Leitfaden zur Umstellung auf den Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren für die Software SPG Verein, Version 3.1.9

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1 Leitfaden zur Umstellung auf den Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren für die Software SPG Verein, Version Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Für die Beitragseinzüge mit dem SEPA-Lastschriftverfahren ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank Online zu beantragen. Das Antragsformular hierzu kann von folgender Internet-Seite aus aufgerufen werden: 2. SEPA-Lastschriftvereinbarung mit der Sparkasse abschließen Nach dem Erhalt der Gläubiger-ID (und vor dem ersten Einzug von SEPA-Lastschriften) ist der Abschluss einer Vereinbarung zum Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften für das Vereinskonto mit der Sparkasse Münsterland Ost erforderlich. Sprechen Sie hierfür bitte Ihren Kundenberater der Sparkasse an. SEPA-Lastschriften können nur beleglos von den Kreditinstituten entgegen genommen werden. Falls Sie noch keinen Zugriff per Online-Banking auf das Vereinskonto haben, sprechen Sie hierfür bitte Ihren Kundenberater bei der Sparkasse an. 3. Version der eingesetzten Software SPG-Verein überprüfen Überprüfen Sie, welche Version der Software SPG-Verein auf dem Computer installiert ist. Wählen Sie "Hilfe" "Info SPG-Verein" Im erscheinenden Fenster steht der Schriftzug "SPG-Verein" und darunter die Versionsnummer. Ist die Version kleiner als Version 3.1.9, sollte online ein Update des Programms durchgeführt werden. Wählen Sie hierfür die Menüpunkte "Hilfe", "Online-Update" aus und befolgen die genannten Anweisungen. Wenn das Update nicht funktioniert oder der Menüpunkt nicht vorhanden ist, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Sparkasse auf. Seite von 10

2 4. Gläubiger-ID hinterlegen Die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (18 Stellen) ist zu hinterlegen. Wählen Sie "Stammdaten" "Stammdaten pflegen" "Vereinsdaten pflegen" "Karteikarte Bankverbindung" 5. IBAN, BIC und Mandatsreferenz incl. Datum erstellen (Massenänderung) - Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen. Die Durchläufe sollten in folgender Reihenfolge erfolgen: BIC aufbauen IBAN aufbauen SEPA-Mandatsreferenz aufbauen SEPA-Datum-Mandatsreferenz aufbauen Bei allen Änderungen bleiben bereits gespeicherte Daten erhalten. - Bei allen Mitgliedern, die eine Kontonummer und Bankleitzahl verschlüsselt haben, werden automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt. - Die Mandatsreferenz kann auf unterschiedliche Weise anhand der Mitgliedsnummer aufgebaut werden. - Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren (Aufgrund der Masse an Änderungen). Wählen Sie "Mitglieder" "Änderungsdienst" "Massenänderung" Deaktivieren Sie die Option "Änderungen im Änderungsprotokoll dokumentieren" und klicken auf den Button "Feldauswahl". Wählen Sie anschließend die Funktion "BIC aufbauen" aus und bestätigen die erscheinende Nachfrage <BIC wirklich aufbauen?> mit "Ja". Danach sehen Sie wieder das vorhergehende Fenster <Massenänderung>. Starten Sie den Änderungslauf mit dem Button "OK". Seite von 10

3 - Führen Sie die oben genannten Schritte auch für die drei weiteren Änderungsläufe (IBAN/Mandatsreferenz/Datum Mandatsreferenz) durch. 6. Mitglieder informieren Den Mitgliedern, die dem Verein in der Vergangenheit eine Einzugsermächtigung für die Beiträge erteilt haben, müssen gemäß den SEPA-Konventionen folgendes mitgeteilt werden: - Information, dass zukünftig das SEPA-Lastschrift Verfahren für den Beitragseinzug genutzt wird - Mitteilung der Gläubiger-ID sowie der Mandatsreferenz Wenn diese Informationen an die Mitglieder übermittelt werden, können die bestehenden Einzugsermächtigungen für das SEPA-Lastschrift Verfahren weiter genutzt werden. Die Mitteilung kann vom Verein entweder schriftlich per Brief / per oder durch eine Mitteilung im Rahmen des Datenträgeraustausches (Beitragseinzug) erfolgen. Seite von 10

4 6a. Mitteilung per DTA Beim letzten Beitragseinzug mit dem "alten" Lastschriftverfahren kann im Verwendungszweck eine entsprechende Mitteilung an das Mitglied platziert werden. Hierfür gibt es zwei Platzhalter, welche die Gläubiger-ID sowie die jeweilige zu dem Mitglied gehörende Mandatsreferenz in den Verwendungszweck einfügen. Ein passender Hinweis im Verwendungszweck kann wie folgt lauten: Beitrag Künftige Lastschrifteinzüge nehmen wir per SEPA-Basis-Lastschrift vor Unsere Gläubiger-ID: <Gläubiger-ID> (Platzhalter) Ihre Mandatsreferenz: <Mandatsref> (Platzhalter) Die Option "Zahlungen mit gleicher Kontonummer zusammenfassen" sollte auf "nein" gesetzt werden, da ansonsten nur das Hauptmitglied die Information erhält und die weiteren Mitglieder nicht. Führen Sie den Beitragseinzug wie gewohnt durch. Wenn Sie im Fenster "DTA-Datei erstellen" angelangt sind, können Sie die oben unter Punkt 6a genannten Schritte durchführen. (Beachten Sie hierfür, dass Sie vorab die Punkte 1-5 dieser Anleitung durchgeführt haben müssen). Seite von 10

5 Muster: Punkt 6a. Mitteilung per DTA Seite von 10

6 6b. Mitteilung per Brief Hierfür steht ein Musterbrief mit dem Namen "sepa-mitteilung-umstellung.brf" zur Verfügung. Wählen Sie "Mitglieder" "Computerbriefe" "Briefe ausgeben" Drucken Sie die Briefe zweimal aus: einmal für die Mitglieder, einmal für Ihre Unterlagen. Muster: Anschreiben laut Punkt 6b. Mitteilung per Brief Seite von 10

7 7. Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift ändern (Massenänderung) - Diese Änderung sollte erst dann durchgeführt werden, wenn ab sofort das SEPA-Verfahren genutzt werden soll. - Bei allen Mitgliedern, bei denen die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz incl. Datum und SEPA-Ausführung verschlüsselt sind, wird die Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift geändert. - Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren (Aufgrund der Masse an Änderungen). Wählen Sie "Mitglieder" "Änderungsdienst" "Massenänderung" Deaktivieren Sie die Option "Änderungen im Änderungsprotokoll dokumentieren" und klicken auf den Button "Feldauswahl". Wählen Sie anschließend die Funktion "Zahlart l in s ändern " aus und bestätigen die erscheinende Nachfrage <Zahlungsart Lastschrifteinzug wirklich in SEPA- Lastschrift ändern?> mit "Ja". Danach sehen Sie wieder das vorhergehende Fenster <Massenänderung>. Starten Sie den Änderungslauf mit dem Button "OK". - Die Mitgliedsdaten im Programm SPG-Verein sind anschließend komplett auf das SEPA-Lastschriftverfahren umgestellt. Die weiteren Punkte dieser Anleitung zeigen, wie der Beitragseinzug mit dem SEPA-Lastschriftverfahren durchgeführt wird. Hinweis: Vor jedem Lastschrifteinzug im SEPA-Lastschriftverfahren muss der Verein das Mitglied über den geplanten Einzug durch Mitteilung des Fälligkeitsdatums und des fälligen Betrages schriftlich informieren (sogenannte "Vorabankündigung"). Soweit nicht anders vereinbart wurde, muss der Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit angekündigt werden. Die Vorabankündigung kann z.b. beim Mitgliedsantrag für den Vereinsbeitritt vermerkt sein oder durch eine jährliche Benachrichtigung der Mitglieder erfolgen. Sie kann auch mehrere oder regelmäßige wiederkehrende Fälligkeitstermine beinhalten, sofern die jeweiligen Lastschriftbeträge bereits feststehen. Beispiel Mustertext: Der Mitgliedsbeitrag über 20,00 Euro wird am 15. Juli jeden Jahres fällig. Fällt das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, werden wir den nächsten Geschäftstag als Fälligkeitstag wählen... Seite von 10

8 SPG-Verein : Beitragseinzug per SEPA-Lastschriftverfahren Beiträge einziehen 1. - Datensicherung durchführen Menüpunkt <Extras>, <Datensicherung>, <alle Daten sichern> 2. - Menüpunkt auswählen: <Beiträge> <Beitragsverfahren> <Beitragserhebung> Variante "Originallauf" wählen. Prüfen Sie ob unter den Optionen als Zahlungstermin die bei den Mitgliedern erfassten Termine angewählt sind und bestätigten die Eingaben mit dem Button "OK". 3. Beitragserhebungsliste für die eigenen Unterlagen ausdrucken. - Menüpunkt auswählen: <Beiträge> <Beitragsverfahren> <Beitr. Erheb. Liste> Sortierung auf "alphabetisch" stellen, mit dem Button "OK" bestätigen. Seite von 10

9 4. - Menüpunkt auswählen: <Beiträge> <Beitragsverfahren> <DTA/SEPA-Datei erstellen> Im erscheinenden Fenster "Welche Datei soll erstellt werden?" den Eintrag "SEPA-Lastschriftdatei" auswählen. Im darauffolgenden Fenster "SEPA-Lastschriftdatei erstellen" können Sie die SEPA-Lastschriftdatei erstellen und mit dem Button "OK" auf Ihrem Computer speichern, um diese anschließend z.b. per Online-Banking an die Sparkasse zu übermitteln. Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter "SEPADatei speichern unter" bestimmt werden. Seite von 10

10 Beachten Sie bitte oben rechts im Fenster die Option "Ausführung von". Sie haben die Wahl zwischen Erst-Lastschriften und Folge-Lastschriften. Erläuterung: Im SEPA-Lastschriftverfahren wird zwischen erstmalig ausgeführten Lastschriften (z.b. bei neu dem Verein beigetretenen Mitgliedern) und Folge-Lastschriften unterschieden. Der Unterschied besteht in den verschiedenen Fälligkeitsterminen; Erst-Lastschriften können frühestens 6 Tage nach der Erstellung Fällig gestellt werden, bei Folge-Lastschriften sind es nur 3 Tage. Ab dem verkürzt sich die Vorlagefrist für Inlandslastschriften einheitlich auf 2 Tage. Wenn Sie Mitglieder neu in das Programm SPG-Verein aufgenommen haben, können Sie den ersten Beitragseinzug als Erst-Lastschrift ausführen. Den Beitragseinzug für bereits vorhandene Mitglieder führen Sie als Folge-Lastschrift aus. Tipp: Führen sie nacheinander immer beide Lastschriftvarianten aus, um sicherzustellen dass alle Mitgliedsbeiträge belastet werden. Aktuelle Informationen zum Thema SEPA und speziell zum SEPA-Lastschrifteinzug finden Sie auch auf unserer Internet-Seite Quelle: Anleitung "SPG-Verein Leitfaden SEPA" der Firma SPG Software Peter Große Seite von 10

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