MANDANTENBRIEF NOVEMBER 2013

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1 m i c h a e l h e u m a n n s t e u e r b e r a t e r MANDANTENBRIEF NOVEMBER 2013 Was gibt es rund um die Kanzlei Neues? Wir haben die reinen Fachthemen weitgehend auf unsere Homepage unter in die Rubrik News ausgeklammert. Wir widmen uns deshalb im Mandantenbrief mehr den organisatorischen und technischen Neuerungen, die Sie als Mandanten betreffen. In Klammern haben wir angegeben, welche Mandantengruppe vom jeweiligen Thema betroffen ist. Die Themen sind: 1. Aufnahme von Steuerberater Lars Hohenstein in die Kanzlei (alle Mandanten) 2. Weihnachten und die Kanzleiferien (alle Mandanten) 3. SEPA-Lastschrift: Umstellungankündigung und Selbstversuch der Kanzlei (alle Mandanten) 4. Reisekostenreform 2014 (alle Mandanten) 1. Aufnahme von Steuerberater Lars Hohenstein in die Kanzlei (alle Mandanten) Ich freue mich sehr, dass mein früherer langjähriger Zimmerkollege, Herr Lars Hohenstein, ab 2014 mein gleichberechtigter Geschäftspartner wird. Wir werden die Kanzlei gemeinsam leiten und ich bringe meine Einzelkanzlei in unsere neue Partnerschaftsgesellschaft ein. Ab 2014 sind wir die HOHENSTEIN HEUMANN Steuerberater Partnerschaft mbb Lars Hohenstein hat den Beruf nach seinem Abitur erlernt, dann sein Studium als Diplom- Betriebswirt absolviert und schließlich die Steuerberaterprüfung abgelegt. In den letzten 1

2 10 Jahren war er als Niederlassungsleiter einer Steuerkanzlei eigenverantwortlich tätig. Mit ihm gewinnen wir nochmals eine erhebliche Verstärkung für die Kanzlei, da er in den Bereichen tätig werden kann, die bisher alleine von meiner Person abgedeckt werden mußten. Damit ist auch die schnelle Reaktionszeit auf Sonderberatungsbedarf auf eine breitere Basis gestellt. Ich bin mir sicher, dass Sie ihn mögen werden und seine Fähigkeiten uns allen zugute kommen. Bitte schenken Sie ihm auch ihm das mir entgegengebrachte Vertrauen. Rechtlich übernimmt die neue Partnerschaftsgesellschaft die Geschäfte der bisherigen Einzelkanzlei. Selbstverständlich ist Ihre Zustimmung als Mandant nötig, damit die Mandatsverhältnisse und -verträge von der neuen Gesellschaft übernommen werden können. Dies kann durch ausdrückliche Zustimmung oder durch schlüssige Beauftragung der neuen Gesellschaft im neuen Jahr erfolgen. An unserer Adresse und unseren Kontaktdaten wird sich nichts ändern. Sie erreichen uns unter den gewohnten Telefonnummern und adressen. Auf Seite 4 des Rundbriefes finden Sie alle Durchwahlen und Arbeitstage der Teammitglieder in einer Übersicht. Mittelfristig wird unsere Homepage unter erreichbar sein und wir werden unsere adressen auf umstellen. 2. Weihnachten und die Kanzleiferien (alle Mandanten) Dieses Jahr bleibt die Kanzlei in den Weihnachtsferien von Samstag, den bis einschließlich Mittwoch, den geschlossen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Terminangelegenheiten und bei Abgabe und Abholung von Unterlagen. 3. SEPA-Lastschrift: Umstellungankündigung und Selbstversuch der Kanzlei (alle Mandanten) Frühzeitig habe ich mich auf SEPA vorbereitet und mich um den Einzug unserer Honorarrechnungen per SEPA-Basis-Lastschrift gekümmert. Sie erhalten künftig auf unseren Rechnungen unsere Gläubiger-ID DE90ZZZ , Ihre Mandatsreferenz, welche der fünfsteligen Mandantennummer entspricht und den Hinweis wann 2

3 und von welchem Konto der Rechnungsbetrag eingezogen wird. Ab den künftigen Rechnungen vom werden wir die SEPA-Basis-Lastschrift verwenden und ich hoffe auf reibungslose Durchführung. Sie müssen nichts unternehmen, da Ihre bisherige Lastschrift von uns auf die SEPA-Basis-Lastschrift umgestellt wird. Wenn etwas technisch nicht rund läuft bitte ich um Hinweis und Milde. Der Weg zu SEPA war steinig. Ich hätte nicht gedacht, dass alleine mein gut vorbereiteter erster Testlauf drei Wochen täglichen Kümmerns benötigt, bis alle unvorhergesehenen Schwierigkeiten mit Bank und Software beseitigt waren. Bitte seien Sie gewarnt und testen Sie als Unternehmen die SEPA-Lastschrift nicht erst im letzten Moment! Wenn Sie künftig die Rechnungen von uns bequem per Lastschrift einziehen lassen möchten, können Sie uns gerne Bescheid geben, dann lassen wir Ihnen das entsprechende Formular zukommen. Wir ziehen in der Regel ca. 21 Tage nach Rechnungsstellung ein. 4. Reisekostenreform 2014 (alle Mandanten) Zum wird das steuerliche Reisekostenrecht in vielen Bereichen neu geregelt. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich Änderungen bei der Frage, in welcher Höhe und unter welchen Voraussetzungen Kosten für Dienstreisen steuerlich angesetzt werden können oder steuerfrei an Arbeitnehmer ausbezahlt werden können. Auch wenn es sich um eine Vereinfachung handeln soll, umfaßt das Schreiben des Finanzministeriums bereits 52 Seiten und die rechtssichere Anwendung wird sicher einen längeren Gewöhnungsprozeß benötigen. In der Anlage zu diesem Rundbrief finden Sie ein zweiseitiges Merkblatt für einen ersten Überblick. Auf Wunsch können wir Ihnen gerne unser Exceltool zur Abrechnung inländischer Reisekosten (ohne Gewähr) zur Verfügung stellen, mit welchem wir ab 2014 arbeiten. Haben Sie Fragen zu diesem Rundbrief? Dann können Sie sich gerne bei uns melden. Viele Grüße sendet, letztmalig solo Michael Heumann mit Team 3

4 Kontaktdaten der Steuerkanzlei Heumann (Stand ab 2014): Telefon: 0911/ / Mo.-Do., 8:30 bis 16:00, mittags ca. 30 Minuten ausgehängt Fax: 0911/ Internet: bzw. Name: Tel.: Arbeitstage: Michael Heumann Mo - Fr Lars Hohenstein Mo - Fr Sabine Heumann Mo - Do Marcus Butze Mo - Fr Nicole Wagner Mo - Fr Sabine Heinze Di Do vormittag Ebru Akyazi Mo - Fr Sabrina Wendel Mo - Fr Lisa Hofherr Mo - Fr Daniela Wesp Mo - Di 4

5 Überblick über das neue Reisekostenrecht ab 1. Januar 2014 Zum 1. Januar 2014 treten einige Neuregelungen im steuerlichen Reisekostenrecht in Kraft. Eine Überprüfung bzw. Anpassung der bisherigen Vorgehensweisen ist daher dringend empfohlen. Das Vorliegen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit ist - auch nach dem neuen Reisekostenrecht - für die steuerliche Geltendmachung bzw. steuerfreie Zahlung von Reisekosten weiterhin zwingende Voraussetzung. Diese liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und natürlich auch außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Daher ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte zukünftig von zentraler Bedeutung. Denn diese ersetzt den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte und ist damit ausschlaggebend für die Entscheidung, ob die Entfernungspauschale bzw. die 0,03 %-Regelung oder Reisekosten berücksichtigt werden können. Zu den Reisekosten, die als Werbungskosten/Betriebsausgaben geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden können, zählen wie bisher Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. 1) Fahrtkosten Für die Fahrten zwischen der Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann weiterhin nur der beschränkte Werbungskostenabzug in Form der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 geltend gemacht werden ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG n. F.). Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass für alle Fahrten zu anderen bzw. weiteren Tätigkeitsstätten die tatsächlichen Aufwendungen oder pauschale Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz angesetzt werden dürfen ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG n. F.). Als Definition der Ersten Tätigkeitsstätte ist danach jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Wichtig ist auch, dass je Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann ( 9 Abs. 4 Satz 5 EStG n. F.). Neu ist, dass zukünftig auch betriebliche Einrichtungen, die nicht dem Arbeitgeber gehören, erste Tätigkeitsstätte sein und damit zum beschränkten Werbungskostenabzug führen können, zum Beispiel Tätigkeiten beim Kunden oder eines Tochterunternehmens. Dauerhaft ist eine Tätigkeit dann, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden soll. Dem Zeitraum von 48 Monaten kommt insbesondere bei Projekten besondere Bedeutung zu. Hierbei ist allerdings die prognostizierte Dauer und nicht die tatsächliche Dauer entscheidend. Vorrangig gilt die Beurteilung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber. Die Zuordnung kann der Arbeitgeber durch arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen bzw. Verfügungen vornehmen. Dazu zählen alle schriftlichen Vereinbarungen und Weisungen (wie z. B. Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen, Vermerke, Einsatzpläne) aber auch mündliche Absprachen. Aus Nachweisgründen ist die Schriftform zu empfehlen. Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine Prognoseentscheidung zu Beginn der Tätigkeit. Die Zuordnung durch den Arbeitgeber ist allerdings nicht zwingend vorgeschrieben. Vielmehr hat der Arbeitgeber die Freiheit, durch die Zuordnung mögliche Reisekostenerstattungen zu regeln. Fehlt eine Zuordnung des Arbeitgebers, greifen quantitative Kriterien zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. ( 9 Abs. 4 Satz 4 EStG n. F.). Es können somit auch mehrere Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte in Betracht kommen, zum Beispiel, weil der Mitarbeiter mehreren Tätigkeitsstätten zugeordnet ist oder auch die anzuwendenden zeitlichen Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten passen. Dann regelt 9 Abs. 4 Satz 6 EStG n. F., dass diejenige erste Tätigkeitsstätte ist, die der Arbeitgeber bestimmt. Unterlässt der Arbeitgeber auch diese Bestimmung, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte ( 9 Abs. 4 Satz 7 EStG n. F.). Dies entspricht dem Meistbegünstigungsprinzip, da dies die günstigste Variante, gerade im Hinblick auf eine eventuelle Dienstwagenbesteuerung, darstellt. Auf den möglichen qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers kommt es zukünftig nicht mehr an. Sonderfälle, wie Fahrttätigkeit (Arbeitnehmer, die von einem dauerhaft festgelegten Ort die Tätigkeit aufnehmen) oder das weiträumige Arbeitsgebiet (zum Beispiel Wald-/Forstgebiet, Hafengelände, Zustellbezirk) sind ebenfalls neu geregelt. 2) Verpflegungsmehraufwand Folgende Pauschalen können gemäß 9 Abs. 4a EStG n. F. künftig steuerfrei gezahlt werden für: Eintägige Auswärtstätigkeiten ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12 Mehrtägige Auswärtstätigkeiten für den An- und Abreisetag 12 für Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit 24 5

6 Die Pauschale für den An- und Abreisetag kann unabhängig von den tatsächlichen An- und Abreisezeiten gezahlt werden. Erfreulicherweise sind Aufzeichnungen nicht mehr notwendig. Bei der Dreimonatsfrist muss es sich bei der Unterbrechungshandlung nicht mehr nur um berufliche Tätigkeiten handeln. Nun ist es gleichgültig, ob der Arbeitnehmer aus privaten Gründen (wie zum Beispiel Krankheit, Urlaub) oder aus beruflichen Gründen seine Tätigkeit unterbricht. Die Dreimonatsfrist beginnt in beiden Fällen erneut zu laufen. In diesem Zusammenhang wurde auch die steuerliche Behandlung bei der Überlassung von Mahlzeiten an den Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit neu geregelt. Für angemessene Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anlässlich oder während der Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte oder Wohnung zur Verfügung stellt, ist der Sachbezugswert anzusetzen. Angemessen ist eine Mahlzeit dann, wenn diese 60 Euro nicht übersteigt (bisher maximal 40 Euro). Der Ansatz des Sachbezugswertes unterbleibt, wenn für den Arbeitnehmer ein entsprechender Werbungskostenabzug nach 9 Abs. 4a EStG n. F. (Verpflegungspauschalen) in Betracht käme, der so genannte Besteuerungsverzicht. Ist dies der Fall, dann muss der Arbeitgeber zukünftig die an den Arbeitnehmer zu zahlende Verpflegungspauschale kürzen, wenn er ihm eine Mahlzeit zur Verfügung stellt ( 9 Abs. 4a Satz 8 EStG n. F.). Die Kürzung beträgt Frühstück: Mittag- / Abendessen: 20 % der Verpflegungspauschale eines vollen Kalendertag (24 Euro), also 4,80 Euro je 40 % der Verpflegungspauschale eines vollen Kalendertag (24 Euro), also je 9,60 Euro Auf die Kürzung werden Eigenzahlungen des Arbeitnehmers angerechnet ( 9 Abs. 4a Satz 10 EStG n. F.). Zusätzlich ist auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung noch den Buchstaben M vom Arbeitgeber zu bescheinigen. Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, braucht keine Kürzung für gestellte Mahlzeiten vorgenommen zu werden. Nur der Buchstabe M muss bescheinigt werden. Der Arbeitnehmer kann bei entsprechender Erstattung von Verpflegungspauschalen durch den Arbeitgeber keinen Werbungskostenabzug ( 9 Abs. 4a Satz 11 EStG n. F.) mehr geltend machen, außer er hat seine Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit selbst bezahlt. Werden dagegen vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung gestellt und sind die Voraussetzungen für eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand nicht erfüllt (z. B. weil die Abwesenheitszeiten unter 8 Stunden liegen oder nicht aufgezeichnet wurden), muss der Sachbezugswert individuell oder nach 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG n. F. pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. 3) Unterkunftskosten Zukünftig dürfen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung die tatsächlich entstandenen Kosten für die Unterkunft bis maximal Euro monatlich steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG n. F.). Unerheblich ist, wie groß die Wohnung und wie hoch der Mietpreis pro Quadratmeter ist. Der Höchstbetrag von Euro umfasst allerdings alle für die Unterkunft entstehenden Aufwendungen, wie z. B. Kaltmiete, alle Neben- bzw. Betriebskosten, Miete für Parkplätze oder Garagen bzw. Garten. Beruflich veranlasste Übernachtungskosten, die an anderen Tätigkeitsstätten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, stellen weiterhin Werbungskosten dar. Diese können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG n. F.). Für Auswärtstätigkeiten von kurzfristiger Dauer dürfen die Aufwendungen für Übernachtung unbeschränkt abgezogen oder erstattet werden. Für längerfristige Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte ist künftig der Abzug bzw. die Erstattung der Unterkunftskosten ebenfalls auf Euro im Monat beschränkt. Ab dem 49. Monat an derselben Tätigkeitsstätte dürfen dann nur maximal Euro monatlich steuerfrei erstattet werden. Bei den vorstehenden Ausführungen handelt es sich um nicht abschließende Informationen und ersetzt keine Beratung. Gerne beraten wir Sie zu diesen und anderen Themen. Bitte vereinbaren Sie bei Interesse einen Besprechungstermin. Wir analysieren individuell Ihre persönliche Situation, zeigen Ihnen Vor- und Nachteile auf und geben Ihnen Gestaltungsempfehlungen. 6

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