Shared-Mailbox per SmartPhone am Exchange2013-Server der HSA

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1 Shared-Mailbox per SmartPhone am Exchange2013-Server der HSA Neben persönlichen Postfächern gibt es vor allem für Arbeitsgruppen funktionale Postfächer, die für bestimmte Aufgaben gemeinsam benutzt werden. Diese Postfächer werden als freigegebene Mailboxen bzw. Shared-Mailboxen bezeichnet. Sie werden vom Server-Administrator ausgewählten Benutzern zugewiesen und dann automatisch im Outlook als zusätzliches Postfach eingeblendet. Alle User der Arbeitsgruppe können so gemeinsam auf diese Shared-Mailboxen zugreifen. Für den Zugriff benötigen Sie keine Anmeldeinformationen (Benutzername/Passwort). Vielmehr werden nur Ihre persönlichen Logindaten benötigt, die Sie ohnehin besitzen. Sie melden sich an Ihrem persönlichen Postfach an, und per Rechtedelegierung erhält Ihr Account das Recht, sich die zusätzliche Shared-Mailbox zu verbinden. Im Outlook geschieht das vollautomatisch. Im Outlook-Web-App müssen Sie sich zunächst an Ihrem persönlichen Postfach anmelden. Danach können Sie manuell ein weiteres Postfach öffnen. Sie wählen das Postfach einfach aus, und es wird verbunden, ohne Anmeldeinformationen eingeben zu müssen. Wenn Sie ein Smartphone besitzen oder ein Tablett benutzen, ist es sehr einfach sich Ihr persönliches Postfach per Exchange Active Sync zu verbinden. Dazu gibt es bereits ein Dokument an gleicher Stelle( Konfig Smartphones ), was am Beispiel eines iphones und eines Android-Smartphones beschreibt, wie Sie das am besten tun. Wenn Sie das so noch nicht benutzen, sollten Sie das zunächst erst einmal einrichten Diese Methode kann jedoch nicht für Shared-Mailboxen verwendet werden. Dabei hilft nur der Umweg über ein zweites Postfach. Sie können ruhig ihr persönliches Postfach am Smartphone wie empfohlen verbunden lassen, müssen sich aber ein zweites Postfach für die Shared-Mailbox einrichten. Da das Protokoll Exchange Active Sync bereits für Ihr persönliches Postfach vergeben ist, müssen Sie ein IMAP-Konto hinzufügen. Als erstes hier nun der Abschnitt für ein iphone (ipad) Für Android siehe weiter unten. iphone: Tippen Sie auf <Einstellungen>, dann auf <Accounts & Passwörter>, danach auf <Account hinzufügen...>.wählen Sie <Andere> und dann <Mail-Account hinzufügen>. SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 1 von 9

2 Geben Sie in den entsprechenden Feldern den Namen der Shared-Mailbox, die adresse dazu und hinter Passwort ihr persönliches Kennwort ein. (unbedingt das Kennwort Ihrer persönlichen Mailbox, das der Shared-Mailbox kennen Sie ja nicht) Tippen Sie auf <Weiter>. Im nächsten Bild ergänzen Sie im Bereich SERVER FÜR EINTREFFENDE S die Angaben für Hostname (bei uns immer mail.hs-anhalt.de ) und Benutzername. Der Benutzername muss hier in sehr spezieller Form angegeben werden. Domäne\Loginname\Alias der Shared Mailbox Die Domäne ist immer hsa Als Loginname verwenden Sie Ihren persönlichen Loginnamen für den Mailserver. Der ist für Studenten stvvnnnn, wobei vv für 2 Buchstaben des Vornamens und nnnn für 4 Buchstaben des Nachnamens stehen. Bei Mitarbeitern Nachname_1.Buchstabe des Vornamen Den Alias der Shared Mailbox erhalten Sie vom Admin. Das Passwort wurde bereits übernommen. Nun rollen Sie nach unten und ergänzen noch die Angaben im Bereich SERVER FÜR AUSGEHENDE S. Der Hostname ist wieder wie immer mail.hs-anhalt.de. Als Benutzernamen geben Sie bitte Ihren persönlichen Benutzernamen an, wie Sie ihn sonst für sich am Mailserver auch verwenden, und das passende persönliche Kennwort. Wählen Sie oben rechts <Weiter>. Nun werden die Daten geprüft, was ein einige Sekunden dauert. Danach erscheinen für kurze Zeit einige grüne Häkchen, und die Anzeige wechselt auf das nächste Bild. Wenn Fehler ausgegeben werden, müssen Sie Ihre Angaben prüfen. SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 2 von 9

3 Tippen Sie auf <Sichern>. Die Anzeige wechselt automatisch auf das nächste Bild. Zu den Accounts wurde hier im Beispiel COI Mailbox HS-Anhalt hinzugefügt. Ein paar Dinge müssen noch kontrolliert bzw. ergänzt werden. Klicken Sie dazu auf diesen Account und danach auf den entsprechenden IMAP-Account zu erkennen an der -Adresse. Wählen Sie <Erweitert>, rollen Sie in nächsten Bildschirmbild nach unten und kontrollieren Sie die Einstellungen für Eintreffende s.: SSL verwenden ON Authentifizierung Passwort Server-Port: 993 Klicken Sie oben links auf <Account> um zurückzukehren. Danach tippen Sie unter Server für ausgehende s auf die Zeile SMTP mail.hs-anhalt.de, und wählen Sie dann unter Primärer Server mail.hs-anhalt.de aus. SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 3 von 9

4 Kontrollieren Sie die Einstellungen für ausgehende s.: SSL verwenden ON Authentifizierung NTLM Server-Port: 587 Schließen Sie nun alle Anzeigen indem Sie jeweils <Fertig> auswählen. Vermeiden Sie <Abbrechen> Damit ist die Einrichtung abgeschlossen. Sie können ab nun auch s der Shared Mailbox empfangen und mit der integrierten App Mail anzeigen. Tippen Sie dazu auf das Symbol Mail unten links. Wechseln Sie von Ihrer Standard-Mailbox zunächst auf die Übersicht der Postfächer zurück und wählen Sie dann die Mailbox aus. SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 4 von 9

5 Danach wird Ihnen der entsprechende Eingang dieser Mailbox angezeigt. Android: Als nächstes nun hier beispielhaft die Einrichtung an Hand eines Android-Handys. Mir stand dafür ein Huawei Honor 5C mit Android 7 zur Verfügung. Weil es bei Android je nach Handyhersteller sehr viele Varianten gibt, kann es bei Ihnen etwas abweichen. Prinzipiell ist das Vorgehen aber immer das Gleiche, so dass Sie sich sicher sehr gut an diese Beschreibung anlehnen können. Wir müssen auch hier ein IMAP-Konto hinzufügen, was jeweils die separate Konfiguration von Posteingangsserver und Postausgangsserver erfordert. Zum Hinzufügen dieses Kontos gehen Sie zu den Einstellungen und wählen dort <Konten>, <Konto hinzufügen>. Als Kontotyp wählen Sie jetzt ausnahmsweise nicht Exchange sondern IMAP, in diesem Falls <Privat (IMAP)>. Nun muss die -Adresse eingegeben werden. Dazu geben Sie bitte die Adresse des Funktionspostfaches (Gruppenpostfachs/der Shared Mailbox) ein. Die Einrichtung müssen wir später ohnehin manuell machen, das geht aber erst nachdem die E- Mail-Adresse eingegeben wurde. Bei der Abfrage des Kontotyps wählen Sie nochmals Privat (IMAP) aus. SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 5 von 9

6 Geben Sie nun bitte Ihr persönliches Passwort ein. Nicht das der Shared-Mailbox! Bestätigen Sie mit <Weiter>. Als nächstes müssen Sie den Namen des Servers angeben. Der ist bei uns immer mail.hs-anhalt.de. Bitte beachten Sie, dass im oberen Bereich unter Nutzername die adresse der Shared- Mailbox übernommen wurde. Das ist an dieser Stelle falsch aber jetzt nicht änderbar. Die Anmeldung wird also scheitern. Wir werden danach die Korrektur vornehmen. Wenn Sie dann mit <Weiter> fortsetzen, wird die Anmeldung scheitern. Das sehen Sie im rechten Bild. Ändern Sie hier nun den Benutzernamen. SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 6 von 9

7 Der Benutzername muss hier in sehr spezieller Form angegeben werden. Domäne\Loginname\Alias der Shared Mailbox Die Domäne ist immer hsa Als Loginname verwenden Sie Ihren persönlichen Loginnamen für den Mailserver. Der ist für Studenten stvvnnnn, wobei vv für 2 Buchstaben des Vornamens und nnnn für 4 Buchstaben des Nachnamens stehen. Bei Mitarbeitern Nachname_1.Buchstabe des Vornamen Den Alias der Shared Mailbox erhalten Sie vom Admin. Bestätigen Sie mit <Weiter>. Nun folgen die Einstellungen für den Postausgangsserver (SMTP-Server) Das Passwort können Sie so lassen. Geben Sie unter SMTP-Server wieder mail.hs-anhalt.de ein. Nach Bestätigung mit <Weiter> scheitert wieder die Anmeldung. Ändern Sie nun wieder den Benutzernamen und geben Sie dabei Ihren persönlichen -Account nach dem Schema Domäne\Loginname an. Studenten also hsa\stvvnnnn und Mitarbeiter hsa\nachname_1.buchstabe des Vornamens. Nach <Weiter> wird erneut die Anmeldung geprüft. Das sollte nun klappen. Dann gelangen Sie zu den Synchronisierungseinstellungen. Hier können Sie auswählen, wie oft das Postfach abgefragt werden soll. Im Beispiel alle 15 Minuten. Es erfolgt also keine Push-Benachrichtigung. Nach <Weiter> erfolgt eine Bestätigung der Einrichtung des Kontos. Es taucht danach in der Übersicht der Konten auf. Sie sollten nun sicherheitshalber noch einmal die Einstellungen kontrollieren. SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 7 von 9

8 Hier auf den nächsten 3 Bildern nochmals die Einstellungen. Auf dem linken Bild tippen Sie unten im Bereich Servereinstellungen auf Einstellungen des Eingangsservers. Dann sollten Server, Port und Sicherheitstyp so eingestellt sein, wie im mittleren Bild. Wenn Sie dem linken Bild unten im Bereich Servereinstellungen auf Einstellungen des Ausgangsservers tippen, dann sollten Server, Port und Sicherheitstyp so eingestellt sein, wie im rechten Bild. Schließen Sie nun alle Fenster und Prüfen Sie den Posteingang. Schalten Sie in der Mail-App den Posteingang ggf. um auf das Funktions-/Gruppen-Postfach (die Shared-Mailbox). SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 8 von 9

9 Falls s vorhanden sind, sollten sie dort angezeigt werden. Lassen Sie sich den Inhalt einer anzeigen. Versuchen auch eine zu schreiben, indem Sie unten rechts auf den Stift tippen. Viel Erfolg R. Winkelmann SharedMailbox SharedMailbox-SmartPhone-Verbindung.doc Seite 9 von 9