Das Outlook 98 Buch. Wise Man's Dr. Raymond Wiseman Mirko Müller DÜSSELDORF SAN FRANCISCO PARIS SOEST (NL) LONDON

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1 Das Outlook 98 Buch Wise Man's Dr. Raymond Wiseman Mirko Müller G DÜSSELDORF SAN FRANCISCO PARIS SOEST (NL) LONDON StfBEX

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Rundgang durch Outlook 98 XV 1 1»Ein Rundgang durch Outlook 98 Outlook-Funktionen Auto-Funktionen und Assistenten Outlook und das Internet Outlook starten und beenden Die Outlook-Hilfe Der Office-Assistent Die Direkthilfe Das Hilfebuch Der Outlook-Bildschirm Die Oberfläche erkunden Die Symbolleiste von Outlook Alles auf einen Blick - Outlook Heute Adressen eintragen Termine verwalten Aufgaben und Projekte verwalten Mit Journalen arbeiten Journale automatisch eintragen Journale manuell eintragen Journaleinträge anzeigen Notizen einfügen s austauschen -Konto einrichten Informationsdienst Internet Mail einrichten s verfassen s verschicken s lesen und beantworten

3 l/l * DäS OutlOOk 98 BUCh Arbeiten mit Outlook Kontakte 53 Neue Kontakte eingeben 54 Namen eintragen 55 Adressen und Internet-Informationen eintragen 60 Notizen und Dateien einfügen 64 Kategorien zuordnen 68 Weitere Detailinformationen eingeben 71 Journal einsehen 73 Digitale Zertifikate importieren 75 Zusätzliche Informationen eingeben 76 Neuen Kontakt speichern 79 Neue Firmenkontakte einfügen 82 Kontakte optimal anzeigen 83 Ansicht wählen 83 Die Adreßkarteien nutzen 86 Kontakte nachträglich bearbeiten 88 Kontakte markieren 89 Kontakte kopieren 90 Kontakte nachträglich bearbeiten 91 Kontakte löschen 91 Telefonate führen 92 Verbindung aufbauen 93 Zielwahl konfigurieren 96 Wahlparameter und Modem konfigurieren 97 Kontakte optimal nutzen 102 s schreiben 102 Briefe schreiben 104 Besprechungen planen 105 Aufgaben erstellen 107 Journaleinträge erzeugen 108 Notizen anlegen 110 Web-Seite besuchen 111 Kontakte auf dem Desktop ablegen 112 Kontakte zur Nachverfolgung kennzeichnen 113 Kontakte als vcard exportieren 117 Orte in der Landkarte anzeigen 121

4 Inhaltsverzeichnis # 1/II 3 Kalender 123 Termine und Ereignisse eintragen 125 Zeitabschnitt wählen 125 Betreff und Ort eintragen 128 Beginn und Ende festlegen 130 Aus einem Termin ein Ereignis erzeugen 133 Erinnerung 135 Status des Termins festlegen 138 Notizen und Dateien einfügen 140 Kategorien zuordnen 144 Termine und Ereignisse speichern 147 Terminserien 149 Terminserien erzeugen 149 Terminserien übersichtlich darstellen 154 Terminserien bearbeiten 155 Terminserien löschen 157 Besprechungen einberufen 159 Eigene Kalenderinformationen im Internet veröffentlichen 160 Besprechung planen 165 Auf Besprechungsanfragen antworten 173 Besprechungen automatisch zu- bzw. absagen 177 Antworten auswerten. 178 Besprechungen nachträglich ändern 180 Besprechungsserien 182 Online-Besprechungen mit Microsoft NetMeeting 184 Microsoft NetMeeting installieren 185 Online-Besprechungen planen 187 Online-Besprechungen mit NetMeeting führen 189 Den Kalender benutzen 199 Ansicht wählen 200 Den Kalender bedienen 202 Ein bestimmtes Datum anspringen 212 Termine nachträglich bearbeiten 213 Termine markieren 214 Termine verschieben 214 Termine kopieren 216

5 \# Das Outlook 98 Buch Termine nachträglich bearbeiten 218 Termine löschen 219 Termine optimal nutzen 220 s schreiben 221 Kontakte erstellen 223 Aufgaben erstellen 223 Journaleinträge erzeugen 224 Notizen erstellen 225 Termine auf dem Desktop ablegen 226 Kalender als vcalendar exportieren 226 Den Kalender konfigurieren 229 Feiertage hinzufügen 230 Mit Zeitzonen arbeiten Aufgaben 233 Neue Aufgaben eintragen 233 Betreff und Fälligkeit eintragen 234 Status und Priorität wählen 236 Erinnerung 238 Notizen und Dateien einfügen 241 Kategorien zuordnen 244 Detailangaben ändern 247 Aufgaben speichern 250 Aufgabenserien 251 Aufgabenserien erzeugen 251 Aufgabenserien bearbeiten 256 Aufgabenserie löschen 257 Serienelemente überspringen 259 Aufgaben übertragen ' 261 Aufgabenanfragen verschicken 261 Aufgabenanfragen entgegennehmen 264 Antworten auf Aufgabenanfragen empfangen 267 Angenommene Aufgaben verfolgen 269 Übertragene Aufgaben löschen 271 Aufgaben optimal anzeigen 272 Ansicht wählen 272 Die Aufgabenreihenfolge speichern 276 Aufgaben im Kalender anzeigen 277

6 Inhaltsverzeichnis tj\ Aufgaben nachträglich bearbeiten 278 Aufgaben markieren 279 Aufgaben direkt bearbeiten 279 Aufgaben als erledigt markieren 280 Aufgaben löschen 282 Aufgaben optimal nutzen 283 s schreiben 284 Statusbericht senden 285 Kontakte erstellen 287 Termine erstellen 287 Journaleinträge erzeugen 288 Notizen erstellen 289 Aufgaben auf dem Desktop ablegen 289 Die Aufgabenliste konfigurieren Journale und Notizen 293 Automatische Journaleinträge 294 Manuelle Journaleinträge 297 Neue Journaleinträge erstellen 297 Notizen und Dateien einfügen 301 Kategorien zuordnen 304 Journaleinträge speichern 308 Telefonanrufe eintragen 309 Aus Outlook-Elementen Journaleinträge zaubern 312 Journale optimal nutzen 314 Ansicht wählen 314 Zeitskala nutzen 317 Die Zeitskala formatieren 320 Die Tabellenansicht nutzen 322 Journaleinträge einzelner Kontakte 324 Journaleinträge nachträglich bearbeiten 325 Notizen eingeben 326 Neue Notizen eingeben 327 Notizen optimal darstellen 329 Notizen konfigurieren 333

7 DaS Outlook 98 BUCh oooooooaooooooooqooooooeoooooooeooooooe 6 Faxen mit Outlook 335 Voraussetzungen 336 Das Faxmodem installieren 336 Das Faxmodem konfigurieren 338 Wählparameter einstellen 341 Fax installieren 342 Symantec WinFax Starter Edition installieren 343 Microsoft Faxdienst installieren 347 Das Faxmodem freigeben 352 Eine Verbindung zum Netzwerkmodem herstellen 354 Faxe verschicken 355 Faxe mit Symantec WinFax Starter Edition verschicken 355 Faxe mit Microsoft Fax verschicken 357 Faxe empfangen 363 Faxdateien abrufen 367 Symantec WinFax Starter Edition konfigurieren 369 Microsoft Faxdienst konfigurieren 372 Nachrichtenoptionen festlegen 372 Wahlparameter festlegen 374 Modemeinstellungen 375 Erweiterte Sicherheit Drucken 381 Druckvorgang starten 381 Seite einrichten 387 Formate festlegen 389 Papiertyp und -format wählen 392 Kopf- und Fußzeilen gestalten 394 Eigene Druckformate definieren Konten und Informationsdienste einrichten Konten einrichten bei Installation Nur via Internet 401 Ein neues -Konto einrichten Konten nachträglich ändern Konto für CompuServe einrichten Konto für MSN einrichten 411

8 Inhaltsverzeichnis -Konto für T-Online einrichten Konten für AOL-Kunden einrichten 416 Informationsdienste einrichten bei Installation Unternehmen oder Arbeitsgruppe 416 Automatische Installation beim ersten Start 417 Exchange Server 422 Exchange Server-Dienst installieren 422 Exchange Server konfigurieren 425 Gemeinsame Outlook-Ordner auf dem Exchange Server 428 Microsoft Mail 429 Postoffice anlegen 431 Ein neues Postoffice einrichten 431 Den Postoffice-Ordner freigeben 433 Benutzerkonten einrichten 434 Microsoft Mail installieren 436 Microsoft Mail konfigurieren 439 Internet 446 Internet Mail-Dienst installieren 447 Internet Mail konfigurieren Konto für CompuServe einrichten Konto für MSN einrichten Konto für T-Online einrichten 458 Weitere Informationsdienste konfigurieren 460 Der Persönliche Ordner 461 Übermittlungsreihenfolge festlegen 463 Adressierung festlegen 464 Mit Benutzerprofilen arbeiten 466 Outlook-Profile einrichten 467 Outlook-Profile nutzen Nachrichten verschicken und verwalten 471 Neue Nachrichten verfassen 471 Empfänger eintragen 472 Betreff und Nachrichtentext eingeben 479 Dateien, Nachrichten und andere Objekte einfügen 482 Internet-Verknüpfungen einfügen 486 Weitere Optionen festlegen 489

9 * DaS Outlook 98 Buch Kategorien festlegen 496 Eigenschaften und Sendeoptionen 498 Nachrichten kennzeichnen 500 Rechtschreibung überprüfen 503 Nachrichten in den Postausgang legen 506 s zunächst als Entwurf speichern 508 Verschickte Nachrichten erneut senden 509 Verschickte Nachrichten wieder zurückrufen 511 Nachrichten veröffentlichen 516 Nachrichten senden und empfangen 517 Automatische Übermittlung der Nachrichten 522 Nachrichten empfangen 526 Nachrichten lesen 528 Ähnliche Nachrichten suchen 535 Nachrichten beantworten 536 Umfragen durchführen 540 Umfragen starten 541 Umfragen beantworten 543 Ergebnisse auswerten Nachrichten optimal anzeigen 546 Ansicht wählen 546 Auto Vorschau und Vorschaufenster 549 Nachrichten organisieren 552 Das Ordnersystem von Outlook 553 Eigene Ordner anlegen 556 Ordnereigenschaften bearbeiten 557 Ordner exportieren 559 Ordner mit Sonderfunktion öffnen 559 Nachrichten in Ordner verschieben 562 Nachrichten löschen 566 Der Regel-Assistent 567 Adreßbücher verwalten 572 Verteilerlisten erstellen 576 Das Adreßbuch konfigurieren 578 konfigurieren 580 Allgemeine -Optionen Formate 585 s im HTML-Format verschicken 589

10 Inhaltsverzeichnis Word als -Editor 593 Die AutoSignatur nutzen 597 Nachrichten automatisch farbig kennzeichnen 600 Schutz vor Werbung - Junk-Mail 602 s sichern Heute neu! - Outlook Newsreader 613 Outlook Newsreader vorbereiten 614 Outlook Newsreader beim ersten Start konfigurieren 615 Outlook Newsreader manuell konfigurieren 618 Newsgroups abonnieren 622 Abonnement kündigen 626 Nachrichten lesen 627 Verbindung zum News-Server herstellen 627 Liste der Nachrichten aktualisieren 628 Nachrichten lesen 630 Antworten und eigene Nachrichten schreiben 634 Nachrichtentext formatieren 637 Texte und Dateien einfügen 640 Rechtschreibung überprüfen 642 Nachrichten senden 645 Optionen für das Lesen der Nachrichten 646 Optionen für das Verschicken von Newsgroup-Nachrichten 649 Offline arbeiten 652 Newsgroups für den Offline-Betrieb vorbereiten 653 Nachrichten markieren 655 Bereitstellen und übertragen 656 Optionen für den Speicherplatzverbrauch Dateiverwaltung mit Outlook 661 Der Arbeitsplatz 661 Was Sie im Arbeitsplatz alles finden 663 Den Outlook-Explorer bedienen 666 Die Ordnerstruktur erforschen 667 Der Ordnerinhalt 668 Netzlaufwerke im Outlook-Explorer 670 Ordner und Dateien verwalten 672

11 j/tl\# o Das Outlook 98 Buch Objekte markieren 673 Objekte kopieren und verschieben - mit der Maus 674 Über die Zwischenablage kopieren und verschieben 676 Objekte löschen Datenaustausch 681 Die Zwischenablage 681 Datenaustausch in der Praxis 682 Einen Dokumentausschnitt kopieren 683 Datenaustausch via OLE 684 Grundlagen von OLE 684 Arbeiten mit Objekten 685 Linking und Embedding 685 Mehr Komfort: OLE Verknüpfen eines Objekts 687 Herstellen einer Verknüpfung 687 Verknüpfungen aktualisieren 690 Verknüpfungen ändern 692 Einbetten eines Objekts 694 Ein Objekt einbetten Outlook individuell konfigurieren 697 Allgemeine Einstellungen 697 Allgemeine Optionen 698 Outlook automatisch starten 701 Den Bildschirm konfigurieren 702 Symbol- und Menüleisten plazieren 702 Die Outlook-Leiste konfigurieren 703 Daten archivieren 706 AutoArchivierung konfigurieren 707 Daten manuell archivieren 711 Daten manuell exportieren 713 Archivierte Daten wieder abrufen 713 Archiv als Ordner öffnen 714 Archivdaten importieren 715 Daten aus anderen Organizern importieren 717 Stichwortverzeichnis 721

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