Zeiterfassung mit Aeonos. Bedienungsanleitung für die App

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1 Zeiterfassung mit Bedienungsanleitung für die App

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 3 Installationsanleitung (für alle Versionen)... 3 Vorbereitung... 3 Installation mit Hilfe des Internet-Browsers... 4 Installation Download-Link in einer Update der -App... 8 Arbeitszeiten erfassen... 9 Gerätewechsel Nachrichten Gebuchte Zeiten Bonn Seite 2

3 Einleitung Dieses Dokument richtet sich an Mitarbeiter, die auf ihrem Mobilgerät installieren und anschließend für die mobile Arbeitszeiterfassung verwenden wollen. Mit der -App können Sie mobil Arbeitszeiten erfassen. Die Arbeitszeiten werden in Echtzeit auf dem -Server gespeichert. Die erfassten Zeiten können umgehend über die -Webseite eingesehen oder bearbeitet werden. Dadurch haben sie einen guten Überblick über ihr Zeitkonto. Dieses Dokument erklärt die Installation und den Umgang mit der -App. Die Weboberfläche zum Verwalten und Kontrollieren der Arbeitszeiten ist im Dokument Bedienungsanleitung Weboberfläche beschrieben. Dieses Dokument können Sie über die Webseite anschauen oder herunterladen. Installationsanleitung Für alle Android-Versionen! Vorbereitung Sie müssen in den Einstellungen Ihres Android-Geräts die Installation von Nicht-Market- Anwendungen zulassen. Rufen Sie dazu die App Einstellungen auf. Gehen Sie dort auf Anwendungen. Setzen Sie bei Unbekannte Herkunft das Häkchen: Apps unbekannter Herkunft zulassen Bonn Seite 3

4 Installation mit Hilfe des Internet-Browsers Internet-Browser starten Die URL bekommen Sie von ihrem Arbeitgeber. Der Name und das Passwort lauten "app" Laden Sie die Android-App auf Ihr Gerät. Öffnen Sie den Browser auf Ihren Mobilgerät. Geben Sie die URL (z.b. ) ein, die Sie von Ihrem Arbeitgeber bekommen haben. Der Browser zeigt die Anmeldeseite von an. Geben Sie dort den Namen und das Passwort ein, welches Sie zusammen mit der URL von Ihrem Arbeitgeber bekommen haben. Sie sehen anschließend eine reduzierte Ansicht der -Webseite. Sie haben hier die Möglichkeit, dieses Anwenderhandbuch herunterzuladen und die Installation der -App auf Ihrem Mobilgerät zu starten. Klicken Sie dazu links im Menü unter Download auf Android-App Bonn Seite 4

5 Links oben sehen Sie einen kleinen Pfeil nach unten, wenn der Download abgeschlossen ist. Berühren Sie nun den Statusbalken mit dem Finger und ziehen Sie ihn bis zum unteren Bildschirmrand ohne los zu lassen. Starten Sie die Installation durch Anklicken des Eintrags.apk. Die -App wird im Hintergrund vom Server geladen. Ist der Download beendet, sehen Sie einen kleinen Pfeil nach unten mit einem Balken darunter im Statusbalken Ihres Android-Geräts. Ziehen Sie jetzt den Statusbalken mit dem Finger nach unten, so dass Sie die Benachrichtigungen (rechtes Bild oben) sehen. Dort ist die gerade heruntergeladenen -App aufgeführt. Tippen Sie mit dem Finger darauf. Klicken Sie auf Installieren Die Installation startet Bonn Seite 5

6 Starten Sie die Anwendung durch einen Klick auf Öffnen. Geben Sie die PIN ein, die Sie von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben. Nach erfolgreicher Installation müssen Sie die -App gleich starten. Achten Sie darauf, dass Sie eine stabile Internetverbindung haben und sich nicht in einem Funkloch befinden. Dies ist wichtig, da sich die App sonst nicht mit dem Server synchronisieren kann. Die erstmalige Synchronisation ist für ein ordnungsgemäßes Funktionieren der App wichtig! Die Anmeldung wird geprüft und Sie werden auf die Startseite der App geleitet. Damit ist die Installation abgeschlossen und Sie können mit der -App arbeiten Bonn Seite 6

7 Installation per Download-Link in einer Komfortabler als die Installation der -App mit Hilfe des Browsers ist die Installation per Download-Link in einer . Diese Installationsart ist nur möglich, wenn auf dem Android-Gerät ein -Programm eingerichtet ist und damit s gelesen werden können! Um die -App erstmalig auf den Mobilgeräten Ihrer Mitarbeiter zu installieren, schicken Sie den Download-Link für die Erstinstallation, den Sie bei Vertragsabschluss zusammen mit den Zugangsdaten zur -Webseite bekommen haben, an alle Mitarbeiter, die auf Ihrem Android-Gerät die -App installieren sollen. Wenn die Mitarbeiter die Mail empfangen haben, sehen sie in etwa folgendes: Sie erhalten eine Mail mit einem Download-Link.Tippen Sie auf den Link um die Installation zu starten. Klicken Sie auf Installieren Der weitere Installationsverlauf ist wie bei Installation mit Hilfe des Internet-Browsers Bonn Seite 7

8 Update der -App verfügt über einen automatischen Update-Mechanismus. Da wir ständig bemüht sind, die Qualität zu verbessern und den Funktionsumfang zu steigern, sind gelegentliche Updates der -App notwendig. Die Updates werden durch den -Push-Server an die Mobilgeräte verteilt. Wird ein Update ausgeliefert, so sehen Sie dies an dem kleinen Pfeil links oben im Statusbalken. Das Update wird im Hintergrund geladen (siehe Statuszeile) Klicken Sie auf Installieren Die Installation startet automatisch, nachdem der Download abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die Installation des Updates, indem Sie auf Installieren klicken. Ihre alten gespeicherten Nachrichten und Arbeitszeiten bleiben erhalten Bonn Seite 8

9 Arbeitszeiten erfassen Nachdem die -App installiert wurde, ist das Arbeiten mit dieser App sehr einfach. Geben Sie die PIN ein, die Sie von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben. Klicken Sie auf Kommen Wählen Sie ein Projekt aus (nur Professional- und Enterprise- Version). Geben Sie die Uhrzeit und das Datum Ihres Arbeitszeitbeginns ein. Klicken Sie anschließend auf Buchen. Haben Sie Ihre Tätigkeit beendet, klicken Sie auf Gehen. Geben Sie die Uhrzeit und das Datum des Endes Ihrer Arbeitszeit ein. Klicken Sie anschließend auf Buchen Bonn Seite 9

10 Die Gehen -Zeit kann nur auf dem Gerät erfasst werden auf dem Sie auch morgens die Kommen -Zeit gebucht haben. Gerätewechsel Sollten Sie das Android-Gerät wechseln müssen oder nach Ende Ihrer Arbeitszeit an einen Mitarbeiter weitergeben, buchen Sie erst die Gehen -Zeit und loggen sich dann aus. Achten Sie darauf, dass Sie dabei eine stabile Internetverbindung haben und sich nicht in einem Funkloch befinden. Nur dann ist ein Gerätewechsel zulässig! Nach gebuchter Gehen -Zeit und anschließendem Logout kann sich ein anderer Kollege an Ihrem Gerät anmelden und damit arbeiten. Ihre Nachrichten und Arbeitszeiten sind für Ihren Kollegen nicht sichtbar. Nachrichten Wenn Sie eine Nachricht empfangen, wird diese direkt angezeigt. Es spielt dabei keine Rolle, ob sie gerade an der -App angemeldet sind oder nicht. Anzeige empfangener Nachrichten aufrufen Nachrichten werden von der -Webseite an bestimmte Empfänger geschickt. Sie müssen eine Nachricht bestätigen oder ablehnen. Sie können einmal empfangene Nachrichten noch mehrere Wochen einsehen, in dem Sie auf dem Startbildschirm der -App auf das Symbol links neben dem Logout-Button klicken. Durch Anklicken einer Nachricht können Sie diese noch einmal lesen Bonn Seite 10

11 Neue Nachrichten erscheinen direkt auf dem Bildschirm, egal ob Sie an der -App angemeldet sind oder nicht: Sie können die Nachricht bestätigen oder ablehnen Gebuchte Zeiten Ihre bisher gebuchten Arbeitszeiten können Sie einsehen, indem Sie das Symbol rechts neben dem Logout-Button auf der Startseite drücken. Sie sehen dann eine Liste mit den bisher von Ihnen gebuchten Arbeitszeiten: Bonn Seite 11

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