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1 AB-Soft AB-Arbeitszeit (C) ; Stand: BENUTZERHANDBUCH

2 AB-Arbeitszeit (C) ; Stand: AB-Soft GmbH Gesellschafter Andreas Breitschopp Leopoldstraße München und Volker Baron Gräfelfinger Straße München 2

3 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS VORBEMERKUNGEN VORBEREITUNG IHRES SYSTEMS LOGIN ALLGEMEINES ZUR PROGRAMMBEDIENUNG Die Navigationsleiste Konventionen bei der Datenerfassung VORGEHENSWEISE BEI DER ERSTERFASSUNG VON DATEN MENÜ "PERSONAL" Untermenü "Anlegen" Untermenü "Löschen"

4 7. MENÜ "AZ-ERFASSUNG" Untermenü "Einzelerfassung" Untermenü "Krankheit" Untermenü "Kur" Untermenü "Urlaub" Untermenü "Auszahlungen" Untermenü "Löschen" MENÜ "EINSTELLUNGEN" Untermenü "Allgemeines" Untermenü "Juristische Personen" Untermenü "Abrechnungseinheiten" Untermenü "Standorte" Untermenü "Manteltarif" Untermenü "Feiertage" MENÜ "AUSWERTUNGEN" Untermenü "AZ-Konto" Untermenü "AZ-Konten-Übersicht" Auswertung Arbeitszeit Auswertung Urlaub Auszahlungsliste

5 10. EXPORT Untermenü "G.O.D" JAHRESABSCHLUSS MENÜ "DIENSTPLANUNG Untermenü "Qualifikationen" Untermenü "Dienstformen" Untermenü "Fehlerprüfungen" Untermenü "Dienstplan" Untermenü "Plan-Ist-Übernahme" Untermenü "Einstellungen" Untermenü "Auswertungen" Auswertung "Plan nach Dienstformen" Auswertung "Plan nach Mitarbeitern" Auswertung "Personalbesetzung" Auswertung "An-/Abwesenheit" Übersichtsauswertung" Detailauswertung" Auswertung "Fehlerprüfungs-Log während der Festschreibung " Auswertung "Planungs-Log" MENÜ "PROJEKTZEITERFASSUNG" MENÜ "ERFASSUNGSTERMINAL" Untermenü "Terminals" Untermenü "Rahmen-AZ-Modelle"

6 14.3. Untermenü "Sperrzeiten" Untermenü "Korrektur-Log" Untermenü "Error-Log" Untermenü "Erfassungs-Log" Zeiterfassung am Terminal Logik-Prüfungen erfasster Datensätze Erfassungsterminal AZ-T, Technische Hinweise MENÜ "ZUGANGSKONTROLLE" STATISTIK BENUTZERVERWALTUNG Anlegen Untermenü "Löschen" FARBTABELLE NOTIZEN INDEX

7 1. Vorbemerkungen AB-Arbeitszeit ist ein Online-Erfassungssystem zur Führung von Jahresarbeitszeitkonten speziell für Unternehmen, Einrichtungen und Dienste, bei denen differenziert zu bewertende Arbeitszeiten wie Rufbereitschaften, Bereitschaftsdienste, Nachtarbeit und Schichtdienste vorkommen. Es dient dem Arbeitgeber wie auch dem Arbeitnehmer als Nachweis über die Entwicklung seines Arbeitszeitkontos und verschafft dem Arbeitgeber darüber hinaus einen raschen und präzisen Überblick über die Zeitsalden und den verbleibenden Urlaubsanspruch aller Mitarbeiter. Das vorliegende Handbuch soll Sie bei der Bedienung von AB-Arbeitszeit begleiten. Zu diesem Zweck steht Ihnen die aktuelle Version des Handbuches über den Link "H a n d b u c h" in der Statuszeile der Software jederzeit zur Verfügung. 7

8 2. Vorbereitung Ihres Systems Um mit der Software arbeiten zu können benötigen Sie - Microsoft Internet-Explorer (ab Version 5.0) o- der einen anderen Internet-Browser, der die Spezifikationen des CSS Stylesheets Version 2.0 unterstützt und - einen funktionsfähigen Internet-Zugang sowie Ihre Zugangsberechtigung (Security-Pass), die Sie von AB-Soft erhalten haben. Da AB- Arbeitszeiterfassung die im Umgang mit personenbezogenen Daten gebotene Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung und Sicherheitszertifikat gewährleistet, muss dieses Zertifikat auf jedem PC installiert werden, von dem aus die Arbeitszeiterfassung ausgeführt werden soll: Wählen Sie hierzu bitte den Menüpunkt [Extras] [Internetoptionen], Karteireiter "Inhalte": 8

9 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Zertifikate". 9

10 In der Bildschirmmaske "Zertifikate" klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren", es öffnet sich anschließend der Zertifikatsimport-Assistent: 10

11 Legen Sie nunmehr die mitgelieferte Security- Diskette in das Diskettenlaufwerk ein. Nach Klick auf die Schaltfläche "Weiter" gelangen Sie zu einem Dialogfeld, in das Sie den Namen Ihres Diskettenlaufwerks sowie den Dateinamen security.cer eintragen: 11

12 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Weiter", um den Zertifikatsspeicher entsprechend der nachfolgenden Abbildung auszuwählen: 12

13 Durch Klick auf die Schaltfläche "Durchsuchen" gelangen Sie zu einer Liste der möglichen Zertifikatsspeicher. 13

14 Nach der Auswahl des Zertifikatsspeichers "Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen" und Klick auf die Schaltfläche "OK" gelangen Sie zu einer Installationsübersicht, die Sie mit Klick auf "Fertig stellen" bestätigen. Die nachfolgende Meldung "Der Importvorgang war erfolgreich" bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche "OK". Entfernen Sie anschließend die Security-Diskette aus dem Laufwerk und verwahren Sie diese so, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. 14

15 Da das System auch nach Ihrer Anmeldung bei jedem Datentransfer prüft, ob der Zugriff von einem berechtigten Anwender stammt, ist es erforderlich, dass Sie in Ihrem Browser die Funktion "Cookies zulassen" eingeschaltet haben bzw. die Frage, ob bei Anmeldung ein Cookie zugelassen werden soll, mit "Ja" beantworten (Hinweis: Das Cookie wird nach dem Logout bzw. spätestens 10 Stunden nach dem Login automatisch gelöscht. Diese aus Sicherheitsgründen erforderliche Einschränkung führt dazu, dass Sie sich neu anmelden müssen, wenn Sie einmal mehr als 10 Stunden mit dem System arbeiten wollen). Sofern Sie nicht sicher sind, ob die Einstellungen Ihres Browsers Cookies zulassen, können Sie dies über den Menüpunkt [Extras] [Internetoptionen], Karteireiter "Datenschutz" überprüfen und ggf. einstellen. 15

16 3. Login Bitte melden Sie sich in Ihrem Browser auf der Internet-Adresse mit der in Ihrem Security-Pass genannten Teilnehmernummer, Benutzernamen und dem zugewiesenen Passwort an. Achten Sie dabei auf Groß- / Kleinschreibung und auf ggf. enthaltene Leerzeichen. Damit Sie künftig schneller auf AB-Arbeitszeit zugreifen können, empfehlen wir Ihnen, bei der erstmaligen Anmeldung die Startseite in Ihrem Browser in die Favoriten- Liste aufzunehmen. Wählen Sie hierzu bitte im Menü "Favoriten" den Untermenüpunkt "Zu Favoriten hinzufügen". 16

17 4. Allgemeines zur Programmbedienung 4.1. Die Navigationsleiste Login (3.) Personal (6.) Anlegen (6.1.) Löschen (6.2.) AZ-Erfassung (7.) Einzelerfassung (7.1.) Krankheit (7.2.) Kur (7.2.) Urlaub (7.4.) Auszahlungen (7.5.) Löschen (7.6.) Einstellungen (8.) Allgemeines (8.1.) Juristische Personen (8.2.) Abrechnungseinheiten (8.3.) Standorte (8.4.) Manteltarif (8.5.) Feiertage (8.6.) Auswertungen (9.) AZ-Konto (9.1.) AZ-Konten-Übersicht (9.2.) Auszahlungsliste (9.3.) Export (10.) CSV (Excel) (10.1.) G.O.D. (10.2.) Jahresabschluss (11.) Dienstplanung (12.) Qualifikationen (12.1.) Dienstformen (12.2.) Fehlerprüfungen (12.3.) Dienstplan (12.4.) Plan-Ist-Übernahme (12.5.) Einstellungen (12.6.) Auswertungen (12.7.) Nachdem Sie sich gegenüber dem System identifiziert haben, können Sie die Navigationsleiste im linken Fenster nutzen, die Sie durch die weitere Arbeit mit AB-Arbeitszeit begleiten wird und die es Ihnen ermöglicht, jede Programmfunktion mit wenigen Handgriffen zu erreichen. Durch Klick auf einen der Menüpunkte - Personal - AZ-Erfassung - Einstellungen - Auswertungen öffnen sich Untermenüs, die übrigen Menüeinträge führen Sie direkt zu den angegebenen Programmfunktio- 17

18 Projektzeiterfassung (13.) Erfassungsterminal (14.) Terminals (14.1.) Rahmen-AZ-Modelle (14.2.) Sperrzeiten (14.3.) Korrektur-Log (14.4.) Error-Log (14.5.) Erfassungs-Log (14.6.) Zugangskontrolle (15.) Statistik (16.) Benutzerverwaltung (17.) Anlegen (17.1.) Löschen (17.2.) Kontakt Disclaimer Logout nen. Damit Sie immer wissen, in welchem Menü Sie sich gerade befinden, wird der ausgewählte Menüpunkt im Fettdruck dargestellt. Da sich die Untermenüs zur Wahrung der Übersichtlichkeit bei Auswahl eines anderen Hauptmenüpunktes automatisch schließen, bekommen Sie bei der Arbeit mit der Software niemals alle Untermenüs gleichzeitig angezeigt. Damit Sie sich jedoch während der Lektüre dieser Dokumentation ein Bild von der vollständigen Menüstruktur machen können, haben wir in vorstehender Abbildung alle auswählbaren Einträge gelistet. Neben den Menüeinträgen finden Sie die Kapitel- Nummern, in denen die Menüpunkte in der vorliegenden Dokumentation beschrieben werden. 18

19 4.2. Konventionen bei der Datenerfassung Das System erwartet für die Eingabe von Daten bestimmte Formate: Datumsangaben müssen immer im internationalen Datumsformat (JJJJ- MM-TT) erfolgen, Uhrzeiten und Angaben zur Zeitdauer immer im Format (hh:mm). Wenn volle Stunden zu erfassen sind, kann die Angabe des Doppelpunktes und der Minuten weggelassen werden. Sofern es inhaltlich korrekt ist, eine mehr als zweistellige Stundenzahl einzugeben, so ist dies selbstverständlich auch möglich (z. B. bei der Angabe der Jahresarbeitszeit im Menü "Personal"). Das System kennt die Uhrzeit 24:00 Uhr nicht. Ein Dienst, der um Mitternacht endet, ist dadurch mit 0:00 Uhr des darauf folgenden Tages einzutragen. 19

20 5. Vorgehensweise bei der Ersterfassung von Daten Bitte lesen Sie den folgenden Abschnitt aufmerksam durch. Bei der Einrichtung der Software treffen Sie Entscheidungen, die nach der Erfassung von Diensten nur mit hohem Aufwand korrigiert werden können. Fragen Sie im Zweifelsfall vorab bei AB-Soft nach, um späteren kostenpflichtigen Support zur Nachbearbeitung bereits erfasster Datensätze zu vermeiden. Wenn Sie erstmals mit AB-Arbeitszeit arbeiten, sollten Sie unbedingt die folgende Reihenfolge bei der Datenerfassung einhalten: - Sofern Sie Ihren Browser noch nicht für die Arbeit mit AB-Arbeitszeit vorbereitet haben, führen Sie bitte die unter 2. "Vorbereitung Ihres Systems" aufgeführten Arbeiten aus. - Anschließend legen Sie die Einstellungen fest, die unabhängig von den einzelnen Arbeitsverträgen für Ihr gesamtes Unternehmen gelten. Die erforderlichen Arbeiten sind unter 8. "Menü 'Einstellungen'" dokumentiert. 20

21 - Nach den Unternehmen bezogenen Angaben werden die einzelnen Arbeitnehmer wie unter 6. "Menü 'Personal'" erläutert angelegt. Beachten Sie bitte insbesondere die Felder, die Pflichtfelder sind und die nachträglich nicht geändert werden können bzw. bei Änderung eine neue Vertragsfolge bedingen. - Das System ist nunmehr zur Erfassung der einzelnen Dienste entsprechend 7. "Menüpunkt 'AZ- Erfassung'" eingerichtet. 21

22 6. Menü "Personal" Der Menüpunkt dient der Pflege der Mitarbeiter bezogenen Stammdaten. Bei der Auswahl des Menüpunktes "Personal" erscheint zunächst eine Übersicht über alle bisher erfassten Arbeitnehmer mit den Angaben - Nachname - Vorname - PLZ / Ort - Pers-Nr. (= Personalnummer Gehaltsabrechnung) - Vertrag-Nr. Das Feld "Vertrag" gibt die Folgenummer an, wenn sich die vertragliche Basis, unter der ein Mitarbeiter beschäftigt war, wesentlich geändert hat. Zu den wesentlichen Vertragsdaten zählen: - Einzelvertragliche Änderungen der Jahresarbeitszeit - Einzelvertragliche Änderungen der Wochenarbeitszeit - Einzelvertragliche Änderungen des Urlaubsanspruchs - alle im Untermenü "Manteltarif" definierten Stammdaten Mittels des Kontrollkästchens "nur aktuelle Verträge" können Sie die Personalliste auf diejenigen 22

23 Mitarbeiter einschränken, die einen aktuell gültigen Vertrag besitzen. Sie haben nun die Möglichkeit, entweder bestehende Stammdaten zu ändern oder über die Navigationsleiste mit "Anlegen" einen neuen Mitarbeiter zu erfassen. Da sowohl die Bildschirmmaske für "Anlegen", als auch für "Ändern" den gleichen Aufbau haben, werden im folgenden Abschnitt auch beide Sachverhalte beschrieben Untermenü "Anlegen" Die nachfolgenden Ausführungen zu dem Untermenü "Anlegen" gelten auch für den Aufruf der Funktion "Ändern" aus dem Hauptmenü "Personal". Bitte beachten Sie jedoch, dass nicht bei allen Eingabefeldern nachträglich Änderungen vorgenommen werden können. In diesen Fällen ist es erforderlich, mittels der nachstehend beschriebenen Schaltfläche "Neuen Vertrag anlegen" eine neue Vertragsfolge zu eröffnen. Nachname: Nachname des Arbeitnehmers. Pflichtfeld. Vorname: Vorname des Arbeitnehmers. Pflichtfeld. Straße: Straße der Heimatanschrift. 23

24 PLZ /Ort: Postleitzahl und Ort der Heimatanschrift. Telefon (Festnetz): Telefonnummer des privaten Festnetzanschlusses. Telefon (Mobil): Telefonnummer des privaten Mobiltelefons. Internet-Mailadresse des Arbeitnehmers. Geburtsdatum: Geburtsdatum des Arbeitnehmers. Pflichtfeld. Personalnummer Gehaltsabrechnung: Die Personalnummer, mit der ein Arbeitnehmer in der Gehaltsabrechnung geführt wird, dient zur eindeutigen Identifizierung einer Person, auch wenn sich z. B. aufgrund einer Heirat der Name der Person geändert hat. Es wird daher empfohlen, die Personalnummer bei allen Arbeitnehmern zu erfassen. Eintrittsdatum: Das Eintrittsdatum des Arbeitnehmers ist der erste Tag, an dem das Arbeitsverhältnis bestanden hat. Sofern wegen der Änderung wesentlicher Vertragsdaten eine weitere Vertragsfolge angelegt wurde, ist dies das Datum, ab dem die aktuelle Vertragsfolge gilt. Pflichtfeld. Bei Arbeitnehmern, die ab Beginn eines Kalendermonats beschäftigt werden sollen, muss an 24

25 dieser Stelle zwingend der 1. des Monats angegeben werden, auch wenn dies (wie z. B. an Neujahr) kein Werktag ist. Dies ist erforderlich, da sich bestimmte manteltarifliche Regelungen auf Kalendermonate beziehen können, an denen der Arbeitnehmer vollständig beschäftigt war. Austrittsdatum: Das Austrittsdatum des Arbeitnehmers ist der letzte Tag, an dem das Arbeitsverhältnis bestanden hat. Bei der Neuanlage eines Arbeitnehmers bleibt dieses Feld gewöhnlich leer. Sofern wegen der Änderung wesentlicher Vertragsdaten eine weitere Vertragsfolge angelegt wurde, wird das Datum in der vorhergehenden Vertragsfolge auf den letzten Tag ihrer Gültigkeit beschränkt. Neuen Vertrag anlegen (Schaltfläche): Sofern Sie bei bereits angelegtem Personal Änderungen an Vertragsdaten vornehmen müssen, die in der Bildschirmmaske nicht als Eingabefeld, sondern als feststehender Text angezeigt werden, kann die Änderung nur durch Anlage einer neuen Vertragsfolge durchgeführt werden. Diese Vorgehensweise ist erforderlich, um dem System mitzuteilen, bis zu welchem Zeitpunkt mit den alten bzw. ab welchem Zeitpunkt mit den neuen Vertragsdaten gerechnet werden muss. Sofern Sie das Untermenü "Anlegen" nicht zur Neuanlage eines Arbeitnehmers, sondern zum Ändern bestehender Personaldaten aufgerufen 25

26 haben, findet sich im Bereich "Ein- / Austritt" zusätzlich die Schaltfläche "Neuen Vertrag anlegen". Wie bereits unter 6.1. beschrieben, ist es nicht möglich, bestimmte wesentliche Änderungen am Vertragsverhältnis vorzunehmen, ohne dass der bestehende Vertrag abgeschlossen und eine neue Vertragsfolge angelegt wird. Dies betrifft insbesondere die Daten: - Einzelvertragliche Änderungen der Jahresarbeitszeit - Einzelvertragliche Änderungen der Wochenarbeitszeit - Einzelvertragliche Änderungen des Urlaubsanspruchs (nur bei Erholungsurlaub) Sollen an diesen Daten Änderungen vorgenommen werden, müssen Sie immer die bestehende Vertragsfolge durch Setzen eines Austrittsdatums (= letzter Tag der Gültigkeit des bestehenden Vertrages) abschließen und einen neuen Vertrag anlegen. Alle Stammdaten des bisherigen Vertrages, mit Ausnahme des Eintritts- und des Austrittsdatums sowie der in der Vergangenheit gewährten Arbeitsbefreiungen werden in die neue Vertragsfolge übernommen und können dort wie gewünscht abgeändert werden. Juristische Person: Bitte wählen Sie aus, welcher juristischen Person der Arbeitnehmer zuzuordnen ist. Ein Arbeitnehmer kann immer nur einer juristischen Person zugeordnet werden, eine 26

27 übergreifende Zuordnung ist nicht möglich. Die juristischen Personen müssen zuvor unter dem Menüpunkt 8.2. definiert werden. Abrechnungseinheit: Bitte wählen Sie aus, welcher Abrechnungseinheit der Arbeitnehmer zuzuordnen ist. Sofern ein Arbeitnehmer für mehrere Abrechnungseinheiten tätig ist, kann er auch "übergreifend" definiert werden, er wird dann in die Auswertungen aller Abrechnungseinheiten einbezogen. In bestimmten Fällen (z. B. bei der AZ- Konten-Übersicht) kann dies dazu führen, dass ein Arbeitnehmer auf mehreren Listen einer juristischen Person erscheint. Eine übergreifende Definition sollte dementsprechend nur dann gewählt werden, wenn dies im Sinne der Dienstplanung (vgl. 8. "Menü 'Einstellungen'") (z. B. bei einem Hausmeister, der für mehrere Abrechnungseinheiten eingesetzt wird und daher in den Auswertungen aller Abrechnungseinheiten aufgeführt werden soll) erforderlich ist. Standort: Bitte wählen Sie aus, welchem Standort der Arbeitnehmer zugeordnet werden soll. Da Standorte mehrere Abrechnungseinheiten beinhalten können, besteht keine Einschränkung in der Zuordnung eines Standortes zu einer juristischen Person. Sie müssen also selbst darauf achten, dass Sie eine sinnvolle Kombination in der Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer Abrechnungseinheit und einem Standort vornehmen. Arbeitnehmer einer jurischen Person können auch Standort übergreifend definiert werden. 27

28 Arbeitszeit pro Woche in Stunden: Hier wird die einzelvertraglich vereinbarte Arbeitszeit je Woche eingetragen. Alternativ können Sie die Arbeitszeit auch im Maß der VBE (= Vollbeschäftigteneinheit) eingeben, wenn Sie die Optionsschaltfläche auf "in VBE" umstellen. Beispiele: 1,000 VBE entspricht einer Ganztagsstelle bezogen auf der im Menü "Einstellungen", Untermenü "Manteltarif" (vgl. 8.5.) definierten Wochenarbeitszeit. 0,750 VBE entsprechen damit bei 38,5 h manteltariflicher Wochenarbeitszeit einer individuellen Wochenarbeitszeit von 28:52 h. Hinweis zur Berechnung der Soll-Arbeitszeit: Die angegebene oder aus den VBE ermittelte Wochenarbeitszeit des Arbeitnehmers wird durch die Zahl der Wochenarbeitstage (vgl. 8.5.) geteilt. Die daraus ermittelte durchschnittliche tägliche Arbeitszeit wird mit der Zahl der Werktage multipliziert. Als Werktage gelten alle Tage, - die Wochenarbeitstage sind (vgl. 8.5.) und - die nicht Feiertage sind und - zu denen ein Arbeitsverhältnis (Abgleich mit dem Eintritts- und Austrittsdatum) bestanden hat. Übertrag aus Vorvertrag: Bei Neuanlage eines Mitarbeiters bzw. eines neuen Vertrages können an dieser Stelle die aus früheren Zeiten zu über- 28

29 nehmenden Stunden eingetragen werden. In Fällen, in denen das System neue Vertragsfolgen automatisch anlegt (vgl. Ausführungen weiter unten in diesem Abschnitt und 8.5.), wird der zu diesem Zeitpunkt bestehende Stundensaldo automatisch vorgetragen. Bevor eine neue Vertragsfolge angelegt wird, müssen sämtliche Erfassungen für die alte Vertragsfolge abgeschlossen sein, da der Übertrag in die neue Vertragsfolge nicht korrigiert werden kann. Erholungsurlaub: An dieser Stelle wird ausschließlich Anspruch auf Erholungsurlaub eingetragen. Der Urlaubsanspruch wird immer in ganzen Tagen, bezogen auf ein Kalenderjahr, angegeben und kann nur in ganzen Tagen genommen werden. Durch setzen eines Häkchens in dem Kontrollkästchen "Urlaub entsprechend Alterstabelle" können Sie auf die automatische, altersabhängige Berechnung der Urlaubstage (vgl. 8.5.) verweisen. Das Feld "Erholungsurlaub" wird in diesen Fällen ignoriert. Bei Eintritt oder Ausscheiden eines Arbeitnehmers während des Jahres wird der Urlaubsanspruch anteilig gekürzt. Dabei wird der Anspruch auf Erholungsurlaub durch 12 Monate dividiert und mit der Zahl der Monate multipliziert, in denen das Arbeitsverhältnis bestand. Der so ermittelte Wert wird kaufmännisch auf ganze Tage gerundet (vgl. 29

30 5 (2) BUrlG). Sofern ein Arbeitnehmer während eines Monats eingetreten oder ausgeschieden ist, wird dieser Monat bei der o. g. Berechnung des Urlaubsanspruchs nicht gezählt (vgl. 5 (1) BUrlG). Urlaubsanspruch, Übertrag aus Vorvertrag: Bei Neuanlage eines Mitarbeiters bzw. eines neuen Vertrages können an dieser Stelle die aus früheren Zeiten zu übernehmenden Urlaubstage eingetragen werden. In Fällen, in denen das System neuen Vertragsfolgen automatisch anlegt (vgl. Ausführungen weiter unten in diesem Abschnitt und 8.5.), wird der zu diesem Zeitpunkt bestehende Urlaubsanspruch automatisch vorgetragen. Bei Arbeitnehmern, die während eines Kalenderjahres eingestellt werden, kann der Vortrag auch dazu genutzt werden, die beim vorherigen Arbeitgeber bereits genommenen Urlaubstage vom Urlaubsanspruch abzuziehen, sofern ihr Manteltarif diese Regelung vorsieht. Bedenken Sie in diesem Fall jedoch, dass das System den Urlaubsanspruch des aktuellen Jahres automatisch entsprechend den Regelungen des BUrlG reduziert. Beispiel: Ein Arbeitnehmer, dem bezogen auf das Kalenderjahr 27 Tage Urlaub zustehen, nimmt am 1. April die Arbeit im neuen Unternehmen auf. Das System ermittelt daraufhin den restlichen Urlaubsanspruch mit 27 Tage / 12 Monate * 9 Monate = 20,25 Tage, kaufmännisch gerundet also 20 Tage Urlaubsanspruch im ersten Jahr. Es wird 30

31 also fiktiv davon ausgegangen, dass 7 Urlaubstage bereits in der Zeit vom 1. Januar bis 31. März genommen wurden. Hat der Arbeitnehmer beim vorherigen Arbeitgeber bereits 10 Urlaubstage genommen, so vermindert sich der Urlaubsanspruch um 3 Tage. Diese können mit negativem Vorzeichen als "Übertrag aus Vorvertrag" erfasst werden. Arbeitsbefreiung: Hier sind - die Anzahl der Tage - das Datum, ab dem der Anspruch entsteht sowie - der Grund für Arbeitsbefreiung aufgrund besonderer Ereignisse anzugeben. Unterhalb der Eingabezeile werden alle Datensätze gelistet, die bisher bereits gewährte Arbeitsbefreiungen betreffen. Urlaub nach SchwbG: Hier sind - die Anzahl der Tage im Jahr - das Datum, zu dem eine Schwerbehinderung angezeigt wurde sowie - das Datum, bis zu dem eine Schwerbehinderung vorgelegen hat für den nach Schwerbehindertengesetz ( 125 SGB IX) zu gewährenden zusätzlichen Urlaub einzutragen. Dieser Urlaubsanspruch ist unabhängig vom Eintritt des Arbeitnehmers oder vom Zeit- 31

32 punkt der Schwerbehinderung an in voller Höhe zu gewähren, wenn in einem Kalenderjahr eine Schwerbehinderung vorgelegen hat. Besonderheit bei der Anlage neuer Vertragsfolgen hinsichtlich des Urlaubsanspruches nach Scherbehindertengesetz: Der Urlaubsanspruch nach Schwerbehindertengesetz bezieht sich immer auf das volle Kalenderjahr. Wird während des Kalenderjahres eine neue Vertragsfolge angelegt, so ist bei der neuen Vertragsfolge der Anspruch immer ab des Folgejahres (!) anzugeben. Andernfalls würde der Urlaubsanspruch für das laufende Jahr auf den Anspruch aus der vorhergehenden Vertragsfolge addiert werden. Chipnummern für automatische Zeiterfassung: Sofern Sie das Zusatzmodul "Zeiterfassungsterminal" einsetzen, wird hier die Nummer des Identifikationschips eingetragen, der dem Arbeitnehmer zugeordnet ist. Bei einem Verlust oder Wechsel der Karte bleiben die bisherigen Nummern, die dem Arbeitnehmer zugeordnet waren, gespeichert, um die in der Vergangenheit mittels Terminal erfassten Datensätze weiterhin eindeutig identifizieren zu können (für weitere Informationen zum Zusatzmodul "Zeiterfassungsterminal" siehe Abschnitt 14.) Rahmen-Arbeitszeit-Modell: Sofern Sie das Zusatzmodul "Zeiterfassungsterminal" einsetzen, 32

33 wird hier das Rahmen-Arbeitszeit-Modell ausgewählt, das für den Arbeitnehmer gelten soll (für weitere Informationen zum Zusatzmodul "Zeiterfassungsterminal" siehe Abschnitt 14., für weitere Informationen zu den Rahmen-Arbeitszeit- Modellen 14.2.) Qualifikation: Sofern Sie das Zusatzmodul "Dienstplanung" einsetzen, ist die Zuordnung der Qualifikation des Mitarbeiters erforderlich. Diese wird später bei der Planung von Diensten berücksichtigt, um zu ermitteln, ob die Qualifikation des Arbeitnehmers zur gewählten Dienstform passt (für weitere Informationen zum Zusatzmodul "Dienstplanung" siehe Abschnitt 13.). Kunden, welche das Zusatzmodul Dienstplanung nicht einsetzen, können den Arbeitnehmern keine Qualifikationen zuordnen Untermenü "Löschen" Bei Auswahl des Menüpunktes werden alle Arbeitnehmer gelistet, für die noch keine Umsatzdaten vorliegen. Durch Klick auf "Löschen" können diese Datensätze aus dem System entfernt werden. Das Löschen von Personalfällen, für die bereits Dienste erfasst wurden, ist nicht möglich. 33

34 7. Menü "AZ-Erfassung" Die Übersicht gestattet es Ihnen, alle bereits erfassten Dienste der Dienstarten zu listen und - sofern es sich um die Dienstarten - Normaldienst - Bereitschaftsdienst - Rufbereitschaft handelt, zu ändern (Dienste der Dienstarten Kur, Krankheit und Urlaub können nicht geändert, sondern nur gelöscht werden.). Die in der Liste angezeigten Datensätze können nach folgenden Kriterien eingrenzt werden: Kontrollkästchen Dienstarten: Beim Laden der Maske werden zunächst alle Dienste angezeigt. Durch Wegklicken eines oder mehrerer Häkchen schränken Sie die Liste auf die verbliebenen markierten Dienstarten ein. Name / Vorname: Sofern Sie die angezeigten Dienste auf einen einzelnen Mitarbeiter einschränken wollen, können Sie dessen Namen und / oder Vornamen in den hierfür vorgesehenen Feldern eingeben (voreingestellt ist "alle Mitarbeiter", erkennbar an dem Platzhalter %, und der Monat vor dem aktuellen Monat.) Sofern Sie alle Arbeitnehmer mit bestimmten Anfangsbuchstaben listen wollen, können Sie den Platzhalter auch nach den gewünschten Anfangsbuchstaben setzen. 34

35 Beispiel: Die Eingabe von "Ba%" im Feld Nachname listet alle Arbeitnehmer, deren Nachname mit den Buchstaben "Ba" beginnt. Datum Dienste von / bis: Um nur Dienste eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen, kann das Datum des Dienstbeginns entsprechend eingeschränkt werden. Standardmäßig werden die Dienste des aktuellen Kalendertages und die der zurückliegenden sieben Tage angezeigt. Sortierung: Sie haben die Wahl, die angezeigten Datensätze entweder nach - Name des Mitarbeiters (Untersortierung Datum des Dienstbeginns in absteigender Reihenfolge) oder nach - Datum des Dienstbeginns in absteigender Reihenfolge (Untersortierung Name) sortieren zu lassen Untermenü "Einzelerfassung" Der Menüpunkt dient ausschließlich zur Erfassung von Normaldiensten, Bereitschaftsdiensten und Rufbereitschaften. Zur Erfassung von Krankheitszeiten, Kuren und Urlaubszeiten wird auf die Abschnitte 7.3. bis 7.5. verwiesen. 35

36 Sie gelangen zunächst zu einer Liste über alle Mitarbeiter, die zu einem bestimmten Stichtag noch keine Erfassungen haben. Der Stichtag ist auf das aktuelle Tagesdatum voreingestellt, kann jedoch, z. B. für nachträgliche Erfassungen, geändert werden. Wenn Sie den Stichtag auf ein anderes Datum ändern, müssen Sie über die entsprechende Schaltfläche eine Aktualisierung der Liste durchführen lassen. Das Optionsfeld "Personal ohne Erfassungen zum Stichtag" sollte immer aktiviert bleiben. Ein Wechsel auf das Optionsfeld "Personal mit Erfassungen zum Stichtag" ist nur dann erforderlich, wenn für einen Mitarbeiter an einem Stichtag zwei Dienste erfasst werden müssen. Sie haben dann die Möglichkeit, zum selben Datum einen weiteren Dienst anzulegen. Bitte beachten Sie jedoch, dass sich die beiden Dienste zeitlich nicht überschneiden dürfen. Wechseln Sie nunmehr über die Schaltfläche "erfassen" neben dem Namen des betreffenden Mitarbeiters auf die Erfassungsmaske. Anwesend von: Hier wird die Uhrzeit eingetragen, ab dem der Mitarbeiter am Dienstort anwesend ist. Da das System zur Berechnung der anrechenbaren Arbeitszeit zu jeder Uhrzeit auch das entsprechende Datum benötigt, wird dieses automatisch ergänzt. 36

37 Anwesend bis: Hier wird die Uhrzeit eingetragen, zu der der betreffende Dienst endet. Sofern es sich um einen Nachtdienst handelt, ist ggf. das automatisch eingeblendete Datum zu ändern. Sofern manteltariflich aus der Nachtarbeit zusätzlicher Urlaubsanspruch besteht, wird dieser automatisch berechnet. Wandelt sich jedoch ein Normaldienst zu einem Bereitschaftsdienst oder zu einer Rufbereitschaft, so ist der Normaldienst in diesem Feld zeitlich zu begrenzen und ein weiterer Dienst als Bereitschaftsdienst bzw. Rufbereitschaft zu definieren. Pause von / bis: Wird der Dienst durch Pausen unterbrochen, so können hier bis zu drei Pausenzeiträume eingetragen werden. Dienstart: Für die Ermittlung der anrechenbaren Arbeitszeit ist es erforderlich, die betreffende Dienstart für den erfassten Zeitraum anzugeben. Schaltfläche "Berechnen": Aus den gerade erfassten Daten wird - bevor diese gespeichert werden - die tatsächliche Anwesenheitszeit, die anrechenbare Arbeitzeit und die auf Nachtarbeit entfallende Arbeitzeit ermittelt. Nach Klick auf die Schaltfläche "Berechnen" erhalten Sie Auskunft, welche Werte durch das System ermittelt wurden. Mit "Abbrechen" verwerfen Sie eine ggf. fehlerhafte Erfassung und gelangen zurück zur Erfassungsmaske, "Speichern" bewirkt eine Speicherung der erfassten Daten und die Rückkehr zur Auswahl der Mitarbeiter. 37

38 7.2. Untermenü "Krankheit" Abweichend zur unter 7.1. beschriebenen Einzelerfassung tatsächlicher Anwesenheitszeiträume werden bei der Erfassung von Krankheitszeiten mehrere Datensätze durch Eingabe eines Zeitraums gleichzeitig angelegt. Dies soll es dem Anwender erleichtern, bei Vorlage eines Attestes den voraussichtlichen Krankheitszeitraum in einem Arbeitsgang zu erfassen. Basis für die anzurechnende Arbeitszeit bildet die für den jeweiligen Tag der Krankheit per Dienstplan festgelegte Plan-Zeit, die der Arbeitnehmer zu leisten gehabt hätte, wenn er nicht krank geworden wäre. Besteht für einen Zeitraum, zu dem der Mitarbeiter krank ist, kein Dienstplan, dann wird für die Berechnung der anzusetzenden Arbeitszeit die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit herangezogen. Dabei unterscheidet das System folgende Bewertungen: - Bei einer 5-Tage-Woche wird für jeden Wochentag von Montag bis Freitag, der nicht auf einen Feiertag fällt, die durchschnittliche Tagesarbeitszeit dem Arbeitzeitkonto gutgeschrieben. - Bei einer 5,5-Tage-Woche wird für jeden Wochentag von Montag bis Freitag, der nicht auf einen Feiertag fällt, die durchschnittliche Tagesarbeitszeit und für jeden Samstag, der nicht auf einen Feiertag fällt, die Hälfte der durchschnittlichen Tagesarbeitszeit dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. 38

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