Das Wichtigste in Kürze. Liebe Leserin, lieber Leser,

Transkript

1 Das Wichtigste in Kürze Liebe Leserin, lieber Leser, Ab werden wesentliche Punkte des steuerlichen Reisekostenrechts neu geregelt. Arbeitgeber sollten sich bereits jetzt mit den geänderten Vorschriften befassen, um die im Unternehmen erforderlichen Änderungen rechtzeitig anstoßen zu können. Ein umfangreiches BMF-Schreiben zu den gesetzlichen Neuregelungen wird voraussichtlich Ende September veröffentlicht (Einführungsschreiben). In diesem Infoletter stellen wir Ihnen die neuen gesetzlichen Regelungen und die von der Finanzverwaltung beabsichtigte Umsetzung auf der Grundlage des vorliegenden Entwurfs des Einführungsschreibens vor. Die Beispiele sind im Wesentlichen diesem Entwurf entnommen. Wir haben uns auf die Regelungen, die für Arbeitgeber in der Privatwirtschaft gelten, beschränkt. Sie erhalten eine aktualisierte Darstellung des neuen Reisekostenrechts, wenn das Einführungsschreiben in seiner endgültigen Fassung bekannt gemacht wurde. Mit freundlichen Grüßen WTS Steuerberatungsgesellschaft mbh Susanne Weber Steuerberaterin Kersten Weißig Steuerberater Seite 1 von 42

2 Inhalt 1. Allgemeines 3 2. Neuer Begriff: "Erste Tätigkeitsstätte" Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des Arbeitgebers Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte anhand von zeitlichen Kriterien Mehrere Tätigkeitsstätten Erste Tätigkeitsstätte bei grenzüberschreitenden Entsendungen Zusammenfassung Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten Fahrtkosten bei Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitsstätte Derselbe Ort/Sammelpunkt Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten Notwendige Mehraufwendungen für Übernachtung Monatsfrist für Übernachtungskosten Pauschalen bei Erstattung durch den Arbeitgeber Behandlung von Hotelfrühstücken Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten Bei Inlandsreisen Bei Auslandsreisen Dreimonatsfrist Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Gestellung von Mahlzeiten Veranlassung durch den Arbeitgeber Wann ist die Kürzung vorzunehmen? Entgelt des Mitarbeiters Kürzung der Verpflegungspauschale bei Hotelfrühstück Mahlzeiten bei Dienstreisen Bewertung von Mahlzeiten bei Dienstreisen Neue Pauschalierungsmöglichkeit für Sachbezugswerte Entgelt des Mitarbeiters Pauschalierungsmöglichkeit für Verpflegungspauschalen Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten Bescheinigung der steuerfreien Verpflegungspauschalen Großbuchstabe "M" Reisenebenkosten Neue Regelungen zur doppelten Haushaltsführung Voraussetzungen für die Anerkennung der doppelten Haushaltsführung Unterkunftskosten Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung Fahrtkosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung 41 Seite 2 von 42

3 1. Allgemeines Die Änderungen im Reisekostenrecht betreffen vor allem die im Zusammenhang mit einer Dienstreise (Auswärtstätigkeit) anfallenden Fahrt- und Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen. Folgende Themen im neuen Reisekostenrecht sollten Sie sich ganz besonders ansehen: Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte: Dies hat Auswirkungen auf die Erstattung von Fahrtkosten und die Besteuerung von Firmenwagen Erhöhung der Verpflegungspauschalen, die ggf. zusätzliche Kosten für das Unternehmen zur Folge haben kann Neue Regelungen für die Gestellung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten. Insoweit sollten die installierten Prozesse zur Erfassung von Sachzuwendungen an Mitarbeiter überprüft werden 48 - Monatsfrist für Übernachtungskosten und Regelung zu Hotelfrühstücken Auch bei der doppelten Haushaltsführung haben sich Änderungen ergeben: Die Voraussetzungen für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung wurden verschärft, Übernachtungskosten können bei einer doppelten Haushaltsführung nur bis monatlich steuerlich berücksichtigt werden. Die neuen Regelungen gelten für den Werbungkostenabzug und die steuerfreie Auslagenerstattung durch den Arbeitgeber gleichermaßen. Für die bessere Lesbarkeit gehen wir in diesem Infoletter hauptsächlich auf die steuerfreien Arbeitgebererstattungen ein. Soweit vom Arbeitgeber keine steuerfreien Erstattungen erfolgen, obwohl dies möglich wäre, kann der Mitarbeiter die entsprechenden Aufwendungen bzw. Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen. 2. Neuer Begriff: "Erste Tätigkeitsstätte" Nach dem Gesetzeswortlaut ist erste Tätigkeitsstätte, die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist. Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, bestimmt sich die erste Tätigkeitsstätte nach zeitlichen Kriterien. Wie bisher hat der Mitarbeiter je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Kommen mehrere Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte in Betracht, kann der Arbeitgeber bestimmen, welche der in Frage kommenden Tätigkeitsstätten erste Tätigkeitsstätte sein soll. Wird nichts bestimmt, ist die der Wohnung des Mitarbeiters örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, kann künftig eine erste Tätigkeitsstätte sein. Ein Vollzeitstudium oder eine vollzeitige Bildungsmaßnahme liegt insbesondere vor, wenn der Steuerpflichtige im Rahmen dieses Studiums oder im Rahmen dieser Bildungsmaßnahme für einen Beruf ausgebildet wird und daneben entweder keiner oder nur einer Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder in Form eines Minijobs nachgeht. Seite 3 von 42

4 Als erste Tätigkeitsstätte kommen nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen in Betracht. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen können daher keine erste Tätigkeitsstätte sein. Das gilt auch für das häusliche Arbeitszimmer des Mitarbeiters ("Home Office"), da dieses keine betriebliche Einrichtung darstellt. Hinweis Es muss sich aber nicht um eine ortsfeste betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers handeln. Eine erste Tätigkeitsstätte kann sich auch an ortsfesten betrieblichen Einrichtungen von Dritten (z. B. verbundenes Unternehmen, Kunde) befinden, wenn der Mitarbeiter dauerhaft dort tätig werden soll Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte Ähnlich wie bislang der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte hat auch der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte eine zentrale Bedeutung im steuerlichen Reisekostenrecht. Erstattungen des Arbeitgebers für Fahrten zwischen der Wohnung des Mitarbeiters und der ersten Tätigkeitsstätte sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen Firmenwagen zur Verfügung, muss hierfür ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Nur beim Aufsuchen von Tätigkeitsstätten, die nicht erste Tätigkeitsstätte sind (auswärtige berufliche Tätigkeit), können Fahrtkosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, bzw. muss bei Nutzung eines Firmenwagens kein geldwerter Vorteil versteuert werden. Bei Tätigkeiten an einer ersten Tätigkeitsstätte können Verpflegungsmehraufwendungen nicht steuerfrei erstattet werden. Bei der Ermittlung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sind bei eintägigen Reisen die Abwesenheitszeiten von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Übernachtet ein Mitarbeiter am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, gelten die Regelungen für die doppelte Haushaltsführung, während bei einer vorübergehenden Tätigkeit an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte im Regelfall die tatsächlichen Übernachtungskosten berücksichtigt werden können Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des Arbeitgebers Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist. Nach dem Gesetzeswortlaut wird die dauerhafte Zuordnung des Mitarbeiters durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt. Seite 4 von 42

5 Zuordnung Weisungen, die eine steuerliche Zuordnung zur Folge haben, können schriftlich oder mündlich erteilt werden. Die Zuordnung muss sich auf die Tätigkeit des Mitarbeiters beziehen. Insbesondere bei der Zuordnung von Gesellschafter-Geschäftsführern, Mitarbeiter- Ehegatten und sonstigen, mitarbeitenden Familienangehörigen sollte darauf geachtet werden, dass die getroffenen Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten ( 42 AO). Besteht eine Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung, kommt es weder auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätte, noch auf den Umfang der Tätigkeiten, die dort zu erbringen sind, an. Es ist auch nicht mehr entscheidend, ob dort der inhaltliche/qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit liegt oder liegen soll. Die bisherige Rechtsprechung des BFH, nach der für die Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte auch zu prüfen ist, wo der Mitarbeiter den inhaltlichen/qualitativen Schwerpunkt seiner Arbeitsleistung erbringt, wird für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nicht angewendet. Fazit Zuordnen bedeutet also "den Ort bestimmen, an dem der Mitarbeiter seine Arbeit (ggf. auch nur in geringem Umfang) ausüben soll". Erfüllt diese Bestimmung die Kriterien der Dauerhaftigkeit (vgl. Tz ) liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor Dauerhafte Zuordnung und Prognose Die Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte muss auf Dauer angelegt sein. Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind im Gesetz genannt: unbefristete Zuordnung des Mitarbeiters zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung Zuordnung für die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses oder Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. Beispiel 1 Der Mitarbeiter ist für ein Projekt befristet eingestellt worden. Die Tätigkeit soll am Betriebssitz des Arbeitgebers ausgeübt werden. Das Arbeitsverhältnis soll nach Ablauf der Befristung enden. Der Mitarbeiter hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit seine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers, da er diesem für die gesamte Dauer seines befristeten Arbeitsverhältnisses (= dauerhaft) zugeordnet ist. (entsprechend Beispiel 1 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist die auf die Zukunft gerichtete Prognose-Betrachtung ("Ex-ante") maßgebend. Die Änderung einer Zuordnung durch den Arbeitgeber ist erst mit Wirkung für die Zukunft zu berücksichtigen. Seite 5 von 42

6 Hinweis Die Formulierung "bis auf weiteres" wird von der Finanzverwaltung als dauerhaft ausgelegt. Beispiel 2 Ein Mitarbeiter soll bis auf weiteres an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in A und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in B tätig werden. Der Arbeitgeber hatte zunächst die Filiale in B als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Ab legt er A als erste Tätigkeitsstätte fest. Bis hat der Mitarbeiter in B seine erste Tätigkeitsstätte. Ab ist die erste Tätigkeitsstätte in A. (entsprechend Beispiel 2 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Die Prognose, ob der Mitarbeiter dauerhaft einer bestimmten Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, ist jeweils zu Beginn der durch den Mitarbeiter auszuübenden Tätigkeit zu treffen. Eine Änderung der Zuordnung kann z. B. zu prüfen sein, wenn sich das Berufsbild des Mitarbeiters aufgrund der Vorgaben des Arbeitgebers dauerhaft ändert, z. B. wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Dauer in den Innendienst wechselt. Wenn die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse, wie etwa Krankheit, politische Unruhen am Tätigkeitsort, Insolvenz des Kunden o. ä. von der ursprünglichen Festlegung der dauerhaften Zuordnung abweichen, bleibt die zuvor getroffene Prognoseentscheidung für die Vergangenheit weiterhin maßgebend. Für die Anwendung der 48-Monatsfrist ist der Beginn der Tätigkeit an der jeweiligen Tätigkeitsstätte auch dann maßgebend, wenn er vor dem liegt. Wurde zu Beginn der Tätigkeit keine oder keine eindeutige Prognose getroffen oder eine solche nicht dokumentiert, kann dies bis spätestens zum nachgeholt werden. Beispiel 3 Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am an der Tätigkeitsstätte des Kunden seines Arbeitgebers aufgenommen. Es war bereits im Jahr 2010 vereinbart, dass er dort bis zum tätig sein sollte. Die 48-Monatsfrist hat am begonnen. Da der Tätigkeitszeitraum weniger als 48 Monate betragen sollte, hat der Mitarbeiter auch nach dem bei dem Kunden keine erste Tätigkeitsstätte, sondern ist dort auswärts tätig. (entsprechend Beispiel 7 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 3 Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am an einer Tätigkeitsstätte des Kunden seines Arbeitgebers aufgenommen und soll dort bis zum tätig sein. Die 48-Monatsfrist hat am begonnen. Da der für die Prognose relevante Tätigkeitszeitraum mehr als 48 Monate beträgt, hat der Mitarbeiter ab dem beim Kunden eine erste Tätigkeitsstätte. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 7 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Seite 6 von 42

7 Organisatorische Zuordnung Die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. Personalaktenführung), ohne dass er in dieser Einrichtung - auch nicht in geringem Umfang - tätig werden soll, führt nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Wenn der Mitarbeiter aber in einer vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll, liegt nach dem Entwurf des Einführungsschreibens eine erste Tätigkeitsstätte vor, auch wenn die Zuordnung zu dieser Tätigkeitsstätte lediglich aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen erfolgte. Auf die Qualität der Tätigkeit soll es dann nicht mehr ankommen. Auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung können ausreichend sein (Vorrang des Arbeits-/Dienstrechts) Verlängerung einer Abordnung und Kettenabordnung Wird eine auf weniger als 48 Monate geplante Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters verlängert, muss geprüft werden, ob er vom Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung an noch mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll. Beispiel 4 Der unbefristet beschäftigte Mitarbeiter wird für eine Projektdauer von voraussichtlich 18 Monaten der betrieblichen Einrichtung eines Kunden zugeordnet. Nach 18 Monaten wird die Zuordnung um 36 Monate verlängert. Obwohl der Mitarbeiter insgesamt 54 Monate beim selben Kunden tätig wird, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Weder im Zeitpunkt der erstmaligen Zuordnung noch im Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung sollte der Mitarbeiter für mehr als 48 Monate bei diesem Kunden eingesetzt werden. (entsprechend Beispiel 3 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 4 Die Zuordnung des Mitarbeiters wird bereits nach drei Monaten um 36 Monate auf insgesamt 54 Monate verlängert. Nach 12 Monaten wird das Projekt planwidrig beendet. Die ersten drei Monate sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Erst ab dem Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung hat der Mitarbeiter seine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden, da er ab diesem Zeitpunkt noch 51 Monate und somit dauerhaft dort tätig werden soll. Auch die planwidrige Beendigung des Projekts ändert nichts an der ursprünglichen dauerhaften Zuordnung. In den Monaten 4 bis 12 liegt eine erste Tätigkeitsstätte am Projektort vor. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 3 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Bei einer sog. Kettenabordnung ist keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten umfasst. In diesen Fällen ist stets von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen Outsourcing-Fälle und Leiharbeitnehmer In den Fällen des sog. Outsourcings geht die Finanzverwaltung ebenfalls von einer dauerhaften Zuordnung und somit einer ersten Tätigkeitsstätte bei einem Dritten aus. Seite 7 von 42

8 Outsourcing liegt nach dem Entwurf des Einführungsschreibens vor, wenn das Dienstverhältnis auf einen anderen Arbeitgeber ausgelagert wird und der Mitarbeiter für die gesamte Dauer des neuen Beschäftigungsverhältnisses oder länger als 48 Monate (= dauerhaft) weiterhin an seiner früheren Tätigkeitsstätte beim bisherigen Arbeitgeber tätig werden soll. Auch in dem Fall, in dem ein Leiharbeitnehmer ausnahmsweise für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses mit dem Verleiher oder länger als 48 Monate (= dauerhaft) in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig werden soll, geht die Finanzverwaltung von einer ersten Tätigkeitsstätte beim Entleiher aus Dokumentation Da die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers eindeutig sein muss, muss sie vom Arbeitgeber dokumentiert werden. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kommen hierfür z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in Protokollnotizen oder in dienstrechtlichen Verfügungen in Betracht. Auch Reisekostenabrechnungen (bzw. die Tatsache, ob Reisekosten gezahlt werden) oder der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung des Firmenwagens für die Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte sollen als Nachweis für die Zuordnungsentscheidung herangezogen werden können. Der Arbeitgeber kann die Zuordnungsentscheidung auch anhand eines Organigramms dokumentieren. Allerdings kann ein Organigramm alleine - z. B. bei einer späteren Lohnsteueraußenprüfung - nicht als Beweis für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte herangezogen werden, wenn der Arbeitgeber ansonsten keine Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Tätigkeitsstätte getroffen hat und kein anderer Nachweis über die Zuordnung vorliegt. Eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung des Arbeitgebers, dass der Mitarbeiter keiner Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist (Negativfestlegung), wird von der Finanzverwaltung nicht anerkannt. Wenn ein Nachweis einer eindeutigen Zuordnung fehlt und diese nicht anderweitig glaubhaft gemacht werden kann, gelten für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte zeitliche Kriterien (vgl. Tz. 2.3.). Sind auch die zeitlichen Kriterien für keine Tätigkeitsstätte erfüllt, hat der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte anhand von zeitlichen Kriterien Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Mitarbeiters zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den o.g. Grundsätzen (vgl. Tz. 2.2.) oder ist die getroffene Zuordnungsentscheidung nicht eindeutig, ist zu prüfen, ob der zeitliche Umfang der Tätigkeit an einer bestimmten Tätigkeitsstätte zu einer ersten Tätigkeitsstätte dort führt. Seite 8 von 42

9 Nach 9 Absatz 4 Satz 4 EStG ist von einer ersten Tätigkeitsstätte an einer betrieblichen Einrichtung auszugehen, wenn der Mitarbeiter dort typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft (vgl. Tz ) tätig werden soll. Beispiel 5 Der Mitarbeiter ist von seinem Arbeitgeber unbefristet eingestellt worden. Er soll dauerhaft in der Filiale Y arbeiten. Da er aber in den ersten 36 Monaten seiner Tätigkeit an drei Tagen wöchentlich in Filiale X und zwei volle Tage wöchentlich in Filiale Y arbeiten soll, ordnet der Arbeitgeber den Mitarbeiter für die ersten 36 Monate der Filiale X zu. Der Mitarbeiter hat in Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er dort lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft zugeordnet ist. Erste Tätigkeitsstätte ist jedoch Filiale Y, da der Mitarbeiter dort dauerhaft typischerweise an zwei vollen Tagen tätig werden soll. (entsprechend Beispiel 8 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 5 Der Mitarbeiter aus dem vorhergehenden Beispiel soll an 4 Tagen wöchentlich in Filiale X und nur einen vollen Tag wöchentlich in Filiale Y tätig werden. Der Mitarbeiter hat in Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er dort lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft zugeordnet ist. Auch Filiale Y ist keine erste Tätigkeitsstätte, da der Mitarbeiter dort die zeitlichen Kriterien nicht erfüllt. Für die Prüfung der zeitlichen Kriterien muss der Mitarbeiter an der jeweiligen betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder ähnliches abzuholen oder abzugeben, führt hier noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte Beispiel 6 Ein Kundendienstmonteur, der von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht den Betrieb seines Arbeitgebers regelmäßig auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die Auftragsbestätigungen in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom Vortag abzugeben. Der Kundendienstmonteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das regelmäßige Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da der Mitarbeiter dort nicht die eigentliche berufliche Tätigkeit ausübt. (entsprechend Beispiel 9 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Seite 9 von 42

10 Hinweis Aus dem Entwurf des Einführungsschreibens geht nicht hervor, ob auch die Teilnahme an Besprechungen (z. B. Jour Fixe) von der Finanzverwaltung als zur eigentlichen beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters gehörend angesehen wird Prognoseentscheidung Auch die zeitlichen Kriterien sind anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose zu beurteilen. Die in Tz dargestellten Grundsätze gelten entsprechend. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse (z. B. Krankheit) hiervon ab, bleibt es bei der zuvor getroffenen Prognoseentscheidung bezüglich der ersten Tätigkeitsstätte. Die Prognoseentscheidung ist zu Beginn des Dienstverhältnisses zu treffen. Die auf Grundlage dieser Prognose getroffene Beurteilung bleibt solange bestehen, bis die Verhältnisse sich maßgeblich ändern oder der Arbeitgeber erstmalig eine Zuordnungsentscheidung trifft. Beispiel 7 Der Mitarbeiter soll seine berufliche Tätigkeit an drei Tagen in einem Home- Office ausüben und an zwei vollen Tagen in der betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers tätig werden. Er ist dieser nicht dauerhaft zugeordnet. Das Home-Office ist keine erste Tätigkeitsstätte. Da der Mitarbeiter aber in der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers an zwei Tagen seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben soll, ist die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers erste Tätigkeitsstätte. (entsprechend Beispiel 10 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Regeln für die zeitlichen Kriterien Bei der quantitativen Prüfung kommt es allein auf den Umfang der an der Tätigkeitsstätte dauerhaft zu leistenden arbeitsvertraglichen Arbeitszeit (mind. 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder 2 volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder arbeitstäglich) an. Dies bedeutet: Soll der Mitarbeiter an einer Tätigkeitsstätte zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann ist dies die erste Tätigkeitsstätte. Entsprechendes gilt, wenn der Mitarbeiter an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich tätig werden soll. Soll er an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich, aber weniger als 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann führt dies nach dem Entwurf des Einführungsschreibens nur zu einer ersten Tätigkeitsstätte, wenn der Mitarbeiter dort typischerweise arbeitstäglich seine eigentliche berufliche Tätigkeit und nicht nur Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeiten (Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder ähnliches abholen oder abgeben) durchführen soll. Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die zeitlichen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte, dann kann der Arbeitgeber bestimmen, welche dieser Tätigkeitsstätten die erste Tätigkeitsstätte ist. Fehlt eine solche Bestimmung des Arbeitgebers, wird zugunsten des Mitarbeiters die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Mitarbeiters am nächsten liegt (vgl. Tz. 2.4.). Seite 10 von 42

11 2.4. Mehrere Tätigkeitsstätten Der Mitarbeiter kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Hat ein Mitarbeiter aber mehrere Dienstverhältnisse, kann er auch mehrere erste Tätigkeitsstätten haben (je Dienstverhältnis jedoch höchstens eine). Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten in einem Dienstverhältnis die Voraussetzungen für die Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der der Mitarbeiter den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil seiner beruflichen Tätigkeit ausüben soll. Beispiel 8 Ein in B wohnender Filialleiter ist keiner betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet. Es ist lediglich festgelegt, dass er an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in B und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in A tätig werden soll. Der Arbeitgeber bestimmt die Filiale in A zur ersten Tätigkeitsstätte. Durch die Bestimmung seines Arbeitgebers hat der Filialleiter in der betrieblichen Einrichtung in A seine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass er dort lediglich zwei Tage und damit nicht zeitlich überwiegend beruflich tätig ist. (entsprechend Beispiel 13 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Mitarbeiters örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Abwandlung zu Beispiel 8 Der Arbeitgeber des o.g. Beispiels verzichtet auf die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte des Filialleiters ist die seiner Wohnung am nächsten liegende betriebliche Einrichtung seines Arbeitgebers in B. Die Tätigkeit in A ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 13 des Entwurfs des Einführungsschreibens) 2.5. Erste Tätigkeitsstätte bei grenzüberschreitenden Entsendungen Bei grenzüberschreitender Mitarbeiterentsendung zwischen verbundenen Unternehmen liegt beim aufnehmenden Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte dann vor, wenn der Mitarbeiter im Rahmen eines eigenständigen Arbeitsvertrags mit dem aufnehmenden Unternehmen einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses Unternehmens dauerhaft zugeordnet ist (d.h. die Zuordnung umfasst die Dauer des gesamten (befristeten) Dienstverhältnisses mit dem aufnehmenden Unternehmen oder einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten). Beispiel 9 Der Mitarbeiter ist von der ausländischen Muttergesellschaft für zwei Jahre an die inländische Tochtergesellschaft entsandt worden. Für die Dauer der Entsendung wurde mit der Tochtergesellschaft ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen, in dem er der inländischen Hauptniederlassung der Tochtergesellschaft zugeordnet wurde. Seite 11 von 42

12 Der Mitarbeiter hat bei der Tochtergesellschaft seine erste Tätigkeitsstätte, da er für die Dauer des (befristeten) Arbeitsverhältnisses (= dauerhaft) dort tätig werden soll. (entsprechend Beispiel 5 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Wird der Mitarbeiter ohne Abschluss eines lokalen Arbeitsvertrags mit dem aufnehmenden Unternehmen in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses Unternehmens tätig, liegt eine erste Tätigkeitsstätte dort nur vor, wenn der Mitarbeiter vom entsendenden Unternehmen dauerhaft dem aufnehmenden Unternehmen zugeordnet wurde (d.h. Zuordnung für die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten Dienstverhältnisses mit dem entsendenden Unternehmen oder die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus). Beispiel 10 Der Mitarbeiter ist von der ausländischen Muttergesellschaft für zwei Jahre an die inländische Tochtergesellschaft entsandt und für diesen Zeitraum der inländischen Niederlassung der Tochtergesellschaft zugeordnet worden. Es besteht kein lokaler Vertrag mit der inländischen Tochtergesellschaft. Der Mitarbeiter hat bei der Tochtergesellschaft keine erste Tätigkeitsstätte, da er dieser nicht dauerhaft zugeordnet worden ist. Er übt für die Dauer seiner zweijährigen Tätigkeit im Inland eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit aus. (entsprechend Beispiel 6 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Sollte die dauerhafte Zuordnung fehlen oder nicht eindeutig sein, sind die zeitlichen Kriterien auch in den Fällen der grenzüberschreitenden Mitarbeiterentsendung zwischen verbundenen Unternehmen zu prüfen Zusammenfassung Es muss nun geprüft werden, ob für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen eine Zuordnung im Sinne der Tz bereits besteht, bzw. ob eine solche Zuordnung noch getroffen werden soll. Besteht eine solche Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung, wird diese die erste Tätigkeitsstätte, unabhängig davon, in welchem zeitlichen (oder inhaltlichen) Umfang der Mitarbeiter dort tätig wird. Nimmt der Arbeitgeber keine Zuordnung vor (oder ist sie nicht eindeutig oder nicht entsprechend dokumentiert), sind zeitliche Kriterien zu prüfen (vgl. Tz. 2.3.). Nur wenn die zeitlichen Kriterien für keine der Tätigkeitsstätten erfüllt sind, kann der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte haben. Wird der Mitarbeiter an einer betrieblichen Einrichtung aber dauerhaft typischerweise arbeitstäglich zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens ein Drittel seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit tätig, hat er auch eine erste Tätigkeitsstätte. Entweder an der betrieblichen Einrichtung, an der er die zeitlichen Kriterien erfüllt oder an der betrieblichen Einrichtung, der ihn der Arbeitgeber zuordnet hat. Seite 12 von 42

13 Sowohl für die Zuordnung, als auch für die zeitlichen Kriterien des Gesetzes ist im Wege einer Prognose-Entscheidung in die Zukunft zu blicken ("tätig werden soll"). "Dauerhaft" bedeutet in beiden Fällen für die Dauer des Dienstverhältnisses, unbefristet, oder über die Dauer von 48 Monaten hinaus. Für die meisten Mitarbeiter wird es bereits eine organisatorische Zuordnung (vgl. Tz ) geben. Nach dem Entwurf des Einführungsschreibens könnte diese nun zu einer ersten Tätigkeitsstätte führen, wenn der Mitarbeiter an dem Standort, dem er organisatorisch zugeordnet ist, auch einen Teil seiner Arbeitsleistung erbringen soll. Vermutlich haben viele Arbeitgeber festgelegt, wo der einzelne Mitarbeiter seine Arbeitsleistung zu erbringen hat, ohne dies schriftlich niederzulegen. Soll sich die erste Tätigkeitsstätte künftig nach der Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers richten, sollte daher auf eine entsprechende (nachvollziehbare) Dokumentation der Zuordnungsentscheidung geachtet und diese ggf. nachgeholt werden. Die Mitarbeiter, die bislang eine regelmäßige Arbeitsstätte haben, werden diese vermutlich auch weiterhin als erste Tätigkeitsstätte haben. Bei Mitarbeitern, die bislang keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, weil sie ständig bei einem Dritten (z. B. Kunde) eingesetzt sind, sollte geprüft werden, ob die zeitlichen Kriterien für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt sind, bzw. ob eine dauerhafte Zuordnung zur betrieblichen Einrichtung des Kunden besteht oder ob diese noch erfolgen soll. Auch bei Mitarbeitern, die ihre Arbeit an mehreren betrieblichen Einrichtungen ausüben (z. B. mehrere Filialen, Arbeitsplatz an verschiedenen Standorten des Arbeitgebers) sollte geprüft werden, ob die zeitlichen Kriterien erfüllt sind. Ist dies der Fall, liegt dort eine erste Tätigkeitsstätte, es sei denn er wurde einer anderen betrieblichen Einordnung dauerhaft zugeordnet. Ohne erste Tätigkeitsstätte können nur noch Mitarbeiter sein, die keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet sind und die die zeitlichen Kriterien für keine Tätigkeitsstätte erfüllen. Beispiele hierfür können sein: Filialleiter, die für keine der Filialen die zeitlichen Kriterien erfüllen und die keiner der Filialen arbeitsrechtlich zugeordnet sind. Außendienstmitarbeiter, die immer bei verschiedenen Kunden und / oder im Homeoffice arbeiten und nicht dem Betrieb des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet sind. Service-Techniker und Monteure, Pflegekräfte, Handelsvertreter u.ä. die immer bei verschiedenen Kunden arbeiten und den Betrieb des Arbeitgebers nur aufsuchen, um den Firmenwagen entgegenzunehmen, Aufträge abzuholen oder abzurechnen. Seite 13 von 42

14 3. Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten Die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit bleibt unverändert. Der Arbeitgeber kann dem Mitarbeiter Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und die keine Familienheimfahrten sind, steuerfrei erstatten. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Nutzt der Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug, kann ein Kilometersatz auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug errechnet werden. Dieser kann so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (z. B. Ende des Abschreibungszeitraums). Alternativ können die Fahrtkosten wie bisher mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Die Höhe der Kilometersätze richtet sich nach der im Bundesreisekostengesetz festgelegten höchsten Wegstreckenentschädigung für das jeweils benutzte Beförderungsmittel. Derzeit beträgt diese bei Benutzung eines Pkw 0,30 je Fahrtkilometer und bei Benutzung eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs 0,20 je Fahrtkilometer ( 5 BRKG). Beim Werbungkostenabzug der Mitarbeiter können die gesetzlich festgelegten Beträge auch dann als Werbungskosten angesetzt werden, wenn sie zu einer unzutreffenden Besteuerung führen würden, weil die Pauschalen die tatsächlichen Kosten je Kilometer offensichtlich übersteigen (H 9.5 "Pauschale Kilometersätze" 4. Spiegelstrich ist ab 2014 nicht mehr anzuwenden). 4. Fahrtkosten bei Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitsstätte Nach dem derzeitigen Reisekostenrecht werden bei Mitarbeitern, die keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, alle Fahrten nach den Grundsätzen der Auswärtstätigkeit behandelt. Ab gilt für die Fahrkosten von Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitstätte, die nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme der beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort/Sammelpunkt (Beispiele: Busdepot, Fährhafen, Treffpunkt für betrieblichen Sammeltransport) oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen haben, folgende Besonderheit: Für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt bzw. zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet sind die Regelungen anzuwenden, die für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten. Diese Fahrten können vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet werden, bei Nutzung eines Firmenwagens muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Seite 14 von 42

15 Hinweis Diese Fiktion einer ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für die Berücksichtigung von Fahrtkosten, nicht aber für die Berechnung der Verpflegungsausschalen und der Übernachtungskosten. Auch bei einer Tätigkeit im weiträumigen Tätigkeitsgebiet können Verpflegungspauschalen steuerfrei ersetzt werden. Da es sich bei den Fahrten nicht um Fahrten zwischen Wohnung und einer ersten Tätigkeitsstätte handelt, sondern diese nur entsprechend behandelt werden, ist u.e. eine Pauschalversteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG mit 15 % nicht zulässig Derselbe Ort/Sammelpunkt Ein Sammelpunkt im Sinne des Einführungsschreibens liegt vor, wenn der Arbeitgeber durch arbeits-/dienstrechtliche Festlegung bestimmt, dass sich der Mitarbeiter arbeitstäglich an einem dauerhaft festgelegten Ort, der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder dort die Arbeit aufzunehmen. Solche Orte können z. B. sein der Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, ein Busdepot oder ein Fährhafen. Hinweis Die Einschränkungen für den Sammelpunkt gelten aber nicht für privat organisierte Fahrgemeinschaften, da es insoweit an einer arbeits-/dienstrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers fehlt. Die Regelung betrifft z. B. Bus- oder LKW-Fahrer und Kundendienstmonteure, wenn sie dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich einen vom Arbeitgeber festgelegten Ort aufsuchen sollen. (entsprechend Beispiel 14 und 15 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Seeleute, die auf einem Schiff (= keine ortsfeste betriebliche Einrichtung) tätig werden sollen, wenn der Dienstantritt, die Ein- und Ausschiffung typischerweise arbeitstäglich von dem gleichen Anleger (wie z. B. einem Fähranleger, Liegeplatz des Seenotrettungskreuzers, Anleger des Fahrgastschiffes) erfolgen soll. (entsprechend Beispiel 16 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Angestellte Lotsen, die ihre Tätigkeit typischerweise auf verschiedenen Schiffen (= keine ortsfeste betriebliche Einrichtung) ausüben sollen und die typischerweise arbeitstäglich von einer vom Arbeitgeber festgelegten Lotsenstation oder Lotsenwechselstation zum Einsatz auf ein Schiff verbracht werden. (entsprechend Beispiel 17 des Entwurfs des Einführungsschreibens) 4.2. Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Die Einschränkungen für die Fahrtkostenerstattung/Versteuerung geldwerter Vorteil für den Firmenwagen findet ebenfalls Anwendung, wenn der Mitarbeiter seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben soll. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt nach dem Entwurf des Einführungsschreibens vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Seite 15 von 42

16 Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenarbeiter, Forstarbeiter tätig. Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen. Für die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes gelten Dienstreisegrundsätze. Wenn der Mitarbeiter das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben Zugang aus betreten oder befahren muss, gilt die Steuerpflicht für die Fahrkostenerstattung/Versteuerung des geldwerten Vorteils für den Firmenwagen für die Fahrten von der Wohnung bis zu diesem Zugang. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, gilt sie aus Vereinfachungsgründen nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang. Beispiel 11 Ein Forstarbeiter fährt mit dem Firmenwagen an 150 Tagen von seiner Wohnung zu dem 15 km entfernten, nächstgelegenen Zugang des von ihm täglich zu betreuenden Waldgebietes (weiträumiges Tätigkeitsgebiet). An 70 Tagen gelangt er von seiner Wohnung über einen weiter entfernt gelegenen Zugang (20 km) in das Waldgebiet. Die Fahrten von der Wohnung zu dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte, so dass ein geldwerter Vorteil aus der Nutzung des Firmenwagens für Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte versteuert werden muss. Es kann hierbei die Entfernung zum nächstgelegenen Zugang angesetzt werden. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, von welchem Zugang aus das weiträumige Tätigkeitsgebiet angefahren wird. In seiner Steuererklärung kann der Mitarbeiter für die Fahrten zum der Wohnung nächstgelegenen Zugang (15 km) die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 je Entfernungskilometer als Werbungskosten ansetzen. Die Fahrten mit dem Firmenwagen innerhalb des Waldgebietes können mangels Aufwendungen nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden. Bei den Fahrten zu dem weiter entfernt gelegenen Zugang werden ebenfalls nur 15 Kilometer mit der Entfernungspauschale berücksichtigt. Die zusätzlichen fünf Kilometer morgens hin und die fünf Kilometer abends zurück, werden ebenso wie die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes als Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit angesehen. Somit sind für 220 Tage jeweils 15 km mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten anzusetzen. (entsprechend Beispiel 18 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Soll der Mitarbeiter in mehreren ortsfesten Einrichtungen seines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten, die innerhalb eines bestimmten Bezirks gelegen sind, beruflich tätig werden, wird er nicht in einem weiträumi- Seite 16 von 42

17 gen Tätigkeitsgebiet, sondern an verschiedenen, ggf. ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig. 5. Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten 5.1. Notwendige Mehraufwendungen für Übernachtung Aufgrund der neuen gesetzlichen Regelung kann der Arbeitgeber notwendige Mehraufwendungen eines Mitarbeiters für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, steuerfrei erstatten. Dabei ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft). Die berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Mitarbeiter auf Weisung des Arbeitgebers so gut wie ausschließlich dienstlich unterwegs ist, z. B. wenn er einen Kunden besucht. Erledigt der Mitarbeiter im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten (z. B. wenn der Mitarbeiter im Anschluss an die Dienstreise aus privaten Gründen Tage am Dienstreiseort verbringt), müssen - wie bisher - die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen getrennt werden, ggf. im Wege der Schätzung. Übernachtungskosten können nur steuerfrei erstattet werden, wenn der Mitarbeiter noch eine andere Wohnung hat, an der sich der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters befindet. Wenn die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Mitarbeiters ist, können die Übernachtungskosten nicht steuerfrei erstattet werden, da es insoweit an einem beruflich veranlassten Mehraufwand fehlt. Die Wohnung am Lebensmittelpunkt muss aber keinen eigenen Hausstand darstellen, wie er für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung vorausgesetzt wird (vgl. Tz ). Auch eine finanzielle Beteiligung an den Kosten ist nicht erforderlich. Es genügt, wenn der Mitarbeiter z. B. im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Hierzu zählen zum Beispiel Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe). Nach dem derzeitigen Stand des BMF-Schreibens soll bei Auslandsübernachtungen auch die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen zu den Unterkunftskosten gehören. Zur steuerlichen Behandlung der Frühstückskosten vgl. Tz und Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Mitarbeiter eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Mitarbeiter angefallen wären (wie bisher). Bei Nutzung eines Mehrbettzimmers können daher die Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Seite 17 von 42

18 Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland als auch im Ausland. Beispiel 12 Der Mitarbeiter wird aus persönlichen Gründen auf einer Dienstreise von seiner Ehefrau begleitet. Für die Übernachtung im Doppelzimmer entstehen Kosten von 150. Ein Einzelzimmer hätte 120 gekostet. Der Arbeitgeber kann 120 steuerfrei erstatten. (entsprechend Beispiel 40 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Monatsfrist für Übernachtungskosten Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können Unterkunftskosten nach Ablauf von 48 Monaten höchstens noch bis zur Höhe von im Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Beispiel 13 Ein Mitarbeiter ist in der sich an seinem Wohnort befindlichen ersten Tätigkeitsstätte an zwei Tagen in der Woche tätig. An den anderen drei Tagen betreut er aufgrund arbeitsrechtlicher Festlegungen eine Filiale, die 200 km entfernt liegt. Dort übernachtet er regelmäßig zweimal wöchentlich. Da der Mitarbeiter längerfristig infolge seiner beruflichen Tätigkeit an drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, tätig wird und dort übernachtet, können die ihm tatsächlich entstehenden Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von monatlich steuerfrei erstattet werden. (entsprechend Beispiel 41 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Die Begrenzung auf den Betrag von gilt auch für Hotelübernachtungen. Sie ist aber nur bei Übernachtungen im Inland zu beachten. Bei Übernachtungen im Ausland gilt sie nicht. Da die gesetzliche Regelung auf die allgemeinen Regelungen zur doppelten Haushaltsführung ( 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG) verweist, gilt bei Übernachtungen im Ausland als Obergrenze aber wohl die ortsübliche Miete für eine durchschnittliche Wohnung mit einer Größe von 60 qm (vgl. Tz ). Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Mitarbeiter an dieser regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden soll oder tätig wird 1. Die 48-Monatsfrist ist daher nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht werden soll oder aufgesucht wird 2. Eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten, z. B. wegen Urlaub, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte führt nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit ("Ex-post"). 1 Achtung: aus der Formulierung im Entwurf des Einführungsschreibens geht nicht hervor, ob die 48 Monatsfrist nur gilt, wenn die Prognose ergibt, dass der Mitarbeiter an 3 Tagen in der Woche an der auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig werden soll oder ob es auf das tatsächliche Tätigwerden ankommt. 2 siehe vorhergehende Fußnote Seite 18 von 42

19 Maßgeblich für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Dies gilt auch, wenn dieser vor dem liegt. Die Übernachtungskosten werden aber erst ab dem ersten vollen Kalendermonat, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monatsfrist endet, auf begrenzt. Beispiel 14 Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte aufgenommen und soll dort bis zum tätig sein. Die 48-Monatsfrist beginnt am und endet mit Ablauf des Nach Ablauf dieser Frist können grundsätzlich Übernachtungskosten nur noch bis zur Höhe von monatlich berücksichtigt werden. Die Begrenzung der Übernachtungskosten wird aber erst ab August 2014 angewendet. (entsprechend Beispiel 42 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 14 Der Mitarbeiter wird vom bis wegen eines personellen Engpasses ausschließlich am Stammsitz der Firma tätig. Ab kehrt er zu der vorherigen auswärtigen Tätigkeitsstätte zurück. Die längerfristige Auswärtstätigkeit wurde länger als sechs Monate unterbrochen. Die Übernachtungskosten können daher ab für die nächsten 48 Monate (bis ) grundsätzlich wieder unbeschränkt berücksichtigt werden. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 42 des Entwurfs des Einführungsschreibens) 5.3. Pauschalen bei Erstattung durch den Arbeitgeber Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber die nachgewiesenen Übernachtungskosten nach o.g. Grundsätzen oder - wie bisher - ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Ausland gelten wie bisher die durch das BMF jeweils bekanntgemachten Pauschbeträge. Hinweis Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden (wie bisher) Behandlung von Hotelfrühstücken Kosten für Mahlzeiten können nur im Rahmen der Verpflegungspauschalen steuerlich berücksichtigt werden (vgl. Tz. 6.). Wenn in Hotelrechnungen nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen ist und sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt (z. B. Tagungspauschale, Übernachtung inkl. Frühstück), ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen. Seite 19 von 42

20 Als Kürzungsbeträge sind dabei für Frühstück 20 %, für Mittag- und Abendessen jeweils 40 %, der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden anzusetzen. Bei Übernachtungen im Inland bedeutet dies eine Kürzung in Höhe von 4,80 für das Frühstück und jeweils 9,60 für ein Mittag- oder Abendessen. Im Ausland sind die Kürzungsbeträge in Abhängigkeit zur jeweiligen Verpflegungspauschale zu ermitteln. Beispiel 15 Der Mitarbeiter übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Inland im Hotel. Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab: Übernachtung 60 Businesspaket 10 Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten: Variante 1: Er kann zur Ermittlung der Übernachtungskosten den Gesamtpreis, bzw. die Kosten des Businesspaktes um 4,80 (20 % von 24 ) kürzen und den verbleibenden Betrag von 65,20 als Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. In diesem Fall erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale (vgl. Tz. 7.). Variante 2: Er kann dem Mitarbeiter auch den Gesamtpreis von 70 (also einschließlich Frühstück) erstatten. Da dem Mitarbeiter in diesem Fall aber während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit gewährt wurde, muss die Verpflegungspauschale für den Rückreisetag gekürzt werden (vgl. Tz. 7.). (entsprechend Beispiel 38 des Entwurfs des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 15 Ist die Rechnung des Hotels auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt, kann das Frühstück i.d.r. nicht als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen werden (vgl. Tz. 7.1.). In diesem Fall muss die Hotelrechnung um 4,80 gekürzt werden, so dass der Arbeitgeber für die Unterkunft 65,20 Unterkunft steuerfrei erstatten darf. In diesem Fall erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale (vgl. Tz. 7.). (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 38 des Entwurfs des Einführungsschreibens) 6. Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten Verpflegungsmehraufwendungen können wie bisher mit Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. An die Stelle der bisherigen dreistufigen Staffelung der Pauschbeträge tritt ab eine zweistufige Staffelung. Wie bisher ist ein Werbungkostenabzug ausgeschlossen, soweit der Mitarbeiter steuerfreie Erstattungen für Verpflegung vom Arbeitgeber erhält. Seite 20 von 42