-Informations- u. Kommunikationsmanagement- Olaf Kuhlbrodt B. Segeberg, d Scannen u. Faxen auf den Kopierern: Kurzanleitung

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1 Scannen u. Faxen auf den Kopierern: Kurzanleitung Liebe Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, ab sofort können wir Ihnen auf den neuen Kopierern zusätzlich zum reinen Kopieren folgende Dienste anbieten: 1. Drucken vom PC: Doppelseitig und Heften möglich 2. Scannen auf den PC, auch in Farbe v. allen Kopierern 3. Faxen von Dokumenten An den s/w-kopierern (alle außer 6.OG Haus B u. Haus SE): 2. Scannen auswählen Die Dokumente sind für alle einsehbar, es besteht kein Datenschutz! Bei Bedarf können datenschutzgerechte Scanboxen durch mich für Sie eingerichtet werden. Alle eingescannten Dateien werden zur Sicherheit nachts aus diesem Ordner gelöscht, sie müssen also am gleichen Tag kopiert werden. Sie können hier abgerufen werden: \\sekrse-pr1\scannen_kopierer\alle Zusätzlich können Sie die entsprechende Verknüpfung Scanner_und_Kopierer auf Ihrem Desktop zum komfortablem Abruf der eingescannten Dokumente nutzen. Faxen v. Dokumenten: 2. Fax auswählen 4. ggf. auf grünes Nummern-Feld tippen (falls nicht bereits markiert), Fax-Nummer eingeben (ohne 0 für die Amtsholung vorweg) und mit hinzufügen bestätigen. Es können mehrere Faxnummern eingetragen werden. 5. grüne Start -Taste betätigen

2 Die Fax-Sendebestätigungen können in Outlook eingesehen werden: 1. In Outlook: Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers 2. den Name -Button anklicken und Sendebericht auswählen. Die Fax-Sendebestätigungen werden nach 1 Tag gelöscht. Hinweis: Im Betreff wird vom System die IP-Adresse des Kopierers übermittelt. Die letzte Ziffer entspricht hierbei der Inv.-Nummer des Kopierers, die auf dem Gerät selbst als Schildchen angebracht ist. Beispiel: Kopierer: _02_06_11_00_16_177 steht für ein Fax vom Kopierer-006, abgeschickt am um 11h00 und 16 sec. Sondereinstellungen (nur Scannen / Faxen): Mehrere Dokumente vom Vorlagenglas in ein pdf-dokument / Fax einscannen bzw. mehrere Stapel (z.b. 1-seitig / 2-seitig gemischt) v. Vorlageneinzug: (Nicht möglich bei den DIN-A4-Kopierern Haus A 1.OG; Druckerei (klein), Haus B 1.OG) Registerblatt Auftragserstellung : Auftragsaufbau: Ein; speichern Seiten wie gewünscht auf Vorlagenglas legen und jeweils durch Betätigen der grünen Start-Taste einscannen. Nach letzter Seite: Registerblatt Auftragserstellung : Auftragsaufbau: Fertig Fax-Adressbuch am Kopierer nutzen: An den Kopierern kann ein rudimentäres Faxadressbuch genutzt mit folgenden Einschränkungen genutzt werden: 1. Die Faxnummern müssen einzeln per Hand in den Kopierer eingegeben werden 2. das Adressbuch steht jeweils nur an diesem einen Kopierer zur Verfügung, an dem die Nummern eingegeben wurden. Sie können nicht auf andere Kopierer übertragen werden. 3. es können nur die reinen Faxnummern, ohne Namensbezeichnungen, eingegeben werden. Nummern einspeichern: DIN-A3-Geräte (s-w-kopierer groß): Seite 2

3 2. Faxnummer eingeben, nicht auf Nr. hinzufügen klicken! 3. Faxverzeichnis antippen 4. auf ein leeres Adressfeld in der linken Spalte (Faxnummer) tippen und in Verzeichnis eingeben auswählen DIN-A4-Geräte (s-w-kopierer klein): 2. Faxverzeichnis antippen 3. auf ein leeres Adressfeld in der linken Spalte (Faxnummer) tippen und "bearbeiten" auswählen 4. Faxnummer eingeben; Speichern antippen Faxnummer abrufen: 2. Faxverzeichnis antippen 3. auf das gewünschte Adressfeld in der linken Spalte (Faxnummer) tippen und "zu Empfängerliste" auswählen; schließen An den Farbkopierern (6.OG Haus B und Haus SE): 1. Auf dem Touchscreen Betriebsarten betätigen 2. Scanausgabe Netzwerk Hochkant, Schrift n. links oben an die markierte Ecke breite Seite nach links, Schrift nach links / oben Die Dokumente sind für alle einsehbar, es besteht kein Datenschutz! Sie können hier abgerufen werden: \\sekrse-pr1\scannen_kopierer\alle Aus Gründen des Datenschutzes und der Übersichtlichkeit wird dieser Ordner jede Nacht gelöscht. Seite 3

4 Faxen v. Dokumenten: 1. Auf dem Touchscreen Betriebsarten betätigen 2. Fax (bzw. Serverfax) auswählen Hochkant, Schrift n. links oben an die markierte Ecke breite Seite nach links, Schrift nach links / oben Die Fax-Sendebestätigungen können in Outlook im öffentlichen Ordner Fax_Kopierer eingesehen und ggf. ausgedruckt werden (.s.o.). Sondereinstellungen (Scannen und Faxen): Mehrere Dokumente vom Vorlagenglas in ein pdf-dokument / Fax einscannen bzw. mehrere Stapel (z.b. 1-seitig / 2-seitig gemischt) v. Vorlageneinzug: sofort nach dem Einscannen der ersten Seite (grüne Taste wurde gedrückt) Auf dem Touchscreen nächste Vorlage antippen. Nach letzter Seite: letzte Vorlage antippen. Buchkopie (nur an den beiden Farbkopierern Haus B 6.OG und Haus Segeberg) Das Einscannen von Büchern kann komfortabel über die Funktion Buchkopie erfolgen: Registerblatt Layout : Buchkopie: Ein Es können bei Büchern und Prospekten etc. jeweils beide Seiten in einem Arbeitsgang vom Vorlagenglas eingescannt werden. Es werden dabei jeweils die beiden aufliegenden Seiten getrennt eingescannt. Seite 4

5 Datenschutzgerechtes Scannen in benutzereigene Ordner: Zur Nutzung lassen Sie sich bitte durch mich einen eigenen Ordner anlegen. An den s/w-kopierern (alle außer 6.OG Haus B u. Haus SE): 2. Scannen auswählen 3. Profilziel: Box auswählen (eigener Name) 4. im nächsten Fenster auf das blaue Feld Enter Password for Folder klicken und Passwort (Ziffernfolge) per Tastatur eingeben. Durch Fertig unf Speichern Eingabe abschließen. 5. Originalvorlage auf Glas legen, 6. grüne Start -Taste betätigen Alle eingescannten Dateien werden nach 3 Tagen gelöscht. Sie können durch Aufruf der Webseite des Kopierers abgerufen werden: (Link erhalten Sie von mir bei Einrichtung des Ihres Ordners): Links im Kasten Scanausgabe: Mailbox Ihren Ordner auswählen, Ihr Kennwort eingeben und mit OK bestätigen. Das gewünschte Dokument durch Anklicken von Start (neben ( Laden ) in einen Ordner Ihrer Wahl herunterladen. Ihr IuK Olaf Kuhlbrodt, Tel.: 281 Seite 5

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