Mobile Zeiterfassung Disposition Projektcontrolling Reisekostenabrechnung Lokalisierungstechnik Schnittstellen

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1 Mobile Zeiterfassung Disposition Projektcontrolling Reisekostenabrechnung Lokalisierungstechnik Schnittstellen

2 Arbeitszeitverwaltung im Außendienst Monatlich werden zigtausende Stundenzettel von Handwerkern, Monteuren, Kundendiensttechnikern und vielen andern Außendienstmitarbeitern geschrieben. Die Stundenzettel werden abgegeben, vom Meister geprüft, in der Buchhaltung mühsam in die Lohnbuchhaltungssoftware übertragen und dann soweit vorbereitet, dass die Daten an den Steuerberater weitergegeben werden können. Wenn der Unternehmer eine Begleitkalkulation für seine Baustellen oder Projekte durchführen will, dann braucht er dazu die Stundenzettel, deren Daten er umständlich den Baustellen oder Projekten zuordnen kann. Ein meist enormer Aufwand, der bei kleineren Projekten kaum noch im Verhältnis zum Umsatz steht. Zumal der Unternehmer nicht weiß, wie korrekt die Angaben auf den Stundenzetteln sind. In der Praxis haben sich Abweichungen von täglich mehr als 15 Minuten von der tatsächlichen Arbeitszeit als nicht ungewöhnlich gezeigt. Dass eine solche Abweichung bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitern im Jahr Mehrkosten von über EUR verursacht, wird häufig ignoriert. Der Verwaltungsaufwand durch die handschriftlichen Stundenzettel erhöht die Kosten noch einmal deutlich. Durch verzögerte Rechnungsstellung entsteht zudem ein beträchtlicher Zinsverlust. Diese Geldverschwendung ist nicht akzeptabel. Mit moderner Kommunikationstechnik lassen sich die Kosten drastisch reduzieren. Moderne Kommunikationstechnik Mit moderner Kommunikationstechnik lassen sich praktikable Lösungen für die Verwaltung von Außendienstmitarbeitern zu niedrigen Kosten realisieren. Bereits Mobiltelefone aus dem Niedrigpreissegment verfügen heute über eine Reihe technischer Möglichkeiten. Mobile Datenübertragung gehört mittlerweile zum Standard. So können Außendienstmitarbeiter jederzeit mit ihrem Mobiltelefon Internetverbindungen nutzen und so aktuelle Daten austauschen. Wenn diese Daten auf einem Internetserver verwaltet werden, können andere Mitarbeiter des Unternehmens oder der Unternehmer sofort auf diese Daten zugreifen.

3 Einfachste Bedienung über Handy virtic wurde speziell für die Anwendung in der Praxis entwickelt. Schnörkellos beschränkt es sich auf die Funktionen, die wirklich erforderlich sind. So unterstützt es den Mitarbeiter bei der Dateneingabe und lenkt ihn nicht mit überflüssigen Funktionen ab. Zudem ist es besonders leicht zu erlernen, so dass alle Mitarbeiter es praktisch ohne Einarbeitungszeit sofort nutzen können. Nachdem der Mitarbeiter das Programm virtic auf seinem Handy gestartet hat, wählt er aus einem Menü denjenigen Arbeitszeitabschnitt aus, der nun beginnt, also z.b. Arbeit Baustelle oder Dienstreise. Anschließend kann er diejenige Baustelle oder das Projekt auswählen, dem die Arbeitszeit zugebucht werden soll. Nur zwei Klicks also, um eine komplette Arbeitszeitbuchung vorzunehmen. Alle Daten werden ihm vom virtic-server geliefert nichts muss umständlich eingetippt werden. Genau Ihre Prozesse Die Buchungsmöglichkeiten werden präzise an die Abläufe und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst. So werden genau diejenigen Informationen erfasst, die Sie benötigen, um Löhne berechnen, Projekte und Prozesse steuern oder Reisekosten ermitteln zu können. Ihre Mitarbeiter finden sich sofort zurecht, weil alle angebotenen Buchungsmöglichkeiten an ihren betrieblichen Alltag angepasst wurden. Dabei werden auch die gewohnten Bezeichnungen für bestimmte Tätigkeiten oder Objekte berücksichtigt. Für fremdsprachige Mitarbeiter oder für Unternehmen mit internationalen Niederlassungen können Buchungsmenüs in beliebigen Sprachen angeboten werden. Überall buchen Die Arbeitszeitbuchungen sind überall da möglich, wo eine Mobilfunkverbindung besteht, also im Prinzip weltweit. In manchen Ländern bestehen Einschränkungen der Internetnutzung, von denen auch virtic betroffen sein kann.

4 Reisekosten, Spesen, Auslösen Wenn Sie für ihre Mitarbeiter Reisekosten abrechnen, können Sie das mit virtic vollautomatisch erledigen. Unsere Reisekostenabrechnung wurde auf einfachste Bedienbarkeit und minimalen Schulungsaufwand optimiert. Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über ihr Handy. Aus diesen Daten erzeugen wir automatisch vollständige Reisekostenabrechnungen. Für einige Funktionen sind Zusatzeingaben auf dem Handy notwendig, beispielsweise im Zusammenhang mit Hotelübernachtungen oder Dienstfahrten mit privaten Fahrzeugen. Die Datenerfassung ist dabei so einfach geblieben, dass jeder Mitarbeiter sie ohne umfangreiche Einarbeitung sofort nutzen kann. Die Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen ist auch für Nicht-Lohnbuchhalter leicht zu erlernen. Sie gliedert sich in wenige Bearbeitungsschritte: Spesenvorschau für beliebige Zeiträume und Mitarbeiter-Selektionen. Reisekostenabrechnungen für beliebige Zeiträume und Mitarbeiter-Selektionen. Ausdruck oder Datenexport der Buchungssätze für die Buchhaltung oder den Steuerberater. Die Reisekostenabrechnung von virtic umfasst folgende Merkmale: Berechnung gesetzlicher Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Abrechnung von Dienstfahrten mit Privatfahrzeugen der Mitarbeiter. Abrechnung von (Bar-)Auslagen der Mitarbeiter, z.b. privat vorgelegte Hotelkosten, Flug- oder Fahrscheine, Parkgebühren, Bewirtungen, Materialien usw. Ausgabe der Reisekostenabrechnungen als PDF Dokument, HTML für die schnelle Anzeige im Web-Browser oder CSV-Export. Ausgabe der für ein Lohnprogramm vorbereiteten Buchungssätze als PDF, HTML oder CSV-Datenexport. Splitting der Reisekosten nach den bebuchten Baustellen (Kostenträger) je Reisetag. Berücksichtigung von Betriebsvereinbarungen für Auslöse (vom Bundesreisekostengesetz abweichende Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände sowie Übernachtungen). Abgabe der Reisekostenabrechnungen über Schnittstellen an Lohnprogramme. Weiteres wie z.b. Belegerfassung in Fremdwährungen auf Anfrage.

5 virtic ist transparent virtic bietet den Mitarbeitern unterschiedliche Möglichkeiten, die von ihnen gebuchten Zeiten zu verfolgen und zu überprüfen. Nach jeder Buchung werden auf dem Handy die Buchungsdaten angezeigt: Der Mitarbeiter kann sofort überprüfen, dass der Server die richtige Uhrzeit für die Buchung gespeichert hat. Jeder Mitarbeiter, der seine Arbeitszeiten mit virtic bucht, hat einen persönlichen Zugang zu seinem Arbeitszeitkonto. So kann er über einen beliebigen Internet-Browser jederzeit seine Buchungen verfolgen und sein Arbeitszeitkonto überprüfen. virtic wahrt die Privatsphäre virtic dient der Erfassung von Arbeitszeiten und anderen betrieblichen Daten. Deshalb sind die Ortungsfunktionen nur während der entgeltrelevanten Zeiten aktiv. Eine Handyortung nach Feierabend ist nicht möglich. Details hierzu können Sie auch in unserem Infoblatt Informationen für Betriebsräte nachlesen. Sie finden es auf unserer Homepage unter

6 Disposition mit virtic virtic entlastet Ihre Disponenten. Da alle Buchungen der Mitarbeiter sofort auf den Servern verfügbar sind, können Disponenten jederzeit verfolgen, welcher Mitarbeiter sich im Moment bei welchem Kunden befindet oder welchen Auftrag er gerade bearbeitet. Unterschiedliche Ortungstechnologien erlauben, die aktuellen Standorte der Mitarbeiter zu ermitteln. So finden Ihre Disponenten schnell denjenigen Mitarbeiter, der einen neuen Auftrag am schnellsten erreichen kann. Das Cockpit In unserem Cockpit finden Ihre Disponenten alle Informationen übersichtlich auf einen Blick: Wer ist wo, wer hat welchen Auftrag bereits bearbeitet? Das Cockpit bietet einige nützliche Tools: Mit einem Klick öffnen Sie ein SMS-Formular, um dem Mitarbeiter eine Nachricht aufs Handy zu senden. Oder Sie öffnen Ihren - Client, um ihm eine zu schicken. Planen Sie Ihre Ressourcen Mit dem Dispo-Table planen Sie komfortabel Ihre Projekte, Mitarbeiter, Fahrzeuge und Baumaschinen. Damit unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, denen jeweils die entsprechenden Projekte auf ihren Handys angeboten werden. Und Sie entlasten sich selbst, weil Sie so den Überblick über Ihre Ressourcen behalten.

7 Projektverantwortliche profitieren Mit virtic verfügen Projektleiter stets über aktuelle Informationen über ihre Projekte: Wieviele Arbeitsstunden wurden bereits auf die Projekte gebucht? Welche Mitarbeiter sind derzeit für die Projekte tätig? Wie ist die Ausschöpfung des Projektbudgets? Wie hoch ist der Anteil unproduktiver Arbeitszeiten in meinen Projekten? Antworten auf solche und viele andere Fragen erhalten Sie online mit Echtzeit- Daten. Reports nach Ihren Wünschen Sie nutzen bestimmte Berichte zur Steuerung Ihrer Projekte? Egal, ob Sie die gebuchten Daten über Schnittstellen in Ihre Projektmanagement-Software importieren möchten oder eine spezielle Excel- Anwendung einbinden wollen. Sie erhalten immer genau den Report, den Sie benötigen. Controlling unterwegs Auch wenn Sie keinen PC und kein Notebook zur Hand haben: Sie können den aktuellen Stand der auf Ihr Projekt gebuchten Arbeitsstunden sogar über Ihr virtic-handy abrufen. Viele Unternehmen stellen auch ihren Arbeitern auf den Baustellen diese Funktion zur Verfügung, damit sie stets die Budgetausschöpfung verfolgen können. So beziehen sie ihre Mitarbeiter in den Projekterfolg mit ein. Freigabeprozess Die langwierige Prüfung, Freigabe oder Korrektur und möglicherweise der Versand von handgeschriebenen Stundenzetteln entfällt. Projektleiter, Bauleiter, Poliere und andere direkte Vorgesetzte führen die Freigabe der gebuchten Arbeitszeiten online durch. Hierzu hat virtic einen mehrstufigen Freigabeprozess implementiert, der mehrere Rechteinhaber unterscheidet: Bauleiter oder Projektverantwortliche prüfen zunächst über ihren persönlichen Zugang zu den Buchungslisten die Buchungen der Mitarbeiter und geben diese frei oder kommentieren fehlerhafte Buchungen. Lohnbuchhalter buchen danach die freigegebenen Buchungen oder führen die gewünschten Korrekturen nach fachlicher Prüfung durch.

8 Ein Klick zum Zeitkonto Nie wieder Stundenzettel: alle Arbeitszeitbuchungen liegen online vor und können sofort zu Stundenkonten verarbeitet werden. Ein Mausklick genügt. Sie können wählen, ob Sie die Arbeitszeiten druckfähig aufbereitet bekommen möchten, um Sie den Mitarbeitern auszuhändigen. Oder ob Sie die Daten über Schnittstellen an eine andere Software oder den Steuerberater weitergeben möchten. Betriebliche Regelungen Im Arbeitszeitkonto werden alle betrieblichen Regelungen berücksichtigt, beispielsweise Rundung von Arbeitszeitbuchungen Automatisierte Korrektur von Arbeitszeitbuchungen auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume Berücksichtigung von Arbeitszeitpauschalen für bestimmte Tätigkeiten Berücksichtigung von Überstundenregelungen Berechnung von Zulagen für bestimmte Tätigkeiten, beispielsweise Schmutz- oder Gefährdungszulagen Berechnung von Schlechtwetter-Zeiten Berücksichtigung von Urlaubs- und Krankheitszeiten Berücksichtigung der Berufsschul- und Fortbildungszeiten Persönliche Zugänge Alle Mitarbeiter haben persönliche Zugänge zu ihren Arbeitszeitkonten. Über ihren Internetzugang können sie ihre Buchungen und den Stand ihres Arbeitszeitkontos jederzeit verfolgen.

9 Geofunktionen virtic bietet Geofunktionen an, mit denen die Disposition der Mitarbeiter und Fahrzeuge vereinfacht wird, die aber auch zur Verifizierung der Arbeitszeiten genutzt werden können. Netzzellenortung In Deutschland und Österreich können die Standorte von Handys automatisiert und manuell ermittelt werden. Dabei wird der Standort derjenigen Mobilfunkzelle ermittelt, an der ein Handy im Moment angemeldet ist. GPS-Ortung von Handys Handys mit GPS-Empfänger können ihre Standorte mit einer Genauigkeit von wenigen Metern an die virtic Server übermitteln. GPS-Ortung von Fahrzeugen GPS-Module zum Festeinbau in Fahrzeugen übermitteln den Standort, die Geschwindigkeit und bestimmte Betriebszustände an die Server. So lassen sich Fahrtenbücher erstellen und Betriebszeiten bestimmen. Einsatzortung Mit Hilfe der Einsatzortung finden Disponenten innerhalb weniger Sekunden denjenigen Mitarbeiter, der einen neuen Einsatzort ab schnellsten erreichen kann. Auf einer Karte werden die in Frage kommenden Mitarbeiter und ihre Entfernungen zum Einsatzort angezeigt. Verifikation von Arbeitszeitbuchungen Automatisierte Lokalisierungen der Handys im Moment der Arbeitszeitbuchung erlauben die Verifizierung der Buchung: sie bestätigen, dass der Mitarbeiter sich bei der Buchung auf der Baustelle befunden hat. virtic schützt die Privatsphäre Zum Schutz der Privatsphäre lesen Sie bitte auch die Informationen für Betriebsräte. Sie finden sie auf unserer Homepage unter

10 Schnittstellen virtic ist in die Bau-SU-Software integriert. Arbeitszeitdaten werden mit wenigen Mausklicks übernommen, damit Sie sofort in Bau-SU damit weiterarbeiten können. Darüber hinaus bietet das System eine Vielzahl weiterer Schnittstellen: Download Die Standard-Auswertungen (z.b. Stundenzettel, Baustellenzeiten) können in einer Vielzahl von Dateiformaten (html, xml, txt, xls, csv) heruntergeladen werden, die zudem individuell konfigurierbar sind. Webservices virtic bietet eine Vielzahl von Webservices für den automatisierten Up- und Download von Stamm- und Bewegungsdaten an. Auch viele Verarbeitungen wie z.b. Reisekostenabrechnungen oder Lohnbuchungsläufe können über diese SOAP Schnittstellen gesteuert werden. Enterprise Service Bus virtic setzt den Progress Sonic ESB ein. Dieser nachrichtenbasierte Service Bus vereinfacht die Integration und Flexibilisierung verschiedenartiger Geschäftsanwendungen. Der ESB reduziert die benötigte Zeit für die Prozesszyklen auf wenige Millisekunden bis Sekunden und ist dazu in der Lage, Information zu sammeln, zu verdichten und über verschiedene Mechanismen zu verbreiten, und das in Wide-Area Netzwerken, in verschiedenen Security Domains und anderen verschiedenartigen organisatorischen Grenzen. Der Sonic ESB verarbeitet alle Nachrichten in einer verteilten, ausfallsicheren Umgebung und ist durch die Continuous Availability Architecture (CAA) als einziges System dazu in der Lage, alle Nachrichten in geschäftskritischen Prozessen garantiert zuzustellen.

11 virtic GmbH Rheinlanddamm 199 D Dortmund Tel: Fax: Web: virtic Datenerfassung GmbH Grazer Straße 60 A-8061 St. Radegund/Graz Tel: Fax: Web:

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