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1 2.4.9 Stadt Lohne (Oldenburg) D i e n s t v e r e i n b a r u n g zur gleitenden Arbeitszeit in der Fassung der 1. Änderung vom Mai 2006 Präambel Diese Dienstvereinbarung dient der Flexibilisierung der Arbeitszeit und soll dazu beitragen, den Service gegenüber den Einwohnerinnen und Einwohnern der Stadt Lohne durch ein modernes und kundenorientiertes Dienstleistungsunternehmen wirtschaftlich und effizient zu erbringen. Die Dienstvereinbarung setzt auf die Eigenverantwortlichkeit und kooperatives Handeln der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Arbeitszeit soll grundsätzlich durch Absprachen untereinander abgestimmt werden. Im Wesentlichen hat sich die Steuerung der Arbeitszeit an einem wirtschaftlichen Arbeitseinsatz zu orientieren. Die Leiter der Organisationseinheiten (Amtsleiter und bei Abteilungen die Abteilungsleiter) haben steuernd und koordinierend einzuwirken. Im Hinblick auf eine kundenorientierte Präsenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird erwartet, dass bei Abwesenheit alle Hilfen gegeben werden, dem Bürger Gesprächsmöglichkeiten zu bieten. Insbesondere sollten Rückrufe angeboten, Termine vereinbart und Rufumleitungen eingerichtet werden. Darüber hinaus sollte eine gleichzeitige Abwesenheit sich vertretender Personen vermieden werden. Frühstückspausen sollten zeitversetzt gemacht werden. 1. Geltungsbereich: Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Beamten und Angestellten der Stadtverwaltung, die ihren Arbeitsplatz im Rathaus haben. 2. Allgemeine Grundsätze zur Arbeitszeit: 2.1 Sollarbeitszeit Die wöchentliche Sollarbeitszeit beträgt für vollbeschäftigte a) Angestellte 39,00 Stunden montags bis donnerstags 8 Stunden 40 Minuten sowie freitags 4 Stunden 20 Minuten, b) Beamte 40,00 Stunden montags bis donnerstags 8 Stunden 53,3 Minuten und freitags 4 Std. und 26,6 Min. Für Bedienstete, die unter das Jugendarbeitsschutzgesetz oder das Mutterschutzgesetz fallen, gelten die in diesen Gesetzen genannten Arbeitszeiten. Für die in Teilzeit beschäftigten Kolleginnen und Kollegen gelten die in den einzelnen Verträgen ggf. abweichend vereinbarten Arbeitszeiten.

2 2 2.2 Regelmäßige Arbeitszeit Auf die Festsetzung einer regelmäßigen Arbeitszeit wird verzichtet, da die Bediensteten ihre Arbeitszeit im Rahmen der Gleitzeit selbst bestimmen. 2.3 Gleitzeit Die Bediensteten können Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und der Mittagspausen innerhalb der nachstehenden Grenzen selbst bestimmen: - Arbeitsbeginn von Montag bis Freitag zwischen 6.45 Uhr und 8.30 Uhr - Mittagspause von Montag bis Donnerstag zwischen Uhr und Uhr - Arbeitsende von Montag bis Donnerstag zwischen Uhr und Uhr - Arbeitsende am Freitag zwischen Uhr und Uhr Das Recht des einzelnen Bediensteten, die Gleitzeit innerhalb des vorstehenden Rahmens selbst zu bestimmen, kann eingeschränkt werden, wenn es dienstlich notwendig ist. Dies gilt insbesondere für ein zeitlich erweitertes Dienstleistungsangebot im Zusammenhang mit der Durchführung von Trauungen. Bei einer Einschränkung ist der Personalrat zu beteiligen. 2.4 Pflichtarbeitszeit Die Pflichtarbeitszeit umfasst die Zeit zwischen spätestem Arbeitsbeginn und frühestem Arbeitsende; sie dauert - montags bis donnerstags von 8.30 Uhr bis Uhr und Uhr bis Uhr - freitags von 8.30 Uhr bis Uhr. Während der Pflichtarbeitszeit sollten alle Mitarbeiter anwesend sein. Eine Ausnahmeregelung ist aus persönlichen Gründen nach Rücksprache mit den Mitarbeitern/ innen, dem Abteilungsleiter sowie dem Amtsleiter möglich. Hierfür wird ein unbürokratisches Verfahren angestrebt. Der Amtsleiter benachrichtigt das Hauptamt. Bei Ablehnung der Ausnahmeregelung ist der Personalrat zu beteiligen. 2.5 Mittagspause Die Mittagspause beträgt mindestens 30 Minuten und höchstens 120 Minuten. 2.6 Gleitzeit und Urlaubszeit Zwischen Gleitzeiten und Urlaubstagen besteht grundsätzlich kein verrechenbarer Zusammenhang. Demnach können Urlaubsguthaben nicht in Gleitzeitgutschriften umgewandelt werden. In besonderen Fällen kann der Amtsleiter nach Rücksprache mit dem Hauptamt Ausnahmen zustimmen. Ganze oder halbe Arbeitstage dürfen als Überstundenausgleich auch in Verbindung mit dem Erholungsurlaub in Anspruch genommen werden. Für die Genehmigung und Vertretung gelten die Regelungen wie bei der Urlaubsbeantragung.

3 Besondere Regelungen zur Arbeitszeit: 3.1 Einhalten der Sollarbeitszeit Die Bediensteten sind gehalten, die Sollarbeitszeit (Ziffer 2.1.) möglichst einzuhalten. Zeitdifferenzen werden auf den folgenden Monat übertragen (Zeitkonto). 3.2 Zeitkonto Durch das Zeitkonto ist es möglich, sowohl auf vorübergehende Auslastungsschwankungen mit hohem Personalbedarf als auch mit geringerem Personalbedarf flexibel reagieren zu können. Die Amtsleiter sind angewiesen, Arbeitszeitplanungen zur Bewältigung von Arbeitszeitspitzen und Arbeitszeittälern zu erstellen. Dadurch soll insbesondere die Anordnung von Überstunden vermieden werden. Das maximale Zeitguthaben sollte das Dreifache der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit nicht überschreiten. Die maximale Zeitschuld sollte die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit nicht überschreiten. Ein Zeitausgleich ist mit dem Amtsleiter und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abzusprechen. Für angeordnete Mehrarbeit und Überstunden gelten die tariflichen bzw. gesetzlichen Bestimmungen. 3.3 Arbeitsstunden außerhalb der Gleitzeit Die vor 6.45 Uhr und nach Uhr geleisteten Arbeitsstunden werden nicht berücksichtigt, es sei denn, dass sie im Einzelfall ausnahmsweise anfallen oder dass sie sich aus dem Aufgabenbereich heraus (z.b. Sitzungen) ergeben. 3.4 Abwesenheit aus dienstlichen Gründen Die Abwesenheit aus dienstlichen Gründen wird bei der Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeit mitgerechnet. 3.5 Arbeitszeitunterbrechung aus privaten Gründen Die Zeit der Unterbrechung aus privaten Gründen (z. B. Einkauf, Arztbesuch usw.) wird bei der Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeit nicht mitgerechnet. Als Arbeitszeitunterbrechung aus privaten Gründen gelten nicht: a) Dienstbefreiungen aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Vorschriften, b) Arztbesuche, die wegen Verletzung oder akuter Erkrankung während der Arbeitszeit unaufschiebbar sind, c) Dienstausfall aus Gründen, die der Bedienstete nicht zu vertreten hat (z. B. Verspätung von öffentlichen Verkehrsmitteln). In derartigen Fällen ist der Leiter des Hauptamtes unverzüglich zu verständigen, der im Einzelfall zu entscheiden hat.

4 4 4. Arbeitszeiterfassung: 4.1 Erfassungsverfahren Die Zeiterfassung erfolgt über zwei elektronische Erfassungsterminals (Stempeluhren) in Nähe der Fahrstuhleingänge im Kellergeschoss und im Erdgeschoss. Die Zeitkonten (Sollzeit, Istzeit, Gleitzeit sowie Urlaub, AZV und Krankheit) der einzelnen Mitarbeiter werden mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware verwaltet. Bei Einstellung erhält jeder Mitarbeiter zur Erfassung der Arbeitszeit einen persönlichen Schlüsselanhänger, der zur An- und Abmeldung an den Erfassungsterminals dient. Der Schlüsselanhänger wird dazu einfach vor das Erfassungsterminal gehalten (berührungslos). Es wird dann die auf dem Display angezeigte Uhrzeit gebucht. Es sind von jedem Bediensteten persönlich jeweils sofort zu stempeln / buchen: a) Arbeitsbeginn und ende b) Beginn und Ende der Mittagspause c) Zeiten jedes sonstigen Verlassens und Wiederbetretens des Dienstgebäudes bei Unterbrechungen aus privaten Gründen Bei Dienstreisen oder Dienstgängen vom Dienstgebäude aus gilt der Bedienstete arbeitszeitmäßig als anwesend. Eine Zeitbuchung ist in diesen Fällen nicht vorzunehmen. 4.2 Außendienst Beginnt oder endet die Arbeit nicht in den Diensträumen, so sind dem Hauptamt Arbeitsbeginn oder -ende mit Hilfe eines gesonderten Formulars schriftlich mitzuteilen ("Korrekturbeleg Zeiterfassung", siehe Anlage). Das gilt auch, wenn bei Leistung von Außendienst das Dienstgebäude nicht bei Arbeitsbeginn oder Arbeitsende betreten wird (Ziffer 3.3. ist zu beachten). 4.3 Anrechnung der Sollarbeitszeit Die Sollarbeitszeit wird als tatsächliche Arbeitszeit angenommen bei - ganztägigen Dienstreisen - Urlaub, Sonderurlaub, Dienstbefreiung (bei halben Tagen wird eine Arbeitszeit von 4 Stunden 20 Minuten für Angestellte und 4 Stunden 26,6 Minuten für Beamte angenommen) - Krankheit (es wird auch die Sollzeit angenommen, wenn der Bedienstete im Laufe des Arbeitstages erkrankt) - Arbeitsunterbrechungen nach Ziffer 3.5.b.

5 Auswertung der Zeitbuchungen 5.1 Aufrechnung Die Zeitbuchungen werden von der Zeiterfassungssoftware ausgewertet. Täglich nach Dienstschluss errechnet die Software für jeden Mitarbeiter aus den Stempelungen die Istzeit und stellt sie der Sollzeit, die anhand von definierten Tagesprogrammen ermittelt wird, gegenüber. Das Ergebnis wird auf einem Gleitzeitkonto fortgeschrieben. Am nächsten Tag können an den Erfassungsterminals die Istzeit des Vortages, der Gleitzeitsaldo und der Resturlaub abgefragt werden Korrekturen / Nacherfassungen Nacherfassungen von Zeiten oder Korrekturen an Stempelungen sind mit Hilfe des Vordrucks "Korrekturbeleg Zeiterfassung" (Anlage) möglich. Bei Wochenendarbeit ist immer ein Korrekturbeleg auszufüllen, auch wenn der Dienst im Rathaus geleistet (und damit gestempelt) wurde. Das System erfasst zwar in diesem Fall die Zeiten, diese werden aber bis zur Genehmigung der Wochenendarbeit nicht gewertet. Sonstiger Dienst im Rathaus während der Woche kann von 6.45 Uhr bis Uhr gewertet werden. Damit sind auch alle abendlichen Veranstaltungen im Rathaus erfasst (z. B. Sitzungen). Eine Verwendung des Korrekturbeleges ist nicht erforderlich bei Urlaub, Überstundenabbau, Krankheit sowie bei Zeitgutschriften wegen Geburtstag, Stoppelmarkt, Schützenfest, Weihnachtsfeier und Betriebsausflug. Die genannten Zeitgutschriften werden vom Hauptamt selbst vorgenommen. Urlaub und Überstundenabbau werden anhand des Urlaubsantrags, Krankheit wird anhand der Krankmeldung und Dienstreisen werden anhand des Dienstreiseantrags berücksichtigt. Im Voraus bekannte Abwesenheiten sind dem Hauptamt zu melden (z.b. Kuren, Erziehungsurlaub). 6. Missbrauch: Zuwiderhandlungen gegen diese Vereinbarung, insbesondere schuldhafte Falschstempelungen oder Falscheintragungen im Korrekturbeleg sind Dienstvergehen und haben arbeitsrechtliche oder dienststrafrechtliche Folgen. 7. In-Kraft-Treten: Diese Dienstvereinbarung tritt am in Kraft. Die bisherige Vereinbarung vom tritt gleichzeitig außer Kraft. gez. Niesel Bürgermeister gez. Leeferink Vorsitzender des Personalrates

6 Korrekturbeleg Zeiterfassung Über den Amtsleiter an Amt 1 z. H. Herrn Becker im Hause Nachname, Vorname Abteilung Korrektur Zeitbuchungen (Uhrzeiten in Stunden und Minuten angeben; z.b. halb zwölf = 11:30 Uhr) Tag Datum Beginn Mittag ab Mittag bis Ende Begründung*) Mo Di Mi Do Fr Sa So *) bitte begründen, z.b. vergessen, Lehrgang (siehe Hinweise), Dienstreise (siehe Hinweise), Sitzung, Arztbesuch Besondere Dienstzeiten oder Bemerkungen Datum, Unterschrift Hinweise: 1. Jeder Mitarbeiter ist selbst dafür verantwortlich, die Korrekturdaten innerhalb 1 Woche an das Hauptamt zu leiten. 2. Falsche Angaben können dienst- oder arbeitsrechtliche Folgen haben. 3. Eine Korrektur ist nicht erforderlich bei Krankheit (Meldung an das Hauptamt durch den jeweiligen Amtsleiter) und bei Erholungsurlaub, AZV, Sonderurlaub und Überstundenabbau (Urlaubsantrag). 4. Ganz- und mehrtägige Dienstreisen und Lehrgänge sind vorher zu melden (Dienstreiseantrag vorlegen). 5. Zeitgutschriften wegen Geburtstag, Stoppelmarkt, halber Tag Schützenfest (aktive Schützen reichen bitte einen Korrekturbeleg ein für die ganztägige Gutschrift), Weihnachtsfeier und Betriebsausflug werden vom Hauptamt selbst vorgenommen. 6. Abwesenheiten, die im Voraus bekannt sind, sind dem Hauptamt zu melden, z.b. Kuren, Krankenhausaufenthalte Bearbeitungsvermerke: 1. Amtsleiter / Bürgermeister Die Korrekturen werden Datum, Unterschrift genehmigt. nicht genehmigt. 2. Hauptamt Gesehen Eingetragen ins Zeiterfassungssystem Becker 3. zur Ablage

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