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2 2 SPC 2009 Dokumentation SEPROO Service Process Optimizer

3 Dokumentation SEPROO 1 Funktionsübersicht Kunden Kundenliste anzeigen Kunden erfassen Servicekräfte Servicekraft-Liste Servicekraft erfassen Verfügbare Servicekräfte Servicekräfte-Portal Projekte Projektliste Projekt erfassen Automatisch buchen Manuell Buchen Projekt abrechnen Arbeitszeiterfassung Kommunikation versenden SMS versenden SMS-Eingang Stammdaten Statusmonitor Servicekraftportal Job-Database.de SPC

4 1 Funktionsübersicht Mit SEPROO präsentieren wir Ihnen unser neues Softwareprodukt zur Planung, Koordination und Abwicklung von Projekten im Zusammenhang mit Servicepersonal. Nachfolgend ein kurzer Überblick über die einzelnen Funktionalitäten in SEPROO: Kunden Kunden erfassen: Erstellung Ihrer Kunden unter Angabe aller relevanten Kontaktdaten Kundenliste anzeigen: Tabellarische Übersicht über alle registrierten Kunden Servicekräfte Servicekraft erfassen: Anlage Ihrer Mitarbeiter mit Eingabemöglichkeit aller für Sie relevanten Kriterien Servicekraft-Liste: Tabellarische Übersicht über alle angelegten Mitarbeiter Verfügbare Servicekräfte: Ermittlung von verfügbaren Mitarbeitern unter Berücksichtigung projektbezogener Kriterien Servicekräfte-Portal: Firmeninternes Portal für Ihre Mitarbeiter zur selbstständigen Überarbeitung der Kontaktdaten und Einsicht in gebuchte Projekte Projekte Projekt erfassen: Eingabe eines neuen Projektes unter Angabe spezifischer Kriterien mit anschließend automatischer oder manueller Servicekraft-Anfrage und ggf. Buchung. Projektliste: Tabellarische Übersicht über alle angelegten Projekte Projekt abrechnen: Abrechnung eines abgeschlossenen Projektes durch Eingabe der tatsächlichen Arbeitszeit und direkter Überweisung der Entgelte (optional) Kommunikation versenden: Versand von s an zuvor ausgewählte Personen SMS versenden: Versand von Kurznachrichten an zuvor ausgewählte Personen SMS-Eingang: Tabellarische Übersicht über eingegangene Kurznachrichten 4 SPC 2009

5 Stammdaten Angabe Ihrer unternehmensspezifischen Daten Festlegung persönlicher Einstellungen Statusmonitor Übersicht über Projekte unter Berücksichtigung von Eventdatum und endgültigem Buchungstag sowie Darstellung der wichtigsten Projektinformationen. SPC

6 2 Kunden Über den Menüpunkt Kunde erhalten Sie alle Informationen zu Ihren Kunden und können auch neue Kunden anlegen. 2.1 Kundenliste anzeigen Der Unterpunkt Kundenliste anzeigen gibt Ihnen einen Überblick über alle gespeicherten Kunden mit Angabe von Adresse und Telefonnummer. Durch Anklicken des Firmennamens oder des Feldes ändern können alle kundenspezifischen Daten angezeigt und gegebenenfalls verändert werden. Durch Anwendung der Suchmaske, die sich über der Kundenliste befindet, können Sie die Tabelle nach verschiedenen Kriterien filtern (z.b. Ort, Name etc.). Des Weiteren können Sie durch Klick auf die Tabellenüberschriften die Sortierung der Tabelle ändern. Durch den ersten Klick auf eine Überschrift wird die Tabelle nach diesem Kriterium absteigend sortiert. Durch einen weiteren Klick auf die Überschrift erfolgt die Sortierung aufsteigend. 6 SPC 2009

7 2.2 Kunden erfassen Zum Anlegen eines neuen Kunden wählen Sie im Menü den Unterpunkt Kunden erfassen. Geben Sie in der Kundenmaske alle relevanten Kontaktdaten ein. Zusätzlich können Sie den Kunden bewerten, indem Sie ihm eine Relevanzstufe zuordnen (sehr bedeutend vielleicht in Zukunft bedeutend Kleinkunde). Hinweis: Die Einstufung des Kunden in unterschiedliche Bedeutungsklassen wird dann berücksichtigt, wenn an einem Termin mehrere Kunden ein Projekt geplant haben und teilweise dieselben Servicekräfte angefragt wurden. SEPROO teilt dann über die automatische Buchungsfunktion (mehr unter 4.2.1) dem bedeutenderen Kunden vorrangig die Servicekräfte mit den besten Bewertungen zu. Das System ordnet dem Kunden außerdem automatisch eine Kundennummer zu. SPC

8 3 Servicekräfte Alle Aufgaben und Punkte, die sich auf Ihre Mitarbeiter beziehen, erledigen Sie über den Menüpunkt Servicekräfte. 3.1 Servicekraft-Liste Die Servicekraft-Liste zeigt alle Servicekräfte, die in Ihrem unternehmensspezifischen Servicekraftportal eingetragen sind. Die Tabelle kann je nach Wunsch nach den einzelnen Spalten sortiert werden. Dabei entspricht das in grau unterlegte Feld dem Sortierungskriterium. Durch Anklicken des Namens oder des Feldes ändern können alle spezifischen Daten einer Servicekraft aus Ihrem Servicekraftportal angezeigt und gegebenenfalls verändert werden. Durch Anwendung der Suchmaske, die sich über der Servicekraft-Liste befindet, können Sie die Liste nach verschiedenen Kriterien filtern (z.b. Geschlecht, Ort, Umkreis, Gewerbeschein, Name etc.). Neben Ihrem eigenen Personal können Sie in unserer bundesweiten Job-Database nach Servicekräften suchen. Dies erfolgt je nach Auswahl der Bezugsquelle in der Suchmaske. Auch die Daten dieser Servicekräfte können im Detail angezeigt werden. Das Verändern und Löschen von Daten ist hierbei nicht erlaubt. 8 SPC 2009 Durch Klick auf das Icon Excel-Export können Sie die Daten aller aktuell selektierten Servicekräfte inklusive deren Bilder herunterladen. Ausgeschlossen sind Servicekräfte von Job-Database.de

9 3.2 Servicekraft erfassen Zum Anlegen einer neuen Servicekraft wählen Sie im Menü den Unterpunkt Servicekraft erfassen. Nun geben Sie in der Servicekraftmaske alle relevanten Daten ein. Zusätzlich können Sie die Servicekraft gemäß einer Skala von 1-4 bewerten. Als Grundeinstellung ist die Klassifizierungsstufe 2 angegeben. Das System ordnet der Servicekraft außerdem automatisch eine Servicekraftnummer zu. Hinweis: Die Klassifizierungsstufe kann jederzeit manuell geändert werden. Zusätzlich ist eine Bewertung jeder Servicekraft bei Projektabrechnung möglich. Außerdem setzt das System die Klassifizierung automatisch um eine Stufe herab, wenn eine Servicekraft dreimal hintereinander nicht auf eine Anfrage reagiert. Zur Vereinfachung der Erfassung neuer Servicekräfte können Sie auch lediglich die Pflichtfelder ausfüllen. Die restlichen Angaben können dann von der jeweiligen Servicekraft persönlich gemacht werden. Senden Sie ihr dazu ihre persönlichen Zugangsdaten zu Ihrem unternehmensspezifischen Servicekräfte-Portal, indem sie diese Eingaben vornehmen kann (siehe 3.4 Servicekräfte-Portal). SPC

10 3.3 Verfügbare Servicekräfte Der Menüunterpunkt Verfügbare Servicekräfte dient der kurzfristigen Suche nach möglichen Servicekräften für ein Projekt. Dabei kann die Auswahl durch die Eingabe verschiedenster Suchkriterien eingeschränkt werden (z.b. Projektdatum, Umkreissuche, persönliche Eigenschaften etc.). Auch in dieser Funktion kann als Datenbasis das unternehmensspezifische Servicekraftportal oder unsere bundesweite Job-Database gewählt werden. 10 SPC 2009

11 3.4 Servicekraftportal Das Servicekraftportal ist Ihre unternehmensspezifische Datenbank, in die Sie Ihre Servicekräfte eintragen können bzw. in der sich jede Ihrer Servicekräfte eine persönliche SetCard erstellen kann. Mit der Menüfunktion Servicekräfte-Portal können Sie verschiedene Aktivitäten durchführen: 1. Sie können die Registrierung neuer Servicekräfte freischalten. Dadurch können sich neue Servicekräfte selbstständig in Ihrem unternehmensspezifischen Servicekraftportal registrieren. Hinweis: Für Sie entfällt der gesamte Administrationsaufwand der Datenpflege. Um unkontrollierte Eintragungen in Ihre unternehmensspezifische Datenbank zu verhindern, müssen Sie eine neu eingetragene Servicekraft zunächst freischalten, bevor diese aktiv im System angezeigt wird. 2. Bereits in Ihrer Datenbank existierenden Servicekräften können personenbezogene Zugangsdaten zu Ihrem unternehmensspezifischen Servicekraftportal zugesandt werden, mit denen sie sich dort einloggen können. Dabei haben Sie die Wahl zwischen allen Servicekräften, Servicekräften in einem bestimmten Zeitraum oder nach verschiedenen Kriterien ausgesuchten Servicekräften. Mehr zum Servicekraftportal finden Sie im Kapitel 8. SPC

12 4 Projekte Mit dem Menüpunkt Projekte können Sie sämtliche Aktivitäten, die im Zusammenhang mit einer Veranstaltung anfallen, ausführen. Ein wesentlicher Aspekt beinhaltet dabei die automatische oder manuelle Buchung der Servicekräfte. 4.1 Projektliste Die Projektliste gibt einen Überblick über alle angelegten Projekte. Die Tabelle kann je nach Wunsch nach einzelnen Spalten (Anlass, Datum, Firma, Ort) sortiert werden, indem man die entsprechende Überschrift anklickt. Das ausgewählte Sortierungskriterium wird grau unterlegt dargestellt. Durch Anklicken des Anlasses oder des Feldes ändern können alle spezifischen Daten eines Projektes angezeigt und gegebenenfalls verändert werden. Hinweis: Änderungen von Projektdaten sind nicht mehr möglich, sobald mindestens eine Servicekraft angefragt bzw. gebucht ist. In Folge kann lediglich die Anzahl der benötigten Servicekräfte angepasst werden. Der Grund hierfür ist die Datenkonsistenz. Wenn nachträglich fundamentale Änderungen durchgeführt werden, würde dies evtl. die Entscheidung der bereits angeschriebenen Servicekräfte bzgl. des Projektes beeinflussen. Durch Anwendung der Suchmaske, die sich über der Projektliste befindet, können Sie die Liste nach verschiedenen Kriterien filtern (z.b. Anlass, Datum, Firma, Ort etc.). 12 SPC 2009

13 4.2 Projekt erfassen Zum Anlegen eines neuen Projektes wählen Sie im Menü den Unterpunkt Projekt erfassen. Geben Sie in der Projektmaske alle relevanten Daten ein. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Mit Hilfe der Registerkarten Personendaten, Sprachen und Spezifika ist die Auswahl spezifischer Anforderungen an die Servicekräfte möglich. Außerdem ordnet das System jedem Projekt automatisch eine Projektnummer zu. Hinweis: Die Wahl des entsprechenden Kunden wird durch eine Schnellerkennungsfunktion erleichtet. Durch Eingabe des Anfangsbuchstaben des gewünschten Kunden im Feld Firma, erscheint rechts eine Auswahlliste, in der der entsprechenden Kunde durch Anklicken ausgewählt werden kann. Ist der gewünschte Kunde noch nicht erfasst worden, klicken Sie auf den Button Neu neben der Kunden-Nr. und erfassen in dem neu erscheinenden Fenster die gewünschten Kundendaten. Nach korrekter Eingabe und Klick auf Daten senden werden Sie automatisch zu der Projekterfassungsmaske zurückgeleitet. Die eingegebenen Kundendaten werden direkt übernommen. Nach Eingabe aller Daten bestätigen Sie die Erfassung mit dem Button Daten senden. SPC

14 Im Anschluss werden Ihnen zur Kontrolle nochmals die wesentlichen Punkte des Projektes angezeigt und sie können wie folgt weiterverfahren: 1. Falls etwas vergessen wurde bzw. nicht korrekt ist, sind Änderungen in diesem Status mit der Funktion Projektdaten ändern möglich. 2. Sind alle Angaben korrekt, können Sie zwischen den beiden Buchungsverfahren Automatisch buchen (vgl ) und Manuell buchen (vgl ) wählen. 14 SPC 2009

15 4.2.1 Automatisch buchen Innerhalb des automatischen Buchungsprozesses schreibt SEPROO zunächst alle, zu den Projektanforderungen passende Servicekräfte (außer Servicekräfte der Klasse 4) an. Sind 1 Woche vor Erreichen der Deadline noch nicht ausreichend positive Rückmeldungen vorhanden, werden auch die Servicekräfte mit Klasse 4 angeschrieben. Zur Deadline wird SEPROO außerdem unter Berücksichtigung der benötigten Servicekraftanzahl und den Servicekraft-Bewertungen die Servicekräfte selbstständig buchen. Nach Anklicken der Funktion Automatisch buchen erscheint die Projektübersicht mit der Anzeige der angeschriebenen Servicekräfte. Die Servicekräfte erhalten eine Anfrage- wie nachfolgend dargestellt. Durch Anklicken des abgebildeten Links kann die Servicekraft direkt ihre Rückmeldung erteilen. SPC

16 Wenn die Servicekraft per SMS angefragt wird, erfolgt die Vorgehensweise analog. Mit Info geantwortet Mit Ja geantwortet Mit Nein geantwortet 16 SPC 2009

17 In der Projektansicht können jederzeit die aktuellen Rückmeldungen der Servicekräfte nachverfolgt werden. Zusätzlich können die Servicekräfte auch manuell gebucht oder ausgebucht werden. Die Servicekräfte erhalten in Folge eine Zu- bzw. Absage per oder SMS. Diese manuellen Tätigkeiten werden von SEPROO bei der automatischen Buchung von Servicekräften zur Deadline berücksichtigt Manuell Buchen Innerhalb des manuellen Buchungsprozesses führt SEPROO keinerlei Tätigkeiten automatisch durch. Von Servicekraftauswahl bis zur Buchung muss alles manuell durchgeführt werden. Nach Anklicken der Funktion Manuell buchen erscheint nachfolgender Screen: SPC

18 Zur Auswahl passender Servicekräfte klicken Sie auf den Button Servicekräfte suchen. In dem darauffolgenden Screen können Sie durch Festlegung unterschiedlichster Kriterien die gewünschte Servicekraft-Liste einschränken. 18 SPC 2009

19 Nach Betätigung des Buttons Anfrage senden wird eine Liste mit passenden Servicekräften angezeigt. Zur Übernahme von Servicekräften in die Projektansicht muss die jeweilige Servicekraft in der Spalte Übernehmen angehakt und schließlich die Auswahl mit dem Button zur Projektbuchung bestätigt werden. Die erscheinende Projektansicht beinhaltet nun die gewünschten Servicekräfte. Diese werden durch Anhaken der Anfrage-Box und anschließendem Klick auf den Button Buchung ausführen per oder SMS angefragt. SPC

20 Daneben können Servicekräfte auch direkt mittels der Box Buchen gebucht werden. Möchten Sie zunächst die Servicekräfte nur der Projektansicht hinzufügen, jedoch sonst keine Transaktionen durchführen, so klicken Sie nach hinzufügen der Servicekräfte direkt auf den Button Buchungen ausführen / Einstellungen speichern. Nachdem alle ausgewählten Servicekräfte angefragt wurden, ändert sich der Anfragestatus in der Projektansicht auf angeschrieben. Die Servicekräfte erhalten eine Anfrage- wie nachfolgend dargestellt. Durch Klick auf den dargestellten Link kann die Servicekraft direkt Ihre Rückmeldung abgeben. Wenn die Servicekraft per SMS angefragt wird, erfolgt die Vorgehensweise analog. 20 SPC 2009

21 Sie können jederzeit den aktuellen Status der Rückmeldungen in der Projektansicht verfolgen. Um Servicekräfte zu buchen oder eine definitive Absage zu erteilen, wählen Sie die entsprechende Box Buchen bzw. Ausbuchen an und klicken im Anschluss auf Buchung ausführen. Die Servicekräfte erhalten eine Zu- bzw. Absage per oder SMS. SPC

22 4.3 Projekt abrechnen Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, kann die Abrechnung über die Funktion Projekt abrechnen durchgeführt werden. Geben Sie dazu die genauen Arbeitszeiten der Servicekräfte und ggf. die entsprechende Bezugsgröße an, wenn das Honorar auf Provisionsbasis berechnet wird (mehr zur automatischen Arbeitszeiterfassung in Kapitel 4.4). Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit jede Servicekraft entsprechend Ihrer Leistung zu bewerten. Nach Eingabe aller Werte bietet SEPROO die Möglichkeit, eine DTA-Datei herunterzuladen, für welche in den meisten Online-Banking Programmen (z.b. StarMoney) eine Schnittstelle besteht. Die Datei kann nun dort eingelesen und die Entgelte direkt online überwiesen werden. Hinweis: Hierbei können nur die Servicekräfte berücksichtigt werden, bei denen Bankdaten innerhalb des jeweiligen Profils hinterlegt sind. Bei allen anderen wird die Bezahlart automatisch auf Bar gesetzt. 22 SPC 2009

23 4.4 Arbeitszeiterfassung Ist das Datum eines Projektes erreicht, erhalten alle, für dieses Projekt gebuchte Servicekräfte an diesem Tag entweder eine Benachrichtigung per SMS zur Arbeitszeiterfassung oder die Möglichkeit ihre Arbeitszeit innerhalb des Servicekraftportals zu erfassen. In das Servicekraftportal kann sich die Servicekraft am Projektdatum einloggen und Anfangszeit, Endzeit sowie interessante Projektinformationen übermitteln. Analog hierzu nachfolgend der Erfassungsprozess per SMS: Innerhalb von SEPROO kann jede Rückmeldung, ob per SMS oder durch das Servicekraftportal, direkt in der entsprechenden Projektansicht nachvollzogen werden. SPC

24 5 Kommunikation Die Menüfunktion Kommunikation bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten mit Kunden oder Mitarbeitern in Kontakt zu treten versenden Über den Unterpunkt versenden können Sie individuelle Nachrichten an einen ausgewählten Adressatenkreis verschicken. Dabei haben Sie die Wahl zwischen - allen Kontaktpersonen einer Gruppe wie z.b. alle Kunden oder alle eigenen Servicekräften - den Servicekräften eines bestimmten Projektes - ausgewählten Kunden oder Servicekräften - Eingabe einer festen -adresse 24 SPC 2009

25 5.2 SMS versenden Über den Unterpunkt SMS versenden können Sie kurze Nachrichten bis zu einer Länge von 160 Zeichen an einen ausgewählten Adressatenkreis verschicken. Dabei haben Sie die Wahl zwischen - allen Kontaktpersonen einer Gruppe wie z.b. alle Kunden oder alle eigenen Servicekräften - den Servicekräften eines bestimmten Projektes - ausgewählten Kunden oder Servicekräften - Eingabe einer festen Mobilfunknummer 5.3 SMS-Eingang Falls eine Servicekraft auf eine automatisch versendete SMS direkt mit einem Text und nicht den vordefinierten Begriffen antwortet, wird diese SMS im Menüunterpunkt SMS-Eingang angezeigt. SPC

26 6 Stammdaten Der Menüpunkt Stammdaten enthält Ihre firmenspezifischen Kontaktdaten sowie persönliche Einstellungen. Folgende persönlichen Einstellungen und Informationen können Sie vornehmen bzw. werden angezeigt: - Buchungs- bzw. Projektende: gibt an, wie viele Tage im Voraus anfallende Projekte in Ihrem Statusmonitor angezeigt werden - Listeneinträge/Seite: gibt an, wie viele Servicekräfte, Kunden oder Projekte pro Seite angezeigt werden - Genutzte SMS-Einheiten: Übersicht über versendete SMS, gestaffelt nach diesem/letztem Monat oder diesem/letztem Jahr. Diese SMS werden monatlich abgerechnet. - Benutzername und Passwort sind frei wählbar 26 SPC 2009

27 7 Statusmonitor Der Statusmonitor unterstützt Sie dabei, den Überblick über alle aktuellen Projekte zu behalten. Wie in nachfolgender Grafik illustriert, können Sie innerhalb dieser Funktion alle wichtigen Projektinformationen ablesen. Zeithorizont des Statusmonitors ist in den Stammdaten einstellbar Zeigt die benötigte Anzahl an Servicekräften an Gibt die Anzahl der angefragten Servicekräfte wieder Zeigt die Anzahl an positiv bzw. negativ geantworteten Servicekräften an Stellt die Anzahl der verbindlich gebuchten Servicekräfte dar 8 Servicekraftportal Das Servicekraftportal ermöglicht Ihren Servicekräften alle persönlichen Daten selbst zu verwalten sowie Informationen zu Projekten jederzeit einzusehen. Wie in Kapitel 3.4 beschrieben können Sie den gewünschten Servicekräften die Zugangsdaten für das persönliche Servicekraftportal zukommen lassen. Standardmäßig ist Ihr Portal unter folgender Webadresse zu erreichen: Gerne richten wir Ihnen auch eine Subdomain oder eine Weiterleitung auf eine andere Domain ein. SPC

28 8.1 Neuregistrierung Wie im Kapitel 3.4 zu sehen ist, können Sie auch die Neuregistrierung von Servicepersonal in Ihrem Portal zulassen. Der Anmeldeprozess läuft dann wie folgt ab: Servicekraft meldet sich in Ihrem Portal Sie erhalten eine über die Neuanmeldung und müssen die Servicekraft freigeben Nach Freigabe oder Ablehnung erhält die Servicekraft eine Verhindert, dass sich jeder ohne Ihre Kenntnis in Ihrem persönlichen Servicekraftportal anmelden kann 8.2 Login bestehender Accounts Loggt sich die Servicekraft mit den Login-Daten ein, erscheint folgender Screen: Von diesem Bildschirm ausgehend kann sich die Person, durch Anklicken eines gewünschten Projektes, alle wissenswerten Informationen dazu anzeigen lassen. Zudem erhält die Servicekraft die Möglichkeit, je nach Projektstatus direkt eine positive oder negative Rückmeldung zu geben oder die Arbeitszeit zu erfassen. 28 SPC 2009

29 Daneben kann die Servicekraft ausgehend von dem Hauptbildschirm (Projektübersicht) durch Anklicken des Buttons Daten ändern alle persönlichen Angaben aktualisieren. SPC

30 9 Job-Database.de Job-Database.de ist eine bundesweite Datenbank an potentiellen Servicekräften. Bei allen Aktionen innerhalb von SEPROO, die sich auf Servicekräfte beziehen, besteht immer die Möglichkeit zwischen eigenem Personal und Servicekräften von Job-Database.de zu wählen. Für eine registrierte Person bei Job-Database.de besteht der gleiche Funktionsumfang wie in Kapitel 8 für das Servicekraftportal beschrieben. 30 SPC 2009

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