Personalführung. Lerneinheit 04 Personalbetreuung Sommersemester

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1 Personalführung Lerneinheit 04 Personalbetreuung Sommersemester

2 Gliederung 1. Personalpflege 2. Personaladministration 3. Personalinformationssysteme 4. Datenschutz 4-2

3 Lernziele und fragen der Vorlesung Warum ist Personaladministration unabdingbar und inwieweit ist eine regelmäßige Analyse der Personalstruktur notwendig? Welche unterschiedlichen Instrumente der gesetzlichen-, tariflichen- und freiwilligen sozialen Leistungen kann ein Unternehmen einsetzen? Wie berechnet sich das Nettoentgelt? Welche Maßnahmen müssen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen werden und wer trägt hierzu die Verantwortung? 4-3

4 1. Personalpflege Definition: Neben den gesetzlichen und tariflichen Verpflichtungen können Betriebe ihren Mitarbeitern freiwillig eine Palette betrieblicher (Sozial-)Leistungen zukommen lassen. Personalpflege als System von Prinzipien und Methoden für die Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung des Gesundheitszustands und der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Betriebliche Maßnahmen können staatliche Sozialleistungen ergänzen: Betriebliche Sozialarbeit 4-4

5 Zielvorstellung: Positive Beeinflussung der Arbeitsbedingungen im Betrieb Reduzierung von Fehlzeiten, Unfällen und Krankenständen bei den Mitarbeitern Verringerung der Fluktuation Positive Außenwirkung Steigerung der Leistungsbereitschaft, Arbeitszufriedenheit und Motivation Verbesserung der sozialen Beziehungen und Kontakte im Betrieb Förderung der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen 4-5

6 Beispiele betrieblicher Betreuungsmaßnahmen: Mitarbeiterverpflegung Gesundheitsfürsorge Altersvorsorge Familienbetreuung (Wohnung,Trennungsgeld,Kindertagesstätten) Betriebsveranstaltungen Sonstige Angebote und Vergünstigungen 4-6

7 Freiwillige Sozialleistungen 1. Vorsorgeleistungen Betriebliche Altersvorsorge Invaliditätsversorgung Hinterbliebenenversorgung Unfallversicherung Lebensversicherung Vermögenswirksame Leistung 2. Geldleistung Weihnachtsgeld Urlaubsgeld 13. Monatsgehalt Beihilfen Dienstaltersprämie Jubiläumszuwendung Fahrkostenzuschuss Essenszuschuss Umzugszuschuss Firmendarlehen 4-7

8 Freiwillige Sozialleistungen 3. Sachleistungen Firmenwagen Arbeitskleidung Mitarbeiterrabatte Preisnachlässe Kostenlose Getränke und Früchte bzw. sonstige Verpflegung 4. Fürsorge und Gesundheitspflege Kostenlose Vorsorgeuntersuchung Grippenschutzimpfung Gesundheitsdienst und Werksfürsorge Wellnessprogramme Krankenrückkehrgespräche 5. Sonstige Leistungen Bildungsangebote Freizeitangebote Werkswohnungen Kinderbetreuung Beratungs- und Betreuungsangebote 4-8

9 2. Personaladministration 2.1 Gründe für die Personaladministration Gründe für die Personaladministration ð Extern: Gesetzliche und behördliche Veranlassungen Erfordernisse aufgrund von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen Anforderungen von Verbänden und SVträgern ð Intern: Innerbetriebliche Bedürfnisse des Managements, der Personalleitung sowie der Personalabteilung Anforderungen und Wünsche der Mitarbeiter 4-9

10 2. Personaladministration 2.2 Aufgaben Informationsaufgaben: = Bereitstellung von aktuellen Daten für interne und externe Belange Ø Gewinnung Ø Speicherung Ø Auswahl Ø Aufbereitung Ø Ausgabe von Personaldaten Ø Erstellung von Betriebsstatistiken Abwicklungsaufgaben: = Administrative Abwicklung personalwirtschaftlicher Vorgänge Ø Einstellungen Ø Versetzungen Ø Beförderungen Ø Austritte Ø Sonstige personelle Veränderungen 4-10

11 Abrechnungsaufgaben: = Administrative und buchhalterische Bearbeitung der Personalzahlungsströme Überwachungsaufgaben: = Kontinuierliche Überwachung von relevanten Personalkennzahlen Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Entgeltabrechnungen Lohn- und Gehaltszulagen Steuern und Sozialversicherungsabgaben Reisekosten, Fahrtgeld Darlehensgewährung Essenszuschüsse Private Telefongespräche Werksverkäufe Ø Arbeitszeiterfassung Ø Fluktuation Ø Krankenstand Ø Überstundenanfall Ø Urlaubsinanspruchnahme 4-11

12 Meldeaufgaben: = Übernahme der mit der Personalverwaltung zusammenhängenden Meldepflichten extern: Ø Arbeitsbescheinigungen ans Arbeitsamt 312 SGB III Ø Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften, Ø Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt, Ø Meldung zur Sozialversicherung 28a - 28c SGB IV intern: Ø Ablauf der Probezeit, Ø Versetzungsmeldungen, Ø Meldungen über Sonderzahlungen Ø Jubiläums-, Geburtstagsmeldungen Ø Schwerbeschädigtenverzeichnis 4-12

13 2. Personaladministration 2.3 Arten der Daten Personalstrukturdaten = allgemeine Daten zur Personalstruktur im Betrieb Quantitative Strukturdaten Qualitative Strukturdaten Strukturierung nach der Art des Anstellungsverhältnisses, wie: Arbeiter; gewerbliche-, technische-, kaufmännische Angestellte; Aushilfen; Festangestellte Strukturierung nach Vergütungsgruppen, wie: Tariflich/Aussertariflich Strukturierung nach Ausbildungsabschluss, wie: Ungelernte, Angelernte, Facharbeiter, kaufmännisch Angestellte, Techniker Akademiker Strukturierung nach Fortbildungsstand, wie: Maschinenbedienerausbildung, PC- Kenntnisse, Fremdsprachen, Kommunikationsschulung ect. 4-13

14 Fehlzeitenquote (Soll-/Ist Anwesenheit) Fluktuationsrate Ereignisdaten (Anz. Ausgeschiedene/ Ø MA-Zahl) Anzahl Schwangerschaften Anzahl Umgruppierungen Anzahl Arbeitsausfälle Anzahl Arbeitsunfälle Umsatz pro Mitarbeiter Wertschöpfung pro Mitarbeiter Leistungs-/Anwesenheitszeit Unproduktive Zeiten Ausschussquote Leistungsdaten Fahr- und Einsatzzeiten 4-14

15 Personalkostenbezogene Daten = Informationen über Personalkosten und Personalkostenentwicklung Feste Personalkosten Grundvergütung Tarifliche Zulagen Tarifliche Zuschläge (Mehrarbeit) Bezüge aufgrund Betriebsvereinbarung Betriebliche Altersvorsorge gesetzliche Sozialabgaben Entgeltfortzahlung Außertarifliche Zulagen und Gehälter Freiwillige Zulagen Honorare Variable Personalkosten Prämien/Sonderzulagen Freiwillig soziale Leistungen 4-15

16 Personalkostenbezogene Daten Sons&ge Personalkosten Aus- und Fortbildungskosten Versetzungskosten Abfindungen Personalverwaltungskosten Betriebliche Altersvorsorge Kosten für Rechtsstreitigkeiten 4-16

17 Personenbezogene Daten = Zahlen, Werte und sonstige Informationen, die die gesamte Belegschaft oder Teile der Belegschaft betreffen: Stellen- und Arbeitsplatzbezogene Daten = Information über Stellen bzw. Arbeitsplätze Personendaten, persönliche Daten Verhaltensdaten z. B. Urlaubsinanspruchnahme Qualifikationsdaten Aufgabenrahmen Anforderungs- und Fähigkeitsprofile Organisatorische Einordnung 4-17

18 Produk&onsbezogene Daten = Daten über die Produktivität des Betriebes Kennzahlen der Effizienz des Personaleinsatzes Personalkostenanteil am Umsatz 4-18

19 2. Personaladministration 2.4 Ziel Ø Transparenz personalwirtschaftlicher Vorgänge: z.b. Informationen über Ø Ø Ø Strukturen und ihre Veränderung z.b. Altersaufbau, Bildungsstand, Mangelerscheinungen... Bewegungen im Personalbestand und ihre Auswirkungen: z.b. Fluktuation Entwicklungen und ihre Bedeutung für das Unternehmen: z.b. Lohnkostenentwicklung Aktualität der Daten Fehlerfreiheit der Daten Aussagekraft der Daten Ø Wirtschaftlichkeit der Datenverarbeitung / kostengünstige Erarbeitung Ø Einhaltung des Datenschutzes 4-19

20 2. Personaladministration 2.5 Entgeltabrechnung Gesetze: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Handelsgesetzbuch (HGB) Gewerbeordnung (GewO) Tarifvertragsgesetz (TVG) Betriebsverfassungsgesetz (BVG) Vermögensbildungsgesetz (VermBG) Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) Tarifverträge: Manteltarifvertrag Lohn- und Gehaltstarifverträge 4-20

21 Betriebsvereinbarungen (BetrVG): vertragliche Vereinbarung zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber dürfen Tarifvertrag nicht zuwiderlaufen durch die Betriebsvereinbarung eingeräumte Rechte dürfen nur mit Zustimmung des Betriebsrates aufgehoben werden Arbeitsvertrag: Vorschriften der vorangegangenen Regelungen müssen beachtet werden 4-21

22 Zusammensetzung der Personalkosten Entgelt für geleistete Arbeit Personalzusatzkosten ca. 40,6% des Bruttolohnes Gesetz und Tarif freiwillig Lohn Gehalt der Tarifangestellten Gehalt der außertariflich Angestellten Sonstiges Entgelt Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Sozial- und Unfallversicherung Bezahlte Ausfallzeiten Urlaub, Urlaubsgeld Schwerbehinderte Betriebsärztliche Betreuung Arbeitssicherheit Kosten für Betriebsverfassung und Mitbestimmung Vermögenswirksame Leistungen Aus- und Fortbildung Sonstige Kosten Betriebliche Altersversorgung Küchen und Kantinen/ Essenzuschüsse Wohnungsbeihilfen / Umzugskosten Fahrtkosten Urlaub / Urlaubsgeld Soziale Fürsorge Betriebskrankenkasse Versicherungen und Zuschüsse Bezahlung von Ausfallszeiten Aus- und Fortbildung Sonstige Leistungen 4-22

23 Bruttorechnung Ermittlung des Bruttoentgelts für eine Periode (Löhne, Provisionen, Gehälter, Azubivergütungen) Zahlungsrechnung Ø Steuerabrechnung Ø Mitarbeiter-abrechnung Ø Sozialversicherungsabrechnung Ø Vermögenswirksame Leistungen Ø Lohnpfändungen Ø Mieteinbehaltungen Ø Vorschusszahlungen Nettorechnung Ermittlung des Nettoverdienstes durch Verrechnung der Abzüge Auswertungsrechnung Auswertungen für: Ø Buchhaltung Ø Kostenrechnung Ø Controlling Ø Kostenstellen-kontrolle 4-23

24 Quelle: Personalbetreuung

25 Beitragsbemessungsgrundlage 2015 Personalbetreuung

26 Erstellen Sie bi,e für folgende Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung: Abrechnung

27 3. Personalinformationssysteme = unter einem PIS versteht man ein System das eine vollständige und geordnete Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Sortierung und Auswertung aller entscheidungsrelevanten Informationen über das Personal einschließlich des Sozialwesens und der Arbeitsplätze ermöglicht. Es handelt sich um eine EDV- unterstützte Verarbeitung von Personaldaten. 4-27

28 4. Datenschutz = Maßnahmen zum Schutz vor dem Missbrauch personenbezogener Daten Ziele: Sicherung der Privatsphäre der Mitarbeiter Bewahrung der Vertraulichkeit der Daten Verhüten des Missbrauchs der Daten 4-28

29 4. Datenschutz 4.1 Datenschutzerfordernisse ( 6 BDSG) Zugangskontrolle Zugang nur für Befugte Abgangskontrolle Sicherung vor unbefugtem Entfernen Speicherkontrolle Sicherung vor unbefugter Eingabe, Kenntnisnahme oder Veränderung Benutzerkontrolle Verhinderung der Benutzung von derartigen Datenverarbeitungssystemen Zugriffskontrolle Auch Befugte dürfen nur auf bestimmte Daten zugreifen Übermittlungskontrolle Überwachung der Datenübermittlung Eingabekontrolle Überwachung der Eingabe hinsichtlich Zeit und Person Auftragskontrolle Sicherstellung des Datenumgangs nur entsprechend der Weisung Transportkontrolle Sicherstellung eines geschützten Datentransports Organisationskontrolle Organisation muss Datenschutzbestimmungen entsprechen 4-29

30 4. Datenschutz 4.2 Datenschutzbeauftragter nach ( 28 BDSG) Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist Pflicht, bei: ð automatischer Datenverarbeitung und mind. 5 regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmern ð konventioneller (manueller) Datenverarbeitung und mind. 20 Arbeitnehmern Arbeitnehmer, der in diesem Bereich nicht weisungsgebunden ist 4-30

31 Aufgaben des Datenschutzbeauftragten: Ø Führen einer Übersicht über die Art der personenbezogenen gespeicherten Daten Ø Führen einer Liste über alle regelmäßigen Empfänger von personen-bezogenen Daten Ø Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Software Ø Veranlassen der ordnungsgemäßen Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten Ø Belehrung der betroffenen Mitarbeiter über Datenschutz Ø Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Datenschutzgeheimnis 4-31

32 4. Datenschutz 4.3 Datenschutzmaßnahmen Bei Personalakten und Personalkartei: Verwahrung unter Verschluss Zugang nur für bestimmte Mitarbeiter Bei elektronischen Datenträgern (EDV): Festlegung der Terminals für den Zugriff auf die Daten (Passwort) Zugriff nur auf bestimmte Daten Zugriff und Bearbeiten der Daten nur durch bestimmte Mitarbeiter möglich Einsatz des Vier-Augen-Prinzips bei bestimmten Bearbeitungsformen: -> Änderungen nur durch Zustimmung von 2 Mitarbeitern z.b. Gegenzeichnung von manuellen Arbeitszeiterfassung 4-32

33 4. Datenschutz 4.3 Datenschutzmaßnahmen Personalakte = Aufbewahrung aller arbeitsvertragsgestaltenden Dokumente Ø Personalbelege Ø Personalbogen Zeugnisse Ärztliche Stellungnahmen Polizeiliches Führungszeugnis Ø Vertragsbelege Arbeitsvertrag Vertragsänderungen Beförderungen Entgeltänderungen Ø Tätigkeitsbelege 4-33

34 Zusatzinformationen Inhalt der Personalakte Hauptakte: Deckblatt (pers. Daten, Anschrift, Familienstand, Steuerklasse, Bankverbindung ect.) Arbeitspapiere: Meldebescheinigungen, Lohnsteuerkarte, SV-Ausweis Arbeitsvertrag Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen Werdegang des Mitarbeiters Kündigungsunterlagen (z. B. Aufhebungsvertrag) Nebenakte: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wie Zeiterfassungskarten, Urlaubs- und Fehlzeitendateien, ärztliche AU- Bescheinigungen, Reiseabrechnungen Medizinische Unterlagen und krankheitsdiagnostische Daten Nicht aufzubewahren sind Zeugnisentwürfe Unterlagen über mögliche Einsatzüberlegungen Planungsunterlagen für Personalentscheidungen = keine inoffiziellen Dokumente 4-34

35 4. Datenschutz 4.3 Datenschutzmaßnahmen Personalkartei Karteikarten mit allen wesentlichen Daten des Mitarbeiters Ziele: Ø schneller Überblick Ø gute Vergleichsmöglichkeit Ø aktuell durchführbarer Änderungsdienst Ø Sortierung nach verschiedenen Kriterien Inhalt: Ø Personalien (Persönliche Daten) Ø Familienverhältnisse (Familiendaten) Ø Einsatz (Firmenbezogene Daten des Mitarbeiters: Eintritt, Abteilungen etc.) Ø Erwerbsminderung (sofern vorhanden) Ø Entgelt Ø Austritt 4-35

36 4. Datenschutz 4.3 Datenschutzmaßnahmen Personaldatei Personalstammdatei = Verzeichnis aller personalrelevanten Daten Sortierkriterien: Persönliche Daten (MA-Daten) Firmeninterne Daten (Einstellungs- Organisationsdaten) Entgeltdaten (Lohndaten, SV-Daten) Zeitdaten (Betriebszugehörigkeiten...) 4-36

37 Arbeitsplatzstammdatei = alle relevanten Informationen zum Arbeitsplatz für die Personal- planung, P-beschaffung und P-beurteilung Datenelemente: Stellenbezogene Daten (z.b. Stellenbeschreibung, Tätigkeiten, Rang) Mitarbeiterbezogene Daten (notwendige Qualifikationen, Mindestalter etc.) Beurteilungsdaten (Art der Beurteilung, Kriterien, Kontrollmöglichkeiten) Führungsdatei = Daten über die Gesamtheit der Belegschaft häufig für statistische Zwecke Zeitreihendaten: Belegschaftszahlen Personalzugänge Überstunden Personalkosten Aus- und Weiterbildung Fluktuation 4-37

38 Verweis auf Übung Personalführung ü Darstellung von gesetzlichen,- tariflichen,- und freiwilligen sozialen Leistungen anhand von praktischen Beispielen ü Übungen zur Berechnung des Nettoendgeldes 4-38

39 Quellenverzeichnis Quellennachweis: Gesetze zum Thema Administration: Bäumler,H.:Datenschutz im Internet SGB III, 341 (2), 309ff., 350 Kongehl,G.:Datenschutz Management SGB IV, 28aff. in Unternehmen und Behörden SGB V, 198ff, 241 ff. Kos,R.:Die elektronische Personalakte SGB VI, 147ff., 161ff., 190ff. SGB VII SGB X, 81 SGB XI, 55 de.wikipedia.org/wiki/personal DEÜV, 6ff. BGB, 543, 568, 569, 622, ArBschG ArbZG, 3ff. BurlG, 1ff. EstG, 38 GewO TVG, BVG, HGB, VermBG, EntgFG BurlG BetrVG, 77 (3), 87, a 4-39

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