Tipps und Tricks der Offenlegung

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1 Tipps und Tricks der Offenlegung

2 Agenda 1. Aufgaben des Bundesanzeigers 2. Ordnungsgeldverfahrens vs. Ordnungswidrigkeit 3. Einreichungsmöglichkeiten 4. Exkurs: Hinterlegungen 5. Exkurs: Nachträgliche Löschungen / Korrekturen 2

3 Aufgaben des Bundesanzeigers Was sind die Aufgaben des Bundesanzeigers? Prüfung auf vollzählige und fristgerechte Einreichung nach 329 HGB Überführung von unstrukturierten Daten in ein strukturiertes Internetformat Meldung von Offenlegungsverstößen an das Bundesamt für Justiz nach 335 HGB Weiterleitung der Offenlegung an das Unternehmensregister nach 8b HGB Was prüft der Bundesanzeiger im Detail? Angaben zur Unternehmensidentifikation Geschäftsjahreszeitraum Unternehmensgröße Vollzähligkeit der eingereichten Unterlagen Fristgerechte Einreichung 3

4 Aufgaben des Bundesanzeigers Warum sind diese Prüfungen wichtig? Sicherstellung der korrekten Meldung an das Bundesamt für Justiz (BfJ) Was machen wir bei auffallenden Unstimmigkeiten? Recherchen durchführen Ggf. Kundenkontakt aufnehmen 4

5 Beispiele Beispiel: fehlerhafte Unternehmensidentifikation Die Osswald AG, mit Sitz in Hünen reicht als Osswald GmbH mit Sitz in Kaarst ein. Die Osswald AG würde befreit, die Osswald GmbH wäre damit dann offenlegungssäumig! Abweichung 5

6 Beispiele Beispiel: Geschäftsjahreszeitraum unklar Es werden zwei unterschiedliche Geschäftsjahre in einem Offenlegungsauftrag angegeben Es werden zwei Jahresabschlüsse in einem Auftrag mit unterschiedlichen/abweichenden Geschäftsjahreszeiträumen eingereicht. Abweichung 6

7 Beispiele Exkurs zu den Größenklassen nach 267 HGB Abhängig von der Unternehmensgröße können Offenlegungserleichterungen in Bezug auf Umfang und Inhalt der Offenlegung in Anspruch genommen werden Unternehmensgrößen nach 267 HGB Größenmerkmal Kleinstges. Kleine Ges. Mittelgroße Ges. Große Ges. Bilanzsumme <= TE 350 <= TE <= TE > TE Umsatzerlöse <= TE 700 <= TE <= TE > TE AN im Jahresschnitt <= 10 <= 50 <= 250 > 250 Zwei der drei Merkmale müssen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen vorliegen. Ausnahmen: Für Neugründungen gilt das erste Geschäftsjahr als Referenzjahr Unternehmen können zum erstmals die Größenklasse kleinst erreichen. Daher kann nur dieses Jahr als Referenzjahr gelten. Arbeitshilfen und Bilanznavigator unter 7

8 Beispiele Beispiel: Unternehmensgröße unklar Ein Unternehmen überschreitet die Merkmale für die gewählte Größenklasse Der Einreicher hat jedoch bei der Größe des Unternehmens klein eingegeben. Bilanzsumme = großes Unternehmen 8

9 Aufgaben des Bundesanzeigers Prüfung der Vollzähligkeit Prüfung, ob die entsprechend der Größenklasse eingereichten Berichtsbestandteile vollzählig sind Keine inhaltliche Prüfung des Jahresabschlusses (vgl. 335 HGB vs. 334 HGB) Offenlegungspflichtige Berichtsbestandteile nach U-Größe Größenmerkmal Kleinstges. Kleine Ges. Mittelgroße Ges. Große Ges. Bilanz x x x x G+V - x x Anhang - x x x Lagebericht - - x x Zusätzl. rechtsformabhängige Dokumente - - x x Prüfung der fristgerechten Einreichung Prüfung, ob der vollzählige Jahresabschluss fristgerecht eingereicht wurde Nur ein vollzähliger Jahresabschluss kann fristgerecht sein. Maßgeblich für die Fristwahrung ist das Datum der Einreichung beim Bundesanzeiger. 9

10 Agenda 1. Aufgaben des Bundesanzeigers 2. Ordnungsgeldverfahrens vs. Ordnungswidrigkeit 3. Einreichungsmöglichkeiten 4. Exkurs: Hinterlegungen 5. Exkurs: Nachträgliche Löschungen / Korrekturen 10

11 Ordnungsgeld vs. Ordnungswidrigkeitsverfahren Das Ordnungsgeldverfahren nach 335 HGB Meldung von Offenlegungsverstößen durch den Bundesanzeiger an das Bundesamt für Justiz (BfJ) Einleitung des formalen Ordnungsgeldverfahrens durch das BfJ Androhung mit 6 Wochenfrist Abhilfe Offenlegung Festsetzung nach erfolglosem Ablauf der 6 Wochen Frist Kosten: Androhung (Euro 100,- zzgl. Zustellkosten) Ordnungsgeld (mindestens Euro 2.500, höchstens Euro ,- ) kann je Fall mehrmals festgelegt werden Kostenreduzierungen möglich Das Ordnungswidrigkeitsverfahren nach 334 HGB Prüfung inhaltlicher Mängel durch das Bundesamt für Justiz (BfJ) Einleitung des Bußgelds durch das BfJ 11

12 Agenda 1. Aufgaben des Bundesanzeigers 2. Ordnungsgeldverfahrens vs. Ordnungswidrigkeit 3. Einreichungsmöglichkeiten 4. Exkurs: Hinterlegungen 5. Exkurs: Nachträgliche Löschungen / Korrekturen 12

13 Kernfragen: Einreichungen / Einreichungsmöglichkeiten Wo müssen Sie einreichen? Beim Betreiber des Bundesanzeigers Wie können Sie einreichen? Einreichungsplattform ( und Webservice Wie funktioniert die Einreichung über unsere Einreichungsplattform? In 3 Schritten am Ziel (Offenlegungspflicht prüfen, einmalig registrieren, Unterlagen übermitteln) Eingereichte Daten können Sie auch nachträglich noch verwalten. Welche Einreichungsformate gibt es? XML-Formular, XML-Upload, Office Dokumente (bis 10 Dokumente pro Auftrag), PDF Dokument (nur 1 Dokument pro Auftrag) 13

14 Einreichungen / Einreichungsmöglichkeiten Kosten der Offenlegung Kosten sind aufwandsabhängig gestaltet. Prüfung kleiner Gesellschaften geringer als mittelgroße / große Gesellschaften. Prüfung und Bearbeitung von XML Aufträgen geringer als Office / PDF Beispiele: Kleinstunternehmen reicht über das XML-Formular zur Hinterlegung ein. Kosten: 23,00 Euro Kleines Unternehmen reicht über das XML-Formular zur Veröffentlichung ein. Kosten: 30,00 Euro Unternehmen (größenunabhängig) reicht Office Dokumente ein. Kosten: 1,5 ct pro sichtbares Zeichen, Mindestpreis 35,00 Euro Unternehmen (größenunabhängig) reicht einen Papierauftrag ein. Kosten: 2,5 ct pro sichtbares Zeichen, Mindestpreis 35,00 Euro 14

15 Einreichungen / Einreichungsmöglichkeiten Warum wird alles in XML konvertiert? Aufgrund der Weiterleitung an das Unternehmensregister nach 8b HGB Muss in einem in Wirtschaftskreisen verbreiteten Strukturformat erfolgen, wobei sich XML anbietet. (geregelt in der Unternehmensregisterverordnung (URV)) Ermöglicht barrierefreien Zugang. Exkurs: Live Demonstration ( 15

16 Agenda 1. Aufgaben des Bundesanzeigers 2. Ordnungsgeldverfahrens vs. Ordnungswidrigkeit 3. Einreichungsmöglichkeiten 4. Exkurs: Hinterlegungen 5. Exkurs: Nachträgliche Löschungen / Korrekturen 16

17 Exkurs: Hinterlegungen Jahresabschluss Hinterlegung: Einreichung und Prüfung im Bundesanzeiger Hinterlegung im Unternehmensregister Unberechtigte Hinterlegungen: Kreditinstitute nach 340 l HGB inkl. Finanzdienstleister, welche Kapitalgesellschaften sind. Pensionsfonds Versicherungen und Rückversicherungsgesellschaft Investmentgesellschaften Anerkannte Unternehmensbeteiligungsgesellschaften nach 1, 15 UBGG Unternehmen mit der Rechtsform Genossenschaft und Unternehmen, die am geregelten Markt teilnehmen. Hinterlegungen bei Gesellschaften ausländischen Rechts: Rechtsvorschriften mit den entsprechenden Schwellenwerten im EU-Staat der Hauptniederlassung gelten. Umsetzung des Gesetzes derzeit nur in Großbritannien. Berücksichtigen Sie ggfs. Vorgaben Ihrer Satzung bzw. Ihres Gesellschaftervertrages. 17

18 Agenda 1. Aufgaben des Bundesanzeigers 2. Ordnungsgeldverfahrens vs. Ordnungswidrigkeit 3. Einreichungsmöglichkeiten 4. Exkurs: Hinterlegungen 5. Exkurs: Nachträgliche Löschungen / Korrekturen 18

19 Exkurs: Nachträgliche Löschungen / Korrekturen Nachträglicher Löschung / Korrektur von Jahresabschlüssen (FAQs) Frage: Kann man nach der Hinterlegung / Veröffentlichung noch Korrekturen vornehmen? Antwort: Ja, Korrekturen können erfolgen, die dann in Zusammenhang mit dem Ursprungsauftrag stehen. Diese sind kostenpflichtig. Frage: Ist das nachträgliche Löschen von veröffentlichten / hinterlegten Jahresabschlüssen möglich? Antwort: Nein, veröffentlichte / hinterlegte Jahresabschlüsse dürfen nicht gelöscht werden. Frage: Bestehen Besonderheiten bei einer sog. überobligatorischen oder versehentlichen/weisungswidrigen Veröffentlichung? Antwort: Ja, bei überobligatorischen Einreichung trägt der Einreicher die Verantwortung für eingesendete Unterlagen. Auch überobligatorische Einreichungen dürfen nicht gelöscht werden. 19