Fortgeschrittene Textverarbeitung

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1 Fortgeschrittene Textverarbeitung ECDL Advanced-Modul mit Word 2016

2 Fortgeschrittene Textverarbeitung Leseprobe ECDL Advanced-Modul mit Word 2016 Esther Wyss Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2.0 / 2016 A Autorin: Esther Wyss Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 2016 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Erläuterungen zum Lehrmittel Erläuterungen zum Inhalt 3 2 Text gestalten und bearbeiten Verschiedene Texteffekte 6 Übung 2.2 A Textformatierung ändern 8 Übung 2.2 B Textformatierung korrigieren 8 Übung 2.2 C Spezielle Textformatierungen AutoKorrektur Suchen und Ersetzen Schnellbausteine Kopieren und Einfügen Hyperlinks 17 Übung 2.8 A AutoKorrektur-Einstellungen 18 Übung 2.8 B AutoKorrektur-Einträge aufnehmen 18 Übung 2.8 C AutoKorrektur für korrekte Anführungszeichen 19 Übung 2.8 D Schnellbausteine einfügen 19 Übung 2.8 E Schnellbausteine erstellen Repetitionsfragen Gegliederte Absatznummerierungen Absatzformatierungen Absätze schattieren und umranden Absatz- und Zeilenabstände Abstände Manuelle Zeilenumbrüche Absatzkontrolle anwenden Zeilennummerierung 28 Übung 2.15 A Einfache Absatzformatierung 29 Übung 2.15 B Hängende Einzüge und Zeichen ersetzen 29 Übung 2.15 C Zeilenumbrüche und Zeilennummerierung 30 3 Vorbereitungen Grundeinstellungen in Word Auswahl von Einstellungen und deren Auswirkungen Seitenlayout einrichten Sprache und Silbentrennung 38 Übung 3.4 A Grundeinstellungen 40 Übung 3.4 B Seitenlayout 40 4 Formatvorlagen Arten von Formatvorlagen Integrierte Formatvorlagen Formatvorlagen zuweisen Abhängigkeiten von Formatvorlagen Formatvorlagen ändern 46 Copyright Wings Lernmedien

5 4.5.1 Überschriften nummerieren Formatvorlagen erstellen Formatvorlagen prüfen Formatvorlagen sortieren Formatvorlagen verwalten Formatvorlagen importieren/exportieren 55 Übung 4.10 A Formatvorlagen zuweisen und entfernen 55 Übung 4.10 B Formatvorlagen ändern 56 Übung 4.10 C Formatvorlagen erstellen 57 5 Designs Designs zuweisen Eigene Designs 60 Übung 5.3 A Design zuweisen 64 Übung 5.3 B Design erstellen 64 Übung 5.3 C Design übernehmen 64 Übung 5.3 D Design verteilen 64 6 Drucken Dokument drucken 66 7 Objekte Felder Tabellen Tabellen einrichten Sortieren Kalkulationen Tabellenvorlagen Tabellen konvertieren 80 Übung 7.3 A Drucken von Formatvorlagen 80 Übung 7.3 B Felder 81 Übung 7.3 C Tabellen erstellen und gestalten Grafiken Textfelder Zeichnen Seitenhintergrund 88 Übung 7.8 A Grafiken 89 Übung 7.8 B Textfelder 89 Übung 7.8 C Zeichnen Diagramme SmartArts Formeln Beschriftungen 96 Copyright Wings Lernmedien

6 Übung 7.13 A Diagramme 97 Übung 7.13 B Neues Diagramm 97 Übung 7.13 C SmartArt 98 Übung 7.13 D Formeln 98 Übung 7.13 E Beschriftungen 98 8 Verweise Fuss- und Endnoten Textmarken Querverweis Index/Stichwortverzeichnis Literaturverzeichnis 106 Übung 8.6 A Fussnoten 108 Übung 8.6 B Fussnoten erweitert 108 Übung 8.6 C Textmarken und Querverweise 109 Übung 8.6 D Stichwörter definieren 109 Übung 8.6 E Literatureinträge Abschnitte Abschnittswechsel 112 Übung 9.2 A Seiteneinteilung 114 Übung 9.2 B Kopf- und Fusszeilen einrichten einseitiges Layout 114 Übung 9.2 C Querseite Spalten Text in Spalten anordnen Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis Index 125 Übung 11.5 A Gleichmässige Spalten 126 Übung 11.5 B Unterschiedliche Spalten 127 Übung 11.5 C Verzeichnisse Dokumentvorlagen Neue Dokumentvorlage Gemeinsames Bearbeiten Kommentare Änderungen verfolgen Dokumente vergleichen 136 Copyright Wings Lernmedien

7 13.4 Dokumente zusammenführen und vergleichen Dokumente kombinieren 138 Übung 13.6 A Wordvorlage 139 Übung 13.6 B Wordvorlage übernehmen 139 Übung 13.6 C Kommentare 139 Übung 13.6 D Änderungen nachverfolgen 139 Übung 13.6 E Dokumente vergleichen 140 Übung 13.6 F Dokumente kombinieren Dokumente zusammenführen Einzelne Dokumente zusammenführen Zentraldokumente Erstellen Zentraldokument bearbeiten Kapitel ordnen 144 Übung 14.4 A Zusammenführen verschiedener Dokumente 146 Übung 14.4 B Zentraldokument mit neuen Dokumenten 146 Übung 14.4 C Zentraldokument mit bestehenden Dokumenten 146 Übung 14.4 D Kapitel ordnen Sicherheit Dokument durch ein Kennwort schützen Verdeckte Informationen in Dokumenten Formulare Ein Formular erstellen und bearbeiten Spezielle Steuerelemente 155 Übung 16.3 A Dokument schützen 157 Übung 16.3 B Geschütztes Dokument öffnen 157 Übung 16.3 C Formular 158 Übung 16.3 D Formular Sendungen Seriendruckfunktion Serienbrief erstellen Andere Adressquellen nutzen Regeln anwenden Seriendrucke bearbeiten Elektronischer Versand Etiketten 170 Übung 17.8 A Serienbrief 174 Übung 17.8 B Adressenauswahl anpassen 174 Übung 17.8 C Etiketten 174 Übung 17.8 D Verzeichnis Repetitionsfragen 175 Copyright Wings Lernmedien

8 18 Makros VBA Anwendungen Definition Vorbereitungen Makro aufzeichnen Sicherheit Makros bearbeiten Schnellzugriff auf Makros 182 Übung 18.8 A Makros 185 Übung 18.8 B Schaltflächen einrichten 186 Copyright Wings Lernmedien

9 Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint eine geeignete Übung. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Erläuterungen zum Inhalt 3 Copyright Wings Lernmedien 1

10 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Enter> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe etc. Tastenkombinationen <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehle, Kontextmenü-Befehle Start, Schriftart, Schriftfarbe Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Übungsdateien Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. 1 Gehen Sie auf folgende Website: 2 Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 2 Copyright Wings Lernmedien

11 1.2 Erläuterungen zum Inhalt ECDL ein Standard Übersicht ECDL Advanced Ursprünglich eine europäische Initiative mit dem Ziel, einen einheitlichen Standard für die Informatik-Anwendung in Europa zu schaffen, hat sich der ECDL weit über die Grenzen Europas hinaus verbreitet und erfreut sich mittlerweile weltweit hoher Anerkennung. Der ECDL Advanced umfasst vier Module und baut auf den gleichnamigen Core-Modulen auf. Für jedes Modul kann ein eigenes Zertifikat oder für alle ein einziges Advanced-Zertifikat erworben werden. Mit dem gesamten Umfang von ECDL Advanced belegen Sie: Ihre Fertigkeiten am PC auf fortgeschrittenem Niveau Ihre professionelle Kompetenz für die gebräuchlichsten Office-Softwarepakete Modul AM 3 «Textverarbeitung für Fortgeschrittene» Das vorliegende Lehrmittel ist auf das Modul AM3 von ECDL Advanced abgestimmt und basiert auf dem Syllabus Version 2.0. Es dient zur Erarbeitung der Modulziele und des dazu nötigen Fachwissens. Die Lernziele sind in Kategorien und Fähigkeiten aufgeteilt. Die Anforderungen für das Modul AM3 gehen weit über die Fertigkeiten und Kenntnisse hinaus, die für das ECDL Core-Modul 3 (Textverarbeitung) gefordert sind. Die Fertigkeiten und Kenntnisse, die in den Prüfungsinhalten des Syllabus-Core für das Modul 3 festgehalten sind, werden daher für das fortgeschrittene Niveau von Modul AM3 vorausgesetzt. Ziele des Moduls Textverarbeitung ADVANCED verlangt von den Kandidatinnen und Kandidaten die Beherrschung fortgeschrittener Funktionen der Textverarbeitung. Zu beweisen ist der effiziente Einsatz von komplexen Formatierungen und Illustrationen sowie eine komplexere Layoutgestaltung, unter anderem mittels Tabellen, Formularen und Grafiken. Die Kandidaten sollen ausserdem in der Lage sein, Makros zu verwenden und detailliertere Serienbrieffunktionen einzusetzen. Copyright Wings Lernmedien 3

12 Für die Textgestaltung benötigen Sie Formatvorlagen. Diese erleichtern die Formatierung und gewährleisten eine einheitliche Darstellung. Ein weiteres Merkmal ist das schnelle Anpassen von Textformatierungen. Stellen Sie sich vor, Sie haben in Ihrem Text etwa 50 Titel. Alle sollen gleich aussehen. Nun stellen Sie im Verlauf der Arbeit fest, dass die Schriftgrösse angepasst werden muss. Wenn Sie mit Formatvorlagen gearbeitet haben, müssen Sie nicht alle 50 Titel einzeln ändern. Das Anpassen der Formatvorlage für den Titel reicht aus, um alles auf ein Mal zu erledigen. 4 Formatvorlagen 4.1 Arten von Formatvorlagen Integrierte Formatvorlagen Formatvorlagen zuweisen Abhängigkeiten von Formatvorlagen Formatvorlagen ändern Überschriften nummerieren Formatvorlagen erstellen Formatvorlagen prüfen Formatvorlagen sortieren Formatvorlagen verwalten Formatvorlagen importieren/exportieren 55 Übung 4.10 A Formatvorlagen zuweisen und entfernen 55 Übung 4.10 B Formatvorlagen ändern 56 Übung 4.10 C Formatvorlagen erstellen 57 Copyright Wings Lernmedien 41

13 4.5.1 Überschriften nummerieren Um Kapitel zu nummerieren, verwenden Sie Vorlagen, welche bereits den Formatvorlagen Überschriften zugewiesen sind. Benutzen Sie keine anderen Methoden, da Word hier ziemlich eigenwillig reagieren kann. Überschriften nummerieren 1 Positionieren Sie den Cursor in einen Absatz mit einer Überschrift. 2 Überschriften sind in Ebenen eingestuft. Klicken Sie auf eine Überschrift und wählen Sie das Symbol. 3 Klicken Sie in der Listenbibliothek auf den Nummerierungstyp Überschriften. Die verwendeten Überschriften werden alle nummeriert. Optionen können Sie unter Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren wählen und allen Ebenen zuordnen. 4.6 Formatvorlagen erstellen Sie können Formatvorlagen mit bereits formatiertem Text oder über Dialogfelder erstellen. Mit formatiertem Text 1 Formatieren Sie den Absatz und/oder die Zeichen. 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text und wählen Sie Formatvorlagen, Formatvorlage erstellen Copyright Wings Lernmedien 49

14 3 Tragen Sie im Textfeld Name einen neuen Namen ein. Über Dialogfeld A Wählen Sie im Aufgabenbereich Formatvorlagen unten das Symbol Neue Formatvorlage. Es wird das gleiche Dialogfenster wie unter «Ändern über Dialogfenster» angezeigt. Vorschau Beschreibung der Formatvorlage B Geben Sie der Vorlage einen Namen und legen Sie den Formatvorlagentyp fest. Namen wie Überschrift oder Verzeichnis sind vorgegebene Definitionen. Absatz: der Vorlagentyp gilt für den ganzen Absatz. Zeichen: der Vorlagentyp gilt für markierten Text. C Wählen Sie die Basis, von welcher sich die neue Vorlage ableitet, z. B. «Standard», und legen Sie die Vorlage für den darauffolgenden Absatz fest. 50 Copyright Wings Lernmedien

15 D Über das Schaltfeld Format bestimmen Sie schrittweise das Zeichenformat und die Absatzformate. E Soll die Formatvorlage nur für das aktive Dokument gelten, oder für die Vorlage, auf der es basiert? Im zweiten Fall wird die Dokumentvorlage geändert. Die Formatvorlage kann eine Überschrift sein, welche einer Ebene zuzuweisen ist. Ebenen haben beim Gliedern und Nummerieren eine Bedeutung (auch für Inhaltsverzeichnisse). F Wählen Sie Format, Absatz und legen Sie die gewünschte Ebene fest. G Insbesondere bei Überschriften sind die Umbruchoptionen (siehe Kapitel «Paginierung») interessant. Aktivieren Sie diese im Register Zeilen- und Seitenumbruch. Beispiel: Ebene 4 Tastenkombination zuweisen H Um effizient zu arbeiten, lohnt es sich, den Formatvorlagen Tastenkombinationen zuzuweisen. Wählen Sie dazu unter Format die Option Tastenkombination und legen Sie unter Neue Tastenkombination eine passende Kombination fest (entsprechende Tasten drücken). I Legen Sie den Speicherort für die Tastenkombinationen fest. Werden diese in die Dokumentvorlage Normal eingebettet, stehen diese zur Verfügung, so lange diese Vorlage verfügbar ist. Speichern Sie die Tastenkombinationen direkt im Dokument, wenn Sie häufig den PC wechseln müssen. J Mit Zuordnen schliessen Sie den Vorgang ab. Mit <Alt>+<Ctrl>+B wird die Formatvorlage zugeteilt Copyright Wings Lernmedien 51

16 Formatvorlagen für Listen Erstellen Sie einen neuen Listentyp. Klicken Sie im Register Start, Absatz auf die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen und wählen Sie Neuen Listentyp definieren A Vergeben Sie einen Namen. B Stellen Sie die Ebene ein. C Wählen Sie zwischen Nummerierung oder Aufzählungszeichen. D Ändern Sie das Symbol oder die Nummer und nehmen Sie weitere Formatierungseinstellungen vor. 52 Copyright Wings Lernmedien

17 4.6.1 Formatvorlagen prüfen Nachdem Sie die Formatvorlagen eingerichtet haben, sollten Sie diese prüfen. Formatvorlagen drucken Klicken Sie auf Datei, Drucken und wählen Sie unter Einstellungen, Formatvorlagen. 4.7 Formatvorlagen sortieren Sortieren 1 Klicken Sie auf der Formatvorlagen-Liste unten rechts auf Optionen. 2 Ändern Sie die Einstellung bei Sortierung für die Liste auswählen auf Alphabetisch. Copyright Wings Lernmedien 53

18 4.8 Formatvorlagen verwalten Unter Formatvorlagen verwalten können Sie bestimmen, welche Formatvorlagen angezeigt werden sollen z. B. wenn integrierte Formatvorlagen nicht benötigt werden. Formatvorlagen einblenden Wählen Sie im Aufgabenbereich Formatvorlagen das Symbol Formatvorlagen verwalten. Die Verwaltungsaufgaben gehen aus der Beschreibung hervor. Anzeigeoptionen A Neue Formatvorlage erstellen B Vorlagentyp: Absatz mit Text verknüpft C Vorlagentyp: Text D Formatvorlagen verwalten E Vorlagen, die in der Liste nicht angezeigt werden sollen, ausblenden (zuerst markieren), nicht angezeigte evtl. mit Anzeigen aktivieren F Reihenfolge in der Liste bestimmen, zuerst markieren, dann Wert zuweisen (1 erste Stelle, 5 fünfte Stelle usw.) 54 Copyright Wings Lernmedien

19 4.9 Formatvorlagen importieren/exportieren Sie können Formatvorlagen in andere Dokumente übernehmen, um zu erreichen, dass diese einheitlich gestaltet sind. Importieren Verwenden Sie folgende Methode, um lediglich die Formatvorlage zu importieren: 1 Klicken Sie in Entwicklertools, Vorlagen, Dokumentvorlage auf Organisieren. A Klicken Sie unterhalb der rechten Liste auf Datei schliessen. Die Schaltfläche zeigt jetzt Datei öffnen. Klicken Sie darauf und öffnen Sie das Dokument oder die Dokumentvorlage mit den benötigten Formatvorlagen. Achten Sie auf die richtige Einstellung des Dateityps. B In der Liste links sind die Formatvorlagen des aktuellen Dokumentes aufgeführt und rechts diejenigen, die importiert werden können. C Markieren Sie in der rechten Liste die Formatvorlagen und klicken Sie auf Kopieren. Übung 4.10 A Lernziel Sie formatieren bestehenden Text mit integrierten Formatvorlagen. Schwierigkeitsgrad einfach Dauer 10 Minuten Formatvorlagen zuweisen und entfernen Weisen Sie den Titeln im Dokument 01_Schweiz.docx die entsprechenden Formatvorlagen zu. Den Namen der Formatvorlage finden Sie in Klammern hinter den Titeln. Der letzte Titel, den Sie mit einer Überschriften-Formatvorlage versehen sollen, lautet Fauna. Suchen Sie den Titel Bevölkerungsbewegung und weisen Sie diesem erneut die Formatvorlage Überschrift 3 zu. Platzieren Sie den Cursor mit der Tastenkombination <Ctrl>+<Home> am Anfang des Textes. Entfernen Sie die Formatierung im dritten Absatz, welcher mit Die Schweiz, amtlich beginnt. Copyright Wings Lernmedien 55

20 Übung 4.10 B Formatvorlagen ändern Lernziel Sie gleichen integrierte Formatvorlagen eigenen Anforderungen an. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 10 Minuten Arbeiten Sie weiter mit dem Dokument 01_Schweiz.docx. Zwischen den Absätzen innerhalb des Fliesstextes benötigen Sie keinen Abstand. Der Beginn eines neuen Absatzes soll mit Erstzeileneinzügen signalisiert werden. Ändern Sie in der Formatvorlage Standard die Schriftart, die Schriftgrösse und den Zeilenabstand. Passen Sie die Formatvorlagen für die Überschriften 1 bis 3 gemäss Muster an. Die Absatzabstände sollen in der gleichen Grösse wie die Zeilenabstände gesetzt werden. Titel dürfen nie am Ende einer Seite stehen. 56 Copyright Wings Lernmedien