Arbeitszeitnachweis. Schnellerfassung oder detaillierte Erfassung? Bußgelder von 500 EUR und mehr müssen nicht sein!

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1 HAPAK Arbeitszeitnachweis Mit 6500 Mitarbeitern ist derzeit die Zollverwaltung unterwegs, im Zuge der Bekämpfung der Schwarzarbeit Kontrollen in Unternehmen durchzuführen. Die Grundlage bildet dabei das Arbeitnehmerentsendegesetz. Geprüft werden komplette Lohnkonten, die entsprechenden Zahlungsnachweise und die dazu gehörigen Arbeitszeitnachweise. In jüngster Vergangenheit kam es so auch bei einigen unserer Anwender zu derartigen Kontrollen, die allesamt nicht zur Zufriedenheit unserer Anwender, aber doch mit staatlichen Einnahmen in Form von Bußgeldern, abgeschlossen wurden. Speziell wurden die Arbeitszeitnachweise gerügt, die nicht den Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten des Arbeitnehmerentsendegesetzes entsprachen. Sogenannte Wochenzettel wurden als Nachweis nicht anerkannt. Natürlich müssen wir unterscheiden zwischen unseren Anwendern, die einerseits die Lohnstundenerfassung mit HAPAK-Pro durchführen, andererseits aber auf dieses Modul verzichten und die entsprechenden Nachweise per Hand tätigen. Fakt ist: Nachweise müssen geführt werden, egal wie. Schnellerfassung oder detaillierte Erfassung? Bußgelder von 500 EUR und mehr müssen nicht sein! Das Arbeitnehmerentsendegesetz fordert dazu Angaben zu jedem Mitarbeiter in einer Form, die letztendlich folgende Angaben entsprechen muß: Mitarbeiter Datum Uhrzeit von Uhrzeit bis (Tätigkeit) Die entscheidenden Angaben sind hierbei die Uhrzeiten. Es reicht also nicht aus, eine Liste vorzulegen, auf der die Anzahl der steht. HAPAK-Pro bietet im Modul Lohnstundenerfassung die Möglichkeit der detaillierten und der Schnellerfassung an, die man ein- und abschalten kann. Die detaillierte Erfassung fragt die Uhrzeiten ab, die Schnellerfassung die Anzahl der. Beides gibt natürlich einen Sinn: Bei Urlaub- oder Krankzeiten ist die Angabe der Uhrzeiten wenig sinnvoll, aber bei Erfassung von Arbeitszeiten sollte dies jetzt zur ausschlaggebenden Erfassungsvariante deklariert und durchgesetzt werden. In der Malerinnung Viersen (Maler und Lackierer Innungsverband Nordrhein) gab es schon im April 2007 einen Runden Tisch mit Vertretern der Politik und der Zollverwaltung, der das Thema Arbeitszeitnachweis lt. Arbeitnehmerentsendegesetz voll aufgriff. Der Innungsverband legte einen Muster-Arbeitszeitnachweis vor, der allgemein anerkannt wurde, der aber nicht als Dogma oder behördlicher Vordruck gelten soll. Er enthält nicht geforderte zusätzliche Angaben, mit denen man dann aber auf der sicheren Seite sein sollte. Diese Art des Nachweises in leicht abgewandelter Form kann in HAPAK-Pro in die Lohnstundenerfassung einerseits als Druckliste und andererseits als Mitarbeiter-Vordruck implementiert werden, um Ihnen als Anwender die Möglichkeit zu geben, prüfungstaugliche Arbeitszeitnachweise zu erstellen. Auf den folgenden Seiten haben wir für Sie etwaige Mitarbeiter-Vordrucke und Auswertungslisten dargestellt. Wir möchten darauf hinweisen, dass diese Listen kein Dogma darstellen und je nach Anwendungsfall abgeändert oder komplett neu erstellt werden können. Ihre HAPAK-Fachhändler werden Sie dabei unterstützen. Arbeitszeitnachweise PM-UG Feb. 2009

2 HAPAK 1. Mitarbeiter-Vordruck Arbeitszeit-Nachweis Dieser Vordruck baut auf den oben genannten Vorschlag des Runden Tisches auf, ist aber ergänzt um die Erfassung der, die doch immer wieder auftreten. Dieser Vordruck ist geeignet für die Unternehmen, deren Mitarbeiter ganztags auf Baustellen arbeiten, da hier nur eine Zeile je Kalendertag zur Verfügung steht. 2. Mitarbeiter-Vordruck Arbeitszeit-Nachweis (2) Aufbauend auf den vorgenannten Vordruck ist dieser ohne Voreintragung der Kalendertage, sodass auch mehrere Zeilen für einen Tag verwendet werden können. Dementsprechend ist dieser Vordruck geeignet für Unternehmen, deren Mitarbeiter tagsüber auf wechselnden Baustellen arbeiten. 3. Druckliste Arbeitszeit-Nachweis In dieser Druckliste (A4-hoch) werden die gebuchten Daten je gearbeiteten Tag dargestellt. Dabei sind die Tagessplittungen berücksichtigt sowie die. Die bezahlten sind die des Arbeitszeit-Regimes, nach dem das Unternehmen oder der Mitarbeiter arbeitet. Darüber hinaus erfolgte/gearbeitete gehen in die ein, deren Gesamtzahl aufaddiert wird. Das sogenannte Abbummeln wird gleichfalls als Arbeitszeitausgleich dargestellt. Die Liste enthält die Summen der Tagesstunden sowie die Gesamtsunden für den ausgewählten Druck-Zeitraum. Nach jeder Mitarbeitersumme wird ein Seitenwechsel für den nächsten Mitarbeiter erzeugt, sodass diese Listen komplett gedruckt, aber getrennt zu den Lohnkonten der Mitarbeiter abgelegt werden können. Tagessummen und Gesamtsummen sind durch farblichen Hintergrund sowie größere Schriftart deutlich gemacht. 4. Druckliste AZ-Nachweis Plus In Erweiterung der vorgenannten Liste ist diese Liste erweitert durch eine Zusatztabelle am Anfang der Listen über die Summe der bebuchten Lohnarten. Außerdem hat sie 2 zusätzliche Spalten für Auslöse und gefahrene Kilometer. So ist diese Liste vor allem geeignet für die Übergabe an das Steuerbüro zur Berechnung der tatsächlichen Lohnkosten zzgl. Auslöse und km-geld. Durch die Mehranzahl der Spalten ist diese Liste im A4-quer-Format erstellt. 5. Druckliste AZ-Nachweis m. Projekt Aufbauend auf vorgenannter Liste ist diese Liste ohne Ausweis der Tätigkeiten (Buchungstext) aber mit Ausweis der Projektnummer und der bebuchten Lohnart. Da die Spalte Buchungstext fehlt, kann die Liste im A4-hoch-Format gedruckt werden. Entgegen den Aufzeichnungspflichten lt. Arbeitnehmerentsendegesetz sind in dieser Liste keine Angaben über die Uhrzeiten für Beginn und Ende der Tätigkeiten enthalten, sondern nur die Darstellung der jeweiligen (Teil)- des Arbeitstages. Sie können erkennen, dass HAPAK-Pro in dieser Hinsicht äußerst flexibel ist. Mit dem Modul Listendesigner können Sie, entsprechende Kenntnisse vorausgesetzt, sich individuelle Vordrucke und Listen erstellen. Sie können diese Arbeit aber auch Ihrem Fachhändler übertragen, damit Sie sich um Ihr Kerngeschäft kümmern können. In alle Vordrucke und Listen kann Ihr Logo eingesetzt werden, sodass die Druckerzeugnisse auch ein für Sie noch professionelleres Aussehen erhalten. Sollten Sie weitergehende Wünsche oder Fragen haben, so wenden Sich einfach an uns! Arbeitszeitnachweise PM-UG Nov. 2007

3 Arbeitszeit-Nachweis Arbeitgeber: Arbeitnehmer: Erwin Emsig Zeitraum: Kalendertag Beginn Ende Pausen (Min.) Teil Buchungstext Ort d. Baustelle/Art d. Tätigkeit/Arbeitsausfall wegen Summe Erfasst durch: Bestätigt durch AN:

4 Arbeitszeit-Nachweis Arbeitgeber: Arbeitnehmer: Erwin Emsig Zeitraum: Kalendertag Beginn Ende Pausen (Min.) Teil Buchungstext Ort d. Baustelle/Art d. Tätigkeit/Arbeitsausfall wegen Summe Erfasst durch: Bestätigt durch AN:

5 Arbeitgeber: Arbeitszeit-Nachweis Arbeitnehmer: [M] Erwin Emsig Zeitraum: bis Ausdruck vom :30 Blatt 1 Kalendertag Beginn Mitarbeiter Erwin Emsig Ende Pausen (Min.) Teil- Buchungstext Stand , Mo 30,00 3, ,00 Rohrarbeiten 18:30 30,00 6, ,00 Rohrarbeiten Summen für Montag, ,50 8,00 0, Di 30,00 3, ,00 Rohrarbeiten 17:00 30,00 4, ,00 Rohrarbeiten 17:00 18:30 0,00 1, ,50 Rohrarbeiten Summen für Dienstag, ,50 8,00 1, Mi 30,00 8, ,00 Rohrarbeiten 18:30 0,00 2, ,00 Rohrarbeiten Summen für Mittwoch, ,00 8,00 2, Do 30,00 3, ,00 Krank - Arztbesuch 0,00 4,50 * ,50 Arbeitszeitausgleich Summen für Donnerstag, ,50 8,00-4, Fr 13:00 30,00 4, ,00 Rohrarbeiten 13:00 0,00 3, ,00 Rohrarbeiten Summen für Freitag, ,00 8,00 0, Sa 08:30 30,00 0, ,00 anteilige Pause 08:30 0,00 8, ,00 Rohrarbeiten Summen für Samstag, ,00 0,00 8, Mo 30,00 8, ,00 Rohrarbeiten Summen für Montag, ,00 8,00 0,00 Summen für Mitarbeiter Erwin Emsig 56,50 48,00 18,00

6 Mitarbeiter = Erwin Emsig Buchung für vom bis abrechnung Mitarbeiter Erwin Emsig Datum Projekt Arbeitszeit Teil- Stand , Mo 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden Di 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 18:30 Auslöse 3, ,00 25,00 Rohrarbeiten 6, ,00-28,00 Rohrarbeiten Summen für Montag, ,50 8,00 0,00 0,00 53, Mi 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden Do Lohnart Krank 17:00 17:00 18:30 3, ,00 25,00 Rohrarbeiten 4, ,00-25,00 Rohrarbeiten 1, ,50-0,00 Rohrarbeiten Summen für Dienstag, ,50 8,00 1,50 0,00 50, /09 Lohnart Arbeitsstunden 18:30 8, ,00 25,00 Rohrarbeiten 2, ,00-0,00 Rohrarbeiten Summen für Mittwoch, ,00 8,00 2,00 0,00 25,00 Lohnart Arbeitszeitausgleich Fr 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 3, ,00 0,00 Krank - Arztbesuch 4,50 * ,50-0,00 Arbeitszeitausgleich Summen für Donnerstag, ,50 8,00-4,50 0,00 0,00 13:00 13:00 4, ,00 30,00 Rohrarbeiten 3, ,00-20,00 Rohrarbeiten Summen für Freitag, ,00 8,00 0,00 0,00 50, Sa 08:30 0, ,00 30,00 anteilige Pause 08:30 8, ,00-0,00 Rohrarbeiten Summen für Samstag, ,00 0,00 8,00 0,00 30, Mo 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 8, ,00 25,00 Rohrarbeiten Summen für Montag, ,00 8,00 0,00 0,00 25,00 Gesamt f. MA Erwin Emsig 56,50 48,00 18,00 0,00 233,00 km Ausdruck vom :31 Blatt 1 Bemerkung über... Ort de BSt./Art d. Tätigkeit/Arbeitsausfall wegen HAPAK - Beispiel

7 Mitarbeiter = Erwin Emsig Buchung für vom bis abrechnung Ausdruck vom :35 Blatt 1 Mitarbeiter Erwin Emsig Datum Projekt Teil- Stand ,00 Auslöse Mo 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 3, ,00 25,00 6, Summen für Montag, ,50 8,00 0,00 0,00 53, Di 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 3, ,00 25,00 4, , Summen für Dienstag, ,50 8,00 1,50 0,00 50, Mi 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 8, ,00 25, /09 Lohnart Arbeitsstunden 2, Summen für Mittwoch, ,00 8,00 2,00 0,00 25, Do Lohnart Krank 3, ,00 0,00 Lohnart Arbeitszeitausgleich 4,50 * Summen für Donnerstag, ,50 8,00-4,50 0,00 0, Fr 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 4, ,00 30, Sa 3, Summen für Freitag, ,00 8,00 0,00 0,00 50,00 HAPAK - Beispiel 0, ,00 30,00 8, Summen für Samstag, ,00 0,00 8,00 0,00 30, Mo 00001/09 Lohnart Arbeitsstunden 8, ,00 25,00 Summen für Montag, ,00 8,00 0,00 0,00 25,00 Gesamt f. MA Erwin Emsig 56,50 48,00 18,00 0,00 233,00 km

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