HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN FÜR VEREINE

Transkript

1 FÜR VEREINE - Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen Seite 3 - Einzugsermächtigungen prüfen Seite 4 - das SEPA Lastschriftmandat (Mustervorlage) Seite eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Vereinsmitglied vergeben (z.b. Mitgliedsnummer) Seite 7 - erster SEPA-Lastschriftseinzug Seite 8 - Vorbereitungsarbeiten Seite 9 - Umstellungsarbeiten Seite 10 1

2 I. Erläuterungen zur SEPA-Umstellung SEPA = Single Euro Payments Area Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Das neue SEPA-Zahlverfahren basiert auf einer EU-Verordnung, die am 31. März 2012 in Kraft trat. Als Termin für die Ablösung der bisherigen Überweisungs- und Lastschriftverfahren wurde der 1. Februar 2014 festgesetzt. Der Geltungsbereich der SEPA-Migrationsverordnung umfasst insgesamt 32 europäische Länder. Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island (nicht EU, nur EWR*) Italien Liechtenstein (nicht EU, nur EWR*) Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco (nicht EU, nicht EWR*) Niederlande Norwegen (nicht EU, nur EWR*) Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz (nicht EU, nicht EWR*) Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern * EU = Europäische Union, EWR = Europäischer Wirtschaftsraum 2

3 Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: ISO- Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Sie kann ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: oder https//extranet.bundesbank.de/scp Die Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen Länderkennung DE Zweistellige Prüfziffer Die Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger (Verein) frei belegbar (Vorbelegung ZZZ). Die Vorbelegung kann durch eigene Kürzel ersetzt werden. Nationales Identifikationsmerkmal Dauer der Zuteilung ca. 3 Geschäftstage Jeder Lastschrifteinreicher muss eine Gläubiger-ID beantragen. Bei einem Verein zwingend mit den Angaben/Ort des Vereinssitzes. Die Gläubiger-ID wird im Vereinsprogramm hinterlegt und dann jeder SEPA Lastschrift automatisch beigesteuert. Der Zahlungspflichtige kann bei seiner Bank Abbuchungen einer bestimmten Gläubiger-ID sperren lassen Beleghafte Zahlungen bzw. Datenträger/Disketten mit Zahlungen SEPA-Lastschriften können nur noch elektronisch per Onlinebanking eingereicht werden. Lastschriftbelege und Disketteneinreichungen können ab 1. Februar 2014 nicht mehr verarbeitet werden. Kürzung der Verwendungszweckzeilen im Onlinebanking von derzeit 14 Zeilen a 27 Zeichen (378) auf 4 Zeilen a 35 Zeichen (140 Zeichen) Geändertes Datenformat von DTA auf das neue einheitliche XML-Daten-Schema 3

4 Die bestehende Einzugsermächtigung in SEPA-Mandate umdeuten Bereits bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis- Lastschriftmandate umgedeutet werden. Nutzen Sie diese auch weiterhin bis zur Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs auf SEPA. Nach dem letzten Beitragseinzug mit Kontonummer und Bankleitzahl verwenden Sie bitte nur noch die neuen SEPA- Lastschriftmandate! Mit der Änderung der Bedingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basis- Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung/Umdeutung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandate gelegt worden. Damit die Umdeutung rechtswirksam wird, müssen Sie als Lastschrifteinreicher bei bestehenden Einzugsermächtigungen nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: 1. Eine Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer Kreissparkasse Kelheim abschließen (s. Anlage) 2. Eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat bzw. jeden Zahlungspflichtigen vergeben und in die Kundenstammdaten Ihrer Vereinssoftware einpflegen 3. Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin (Tag des ersten SEPA Lastschriftseinzugs) informieren. Textbeispiele: Wir werden Ihre bestehende Einzugsermächtigung am Tag.Monat.Jahr in ein SEPA- Mandat umwandeln. Ihre Mandatsreferenz lautet 12345ABC, unsere Gläubiger-ID lautet DEXXX... Ihre bestehende Einzugsermächtigung nutzen wir ab Tag,Monat,Jahr als SEPA- Lastschriftmandat. Unsere Gläubiger-ID lautet: DEXXX, Ihre Mandatsreferenznummer lautet: 12345ABC 4. Bestehende Einzugsermächtigungen prüfen liegen bestehende Einzugsermächtigungen im Original vor? sind die vorliegenden Einzugsermächtigungen vom Zahlungspflichtigen unterschrieben? sind diese Vorgaben nicht erfüllt, müssen Sie eine neue Einzugsermächtigung einholen 5. Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA- Lastschriften weitergenutzt werden. 4

5 Das SEPA-Lastschriftmandat Die bisherige Einzugsermächtigung ist mit dem neuen SEPA-Mandat gleichzusetzen. Ein einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben. Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem Autorisierungstext und bestimmten Angaben zum Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen. Angaben zum Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Kennzeichnung für wiederkehrende/einmalige Zahlungen Angaben zum Zahlungspflichtigen: Name und Adresse des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat/Mitglied festzulegen) Das SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Grundlage für den Einzug von SEPA- Lastschriften. Ohne gültige Mandate können keine Lastschriften eingezogen werden. Das SEPA-Mandat und die bestehenden Einzugsermächtigungen müssen mindestens 14 Monate nach dem letzten Lastschriftseinzug aufbewahrt werden. Das Mandat verfällt, wenn es 36 Monate nicht genutzt wurde bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Ohne Angabe von Gründen kann eine gültige SEPA-Lastschrift innerhalb von 8 Wochen vom Zahlungspflichtigen zurück gegeben werden. Liegt kein gültiges Mandat vor, besteht eine Rückgabefrist von 13 Monaten. 5

6 Mustervorlage einer SEPA-Basis-Lastschrift Muster-Beitrittserklärung mit integriertem SEPA-Lastschriftmandat Sportverein Musterstadt, Sportstraße 1, Musterstadt Aufnahmeantrag Hiermit beantrage ich, Name, Vorname Geburtsdatum Wohnort/PLZ Straße Telefon die Aufnahme in den Sportverein Musterstadt ab dem Sportverein Musterstadt, Sportstraße 1, Musterstadt SEPA-Lastschriftmandat Gläubiger-Identifikationsnummer: DE99ZZZ Mandatsreferenz: (wird separat mitgeteilt) Ich ermächtige den Sportverein Musterstadt, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Sportverein Musterstadt auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Aufnahmegebühr einmalig 15,00 Jahresbeiträge (zutreffendes bitte ankreuzen) Erwachsene aktive Mitglieder 175,00 Erwachsene inaktive/fördernde Mitglieder 105,00 Erwachsene Familienangehörige 125,00 Jugendliche Mitglieder bis 21 Jahre 50,00 Schüler, Studenten, Azubi über 21 Jahre 105,00 Optional: Einzug erfolgt jährlich zum. (keine Vorabinfo mehr nötig) Ort, Datum, Unterschrift bei Minderjährigen Unterschrift eines gesetzlichen Vertreters Zahlungsart: Wiederkehrende Zahlung Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) _ IBAN Datum, Ort und Unterschrift Mandate die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind ungültig und müssen erneuert werden. 6

7 Die Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher selbst individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Vertrags-/Kundennummer) Bezug zum Vereinsmitglied Bezug zum Zahlerkonto Bezug zum abzubuchenden Beitrag neue fortlaufende Nummer Die Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung wird durch den Verein selbst durchgeführt. Die Mandatsverwaltungs-Software sollte nachfolgende Funktionen beinhalten: verfallene Mandate erkennen (bei 36 Monate Nicht-Nutzung) Vorlage der Lastschrift steuern (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Doppelvergabe der Mandatsreferenz erkennen automatische Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnr. fortlaufend) elektronische Archivierung/Sicherung von Mandaten und automatische Vorlage bei möglichen Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen Frist Die Vorabankündigung (Pre-Notification) Vor dem Lastschrifteinzug mittels SEPA-Lastschrift muss diese dem zahlungspflichtigen Mitglied mitgeteilt werden, damit dieser auf seinem Konto für Deckung sorgen kann. Die Vorabankündigung muss nachfolgende Daten enthalten: die Gläubiger-ID des Vereins bzw. Zahlungsempfängers die Mandatsreferenznummer des Vereinsmitglieds der Zahlbetrag des SEPA-Lastschrifteinzuges der Belastungstermin/Fälligkeitsdatum des SEPA-Lastschrifteinzuges (bei wiederkehrenden Lastschriften kann die Fälligkeit als periodische Zeitangabe angegeben werden z.b. wird monatlich zum 15. abgebucht oder wird jährlich zum ersten Februar abgebucht IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Diese Vorabankündigung muss mindestens 14 Tage vor dem SEPA-Lastschrifteinzuges erfolgen, sofern vertraglich keine andere Frist vereinbart ist. (z.b. in der Beitrittserklärung oder in den AGB`s). Die Vorabankündigung muss schriftlich z.b. mittels Anschreiben, Mail, Fax oder über den letzten normalen Lastschrifteinzug übermittelt werden. Eine Ankündigung der Erstlastschrift z.b. beim Beitragseinzug für 2013 über den Verwendungszweck auf dem Kontoauszug ist zulässig. Sollte sich das Fälligkeitsdatum, der Lastschriftbetrag, die Gläubiger-ID oder die Mandatsreferenznummer ändern, so ist eine erneute Vorabankündigung notwendig. 7

8 Beispiel für die Umstellung auf die SEPA Lastschrift: 1. Schritt Erfassung der Daten im Programm Firma und Verein Beitragseinzug letztmalig 2013 mittels DTAUS-Lastschrift (Deutsches Datenformat) mit der Vorabankündigung (Pre-Notification) der ersten SEPA-Lastschrift im Verwendungszweck: 2. Schritt Ansicht auf dem Kontoauszug Ihres Vereinsmitglieds 8

9 II. Ihre Vorbereitungen Beantragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) online bei der Deutschen Bundesbank. Halten Sie dazu die Vereinsregisterkennung bereit. Bei nicht eingetragenen Vereinen benötigen Sie die Personendaten des Vorstands. Relevant für große Vereine (Unterabteilungen mit eigenem Beitragseinzug): Legen Sie eine individuelle Struktur des variablen Teils der Gläubiger-ID (...ZZZ...) fest. Ergänzen Sie IBAN, BIC und Gläubiger-ID auf allen Vordrucken (Briefen, Mitgliedsanträgen usw.) des Vereins. Entwickeln Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem SEPA-Mandat anstelle der bisherigen Einzugsermächtigungen. Vergeben Sie eine eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat, d. h. pro Einzugsermächtigung (z. B. Mitgliedsnummer). Reichen Sie Ihre Lastschrift noch in Papierform oder auf Disketten ein? Dann lassen Sie für den Kassier das Vereinskonto für Online-Banking frei schalten. SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Klären Sie, ob Ihre Vereins- oder Zahlungsverkehrssoftware SEPA-fähig ist bzw. wann eine SEPA-fähige Version verfügbar ist. Prüfen Sie, ob Sie von allen Mitgliedern unterschriebene Einzugsermächtigungen vorliegen haben. Holen Sie eine Einzugsermächtigung bzw. ein SEPA-Lastschriftmandat von den Mitgliedern ein, bei denen bisher keine korrekte Einzugsermächtigung vorliegt. Rechnen Sie nationale Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC um. Sofern dies nicht Ihre eingesetzte Software erledigt, nutzen Sie z. B. den SEPA-Account-Converter der Kreissparkasse Kelheim. IBAN und BIC von nicht konvertierbaren Kontoverbindungen erfragen Sie bitte direkt bei Ihrem Vereinsmitglied. Machen Sie die Umstellung auf SEPA zu einem Thema auf der nächsten Jahreshauptversammlung. Nutzen Sie evtl. die Einladung zur Jahreshauptversammlung um über die Umstellung auf SEPA (siehe Vorabankündigung) zu informieren. 9

10 III. Ihre Umstellungsarbeiten Schließen Sie die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Lastschriften bei der Kreissparkasse Kelheim ab (Anlage). Beschaffen Sie sich eine SEPA-fähige Vereins- oder Zahlungsverkehrssoftware und machen Sie sich damit vertraut. Tragen Sie in der Software Ihre Gläubiger-ID ein und ergänzen Sie die Mandatsreferenz der Mitglieder. Legen Sie einen genauen Einzugstermin für die SEPA Lastschriften fest. Da Sie Ihre Mitglieder vorab über den genauen Einzugstermin informieren müssen, empfehlen wir den Einzug jährlich am einem identischen Tag durchzuführen. Informieren Sie die Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug ( Pre-Notification / Vorabankündigung ). Wir empfehlen, dies über den Verwendungszweck des letzten Nicht-SEPA-Beitragseinzugs zu erledigen. Reichen Sie die SEPA-Lastschriften unter Beachtung der Einreichungsfristen bei Ihrer Sparkasse ein: - Erst-/Einmal-Lastschrift: frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitsdatum (bis Uhr) - Folge-Lastschrift: frühestens 14 Kalendertag und spätestens 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitsdatum (bis Uhr) Bewahren Sie Mandate und Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug auf. Hilfsmittel für die SEPA-Umstellung erhalten Sie unter: Dort finden Sie den SEPA-Online-Check, der Ihnen die Umstellung Ihres Vereins erleichtert sowie die Links zur Beantragung der Gläubiger-ID bzw. zum SEPA-Account-Converter. Gerne berät Sie auch Ihr Kundenberater zum Thema SEPA. Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit 10