Wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland mobile Geräte, Anwendungen und. Daten managen. Teil 1: Status quo & Strategien

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1 Empirische Studie Wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland mobile Geräte, Anwendungen und _Cosynus_St udieteil1_ast docx Daten managen Teil 1: Status quo & Strategien November 2013

2 2 Herausgeber: COSYNUS GmbH Heidelberger Straße 44 DE Darmstadt Pierre Audoin Consultants (PAC) GmbH Holzstraße München Kontakt: Dr. Andreas Stiehler (+49 [0] ,

3 3 Im Fokus dieser ersten Teilstudie steht eine Bestandsaufnahme zum Einsatz mobiler Geräte und Betriebssysteme sowie zur Wahrnehmung von Chancen und Herausforderungen im Mobility-Umfeld. Darüber hinaus wird analysiert, mit welchen Strategien kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland diesen Herausforderungen begegnen.

4 4 Inhalt 1. Einleitung 5 2. Studienresultate Bestandsaufnahme Strategien Schlussfolgerungen und Ausblick 17

5 5 1. EINLEITUNG Vorwort von Michael Reibold, Geschäftsführer von Cosynus Als Mobility-Spezialist im deutschen Mittelstand wollen wir unsere Kunden umfassend unterstützen sowohl durch hoch wertige Softwareprodukte als auch durch Analysen, die ihnen helfen, noch besser auf die Herausforderungen in diesem Umfeld zu reagieren. So sorgt die Dynamik im Mobility-Markt zwar für zahlreiche Newsticker und Pressemeldungen, jedoch mangelt es an relevanten Inhalten, die für kleine und mittelständische Unternehmen auch in der Praxis von Nutzen sind. Um diese Lücke zu schließen, kooperieren wir schon seit mehr als drei Jahren mit dem Analystenhaus PAC. Im Zuge dieser Zusammenarbeit entstanden zahlreiche Whitepaper, Spotlight-Analysen und Fallstudien, die eine umfangreiche Hilfestellung bei der Umsetzung mobiler Strategien bieten und auf unserer Website kostenlos zum Download bereitstehen. Das positive Feedback unserer Kunden und Interessenten bestärkte uns darin, diesen Weg fortzusetzen. Unser Ziel in diesem Jahr ist es nun, die Relevanz unserer Analysen durch empirische Untersuchungen zu überprüfen und gleichzeitig unseren Kunden eine Möglichkeit zu bieten, sich mit gleichartigen Unternehmen zu vergleichen und so über den eigenen Tellerrand zu schauen. Dazu unterstützten wir als Sponsor zunächst die Erstellung der PAC-Studie Mobile Device & Application Management in Deutschland, Großbritannien, Frankreich und der Schweiz, für die mehr als 300 IT-Verantwortliche aus Unternehmen ab 100 Mitarbeitern befragt wurden. Sie zeigt, in welche Richtung sich das Thema Mobility Management entwickeln wird und wo die lokalen Besonderheiten liegen. Insbesondere IT-Verantwortliche in mittleren und großen Unternehmen erhalten durch diese Studie zahlreiche Anregungen. Um auch kleinen und mittelständischen Unternehmen zu denen viele unserer Kunden gehören eine ebenso hochwertige Orientierungshilfe zu bieten, beauftragten wir PAC mit der Erstellung einer weiteren Studie, die speziell auf KMUs in Deutschland fokussiert ist. Der erste Teil dieser Studie liegt Ihnen nun vor mit vielen interessanten aber auch überraschenden Ergebnissen, die zum Nachdenken anregen. Ich wünsche Ihnen eine angenehme Lektüre und viele nützliche Erkenntnisse!

6 6 Methodik Als kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) im Sinne dieser Studie definieren wir Unternehmen, die zwischen 20 und 250 Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen. Für die Erstellung der Studie wurden durch PAC von Juli bis September 2013 insgesamt 100 IT-Verantwortliche in deutschen KMUs telefonisch befragt. Basis für die Befragung ist eine nach Branchen und Größenklassen geschichtete Zufallsstichprobe. Die Befragungsergebnisse wurden gewichtet, so dass die Aussagen für alle Unternehmen ein nach Größenklassen repräsentatives Bild der KMUs in Deutschland ergeben. Es wurde der gleiche Fragebogen genutzt wie für die Studie Mobile Device & Application Management in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und der Schweiz, wodurch ein direkter Vergleich der Aussagen mit denen der mittleren und großen Unternehmen aus der Multi-Client-Studie möglich ist.

7 7 2. STUDIENRESULTATE 2.1 Bestandsaufnahme Ein Abebben der Mobility-Welle ist nicht in Sicht Smartphones und Tablets sind heute aus dem Geschäftsalltag kleiner und mittlerer Unternehmen nicht mehr wegzudenken. In 87 % der KMUs arbeiten Mitarbeiter heute mit Smartphones, bei knapp jedem dritten Unternehmen liegt der Anteil der geschäftlichen Smartphone-Nutzer bei 30 % und mehr. Auch Tablets etablieren sich immer mehr im Geschäftsalltag. Sie kommen heute bereits bei knapp 70 % der KMUs zum Einsatz. In jedem sechsten Unternehmen nutzen mindestens 30 % der Mitarbeiter Tablets zu geschäftlichen Zwecken.

8 8 Und deren Verbreitung steigt weiter: Ca. 60 % der IT-Verantwortlichen rechnen mit einer Zunahme der Smartphone-, und mehr als 70 % mit einer Zunahme der Tablet-Nutzung. Von einer Konsolidierung der mobilen Gerätelandschaft oder einer etwaigen Ablösung der Smartphones durch Tablet-Computer kann keine Rede sein.

9 für COSYNUS Wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland mobile Geräte, 9 Vielfalt mobiler Betriebssysteme sorgt für zusätzliche Herausforderungen IT-Verantwortliche müssen sich jedoch nicht nur mit einer steigenden Anzahl mobiler Geräte, sondern auch mit einer zunehmenden Vielfalt der zu betreuenden mobilen Betriebssysteme auseinandersetzen. Welche mobilen Betriebssysteme sind bei den geschäftlich genutzten Endgeräten in Ihrem Unternehmen im Einsatz? Vorwiegend Teilweise ios/apple... Android/Google... BlackBerry... Windows Mobile/Phone/ Microsoft... Symbian/Nokia Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 100 Die Auswertung der Ergebnisse zeigt, dass in der Mehrheit der deutschen KMUs mindestens zwei verschiedene Herstellersysteme zum Einsatz kommen. Hierbei sind unterschiedliche Systemversionen, wie z.b. BlackBerry OS 7 und OS 10 oder verschiedene Android-Betriebssysteme, noch gar nicht berücksichtigt. Apple ios ist das in deutschen KMUs am meisten verbreitete Betriebssystem, eine vermeintliche Dominanz im Geschäftskundenmarkt ist jedoch nicht gegeben. So hat sich mittlerweile auch Google Android im Geschäftsumfeld etabliert. BlackBerry hat zwar seine Marktführerschaft eingebüßt, jedoch ist der Bedeutungsverlust nicht so hoch, wie es mancher Bericht in den Medien suggeriert. Bei knapp jedem vierten KMU kommt das Betriebssystem heute zum Einsatz. IT-Verantwortliche in deutschen KMUs zeigen sich besorgt Die Sorgen der IT-Verantwortlichen angesichts dieser mobilen Vielfalt übersteigt mittlerweile die Freude über neue Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und Mitarbeiterbindung. Zwei Drittel der Befragten haben Bedenken wegen der damit einhergehenden Sicherheitsrisiken und des steigenden Administrationsaufwandes.

10 für COSYNUS Wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland mobile Geräte, 10 Inwiefern treffen die folgenden Aussagen auf Ihr Unternehmen zu? Trifft voll und ganz zu Trifft eher zu Die Vielfalt an mobilen Endgeräten und Anwendungen erhöht den Administrationsaufwand Die Vielfalt an mobilen Endgeräten und Anwendungen birgt enorme Sicherheitsrisiken.... Mit mobilen Endgeräten und Anwendungen können wir die Produktivität unserer Mitarbeiter steigern.... Mit einem guten Angebot an mobilen Endgeräten und Anwendungen können wir die Mitarbeiter motivieren und an uns binden Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 100 und überfordert! Nicht einmal jeder zweite Befragte fühlt sich für diese Herausforderungen vollständig oder überwiegend gerüstet. Fast jeder vierte IT-Verantwortliche in deutschen KMUs scheint angesichts der steigenden Vielfalt an mobilen Geräten und Anwendungen regelrecht überfordert.

11 Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 100 für COSYNUS Wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland mobile Geräte, Strategien Zwei Drittel der deutschen KMUs haben keine Mobility-Strategie! Gerade einmal 36 % der KMUs entscheiden über den Einsatz mobiler Geräte und Anwendungen langfristig und strategisch. In der Mehrheit der Unternehmen werden Investitionsentscheidungen im Mobility-Umfeld dagegen immer noch ad hoc, also abhängig vom aktuellen Bedarf, getroffen. Wie wird der Einsatz mobiler Endgeräte und Anwendungen in Ihrem Unternehmen geplant? Langfristig strategisch Abhängig vom aktuellen Bedarf, ad hoc 36% 64% Angesichts der im Vorabschnitt skizzierten Herausforderungen und den großen Sorgen der IT- Verantwortlichen ist dieses Ergebnis geradezu alarmierend. Denn bei Ad-hoc-Entscheidungen werden Sicherheits- oder Managementaspekte häufig unterbewertet oder gänzlich ausgeblendet. Mobility-Strategie In der Spotlight-Analyse Der Mittelstand braucht eine Mobility-Strategie, die PAC im Auftrag von COSYNUS erstellte, werden der Aufbau und die verschiedenen Säulen der Mobiity-Strategie ausführlich beschrieben. Das integrierte Fallbeispiel der BrinkmannBleimann GmbH illustriert, wie eine solche Strategie in der Praxis aufgestellt und implementiert wird. Die Spotlight-Analyse und das Fallbeispiel stehen auf der Website von COSYNUS kostenlos zum Download zur Verfügung:

12 Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 100 für COSYNUS Wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland mobile Geräte, 12 Unternehmen setzen auf Fokussierung Welche Aussage beschreibt am besten Ihre Strategie zur Unterstützung mobiler Betriebssysteme durch Ihre IT? Wir wollen uns auf die Unterstützung eines oder weniger Betriebssysteme fokussieren. Wir versuchen alle Betriebssysteme zu unterstützen, die von den Mitarbeitern angefragt werden. 5% 95% Eine Fokussierung auf ein oder wenige mobile Betriebssysteme ist aus Kosten- und Sicherheitsgründen nachvollziehbar und sinnvoll. Allerdings entbindet eine solche Strategie nicht von der Anforderung, mehrere Betriebssysteme technisch zu unterstützen. Denn eine durchweg homogene Betriebssystemlandschaft ist schon allein wegen der hohen Dynamik im Markt für mobile Betriebssysteme und der Notwendigkeit, beim Umstieg für längere Zeit parallel verschiedene Betriebssysteme zu unterstützen, in den meisten Unternehmen unwahrscheinlich. Zudem eignen sich die Betriebssysteme unterschiedlich gut für verschiedene mobile Einsatzzwecke. So wurden auch auf die Frage, welche Betriebssysteme zukünftig konkret unterstützt werden sollen, von der Mehrheit der IT-Verantwortlichen mindestens zwei verschiedene Herstellersysteme genannt (siehe auch Grafik auf der nächsten Seite). Trotz Fokussierung flexible MDM-Systeme sind notwendig! Verschiedene Fallstudien mit mittelständischen Unternehmen, die PAC für COSYNUS erstellte, belegen die Notwendigkeit flexibler Mobility-Lösungen trotz angestrebter Fokussierung bei der Unterstützung mobiler Betriebssysteme. Alle Fallstudien stehen unter folgendem Link zum kostenfreien Download zur Verfügung:

13 13 Auch für die Zukunft ist eine Koexistenz verschiedener Betriebssysteme wahrscheinlich Die Kräfteverhältnisse im Markt für mobile Betriebssysteme scheinen sich zumindest kurzfristig zu manifestieren. Die Befragungsergebnisse lassen weder auf ein Aufholen noch auf einen sich fortsetzenden Bedeutungsverlust von BlackBerry und Windows Phone im Markt für geschäftlich genutzte mobile Betriebssysteme schließen. So nennt immerhin jedes fünfte KMU BlackBerry oder Windows als bevorzugtes Betriebssystem bei einer künftigen Fokussierung. Relevanz mobiler Betriebssysteme In der Spotlight-Analyse Ende der Apfelblüte?, die PAC im Auftrag von COSYNUS erstellte, wird die zukünftige Relevanz der wichtigsten mobilen Betriebssysteme im deutschen Markt ausführlich diskutiert. Das integrierte Fallbeispiel der Firma Wildeboer Bauteile GmbH illustriert den Einsatz verschiedener Betriebssysteme in der Praxis mittelständischer Unternehmen. Die Spotlight-Analyse und das Fallbeispiel stehen auf der Website von COSYNUS kostenlos zum Download zur Verfügung:

14 Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 100 für COSYNUS Wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland mobile Geräte, 14 Bring your own device (BYOD) wird häufig toleriert, aber nur selten aktiv gefördert In mehr als zwei Drittel der deutschen KMUs ist die geschäftliche Nutzung privater Geräte heute grundsätzlich erlaubt. Dies ist durchaus beachtlich gerade auch angesichts der Sicherheitsbedenken, die von vielen IT-Verantwortlichen geäußert (und auch als Hauptgrund für das Verbot von BYOD angeführt) werden. Wird die geschäftliche Nutzung privater Endgeräte in Ihrem Unternehmen eher untersagt, geduldet oder gefördert? Gefördert Geduldet Untersagt 8% 32% 59% Allerdings sollte dieses Ergebnis nicht als Beleg für eine vermeintlich breite BYOD-Akzeptanz missverstanden werden. Denn in nicht einmal jedem zehnten KMU wird BYOD aktiv gefördert, wobei der Anteil der BYOD-Förderer mit der Größe der Unternehmen zunimmt. Dagegen wird bei knapp 60 % der KMUs die geschäftliche Nutzung privater Geräte passiv hingenommen. Dies lässt befürchten, dass hier weder das Potenzial von BYOD konsequent genutzt noch die damit einhergehenden Risiken effektiv minimiert werden. Für die Einschätzungen der Pros und Kontras aus Sicht der BYOD-Förderer bzw. -Verweigerer siehe die Abbildungen auf der nachfolgenden Seite.

15 15

16 16 Mobile Application & Content Management wird für den Mittelstand relevant! Bring your own device ist nicht der einzige Trend, der IT-Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Bring your own application (BYOA) ist laut den Befragungsergebnissen mindestens genauso relevant. So können in zwei Drittel der deutschen KMUs die Mitarbeiter heute weitgehend selbst darüber bestimmen, welche Anwendungen sie auf den vom Unternehmen bereitgestellten Endgeräten nutzen. Diese Haltung ist mit Blick auf die Produktivität der Mitarbeiter durchaus nachvollziehbar und sinnvoll. Schließlich sind mobile Mitarbeiter gehalten, schnell auf aktuelle Anforderungen zu reagieren. Und sie wissen selbst am besten, mit welchen Anwendungen sie am produktivsten arbeiten können. Allerdings birgt diese Flexibilität neue Herausforderungen für das Management und insbesondere auch für die Sicherheit mobiler Geräte und Anwendungen, die ohne vernünftige Regeln und passende technische Lösungen kaum zu meistern sind.

17 17 3. SCHLUSSFOLGERUNGEN UND AUSSICHT KMUs in Deutschland benötigen eine Mobility-Strategie! Die in diesem Teil der Studie vorgestellten Ergebnisse liefern einen klaren Beleg für die zunehmende Mobilisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen in Deutschland und die damit einhergehenden Herausforderungen. IT-Verantwortliche in deutschen KMUs müssen sich nicht nur mit einer zunehmenden Verbreitung geschäftlich genutzter Smartphones und Tablets, sondern auch einer steigenden Vielfalt mobiler Betriebssysteme auseinandersetzen. Nicht einmal jeder zweite Befragte hält sein Unternehmen für die Herausforderungen im Hinblick auf Administrationsaufwand und Sicherheit für ausreichend gerüstet. Umso wichtiger ist, dass die Unternehmen das Thema Mobility strategisch angehen sprich, den Einsatz mobiler Geräte und Anwendungen langfristig und strategisch planen. Aber Fehlanzeige: Zwei Drittel der KMUs in Deutschland dies belegen die Resultate haben bislang keine Mobility-Strategie! Ein Handeln ist hier zwingend erforderlich. Mobility Management muss in den Fokus! Zudem müssen sich die IT-Verantwortlichen zwingend mit dem Management mobiler Geräte, Anwendungen und Inhalte auseinandersetzen. Das Management durch die Beschränkung auf ein oder wenige mobile Betriebssysteme umgehen zu wollen, ist keine Lösung. Zum einen entbindet die Fokussierung nicht von der Planung und Implementierung flexibler Mobile-Device-Management- Systeme; hierzu ist die Dynamik bei den mobilen Betriebssystemen viel zu hoch. Zum anderen erfordern Trends wie Bring your own device und Bring your own application, deren große Relevanz im KMU-Segment durch die Befragungsresultate klar belegt wurde, ausgeklügelte Regelwerke und Managementsysteme. Flexible Nutzungskonzepte wie BYOD/BYOA müssen proaktiv begleitet werden! Dass der Großteil der KMUs diesen Entwicklungen nicht mit Verboten begegnet, ist ohne Zweifel eine gute Nachricht. Schließlich lassen sich Verbote in diesem Feld kaum dauerhaft durchsetzen. Besser wäre es allerdings, wenn Entwicklungen wie BYOD nicht nur geduldet oder hingenommen (wie heute vom Großteil der KMUs), sondern aktiv gefördert und begleitet würden. Denn damit könnten die Chancen in puncto Produktivität und Mitarbeitermotivation noch besser ausgeschöpft und Befürchtungen hinsichtlich Administrationsaufwand und Sicherheit stärker eingedämmt werden. Unabdingbar hierfür sind jedoch geeignete Regeln und Technologien für das Mobility Management.

18 18 Ausblick: Mobility Management im Fokus der nächsten Kurzstudie Inwieweit solche Mobile Device, Application & Content Management (kurz: MxM)-Systeme heute bereits umgesetzt oder geplant werden und in welchen Feldern genau die Befragten Nachbesserungsbedarf sehen, wird im zweiten Studienabschnitt diskutiert. Dieser Teil, der sich mit Mobility Management in der Praxis deutscher KMUs beschäftigt, wird im ersten Quartal 2014 veröffentlicht. Wenn Sie direkt über die Veröffentlichung informiert werden möchten oder Rückfragen zur Analyse haben, wenden Sie sich bitte an Ulrike Lehmann, Sales & Marketing bei der COSYNUS GmbH.

19 Über COSYNUS Die COSYNUS GmbH ist spezialisiert auf Lösungen und Dienstleistungen im Bereich Mobile Solutions und Unified Communications. Das 1993 gegründete Unternehmen beschäftigt derzeit 12 Mitarbeiter. Europaweit werden über kleine und mittelständische Unternehmen aus allen Branchen betreut. Die Software von COSYNUS wird weltweit auf über Smartphones und Tablet PCs eingesetzt. Das Portfolio im Bereich Mobile Solutions umfasst Lösungen für Mobile Workplace (Mobile und Personal Information Management sowie Mobile Office) sowie Mobile Device, Application und Content Management für die Groupware-Plattformen Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes, David von Tobit.Software und Novell Groupwise. Darüber hinaus realisiert COSYNUS auch mobile Lösungen zur Prozessoptimierung für die Anbindung mobiler Geräte an verschiedene Backend-Systeme von Unternehmen. In der Fallstudie aus dem Berlecon-Report Mobile Enterprise Solutions 2010 wird die entsprechende Lösung COSYNUSconnect vorgestellt. Die Lösungen von COSYNUS für Smartphones und Tablets unterstützen mit Apple ios, BlackBerry OS, Google Android und Windows Phone alle für Geschäftskunden relevanten mobilen Plattformen. COSYNUS ist der größte Partner von Tobit.Software und ist unter anderem als BlackBerry Elite Alliance Partner und Microsoft Silver-Kompetenzpartner zertifiziert. COSYNUS pflegt darüber hinaus strategische Partnerschaften zu allen deutschen Mobilfunkanbietern, zu Herstellern mobiler Geräte und Betriebssysteme sowie zu Anbietern von Unternehmenssoftware. Die Lösungen von COSYNUS werden direkt sowie über mehr als 100 Lösungs- und Vertriebspartner in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Italien vertrieben. Über Pierre Audoin Consultants PAC liefert fokussierte und objektive Antworten auf die Wachstumsherausforderungen der Akteure im Markt für Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) von der Strategie bis zur Umsetzung. Pierre Audoin Consultants wurde 1976 gegründet und ist ein unabhängiges Marktanalyse- und Beratungsunternehmen für den Software- und ITK-Services-Markt. Wir unterstützen ITK-Anbieter mit quantitativen und qualitativen Marktanalysen sowie strategischer und operativer Beratung. CIOs und Finanzinvestoren beraten wir bei der Bewertung von ITK-Anbietern und -Lösungen und begleiten sie bei ihren Investitionsentscheidungen. Öffentliche Organisationen und Verbände bauen auf unsere Analysen und Empfehlungen als Grundlage für die Gestaltung ihrer ITK-Politik. Weitere Informationen unter

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