Schulungshandbuch. Einführung in die Kundenkartei 4. Copyright 2015 achieva

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1 Schulungshandbuch Einführung in die Kundenkartei 4 Copyright 2015 achieva

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Einführung Tipps & Tricks Wie finde ich nicht bezahlte/nicht gelieferte Kundenbestellungen? Wie kann ich eine Vorführung zusammenfassen? Wie kann ich einen Text in der Kurznotiz finden? Wie kann ich eine Kundengruppe erstellen? Wie weiss ich, wer wann Geburtstag hat? Ich möchte meine besten Kundinnen einladen Ich möchte meine besten Produkte wissen Wie finde ich Kundinnen, die ein gewisses Produkt gekauft haben? Ich möchte all meinen Kundinnen, die das Produkt x gekauft haben, ein Mail senden Ich möchte wissen ob ich erfolgreich war Ich möchte den Newsletter versenden. Wie kann ich aus der Kundenkartei ein Mail erstellen? Wie kann ich einer Kundin ein Mail senden? Datensicherung, Export, Import Webseite Wo finde ich das Handbuch, die Quick Sheets, etc.? Der Anfang Installation & Erstkonfiguration Installation Erstkonfiguration Start & Übersicht Start Übersicht über die einzelne Module Verkauf Hinweis!! - Eigenbedarf, Privatverbrauch Einkauf PDF und Excel Bei Einkauf Bei Reports Buchung Stammdaten Administration Einstellungen Daten Migration/Daten Sicherung Vorlagen Arbeitsabläufe Vorführung erfassen Webshop Rechnung Webshop Rechnung herunterladen Déesse Rechnung in die Kundenkartei laden Kundengruppen erstellen und verwenden Kundengruppen verwenden Eigener Artikel erfassen und richtig buchen Eigenes Konto erstellen Artikel erfassen Artikel in Bestellung hinzufügen Anhang Schweizer Schul Kontenrahmen KMU Schulungshandbuch Seite 2 von 24 Kundenkartei 4

3 1. Einleitung Einführung Willkommen bei der Kundenkartei. Dieses Schulungshandbuch soll Ihnen als Ergänzung zum Kurs und später als Nachschlagewerk dienen. Zusätzlich ist noch ein Quick Sheet als Zusammenfassung und ein ausführliches Anwendungshandbuch verfügbar. Beide Dokumente können über die Webseite heruntergeladen werden. Fragen oder Anmerkungen? Senden Sie uns einfach ein Mail an Im Dokument wird für die vereinfachte Lesbarkeit die weibliche Form verwendet Tipps & Tricks Wie finde ich nicht bezahlte/nicht gelieferte Kundenbestellungen? Handbuch Kapitel 5.3 Report - Kundenbestellungen Report Übersicht Status Kundenbestellung Wie kann ich eine Vorführung zusammenfassen? Handbuch Kapitel 8.3 Anlass/Vorführungen Kalender Eintrag für Kundin erstellen Bei der Kundenbestellung; Gastgeberin suchen Vorführung wählen und speichern Wie kann ich einen Text in der Kurznotiz finden? Handbuch Kapitel 5.5 Report - Kurznotiz Report Kurznotiz Filter setzen Wie kann ich eine Kundengruppe erstellen? Handbuch Kapitel 10.4 Kundengruppen Administration Kundengruppen Wie weiss ich, wer wann Geburtstag hat? Kunden Stammdaten Filter auf Spalte Geburtstag setzen Ich möchte meine besten Kundinnen einladen Report Gesamtübersicht Verkauf Kunde Ich möchte meine besten Produkte wissen Report Gesamtübersicht Verkauf Artikel Wie finde ich Kundinnen, die ein gewisses Produkt gekauft haben? Handbuch Kapitel 5.2 Report - Verkauf Report Übersicht Verkauf Schulungshandbuch Seite 3 von 24 Kundenkartei 4

4 Ich möchte all meinen Kundinnen, die das Produkt x gekauft haben, ein Mail senden Handbuch Kapitel 5.2 Report - Verkauf Report Übersicht Verkauf und erstellen Ich möchte wissen ob ich erfolgreich war Handbuch Kapitel 5.1 Buchung - Finanzjournal oder Buchung Finanzjournal Buchung Finanzjournal Finanzbericht Ich möchte den Newsletter versenden. Wie kann ich aus der Kundenkartei ein Mail erstellen? Kundengruppe erstellen Kundinnen der Gruppe zuweisen Kunden Stammdaten Adresse filtern erstellen Wie kann ich einer Kundin ein Mail senden? Kundenansicht der Kundin Klick auf die Adresse Datensicherung, Export, Import Handbuch Kapitel Datenexport/Datenimport Ich habe einen neuen Computer, kann ich die Kundenkartei übernehmen? Webseite Ja, Administration Daten Migration Datenexport und dann Datenimport Wo finde ich das Handbuch, die Quick Sheets, etc.? Schulungshandbuch Seite 4 von 24 Kundenkartei 4

5 2. Der Anfang Wichtig Die Kundenkartei speichert die Daten lokal auf Ihrem Computer. Dadurch ist es wichtig, von Zeit zu Zeit eine externe Datensicherung zu erstellen Installation & Erstkonfiguration Installation Die Kundenkartei können Sie direkt vom Internet herunterladen. Gehen Sie dazu auf die Webseite und wählen Installation Schulungshandbuch Seite 5 von 24 Kundenkartei 4

6 Nun fahren Sie gemäss der Anweisung für eine Neuinstallation vor. Dabei müssen Sie zuerst das Programm Adobe Air und können danach die Kundenkartei installieren Erstkonfiguration Beim ersten Starten können Sie Ihre persönlichen Daten angeben. Aus diesen Daten wird Ihr persönliches Konto erstellt. Persönliche Angaben Durch Klick auf Speichern & Weiter schliesst sich das Fenster, und die Kundenkartei wird gestartet. Schulungshandbuch Seite 6 von 24 Kundenkartei 4

7 Bei der Erstinstallation wird im Hintergrund die ganze Artikelliste geladen. Dies dauert ein paar Minuten. Schulungshandbuch Seite 7 von 24 Kundenkartei 4

8 2.2. Start & Übersicht Start Das Programm ist unterhalb des Windows/Mac Menüpunkts installiert und kann so oder durch Klicken des Programmicons aufgerufen werden Übersicht über die einzelne Module Gesamtübersicht Verkauf Im Verkauf verwalten Sie alle Kundenbestellungen. Einkauf Im Einkauf verwalten Sie alle Einkäufe bei Déesse. Report Buchungen Stammdaten Im Stammdaten verwalten Sie Kunden, Artikel und das Lager Kalender Déesse Webshop Administration Übersicht der Module Schulungshandbuch Seite 8 von 24 Kundenkartei 4

9 2.3. Verkauf Kundin wechseln Neue Bestellung Kundin erstellen / bearbeiten Angaben zur Kundin Bestellformular Geschenkartikel Mit einem Klick auf das Icon können Sie einen Geschenkartikel oder einen Einmal Artikel hinzufügen. Artikel die nicht mehr erhältlich Liste von Artikeln, die seit einigen Monaten nicht mehr im Verkauf sind, zum Beispiel Kundenaktionen oder Gastgeberofferten. Drucken Mit Drucken können Sie einen Kundenbrief mit der Bestellung erstellen. Diesen können Sie bequem ausdrucken. Bestellung löschen Mit einem Klick auf das Icon können Sie die Bestellung löschen. Speichern Am Schluss kann die Bestellung durch Speichern gespeichert werden. Schulungshandbuch Seite 9 von 24 Kundenkartei 4

10 Hinweis!! - Eigenbedarf, Privatverbrauch Wenn Sie Artikel für sich selber beziehen, erfassen Sie eine Bestellung für sich selber. Dadurch wird die korrekte Führung des Lagers und des Finanzjournals sichergestellt. Bei einer eigenen Bestellung wird unterschieden zwischen Eigenbedarf Artikel, die für die Ausübung Ihres Berufes benötigt werden. Dazu gehören Muster, Artikel, die während einer Vorführung benutzt werden, etc. Privatverbrauch Artikel, die Sie für Ihren täglichen Bedarf verwenden. Der Unterschied findet sich im Artikelpreis, worin für den Privatverbrauch der Einkaufspreis geführt wird. Im Gegensatz dazu werden Artikel für den Eigenbedarf mit einem Preis von CHF 0.- geführt. Die Unterscheidung wird mit dem Selektieren der Checkbox gemacht: Artikel für den Privatverbrauch Artikel für den Eigenbedarf Artikel für den Eigenbedarf erscheinen nicht im Finanzjournal!! Schulungshandbuch Seite 10 von 24 Kundenkartei 4

11 2.4. Einkauf Neue Bestellung erstellen Neue Bestellung Bedarfsliste Mit einem Klick auf das Icon können Sie eine Liste des Bedarfs gemäss den Kundenbestellungen erhalten Die Tabelle zeigt Folgendes: Spalte 2: Bedarf des bestellten Artikels nach Abzug des Lagerbestands. Die Kundenkartei erkennt den Bedarf und die Anzahl der Artikel, die noch an Lager sind. Daraus leitet sich die Bestell-Anzahl ab. Die Zahl 0 bedeutet also, dass der Artikel von einer Kundin bestellt ist, der bestellte Artikel aber im Lager vorhanden sein muss und somit nicht bestellt werden muss. Spalte 3 und 4: Artikelnummer und Bezeichnung Spalte 5 und 6: Aktionsart und Art des Artikels EP bedeutet ein Einzelprodukt. Set bedeutet, dass sich der Artikel aus einzelnen Positionen zusammensetzt. Spalte 7: Anzahl des von Kundinnen bestellten Artikels Die Zahl zeigt aus den offenen Bestellungen den aktuellen Bedarf des Artikels an. Spalte 8: Anzahl des Artikels an Lager Die Spalte zeigt die Anzahl des Artikels an Lager. Spalte 9: Anzahl Artikel bestellt Die Spalte zeigt die Anzahl des Artikels, die bei Déesse bestellt sind, aber noch nicht eingegangen sind. Schulungshandbuch Seite 11 von 24 Kundenkartei 4

12 2.5. PDF und Excel An verschiedenen Orten in der Kundenkartei können Sie Daten in PDF oder Excel exportieren Bei Einkauf Darstellung der von der Kundin gekauften Artikel als Übersicht oder als Journal Bei Reports Excel Report über die angezeigten Daten oder als Journal, alle verkaufte Artikel mit Angabe Buchung Stammdaten Schulungshandbuch Seite 12 von 24 Kundenkartei 4

13 Schulungshandbuch Seite 13 von 24 Kundenkartei 4

14 2.6. Administration Einstellungen Administration Einstellungen Stammverzeichnis Innerhalb des Stammverzeichnisses werden alle Dateien, die von der Kundenkartei erstellt werden, gespeichert. Trennzeichen Beim Versenden einer an mehrere Kundinnen wird, abhängig von Ihrem Mailprogramm, ein Komma oder Strichpunkt verwendet. Standardmässig ist ein Komma eingestellt Negative Werte am Lager Bei einem Verkauf werden die Artikel im Lager subtrahiert während bei einem Einkauf die Artikel beim Lager addiert werden. Um Verwirrung zu vermeiden, werden standardmässig keine negativen Werte zu gelassen. Dies kann aber zu falschen Lagerzahlen führen. Wenn Sie das Lager aktiv verwenden, wechseln Sie auf Ja, negative Werte sind erlaubt. Daten löschen In diesem Abschnitt können Sie Daten aus der Kundenkartei löschen. Bitte beachten Sie genau, was Sie löschen möchten. Daten setzen Durch erstellen, können Sie die Standardwerte für ein C5 Couvert, Adressetiketten 3490, und eine Standardrechnung setzen. Dabei werden Ihre bestehenden Werte für diese Vorlagen überschrieben. Schulungshandbuch Seite 14 von 24 Kundenkartei 4

15 Daten Migration/Daten Sicherung Exportieren der Daten einer Kundenkartei. Übersicht der Kundenkartei Tagessicherungen Importieren oder laden von Daten einer Kundenkartei Administration Daten Migration Laden von Adressdaten aus Excel (xls) oder im vcard Format. Durch Klicken auf den Knopf werden alle Artikel und Preise neu geladen und abgeglichen. Beim Tab Daten Migration können Sie sowohl Daten laden, als auch exportieren oder sichern. Daten Sicherung/externes Backup/Daten Import Mit Export... können Sie eine Datensicherung erstellen. Die Kundenkartei erstellt dabei eine sogenannte zip Datei mit allen Ihren Daten. Einen Daten Export können Sie später mit Import... wieder einlesen. Schulungshandbuch Seite 15 von 24 Kundenkartei 4

16 Vorlagen Neue Vorlage erstellen In der Kundenkartei können Sie Ihre individuellen Vorlagen erstellen und verwalten. Liste bestehender Vorlagen Schulungshandbuch Seite 16 von 24 Kundenkartei 4

17 3. Arbeitsabläufe 3.1. Vorführung erfassen Mit der Kundenkartei können Sie Ihre Vorführungen planen und führen. Dadurch ist es später möglich, die besten Gastgeberinnen zu belohnen. Als ersten Schritt suchen Sie im Verkauf die Gastgeberin und wechseln zu Kalender um den Eintrag zu erstellen. Neuen Kalendereintrag erstellen Export in Outlook oder ical Thema, Datum und Zeit bestimmen. Kalendereintrag erstellen Setzen Sie den Titel, das Datum und die Zeit und Speichern den Eintrag. Der erste Teil ist somit bereits abgeschlossen. Schulungshandbuch Seite 17 von 24 Kundenkartei 4

18 Nun müssen Sie nun noch bei der Erfassung der Bestellung, diese mit der Vorführung verlinken oder verknüpfen. Gastgeberin und Vorführung wählen Klicken, um zu verlinken Zuweisen einer Bestellung zu einer Vorführung Verlinken Sie alle Bestellungen mit dem Kalendereintrag. Auch die Bestellung der Gastgeberin. Durch das verlinken werden alle Bestellungen im Kalendereintrag angezeigt. D Druck der Vorführungsübersicht (Gastgeberinnencouvert) Alle verlinkten Bestellungen werden angezeigt. Druck aller Kundenrechnungen. Zusammenfassung der Vorführung Schulungshandbuch Seite 18 von 24 Kundenkartei 4

19 3.2. Webshop Rechnung Webshop Rechnung herunterladen Im Déesse Webshop, wechseln Sie zu Umsätze -> Rechnungen Neu finden sie hinter jeder Rechnung das Zeichen der Kundenkartei Klicken Sie auf das Zeichen und die Déesse Rechnung wird auf Ihren Computer geladen. Der Webshop erstellt eine Datei mit der Déesse Rechnungsnummer und der Endung xml. Wenn der Browser, beim Speichern aus dem Webshop nicht nach dem Speicherort fragt, wird die Datei typischerweise in einem Ordner mit dem Name Download gespeichert Déesse Rechnung in die Kundenkartei laden Starten Sie nun die Kundenkartei und gehen Sie zum Einkauf Je nachdem, ob Sie für die Rechnung eine Bestellung in der Kundenkartei erstellt haben oder nicht unterscheidet sich das laden ein wenig. 1. Sie haben für die Rechnung keine Bestellung in der Kundenkartei erstellt -> Klicken Sie auf Rechnung laden. 2. Sie haben für die Rechnung eine Bestellung in der Kundenkartei erstellt -> klicken Sie auf das Icon in der Zeile der Bestellung Schulungshandbuch Seite 19 von 24 Kundenkartei 4

20 In beiden Fällen öffnet sich der Explorer oder Finder. Suchen Sie nun die vom Webshop erstellte Datei und klicken dann auf ok. Damit wird die Rechnung geladen und erscheint in der Übersicht. Beachten Sie, dass Sie das korrekte Lieferdatum und Bezahldatum setzen, gleich wie bei einer Kundenbestellung. Schulungshandbuch Seite 20 von 24 Kundenkartei 4

21 3.3. Kundengruppen erstellen und verwenden Mit Kundengruppen erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden zu gruppieren. Die Gruppen werden im Hauptfenster bei der Ansicht der Kundendaten angezeigt. Im Beispiel sind dies Aktiver Kunde, Gruppe Müller und Gastgeberin. Darstellung der Kundengruppen in der Kundendaten Ansicht bei Verkauf Die Verwaltung der Kundengruppen wird in der Administration geführt. Eine Kundengruppe können Sie durch einen Klick auf das Icon erstellen. Beim Erstellen einer Kundengruppe können Sie folgende Angaben setzen: Name Bestimmt den Namen der Kundengruppe. Dieser Name wird angezeigt. Sichtbar Wenn angeklickt, kann diese Gruppe auf der Übersicht beim Kunden gesetzt werden. Im Beispiel am Anfang dieses Kapitels entspricht dies der Gruppe Studio Kundengruppen verwenden Eine Kundin können Sie beim Einkauf direkt mit den Kundendaten der Kundin setzen oder löschen. Schulungshandbuch Seite 21 von 24 Kundenkartei 4

22 Klick auf das Icon um die Kundendaten zu bearbeiten Kundengruppen Zuweisung können direkt gesetzt oder gelöscht werden. Setzen oder löschen der Kundengruppen Änderungen speichern oder mit Abbrechen verwerfen. Kundengruppen bei den Kundendaten setzen Um Anpassungen für mehrere Kundinnen zu machen, können die Kundengruppen in den Stammdaten bestimmt werden. Auf Kundengruppen verwalten klicken. Wechseln zu den Stammdaten. Der Name der Kundengruppe wird mit dem Mauszeiger angezeigt. Kundengruppen bei den Stammdaten setzen Setzen oder löschen der Kundegruppenzuweisung. Die Änderung wird direkt gespeichert. Schulungshandbuch Seite 22 von 24 Kundenkartei 4

23 3.4. Eigener Artikel erfassen und richtig buchen Mit der Kundenkartei können Sie auch Déesse fremde Artikel, wie zum Beispiel Studio Artikel, führen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, diese Artikel oder Dienstleistungen in eigenen Konten zu buchen. Für dieses Beispiel wird angenommen, dass Sie eine Dienstleistung von Fusspflege 1 Stunde anbieten und den Ertrag daraus in das Konto 3400 Dienstleistungsertrag verbuchen wollen Eigenes Konto erstellen Ein neues Konto erfassen Sie in Administration -> Kontenplan Definition als Ertragskonto für das Beispiel Artikel erfassen Als nächstes erfassen Sie Ihre Dienstleistung als neuen Artikel Artikel in Bestellung hinzufügen Jetzt können Sie den erfassten Artikel in einer Bestellung auswählen und einfügen. Schulungshandbuch Seite 23 von 24 Kundenkartei 4

24 4. Anhang 4.1. Schweizer Schul Kontenrahmen KMU Klasse 1: Aktiven Klasse 2: Passiven Klasse 3: Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen 10 Umlaufvermögen 100 Flüssige Mittel und Wert- schriften 1000 Kasse 1010 Post 1020 Bank(kontokorrent) 1060 Wertschriftenbestand (kf.) 110 Forderungen 1100 Debitoren (FLL) 1109 Delkredere (WB FLL) 1170 Debitor MWST (Vorsteuer) auf Materialaufwand und Dienstleistungen 1171 Debitor MWST (Vorsteuer) auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand 1176 Debitor VST 120 Vorräte 1200 Warenbestand (Vorräte Handelswaren) 1210 Materialvorräte 1260 Halb- und Fertigfabrikate 130 Aktive Rechnungs- abgrenzung 1300 Transitorische Aktiven 240 Lf. Finanzverbindlichkeiten (Aktive Rechnungsabgrenzung) 2400 Bankdarlehen (lf.) 14 Anlagevermögen 2440 Hypotheken 140 Finanzanlagen 1400 Wertpapiere (lf.) 1420 Beteiligungen 1440 Aktivdarlehen (lf.) 150 Mobile Sachanlagen 1500 Maschinen Produktion 1509 WB Maschinen Produktion 1510 Mobiliar und Einrichtungen 1520 Büromaschinen, EDV 1530 Fahrzeuge 1540 Werkzeuge und Geräte 1550 Lagereinrichtungen 160 Immobile Sachanlagen 1600 Immobilien (Liegenschaften) 170 Immaterielle Anlagen 1700 Patente, Marken, Lizenzen 6 20 Kurzfristiges Fremdkapital 200 Kf. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2000 Kreditoren (VLL) 2003 Kreditoren Sozialversiche- rungen (Verbindlichkeiten für Sozialversicherungen) 210 Kf. Finanzverbindlichkeiten 2100 Bank(kontokorrent) 2140 Passivdarlehen (kf.) 220 Andere kf. Verbindlichkeiten 2200 Kreditor MWST (Umsatzsteuer) 2206 Kreditor VST 2230 Dividenden 230 Passive Rechnungsabgren- zung, kf. Rückstellungen 2300 Transitorische Passiven (Passive Rechnungsabgrenz.) 2330 Rückstellungen (kf.) 24 Langfristiges Fremdkapital 2460 Obligationenanleihen 250 Andere lf. Verbindlichkeiten 2500 Passivdarlehen (lf.) 260 Lf. Rückstellungen 2600 Rückstellungen (lf.) 28 Eigenkapital 280 Kapital / Privat 2800 Aktienkapital / Stammkapital / Stiftungskapital (bei juristischen Personen) 2800 Eigenkapital (bei Personen- gesellschaften) 2850 Privat (bei Personengesell- schaften) 290 Reserven, Bilanzgewinn 2900 Reserven Gewinn- oder Verlustvortrag 3000 Produktionsertrag 3200 Warenertrag (Handelsertrag) 3400 Dienstleistungsertrag 3600 Übriger Betriebsertrag 3700 Eigeneleistung und Eigenverbrauch 3710 Eigenverbauch für Privat 3800 Bestandesänderungen ange- fangene und fertige Arbeiten 3900 Debitorenverluste (Verluste aus Forderungen) Klasse 4: Aufwand für Material, Waren und Drittleistungen Materialaufwand 4200 Warenaufwand (Handelsauf- wand) 4400 Aufwand für Drittleistungen (Dienstleistungen) Klasse 5: Personalaufwand 5000 Lohnaufwand 5700 Sozialversicherungsaufwand 5800 Übriger Personalaufwand Klasse 6: Sonstiger Betriebsaufwand 6000 Mietaufwand (Raumaufwand) 6100 Unterhalt, Reparaturen, Ersatz (URE) 6200 Fahrzeugaufwand 6300 (Sach-)Versicherungen 6400 Energie- und Entsorgungs- aufwand 6500 Verwaltungs- und Informatik- aufwand 6600 Werbeaufwand 6700 Übriger Betriebsaufwand 68 Finanzerfolg 6800 Zins- oder Finanzaufwand 6850 Zins- oder Finanzertrag 69 Abschreibungen 6900 Abschreibungen Klasse 7: Betriebliche Nebenerfolge 74 Erfolg aus Finanzanlagen 7400 Zinsertrag (nebenbetrieblich) 7410 Zinsaufwand (nebenbetrieblich) 7420 Wertschriftenertrag 7430 Wertschriftenaufwand 7440 Beteiligungsertrag 7450 Beteiligungsaufwand 75 Erfolg betriebliche Liegenschaften 7500 Immobilienertrag (Liegen- schaftenertrag) 7510 Immobilienaufwand (Liegen- schaftenaufwand) 79 Gewinne aus Veräusserung von betrieblichem Anlage- vermögen 7900 Gewinne aus Veräusserung von betrieblichem Anlagevermögen Klasse 8: Ausserordentlicher und betriebsfremder Erfolg, Steuern 80 Ausserordentlicher Erfolg 8000 Ausserordentlicher Ertrag 8010 Ausserordentlicher Aufwand 82 Betriebsfremder Erfolg 8200 Betriebsfremder Ertrag 8210 Betriebsfremder Aufwand 89 Steuern 8900 Direkte Steuern 20 Klasse 9: Abschluss 9000 Erfolgsrechnung (GuV: 9100 Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung) Quelle Schulungshandbuch Seite 24 von 24 Kundenkartei 4