Prozessbeschreibung WEB-EDI

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Voraussetzungen zur Nutzung des Web-EDI Systems Anmeldung Startmenü Lieferabrufe Liefer- und Transportdaten Neue Sendung erstellen Sendung bearbeiten Auftrag auswählen Packmittel auswählen Zusatzpackmittel hinterlegen Lieferung abschließen Auftrag senden Konsignation Bestandsmeldungen Warenbewegungen Gutschriftsanzeige Allgemeines Handbuch und Hilfe Ansprechpartner Historie Ausgabe Art der Änderung Kapitel November 2005 Neuauflage Juli 2010 Konsignation hinzugefügt 6 Mai 2013 Sendungserstellung angepasst Anzahl der Packhilfsmittel angepasst

3 1 Einführung Um einen einwandfreien logistischen Ablauf zu gewährleisten ist es zwingend erforderlich, dass der komplette Prozess über das Web EDI System abgewickelt wird. Nachfolgend wird beschrieben, wie Lieferabrufe in Liefer- und Transportdaten übernommen werden, sowie der Druck von DFÜ-Begleitschein, Lieferschein, Speditionsauftrag, VDA-Label und das Senden der Lieferdaten per DFÜ initialisiert werden. 1.1 Voraussetzungen zur Nutzung des Web-EDI Systems Die Internet Adresse des Web-EDI Servers ist Um am Web-EDI System teilnehmen zu können müssen der Internet Explorer und der Adope Acrobat Reader jeweils in der aktuellsten Version auf dem Computer installiert sein. Außerdem müssen die Barcode Fonts installiert sein. Im weiteren Verlauf dieser Dokumentation wird diese Installation beschrieben. 2 Anmeldung Anmeldung Auf der Startseite des Web-EDI Systems geben Sie Ihren Benutzernamen und das eingerichtete Passwort ein. Den Benutzernamen und das Startpasswort erhalten Sie bei Ihrem Ansprechpartner. 3

4 3 Startmenü Als angemeldeter Benutzer finden Sie auf der Startoberfläche diverse Menüpunkte. 4 Lieferabrufe Die Lieferabrufe werden dem Lieferanten auf einer Internet Plattform bereitgestellt. Sobald ein Lieferabruf auf die Internetseite veröffentlicht wurde, wird automatisch innerhalb von 12 Stunden eine an den Lieferanten geschickt. Um sich die Lieferabrufe anzusehen, klicken Sie im rot markierten Hauptmenü (siehe oben) mit der Maus auf das Bedienfeld Lieferabruf. Es erscheint dann folgendes Fenster. Auswahl über Sachnummer Neue und gesamte Lieferabrufe Auswahl über Auswahlfeld Downloadmöglichkeit in verschiedenen Formaten Ausdruck ist über den Button drucken möglich 4

5 Nach Auswahl über die Sachnummer wird folgendes Fenster angezeigt. Werk selektieren Nach Selektion des Werkes wird der Lieferabruf detailliert angezeigt. 5

6 5 Liefer- und Transportdaten Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche Lieferund Transportdaten. 5.1 Neue Sendung erstellen Um eine neue Lieferung und in diesem Zusammenhang die kompletten Lieferbelege zu erstellen und zu drucken, klicken Sie auf Neue Sendung. Installation Barcode- Fonts (nur einmal notwendig) Klicken Sie mit der rechten Maustaste den Button Installation Barcode- Fonts an und wählen Sie Zielspeichern unter aus. Speichern Sie die Datei im Verzeichnis: C / Windows / Fonts 6

7 5.2 Sendung bearbeiten Auftrag auswählen [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] Alle BLAU hinterlegten (bzw. ROT umrandeten) Felder müssen ausgefüllt werden (MUSS Felder) [9] [10] [1] Sendungsnummer Interne fortlaufende Sendungsnummer des Lieferanten [2] Fahrtart Die Art des Transportes ist auszuwählen [3] Lieferscheinnummer Numerische, eindeutige Lieferscheinnummer [4] LS-Pos Immer Position 1, da je Bauteil ein Lieferschein erzeugt werden muss [6] Artikelnummer auswählen klicken und Artikelnummer auswählen [7] Liefermenge Gesamtmenge der Sachnummer [8] Mengeneinheit ST für Stück [9] Eintreff-Datum Datum des Soll Eintreff- Termins bei BHTC Sachnummer auswählen und auf Auswahl klicken. [5] LS-Datum Aktuelles Datum [10] Frankatur Frankatur auswählen 7

8 Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, muss durch den Button go der Lieferschein zur weiteren Bearbeitung ausgewählt werden. 8

9 5.2.2 Packmittel auswählen [1] [2] [3] [4] [5] [6] [9] Summe der Behälterfüllmenge muss mit der Gesamtmenge übereinstimmen! [7] [8] [1] Packmittelnr.Kunde Hier ist die BHTC Packmittelnummer einzutragen. Die Nummer kann manuell eingegeben werden oder durch einen Klick auf den Button [ ] öffnet sich ein Auswahlfenster: Position 10 = Palette Position 20 = Behälter [2] Füllmenge Position 10 Füllmenge je Palette Position 20 Füllmenge je Behälter [3] Anz. Position 10 Gesamtanzahl Paletten dieser LS-Position Position 20 Gesamtanzahl Behälter dieser LS-Position [4] LK Labeldruck Position 10 Palette = Master Position 20 Behälter = KLT [5] Anz PM Position 10 Menge der Behälter, die auf einer Palette abgepackt sind. z.b. 12 EL-Behälter je Palette [6] Gewicht brutto Angabe der Brutto Gewichte je Position [7] Verbrauchsstelle LHU1 [8] Versanddatum Datum des Versandtages [9] Zusatzpackmittel Da Packhilfsmittel (z.b. Deckel) keine Label erhalten sind diese sind unter Zusatzpackmittel anzulegen. (Beschreibung siehe Folgeseite) 9

10 5.2.3 Zusatzpackmittel hinterlegen Da Packhilfsmittel (z.b. Deckel) keine Label erhalten sind diese sind unter Zusatzpackmittel anzulegen. Sobald alle Packmittelangaben, wie zuvor beschrieben, eingegeben wurden, ist zur Anlage der Packhilfsmittel wie folgt vorzugehen: [1] [2] [3] [4] [5] [1] Zusatzpackmittel zuordnen Zur Zuordnung der Packhilfsmittel ist der [Go] Button zu klicken. Um z.b. die orangene Palettenabdeckung anzulegen ist der [Go] Button in Position 10 bei der Palette zu klicken. [2] Packmittelnr.Kunde Hier ist die BHTC Packmittelnummer einzutragen. Die Nummer kann manuell eingegeben werden oder durch einen Klick auf den Button [ ] öffnet sich ein Auswahlfenster: [3] Anzahl Anzahl der Packhilfsmittel je Palette. z.b. Anzahl = 1 (Eine orangene Palettenabdeckung je Palette) (Wird automatisch mit der Palettenanzahl summiert) Sofern zum Auffüllen der Lage Leerbehälter auf die Palette gepackt werden, so sind die Leerbehälter hier ebenfalls als Packhilfsmittel anzugeben. z.b. Anzahl = 3 (3 Leerbehälter auf der Palette) (Achtung nur bei Palettenanzahl 1, da diese Behältermenge mit der Palettenmenge summiert wird) [4] Speichern Nach der Eingabe der Zusatzpackmittel kann die Lieferung gespeichert werden. [5] Abschliessen Nachdem alle Angaben eingegeben wurden, ist die Lieferung abzuschließen. 10

11 5.2.4 Lieferung abschließen Nachdem alle erforderlichen Angaben in der Sendung ausgefüllt wurden, ist die Lieferung abzuschließen. Hierzu klickt man auf den -Button am unteren Bildschirmrand. Nach dem klick auf den Abschliessen-Button, werden zunächst die Single-Label zu den Master-Gebinden zugeordnet. [1] [2] [3] [1] M1 = Master 1 = Palette 1 M2 = Master 2 = Palette 2 [2] Zurodnung der Single- Handling-Units (erfolgt automatisch). [3] Die Zuordnung ist zu speichern. 11

12 5.2.5 Auftrag senden In dieser Ansicht können nochmals alle eingegebenen Daten kontrolliert und ggf. durch den Button zurück geändert werden. [3] [1] [2] [1] Druck DFÜ-Begleitschein, Lieferschein und ggf. Speditionsauftrag drucken [2] GTL-Label-Druck GTL-Druck A4 = Ausdruck auf A4 Papier GTL-Druck A5 = Ausdruck auf A5 Papier [3] Senden DFÜ mit den Lieferscheinund Packmitteldaten absenden GTL-Master-Label GTL-Single-Label 12

13 Lieferschein: Je Artikelposition ist ein Lieferschein zu erstellen und der Ware beizulegen 13

14 Speditionsauftrag: Auftrag mit Anzahl der Paletten für die Frachtführende Spedition 14

15 6 Konsignation Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche Konsignation/VMI. Kurzbeschreibung der Menüpunkte Bestandsmeldungen: Anzeige des Konsi-Lagerbestandes bei BHTC (tägliche Bestandsmeldung) Bruttobedarfe: Derzeit nicht relevant Warenbewegungen: Anzeige von Wareneingangs- und Entnahmemeldungen 15

16 6.1 Bestandsmeldungen Im Menüpunkt Bestandsmeldungen wird der täglich aktuelle Konsibestand angezeigt. Zur Detailansicht ist das Werk auszuwählen Selektionsmöglichkeiten: 1. Komplett über Datumseingrenzu ng (= Anzeige aller Sachnummern) 2. Eingrenzung über die BHTC- Sachnummer und Datumseingrenzung 16

17 Beispiel zur Auswahlmöglichkeit 1 = Komplett über Datumseingrenzung (= Anzeige aller Sachnummern) Beispiel zur Auswahlmöglichkeit 2 = Eingrenzung über die Sachnummer und Datumseingrenzung Zum Ausdruck der aktuellen Bestandsmeldungen ist der Button klicken. zu 6.2 Warenbewegungen Im Menüpunkt Warenbewegungen werden alle Wareneingänge und Materialentnahmen angezeigt. Zur Detailansicht ist das Werk auszuwählen 17

18 Selektionsmöglichkeiten: 1. z.b. Anzeige alle Wareneingangsbuchungen 2. z.b. Anzeige aller Entnahmen Eingrenzung ist hier jeweils nach Sachnummer und / oder Datum möglich Beispiel zur Auswahlmöglichkeit 1 = Anzeige aller Wareneingangsbuchungen - Sachnummer = Artikelnummer - BWA = Bewegungsart (101 = Wareneingang / 102, 122 = Stornierung des WE) - Materialbeleg Nr. = SAP logistischer Materialbeleg - Lieferscheinnummer = Lieferschein des Lieferanten - Packstück Nr. + Pos. = wird derzeit nicht gefüllt - Lagerort = SAP Lagerort - Buchungsdatum = SAP Buchungsdatum - Menge = Buchungsmenge - ME = Mengeneinheit 18

19 - Sachnummer = Artikelnummer - BWA = Bewegungsart (411 = Entnahme / 412 = Retoure) - Materialbeleg Nr. = Tagessammellieferschein - Lieferscheinnummer = Original-Lieferscheinnummer des Lieferanten - Packstück Nr. = wird derzeit nicht gefüllt - Pos. =wird derzeit nicht gefüllt - Lagerort = wird nicht gefüllt - Buchungsdatum = SAP Buchungsdatum - Menge = Buchungsmenge - ME = Mengeneinheit 7 Gutschriftsanzeige Im Menüpunkt Gutschriftsanzeige werden Gutschriftsprotokolle der jeweiligen Materialabrechnungen angezeigt. Zur Beachtung: Die hier dargestellten Informationen sind keine Rechnungen im Sinne von 14UStG. Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche Gutschriftsanzeige. 19

20 Selektionsmöglichkeiten: 1. Alle Gutschriftsarten 2. Nur Konsi-Gutschriften 3. Nur ERS-Gutschriften (= Normallieferung) Zur Detailansicht ist das Werk auszuwählen Zur Detailansicht kann Detailansicht ausgewählt oder alternativ über drucken gedruckt werden. Anzeige der Gutschriften 20

21 8 Allgemeines 8.1 Handbuch und Hilfe Sollten Sie Probleme haben oder weitere Informationen benötigen, klicken Sie einfach auf den Hilfe Button. Das Menü führt Sie dann weiter zu Ansprechpartner und Handbuch. Unter dem Startmenüpunkt Passwort ändern haben Sie die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern. 21

22 9 Ansprechpartner Zur Beantwortung allgemeiner Fragen und Fehlerbehebung zum Web EDI steht das Web-EDI Team zur Verfügung: User Support Tel.: (02941)