17

18 Gestaltungsempfehlungen für Zeitkonten Zeitkonten sind grundsätzlich nur für Mitarbeiter/innen mit eng an die Arbeitszeit gekoppelter Vergütung geeignet. Zeitkonten sollten durchlaufen, nahe 0 gehalten werden und keinen Geld-Ausgleich ermöglichen mit Ausnahme der Vergütung von bei Ausscheiden bestehenden Mitarbeiter-Guthaben, deren Zeit-Ausgleich aus von dem/der Mitarbeiter/in nicht zu vertretenden Gründen unterblieben ist (was jedoch bei (überwiegend) selbst gesteuerten Zeitkonten ausgeschlossen ist). Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 18

19 Ampelkonto: das Regelungsprinzip + y + x ± 0 -x -y Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 19

20 Zeitkonto mit Sofortverfall überschießender Salden und Information der Führungskraft Information der Führungskraft Sofortiger Verfall bei Information des Begleitgremiums Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 20

21 Fragen zur Arbeitsentlastung nein Sind alle Aufgaben sinnvoll? ja Weglassen nein Gehören alle Aufgaben zu den Kernaufgaben dieser Funktion? ja nein Gehören Aufgaben zu den Kernaufgaben einer anderen Funktion? ja nein Wird effizient gearbeitet? ja Weglassen Abgeben Coachen, Abläufe straffen ja Umverteilung vornehmen Können Arbeitsaufgaben im Team umverteilt werden? nein Fragen erneut durchlaufen bzw. Kapazität anpassen Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 21

22 Ungleichmäßige Verteilung der Vertragsarbeitszeit Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 22

23 Ungleichverteilung der Vertragsarbeitszeit mit virtuellem Ausgleichskonto Bei absehbarer Ungleichverteilung des Arbeitszeitbedarfs werden die anteiligen Tages-Vertragsarbeitszeiten (als Grundlage von Zeitkonto bzw. Vertrauensarbeitszeit) so daran angepasst, dass im Ausgleichszeitraum im Durchschnitt die Vertragsarbeitszeit erreicht wird. Beispiel: Vertragsarbeitszeit 5 x 7 = 35h/w, Bedarf 12 Wochen 5 x 8 = 40h/w und 6 Wochen 5 x 5 = 25h/w, Ausgleichszeitraum 18 Wochen Ausfallzeiten werden zeitlich mit der angepassten Tages-Vertragsarbeitszeit bewertet. Soll dies auch für den Urlaub gelten, sind Urlaubsstundenkonten zu führen. Aus Differenzen zwischen angepasster und anteiliger Tages-Vertragsarbeitszeit speist sich ein virtuelles Ausgleichskonto, für das ggf. Rückstellungen zu bilden sind. Wenn auf diesem Konto nicht mehr als +250h per Monatsende ggf. abzüglich der Höchstsalden sonstiger abzurechnender Zeitkonten auflaufen, kann auf die ansonsten erforderlichen sozialversicherungsrechtlichen Störfall-Aufzeichnungen verzichtet werden, was die Handhabung deutlich vereinfacht. Scheidet ein/e Mitarbeiter/in vor Ende des Ausgleichszeitraums aus, sind ihm/ihr Plussalden zu vergüten, während Minussalden verfallen. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 23

24 Zusatz-Arbeitszeitbudget: das Prinzip Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 24

25 Zusatz-Arbeitszeitbudget bei Zeitkontenführung (Beispiel) 15h Langzeitkonto o.ä. bzw. Auszahlung Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 25

26 Zeiterfassung von der Anwesenheitskontrolle bis zur Vertrauensarbeitszeit Vertrauen Kontrolle Elektronische Zeiterfassung, Stempeluhr u. Ä. zur Erfassung der Anwesenheit Indirekte Arbeitszeit-Selbsterfassung Arbeitsbeginn bis -ende./. Arbeitsunterbrechungen Direkte Arbeitszeit-Selbsterfassung nur der verbrauchten Arbeitszeit-Menge dito. verwendungsbezogen nach Kostenstellen u. Ä. Abweichungserfassung nur der Abweichungen der verbrauchten Arbeitszeit- Menge von der Tages-Vertragsarbeitszeit Minimalerfassung gemäß 16 Abs. 2 ArbZG sowie, soweit ggf. erforderlich, verbrauchter Arbeitszeit-Mengen nach Verwendungszweck Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 26

27 Excel-Formular für die Abweichungserfassung..1 Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 27

28 Excel-Formular für die Abweichungserfassung..2 Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 28

29 Spitzenaufschreibung entsprechend dem Schutzzweck des ArbZG für Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitszeit SA/SO Dieses Formular kann über unsere Homepage heruntergeladen werden. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 29

30 Zeitkonto und/oder Vertrauensarbeitszeit? Zeitkonto*: Zeitausgleichsansprüche werden festgehalten vergangenheitsorientiert begrenzte Selbststeuerung aufwendig Vertrauensarbeitszeit: Zeitausgleichsansprüche werden weitest möglich vermieden zukunftsgerichtet kaum begrenzte Selbststeuerung unaufwendig Bei technischer Zeiterfassung sind die nachfolgenden Eigenschaften in der Regel besonders ausgeprägt. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 30

31 Vertrauensarbeitszeit: Balance von (Arbeitszeit-)Leistung und Entgelt Arbeitgeber und Mitarbeiter bringen (Arbeitszeit-)Leistung und Entgelt in Balance. Vor diesem Hintergrund verzichtet der Arbeitgeber auf jegliche Zeitkontrolle des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter entscheidet selbst, ob und ggf. wie er seine Arbeitszeit kontrolliert, ohne dass daraus Ansprüche abgeleitet werden könnten. Geht die geforderte (Arbeitszeit-)Leistung über das Balance-Maß hinaus, hat der Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber Anspruch auf Schließung dieser Lücke. Der Mitarbeiter arbeitet innerhalb der gesetzlichen und ggf. der tariflichen sowie der betrieblichen Regelungen. Der Arbeitgeber achtet hierauf und gewährleistet die erforderlichen Rahmenbedingungen. Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 31

32 Erfolgsfaktoren der Vertrauensarbeitszeit Gemeinsames Projekt von Geschäftsleitung und Betriebs-/Personalrat auf beiden Seiten von starken Promotoren gezogen Kultur gegenseitiger Wertschätzung Ausgangspunkt starre Arbeitszeit oder flexible Arbeitszeit mit einem am besten selbst geführten Zeitkonto, das keinen Entgeltausgleich vorsieht Fairer Umgang mit Überlastsituationen durch die Führungskräfte abgesichert durch Training und fortlaufende Begleitung Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 32

33 Lebensphasenorientierte Arbeitszeitgestaltung (z.b. Sabbaticals, Familienphasen) Qualifizierung, Überbrückung von Unterauslastung, Vermeiden von Burnout Langzeitkonto Altersteilzeit Abgeltung Betriebliche Altersversorgung Vorgezogener oder gleitender Ruhestand Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 33

34 Vor Einführung eines Langzeitkontos (auch mit dem Betriebs-/Personalrat) zu klärende Fragen Wozu brauchen wir ein solches Konto? Ist es insbesondere Bestandteil einer alternsgerechten Personalstrategie oder der Versuch, dieses Thema zu umgehen? Können wir Zeit-Hamstern zugunsten dieses Kontos vermeiden? Werden hierauf die richtigen Mitarbeiter ansparen? Können wir die Freistellungen aus diesem Konto wirklich bewerkstelligen? Wecken oder unterstützen wir zu hohe Erwartungen bezüglich des Zeitpunkts des Eintritts in den Ruhestand? Schaffen wir es, Mitarbeiter mit und ohne Langzeitkonto gleich zu behandeln? Geht der Aufbau von Langzeitkonten zu Lasten der betrieblichen Altersversorgung? Gibt es ein einfaches, unaufwändiges, transparentes, rechtssicheres und kostengünstiges Angebot für Wertguthabenanlage, Störfallabwicklung und Insolvenzschutz? Wird das Langzeitkonto subventioniert werden müssen? Stimmt insgesamt das Kosten-Nutzen-Verhältnis? Ziehen Management und Betriebs-/Personalrat an einem Strang? Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 34

35 Alternsgerechte Arbeitszeitgestaltung: die wichtigsten Optionen eigenverantwortliche flexible Arbeitszeitgestaltung im Team - zur persönlichen Entlastung (phasenweise) Entdichtung der Arbeitszeit - durch - Individualisierung des Arbeitstempos auf Basis eigenverantwortlicher Arbeitszeiterfassung oder von Vertrauensarbeitszeit - ausgleichsorientierte Pausen-Inhalte: Regenerationszeit statt nur einfach nicht arbeiten (phasenweise) Differenzierung der Arbeitszeit - durch - unterschiedliche Arbeitszeitdauern per Vertragsanpassung oder Langzeitkonto - unterschiedliche Lage und Verteilung der Arbeitszeit z.b. wahlweise mehr und dafür kürzere Arbeitstage, Schichtmodelle mit unterschiedlichen Nachtarbeitsanteilen (bis 0) (phasenweise) individuelle Ausstiege - durch - Langzeitkonto-Entnahme - unbezahlte Freistellung von der Arbeit Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 35

36 Checkliste zu Langzeit-/Lebensarbeitszeitkonten grundsätzlich 1. Zwecke des Guthabenaufbaus? 2. Zwecke der Guthabenentnahme(n)? 3. Für welchen Personenkreis? 4. Freiwillig oder verpflichtend? 5. Gestaltungsrahmen (z.b. Tarifvertrag)? technisch 13. Ausfallzeiten in der Ansparphase? 14. Ausfallzeiten in der Entnahmephase? 15. Ausscheiden des Mitarbeiters/Störfall? 16. Insolvenzschutz? 17. Kontenführung selbst/extern? 18. Verfahrensweise bei Kurzarbeit? 19. Meinungsunterschiede? 20. Laufzeit? 21. Probezeit? konzeptionell 6. Wie viele Konten je Mitarbeiter? 7. Führung in Zeit oder Geld ( Verzinsung)? 8. Guthaben-Obergrenze(n)? 9. Einlagen wie? 10. Entnahmen wie? 11. Mindestguthaben angestrebt? 12. Minussalden zulässig (bis...)? Arbeitszeitberatung Dr. Hoff Weidinger Herrmann 36

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