Betriebsorganisation Abläufe permanent perfektionieren

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1 Betriebsorganisation Abläufe permanent perfektionieren Referent: Johannes Pickmann

2 Wer sind wir? Ein kleines Unternehmen am linken Niederrhein in Kevelaer Überdachte Fläche 600 m² Rasenfläche gesamt m² 6 Festangestellte Mitarbeiter (inkl. Inhaber),3 Aushilfen

3 Woher stammen die Ideen zur Betriebsorganisation? Wir haben das Rad nicht neu erfunden, es sollte nur für uns ziemlich rund laufen Viele Ideen haben wir von anderen abgeschaut und versucht, diese für unseren Betrieb nach und nach umzusetzen Beim wöchentlichen Mitarbeitergespräch (auch eine abgeschaute Idee) kommen seitens der Angestellten die besten Ideen.

4 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software / Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

5 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software/Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

6 Bedienungsanleitungen Bei uns wurde bis 2001, wie fast überall, die Bedienungsanleitung am Gerät befestigt Wir besorgten uns Garderobenmarken mit fortlaufender Nummer und einen Hänge- Registerkartenschrank Die Garderobenmarke wird am Gerät mit einem wieder verschließbaren Kabelbinder befestigt, und

7 Bedienungsanleitungen die dazugehörige Bedienungsanleitung in der Hänge-Registratur abgelegt

8 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software/Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

9 Reparaturannahme bis Fertigstellung Statusmeldungen im Programm (ähnlich Zeitmechanik ) Parallel nutzen wir die Ampelkarte Bei der Reparaturannahme haben wir unsere Ampelkarten griffbereit Es gibt 3 verschiedene Karten In DIN A4-Folientaschen (von oben offen) werden die mit Scan-Codes versehenen Ausdrucke eingelegt

10 Reparaturannahme bis Fertigstellung Karte ROT heißt: Es hat noch keiner nachgeschaut Muss zeitnah wegen evtl. Teilebestellung nachgesehen werden Auftragsstatus im Warenwirtschaftsprogramm = C C = Auftrag angenommen, noch nicht bearbeitet

11 Reparaturannahme bis Fertigstellung Karte GELB heißt: Auftrag ist bearbeitet Teile sind bestellt Erstauftrag oder Nachbestellung Auftragsstatus im Warenwirtschaftsprogramm E, G oder H

12 Reparaturannahme bis Fertigstellung Karte Grün Kann fertiggestellt werden Bestellte Teile sind da oder auf dem Lager Auftragsstatus im Warenwirtschaftsprogramm = F F = Auftrag komplett, kann repariert werden Nach Fertigstellung: CRM- Eintrag von der Werkstatt an den Verkauf, SMS an Kunden nach Auftragsprüfung

13 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software/Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

14 Software- Unterstützung Durch parallele Software-Unterstützung wird Zeit gespart

15 Softwareunterstützung Durch verschiedene Module unseres Softwarehauses ist es uns möglich: den Deckungsbeitrag einzelner Hersteller schnell zu erkennen. Wenn wir es wünschen, wird das heruntergebrochen bis auf Warengruppe, Rabattgruppe, Erlösfeld oder bis auf den Artikel Nicht immer ist unser Lieblingslieferant derjenige, der uns finanziert. Aktuelle Bewegungsdaten, die nicht auf Stückzahl sondern auf Ertrag basieren Produkte, die eine hohe Marge erbringen, werden schnell erkannt Verlauf der Umsätze und Roherträge im Vergleich der letzten Jahre Erleichtert unternehmerische Entscheidungen, wenn die Spanne bei einem Lieferanten zurückgeht

16 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software/Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

17 Bestellungen Nicht unser Bauchgefühl entscheidet, sondern unsere Software unterstützt uns Beim Durchlauf der automatischen Bestellvorschläge werden Ersatzteile nach Gängigkeit der Vorjahresmonate vorgeschlagen

18 Bestellungen Ware für den Laden wird nicht nach Gängigkeit der Vorjahre bestellt Bestellt wird nach Saisonfaktor sowie Mindest- und Maximalbestand

19 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software/Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

20 Arbeitszeiterfassung Jeder Mitarbeiter hat einen mobilen Scanner, etwa so groß wie ein Feuerzeug Am Arbeitsanfang scannt er seine Arbeitszeit auf den Auftrag Das Arbeitszeitende scannt er auf den nächsten Arbeitsauftrag Interne Arbeitszeiten haben eigene Scann-Codes, z.b.: - Verkauf - Schulung - Telefon - Neugeräte - Lieferanten / Außendienste - Aufräumen Arbeitszeitstatistik interne / externe, Gewinn und Verlust Auch mein Zeitaufwand für diesen Vortrag wurde gescannt

21 Die eierlegende Wollmilchsau (EWS) Seit November 2011 nutzen wir ein neues Programm, die Eierlegende Wollmilchsau (EWS = CRM) Nachrichten und Aufgabenverwaltung SMS-Benachrichtigung an Kunden Bei Kundenanruf alle Vorgänge auf Bildschirm eingeblendet, bevor der Hörer abgenommen wird Kein lästiges wechseln und suchen in verschiedenen Programmteilen Auftragsassistent: wiederkehrende Arbeitsvorgänge wie - Inspektionen - Verkäufe - Stücklisten, z.b. Ketten und Schienen zum Gerät (Stihl unterstützt uns, andere Hersteller sind willkommen)

22 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software/Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

23 Weitere Organisationsbereiche Außendienstmitarbeiter der Lieferanten nur mit Voranmeldung, und Thema, das besprochen werden soll Tausch-Container für Altbatterien / Schrott / Kunststoff / Papier 2 Bildschirme pro Verkaufsarbeitsplatz Parkplatz-Kennzeichnung Werbung wird von Profis gemacht Trennen von betriebstreuen Geräten und Ersatzteilen Duplex-Drucker für Aufträge Freeway-Aufkleber (Versandaufkleber gemeinsam einkaufen) Einkaufsverband und Erfa-Gruppen

24 Was wünscht sich der Handel Gemeinsame Ersatzteilplattform Erfahrungsaustausch Gruppen nur Jahresplanung kein vorgeschriebenes Sortiment mehr Kommunikation unter den Händlern Präsentation Unterstützung (ähnlich Stihl Marktentwicklung) Einlagerungsgebühr / Auslagerungsgebühr / Abwicklungsaufwände nicht nur wenn wir Fehler machen. Auch Hersteller verursachen durch Fehler Kosten. Bekanntheitsgrad der Motoristen durch die Hersteller erhöhen QMF ist nur ein Tropfen auf dem heißen Stein

25 Themen Bedienungsanleitungen Reparaturannahme bis Fertigstellung Wie unterstützt uns die Software/Hardware bei der Betriebsorganisation Bestellungen Arbeitszeiterfassung / CRM Weitere Organisationsbereiche Fragen und Antworten

26 Fragen

27 Kontakt Johannes Pickmann Technik im grünen Bereich Endtschestraße Kevelaer-Kervenheim Telefon : Telefax :

28 Hersteller Garderobenmarke (Anlage) Folientasche Artikelnummer STIHL Vertriebszentrale AG & Co. KG Robert-Bosch-Strasse Dieburg Tel: Fax: Software Arbeitszeiterfassung / CRM C.O.S. Software GmbH Darmstädter Straße 79b Münster b. Dieburg Tel: Fax:

29 Hersteller SMSTRADE DIE KAPITÄNE media GmbH Prager Str Dresden Tel: Fax: Irms Einkaufsverband / Werbung IRMS eg Zentrale Fritz-Müller-Str Esslingen Tel : Fax:

30 Anbieter branchenspezifischer Werbung Donaubauer Werbung Silke Krause Werbung donaubauer. service Barbara Donaubauer Am Bahnhof Leichlingen Tel.: Fax: fachwerkshop Inh. Silke Krause Escheln 30a Kempen Tel.: Fax.:

31 Anlagen Angebot Muster Muster Muster Garderobenmarke Garderobenmarke Folientasche Auftragszettel mit Scancodes

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