Ihr Begleiter zur Nutzung - Zeiterfassung - Kurzbedienungsanleitung für Erfassungsgeräte und Onlineportal. webtime.fh-schmalkalden.

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1 Ihr Begleiter zur Nutzung - Zeiterfassung - Kurzbedienungsanleitung für Erfassungsgeräte und Onlineportal webtime.fh-schmalkalden.de

2 1 BEDIENUNG ERFASSUNGSGERÄTE Bedienteil für Eingaben Bedienfunktionen Authentifizierung Auslösen einer Buchungen normale Buchung Kommen normale Buchung Gehen Buchung DG-Buchung Buchung Kommen/Gehen aus privaten Gründen Kommen/Gehen manuell auswählen Abruf von Informationen Resturlaub anzeigen Anzeige aktuelles Onlinesaldo 12 2 WEBTIME (ONLINEPORTAL) Zugang zu WebTime Beschreibung der Menüpunkte Menü Personaldaten Menü Auswertungen Menü Workflow Workflow/Buchen Workflow/Fehlzeit Workflow/Anträge anzeigen Menü Vorgesetzter Anträge bearbeiten Begründungen Menü Vertreter Hilfe Seite 2 von 28

3 1 Bedienung Erfassungsgeräte In den Häusern der Fachhochschule sind Zeiterfassungsgeräte der Firma PRIMION installiert. Diese dienen der Erfassung von Anwesenheitszeiten, Fehlzeiten und gründen sowie einer einfachen Kontoübersicht der mittels THOSKA authentifizierten Teilnehmer der Zeiterfassung an der FHS. Diese Erfassungsgeräte besitzen zwei Bereiche: das Informationsteil und das Bedienteil In den oberen 2 Zeilen befinden sich unabhängig von der Bedienfunktion folgende Informationen: Zeile 1: Zeile 2: Verbindungsstatus des Erfassungsgerätes aktuelles Datum und Uhrzeit Weitere Ausschriften werden abhängig von der Bedienfunktion erzeugt Seite 3 von 28

4 1.1 Bedienteil für Eingaben Bedienfunktionen Authentifizierung: Buchungsgrund: private Buchung Buchungsgrund: Dienstgang Abfrage: Resturlaub Buchungstyp: Kommen (manuell) Buchungstyp: Gehen (manuell) Abfrage: Online-Saldo (aktuelles Saldo zum Abfragezeitpunkt) Seite 4 von 28

5 1.3 Authentifizierung Bei jeder Bedienfunktion (Buchen, Abruf von Informationen) am Zeiterfassungsterminal müssen Sie sich mit Ihrer THOSKA authentifizieren. Dazu ist die Karte an das Symbol 1 zu halten. Hinweis: Bitte dabei nicht die Tasten des Bedienteils berühren. Als vorteilhaft hat sich erwiesen, die Karte im Hochformat anzuhalten. Wenn Ihre THOSKA vom Gerät akzeptiert wurde, ertönt ein akustisches Signal (1 Piep-Ton) und gleichzeitig erscheint eine neue Ausschrift im Infoteil. Der Inhalt dieser Ausschrift ist abhängig von der Funktion, die Sie ausführen. Besteht das akustische Signal aus mehr als einem Piep-Ton und/oder es erscheint kein neuer Text im Infobereich, dann wurde die THOSKA nicht gelesen. Bitte wiederholen Sie in diesem Fall die Funktion. Wenn Ihre Karte erkannt wurde und trotzdem das akustische Signal aus mehr als einem Piep-Ton besteht, dann wurde Ihre Karte nicht akzeptiert. In diesem Fall kommt es zu der Ausschrift: Gründe dafür können u.a. sein: Karte wurde noch nicht im Zeiterfassungssystem eingetragen Karte nicht lesbar / defekt Die Zeiterfassung wurde für Sie noch nicht aktiviert Ihre Person ist noch nicht im Zeiterfassungsprogramm eingerichtet Wenden Sie sich umgehend an das Personalreferat. Falls Sie eine Buchung durchführen wollten, bitte merken Sie sich den Zeitpunkt Ihrer Buchung und die Buchungsart (z.b. Kommen um 7:15 Uhr) Seite 5 von 28

6 1.4 Auslösen einer Buchungen Um eine Buchung auszulösen (eventuell ist vorher eine Taste im Bedienfeld zu drücken, siehe nachfolgende Beschreibungen), ist die THOSKA im Bedienteil vor das Symbol 1 zu halten. Wenn die Buchung erfolgt ist erscheint die Ausschrift Gebucht Danach erscheint nach kurzer Verzögerung (1-2 Sekunden) abhängig der Buchungsart (Kommen/Gehen, DG-Kommen/DG-Gehen, privat Kommen/privat Gehen) eine weitere Information. Hinweis: Erscheint nach der o.g. Ausschrift gebucht keine weitere Ausschrift, sondern das Display wechselt in die Startanzeige Karte bitte, dann ist eventuell die Buchung nicht erzeugt. Bitte nicht nochmals Buchen, sondern schauen Sie (online) in Ihrem Arbeitszeitkonto in den Buchungen nach, ob die Buchung dort zu sehen ist. Wenn nicht, dann nutzen Sie den Online-Workflow zur Korrektur (wird in einem anderen Kapitel erklärt). Das System erzeugt immer automatisch paarige Buchungen, d.h. nach kommen (Anwesenheitsstatus=anwesend) wird automatisch auf gehen (Anwesenheitsstatus= abwesend) und umgekehrt umgeschaltet, egal welche Art von Buchung man zuvor erzeugt hat. Daher reicht es für die Gegenbuchung aus, nur die THOSKA im Bedienteil vor das Symbol 1 zu halten. Wenn Sie am Vortag eine Buchung vergessen haben, erhalten Sie am nächsten Tag bei den Buchungen eine Info: Seite 6 von 28

7 1.4.1 normale Buchung Kommen Um eine normale Kommen-Buchung zu erzeugen, ist die THOSKA im Bedienteil vor das Symbol zu halten. 1 Im Infobereich erscheint nach der Standardausschrift Gebucht leicht verzögert die folgende Ausschrift: Anwesenheitsstatus = gekommen (anwesend) Saldo Vortag = Zeitguthaben (+/-) zum Ende des Vortages normale Buchung Gehen Um eine normale Gehen-Buchung zu erzeugen, ist die THOSKA im Bedienteil vor das Symbol zu halten. 1 Im Infobereich erscheint nach der Standardausschrift Gebucht leicht verzögert die folgende Ausschrift: Anwesenheitsstatus = gegangen (abwesend) Saldo Monat = aktuelles Zeitguthaben (+/-) Seite 7 von 28

8 1.4.3 Buchung DG-Buchung Um eine Dienstgang (DG)-Buchung durchzuführen, ist die Taste drücken: 1x Drücken für DG-Gehen 2x Drücken für DG-Kommen Es erscheint die Meldung: 3 und zwar wie folgt zu bzw. Danach ist THOSKA im Bedienteil vor das Symbol 1 zu halten. Es erscheinen nun wie bei einer normalen Kommen- bzw. Gehen-Buchung im Infobereich zuerst die Ausschrift gebucht und anschließend die Informationen zum Anwesenheitsstatus bzw. Saldo. Hinweis: Sie müssen beim Buchen eines DG s nur für eine Buchung (DG-Kommen oder DG-Gehen) die DG-Taste drücken. Beispiel: Sie buchen DG-Gehen über die DG-Taste. Wenn Sie vom DG zurückkommen, buchen Sie eine normale Kommen-Buchung (nur THOSKA ans Gerät halten). Oder Beim Gehen halten Sie Ihre THOSKA wie bei einer normalen Gehen-Buchung an das Gerät. Erst beim Zurückkommen drücken Sie die DG-Taste für die DG-Kommen-Buchung (2x) und halten danach ihre THOSKA zur Buchung an das Gerät Seite 8 von 28

9 1.4.4 Buchung Kommen/Gehen aus privaten Gründen Um eine Kommen- / Gehen-Buchung aus privaten Gründen (die Abwesenheitszeit wird nicht mit der Pausenzeit verrechnet) zu erzeugen, ist die Taste und zwar wie folgt zu betätigen: 2 1x Drücken für Gehen-privat 2x Drücken für Kommen-privat Danach erscheint die Meldung: bzw. Danach ist THOSKA im Bedienteil vor das Symbol 1 zu halten. Es erscheinen nun wie bei einer normalen Kommen- bzw. Gehen-Buchung im Infobereich zuerst die Ausschrift gebucht und anschließend die Informationen zum Saldo. Hinweis: Auch hier gilt analog der Buchung eines DG s, dass Sie nur für eine Buchung (Gehen-privat oder Kommen-privat) die Taste drücken müssen. 2 Die Gegenbuchung wird durch das Vorhalten der THOSKA wie bei einer normalen Buchung erzeugt Seite 9 von 28

10 1.4.5 Kommen/Gehen manuell auswählen Die Benutzung der Tasten und ist nur fehlerhaften Auslösen von Buchungen (bspw. Buchungen versehentlich mehrfach ausgeführt oder auch eine Buchung versehentlich am Terminal ausgelöst) zu nutzen: Sie haben aus Versehen mehrere Buchungen hintereinander ausgelöst. Die letzte Buchung war z.b. eine Gehen-Buchung. Wenn Sie innerhalb 1 Minute eine manuelle Kommen-Buchung durchführen, dann hebt sich die Gehen-Buchung auf, d.h. es fällt kein Arbeitszeitverlust an. Das Gleiche gilt, wenn die letzte Buchung eine falsche Kommen-Buchung ist. Wie gehen Sie vor? : Die letzte fehlerhafte Buchung ist eine Kommen-Buchung. Innerhalb von 1 Minute drücken Sie die Taste 6 Es erscheint die Ausschrift: 5 6 Nun halten Sie Ihre THOSKA an das Gerät. Es erscheinen wie bei einer normalen Gehen-Buchung im Infobereich zuerst die Ausschrift gebucht und anschließend die Informationen zum Anwesenheitsstatus und Saldo. Ist die letzte falsche Buchung eine Gehen-Buchen verfahren Sie analog wie bei einer fehlerhaften Kommen-Buchung. Sie müssen dann allerdings die Taste drücken und es 5 erscheint die Meldung: Hinweis: Ein automatischer Wechsel der Kommen oder Gehen Buchung durch Auslösen einer neuen normalen Buchung durch Vorhalten der THOSKA ohne zusätzliche Benutzung der Tasten 5/6 ist frühestens nach einer Wartezeit von 30 Sekunden möglich. D.h. in diesem Fall entsteht eine Differenz, die von Ihrer Arbeitszeit abgezogen wird. Eine Korrektur ist dann nur durch das Referat 3 Frau Heß auf Antrag möglich Seite 10 von 28

11 1.5 Abruf von Informationen Die Tasten 4 und 7 im Bedienteil des Zeiterfassungsterminals dienen dem Abruf von folgenden Informationen: Resturlaub = Der bis zum aktuellen Zeitpunkt verbleibende Urlaubsanspruch, d.h. geplanter bzw. bereits beantragter Urlaub in der Zukunft wird nicht berücksichtigt und Onlinesaldo = Zeitguthaben zum aktuellen Zeitpunkt der Abfrage (Betätigung der Taste) Bspl.: Sie haben zum Ende des Vortages ein Zeitguthaben von +10 Stunden. Am aktuellen Tag sind Sie um 7:00 Uhr gekommen. Sie rufen ihr aktuelles Zeitguthaben (Taste 7) um 11:00 Uhr ab. D.h. bis zu diesem Zeitpunkt sind Sie 4 Stunden anwesend und müssten bis zum Erreichen Ihrer Sollzeit (z.b. 8h) noch 4 Stunden anwesend sein. Dann haben Sie aktuell ein Zeitguthaben von +6 Stunden (10+4-8=6) Resturlaub anzeigen Um Ihren aktuellen Resturlaub anzeigen zu lassen drücken Sie die Taste 4. Es erscheint nun die Meldung Anschließend authentifizieren Sie sich durch Vorhalten der THOSKA. Es wird nun Ihr aktueller Resturlaub ausgegeben: Seite 11 von 28

12 1.5.2 Anzeige aktuelles Onlinesaldo Um sich das aktuelle Onlinesaldo anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor: Drücken Sie die Taste 7 Es erscheint die Meldung: Danach halten Sie Ihre THOSKA an das Gerät. Es erscheint nun die Anzeige mit Ihrem aktuellen Onlinesaldo: Seite 12 von 28

13 2 WebTime (Onlineportal) Über das Onlineportal WebTime erhalten Sie die Informationen zu Ihren Buchungen, Arbeitszeitkonten, Urlaubsansprüchen, Fehlzeiten u.v.m. Weiterhin enthält dieses einen elektronischen Workflow, über den das Stellen von Anträgen zur Arbeitszeitkorrektur, zu Urlaubsanträgen usw. auf elektronischen Wege möglich ist. 2.1 Zugang zu WebTime Sie erreichen das Onlineportal WebTime, indem Sie in Ihrem Browser folgende Adresse eingeben: webtime.fh-schmalkalden.de Es öffnet sich folgendes Fenster: Sie müssen sich nun mit Ihrer FHS-Id (wie Zugang zum FHS-Intranet) und dem dazugehörigen Kennwort anmelden. Hinweis: eventuell erscheint auch folgendes Startbild: Dann klicken Sie auf prime WebSystems Login Seite 13 von 28

14 2.2 Beschreibung der Menüpunkte Wenn Sie angemeldet sind, erscheint abhängig von Ihren Berechtigungen das entsprechende Menü auf der linken Seite. Für Mitarbeiter, die an der Zeiterfassung teilnehmen, startet die Anzeige mit dem Buchungsjournal: Die genaue Beschreibung des Buchungsjournals erfolgt unter Punkt Alle anderen Mitarbeiter erhalten folgende Seite: Auf der linken Seite sind die Ihnen zugeordneten Menüpunkte. Für alle Mitarbeitergibt sind die Menüpunkte: Personaldaten Auswertungen Workflow Abmelden Mitarbeiter, die Anträge im Rahmen der Zeiterfassung, z.b. Zeitkorrekturen, Urlaubsanträge genehmigen müssen, bevor diese verbucht werden, haben zusätzlich noch den Menüpunkt Vorgesetzter Seite 14 von 28

15 2.2.1 Menü Personaldaten Unter dem Menü Personaldaten erhalten Sie Informationen zu Ihrer Person und Ihren Arbeitszeitdaten. Zum Menü Personaldaten gehören die Untermenüs Urlaubskonten, Jahresblatt und Buchungen. Wenn Sie auf Personaldaten klicken erhalten Sie Informationen zu Ihrer Person, wie Name, Vorname, Personalnummer, Status, gültig von, gültig bis, Zugehörigkeit zur Workflow-Gruppe: Im Untermenü Urlaubskonten erhalten Sie die Informationen zu Ihrem Urlaub, wie z.b. Resturlaub, bereits genommenen Urlaub, geplanter Urlaub. Diese Informationen sind für das aktuelle Jahr, wie auch für das Vorjahr und das Folgejahr abrufbar: Seite 15 von 28

16 Wenn Sie das Menü Jahresblatt aufrufen, erhalten Sie eine Schnell-Übersicht über den ausgewählten Zeitraum/Jahr: Jedes Kästchen steht für einen Tag. Die unterschiedlichen Farben bzw. Zeichen bedeuten: Buchung ohne Fehler bzw. Tag liegt in Zukunft Zeitausgleich Buchung nicht vollständig oder nicht gebucht Wochenende Feiertag Urlaub Seite 16 von 28

17 Über das Menü Buchungen sehen Sie Ihre Buchungsliste. In dieser sehen Sie für den ausgewählten Zeitraum Ihre Buchungen. In den Spalten Kommen Zeit bzw. Gehen Zeit können neben der Uhrzeit noch bestimmte Abkürzungen stehen. Diese dienen der Kennzeichnung bestimmter Besonderheiten bei den Buchungen. Es können insbesondere folgende Besonderheiten auftreten: Kürzel Erläuterung VG: VK: LG TG: TK: pa: PV: Verletzung Gleitzeit (Buchung außerhalb Arbeitszeit-Rahmen bei geschlossener Bandbreite) Verletzung Kernzeit (Buchung innerhalb der Kernzeit) Löschen Grund (durch die Buchung wurde eine im Jahresblatt eingetragene Fehlzeit gelöscht), z.b. Sie haben eine Dienstreise beantragt, stechen aber trotzdem Gehenbuchung vom Tagesabschluss(Tagesabschluss (System) trug eine vergessene Gehenbuchung ein) Kommenbuchung vom Tagesabschluss(Tagesabschluss(System) trug eine vergessene Kommenbuchung ein) private Abwesenheit Pausenverletzung (Pausenzeiten überschritten) FK Fehlerhafte Kommenbuchung (zweimal hintereinander Kommen gebucht) Seite 17 von 28

18 Kürzel FG: FD: FF: Erläuterung Fehlerhafte Gehenbuchung (zweimal hintereinander Gehen gebucht) Fehler Dienstgangberechtigung (keine Dienstgangberechtigung vorhanden) Fehler Dienstganggrund (fehlerhafter Grund für Dienstgang) F: allgemeiner, nicht genauer zu benennender Fehler Ist an einem Tag eine Fehlzeit eingetragen, so wird hier die Fehlzeit angezeigt, vor der eines der folgenden Kürzel steht: GT VM ganzer Tag z.b. GT Urlaub = ganzer Urlaubstag Vormittag NM Nachmittag Neben dem Datum, der Kommen- und Gehen-Zeit gibt es weitere Spalten, die folgendes bedeuten: Tag Ist-Zeit: ist die Zeit, die Ihnen als Anwesenheitszeit angerechnet wird, Pausen und Unterbrechungen sind bereits abgezogen Tag Sollzeit: ist die Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag (z.b. Vollbeschäftigt = 8h) Tag Saldo: Monat Saldo: Monat PA Tag: Differenz zwischen Ist- und Soll-Zeit Zeitguthaben (+/-) gesamt zum Ende des Tages Pausenabzug Seite 18 von 28

19 2.2.2 Menü Auswertungen Mit dem Menü Auswertungen haben Sie die Möglichkeit, die vorhandene Buchungsliste zu erweitern oder auch eine Kapazitätsübersicht zu erstellen Seite 19 von 28

20 2.2.3 Menü Workflow Über den Workflow können Sie Anträge zur Korrektur Ihrer Arbeitszeit oder Anträge zu Fehlzeiten (Urlaub ) stellen. Der gestellte Antrag wird entsprechend der festgelegten Hierarchien zur Genehmigung an den entsprechenden Vorgesetzten (eventuell auch noch vorher zu einem fachlichen Vertreter) weitergeleitet. Dieser kann dann den Antrag (vor)genehmigen oder ablehnen. Wird der Antrag vom Vorgesetzten genehmigt, wird dieser an das Personalreferat zur Endgenehmigung weitergeleitet. Auch hier besteht noch die Möglichkeit, diesen Antrag abzulehnen. Wenn dieser genehmigt wird, erfolgt automatisch eine Verbuchung im System. Alle Personen, die zur Bearbeitung des Antrages notwendig sind, erhalten eine Mitteilung per Mail. Der Antragsteller erhält ebenfalls eine Mail, wenn der Antrag verbucht ist bzw. wenn der Antrag abgelehnt wurde. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, den Antrag zu verfolgen Workflow/Buchen In diesem Menüpunkt können Sie den Antrag zum Nachtragen von vergessenen Buchungen stellen. Diese Buchungen können zurzeit sein: Kommen Gehen DG Kommen DG Gehen Kommen-Gehen DGGehen-DGKommen (Buchungspaar am selben Tag- erst Kommen, dann Gehen) (Buchungspaar am selben Tag - erst Dienstgang- Gehen, dann Dienstgang-Kommen) So gehen Sie vor: Bitte wählen Sie im Feld Buchungsart aus, welche Buchung durchgeführt werden soll. In die Spalte Datum tragen Sie bitte das Buchungsdatum (d.h. für welchen Tag soll die Buchung nachgetragen werden) ein. Abhängig von der gewählten Buchungsart, müssen Sie dann noch in die Spalten Von bzw. Bis die Uhrzeit für Ihre Buchung eintragen. Sie haben dann noch die Möglichkeit, eine Begründung einzutragen. Diese wird dann mit Ihrem Antrag mitgesendet und dem Vorgesetzten angezeigt. Nach der Eingabe der gewünschten Buchungen es können bis zu 7 Buchungen auf einmal eingetragen werden speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Nun wird je nach Ihrer Berechtigung die Buchung als Antrag gespeichert und an den entsprechend definierten Vorgesetzten weitergereicht Seite 20 von 28

21 Workflow/Fehlzeit In diesem Modul können Sie Fehlzeitanträge stellen. Diese können sein: Urlaub Dienstreise Zeitausgleich Krank ohne Schein (nachträglich) Löschen (damit können Sie eine bereits genehmigte Fehlzeit z.b. Urlaub löschen) Im unteren Teil sehen Sie zu Ihrer Information das Jahresblatt, das Ihnen eine Übersicht über bereits eingetragene Fehlzeiten gibt. Unterhalb des Jahresblattes sehen Sie eine Zusammenfassung der bereits eingetragenen Fehlzeiten mit den aufsummierten Tagen. Um eine Fehlzeit zu beantragen, wählen Sie zuerst die von Ihnen benötigte Fehlzeit aus. In das Feld <von Datum> tragen Sie bitte das Datum ein, an/ab dem die Fehlzeit eingetragen werden soll. In das Feld <bis Datum> tragen Sie bitte das Datum ein, bis zu dem die Fehlzeit eingetragen werden soll. Sie haben auch die Möglichkeit, Fehlzeiten für halbe Tage zu beantragen. Dann wählen Sie in der Tagesart aus, ob Vormittag oder Nachmittag: Seite 21 von 28

22 z.b. Sie sind ab Mittag auf Dienstreise, dann entfernen Sie die Haken im Vormittagsfeld Sie können ebenfalls eine Begründung eingeben. Bei Urlaubsanträgen, bei denen auch einen fachlichen Vertreter unterschreiben muss, müssen Sie dann den Vertreter auswählen. Dieser erhält dann ebenfalls Ihren Antrag und muss diesen vor dem Vorgesetzten genehmigen. Erst danach geht dieser zum Vorgesetzten. Nach der Eingabe der gewünschten Daten speichern Sie Ihre Eingaben. Nun wird die Fehlzeit als Antrag gespeichert und an den entsprechend definierten Vorgesetzten bzw. Vertreter weitergereicht Seite 22 von 28

23 Workflow/Anträge anzeigen Hier sehen Sie Ihre bisherigen Anträge sowie die momentan gestellten Anträge. Durch Klick auf den Status kann man sich anzeigen lassen, wo sich der Antrag gerade befindet (siehe unten) Anträge, die noch nicht endgenehmigt, also den Status verbucht haben, können noch zurückgezogen werden. Dies geschieht dadurch, dass Sie in der ersten Spalte das Kontrollkästchen anhaken und auf die Schaltfläche klicken. Wenn Sie diese Meldung bestätigen, dann wird der Antrag gelöscht. Der entsprechende Vorgesetzte erhält dann eine Mail mit der Info, dass der Antrag zurückgezogen wurde Seite 23 von 28

24 2.2.4 Menü Vorgesetzter In diesem Modul können Sie als Vorgesetzter oder als fachlicher Vertreter bei Urlaubsanträgen die Buchungsanträge Ihrer Mitarbeiter annehmen oder ablehnen. Sie erhalten zuvor per Mail eine Info, dass Anträge zur Bearbeitung vorliegen. Sie sehen in der ersten Zeile, wer den Buchungsantrag stellt Hier finden Sie die Angaben zum Buchungsantrag wie: Zeitpunkt der Antragstellung für wann? (Datum/Uhrzeit) soll was? (Zeitausgleich) genehmigt werden! Ist eine Begründung angegeben, dann erscheint diese hier: Die letzte Zeile enthält den Link zum Onlineportal von Webtime, wo Sie die Anträge bearbeiten können Anträge bearbeiten Hier können Sie die Anträge annehmen oder ablehnen. Möchten Sie vor einer Genehmigung oder Ablehnung eines Antrages zuerst eine Kapazitätsübersicht Ihres Bereiches sehen (wer ist wann da?), dann geben Sie im oberen Bereich den Zeitpunkt ein, den Sie prüfen wollen. Anschließend klicken Sie auf Seite 24 von 28

25 Sie erhalten nun eine Kapazitäts(Anwesenheits)übersicht für Ihren Bereich: Diese ist gerade bei Fehlzeiten ein gutes Werkzeug, um entscheiden zu können, ob Sie den Antrag genehmigen können oder nicht. Um einen oder mehrere Anträge zu genehmigen bzw. abzulehnen, wählen Sie den Antrag/die Anträge aus, indem Sie das Kontrollkästchen links neben den Anträgen anklicken. Anschließen klicken Sie auf die Schaltfläche oder für Antrag genehmigen für Antrag ablehnen Das Kontrollkästchen in der Spalte zu alt ist dann aktiviert, wenn der Antrag für eine Buchung gestellt wird, deren Frist abgelaufen ist (3 Arbeitstage). Dies kann bei Bedarf als Hinweis für den Vorgesetzten dienen, dass dieser Antrag eigentlich gar nicht mehr hätte gestellt werden dürfen Seite 25 von 28

26 Begründungen In diesem Modul werden Begründungen erfasst, die Vorgesetzte bei der Ablehnung eines Buchungsantrages angeben können. Sie müssen dann nicht immer wieder denselben Text eingeben. Tragen Sie bei der Bezeichnung den Text, der als Begründung für die Ablehnung eines Buchungsantrages zur Verfügung stehen soll ein. Sie können aber auch bei der Ablehnung eines Antrags eine frei definierbare Begründung eintragen. Diese Begründung muss in das zweite eingeblendete Feld eingegeben werden. Wenn Sie jetzt auf <OK> klicken, dann wird der Text als Begründung gespeichert, so dass Sie diesen bei der nächsten Verwendung nicht nochmal eingeben müssen, sondern diesen im Feld 1 auswählen können Seite 26 von 28

27 Menü Vertreter Dieses Menü steht nur den Vorgesetzten zur Verfügung. Fachliche Vertreter z.b. für Urlaubsanträge haben dieses Menü nicht. In diesem Modul regelt ein Vorgesetzter seine Vertretung während seiner Abwesenheit, beispielsweise während seines Urlaubes. Der Vorgesetzte muss für den Workflows einen Vertreter festlegen. Die Spalte Vertreter enthält in einer Auswahlliste die Namen aller Personen, die als Vertreter in Frage kommen. Durch Anklicken können Sie den gewünschten Vertreter bestimmen. Das Startdatum und die Startzeit bestimmen, ab wann der Vertreter anstelle des Vorgesetzten im Workflow eingesetzt wird. Das Endedatum und die Endezeit legen fest, bis zu welchem Zeitpunkt diese Vertreterregelung gilt. Wenn Sie in der Spalte das Kontrollkästchen anhaken, erhält der Vertreter eine mit diversen Informationen. So sieht er, wer ihn für welchen Zeitraum als Vertreter eingesetzt hat: Sie sind in den Workflows FHS als Vertreter von Leiter, Abteilung A für den Zeitraum : :59 eingetragen worden. Hinweis: Die Einrichtung der als Vertreter in Frage kommenden Personen erfolgt ausschließlich durch das Personalreferat. Wenn neue oder andere Vertreter eingerichtet werden sollen, ist dies durch den Vorgesetzten dem Personalreferat mitzuteilen Seite 27 von 28

28 2.3 Hilfe In jedem Bereich der Anwendung finden Sie eine - Schaltfläche. Damit können Sie sich eine Online- Hilfe aufrufen, wo Sie sich weitere Informationen zu dem jeweiligen Modul anschauen können. Durch einen Klick auf das gewünschte Element wird die Erklärung dazu ein- oder auch wieder ausgeblendet Seite 28 von 28

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