Workflow-Management für die Arbeitszeiterfassung in der Stadtverwaltung Walldürn

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1 FACHHOCHSCHULE KEHL HOCHSCHULE FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Wahlpflichtbereich: Verwaltungs- und Wirtschaftsinformatik (V-Zweig) Workflow-Management für die Arbeitszeiterfassung in der Stadtverwaltung Walldürn DIPLOMARBEIT zur Erlangung des Grades einer Diplom-Verwaltungswirtin (FH) vorgelegt von Anja Weiß Untergasse Walldürn Studienjahr 2002/03 Erstgutachter: Prof. Günter Werner, Fachhochschule Kehl Zweitgutachter: Herr Raimund Busch, Stadtverwaltung Walldürn

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...I 1 Einleitung Erläuterung des Themas Beteiligte Workflow-Management Entstehung des Workflow-Managements Historische Entwicklung Generationen Prozess Geschäftsprozess Workflow Definition Workflow Arten des Workflows Typen des Workflows Workflow-Management Prozessmanagement Definition Workflow-Management Ziele des Workflow-Management Phasen des Workflow-Management Workflow-Management-Systeme Definition Workflow-Management-System Referenzmodell der WfMC für WFMS Modellierung eines WFMS I

3 Inhaltsverzeichnis 3 Workflow-Management Zeiterfassung Systemanalyse Ist-Analyse (Voruntersuchung) Stundenzettel zu Beginn als Formular Stundenzettel als Excelblatt Stundenzettel in Excel Zielsetzung Anwendung des Workflow-Management Systemkonzept und Entwurf Systemstruktur Entity-Relationship-Diagramm Inhalt der Benutzeroberflächen DB-Modellierung Erarbeitung DB-Zeiterfassung Tabellen Abfragen Formulare Berichte Nicht ausgeführte Teile der Datenbank Verschiedene Lösungen durch bestehende Programme Anwendertest und Systemeinführung Schlusswort Abbildungsverzeichnis... III Abkürzungsverzeichnis...IV Glossar...V Literaturverzeichnis...VI Anhang...VII 1. Der Stundenzettel als Formular...VII 2. Auszug aus der Vereinbarung über die gleitende Arbeitszeit...VIII 3. Zugangsdaten für die ZEWa...XI 4. CD-Beilage...XII Erklärung...XIII II

4 Kapitel 1 Einleitung 1 Einleitung 1.1 Erläuterung des Themas Schon immer wollten die Menschen, dass alles schneller und besser funktioniert. Deswegen versuchten sie die Handlungen und Vorgänge in ihrem Leben zu optimieren. Dies war so, als das Rad erfunden wurde und dies war ebenso, als die Technologie weiter war und der Personal Computer entwickelt wurde. Auch heute versuchen die Menschen in ihrem privaten Leben, im Betrieb und natürlich in der öffentlichen Verwaltung die Vorgänge zu verbessern, damit sie besser damit arbeiten und leben können. In jedem Betrieb und in jeder öffentlichen Verwaltung müssen aufgrund Arbeitsverträgen oder anderen Vereinbarungen die Stunden eines jeden Mitarbeiters erfasst werden. Dies wird heutzutage meist mit Zeiterfassungssystemen realisiert. Sogar webbasierte Lösungen sind mittlerweile möglich. Bei der Stadtverwaltung Walldürn und dem Gemeindeverwaltungsverband Hardheim-Walldürn wurden die Arbeitszeiten zunächst mit einem Formular erfasst. Als dann die EDV soweit entwickelt war, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen PC zur Verfügung hatte, wurde dann mit Excel ein Arbeitsblatt erstellt, welches die Stunden automatisch mit Hilfe von Formeln zusammen rechnet. Dann entstand der Wunsch, eine fortlaufende Zeiterfassung zu erstellen. Diese Diplomarbeit beschäftigt sich mit dem Optimieren von ganz oder teilweise automatisierten Geschäftsprozessen dem Workflow- Management. Dies soll anhand von Teilen der Access-Datenbank ZEWa erläutert werden. 1

5 Kapitel 1 Einleitung 1.2 Beteiligte Ich bedanke mich bei allen Mitarbeitern der Stadtverwaltung Walldürn und dem Gemeindeverwaltungsverband Hardheim-Walldürn für ihre Geduld und ihre Unterstützung während meiner Ausbildung und bei der Erstellung meiner Diplomarbeit. Vor allem ein Dank an Herr Wolfgang Teichmann, der mir seine Bitmap für die ZEWa-Datenbank zur Verfügung gestellt hat. Ebenso bedanke ich mich bei meiner Familie für ihr Verständnis, welches sie mir in der Zeit der Diplomarbeitserstellung entgegengebracht haben. Ein weiteres Dankeschön gilt meinem Diplomarbeitsbetreuer Herrn Prof. Günter Werner, der mir mit Rat und Geduld beiseite gestanden hat. Und natürlich auch Herrn Raimund Busch ein Danke, dafür, dass er in der Position des Zweitbetreuers mir zur Seite stand. 2

6 Kapitel 2 Workflow-Management 2 Workflow-Management Workflow-Management kann man dem Überbegriff Gruppenarbeit zuordnen. Darunter versteht man die gemeinsame Bearbeitung einer Aufgabe durch eine Gruppe. Eine computergestützte Gruppenarbeit wird als Workgroup Computing bezeichnet. Die drei wichtigsten Anwendungen des Workgroup Computing sind Konferenz-Systeme, Workflow-Managementsysteme und Dokumenten-Managementsysteme. 2.1 Entstehung des Workflow-Managements 1 Im Folgenden werden die Entwicklung im historischen Sinne und die verschiedenen Generationen, also die verschiedenen Stufen des Workflow-Management aufgezeigt. Allerdings kann in dieser Diplomarbeit auf bestimmte Begriffe nicht näher eingegangen werden, da dies den Rahmen der Diplomarbeit sprengen würde. Diese Begriffe werden im Glossar noch hinreichend erklärt. 1 nach Workflow-Management kompakt und verständlich von Ronald Schnetzer, S.55; Management von Geschäftsprozessen von Andreas Gadatsch, S. 45; Workflowmanagement ein ereignisbasierter Ansatz von Roland Schätzle, S. 15 3

7 Kapitel 2 Workflow-Management Historische Entwicklung Die Handlungsabläufe, die seit Jahrzehnten in den Verwaltungen und in den Betrieben vorgenommen werden, haben sich bis heute im Grunde nicht geändert. Nur in der Ausführung sind mit der Zeit Veränderungen eingetreten. Bereits in den siebziger Jahren war im Bürobereich die Automation von Büroprozessen eines der wichtigsten Ziele. Hier entstand schon die Idee des Workflow-Managements. Ziel dieser Büroautomation war und ist vor allem eine Effektivitäts- und Effizienzsteigerung. Als dann in den 80er Jahren das Konzept zur aktionsorientierten Datenverarbeitung (AODV) entwickelt wurde, war das ein weiterer Schritt in Richtung des Workflow-Management. Man könnte die AODV auch als Vorläufer des Workflow-Management ansehen. Die Workflow-Management-Coalition (WfMC) befasst sich seit 1993 mit Standards im Bereich des Workflow-Management und hat hier schon einige Innovationen zum Vorschein gebracht. 4

8 Kapitel 2 Workflow-Management Generationen Generation Null: Dies waren im Sinne des Workflow-Management Vorgänger der Workflow- Management-Systeme. Die TP-Monitore in den Großsystemen mit ihren Kontrollflussbeschreibungen kann man in gewisser Weise zu diesen Vorgängern zählen. Erste Generation: Sie war sehr anwendungs-spezifisch. Die Workflow-Management- Fähigkeiten waren noch Teil einer anderen Applikation, wie in Dokumenten-Managementsystemen. Die Prozesse sind aber noch fest in die Programme eingebunden. Zweite Generation: Bei dieser Generation steht die separate, herausgelöste Workflow- Funktionalität im Vordergrund. Das Workflow-Managementsystem ist eine selbständige Applikation. Dritte Generation: Hier handelt es sich um den momentanen aktuellen Stand. Das auf dem Markt angebotene WFMS besteht aus anpassbaren, erzeugenden Diensten. Die Applikationen können über Programmierschnittstellen auf Workflow-Dienste zugreifen. Die Architektur eines solchen Systems ist offen und standardisiert. Man kann Werkzeuge von Drittanbietern voll integrieren. 5

9 Kapitel 2 Workflow-Management Vierte Generation: Die Zukunftsvision der Entwickler stellt diese Generation dar. Die Grundlage hierbei ist die vollständige Verzahnung von Workflow-Diensten mit Middleware-Diensten (wie zum Beispiel oder Verzeichnisdiensten). Diese Generation soll unsichtbar, aber immer gegenwärtig im Hintergrund ablaufen. Ob diese Vision auch Wirklichkeit wird kann man allerdings nicht sagen. 6

10 Kapitel 2 Workflow-Management 2.2 Prozess 2 Abbildung 1: Ein typischer Prozess So gut wie jeder Prozess in der Verwaltung oder auch in den Unternehmen läuft ungefähr nach dem Schema des oben angezeigten Prozesses Bürgerantrag ab. Es könnte aber auch ebenso ein Prozess Wäsche waschen sein. Der allgemeine Begriff Prozess muss nichts mit der öffentlichen Verwaltung oder der freien Wirtschaft zu tun haben; man findet den Prozess auch im Alltag eines jeden Menschen. 2 nach Workflow-Management; kompakt und verständlich von Ronald Schnetzer (S. 15) 7

11 Kapitel 2 Workflow-Management Ein typischer Prozess enthält folgende Elemente: (1) Auslöser/ Start (2) Aktivität (3) Zerlegung (4) Auswahl (5) Parallelität (6) Abschluss Der Auslöser (1) ist ein Ereignis bei dem der Prozess angestoßen wird. Im Beispiel Bürgerantrag ist dies der eingereichte Antrag des Bürgers der den Start initiiert oder beim Prozess Wäsche waschen wäre der Auslöser schmutzige Wäsche. Daraufhin folgt meist eine Aktivität (2), die in einzelne Elemente zerlegt (3) werden kann. Beim Bürgerantrag wird der Antrag des Bürgers geprüft und zwar auf Vollständigkeit und auf Korrektheit der Angaben. Beim Wäsche waschen wird die Wäsche sortiert und zwar nach Farbe und nach Höhe der Temperatur, mit dem die Wäsche gewaschen werden kann. Weiterhin können auch Auswahlmöglichkeiten (4) bei einem Prozess in Betracht gezogen werden. Beim Bürgerantrag wird die Genehmigungsfähigkeit geprüft und bei der Wäsche wird zum Beispiel nachgeschaut, ob genügend Waschmittel zur Verfügung steht oder ausreichend Wäsche für eine Maschine vorhanden ist. In Prozessen können auch parallele Aktivitäten (5) stattfinden. Diese wären zum Beispiel bei einer Genehmigung des Bürgerantrages, dass andere Behörden über diese Genehmigung informiert werden. Oder beim Wäsche waschen, dass der Wäscheständer schon mal aufgestellt wird und die Wäscheklammern zurecht gestellt werden. 8

12 Kapitel 2 Workflow-Management Natürlich muss ein begonnener Prozess auch einmal enden. Darum muss es auch einen Abschluss (6) geben. Beim Bürgerantrag ist es zum Beispiel die Zusendung der Genehmigung an den Bürger und beim Wäsche waschen ist es zum Beispiel das Trocknen der Wäsche. 2.3 Geschäftsprozess 3 Oft wird zwischen dem Prozess und dem Geschäftsprozess nicht genau unterschieden und manchmal werden sie in der Literatur gleichgesetzt. Hier wird allerdings davon ausgegangen, dass der Prozess und der Geschäftsprozess sich voneinander unterscheiden. Besser gesagt, der Geschäftsprozess ist eine Sonderform des allgemeinen Prozesses. Hier eine bildliche Darstellung eines Geschäftsprozesses: Abbildung 2: Geschäftsprozessorientierte Betrachtungsweise 3 nach Wirtschaftsinformatik I von Hansen/ Neumann, S. 245 und Einführung in die Wirtschaftsinformatik von Stahlknecht/ Hasenkamp, S

13 Kapitel 2 Workflow-Management Der Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können 4. Man könnte auch sagen, dass der Geschäftsprozess eine Folge von logisch zusammengehörigen Aktivitäten ist. In einer öffentliche Verwaltung oder in einem Unternehmen richtet sich der Geschäftsprozess meist am Kunden aus (d.h., dass der Kunde einen Nutzen in irgendeiner Form bezieht) und eine Verbesserung dieses Geschäftsprozesses sollte eine Leistungssteigerung erzielen. Bei dem Begriff Kunden kann es sich zum einen um den Bürger und zum anderen um den Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung handeln. Wie schon zuvor aufgeführt kann ein Geschäftsprozess innerhalb einer einzelnen Organisation oder auch übergreifend über mehrere Organisationseinheiten ablaufen. Die Regel ist aber eine bereichsübergreifende Beteiligung (also mehrere Organisationseinheiten). Ebenso kann man weiterhin zwischen strategischen Geschäftsprozessen und nicht-strategischen Geschäftsprozessen unterscheiden. Ein strategischer Geschäftsprozess, auch Leistungsprozess genannt, erbringt in irgendeiner Form eine Leistung für das Unternehmen. Er beeinflusst direkt den Unternehmenserfolg, wie zum Beispiel Kauf von Ware bei einem Handelsunternehmen. Ein nicht-strategischer Geschäftsprozess, welcher auch Unterstützungsprozess genannt wird, unterstützt die Leistungsprozesse. Ein Beispiel hierfür ist eine Bearbeitung eines Urlaubsantrages oder einer Reisekostenabrechnung. 4 aus Andreas Gadatsch, Management von Geschäftsprozessen, S

14 Kapitel 2 Workflow-Management Strategische Geschäftsprozesse, die für den Unternehmenserfolg grundlegend sind, werden auch Kernprozesse genannt. Wenn ein Unternehmen oder eine Behörde diese Kernprozesse verbessert, spricht man von einer Optimierung der Geschäftsprozesse. Die Aktivitäten, die in den Geschäftsprozessen enthalten sind, müssen nicht nacheinander ablaufen. Sie können auch parallel ausgeführt werden. Auch ist es manchmal so, dass manche Aktivitäten wiederholt ablaufen. Ein Geschäftsprozess besitzt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Die Kennzeichnung für Anfang und Ende sind ein Auslöser und ein Ergebnis. Beispiele für Geschäftsprozesse in der öffentlichen Verwaltung wären die Bearbeitung eines Antrags auf Erteilung einer Baugenehmigung, die Prüfung eines Antrags auf Sozialhilfe oder die Erstellung eines Steuerbescheids. 11

15 Kapitel 2 Workflow-Management 2.4 Workflow In der folgenden Abbildung ist der Workflow Reisekostenabrechnung 5 dargestellt. Er wird in den nächsten Abschnitten dazu verwendet, die einzelnen Typen und Arten von Workflows zu erklären. Abbildung 3: Beispiel eines komplexen Workflows "Reisekostenabrechnung" Definition Workflow Ein Workflow wird als ein formal beschriebener, ganz oder teilweise automatisierter Geschäftsprozess 6 beschrieben. Der Workflow ist also eine detaillierte Beschreibung eines automatisierten Geschäftsprozesses. Bei dieser Beschreibung werden Aktoren (Menschen oder Maschinen), Aktivitäten, Daten und Abhängigkeiten als Informationen festgelegt. Er besteht aus einer Vielzahl von Einzelschritten, die gemeinsam ein vorbestimmtes Ziel verfolgen und eine Leistung erbringen. 5 Abbildung nach Informatik-Spektrum 18: Workflow-Management-Systeme: Motivation, Modellierung, Architektur von Stefan Jablonski, S.16 6 aus: Management von Geschäftsprozessen von Andreas Gadatsch, S.31 12

16 Kapitel 2 Workflow-Management Arten des Workflows 7 Abbildung 4: Beziehungsdiagramm für Workflows Workflows nach ihrer Verwendung: Subworkflows sind Workflows, die in anderen Workflows verwendet werden. Im Beispiel der Reisekostenabrechnung wären das die Workflows Ausfüllen, Genehmigen, Bearbeiten, Auszahlen und Ablegen. Sie werden im Workflow Reisekostenabrechnung verwendet. Superworkflows sind den Subworkflows übergeordnet. Ein Superworkflow im Falle des Beispiels wäre der Workflow Reisekostenabrechnung selbst. Toplevelworkflows sind Workflows, denen keine weiteren Superworkflows übergeordnet sind. Dem Workflow Reisekostenabrechnung sind keine weiteren Workflows übergeordnet. Somit ist er nicht nur ein Superworkflow, sondern auch ein Toplevelworkflow. 7 nach Workflow-Management-Systeme Modellierung und Architektur von Stefan Jablonski, S. 20/21 13

17 Kapitel 2 Workflow-Management Workflows nach ihrer Struktur: Komposite Workflows enthalten weitere Workflows. Darum sind ein Superworkflow und ein Toplevelworkflow auch ein kompositer Workflow. Im Falle des Beispiels ist der Workflow Reisekostenabrechnung ein kompositer Workflow. Elementare Workflows sind die Workflows, in denen keine anderen Subworkflows verwendet werden. Das heißt, sie stehen am Ende einer Verschachtelung von Workflows. Sie verweisen dafür auf Applikationen. Applikationen sind Programme, die die eigentliche Funktion dieses Workflows erbringen Typen des Workflows 8 Workflows nach Art der unterstützten Abläufe Abbildung 5: Workflows nach Art der unterstützten Abläufe 8 nach Management von Geschäftsprozessen von Andreas Gadatsch, S

18 Kapitel 2 Workflow-Management Allgemeiner Workflow Dieser Workflow wird auch Routine-Workflow oder auch Produktions- Workflow genannt und stellt Kernprozesse dar. Diese Workflows wiederholen sich sehr oft und ändern sich im vorgeschriebenen kaum. Weiterhin ist der Routine-Workflow sehr komplex, das heißt er ist stark strukturiert. Der Bearbeiter kann sich kaum in die Ablaufsteuerung einmischen. Die einzelnen Arbeitsschritte des Workflows sind im Voraus definierbar und somit kann man auch eine sehr hohe Automatisierung mit diesem Workflow erreichen. Eine Reisekostenabrechnung ist ein Beispiel dafür. Fallbezogener Workflow Den fallbezogenen Workflow bezeichnet man auch als administrativen Workflow oder Regel-Workflow. Er ist nicht vollständig standardisierbar. Er hat eine geringere Komplexität als der allgemeine Workflow. Ein Bearbeiter kann sich hier in die Ablaufsteuerung einmischen und teilweise diese bestimmen. Dadurch können Einzelschritte übersprungen werden. Ein Beispiel hierfür wäre die Bearbeitung von Kreditanträgen bei Banken. Ad-hoc Workflow Der Ad-hoc-Workflow wird auch einmaliger Workflow genannt. Dieser Workflow hat unstrukturierte Abläufe. Der Workflow wird bei jeder Wiederholung anders ausgeführt. Er ist niedrig strukturiert und somit auf Kommunikation angewiesen. 15

19 Kapitel 2 Workflow-Management Workflows nach der Computerunterstützung Abbildung 6: Workflows nach der Computerunterstützung Freier Workflow Der freie Workflow wird vom Bearbeiter selbständig ausgeführt. Das bedeutet, dass keine automatischen Vorgänge stattfinden. Ein Beispiel dafür wäre eine Überprüfung der Zuständigkeit bei Eingang eines Antrags. Dieser Workflow ist eigentlich kein Workflow, da er weder teilweise noch ganz automatisiert ist. Er wird aber als Workflow bezeichnet, da er meist ein Bestandteil in einem Superworkflow ist. Bei einem Workflow wie Personalausweiserstellung ist zum Beispiel die schon erwähnte Zuständigkeitsprüfung Bestandteil des Superworkflows Personalausweiserstellung, aber die Prüfung wird vom Bearbeiter manuell ausgeführt. Teilautomatisierter Workflow Der teilautomatisierte Workflow ist, wie der Name schon sagt, teilautomatisiert. Durch die Unterstützung eines Informationsverarbeitungsprogramms kann der Bearbeiter Daten eingeben. Die Eingabe von Daten eines neuen Mitarbeiters in eine vorhandenes elektronisches Formular wäre hierfür ein Beispiel. 16

20 Kapitel 2 Workflow-Management Automatisierter Workflow Der automatisierte Workflow wird ohne Mitwirkung des Bearbeiters von einem Programm durchgeführt. Der Workflow arbeitet also selbständig. Ein Beispiel wäre die Fertigung eines Ausdrucks der Reisekostenabrechnung. 2.5 Workflow-Management In den nächsten Unterpunkten wird zunächst der Begriff Prozessmanagement als Überbegriff des Workflow-Management erklärt. Danach werden verschiedene Punkte des Workflow-Managements angesprochen Prozessmanagement 9 Abbildung 7: Prozessmanagement Bevor auf Workflow-Management eingegangen wird, wird zunächst der Überbegriff Prozessmanagement näher erläutert. 9 nach Workflow-Management kompakt und verständlich von Ronald Schnetzer, S

21 Kapitel 2 Workflow-Management Prozessmanagement umfasst die Teilgebiete Prozessgestaltung und Prozessausführung. In der oberen Abbildung sind zwei Teilzyklen zu erkennen: Die Prozessentwicklung sowie Prozessführung. Somit ergibt sich folgende Definition für das Prozessmanagement: Das Prozessmanagement beinhaltet die Prozessgestaltung und die Prozess(aus)führung. 10 Man kann in der Darstellung auch Unterpunkte der beiden Teilgebiete erkennen. Sie sind in einem ständigen Zyklus aneinander gebunden. Nachdem ein Prozess analysiert und neu modelliert wurde (und natürlich durch Simulationen getestet wurde), wird der Prozess in die Realität umgesetzt und im Ganzen gesteuert. Danach wird er protokolliert. Nach einem Feedback beginnt der Zyklus von neuem. Es wird somit immer kontrolliert, ob der Prozess noch ergiebig ist Definition Workflow-Management Oftmals wird Workflow-Management auch als Vorgangssteuerung bezeichnet. Daraus kann man schließen, dass Workflow-Management dazu dient, Vorgänge zu steuern. Aber nicht nur die Aufgaben der Steuerung von Workflows wird beim Workflow-Management erfüllt, sondern auch die Aufgaben der Analyse, der Modellierung, der Animation und Simulation, der Umsetzung und der Administration. Im Prinzip ist es derselbe Zyklus wie beim Prozessmanagement. Somit ergibt sich folgende Definition: Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, der Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung von Workflows erfüllt werden müssen aus Workflow-Management kompakt und verständlich von Ronald Schnetzer, S aus Workflow-Management ein ereignisbasierter Ansatz von Roland Schätzle, S

22 Kapitel 2 Workflow-Management Ziele des Workflow-Management 12 Das Workflow-Management wurde entwickelt und eingesetzt, um gewisse Ziele zu erreichen. Das Hauptziel wurde schon zu Anfang erwähnt: die Effizienz- und Effektivitätssteigerung. Von diesem Ziel lassen sich noch weitere Unterziele definieren: 1. Verbesserung der Kundenzufriedenheit Dies ist eines der wichtigsten Ziele des Workflow-Management. Es soll vor allem eine schnellere Bearbeitungszeit und somit eine höhere Auskunftsfähigkeit erreicht werden, indem der aktuelle Stand der Bearbeitung jederzeit abgerufen werden kann. 2. Verbesserung Prozessqualität und permanente Qualitätssicherung Durch die Verminderung von Fehlern in den Prozessen soll die Qualität der Leistungserbringung wesentlich verbessert werden. 3. Verkürzung der Durchlaufzeiten Durch die Optimierung der Prozesse sollen hier die Durchlaufzeiten verkürzt werden. Dies geschieht vor allen Dingen durch parallele Ausführung von Einzelaktivitäten oder durch eine dynamische Zuordnung von freien Ressourcen. Ein Beispiel hierfür wäre das Drucken im Hintergrund. 12 Ziele aus: Management von Geschäftsprozessen von Andreas Gadatsch, S

23 Kapitel 2 Workflow-Management 4. Reduktion der Prozesskosten Durch das Workflow-Management sollen auch die Prozesskosten reduziert werden. Schon allein die Zeiteinsparung durch den Einsatz von Workflow- Management ist sehr groß, da z.b. während dem Drucken schon ein anderer Fall bearbeitet werden kann. Dadurch kann man in geringerer Zeit mehr Fälle bearbeiten. 5. Permanente Anpassung an organisatorische Änderungen Man könnte auch in der öffentlichen Verwaltung sagen, dass es eine permanente Anpassung an gesetzliche Änderungen ist. Workflow- Management soll organisatorische und gesetzliche Änderungen durch einfache Integration in anpassungsfähige Workflowmodelle flexibel unterstützen. 6. Automatisierung Prozesssteuerung Die Sachbearbeiter sollen durch das Workflow-Management teilweise oder ganz bei ihren Arbeitsabläufen durch Anwendungen unterstützt werden. 7. Integration heterogener Informationstechnik Dadurch, dass sowohl in Betrieben als auch in der öffentlichen Verwaltung viele verschiedene Anwendungen für die Erfüllung der alltäglichen Arbeit zur Verfügung stehen, gibt es Probleme mit der Implementierung. Mit Workflow-Management soll eine einheitliche Plattform geschaffen werden, die sämtliche Strukturen und Anwendungen in sich integriert. Dies ist sehr wichtig bei Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die noch veraltete Informationsverarbeitungssysteme nutzen, welche nur nach und nach durch neue Technologien abgelöst werden können. 20

24 Kapitel 2 Workflow-Management 8. Einheitliche Benutzeroberflächen Wie schon zuvor erwähnt, werden viele verschiedene Anwendungen in den Betrieben und der Verwaltung genutzt. Um eine einfachere Bedienung dieser verschiedenen Anwendungen zu erreichen, wird eine einheitliche Benutzeroberfläche angestrebt. Das heißt, die verschiedenen Anwendungen sollen von einer Benutzeroberfläche angesteuert und ausgeführt werden. Anhand der oben genannten Ziele kann man erkennen, dass sich diese Ziele überschneiden und sich zu dem schon zuvor genannten Oberziel Effizienz- und Effektivitätssteigerung zusammensetzen. 21

25 Kapitel 2 Workflow-Management Phasen des Workflow-Management 13 Abbildung 8: Die drei Phasen des Workflow-Management Das Workflow-Management lässt sich in drei Phasen einteilen: 1. Modellierungsphase 2. Umsetzungsphase 3. Laufzeitphase 13 nach Dokumenten-Management von Gulbins/ Seyfried/ Strack-Zimmermann, S

26 Kapitel 2 Workflow-Management Modellierungsphase In der Modellierungsphase wird zunächst analysiert und dann modelliert. Bei der Analyse wird zunächst der existierende Ablauf eines Workflows erfasst und auf Schwachstellen überprüft. Danach wird der zukünftige Ablauf modelliert. Umsetzungsphase Auf die Modellierung eines Workflows folgt die Umsetzung. Sie ist zu Anfang ziemlich aufwendig, da nicht nur die eigentliche Definition des Workflows realisiert wird, sondern auch Abfragemasken, Hilfsprogramme, Applikationsintegrationen und ähnliche Funktionen. Diese werden mit Hilfe der Animation und der Simulation überprüft. Bei dieser Umsetzung können Bausteine (Module) entstehen, die in anderen Workflows wiederverwendet werden können. Laufzeitphase Die entscheidende Phase ist die Laufzeitphase. Hier werden die in den ersten beiden Phasen erstellten Workflows ausgeführt. Auch werden die auszuführenden Workflows verwaltet und gesteuert. Ebenso werden Protokolle der Abläufe erstellt, die danach wieder für die Analyse zur Verfügung stehen. 23

27 Kapitel 2 Workflow-Management 2.6 Workflow-Management-Systeme In den vorhergehenden Abschnitten wurden der Workflow und das Workflow-Management erörtert. Nun soll das mit Workflow-Management umgesetzte Softwaresystem das Workflow-Management-System näher betrachtet werden Definition Workflow-Management-System Ein Workflow-Management-System (WFMS) unterstützt als anwendungsunabhängiges Softwaresystem die Modellierung, die Ausführung und die Überwachung von Workflows, sowie die Simulation und Analyse von Workflows. 14 Damit man einen Workflow modellieren, umsetzen, steuern und protokollieren kann, benutzt man sogenannte Tools (Werkzeuge) Workflow-Management-Systeme. Die Workflows, die in einem solchen WFMS ausgeführt werden, sollten folgende Merkmale 15 besitzen: strukturierter, sich selten ändernder, aber oft wiederholender Prozess vorgegebene, eindeutige Regeln arbeitsteilige Aufgaben lassen sich zuordnen unterschiedliche Applikationen zur Aufgabenerfüllung notwendig Prozess ist nicht voll automatisierbar nötige Prozess- und Terminkontrolle 14 Definition aus Management von Geschäftsprozessen von Andreas Gadatsch, S Merkmale aus Workflow-Management kompakt und verständlich von Ronald Schnetzer; S.19 24

28 Kapitel 2 Workflow-Management Mittlerweile gibt es in der Praxis eine Reihe von Workflow-Management- Systemen. Das bekannteste und wichtigste ist für die Verwaltung das WFMS der SAP AG das Business Workflow für R/3. Aber auch andere Hersteller, wie IBM, Novell und FileNet haben Workflow-Produkte wie MQ Queries Workflow, Groupwise Workflow und Visual WorkFLo entwickelt. Und es werden immer mehr Referenzmodell der WfMC für WFMS 16 Die Workflow-Management-Coalition (WfMC) bemüht sich seit 1993 um eine Standardisierung im Bereich der Workflow-Management-Systeme. Sie zeigt die wichtigsten Punkte, die ein WFMS aufführen soll, in einem Referenzmodell auf. Abbildung 9: Referenzmodell der WfMC 16 nach Management von Geschäftsprozessen von Andreas Gadatsch, S ; Workflow-Management kompakt und verständlich von Ronald Schnetzer, S. 58/59; Geschäftsprozessmodellierung und Workflowmanagement (Modelle, Methoden, Werkzeuge) von Vossen/ Becker, S

29 Kapitel 2 Workflow-Management Der Workflow-Ausführungsservice, um den sich das gesamte Referenzmodell aufbaut, stellt die Laufzeitumgebung zur Verfügung, in der die Prozesse ablaufen. Dieser Dienst erzeugt, verwaltet und führt individuelle Vorgänge aus. Er besteht aus einer oder mehreren Workflow-Engines (Vorgangsmaschinen). Sie stellt eine Ausführungsumgebung für die Ausführung von Workflows bereit. Um mit den anderen fünf Systemkomponenten zu kommunizieren, benutzt der Service definierte Schnittstellen. Die Schnittstellen sollen hier nur kurz skizziert werden: Mit der Schnittstelle 1 werden Werkzeuge verschiedener Hersteller, die der Spezifikation der Prozessmodelle dienen, integriert. Es könnten Beschreibungen in den Workflow-Ausführungsservice übernommen werden, die dann Informationen über abgelaufene Workflows in ein Analysetool zurückgeben. Über die Schnittstelle 2 kann das Workflow-Management-System eine spezielle Applikation aktivieren, welches dann eine bestimmte Aktivität ausführt. Ein Beispiel hierfür wäre die Weitergabe von Daten an ein Rechenzentrum. Bei der Schnittstelle 3 werden Standards, wie beispielsweise Textverarbeitungsprogramme aufgerufen. Diese Applikationen werden meist durch den Bearbeiter ausgelöst. Mit der Schnittstelle 4 wird eine systemübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. Sie dient der Einbindung von weiteren Workflow- Ausführungsservices. Die Schnittstelle 5 ist die Verbindung zu speziellen Administrations- und Überwachungswerkzeugen. 26

30 Kapitel 2 Workflow-Management Modellierung eines WFMS 17 Abbildung 10: Beispiel eines WFMS-Vorgehensmodells 17 nach Workflow-Management kompakt und verständlich von Roland Schätzle, S. 36/37 27

31 Kapitel 2 Workflow-Management Voruntersuchung Bei der Voruntersuchung werden die Daten und Funktionen abgeklärt und danach Maßnahmen geplant, die die Lücken beheben und den Rahmen des Prozessentwurfs abstecken. Es soll abgeklärt werden, welche Rahmenbedingungen im Hinblick auf die Informationstechnik bestehen, welche Lösungen schon vorhanden sind und somit wiederverwendet werden können und welche Mittel noch beschafft werden müssen. Die Voruntersuchung kann auch als informationstechnischer Abgleich von Prozessanforderungen bezeichnet werden. Konzeption In der Konzeption werden zunächst die Aktivitäten identifiziert. Danach sind die Ablauffolge und die Ausführungsberechtigungen, sowie deren Detailbeschreibung und ihre Dialogspezifikation zu entwerfen. Man nennt dies auch Workflowplanung. Realisierung Bei der Realisierung werden die Aktivitäten als Programme implementiert. Ausgangspunkt ist der Programmentwurf. Des Weiteren werden Richtlinien für das Workflow-Management-System nach Vorgabe der Konzeption erstellt. Abschließend werden die Programme in die Workflowsteuerung eingebunden. Die Realisierung wird auch Detailspezifikation der Integration genannt. 28