Abrechnung sozialer Dienste leicht gemacht.

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1 Abrechnung sozialer Dienste leicht gemacht.

2 2 Inhaltsverzeichnis Was ist jobstago? 3 Arbeits- und Betreuungszeiten 4 Betreuungszeiten dokumentieren 6 Gruppenbetreuung 8 Abrechnung von Betreuungszeiten 9 Abrechnung individueller Leistungen 10 Statistiken 11 Stammdaten 12 Verwaltung von Personaldaten 13 Klientenakt 14 Ausgereifte Funktionalität 15 Das sagen unsere Kunden 16 Wer steht hinter jobsta? 16

3 3 Was ist jobstago? jobstago ist die Unternehmenssoftware für Dienstleister im sozialen Bereich. Sie ermöglicht die vollständige Verwaltung und Dokumentation unternehmensinterner Prozesse von der Erfassung von Betreuungszeiten bei KlientInnen bis zur Abrechnung der Leistungen. jobstago kann auf allen webfähigen Geräten wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone ohne Installation verwendet werden. jobstago unterstützt MitarbeiterInnen und die Buchhaltung bestmöglich, ihre jeweiligen Aufgaben effizient und termingerecht zu erledigen. Arbeitszeiterfassung, Urlaubsveraltung, Abrechnungen von Leistungen und Fahrtkosten und viele weitere Aufgaben werden einfach, digital und nachvollziehbar ermöglicht. Für die Unternehmensführung bietet jobstago einen kompakten Überblick über erbrachte Leistungen und die komplette Klientendokumentation als virtuellen Akt. Diese Produktbeschreibung bietet einen Einblick in die umfassenden Funktionalitäten von jobstago für soziale Dienstleister und zeigt die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten. Zugunsten einfacherer Lesbarkeit wird auf den folgenden Seiten auf geschlechtsspezifische Ausführungen verzichtet.

4 4 Arbeits- und Betreuungszeiten Kalender und Terminübersicht Monats- und wochenweise Übersicht von Betreuungszeiten und Tätigkeiten Bilanz über Sollzeit und geleistete Arbeitszeit Der Kalender bietet eine Übersicht über alle Arbeitszeiten und Termine eines Monats. Betreuungszeiten bei Klienten werden automatisch auch im Kalender angezeigt. Zusätzliche Arbeitszeiten wie Dokumentation, Meetings, sowie Urlaub und Krankenstand können einfach per Mausklick hinzugefügt werden. Feiertage werden automatisch erfasst. Über bevorstehende Berichtsabgabefristen werden Mitarbeiter zusätzlich per informiert. PKW Kilometer und verfügbarer Urlaub immer aktuell Neue Termine schnell und einfach anlegen Über die Terminübersicht haben Mitarbeiter zusätzlich immer einen aktuellen Überblick ihrer monatlichen Stundenbilanz, Resturlaubstage sowie über ihre Abrechnungen zu gefahrenen PKW Kilometern oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel. Zusätzlich zur Kalenderansicht gibt es auch eine kompakte Listenansicht aller geleisteten Arbeitszeiten und Termine eines Monats. Die Monatsberichte zu Arbeitszeiten und PKW Kilometern können als Excel oder PDF heruntergeladen werden.

5 5 Übersicht über fällige Berichte Offene Betreuungszeiten unmittelbar ersichtlich Die Startseite informiert Mitarbeiter schnell und übersichtlich über demnächst fällige Berichte, anstehende Termine und noch offene Betreuungszeiten. Damit haben Mitarbeiter beim Einstieg in jobstago sofort alle Informationen, die sie für die Erfassung von Betreuungs- und Arbeitszeiten benötigen schnell, direkt und auf einen Blick.

6 6 Betreuungszeiten dokumentieren Einfache und schnelle Eingabe Eine Eingabe pro Betreuung Automatische Arbeitszeitberechnung Automatische Fahrtkostenabrechnung Automatische Rechnungserstellung nach Abschluss der Rechnungsperiode Betreuungszeitennachweis als PDF Für jede Betreuung eines Klienten befüllt die Betreuungsperson eine Zeile. Betreut ein Mitarbeiter mehrere Klienten gleichzeitig ( Mehrfachbetreuung ), so muss er lediglich bei einem Klienten die Betreuungszeit angeben und wählt die mitbetreuten Klienten aus einer Liste aus. Die einzelnen Zeiten sowie Fahrtkosten werden automatisch auf alle mitbetreuten Klienten aufgeteilt. Das erspart mühevolle und fehleranfällige Mehrfacheinträge. Natürlich kommt es auch vor, dass mehrere Mitarbeiter denselben Klienten innerhalb einer Abrechnungsperiode betreuen. Alle betreuenden Mitarbeiter benutzen dasselbe Eingabeformular und haben damit einen Überblick über schon geleistete Betreuungen von Kollegen. Anhand der Betreuungszeiten eines Mitarbeiters werden von jobstago Fahrtkosten und Arbeitszeit berechnet. Nach Abschluss der Rechnungsperiode wird zudem die Rechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum erstellt.

7 Gesamtübersicht über Leistungsbestandteile und aktuell verfügbare Reststunden zur Betreuung. Eine Betreuungszeile pro Betreuung, auch bei Mehrfachbetreuung. Mitbetreute Klienten können einfach aus einer Liste ausgewählt werden und werden von jobstago für die Rechnungslegung bei den Leistungen der mitbetreuten Klienten berücksichtigt. Betreuungen einer Abrechnungsperiode sind für alle Betreuer sichtbar Betreuungen von Kollegen werden durch einfache Darstellung mit Symbolen unterschieden. Zwischensummen geben für die jeweilige Abrechnungsperiode Auskunft über geleistete Betreuungen, Fahrzeiten, PKW Kilometer und Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel. Vorschau und Download des Betreuungsnachweises als PDF zur Rechnungsbeilage. 5

8 8 Gruppenbetreuung Gruppen optimal betreuen und abrechnen Zeitliche Perioden für Gruppenteilnahme festlegbar Einfache Auswahl teilnehmender Klienten und anwesender Betreuer Berücksichtigung von entschuldigtem und unentschuldigtem Fehlen für die Verrechnung Eine Gruppenbetreuung zeichnet sich dadurch aus, dass unterschiedlich viele Klienten in gleichbleibenden Abständen an einer Betreuung teilnehmen. Gruppen werden zu unterschiedlichen Themen gebildet und Klienten entsprechend ihrer Bedürfnisse einzel- und gruppenbetreut. Gruppen und deren Mitglieder können mit jobstago einfach verwaltet werden. Einzelne Klienten werden für einen definierten Zeitraum einer oder mehreren Gruppen zugeordnet. Die Verrechnung erfolgt wie bei Einzelbetreuungen. Finden sowohl Gruppen- als auch Einzeltermine im Laufe eines Monats statt, werden alle Betreuungen auf einer Rechnung und einem Betreuungszeitenblatt verzeichnet. Da in der Praxis Gruppen- und Einzelbetreuer voneinander abweichen können, ist es möglich, für Gruppen eigene Betreuungspersonen zu definieren.

9 9 Abrechnung von Betreuungszeiten Monat abschließen & drucken Rechnungen für Privatpersonen und/ oder Behörden Einfache Verrechnung von Pauschalen Drucken aller Rechnungen einer Abrechnungsperiode mit nur einem Klick Sobald alle Mitarbeiter ihre Betreuungszeiten des Monats für ihren Klienten eingetragen und das Monat somit abgeschlossen haben, werden alle notwendigen Rechnungen von jobstago erstellt. So ist garantiert, dass Rechnungen erst dann gedruckt werden, wenn tatsächlich alle Betreuungszeiten eingetragen wurden. Im Bereich Rechnungen scheinen alle Abrechnungen auf, die vollständig und abgeschlossen sind und für den Versand gedruckt werden können. Zusätzlich können Rechnungen in Kombination mit den Betreuungszeitennachweisen gedruckt werden. Das verringert die Aufwände für das Verschicken der Unterlagen. Kennzeichnung bereits gedruckter Rechnungen Sämtliche Rechnungen werden entsprechend Ihrer eigenen Unternehmensvorlagen erstellt. jobstago passt sich Ihren Vorgaben an, sodass in Ihren Buchhaltungsprozessen keine Anpassungen notwendig sind.

10 10 Abrechnung individueller Leistungen Rechnungen selbst erstellen Individuelle Rechnungslegung Rechnungen können auch individuell und ohne Bezug zu Betreuungszeiten erstellt werden. Flexible Rechnungszusammenstellung Löschbar bzw. stornierbar Vollständig elektronisch erfasst Auf einer individuellen Rechnung können beliebig viele Leistungszeilen angelegt werden. Die verrechenbare Umsatzsteuer ist auf die gesamte Rechnung oder auf einzelne Leistungszeilen anwendbar. Die Adresse des Rechnungsempfängers kann manuell eingegeben oder aus den Klientendaten übernommen werden. Die Rechnungsnummern für individuelle Rechnungen werden, wie auch für Rechnungen auf Basis von Betreuungszeiten, von jobstago automatisch fortlaufend vergeben.

11 11 Statistiken Umfassende Auswertungen Umfassende Auswertungen Mit jobstago können umfangreiche Auswertungen über die erbrachten Leistungen eines Monats abgerufen werden. Arbeitszeitstatistik Betreuungsstatistik Fahrt- und KM-Geld Statistik pro Mitarbeiter Download als Excel und PDF Betreuungszeiten können nach Art des Dienstes, nach Behörde oder nach Mitarbeiter gruppiert und gefiltert werden. Die Statistik gibt die Daten entsprechend der Filterung aus und zählt die Anzahl der Betreuungen des gewählten Monats, die Summe der unmittelbaren Betreuungszeiten, Fahrzeiten, Kilometer sowie mittelbare Betreuungszeiten. Zusätzlich können auch die betreuten Klienten namentlich ausgewiesen werden. Bei Arbeitszeiten wird pro Monat die Arbeitszeit für die einzelnen Tätigkeiten (werden durch Administratoren definiert) je Mitarbeiter aufgeschlüsselt. Für die Fahrtkosten werden je Mitarbeiter alle Fahrtkilometer mit/ohne Begleitung und KM-Gelder ausgewiesen. Sämtliche Statistiken können als Excel oder PDF heruntergeladen werden.

12 12 Stammdaten Wichtige Informationen zentral verwalten Übersichtliche und einfache Grundeinstellungen Einstellungen zu Behörden Angebotene Dienste Verwaltung verfügbarer Räume Tätigkeitsfelder für die Zeiterfassung Mitarbeiterstammdaten Klienten & Leistungen Stammdaten umfassen alle notwendigen Verwaltungsdaten als Grundlage für die Zeiterfassung und Rechnungslegung. Behörden Unter Behörden werden die Stammdaten zu den Vertragsbehörden verwaltet. Die Daten werden für die Adressierung von Rechnungen an die Behörden übernommen. Zusätzliche Grundeinstellungen ermöglichen die Berücksichtigung von Sonderfällen für Behörden, z. B. spezielle Vorgaben für die Rechnungserstellung. Angebotene Dienste Die angebotenen Leistungen eines Unternehmens im sozialen Bereich werden in jobstago als Dienste bezeichnet. In den Stammdaten werden Betreuungspreise pro Einheit, verrechenbare Uumsatzsteuer sowie verrechenbares Kilometergeld für PKW Fahrten verwaltet. Hier können auch die Rechnungsgrundpreise für die jeweiligen Dienste festgelegt werden (Sozialpädagogische Kinder- und Jugendbetreuung, Psychologische Behandlung, Sozialpädagogische Familienbetreuung, Coaching, etc.). Räume & Kalender Tätigkeiten Im Kalender von jobstago können auch Räume verwaltet und von Mitarbeitern für Termine gebucht werden. Kalender Tätigkeiten können von Administratoren selbst erstellt werden und stehen für die Zeiterfassung ohne Klientenbetreuung zur Auswahl (z. B. Meetings, Dokumentationen, Jour Fixes, etc.). Diese Tätigkeiten werden ebenfalls in der Auswertung der Arbeitszeitstatistik berücksichtigt.

13 13 Verwaltung von Personaldaten Alle Daten an einer Stelle Stammdatenverwaltung Festlegen der Zugriffsrechte Flexible Einstellung von Soll-Arbeitszeiten und Urlaubstagen Überstundenabrechnung Verwalten von Qualifikationen Stammdaten Die Personaldaten des Mitarbeiters enthalten neben den Stammdaten auch seine jobstago Benutzerrechte. Benutzerrollen sind mit unterschiedlichen Zugriffsrechten verbunden. Das erhöht für User auch die Übersichtlichkeit, da z. B. betreuende Mitarbeiter nur auf die Betreuungszeiten der eigenen Klienten zugreifen können. Soll-Arbeitszeiten und Urlaub Die Sollzeiten und Urlaube werden pro Mitarbeiter verwaltet. jobstago ermöglicht das Verwalten von flexiblen Arbeitszeitmodellen, die monatlich angepasst werden können. Je nach Tagesarbeitszeit errechnet jobstago die monatliche Sollzeit des Mitarbeiters unter Berücksichtigung von gesetzlichen Feiertagen. Urlaubsanspruch und Resturlaubstage werden automatisch erfasst und berechnet. Die laufende Kontrolle der verbleibenden Urlaubstage sowie nötige Änderungen am jährlichen Urlaubsanspruch sind jederzeit möglich. Stundenabrechnung Mehr- und Überstunden der Mitarbeiter können finanziell abgegolten werden. Abgerechnete Mehrstunden werden entsprechend vom Stundenkonto des Mitarbeiters abgezogen. Für die Konsumation von Zeitausgleich sind keine zusätzlichen Eingaben notwendig. Er wird über die Zeiterfassung berücksichtigt. Qualifikationen & Dokumente Erworbene Qualifikationen von Mitarbeitern können in Form eines virtuellen Akts zusammen mit den Stammdaten des Mitarbeiters verwaltet werden. Zusätzlich können auch Dokumente (z. B. Dienstvertrag, Lebenslauf, etc.) kategoriesiert abgelegt werden.

14 14 Klientenakt Alle Informationen auf aktuellem Stand Stammdatenverwaltung Zuordnung von Leistungen Vollständige und lückenlose Klientendokumentation Behörde oder Privatperson als Rechnungsempfänger Stammdaten Mit jobstago werden alle notwendigen Daten eines Klienten erfasst. Bei einem Klienten werden einmalig die Stammdaten wie Adresse, Telefonnummer, Geschäftszahl usw. gespeichert. Leistungen Klienten können verschiedene, oftmals zeitlich eingeschränkte, Leistungen beziehen. Alle vergangenen und aktuellen Leistungen pro Klient können mit jobstago optimal rück- und mitverfolgt werden. Je Leistung können unterschiedliche Vorgaben definiert werden wie z. B. Stundenkontingente, behördliche Einschränkungen, oder die Verrechnungsweise (Rechnung an Behörde und/oder Privatperson, Verrechnung aufwandsgenau und/oder in Pauschalen usw.). Pauschalen als zusätzliche Rechnungsbestandteile Virtueller Klientenakt jobstago macht die Klientenverwaltung einfach in einem virtuellen Akt. Sämtliche Dokumente zu einem Klienten können kategorisiert abgelegt und rasch wieder aufgefunden werden. Alle Leistungen, Betreuungsnachweise und ausgestellten Rechnungen eines Klienten werden miteinander verknüpft und sind so jederzeit verfügbar. Besonderheiten in der Verrechnung Zusätzlich zur Leistungsabrechnung ist es auch möglich, Pauschalen für Leistungen zu definieren. Diese können entweder an die Behörde oder an private Empfänger verrechnet werden. Das betrifft den Fall, wenn Erziehungsberechtigte einen Kostenbeitrag zu den Betreuungseinheiten leisten müssen. Dann wird am Ende einer jeden Abrechnungsperiode je eine Rechnung für die entsprechende Behörde und den privaten Empfänger ausgestellt.

15 15 Ausgereifte Funktionalität Einfache und intuitive Bedienung Überprüfung auf korrekte Dateneingabe Übersichtliche Darstellung von Inhalten Verständliche und erklärende Fehlermeldungen KV-konforme Arbeitszeiterfassung Optimiert für alle webfähigen Geräte (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) Listen- und Detailansichten Daten sind in jobstago in übersichtliche Listen- und Detailansichten unterteilt. In der Listenansicht erhält man eine Übersicht über die Inhalte, kann sie sortieren und nach ihnen suchen. So können Einträge in Sekundenschnelle gefunden werden. Downloads Mit jobstago werden Dokumente und Vorlagen den Mitarbeitern zum Download zur Verfügung gestellt. So haben Mitarbeiter jederzeit vollen Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Vorlagen. Fehlervermeidung jobstago überprüft auf eine korrekte und KV-konforme Arbeitszeiterfassung samt Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen. So können zeitliche Überschneidungen, ein Überschreiten der täglichen Maximalarbeitszeit, oder auch fehlerhafte Eingaben vermieden werden.

16 16 Das sagen unsere Kunden Mit jobstago konnten wir viele unterschiedliche Informationen und Daten zusammenführen und miteinander verknüpfen. Dadurch ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung und Verrechnung eine enorme Zeitersparnis möglich geworden. Mag. Peter Krump, GF Institut für Motivation und Veränderung, Graz Für uns in der Verwaltung stellt jobstago eine unbeschreibliche Arbeitserleichterung dar. Wir sind nun in der Lage, den Überblick über all unsere Klientenverrechnungen zu behalten und zeitgerecht abzurechnen. Julia Paulitsch, GF Institut für Familienförderung, Leoben jobstago - noch nie hat dokumentieren so viel Spaß gemacht! DSA Dunja Haider-Aichinger, MA, Pädagogische Fachbereichsleitung Therapeutische Gemeinschaft, Bruck/Mur Wer steht hinter jobsta? Mag. Maria Rauch, BSc Kundenbetreuung und Produktmanagement Seit 2005 im Software Produkt- und Projektmanagement tätig. Leitung von nationalen und internationalen Projekten für Geschäfts- und Endkunden sowie von Forschungsprojekten. DI Alexander Hartmann Systemarchitektur und Entwicklung Mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Software Entwicklung und im Design von Softwarearchitekturen. Planung, Systemdesign und Umsetzung von nationalen und internationalen Softwareprojekten. Ing. Bernhard Miklautz, BSc Systembetreuung Mehr als 10-jährige Erfahrung im Betrieb von Services unter besonderer Berücksichtigung von IT Security. Betreuung verteilter Systeme mit hoher Verfügbarkeit und Zugriffsschutz.