White Paper - LOHN Österreich Teilabrechnungen

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1 White Paper - LOHN Österreich Teilabrechnungen Copyright 08/2015

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. WinLine LOHN - Teilabrechnungen Einleitung Freigabe Erfassung Wie werden Teilabrechnungen erstellt? Werte festschreiben Besonderheiten bei der Abrechnung Löschen einer Teilabrechnung Rollung Lohnzettelstapeldruck Löschen einer Abrechnung Andere Erfassungsprogramme Auswertungen Jahreslohnkonto Betriebssummenblatt Erfassungsprotokoll Arbeitnehmerkosten Lohnzettel/Mitteilung gem. 109a EStG Abschluss Auswertung der Abrechnung Auszahlung Beispiele Teilabrechnung aktivieren... Fehler! Textmarke nicht definiert Teilabrechnung erstellen Sonderzahlungen in der Teilabrechnung Teilabrechnung bei einem Geringfügig Beschäftigten Entfernen einer Teilabrechnung Teilabrechnungen am Jahreslohnkonto Teilabrechnungen am Erfassungsprotokoll... 32

3 Seite 3 1. WinLine LOHN - Teilabrechnungen 1.1. Einleitung Mittels Teilabrechnungen können innerhalb einer Periode mehrere Abrechnungen durchgeführt werden. Dies wird zum Beispiel benötigt, wenn ein Lehrling innerhalb der Periode das Lehrjahr und somit die Beitragsgruppe wechselt, oder auch "Fallweise Beschäftigte" können so abgerechnet werden Freigabe Die Funktion der Teilabrechnung steht ab Version 10.1 ( ) im WinLine LOHN Österreich zur Verfügung Erfassung Wie werden Teilabrechnungen erstellt? In der Einzelabrechnung können im Register "Abr. Parameter" Teilabrechnungen hinzugefügt werden. Der Button "Neue Teilabrechnung erstellen" steht zur Verfügung, sobald das Datum "bis" nicht der Monatsletzte ist und somit die SV Tage ungleich 30 sind. Das "bis" Datum kann direkt in der Tabelle überschrieben werden.

4 Seite 4 Sobald der "Neue Teilabrechnungen erstellen" Button gedrückt wurde, wird eine weitere Spalte eingefügt. Dabei wird im Datumsfeld "von" der darauf folgende Tag auf das Datum "bis" der ersten Abrechnung vorgeschlagen. Das Datum "bis" wird mit dem Monatsletzten vorgeschlagen (wenn es kein abweichendes Austrittsdatum gibt). In der Auswahllistbox "Teilabrechnung" kann zwischen den einzelnen Abrechnungen gewechselt werden um die jeweilige Erfassung der Lohnarten durchzuführen.

5 Seite Werte festschreiben Werden im Register Abr. Parameter Werte geändert (die so nicht in den Stammdaten hinterlegt sind), dann müssen diese Werte festgeschrieben werden. Ansonsten würden die editierten Werte bei jedem automatischen laden der aktuell gültigen Parameter überschrieben werden. Wert festschreiben Mit diesem Button können gezielt einzelne Werte der Abrechnungsparameter festgeschrieben werden. Solange ein Wert nicht festgeschrieben ist, wird dieser bei jedem öffnen der Einzelabrechnung mit dem zu diesem Zeitpunkt aktuell gültigen Wert überschrieben (gültige Werte aus dem AN-Stamm bzw. den allgemein gültigen Parameter). Wert wiederherstellen Möchte man einen bereits festgeschriebenen Wert wieder herstellen und den aktuell gültigen Wert laut Stammdaten laden, so kann man dies mit diesem Button Besonderheiten bei der Abrechnung Sonderzahlungen Sonderzahlungen können immer nur bei der letzten Teilabrechnung berücksichtigt werden. Sollte bereits eine Sonderzahlung erfasst worden sein und erst dann eine Teilabrechnung angelegt werden, erhält man einen entsprechenden Hinweis, dass die Sonderzahlung in die letzte Teilabrechnung übernommen wird. Siehe auch Beispiel in der Beispielsammlung.

6 Seite 6 Geringfügig Beschäftigte Die Prüfung der Geringfügigkeitsgrenze erfolgt über alle Teilabrechnungen Pfändung Die Pfändung wird in der letzten Abrechnung aber für alle Teilabrechnungen berücksichtigt Service Entgelt Das Service Entgelt wird bei jener Teilabrechnung berücksichtigt in deren Abrechnungszeitraum der 15. November fällt. Sollte der 15. November nicht in den Abrechnungszeitraum fallen, wird kein Service Entgelt berechnet. Pendlerpauschale Die Pendlerpauschale wird aliquot bei den jeweiligen Abrechnungen berücksichtigt

7 Seite 7 Auflösungsabgabe Die Auflösungsabgabe wird immer bei der letzten Teilabrechnung berücksichtigt Löschen einer Teilabrechnung Mittels Teilabrechnung entfernen Button kann eine bereits erstellte Teilabrechnung wieder gelöscht werden Achtung: Es wird immer jene Teilabrechnung gelöscht auf der sich aktuell der Fokus befindet Rollung In der Rollung können auch Teilabrechnungen korrigiert bzw. hinzugefügt werden 1.4. Lohnzettelstapeldruck Im Lohnzettelstapeldruck werden immer alle vorhandenen Abrechnungen eines Arbeitnehmers ausgegeben (ein Abrechnungsbeleg pro Teilabrechnung) Löschen einer Abrechnung Pro Arbeitnehmer werden alle Teilabrechnungen angezeigt. Es können immer nur alle Teilabrechnungen gemeinsam gelöscht werden.

8 Seite Andere Erfassungsprogramme Erfassungs-EXIM Erfassungszeilen die via Erfassungs-EXIM erfasst werden, werden immer der Teilabrechnung 0 zugeordnet. Chaoserfassung Erfassungszeilen die via Chaoserfassung erfasst werden, werden immer der Teilabrechnung 0 zugeordnet. Stapelabrechnung Sind Teilabrechnungen bei einem Arbeitnehmer erfasst worden, so werden diese abgerechnet und am Protokoll ausgewiesen.

9 Seite Auswertungen Teilabrechnungen werden in allen Auswertungen berücksichtigt: Variante 1: Wo eine Splittung auf die einzelnen Teilabrechnungen nicht relevant ist, werden die Werte kumuliert dargestellt. Variante 2: Wo eine Splittung auf die einzelnen Teilabrechnungen relevant ist, werden die Werte einzeln dargestellt. Ein Vermerk in einer eigenen Spalte weist darauf hin, dass es sich um einen Wert aus einer Teilabrechnung handelt Jahreslohnkonto Am Jahreslohnkonto gibt es eine eigene Kategorie - Anzahl Abrechnungen. Mittels Drill Down können Abrechnungsdetails der einzelnen Teilabrechnungen angezeigt werden:

10 Seite Betriebssummenblatt Am Betriebssummenblatt werden die Teilabrechnungen wie alle anderen Abrechnungen kumuliert Erfassungsprotokoll Am Erfassungsprotokoll wird in der Spalte TA ausgewiesen, ob der erfasste Wert von einer Teilabrechnung stammt.

11 Seite Arbeitnehmerkosten In der "Arbeitnehmer Kosten" Auswertung werden Teilabrechnungen kumuliert Lohnzettel/Mitteilung gem. 109a EStG Ob Teilabrechnungen am Lohnzettel zusammengefasst werden sollen, kann individuell entschieden werden. (Siehe auch Whitepaper Lohnzettel/Mitteilung gem. 109a EStG)

12 Seite Abschluss Auswertung der Abrechnung Am Lohnjournal und auf der Nettoliste werden Teilabrechnungen einzeln berücksichtigt In den übrigen Auswertungen der Auswertung der Abrechnung (SV-Beleg, FIBU-Beleg, etc.) wird die Teilabrechnung gemeinsam mit den anderen Abrechnungen berücksichtigt Auszahlung In der Auszahlung wird pro AN eine Auszahlungszeile mit einem kumulierten Wert erstellt. Möchte man sehen, wie sich dieser Betrag zusammensetzt, kann man dies via "Zahlungsdetails" Button anzeigen lassen. Dort ist auch zu sehen, aus welcher Teilabrechnung welcher Auszahlungsbetrag stammt.

13 Seite 13

14 Seite Beispiele 2.1. Teilabrechnung erstellen Der Lehrling Kevin Müller wechselt mit 8. Februar vom 2. Lehrjahr ins 3. Lehrjahr und somit von Beitragsgruppe D7b zu D3b. Erfassen Sie die Abrechnung mittels Teilabrechnungen. Zusatzinformation: Lehrlingsentschädigung 2. LJ 661,00 3. LJ 943,00 Lösung: Öffnen Sie die Einzelabrechnung für Herrn Müller unter Abrechnen Einzelabrechnung Es werden die Automatischen Lohnarten geladen, die abgearbeitet werden können. Danach muss ins Register Abr. Parameter gewechselt werden. Dort muss das Datum "bis" auf den 7. Februar eingeschränkt werden.

15 Seite 15 Mit Änderung des Datums werden auch die Abrechnungstage entsprechend gekürzt. Mittels "Neue Teilabrechnung erstellen" Button der nun freigeschalten ist, kann eine Teilabrechnung erzeugt werden. In den Abrechnungsparameter ist nun eine zusätzliche Spalte enthalten. Das vorgeschlagene Datum ist der Tag nach dem "bis" Datum der ersten Abrechnung und der Monatsletzte. Es kann nun auch für die Teilabrechnung die neue Bemessungsgrundlagengruppe hinterlegt werden, die ab dem 3. Lehrjahr gültig ist.

16 Seite 16 Steht der Fokus auf der geänderten Bemessungsgrundlagengruppe, kann mittels "Wert festschreiben" Button der Wert für diese Abrechnung festgeschrieben werden. Hinweis: Dies ersetzt nicht die Umstellung im Arbeitnehmerstamm. Sobald der Wert festgeschrieben wurde, wird der Wert "fett" dargestellt.

17 Seite 17 In der Auswahllistbox Teilabrechnung kann nun zwischen den Teilabrechnungen gewechselt werden. Man sieht nun, dass auch in der Teilabrechnung 0 die Lohnarten laut SV Tage aliquotiert wurden. Mittels Auswahllistbox kann dann in die Teilabrechnung 01 gewechselt werden und die gewünschten Lohnarten erfasst werden. Auch diese Lohnarten werden wenn nötig entsprechend der SV Tage aliquotiert. Mittels "Netto" Button wird die Abrechnung durchgeführt. Hinweis: Bei Teilabrechnungen werden immer alle Abrechnungen des Arbeitnehmers nochmals abgerechnet.

18 Seite Sonderzahlungen in der Teilabrechnung Der Arbeitnehmer Johann Maier wechselt innerhalb der Periode vom Angestellten zum Arbeiter. Herr Maier erhält außerdem eine Belohnung in Höhe von 500,00. Erfassen Sie die Abrechnung mittels Teilabrechnungen. Lösung: Öffnen Sie die Einzelabrechnung für Herrn Maier unter Abrechnen Einzelabrechnung Es werden die Automatischen Lohnarten geladen, die abgearbeitet werden können. Erfassen Sie auch die Belohnung.

19 Seite 19 Danach muss ins Register Abr. Parameter gewechselt werden. Dort muss das Datum "bis" abgeändert werden. Mit Änderung des Datums werden auch die Abrechnungstage entsprechend gekürzt. Mittels "Neue Teilabrechnung erstellen" Button der nun freigeschalten ist, kann eine Teilabrechnung erzeugt werden. Da zuvor bereits eine Sonderzahlung erfasst wurde (Belohnung), erscheint nach drücken des "Neue Teilabrechnung erstellen" Buttons die Meldung: Wird diese Meldung mit "OK" bestätigt, wird die Teilabrechnung erstellt und die Erfassungszeile "Belohnung" automatisch in die letzte Teilabrechnung verschoben.

20 Seite 20 In den Abrechnungsparameter ist nun eine zusätzliche Spalte enthalten. Das vorgeschlagene Datum ist der Tag nach dem "bis" Datum der ersten Abrechnung und der Monatsletzte. Es kann nun auch für die Teilabrechnung die neue Bemessungsgrundlagengruppe hinterlegt werden. Steht der Fokus auf der geänderten Bemessungsgrundlagengruppe, kann mittels "Wert festschreiben" Button der Wert für diese Abrechnung festgeschrieben werden. Hinweis: Dies ersetzt nicht die Umstellung im Arbeitnehmerstamm.

21 Seite 21 Sobald der Wert festgeschrieben wurde, wird der Wert "fett" dargestellt. In der Auswahllistbox Teilabrechnung kann nun zwischen den Teilabrechnungen gewechselt werden. Man sieht nun, dass auch in der Teilabrechnung 0 die Lohnarten laut SV Tage aliquotiert wurden und die Lohnart "Belohnung" aus der Teilabrechnung 0 entfernt wurde.

22 Seite 22 Mittels Auswahllistbox kann dann in die Teilabrechnung 01 gewechselt werden. Dort ist auch die zuvor verschobene Lohnart "Belohnung" aufzufinden. Es können nun die gewünschten Lohnarten ergänzt werden. Auch diese Lohnarten werden wenn nötig entsprechend der SV Tage aliquotiert. Mittels "Netto" Button wird die Abrechnung durchgeführt Teilabrechnung bei einem Geringfügig Beschäftigten Frau Hasslinger beendet mit 6. Februar ihr Dienstverhältnis und hat bis dahin 10 Stunden gearbeitet. Es wird eine Abrechnung erfasst. Ein paar Tage später wird Frau Hasslinger auf eigenen Wunsch wieder aufgenommen und arbeitet ab 12. Februar weitere 20 Stunden. Lösung: Hinterlegen Sie im Arbeitnehmerstamm von Frau Hasslinger das Austrittsdatum. Der Arbeitnehmerstamm wird unter Stammdaten Arbeitnehmer Arbeitnehmerstamm geöffnet.

23 Seite 23 Speichern Sie diese Änderung mittels "Ok" Button oder der Taste F5 ab. Öffnen Sie danach die Einzelabrechnung für Frau Hasslinger unter Abrechnen Einzelabrechnung Es werden die Automatischen Lohnarten geladen, die abgearbeitet werden können. Mittels "Netto" Button wird die Abrechnung durchgeführt. Da Frau Hasslinger innerhalb der Periode wieder zurückkommt, muss das Austrittsdatum im Arbeitnehmerstamm wieder entfernt werden und die Änderung mittels "Ok" Button oder F5 Taste gespeichert werden.

24 Seite 24 Öffnen Sie nun erneut die Einzelabrechnung von Frau Hasslinger. Wenn Sie in das Register Abr. Parameter wechseln sehen Sie, dass nun wieder der Monatsletzte als "bis" Datum geführt ist. Sie können nun das Datum "bis" auf den 6. Februar einschränken. Mit Änderung des Datums werden auch die Abrechnungstage entsprechend gekürzt. Mittels "Neue Teilabrechnung erstellen" Button der nun freigeschalten ist, kann eine Teilabrechnung erzeugt werden.

25 Seite 25 In den Abrechnungsparameter ist nun eine zusätzliche Spalte enthalten. Das vorgeschlagene Datum ist der Tag nach dem "bis" Datum der ersten Abrechnung und der Monatsletzte. Da Frau Hasslinger erst mit 12. Februar wieder zurückkehrt, kann das "von" Datum der Teilabrechnung auf dieses Datum abgeändert werden.

26 Seite 26 In der Auswahllistbox Teilabrechnung kann nun zwischen den Teilabrechnungen gewechselt werden. Mittels Auswahllistbox kann dann in die Teilabrechnung 01 gewechselt werden und die gewünschten Lohnarten erfasst werden.

27 Seite 27 Mittels "Netto" Button wird die Abrechnung durchgeführt. Da bereits eine Abrechnung durchgeführt wurde, kommt die folgende Meldung: Wird diese Meldung mit ja bestätigt, wird die Abrechnung durchgeführt. Hinweis: Würde bei den Teilabrechnungen in Summe die Geringfügigkeitsgrenze überschritten werden, würde es einen entsprechenden Hinweis geben, da die Prüfung über alle Teilabrechnungen erfolgt Entfernen einer Teilabrechnung Erfassen Sie für einen beliebigen AN eine Teilabrechnung, rechnen Sie diese ab und entfernen Sie diese im Anschluss wieder direkt in der Einzelerfassung. Lösung: Öffnen Sie die Einzelabrechnung unter Abrechnen Einzelabrechnung eines beliebigen Arbeitnehmers. Arbeiten sie die automatischen Lohnarten ab und wechseln Sie in das Register Abr. Parameter. Ändern Sie dort das "bis" Datum ab, um mittels "Neue Teilabrechnung erstellen" Button eine neue Teilabrechnung zu erstellen.

28 Seite 28 Erfassen Sie in der Tabelle der Teilabrechnung die gewünschten Lohnarten für die Teilabrechnung und führen Sie die Abrechnung mittels "Netto" Button durch.

29 Seite 29 Öffnen Sie dann die Abrechnung des Arbeitnehmers erneut und wechseln Sie in das Register "Abr.Parameter". Stellen Sie nun den Fokus auf die zu löschende Teilabrechnung. Wenn Sie jetzt den "Teilabrechnung entfernen" Button drücken, erhalten Sie eine Meldung: Wenn Sie diese mit "Ja" bestätigen, wird die Teilabrechnung wieder entfernt.

30 Seite 30 Nachdem Sie die gewünschten Änderungen angegeben haben, kann erneut abgerechnet werden Teilabrechnungen am Jahreslohnkonto Öffnen Sie das Jahreslohnkonto von Kevin Müller und lassen Sie sich die Werte aufgegliedert auf die zuvor erfasste Teilabrechnung ausgeben. Außerdem sollen die Abrechnungsbelege nochmals angezeigt werden. Lösung: Das Jahreslohnkonto kann unter Auswertungen Jahreslohnkonto geöffnet werden und auf den Arbeitnehmer Kevin Müller eingeschränkt werden. Auf der 2. Seite des Jahreslohnkontos ist nun die Anzahl der Abrechnungen ersichtlich:

31 Seite 31 Klickt man nun auf die Anzahl der Abrechnungen in der Periodenspalte (2) wird eine Übersicht über die einzelnen Teilabrechnungen gegeben. Im Jahreslohnkonto selbst, werden die kumulierten Werte aller Teilabrechnungen angezeigt. Klickt man auf den Periodennamen, werden die Abrechnungsbelege in einem eigenen Fenster angezeigt.

32 Seite 32 Da es bei Herrn Müller Teilabrechnungen gibt, kann mit den VCR Buttons (Pfeil) zwischen den Abrechnungsbelegen gewechselt werden Teilabrechnungen am Erfassungsprotokoll Geben Sie das Erfassungsprotokoll der aktuellen Abrechnungsperiode aus und achten Sie auf den Vermerk Teilabrechnung. Lösung: Die Auswertung "Erfassungsprotokoll" kann unter: Auswertungen Erfassungsprotokoll geöffnet werden. In der Spalte "TA" (steht für Teilabrechnungen) sieht man nun einen Hinweis darauf, welche Erfassungszeilen in einer Teilabrechnung erfasst wurden.

33 Seite 33

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