Vereinfachung des Reisekostenrechts. ITB Business Travel Days, 8. März 2012 Dr. Monika Wünnemann

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1 Vereinfachung des Reisekostenrechts, 8. März 2012

2 Agenda 1 Reform des Reisekostenrechts: Handlungsbedarf? 2 Fahrtkosten 3 Verpflegungsmehraufwendungen 4 Übernachtungskosten 5 Ausblick Seite 1

3 1. Reisekostenrecht Handlungsbedarf? Hoher Bürokratieaufwand Fehlende Rechtssicherheit infolge ständiger Änderungen durch Finanzverwaltung und Rechtsprechung Umfangreiche Prüfungs- und Nachweispflichten Im lohnsteuerlichen Massenverfahren schwer handhabbar Seite 2

4 Steuerliches Reisekostenrecht Reform ist überfällig! Wirtschaft fordert seit 2005 Reform des Reisekostenrechts Ziel: Vereinfachung der Reisekostenabrechnung und Reduzierung der Aufzeichnungspflichten Aktuelle Änderung der Rechtsprechung (Urteile des Bundesfinanzhofs vom 9. Juni 2011) Neu: Maximal eine regelmäßige Arbeitsstätte je Dienstverhältnis und neue Definition Gesetzliche Reform des Reisekostenrechts: Langfristige Rechtssicherheit notwendig! 2012: Aktueller politischer Auftrag Seite 3

5 Beispiel:Reisekostenabrechnung im Konzern Betreute Arbeitnehmer Anzahl Reisekostenabrechnungen/Jahr Eintägige Dienstreisen Mehrtägige Dienstreisen Summe Seite 4

6 Aufwand / Kosten Reisekostenabrechnung Durchschnittliche Kosten einer Reisekostenabrechnung Mitarbeiteraufwand je Dienstreise Dienstreisen ins Ausland Euro ½ Stunde Zusatzaufwand i.h.v. 25 % + Zusätzlicher IT-Aufwand / Sonstige Prozesskosten + Jährlicher Anpassungsaufwand Quelle: BDI-Umfrage Mai 2010 Seite 5

7 Anzahl Geschäftsreisen in Deutschland Mio Hohe Bedeutung des Geschäftsreisemarkts steigende Tendenz Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2011 / BDI Seite 6

8 Kosten pro Geschäftsreise (Durchschnitt) Euro Hohes Niveau aber Trend zur Kostensenkung Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2011 / BDI Seite 7

9 Veränderte Rahmenbedingungen bei den Unternehmen Neue Arbeitswelt Abrechnung und Versteuerung über FiBu- und Payrollsysteme zunehmender Effizienzdruck, Automatisierungen Standortoptimierungen/- verlagerungen Zunahme Home Office-Arbeitsplätze, Konzentration Bürokapazitäten Wegfall der Arbeitsplatzbindung durch moderne Kommunikationsmittel Smartphone, Laptop + WLAN, Trend Workdesk Sharing Seite 8

10 Beispiel Reisekostenabrechnung (status quo): Dienstreise zu einer Tagung nach München: Start montags um 7.00 Uhr, Rückkehr dienstags um Uhr Fahrtkosten (tatsächliche Kosten, z.b. Flug): 250,00 Euro Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen) Abwesenheit Montag > als 14 Std.: 12 Euro Abwesenheit Dienstag > als 14 Std.: 12 Euro = 24,00 Euro Übernachtungskosten (Hotelrechnung 100 Euro 4,80 Euro für Frühstück) = 95,20 Euro Steuerfreie Erstattung /Auszahlung Arbeitgeber: 369, 20 Euro Seite 9

11 2. Fahrtkosten: Modell BMF Gesetzliche Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte Wechsel zu einem neuen Begriff einer ersten Tätigkeitsstätte Folge: Entfernungspauschale nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, ansonsten unbegrenzter Fahrtkostenersatz Kriterien zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte : Zuordnung des Arbeitgebers, Zeitanteile Gesetzliche Regelung für Sonderfälle Weiträumiges Arbeitsgebiet, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit Seite 10

12 Schlüsselfunktion regelmäßige Arbeitsstätte : Wohnung Beispiel Außendienstmitarbeiter Keine Reisekosten! Entfernungspauschale Reisekostenersatz des Arbeitgebers Regelmäßige Arbeitsstätte (z.b. Betriebssitz des AG) Auswärtstätigkeit (z.b. Filiale, Kunde) Auswärtstätigkeit (z.b. Filiale, Kunde) Seite 11

13 Vorschlag der Wirtschaft zur Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte Maßstäbe vereinfachen! Betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers: ortsfest, nicht beim Kunden und nicht bei verbundenen Unternehmen Dauerhaft: unbefristet, nicht vorübergehend Zuordnung durch Arbeitgeber: Weisungsrecht des Arbeitgebers, Indiz Arbeitsvertrag Umfang der Tätigkeit: Tätigwerden von mehr als die Hälfte der Arbeitszeit an betrieblicher Einrichtung des Arbeitgebers Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte nur mit Wirkung für die Zukunft (keine Rückrechnung!) Seite 12

14 Fahrtkosten: Vorschläge der Wirtschaft Regelmäßige Arbeitsstätte gesetzlich definieren Dienstwagenbesteuerung vereinfachen: 0,03 %-Zuschlag für Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte abschaffen Kilometerpauschale anpassen: 0,30 Euro/km nicht mehr zeitgemäß Seite 13

15 3. Verpflegungsmehraufwand: Modelle BMF Fünf Modelle, Ziel Vereinfachung: Eintägige Dienstreisen: Neue Pauschalen, Abschaffung der zweistufigen Staffelung Höhe der Pauschalen: abhängig von Mindestabwesenheitsdauer Alternative einer Pauschalbesteuerung durch Arbeitgeber: ohne Prüfung von Mindestabwesenheitsdauer Mehrtägige Dienstreisen: Verzicht auf Prüfung von Mindestabwesenheitsdauer Vereinfachung der Berechnung der Dreimonatsfrist Seite 14

16 Übersicht der Modelle des BMF zum Verpflegungsmehraufwand (1) 1. Modell 1. Eintägige Auswärtstätigkeit: a) Steuerfreie Pauschale 9 Euro bei > 10 Std. Abwesenheit b) Zusätzlich Pauschalbesteuerung (25%) bis 6 Euro täglich/ 90 Euro monatlich (ohne Mindestabwesenheit) 2. Mehrtägige Auswärtstätigkeit: a) Steuerfreie Pauschale 9 Euro für An- und Abreisetag b) für Zwischentage 24 Euro (ohne Mindestabwesenheit) 2. Modell 1. Eintägige Auswärtstätigkeit: a) Steuerfreie Pauschale 6 Euro bei > 8 Std. Abwesenheit b) Zusätzlich Pauschalbesteuerung (25%) bis 6 Euro täglich/ 90 Euro monatlich (ohne Mindestabwesenheit) 2. Mehrtägige Auswärtstätigkeit: a) Steuerfreie Pauschale 6 Euro für An- und Abreisetag b) für Zwischentage 24 Euro (ohne Mindestabwesenheit) Seite 15

17 Übersicht der Modelle des BMF zum Verpflegungsmehraufwand (2) 3. Modell 1. Eintägige Auswärtstätigkeit: a) Steuerfreie Pauschale 12 Euro bei > 12 Std. Abwesenheit b) Zusätzlich Pauschalbesteuerung (25%) bis 6 Euro täglich/ 90 Euro monatlich (ohne Mindestabwesenheit) 2. Mehrtägige Auswärtstätigkeit: a) Steuerfreie Pauschale 12 Euro für An- und Abreisetag b) für Zwischentage 24 Euro (ohne Mindestabwesenheit) 4. Modell 1. Eintägige Auswärtstätigkeit (wie bisher): a) Steuerfreie Pauschale 6 Euro bei > 8 Std. Abwesenheit und b) Steuerfreie Pauschale 12 Euro bei > 14 Std. Abwesenheit 2. Mehrtägige Auswärtstätigkeit: a) Steuerfreie Pauschale 6 Euro für An- und Abreisetag, Zwischentage 24 Euro (ohne Mindestabw.) oder b) 12 Euro für An- und Abreisetag, Zwischentage 24 Euro Seite 16

18 Übersicht der Modelle des BMF zum Verpflegungsmehraufwand (3) 5. Modell 1. Vereinfachung der Dreimonatsfrist - Reine zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung - Bisher: bei Unterbrechung Prüfung, ob danach Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt am gleichen Ort ausgeübt wird und zeitlicher Zusammenhang 2. Vereinfachung der Besteuerung von Mahlzeiten a) Wenn AN unentgeltliche Verpflegung von AG / Dritten erhält: keine steuerfreie Pauschale und keine Besteuerung des geldwerten Vorteils mit Sachbezugswert b) Wenn AN verbilligt Verpflegung von AG /Dritten erhält: keine Besteuerung eines geldwerten Vorteils / Werbungskostenabzug nur in Höhe der Zuzahlung Seite 17

19 Der praktische Fall (BMF, Modell 1): 1. Eintägige Dienstreise innerhalb Berlins: Start 7.00 Uhr Wohnung, Rückkehr Uhr Steuerfreie Pauschale von 9 Euro (Erstattung durch AG oder Werbungskostenersatz), da Abwesenheit von mehr als 10 Stunden Zusätzlich Pauschale von 6 Euro (unabhängig von Abwesenheit) und AG zahlt Pauschalsteuer i.h.v. 25 % (ohne Beschränkung auf drei Monate) Vergleich heute: Steuerfreie Pauschale von 6 Euro 2. Zweitägige Dienstreise nach München: Start 1. Tag um 7.00 Uhr, Rückkehr 2. Tag um Uhr Steuerfreie Pauschale von jeweils 9 Euro für An- und Abreisetag = 18 Euro (zusätzlich 24 Euro nur für Zwischentage ) Vergleich heute: Steuerfreie Pauschalen von 2 x 12 Euro = 24 Euro Seite 18

20 Verpflegungsmehraufwand: Vorschläge der Wirtschaft Steuerfreier Jahrespauschbetrag für Einsatzwechseltätige / Fahrtätige Vereinfachung / Abschaffung der Dreimonatsfrist Verzicht auf Erfassung von Sachbezugswerten Pauschalbesteuerung ausweiten Auswärtstätigkeiten im Ausland vereinfachen Seite 19

21 4. Übernachtungskosten: Modell BMF Auswärtstätigkeiten und Doppelte Haushaltsführung angleichen Maßstab für Angemessenheit der Unterkunftskosten: Orientierung an tatsächlich geleisteten Aufwendungen (flächen- und betragsmäßige Begrenzung) Begriff der Wohnung gesetzlich definieren Aufwendungen für Übernachtung bei längerfristiger Auswärtstätigkeit und bei doppelter Haushaltsführung werden ab einem bestimmten Zeitpunkt gleich behandelt Seite 20

22 Übernachtungskosten: Vorschläge der Wirtschaft Unbegrenzten Abzug von Übernachtungskosten beibehalten Nachweis bei doppelter Haushaltsführung vereinfachen durch flächenmäßige Begrenzung bei der Zweitwohnung Seite 21

23 5. Ausblick Koalition hat erste Vorschläge vorgelegt ( Zwölf Punkte zur Vereinfachung des Unternehmensteuerrechts ) Gesetzentwurf voraussichtlich bis zur Sommerpause Gesetzgebungsverfahren bis Ende 2012 Inkrafttreten neuer Regelungen zum möglich Führt die Reform zu einem Ausgleich aller Interessen? Seite 22

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 23