Ziele, Ergebnisse und Return on Investment

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1 Ziele, Ergebnisse und Return on Investment Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße Dinslaken +49(0)

2 Vorwort Dieses Dokument zeigt konkrete Vorteile bei der Verwendung von Ultimo Facility Management (Facility Management Information System: FMIS) in Organisationen. Ultimo hat über Auftraggeber im In- und Ausland, welche in vielen Branchen aktiv sind. Die Andersartigkeit dieser Organisationen ergibt ganz unterschiedliche Ziele und Nutzen bei der Verwendung von Ultimo. Dieses Dokument dient dem Überblick über diese unterschiedliche Nutzung. Ihre Ultimo Kontaktperson wird Ihnen gerne näher erläutern, was die speziellen Vorteile von Ultimo für Ihre Organisation sind. Zunächst werden die Gründe für eine Nutzung von Ultimo beschrieben. Anschließend werden Ziele, Ergebnisse und die Amortisationsdauer erläutert, die die Nutzung von Ultimo Facility Management (Lite) in der Praxis bietet. Bei der Erstellung dieses Dokuments wurden verschiedene Quellen verwendet. Es wurde unter anderem auf Referenzberichte und Informationen aus Kundenumfragen und Anwendertreffen zurückgegriffen. Alle Zitate in diesem Dokument sind aus veröffentlichten Artikeln entnommen oder aus Formularen, die von Kunden während der Anwendertreffen oder Kundenumfragen ausgefüllt wurden. Viele Beschreibungen über die praktische Nutzung von Ultimo Facility Management (Lite) und die Vorteile, die Ultimo bietet, finden Sie auf unserer Website unter dem Menüpunkt Referenzen. Ultimo Software Solutions GmbH 2

3 Inhalt Vorwort Wozu Ultimo? Allgemein Einblick Einsparungen Vorschriften Ziele und Ergebnisse aus der Praxis Allgemein Kundenzitate Return on Investment Allgemein Kundenzitate Fazit Ultimo Software Solutions GmbH 3

4 1. Wozu Ultimo? 1.1 Allgemein Eine Organisation sollte ihre Kosten möglichst begrenzen und die Leistungen optimieren. Ein Trend im Bereich Facility Management ist die Bewältigung von Kürzungen und Umstrukturierungen. Ein Gebäudemanagement ist oft mit einem vielfältigen Angebot an unterstützenden Diensten konfrontiert. Es ist wichtig, dass sich Mitarbeiter und Abteilungen untereinander über die auszuführenden Arbeiten gut abstimmen und dass eine entscheidende Kontrolle über die zu erledigenden Aufgaben besteht. Nur auf diese Weise entstehen flexibel laufende Prozesse und verlaufen Dienste bei den internen Kunden optimal. Die effektive Nutzung von Ultimo ermöglicht Ihnen, dies zu erreichen. Ultimo verbindet die verschiedenen Prozesse miteinander, wodurch alle Informationen an einem Ort aufgezeichnet und gesichert sind. Die Workflows sind im System an den Verlauf der Prozesse in Ihrer Organisation angepasst. Dadurch wird im richtigen Moment der richtige Mitarbeiter mit den richtigen Informationen versorgt, die für die Ausführung seiner Aufgaben nötig sind. Die Anschaffung des Facility Management Information System (FMIS) kann sich aus verschiedenen Zielen ergeben. Unterstützende Abteilungen müssen sich mit internen und externen Faktoren für eine optimale Sicherung der Prozesse auseinandersetzen. Interne Faktoren: Kostenkontrolle / Kostenreduktion Effizienzverbesserung / Effektivitätsverbesserung Performance-Verbesserung (Interne) Kundenzufriedenheit Externe Faktoren: Erwerb von Zertifikaten (Qualität) Erfüllung von Richtlinien/ Vorschriften (Gesundheit, Sicherheit und Umwelt) Image Ultimo Software Solutions GmbH 4

5 1.2 Einblick Mit Ultimo kann ein Einblick in die unterstützenden Prozesse gewonnen werden, beispielweise durch Berichte und Dashboards (Management-Informationen). Außerdem können Arbeiten aufgrund von verfügbaren und gebündelten Informationen effizienter und effektiver durchgeführt werden. So lässt sich für einen Gegenstand aus dem Inventar in Ultimo Facility Management (Lite) leicht einsehen, wer der Lieferant ist, ob der Gegenstand noch Garantie hat, ob es einen Servicevertrag gibt, wie die Wartungsgeschichte aussieht und wann eine periodische Wartung geplant ist. Daneben können verwandte Dokumente, beispielsweise ein Benutzerhandbuch oder eine Zeichnung, direkt aufgerufen werden. In Organisationen kommt es häufig vor, dass Informationen an mehreren Stellen verfügbar oder nicht gespeichert sind. Je nachdem, wie die Organisation wächst, nehmen die Beschwerden und Risiken von dezentralen oder unzureichenden Informationsspeichern zu. Durch den Einsatz von Ultimo können Informationen strukturiert gebündelt werden. Das spart nicht nur die Suche, sondern trägt auch dazu bei, dass jeder über aktuelle Informationen verfügt und das eine Organisation weniger durch personelle Veränderungen belastet ist (z.b. bei Rente oder Krankheit). In vielfältiger Weise kann die Übermittlung von Informationen und die Kommunikation optimiert werden (Arbeitsscheine, Cateringlisten, Anfragen von Gebäudereinigung und Berichte). Ein Mitarbeiter im Backoffice kann eine adäquate Planung von allen ausgegebenen Mitteln und bestellten Caterings anfertigen. Die Arbeitsauslastung ist übersichtlich, sodass Prioritäten festgelegt und Aktivitäten gebündelt werden können. Bei der Abwicklung oder Übermittlung von Arbeitsaufträgen ist in der Historie eindeutig zurückführbar, welche Arbeitsaufträge bereits ausgeführt sind. Aufgrund der zentralen Rolle ist es selbsterklärend, dass Ultimo auch eine Bezugsquelle für die Generierung von Managementinformationen über die Leistungen des Gebäudemanagements darstellt. Informationen können auf verschiedene Weise sortiert und eingesehen werden. Dies gibt Ihnen ein genaues und vollständiges Bild von der Lage. Diese Management-Informationen liefern gute Hinweise für die Optimierung des Serviceniveaus und Gebäudemanagements. Dabei entsteht ein Überblick darüber, wo welche Kosten entstehen. Ultimo Software Solutions GmbH 5

6 1.3 Einsparungen Organisationen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Ultimo, weil durch die Verwendung der Software Engpässe und Kostentreiber einsichtig werden. Durch den Einsatz von Ultimo für die Sicherung von verschiedenen Prozessen kann eine Effizienzsteigerung erreicht werden. So ist es möglich, digital mithilfe der mobilen Web-App zu arbeiten und dabei den Papierspeicher zu reduzieren. Außerdem werden Prozesse einsichtig und klar strukturiert. Wie oft kommt es vor, dass Verträge stillschweigend zu ungünstigen Konditionen verlängert werden, weil eine Kündigung zu spät erfolgt. Über Ultimo werden Sie rechtzeitig informiert und behalten so die Kontrolle über Ihre Verträge. Hinsichtlich der Trennung von Wohnen und Pflege wurde in Zusammenarbeit mit unseren Kunden das Modul Vermietungsadministration entwickelt. Ultimo unterstützt Sie auf diese Weise bei der optimalen Verwaltung Ihrer Immobilien und die Vermietung dieser. Administrative Aufgaben werden vereinfacht und Sie behalten die Kontrolle über den Auslastungsgrad (eventuell für jedes Gebäude), die Verfügbarkeit von vermietbaren Einheiten und die Fakturierung. Dies alles ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand. Kapital kann besser eingesetzt werden, weil die Informationen aus dem System bei Fragen bezüglich Wartung oder Ersatz helfen. Einsparungen werden auf verschiedene Weise erreicht, häufig im Hinblick auf die effektive Nutzung von Zeit und Ressourcen. Indirekt soll die effektive Wartung zu einer besseren Performance führen, sodass höhere Erträge aus Ihrem Gebäudemanagement zu erwirtschaften sind. Ultimo Software Solutions GmbH 6

7 1.4 Vorschriften Kunden von Ultimo Software Solutions GmbH nutzen die Software unter anderem als Hilfsmittel, um Zertifizierungen und Richtlinien wie ISO und DIN zu erfüllen. Viele Organisationen müssen Vorschriften erfüllen und die Sicherheit von Verfahren gewährleisten. Um diesen zu entsprechen, müssen bestimmte Tätigkeiten registriert und kontrolliert werden. Oft besteht eine Verpflichtung zur Erfassung bestimmter Daten und Durchführung regelmäßiger Kontrollen und (Sicherheits-)Tests. Neben der Möglichkeit der Datenerfassung können mithilfe der Software auch Aktivitäten geplant werden, so dass diese immer rechtzeitig durchgeführt werden können. Zusammengefasst ist über Ultimo das Sichern von zu erfassenden Daten möglich und sind auszuführende Aktivitäten planbar. Die Erfassung und die vereinfachte Wiedergabe von eingegeben Daten sind zum Beispiel wichtige Hilfsmittel bei Audits. Ultimo Software Solutions GmbH 7

8 2. Ziele und Ergebnisse aus der Praxis 2.1 Allgemein In diesem Kapitel finden Sie Zitate von Kunden mit Bezug auf ihre Ziele und die Ergebnisse, die mithilfe von Ultimo Facility Management erzielt wurden. 2.2 Kundenzitate Marjan Mol, Direktor Facility Management UMCU Wir wollten unsere Kunden besser informieren, Kosten übersichtlich gestalten und Arbeiten von verschiedenen Cluster kombinieren." Laura Vierveijzer, Projektmitarbeiterin Immobilienmanagement Stichting De Zorgcirkel Die Stärke des neuen Moduls Vermietungsadministration besteht darin, dass Kunden bei der Entwicklung des Moduls direkt beteiligt waren und dass das Modul dadurch gut an die Praxis anschließt. Nathalie Trijsburg, Facility Management Dunea Duin & Water Da die Meldungen in Ultimo kategorisiert werden, kann ich für jede Kategorie und jeden Vertrag die Angelegenheiten bewerten und diese in meine Vertragsbesprechungen mit Gastronomen oder Reinigungsunternehmen mitnehmen. Der Vorteil des Systems ist, dass Angelegenheiten viel besser überwacht werden können. Jean Pierre van Huizen, Hauptabteilung ICT & AV-Media Christliche Agrar-Hochschule Vilentum Welche Prozesse sollen erfasst werden, aber noch wichtiger, welche Informationen sollen aus dem System herausgezogen werden? Ruben van der Linden, Business Intelligence Consultant Stichting De Zorgcirkel Die Anschaffung einer Software, die alle vermietbaren Einheiten einschließlich der Administration dieser erfassen kann, war unumgänglich. Daneben hat das Management angegeben, dass auch mit Mehrjahresplanung Wartung gearbeitet werden soll. Auch dieser Teil muss im System untergebracht werden. " Sven Talman, Projektleiter Antonius Krankenhaus,,Es ist sehr gut, dass man sich mit dem Consultant austauschen kann. Was ist mit der standardisierten Software von Ultimo alles möglich, was sind unsere Ideen für die Einrichtung und wie groß ist der Unterschied zwischen dem was wir wollen und was technisch möglich ist. André Wattèl, Mitarbeiter in der Prävention bei Wartburg College Rotterdam Anhand verschiedener Mehrjahres-Szenarien einschließlich dazugehöriger Kostenvoranschläge und die grafische Darstellung dieser haben wir eine Übersicht der verschiedenen Wartungsarbeiten und -momente vor Augen. Dabei können wir in der grafischen Planung Wartungsarbeiten auch schieben, solange ein Szenario noch nicht definitiv festgelegt ist. Ultimo Software Solutions GmbH 8

9 Ben Rooseboom de Vries, Facility Manager Tata Steel Mit Ultimo haben wir unsere Geschäftsführung überzeugen können, dass unsere Abteilung eine Menge Arbeit erzeugt. Davor fehlte es an einem klaren Bild hiervon. Giovanni van Keulen, Facility Manager Stichting Maasduinen Ultimo bietet eine ausgezeichnete Lösung für eine Organisation wie unsere. Wir sind nicht sehr groß und mit der SaaS-Lösung haben wir ein Paket zu einem attraktiven Preis, das viele Möglichkeiten zur Sicherung und Optimierung der Prozesse bietet. Mit Ultimo können wir so Kosten einsparen." Ultimo Software Solutions GmbH 9

10 3. Return on Investment 3.1 Allgemein Bei der Budgetanfrage für die Anschaffung von FMIS wird oft nach der erwarteten Amortisationszeit gefragt (ROI). Oft sind Daten mit Bezug auf den ROI schwierig zu erfassen. Der Grund dafür ist, dass Organisationen vorab keine Messungen durchführen und so nicht wissen wie groß der verbuchte Gewinn ist. Für Ultimo Software Solutions war dies Anlass, in Kundenumfragen nach dem ROI zu fragen. Ein Großteil der Befragten gab an, keine Angaben machen zu können. Die Kunden, die ein Bild von der Amortisationszeit hatten, gaben an, dass diese ungefähr zwei oder drei Jahren nach der Implementierung erreicht wird. 3.2 Kundenzitate André Wattèl, Mitarbeiter in der Prävention bei Wartburg College Rotterdam Eine Quantifizierung ist schwer, aber die Effizienz hat durch den Einsatz von Ultimo schätzungsweise um 60 % zugenommen. Martine Hemmer, ehemaliger Projektleiter von Ultimo bei Krankenhaus Groep Twente "Ultimo Facility Management trägt zur Verwirklichung der strategischen Ziele des Gebäudemanagement bei. Dank Ultimo konnte auch das Leistungsniveau angehoben, Kosten eingespart, Prozesse optimiert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden." Dhr. E. Beunckens, Abteilungsleiter IT, Chiyoda Europa: Die Kosten sind durch die Minderung von Störungen und die geringere Lagerung von Artikeln gesunken. Die gute Verwaltung von Ersatzteilen im System sorgt zusammen mit allen anderen Vorteilen für einen positiven Return on Investment. Dhr. J. Aerts, Technischer Manager, Coldset Printing Partners Paal Beringen NV: Nach dem Return on Investment müssen wir nicht sehen. Dieses Programm ist einfach ein Hilfsmittel, das wir benötigen, um unsere Arbeit gut ausführen und Registrierungsanforderungen erfüllen zu können. Da gibt es keine Diskussion. Die Bestimmung des ROI bleibt über den Daumen gepeilt. Kurzfristig verursacht die Nutzung des Systems wahrscheinlich eine erhöhte Administration, aber langfristig wird sich das System sicher rentieren. Ultimo Software Solutions GmbH 10

11 4. Fazit Mit Ultimo profitieren Sie von den folgenden Vorteilen: Die zentrale Sicherung von Meldungen und damit Wissensspeicherung. Eine pro-aktive Aufklärung interner Kunden über das Self-Service-Portal oder durch Benachrichtigungen. Eine einheitliche Arbeitsweise, aber mit der Möglichkeit, die Anwendung an Ihre Organisation und Prozesse anzupassen. Die Begründung und Kontrolle von Haushaltplänen, basierend auf soliden Daten. Bessere Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen. Eine verbesserte Kommunikation zwischen Front-Office und Back-Office (und die zentrale Sicherung dieser Kommunikation in Ultimo FMIS). Die einfache Generierung von Management-Informationen. Die Erfüllung von Vorschriften kann einfach nachgewiesen werden. Möglichkeit der Integration mit anderen Business-Softwares und dadurch Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Eine bessere Kontrolle über Betriebsmittel, Meldungen und Verträge, wodurch Verbesserungs- und Einsparungsprogramme aufgestellt werden können. Möglichkeiten, um mit den Ultimo Apps mobil zu arbeiten, wodurch Sie effizienter und schneller arbeiten können. Einen erwarteten Return on Investment von durchschnittlich 2 bis 3 Jahren Ultimo Software Solutions GmbH 11