FFICE HELP. Büroorganisations- und EDV-Beratung. Entwicklung des Arbeitsplatzes. Ablage Dokumentenmanagement. Terminorganisation. Zukunftsorientiere

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1 Entwicklung des Arbeitsplatzes FFICE HELP Büroorganisations- und EDV-Beratung Seminarzentrum Denk Mal Michael Willomitzer Um 1900 Papier und Kopf Terminorganisation mit Lotus Notes und Ourlook Wer? Wo? Ablage Dokumentenmanagement Was? vom Arbeitsplatz hier. aus dem Internet entnommen Informationsmanagement Projektorganisation Chef- Entlastung Wiederkehrende Tätigkeiten Vorlagen/ Checklisten *.dot/*.xlt Zukunftsorientiere Arbeitstechnik zur IT-Organisation Anna Willomitzer 1

2 Fax-Kopierer- Scanner-Drucker Sprachererkennung - Kopfhörer oder Diktiergerät Wir-Gefühl erzeugen... multifunktionales Telefon Palm-Tungsten Netzwerk Telefonnummern Dokumentenmanagement Enterprise Adressen Dateien Wer? WO? Termine Was? Notizen CRM= Behörden-, Bürger- und Adress-Verwaltung Workflow Content- Management Vorlagen Protokolle Informationsmanagement Informationen über Wissensträger WEB-Seiten Zeitschriften Präsentationen -Adressen Faxnummern Anna Willomitzer 2

3 Rückgrat = mögliche Struktur Zukunftsorientierte Anforderung Alles an einer Stelle abfragbar!!! = Datenbanklösung Grundstruktur = Bereiche aus dem Gemeindebetrieb lt. Voranschlag siehe Präsentation Alle Daten sind auf jeden Fall automatisch beim Gemeindebürger oder bei der Partnerinstitution (Verein, Behörde, Förderstelle usw. abgelegt) Papierablage spiegelt die Grundstruktur wider. Finden statt Suchen an einer Stelle Office help als Herz der Organisation Rückgrat = mögliche Struktur alle Dateien, die im Explorer geöffnet werden können Alle Daten sind auf jeden Fall automatisch bei der Adresse oder bei der Institution (Firma, Verein, Behörde, Förderstelle usw. abgelegt) Papierablage spiegelt die Grundstruktur wider. HTML Grafik Fotos Word Excel PowerPoint Outlook Finden statt Suchen an einer Stelle Anna Willomitzer 3

4 Prozess beim Posteingang alternative Merkform - DB Information/ Dokument Welcher Wert? Prüfwert Arbeitsplatz-Organisation Teil des Wissensmanagements Zukunftsorientierte Arbeitstechnik basiert auf drei Säulen: ohne Wert Ablage/Archiv Bearbeitung Eigener Schreibtisch Weiterleiten Papierkorb/ physisch und elektronisch Physischer Schreibtisch Virtueller Schreibtisch Evidenz Erledigung Ablage/Archiv Technik Technik Organi -sation Mensch = WIR Disziplin Erfolgsfaktoren Alle dazugehörigen Dokumente und Informationen gezielter Einsatz Firma Ansprechpartner Adressen geeignete Software -Adressen funktionierendes Netzwerk Faxnummern Telefonnummern WEB-Seiten Anna Willomitzer 4

5 Alle dazugehörigen Dokumente und Informationen Firma Ansprechpartner Alle Infos zu einer Adresse Dokumente = DMS Zugang Doc./Notizen Adressen Faxnummern -Adressen Informationen Telefonnummern WEB-Seiten Adressen, Telefon-, Faxnummern und sowie Internet-Adressen Dynamische Dokumentverwaltung ISO-Ablage - Projektverwaltung Durch Anklicken direkt zum DMS Anna Willomitzer 5

6 Dynamisches DMS vorbereitete Views alles, was heute fällig, überfällig oder in Zukunft fällig ist Ordner/Trennblätter Dynamisches DMS Ordner und Firmen automatisch generiert Favoriten Dynamisches DMS selbst definierte Favoriten = eigener Arbeitsplatz im System Volltextsuche Volltextsuche in den Notizen = alle Infos und Dokumente nach Datum geordnet Volltextsuche alle Informationen und Dokumente, die mit Office help zu tun haben. Anna Willomitzer 6

7 Suchmodul Suchmodul Versand Alle Dokumente, die zwischen und per versandt worden sind. genaue Info Volltextsuche - Kombination Alle Dokumente, die von anna zwischen 24. und erstellt worden sind Volltextsuche Volltextsuche in den Notizen = alle Infos u. Dokumente nach Datum Ergebnis der Volltextsuche: alle Dokumente, die mit Ablage zu tun haben Anna Willomitzer 7

8 Projektsuche Projektsuche Dokumentvorlagen Datenbank WPSU Ergebnis Unserer Dokumenterstellung Erstellen von s 1. Schritt über Firma oder Partner heraussuchen 2. Schritt Dokument erstellen und Vorlage auswählen 3. Schritt Dokumente werden automatisch bei der Adresse oder zusätzlich beim Projekt abgelegt Ergebnis Anna Willomitzer 8

9 Einbinden von s Und Faxen Versand aus der Dokumentverwaltung 1. Schritt Anschauen und markierte Mails einbinden 2. Schritt Dokumente werden automatisch bei der Adresse oder zusätzlich beim Projekt abgelegt Ergebnis Einbinden von s und von Faxen Als pdf aus der Dokumentverwaltung per versenden Einbinden Ergebnis Ergebnis Anna Willomitzer 9

10 Als Fax aus der Dokumentverwaltung per versenden Arbeitsplatzorganisation Jeder Zettel hat einen Termin! Ergebnis Setzen der Wiedervorlage Kombination mit Outlook Überwachen der Wiedervorlage für den einzelnen Mitarbeiter automatisch bei den Notizen oder im Outlook-Kalender für die gesamte Firma: in der dynamischen Dokumentverwaltung Was finden wir ALLES an einer Stelle? Der organisatorische Weg CRM Kunden, MitarbeiterInnen, Partner, Behörden usw. Briefe und Faxe s Präsentationen Rechnungen Scans und beliebige Dateien Informationen - Notizen Präsentation eines Dokumentenmanagementsystems zur Motivation der MitarbeiterInnen durch externen BeraterIn. Bestimmen einer Projektleiterin mit entsprechendem Zeitbudget. Anlegen eines Projekts mit externen BeraterIn. Anschaffung der notwendigen Hard- und Software unter Beachtung aller Anforderungen. Erstellung von Datenüberleitungsprogrammen zu weiteren bestehenden Branchenlösungen. Besserer Überblick und Erkennen des Nutzens für die gemeinsame Arbeit. Eine Verantwortliche, die den Prozess begleitet und kontrolliert und bei Meilensteinen auch eventuell adaptiert. Genauer Überblick über Mitarbeiterinnenressourcen und Kosten. Das System funktioniert von Anfang an sehr gut. Die anderen Programme werden sofort eingebunden und Daten müssen daher nur mehr an einer Stelle erfasst und gewartet werden. Anna Willomitzer 10

11 Der organisatorische Weg Übernahme der Adressdaten aus alten Beständen (Excel, Outlook, alten Access-Datenbanken, Branchenpaketen etc.). Erstellung eines Ablageplans mit externen BeraterIn in Querverbindung zur bisherigen Ablage. Sichern der bisherigen Dokumente. Organisation der Vorlagen (Dokumentvorlagen, Mustervorlagen, Präsentationsvorlagen, Projektvorlagen etc.). Bisherige wichtige Geschäftsinformationen stehen sofort zentral zur Verfügung. Gemeinsame Struktur, die von allen jederzeit im System abrufbar ist und auch neuen Mitarbeiterinnen den perfekten Überblick gibt. Damit ist der Zugriff für alle Fälle auch später noch gesichert. Gemeinsame Corporate Identity und raschere Erstellung von Briefen, Faxen, Verträgen, Protokollen, Präsentationen etc. mit unserem Buch in der Praxis wünschen Anna Willomitzer und Walburg Ernst Der organisatorische Weg Verteilung der Kenntnisse an alle anderen Mitarbeiterinnen durch eine gemeinsame Motivationsschulung mit Organisationsabsprache. Einschulung der Mitarbeiterin (meist der Projektleiterin), die die Organisation des Dokumentenmanagements übernehmen wird. Ständige Betreuung durch die Projektleiterin. Alle haben sofort den gleichen Wissensstand, fühlen sich eingebunden, und außerdem können sie sich danach gegenseitig helfen. Damit ist gesichert, dass das Wissen um das Dokumentenmanagement innerhalb des Unternehmens vorhanden ist. Dies bringt in der Zukunft jederzeit Erkennen von Problemen und damit Abhilfe. Michael Willomitzer Software-Entwicklung Seminarzentrum Büroorganisations- und EDV-Beratung Purkersdorfer Straße St. Pölten Tel.: ( ) Fax.: ( ) Anna Willomitzer 11

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