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1 Den Spezialisten vertrauen

2 on duty Dienstplanung Zeitwirtschaft Dienstabrechnung Ein scharfer Blick schafft Transparenz im Personalwesen. Der zentrale Erfolgsfaktor, aber auch der wesentlichste Kostenfaktor im Gesundheitswesen sind dessen Mitarbeiter, vor allem jene in Medizin und Pflege. Effiziente Personaleinsatzplanung benötigt daher Werkzeuge, welche die Planungsverantwortlichen bei der Erstellung einer ausgewogenen Personaldisposition unterstützen. Dabei werden rechtliche, betriebswirtschaftliche und soziale Aspekte berücksichtigt. on duty Dienstplan erleichtert nicht nur die Dienstplanung und -abrechnung, es stellt auch jene Managementfunktionen zur Verfügung, die eine abgestimmte Personalführung erst ermöglichen. on duty vereinfacht den Planungsprozess von der Erfassung der Wunschdienste bis hin zum fertigen Aushängeplan. Zeit- und Kostenersparnis durch nahtlose Integration von Zeiterfassung, Personalinformationssystemen, Lohnabrechnungen und Schulverwaltungsprogrammen Mehr Planungssicherheit durch automatische Prüfung der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben Einbeziehung persönlicher Wünsche bei der Dienstplanung und gerechte Verteilung der Dienste auf die Mitarbeiter Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zum Erstellen von Statistiken und Auswertungen Abstimmung der Funktionalität auf den jeweiligen Benutzer und dadurch Reduktion des Schulungsaufwandes 02 systema Human Information Systems

3 systema Human Information Systems 03

4 Was können Sie von on duty erwarten? Funktionalitäten für die Personaleinsatzplanung Das Softwarepaket on duty ist durch eine hohe Funktionalität bestimmt, die permanent durch die Anforderungen der unterschiedlichen Anwendungsumgebungen verbessert und erweitert wird. Exakte Abbildung der Organisation Im EDV-System wird die aktuelle Einsatzumgebung beschrieben, indem die unterschiedlichen Aufbauorganisationen von der Station bis hin zum gesamten Krankenhausverbund inkl. aller Mandanten abgebildet und dargestellt werden. Die verschiedenen Arbeitsvertragsstrukturen und die daraus resultierenden Planungs- und Abrechnungsmodalitäten werden genauso abgebildet wie individuelle bzw. landesspezifische Feiertagskalender. Die Ablauforganisation in den einzelnen Planungseinheiten wird individuell dargestellt und ist parametrierbar. Bevor die Pläne freigegeben werden gibt es Formalprüfungen, wie zum Beispiel die Überprüfung des Arbeitszeitgesetzes, um Fehlplanungen von vornherein auszuschließen. Flexible Parametrierung Durch die Steuerung und Verwendung von Regeln kann das Programmpaket durch den Benutzer sehr flexibel auf die aktuellen Erfordernisse eingestellt werden. Alle Parameter lassen sich mit Gültigkeiten versehen (Beschäftigungsausmaß, Abrechnungsregeln) und die Dienstdefinitionen sind auf sämtlichen Organisationsebenen parametrierbar. 04 systema Human Information Systems

5 Dienstplanung Die Benutzeroberfläche orientiert sich am bisher gewohnten Planungsraster. Die Station und der Planungszeitraum sind frei wählbar. Die grafische Darstellung kann den unterschiedlichen Benutzeranforderungen angepasst werden, die dem Anwender (Pflegedienstleitung, Arzt etc.) beim Öffnen des Planes zur Verfügung stehen. Dabei unterstützt on duty alle Formen der Dienstplanung von der freien Wunschdienstplanung über Arbeitszeitmodelle bis zur automatisierten Planung, aber auch die reine Istzeit-Erfassung. Die Dienstplanung erfolgt in mehreren Schritten und ist wie folgt aufgebaut: Nach Abschluss der Planungsphase mit Berücksichtigung der Wunschdienste der Mitarbeiter, sowie der geplanten Abwesenheiten wird der Dienstplan freigegeben und gleichzeitig der verbindliche Aushängeplan gedruckt. Für einen Planungszeitraum können aufgrund laufender Änderungen mehrere Dienstpläne freigegeben werden. Diese werden automatisch protokolliert, sodass alle Versionen eines Aushängeplans reproduzierbar sind. Der zuletzt gültige Plan ist die Basis für die Istzeit-Erfassung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, sich Dienste vom System vorschlagen und planen zu lassen. Die dazu notwendigen Regeln sind über mehrere Variablen einstellbar. Planungsmaske mit frei gestaltbaren Ansichten systema Human Information Systems 05

6 Bearbeitung der Istzeiten Basis für die Bearbeitung der Istzeiten ist der zuletzt freigegebene Aushängeplan. Die geplanten Dienste und auch Abwesenheiten werden automatisch übernommen, sodass nur bei Abweichungen gegenüber den Planwerten manuelle Korrekturen durchgeführt werden müssen. Abweichungen zur Planung können pro Mitarbeiter übersichtlich dargestellt werden. Zusätzlich lässt sich der Rahmenplan, die letzte Planung oder die Istzeit-Erfassung pro Mitarbeiter einfach einblenden. Monatsabrechnung Die freigegebenen Istzeiten stellen die Basis für die Abrechnung dar. Nach der Formalprüfung erfolgt die Dialogabrechnung oder automatisierte Abrechnung einzelner Dienstnehmer bzw. aller Mitarbeiter einer Station unter Berücksichtigung der parametrierten Abrechnungsgrundlagen. Zulagenansprüche und Auszahlungen von Stundenguthaben werden automatisch generiert, wobei auch manuelle Korrekturen möglich sind. Abschließend folgt die Überleitung in das Personalinformationssystem und/oder in die Lohnverrechnung. 06 systema Human Information Systems

7 Auswertungen und Informationen Auswertungen können jederzeit für beliebige Zeiträume abgerufen werden. Für die unterschiedlichen Bereiche und Organisationseinheiten (Station, Verwaltung, Pflegedienstleitung etc.) stehen eine Reihe an Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, die sich beliebig über den Auswertungsexplorer zusammenstellen lassen. Dieses Werkzeug für die zentralen Organisationseinheiten schafft Überblick und bei Bedarf auch detaillierte Informationen. Es dient als Grundlage für ein effizientes Personalmanagement. Auswertungsexplorer umfangreich und trotzdem übersichtlich Berechtigungssystem Neben den umfangreichen Funktionalitäten darf das Thema Zugriffsberechtigung nicht unbeachtet bleiben. Viele Bereiche und Funktionalitäten dürfen nur bestimm- ten Personen zugänglich sein. on duty bietet auf verschiedensten Ebenen Schutz vor unberechtigtem Zugriff. systema Human Information Systems 07

8 08 systema Human Information Systems

9 Kommunikation mit Fremdsystemen Der Dienstplan ist, als Bestandteil des integrierten Krankenhaus-Informations-Systems (KIS), mit folgenden Bereichen verknüpft: Personalinformation Diese Anbindung ermöglicht dem Personalinformationssystem eine Gesamtsicht des Personals inkl. der Dienstplandaten (Urlaub, Zeitausgleich etc.) darzustellen Lohnverrechnung Überleitung der Daten aus der Monatsabrechnung (Zulagen) für die Weiterverarbeitung in der Lohnverrechnung oder extern in einem Rechenzentrum sowie Ausdruck eines Protokolls Abwesenheiten Stammdaten Bewertete Ist- Stunden, Zulagen Elektronische Zeiterfassung Anbindung von Hard- und Softwareterminals zur Erfassung der Stempelungen Stempelungen Infos an Terminal (z.b. Salden) on duty Dienstplan Kommunikation Mit anderen Systemen bzgl. Ermittlung von Personalbedarf und zur Verfügungstellung freier Ressourcen Export von Daten Offenes Datenmodell Andere Anwendungsprogramme Excel, Access, Word etc. Controlling Der Datenaustausch mit anderen Produkten ist über Schnittstellen sehr einfach realisierbar. Mögliche Subsysteme zur Anbindung können sein: Personalstammdaten aus allen gängigen Personalinformationssystemen Zulagenberechnung und Übermittlung an alle gängigen Lohnverrechnungssysteme OP-Planungszeiten aus OP-Planung und OP-Dokumentation Schulzeiten aus Schulverwaltungssystemen Optimierungswerkzeuge zum Einrichten von Schichtmodellen aber auch zur Optimierung von gesamten Sollplanungen PPR-Minuten aus Pflegeplanung und -dokumentationssystemen systema Human Information Systems 09

10 on duty Zeitwirtschaft ist eine weitere Ausbaustufe von on duty Dienstplan Mit dem Produkt on duty Zeitwirtschaft werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst, ausgewertet und verwaltet: Exakte Erfassung der Zeiten mit Hilfe von Zeiterfassungsterminals oder durch Einsatz der Dienstzeitschnellerfassung am PC inkl. Unterstützung unterschiedlichster Identifikationsträger Reduktion des Zeit- und Papieraufwandes sowie der Häufigkeit von Bearbeitungsfehlern durch die direkte Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter an den Terminals Steuerung der Zutrittsberechtigung Automatisiertes Meldewesen für Zugriffsberechtigte Verwaltung der Arbeitszeitdaten und Bereitstellung im Lohnverrechnungssystem Tagesaktueller Informationsabruf über Stundenkonten und Zulagen je Mitarbeiter 10 systema Human Information Systems

11 on duty Zeitwirtschaft Hardware-Terminals Zeiterfassung Dienstzeitschnellerfassung (Virtuelle Terminals) Stundenkontomanagement Zeitinterface Modul Abgleich Abrechnung on duty Dienstplan Message-Distributor Exchange (Outlook) Personalinformationssystem Die einzelnen Komponenten können für jeden Kunden speziell konfiguriert werden. Somit fügt sich on duty Zeitwirtschaft optimal in die Gesamtorganisation ein. systema Human Information Systems 11

12 12 systema Human Information Systems

13 on duty: der gesamte Dienstplanungsprozess am PC bis zur Abrechnung on duty zeichnet aus: Übernahme der routinemäßigen Planungstätigkeiten durch das System Unterstützung in der Planung mit leistungsfähigen Tools Bedarfsorientierter Einsatz z.b. durch Anbindung einer Pflegeplanungssoftware Unterstützung bei Managementaufgaben wie etwa der Personalbedarfsermittlung Transparenz für Mitarbeiter und Management Anschlussmöglichkeit einer automatischen Zeiterfassung Integration in das bestehende Informations- und Kommunikationssystem systema Human Information Systems 13

14 systema Human Information Systems Seit 1972 sind wir erfolgreich als Softwareanbieter im Gesundheitsbereich tätig. Aufbauend auf dem breiten Knowhow unserer Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Bereichen, sehen wir unsere Aufgabe darin, die Abläufe im Gesundheitswesen mit Informationstechnologie optimal zu unterstützen. Ob Organisation, Systemintegration oder Betreuung wir sind der verlässliche Partner für alle Fragen integrierter Informationstechnologie. Wir bieten unseren Kunden umfassende Unterstützung und Beratung. systema Human Information Systems ist ein Unternehmen der CompuGROUP Holding AG. Erfahrung, Kompetenz und Kundennähe haben uns zum verlässlichen Ansprechpartner für Ihre Anforderungen gemacht. Systema Deutschland GmbH Koblenz, Maria Trost 25 GERMANY Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Systema Human Information Systems GmbH 4400 Steyr, Pachergasse 4 AUSTRIA Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0)

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