Au#ewahrungsfristen von A Z

Transkript

1 Au#ewahrungsfristen von A Z Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Au=ewahrung von GeschäAsunterlagen ( 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen WirtschaA die Au=ewahrungsvorschriAen nach 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Neben den o.g. VorschriAen finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Au=ewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.b.: - ProdukthaAungsgesetz ProdHaAG - Beamtenrecht - Steuerrecht EStG,KStG, GewStG - Röntgenverordnung RöV - Zivilrecht BGB, ZPO - Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe E=V - Ak_engesetz AktG - Strahlenschutzverordnung StrlSchV - Banken- und Versicherungsgesetz Die handels- und steuerrechtlichen VorschriAen zur Aufzeichnung von GeschäAsvorfällen und zur Au=ewahrung von SchriAgut s_mmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche GeschäAsunterlagen und sons_ge Unterlagen (wie z.b. DV- Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen VorschriAen haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Au=ewahrungsvorschriAen zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Au=ewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Au=ewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung ( 147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Au=ewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. A Gesetzliche Au=ewahrungsfrist (Jahre) Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge können ab 01. Januar 2015 vernichtet werden An-,Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen Angebotsunterlagen, die nicht zum AuArag geführt haben 0 Angebotsunterlagen, die zum AuArag geführt haben Anlagevermögen Anlageverzeichnisse Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitsliste (z.b.stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich B Bankauszüge, Bankbelege Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Belastungsanzeigen (intern und extern) Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen Bestell- und AuAragsunterlagen Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen

2 Betriebskostenabrechnungen Betriebstagebücher (E=V) Bewirtungsunterlagen Bilanzen Bilanzen und Bilanzanlagen Buchungsanweisungen BürgschaAsinforma_onen (nach Vertragsende) D Darlehensunterlagen Dateien (soweit Verfahrensdokumenta_onen) ( 47 AO) DauerauAragsunterlagen Debitorenbuchhaltung Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestä_gungen Doppelbesteuerungsunterlagen E EDV- Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z.b. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisa_onsbeschreibungen) Effektenkassenquilungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch Einheitswertunterlagen E- Mails mit steuerrelevantem Inhalt Essenmarkenabrechnungen F Fahrtkostenerstalungsunterlagen Frachtbriefe Freistempelabrechnungen G Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gehaltslisten GeschäAsberichte GeschäAsbriefe Geschenknachweise GesellschaAerversammlung/- beschlüsse (Protokolle und sons_ge Unterlagen) Gewinn- und Verlustrechnungen Grundbuch- und Journalbläler, wenn Inventare Gründungsakten der GesellschaA

3 Gutachten GutschriAen, GutschriAsanzeigen H Handelsbriefe Handelsbücher Hauptbücher Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sons_ge Unterlagen) I Inkassobücher, - karteien, - quilungen Inventare, Inventarnachweise Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke J Jahresabschluss Jahreslohnnachweise für BerufsgenossenschaAen Journale für Hauptbuch und Kontokorrent K Kassenberichte Kassenbücher und bläler Kassenzelel Kontenpläne und änderungen Kontoauszüge Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte Kostenträgerrechnungen Krankenhaus- Buchführungsunterlagen Kreditorenbuchhaltung L LastschriAanzeigen Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lohnkontenarten Lohnlisten Lohnsteuer- Jahresausgleichsunterlagen (fürarb./angest.) M Mahnvorgänge Maschinenkarteikarten (Inventur) Mietverträge (nach Vertragsende)

4 N Nebenbücher O Offenbarungseidanträge P Pachtverträge (nach Vertragsende) Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents Pa_entenakten (Krankengeschichte) ambulant und sta_onär Pensionskassenunterlagen Personalunterlagen Pfändungsunterlagen Prämienunterlagen, z.b. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Q Qualitätsmanagement- Unterlagen Quilungen, wenn Buchungsunterlagen R Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreipälle mit allen Unterlagen, Klageakten- nach Verfahrensschluss Reisekostenabrechnungen Repräsenta_onsaufwendungen (Unterlagen) S Saldenbilanzen Saldenlisten Scheck- und Wechselunterlagen SchriAwechsel SchriAwechsel (auch innerbetrieblich) Sozialversicherungsunterlagen Spendenbescheinigungen Strahlenschutz- Anwendungen (Röntgenaufnahmen- RöV)* Strahlenschutz- Anwendungen (Röntgenbehandlung- RöV)* Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*

5 T Telefonkostennachweise U Überstundenlisten Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher V Vermögensverzeichnis Versand- und Frachtunterlagen Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen VwL- Unterlagen W Wareneingangs- und ausgangsbücher Wechsel Z Zessionen Zinsabrechnungen Alle Angaben sind ohne Gewähr. *) 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren...