SOFTWARE FÜR DAS PERSONALWESEN

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1 SP_Data GmbH & Co.KG Engerstraße Herford fon fax internet SOFTWARE FÜR DAS PERSONALWESEN PERSONAL PERFEKT ORGANISIEREN.

2 SP_Lohn SP_Data Software Personalabrechnung für das Personalwesen INHALT Software von Menschen für Menschen Personalmanagement Bewerberverwaltung Personalverwaltung Datenschutz und Sicherheit Personalabrechnung Abrechnungsprozess Meldeverfahren und Auswertungen Integration und Schnittstellen Personalzeitwirtschaft Stellgrößen der Zeitwirtschaft Zeiten erfassen und bewerten Auswertungen und Schnittstellen Mitarbeiterportal Personaleinsatzplanung Service und Dienstleistungen Modulstruktur

3 SP_Lohn SP_Data Software Personalabrechnung für das Personalwesen SOFTWARE VON MENSCHEN FÜR MENSCHEN SP_Data entwickelt seit 1988 als unabhängiges deutsches Unternehmen hochwertige branchenneutrale Software für das Personalwesen. Basierend auf fundiertem Wissen und langjährigen Erfahrungen sind innovative und komfortable Softwarelösungen für Personalmanagement, Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft, das Mitarbeiterportal und die Personaleinsatzplanung entstanden. SP_Data schafft Software von Menschen für Menschen. Mehr als Kunden beschäftigen zwischen 50 und Mitarbeiter. Die Softwarelösungen werden mit und für mittelständische und größere Unternehmen in Deutschland konzipiert und entwickelt. Mit intuitiven Oberflächen und einem klaren, übersichtlichen Programmaufbau steht die Benutzerfreundlichkeit der Produkte dabei im Vordergrund. Durch die flexible Modulstruktur kann SP_Data auf die individuellen betrieblichen Bedürfnisse der Kunden optimal reagieren. Klar strukturierte Konzepte, Wirtschaftlichkeit und Effizienz sind entscheidende Grundsätze für den Erfolg jedes einzelnen Kundenprojektes. SP_Data pflegt den Kontakt zum Kunden durch eigene Mitarbeiter und kompetente Partner. Der Kunde steht bei SP_Data im Mittelpunkt. Partnerschaftliche Kundenbeziehungen mit persönlichem Dialog und individuellem Service sind die Basis für eine hohe Zufriedenheit der Anwender. SP_Data bietet heute und in Zukunft flexible, stabile und einfach zu handhabende Lösungen. Die Produkte und Dienstleistungen werden im Dialog mit den Anwendern innovativ und verlässlich weiter entwickelt. Sinnvolle Technologiesprünge werden voran getrieben und zeitnah realisiert. SP_Data verzichtet dabei auf flüchtige Trends ohne echten Kundennutzen.

4 06 07 SP_Data Person almanagement Mitarbeiter und deren Know how sind für jedes Unternehmen die wertvollste Ressource. Es sind Menschen, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Dem Personalbereich kommt auf strategischer Ebene eine fundamentale Bedeutung zu, zum einen in Bezug auf Neueinstellungen, zum anderen in der Ausschöpfung und Erweiterung der Potenziale des vorhandenen Mitarbeiterstamms. Rekrutierung, Qualifizierung, Entwicklung und Bindung des Personals sind bestimmende Faktoren zur Sicherung von Wettbewerbsvorteilen. Systematische und strategische Personalarbeit, damit verbundene Erweiterung und Erhaltung von Firmenwissen sind die Grundlage für jeden langfristigen Erfolg. Denn ohne Wissen keine Ideen und ohne Ideen kein Erfolg. Der Ideengeber im Unternehmen ist und bleibt der Mensch.

5 SP_Lohn SP_Data Personalmanagement Personalabrechnung BEWERBERVERWALTUNG Das Personal ist lange nicht mehr nur Kostenfaktor, sondern Leistungspotenzial jedes Unternehmens. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Gewinnung von motivierten und leistungsstarken Mitarbeitern entscheidend für den Unternehmenserfolg. Digitale Abbildung des Bewerbungsprozesses Office Integration: Textverarbeitung, Kalender, Bildung von Bewerberpools Integration in die nachfolgenden SP_Data Systeme Zeit- und Kostenersparnis Die SP_Data Bewerberverwaltung ist ein effektives Instrument für die digitale Abbildung des Bewerbungsprozesses. Über die anwenderfreundliche Programmoberfläche werden Bewerbungen systematisch und zeitsparend erfasst. Der Bewerberdatensatz enthält Informationen über die relevante Stelle und den aktuellen Status der jeweiligen Bewerbung. Dokumente wie Anschreiben, Lichtbild, Lebenslauf und Zeugnisse sind in der digitalen Personalakte des Bewerbers hinterlegt. Alle an der Bewerberauswahl beteiligten Personen können gleichzeitig auf sämtliche Informationen und Dokumente zugreifen. Zusätzliche Informationen über Ausbildung, Qualifikationen, Potenziale und die Einschätzung der Eignung können direkt im System hinterlegt werden. Durch die Darstellung der Informationen in Historien werden Mehrfachbewerbungen transparent. Vorhandene Bewerberdaten können später genutzt und müssen lediglich aktualisiert werden. Der Schriftwechsel ist durch eine intelligente Integration in die Microsoft Office Software mit Serienbriefen und Serien s gelöst. Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zwischeninformationen, Zusagen, Absagen und Arbeitsverträge können aus dem System erzeugt und elektronisch verschickt werden. Der gesamte Schriftwechsel wird automatisch in der elektronischen Personalakte des Bewerbers abgelegt und ist sofort für alle Beteiligten verfügbar. Es ist möglich, den gesamten Bewerbungsprozess bis zur Einstellung papierlos zu gestalten. Für jeden Bewerber können Wiedervorlagetermine hinterlegt und mit einer Kalendersoftware wie MS Outlook, Tobit oder Lotus Notes verknüpft werden. Damit ist die interne Terminabstimmung zwischen der Personalabteilung und den Fachbereichen im Auswahlprozess problemlos möglich. Auf Basis der gesammelten Bewerbungen kann, nach Zustimmung des Bewerbers, ein differenzierter Bewerberpool gebildet und permanent mit vorhandenen Vakanzen abgeglichen werden. Komfortable Such- und Filterfunktionen ermöglichen es, die gespeicherten Bewerber-Informationen gezielt zu identifizieren und Übersichten und Auswahllisten zu erzeugen. Die Daten können nach MS Excel exportiert oder über den SP_Data Berichtsmanager ausgewertet werden. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens kann der Bewerber als neuer Mitarbeiter direkt in die SP_Data Personalverwaltung, in die Personalabrechnung und in die Zeiterfassung übernommen werden. Die SP_Data Bewerberverwaltung unterstützt alle Beteiligten bei der Entscheidungsfindung. Die Auswahl der richtigen Mitarbeiter trifft aber immer noch der Mensch!

6 SP_Lohn SP_Data Personalmanagement Personalabrechnung PERSONALVERWALTUNG Übersichtliche Programmstruktur Definierbare Zusatzfelder Wiedervorlage Integrierter Mitarbeiterkalender Elektronische Personalakte Effiziente Datenerfassung und -verarbeitung ist die Voraussetzung für rationelles Arbeiten in der Personalabteilung. Gefordert wird ein schneller Zugriff auf Daten und Dokumente aller Mitarbeiter. Die SP_Data Personalverwaltung ist eine Standardlösung für Personaldaten, Fotos, Dokumente, Qualifikationen, Termine, Seminare und Ressourcen. Die Anwender können den Umfang und die Tiefe der zu erfassenden Personaldaten selbst definieren. Zentrales Element der SP_Data Personalverwaltung ist der Personalstamm. Sämtliche Daten und Dokumente eines Mitarbeiters stehen dort gleichzeitig zur Verfügung. Über den Mitarbeiterkalender werden die Fehltage komfortabel verwaltet. Bei Nutzung der SP_Data Personalzeitwirtschaft werden die Kalender automatisch synchronisiert. Alternativ ist die Anbindung vorhandener Systeme zur Zeiterfassung möglich. Bei der Erstellung neuer Dokumente greift der Anwender auf frei definierbare Vorlagen zu. Das sorgt für eine einheitliche Vorgangsbearbeitung und minimiert den Zeitaufwand. SP_Data integriert MS Office Software auf Basis von Serienbriefen und Serien s. Diese können aus dem System erzeugt und elektronisch verschickt werden. Dadurch ist es möglich, die gesamte Personalakte papierlos zu gestalten. Die integrierte Wiedervorlagefunktion erinnert die Anwender an ablaufende Zeitverträge, Arbeitserlaubnisse, Probezeiten und andere Termine. Durch die Verknüpfung mit MS Outlook, Lotus Notes oder Tobit können Besprechungen initiiert werden.

7 SP_Lohn SP_Data Personalmanagement Personalabrechnung DATENSCHUTZ UND SICHERHEIT Fein definierbare Benutzerrechte Vier-Augen-Prinzip Protokollierung der Eingaben Maximale Datensicherheit SQL Datenbanktechnologie Nachhaltiges Sicherheitskonzept Bei der Verarbeitung sensibler Daten haben Datenschutz und Bedienungssicherheit höchste Priorität. Besonders in der Personalwirtschaft müssen Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von personenbezogenen Daten jederzeit gesichert sein. Mit einem rollenbezogenen Berechtigungssystem bietet SP_Data einen flexiblen Datenschutz bis auf die Ebene einzelner Datenfelder. Unterschiedliche Benutzer können auf mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig erfassen und abrechnen. Das Sicherheitskonzept der SP_Data Software basiert auf den Säulen Zuständigkeit, Transparenz und Datensicherheit. Jeder Benutzer erhält für seinen Aufgabenbereich die notwendigen Berechtigungen auf Daten und Funktionen. Sensible Funktionen sind durch Freigabeverfahren nach dem Vier-Augen-Prinzip zusätzlich abgesichert. Durch die Protokollierung von Eingaben in Stammund Bewegungsdaten entsteht praxisgerechte Transparenz. Die SP_Data Lösungen basieren auf den relationalen SQL Datenbanken der Marktführer Microsoft und Oracle und gewährleisten die maximale Verfügbarkeit, die physikalische Sicherheit und den erfolgreichen Zugriff auf alle Daten.

8 14 15 SP_Data Persona labrechnung Die termingerechte und korrekte Erstellung der Verdienstabrechnung ist die zentrale Aufgabe der Personalabteilung. Ständig steigende gesetzliche Anforderungen, Besonderheiten der unterschiedlichen Tarifverträge und individuelle Betriebsvereinbarungen müssen abgebildet werden. Viele Bewegungsdaten sind unter Zeitdruck zu erfassen und zu verarbeiten. Darüber hinaus stehen innovative Personalabteilungen ihren Mitarbeitern als Dienstleister zur Verfügung.

9 SP_Lohn SP_Data Personalabrechnung ABRECHNUNGSPROZESS Bei aller Relevanz der Entgeltabrechnung darf der monatliche Abrechnungsprozess die Personalabteilung nicht blockieren. Der Einsatz professioneller Personalabrechnungssysteme schafft Schnelligkeit, Präzision und mehr Raum für Strategie-Aufgaben. Die SP_Data Personalabrechnung unterstützt Personalabteilungen mit komfortablen Möglichkeiten zur schnellen Datenerfassung. Frei definierbare und offene Schnittstellen sorgen für einen reibungslosen Import von Daten aus verschiedenen Systemen. Buchungsstapel ermöglichen die Trennung von Datenerfassung und buchung mit präziser Nachvollziehbarkeit in der Historie. Alternativ werden die Daten extern erfasst und in einen Buchungsstapel importiert. Individuell konfigurierbare Programmeinstellungen und automatisierte Routinen rund um den Abrechnungsprozess ermöglichen dem Anwender die optimale Gestaltung seiner Abläufe. Durch intelligente Lohnartendefinitionen können die unterschiedlichen Anforderungen eines Anwenders abgebildet werden. Der umfangreiche Katalog von Standardlohnarten kann beliebig verändert und erweitert werden. Relevante Ereignisse für Rückrechnungen in die Vergangenheit werden automatisch erkannt und vom System verarbeitet. Manuelle Korrekturen sind jederzeit möglich. Die SP_Data Personalabrechnung überwacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch umfassende Plausibilitätsprüfungen. Zusätzlich kann der Anwender eigene Plausibilitäten definieren. Regelmäßige Zertifizierungen durch die Sozialversicherungsträger gewährleisten die Qualität und Verfahrenssicherheit der SP_Data Software. In Zusammenarbeit mit großen Kunden und Rechenzentren wurde eine Stapelverarbeitung für die Abrechnung im Hintergrund entwickelt. Der Anwender startet den Abrechnungsvorgang auf dem Server und kann die Software auf seinem Arbeitsplatz sofort weiter nutzen. Die parallele Abrechnung mehrerer Mandanten ist möglich. Für den Ausdruck der Verdienstabrechnung sind keine Vordrucke erforderlich. Das Abrechnungsformular kann individuell gestaltet und mit persönlichen oder gruppenbezogenen Mitteilungen versehen werden. Die Abrechnungen werden automatisch archiviert und an die Mitarbeiter verteilt. Sie stehen danach in der elektronischen Personalakte zur Verfügung. Schnittstellen für Datenimport Individuell konfigurierbare Programmeinstellungen Umfassende Plausibilitätsprüfungen Keine Gehaltsabrechnungsvordrucke erforderlich Automatische Archivierung und Verteilung

10 SP_Lohn SP_Data Personalabrechnung MELDEVERFAHREN UND AUSWERTUNGEN Integrierte Meldeverfahren Umfangreiches Berichts- und Bescheinigungswesen Individuelle Auswertungen Integration in Archivsysteme Ad hoc - Abfragen Der ständig zunehmende Informationsaustausch mit internen und externen Empfängern ist eine Herausforderung für die Personalabteilung. Elektronische Meldungen, Statistiken, Bescheinigungen und Auswertungen müssen unter Zeitdruck erstellt und abgegeben werden. Die SP_Data Personalabrechnung erzeugt automatisch Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldungen an Zusatzversorgungskassen (ZVK) und versendet diese elektronisch. Die Programme Elster, Dakota oder Perfidia sind direkt in die Benutzeroberfläche integriert. Die Qualität und Verfahrenssicherheit der Software wird durch regelmäßige Zertifizierungen auf maximalem Prüfniveau gewährleistet. Schnittstellen zu Rehadat-Elan, Elster-Signatur und für die elektronische Lohnsteuerprüfung sind vorhanden. Die SP_Data Personalabrechnung verfügt über mehr als 250 Standardberichte zu Personalstammdaten, Fehlzeiten, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr, Sozialversicherung und Steuern. Alle Auswertungen können sofort gedruckt und auf dem Bildschirm angezeigt werden. Mitarbeiterbezogene Berichte werden in der elektronischen Personalakte archiviert, Auswertungen wie Lohnjournale und Beitragsabrechnungen werden im jahrgangsbezogenen Mandanten-Archiv abgelegt. Das SP_Data Archiv oder vorhandene Dokumenten-Management- Systeme (DMS) bewahren die Belege sicher auf. Durch Web- Technologie ist dezentrales Arbeiten und zentrales Archivieren möglich. Freigegebene Dokumente können im geschützten Mitarbeiterportal abgerufen werden. Komfortable Abfragegeneratoren stellen die Informationen aus der Personaldatenbank nach definierbaren Kriterien zusammen und übergeben diese an MS Excel. Dadurch sind Ad hoc Auswertungen ohne SQL-Kenntnisse möglich.

11 SP_Lohn SP_Data Personalabrechnung INTEGRATION UND SCHNITTSTELLEN Schnittstellen für Datenimport und -export Anbindung an Branchenlösungen Verarbeitung in Buchungsstapeln Automatische Archivierung Integration von MS Office Software Anbindung von Archivierungssystemen / DMS Die SP_Data Personalabrechnung setzt auf offene und variable Schnittstellen. Dadurch sind unterschiedliche Daten aus Programmen für Personalmanagement, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Betriebsdatenerfassung (BDE), Kantinenabrechnung und Personalverkauf problemlos einzulesen. Eine Anbindung an Branchenlösungen für z.b. Zeitarbeit, Pensionskassen und Call- Center ist möglich. Automatisch erstellte Meldungen werden mit Dakota, Elster oder Perfidia an die zuständigen Behörden übermittelt. MS Office Programme wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sind über die elektronische Personalakte integriert. Im Buchungsstapel laufen die Daten aus den unterschiedlichen Quellen zusammen. Durch die automatische Archivierung der gebuchten Vorgänge ist eine lückenlose Dokumentation gewährleistet. Die SP_Data Personalabrechung kommuniziert über frei definierbare Schnittstellen mit nachgelagerten Systemen wie Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalmanagement. Die Übergabe der Abrechnungsdaten an die Betriebsprüfung ist im Standard integriert.

12 SP_Lohn Personalabrechnung SP_Data Personalz eitwirtschaft Zeitwirtschaft ist für die Mitarbeiter und das Unternehmen ein bedeutendes, ganzheitlich zu betrachtendes Instrument. Die Umsetzung der zunehmend komplexer werdenden Regelungen von Arbeitszeiten stellt die Personalabteilung vor neue Herausforderungen. Innovative, bedarfsorientierte Arbeitszeitmodelle erhöhen die Leistungsfähigkeit der Unternehmen. Den Mitarbeitern geben flexible Arbeitszeitregelungen Freiräume für die Berücksichtigung privater und beruflicher Interessen. Gerade im Mittelstand ist dies ein wichtiger Baustein im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte.

13 SP_Lohn SP_Data Personalzeitwirtschaft Personalabrechnung STELLGRÖSSEN DER ZEITWIRTSCHAFT In einigen Branchen wie der Druck-, Metall- oder Chemieindustrie sind komplizierte Tarifmodelle umzusetzen. Zahlreiche gesetzliche, betriebliche Tages-, Wochen- und Schichtpläne Flexible Pausenregelungen Definierbare Bewertungskriterien für erfasste Zeiten Beliebige Anzahl von Zeitkonten und tarifliche Regelungen setzen eine professionelle Arbeitszeiterfassung, -verwaltung und -verarbeitung voraus. Die SP_Data Personalzeitwirtschaft bietet mehr als die Erfassung der Arbeits- und Fehlzeiten. Zum Leistungsspektrum gehören Zutrittskontrolle, Dienst- und Schichtplanung, Gleitzeitregelungen, Zeitkonten sowie webbasierte Dienste für die Mitarbeiter. Die Software lässt sich flexibel an die unterschiedlichen Anforderungen des Managements, der Tarifverträge und der Mitarbeiter anpassen. Die relevanten Arbeitszeitregelungen werden durch Tages- und Wochenpläne abgebildet. Arbeitszeit- und Schichtmodelle mit Schichtrastern können individuell angelegt werden. Unternehmen können ihre festen, zyklischen und flexiblen Pausenregelungen im System hinterlegen. Bewertungskiterien für die erfassten Zeiten werden in Zeitarten definiert. Mit diesen Einstellungen ermittelt die Software die bewertbaren Zeitmengen für Überstunden, Sonntags-, Feiertagsund Nachtarbeit sowie die Fehlzeiten. Die SP_Data Personalzeitwirtschaft führt pro Mitarbeiter beliebig viele Zeitkonten mit unterschiedlichen Ober- und Untergrenzen pro Tag, Woche, Monat und Jahr. Das gesamte System ist bedienerfreundlich und mit geringem Einführungsaufwand sofort nutzbar. Eine Anbindung der SP_Data Personaleinsatzplanung ist möglich.

14 SP_Lohn SP_Data Personalzeitwirtschaft Personalabrechnung ZEITEN ERFASSEN UND BEWERTEN Mobile Zeiterfassung Flexible Import-Schnittstellen Komplettlösungen Hardware und Software Kombination von Zeiterfassung, Zutritt, Sicherheit und Projektdaten Transparente Darstellung und Abrechnung im Softpanel Integrierter Urlaubsplaner Klassische Zeiterfassung erfolgt durch eine Registrierung der Anwesenheit des Mitarbeiters beim Zugang zum Arbeitsplatz. Moderne Methoden mit zusätzlicher Funktionalität wie mobile Erfassung oder webbasierte Buchungen nehmen an Bedeutung zu. In der SP_Data Personalzeitwirtschaft werden Zeiten dort erfasst, wo sie entstehen: am Terminal, am PC im Unternehmen und im Home-Office oder durch mobile Erfassung für Mitarbeiter im Außendienst. Optional ist die Übernahme von Zeiten aus anderen Programmen wie z.b. Kassensystemen durch flexibel anpassbare Import-Schnittstellen zu realisieren. SP_Data arbeitet mit den führenden Herstellern von Hardwarelösungen für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zusammen. Die Auswahl der Hardware orientiert sich an den individuellen Zielsetzungen der Unternehmen. Die reine Zeiterfassung lässt sich erweitern um die Steuerung von Zutrittsbeschränkungen. Hierzu zählen Türen, Tore und Schranken, Drehkreuze und Personenbeförderungsanlagen (Aufzüge und Rolltreppen). Zusätzlich können am Terminal auch Kostenstellen- und Projektbuchungen erfolgen. Die SP_Data Lösungen ermöglichen somit die Kombination von Zeiterfassung, Zutritt, Sicherheit und Projektdaten. Für die Erfassung von Fehlzeiten steht ein effektives Werkzeug bereit. Dies gilt auch für manuell erfasste Vorträge, Kappungen sowie Aus- und Umbuchungen auf Zeitkonten. Alle Eingaben werden mit vollständigen Historien sekundengenau dokumentiert. Die SP_Data Personalzeitwirtschaft ermittelt aus den Buchungen automatisch Zeitarten, Zeitkonten und Fehlzeiten sowie relevante Informationen für die Entgeltabrechnung. Nachträgliche Veränderungen der Stellgrößen und Abrechnungsregeln sind jederzeit möglich. Die Ergebnisse stehen nach Neuberechnung sofort bereit. Die erfassten Zeiten und Fehlgründe werden im Softpanel transparent dargestellt. Auf Basis der erfassten oder fehlenden Buchungen ergibt sich eine klare Übersicht der An- und Abwesenheiten. Der integrierte Urlaubsplaner erleichtert die Planung und Kontrolle der Urlaubstage jedes Mitarbeiters.

15 SP_Lohn SP_Data Personalzeitwirtschaft Personalabrechnung AUSWERTUNGEN UND SCHNITTSTELLEN Vielfältige Hardwareoptionen Flexible Schnittstellen zur Anbindung externer Systeme Integrierter Berichtsmanager Umfangreiche Selektions- und Auswertungsmöglichkeiten Datenübergabe an die Personalabrechnung Die permanente Anpassung einer digitalen Zeiterfassung an wechselnde betriebliche und tarifliche Rahmenbedingungen setzt eine hochflexible Software voraus. Damit aus einer Software eine Lösung wird, müssen vor- und nachgelagerte Systeme integriert werden. Die SP_Data Lösung bildet mit flexiblen Schnittstellen das Fundament zu einer Komplettlösung für Personalmanagement, Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Der SP_Data Terminalkonzentrator integriert diverse Terminals für die Zeiterfassung und die Zutrittskontrolle führender Hersteller. Unterschiedliche Lesetechnologien für Nah- und Fernbereichserfassung stehen zur Verfügung. Über leistungsfähige SP_Data Schnittstellen lassen sich Projektund Zeiterfassungsdaten mit BDE-, ERP- und PPS-Systemen austauschen. Aus den integrierten Daten erstellt die SP_Data Personalzeitwirtschaft eine dynamische Grafik, aus der Anwesenheitsstatus und Aufenthaltsort der Mitarbeiter differenziert nach Abteilungen und Teams jederzeit abrufbar sind. Der integrierte Berichtsmanager ermöglicht umfangreiche Selektions- und Auswertungsmöglichkeiten über sämtliche Zeitdaten. Die mitgelieferten Berichte und Listen können verändert und erweitert werden. Zentrales Dokument für die Mitarbeiter ist der Zeitnachweis. Dieser enthält sämtliche Buchungen, Summen und Zeitkonten des Mitarbeiters. Die bei der Zeitabrechnung gebildeten Daten können durch integrierte Schnittstellen an die Software für Personalabrechnung übergeben werden. In Verbindung mit der SP_Data Personalabrechnung findet der Datenaustausch der Lohnarten und Fehlzeiten direkt und ohne manuelle Aktionen durch den Anwender statt.

16 30 31 SP_Data Mitarbei terportal Unternehmen nutzen Mitarbeiterportale zum Aufbau einer neuen Kommunikationskultur. Der Informationsfluss wird schneller und gezielter, die interne und externe Kommunikation wird umfassender. Gut informierte, beteiligte Mitarbeiter sind motivierte Mitarbeiter. Darüber hinaus trägt Partizipation besonders dazu bei, unternehmensweiten Konsens zur Unterstützung von strategischen und operativen Zielsetzungen zu schaffen: Denn nur wer strategische Informationen gibt, kann strategiekonformes Handeln erwarten.

17 SP_Lohn SP_Data Mitarbeiterportal Personalabrechnung MITARBEITERPORTAL Mitarbeiterportale sind wesentlicher Bestandteil einer fortschrittlichen und effizienten Personalverwaltung. Das Ziel ist es, die Kommunikation und den Datenfluss zwischen der Personalabteilung, den Vorgesetzten und den Beschäftigten zu vereinfachen und zu verbessern. Merkmal moderner und erfolgreicher Unternehmenskultur Verbesserter Informationsfluss Administrative Entlastung aller Beteiligten Beschleunigung der Prozessabläufe Erhöhung der Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit Das SP_Data Mitarbeiterportal ist eine leistungsfähige Ergänzung zu den SP_Data Lösungen für Personalmanagement, Personalabrechnung und Personalzeitwirtschaft. Das Modul stellt den Mitarbeitern Informationen und Funktionen der Applikationen im Intranet oder Internet zur Verfügung. Die Mitarbeiter erhalten im Rahmen ihrer Benutzerrolle personalisierten Zugriff auf die Funktionen des Portals. Sie werden aktiv an der Personaladministration beteiligt, indem sie über eine leicht zu bedienende Web-Oberfläche Personal- und Zeitwirtschaftsdaten selbst erfassen und verwalten (Employee Self Service). Wesentlicher Bestandteil des Mitarbeiterportals ist das Antragsund Genehmigungsverfahren für z.b. Urlaub, Dienstreisen und Gleitzeit. Der Mitarbeiter hat Zugriff auf kalendarische Monatsund Jahresübersichten seiner Arbeits- und Urlaubszeiten sowie seiner Fehlgründe. Mitarbeiter und Vorgesetzte sehen ihren Abteilungs- und Gruppenkalender mit Saldenübersichten und Statistiken. Diese Informationen unterstützen die selbstständige Planung der Mitarbeiter für Urlaubstage und sonstige planbare Abwesenheiten. Die in das Mitarbeiterportal integrierte Bildschirmbuchung ermöglicht die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten am Büroarbeitsplatz, im Home-Office oder an einem PC Terminal. Ein aktueller Status der Anwesenheit oder der Fehlgründe aller Mitarbeiter wird in der optionalen Anwesenheitsübersicht angezeigt. Mitarbeiter und Vorgesetzte haben Zugriff auf freigegebene Dokumente aus der elektronischen Personalakte wie Verdienstabrechnungen und Bescheinigungen. Das SP_Data Mitarbeiterportal ist mit geringem Einführungsaufwand in jedem Unternehmen einsetzbar. Es erhöht die Transparenz und die Effektivität im Unternehmen und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

18 SP_Lohn SP_Data Personaleinsatzplanung Personalabrechnung PERSONALEINSATZPLANUNG Steigender Preisdruck, immer kürzere Lieferzeiten und schwankende Auftragslagen der Markt fordert Unternehmen ein großes Maß an Flexibilität und Reaktionsfähigkeit ab. Der kostenoptimierte Einsatz wertvoller Arbeitskraft bildet einen entscheidenden Stellhebel für den unternehmerischen Erfolg. In vielen Unternehmen liegt hier noch verborgenes Potenzial für Einsparungen und Produktivitätssteigerungen. Die SP_Data Personaleinsatzplanung* wurde für die Schicht-, Dienst- und Einsatzplanung im Industriegewerbe, im Gesundheitswesen, im Handel, im Hotelgewerbe und anderen Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Die Software unterstützt Schichtarbeitsmodelle sowie stundenbezogene Personaleinsatzplanungen in definierten Zeiträumen: So arbeiten die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Die Personalplanung im Handel mit einer oftmals weit verzweigten Filialstruktur muss Ladenöffnungszeiten, Aktionstage, Saisoneinflüsse und Anlieferungstage berücksichtigen. Hinzu kommen unterschiedliche Qualifikationen der Mitarbeiter und gesetzliche, tarifliche sowie arbeitsvertragliche Vorschriften. Diese haben ebenso wie Kundenfrequenz und erwartete Umsätze Einfluss auf die Personaleinsatzplanung. Den vielschichtigen Personalanforderungen in Hotel und Gastronomie entspricht die SP_Data Personaleinsatzplanung mit Transparenz, Flexibilität und Schnelligkeit. Die Reduzierung zuschlagspflichtiger Mehrarbeitszeiten und der Abbau von Zeitguthaben führen zu sinkenden Personalkosten. Das Handling verschiedener Einflüsse wie Events, Sonderstati von Mitarbeitern, Springer- Funktionalitäten und Verfügbarkeitsvoraussetzungen sind mit der SP_Data Personaleinsatzplanung problemlos zu bewältigen. Mit der SP_Data Personaleinsatzplanung können z. B. komplizierte variable Schichtmodelle im Gesundheitswesen berücksichtigt werden. Durch Integration der SP_Data Personalzeitwirtschaft werden u.a. Über- und Unterstunden ständig aktuell bereitgestellt. Die SP_Data Personaleinsatzplanung verwendet Aktivitäten, Zyklen, Bedarfe und Einsätze, um unterschiedliche Planungsinhalte in einem durchgängigen Konzept abzubilden. Zentrale Elemente des Planungsleitstandes sind der Aktivitätenplan und der Personaleinsatzplan. Die Abweichung der tatsächlichen Arbeitszeiten von den geplanten Bedarfszeiten wird übersichtlich dargestellt und unterstützt bei der Ersatzplanung von Ausfällen. Die Aktivitäten der Mitarbeiter stehen in einer aktuellen Jahresstatistik zur Verfügung. Mit der SP_Data Personaleinsatzplanung können Mitarbeiter flexibel geplant und effizient eingesetzt werden. *Die SP_Data Personaleinsatzplanung basiert auf PlanExpert der Headware GmbH. Vereinfachte Planung mit hohem Bedienkomfort Kürzere Reaktionszeiten bei Auftragsschwankungen Steigerung der Effizienz und Optimierung der Kosten Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen

19 SP_Lohn SP_Data Service Personalabrechnung und Dienstleistungen SERVICE UND DIENSTLEISTUNGEN Komplexe Softwareprodukte lassen sich effizient nutzen, wenn sie durch bedarfsgerechte Dienstleistungen unterstützt werden. Kompetente und zuverlässige Serviceleistungen sichern die Nachhaltigkeit der Investition und garantieren die größtmögliche Kundenzufriedenheit. Bedarfsgerechte Projektrealisierung Anpassung und Erweiterung des Standards Schulungen und Seminare Fernwartung Unterstützung per Telefon und Die professionelle Einführung der SP_Data Software beginnt mit einer individuellen Analyse der Anforderungen des Anwenders. Darauf basiert eine konzeptorientierte Projektrealisierung mit Installation aller Softwarekomponenten, Datenübernahme und Konfiguration der Software. Anschließend erfolgt eine bedarfsorientierte Schulung der Anwender mit den Echtdaten. Anwenderschulungen haben zum Ziel, den Standardleistungsumfang der Software zu vermitteln. Der Standardumfang kann erweitert werden durch Änderung von Programmeinstellungen, Einrichtung von Schnittstellen sowie Neuerstellung oder Anpassung von Auswertungen. Sollten die Standardfunktionen nicht ausreichen, können individuelle Anforderungen durch Auftragsprogrammierungen realisiert werden. Nach Einführung der Software werden die Anwender per Telefon, , Internet oder vor Ort beraten. Über die Fernwartung ist eine unmittelbare Hilfestellung möglich. Regelmäßige Seminare und Workshops zu aktuellen Themen informieren die Anwender über neue Funktionen in den Programmen. Wartungsverträge garantieren die lückenlose Anpassung an veränderte gesetzliche Vorschriften.

20 SP_Data Modulstruktur MODULSTRUKTUR Softwarelösungen von SP_Data passen sich dem Benutzer an. Eine flexible und modulare Programmstruktur ermöglicht individuelle Lösungen, je nach den betrieblichen Anforderungen Personalabrechnung Komfortable Möglichkeiten zur schnellen Erfassung von Stammdaten und die direkte Verzweigung in generelle Parameter z.b. auf Kostenstellenebene sind möglich. der Kunden. Jedes Modul kann einzeln genutzt, als Komplettlösung installiert oder in eine vorhandene Software integriert werden. Das Modul Mitarbeiterportal wird optional in Kombination mit den Modulen Personalmanagement, Personalabrechnung und Personalzeitwirtschaft eingesetzt. Personalzeitwirtschaft Die Bearbeitung sämtlicher Bewegungsdaten erfolgt zentral in einem Fenster. Mitarbeiterportal Intelligente Werkzeuge für die Datenerfassung sowie Antrags- und Genehmigungsverfahren stehen im Intranet oder im Internet zur Verfügung. Ein Teil der verwendeten Namen sind geschützte Handelsnamen oder Marken der jeweiligen Hersteller. Gestaltung: Topel Kommunikation GmbH Bildnachweis: Fotolia, Panthermedia, Topel