5 S ist mehr als Aufräumen

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1 5 S ist mehr als Aufräumen Stephan Wittmoser

2 Agenda Ist-Situation Ablauf 5S Wertschöpfung Praktischer Ansatz Lean Administration Kompetenz

3 Ausgangssituation An wie vielen Aktivitäten arbeiten Sie (gleichzeitig)? Faxe Rückfrage von Kollegen Unangemeldeter Besuch Briefe Dokumente Akten Besucher Angebote PC Organizer? Telefon / Handy Abläufe Voic Anrufe

4 Wie läuft eine 5 S Aktion ab 5 A - Aktion Aussortieren Aufräumen Arbeitsplatz Arbeitsstandards Alles widerholen

5 Warum sprechen wir über 5S oder 5A 100% Prozesszyklus eines Angestellten Produktivitätspotenzial im Büro In einer gemeinsamen Studie des Fraunhofer IPA und des KAIZEN Institute Deutschland wurde ein erhebliches Verbesserungspotenzial in den administrativen Bereichen von Unternehmen festgestellt. In Übereinstimmung mit einer früheren Studie des KAIZEN Institute gaben die Teilnehmer der Studie einen Verschwendungsanteil von rund einem Drittel der Arbeitszeit an. Wertschöpfung Verschwendung Titel der Präsenta4on 5

6 Was ist Wertschöpfung 100 % je Arbeitszyklus Arbeitsverdichtung 130 % = härter arbeiten je Arbeitszyklus Wertschöpfung ist der Teil den der Kunde bereit ist zu bezahlen Ziel ist es die Wertschöpfung zu erhöhen nicht die Arbeit zu verdichten KVP = intelligenter arbeiten 100 % je Arbeitszyklus

7 Lean Administration à Lean Administration ist keine einmalige Angelegenheit sondern soll in das Tagesgeschäft der Mitarbeiter und in deren Routine einfließen. Hauptaugenmerk der Lean Administration liegt in der Einführung der 5S-Methode. Sie dient als Einstieg in die Lean- Welt. Die 5S sorgen nachhaltig für Ordnung und Sauberkeit im Büro und reduzieren somit viele Suchzeiten. Standards sollen die quantitative Arbeit erhöhen und Selbstorganisation dessen Qualität verbessern. Somit wird eine erhöhte Arbeitseffizienz geschaffen und nebenbei die Arbeit der Mitarbeiter vereinfacht. Layoutanalysen helfen die Wege zu optimieren und Prozessanalysen sorgen für annähernd verschwendungsfreie Prozesse

8 Wer muss etwas tun? Oberes Management Veränderung Mittleres Management Bewahren Sachbearbeiter Prozesse zur Veränderung starten im Management Auch im Management gibt es Bewahrer Ein Top Down Ansatz erleichtert oft die Arbeit Bottom up stärkt oft die Akzeptanz

9 Methodenbaukasten LeanOffice-System Organisation Arbeitsplatz Standards im Office AKV (Aufgaben/Kompetent/ Verantworung) Officegestaltung Prozess- Effiziens Sauberkeit und Ordnung im Arbeitsumfeld, um Effizienz und Disziplin zu steigern. Vorlagen und Richtlinien, um sich auf eigentliche Arbeit konzentrieren zu können. Ziel- und Rollendefinition, für das effiziente Arbeiten im Team. Etablierung und Aufrechterhaltung von effizienten Prozessen. Bürokonzept, welches Prozesse und Strukturen unterstützt. Vermeidung von Verschwendung visuelles Management Office-KANBAN klare Aufgaben u. Rollen Teamtafel schlanke Prozesse stabile Prozesse Kundenorientierung Arbeitsplatzanordnung Mobilitätskonzepte Diese Methoden ermöglichen ein LeanOffice-System Kontinuierliche Verbesserung (KVP)

10 Praktischer Ansatz Stufe 6 Weg zum Lean Exellence Office Stufe 1 Prozessdefinition - Mitarbeiter Training - Identifizieren - definieren - Priorisieren Stufe 2 Definition der Schlüsselprozesse - 5 A/S - Erste Standards - Eingaben - Arbeitsablauf - Aufg.verteilung - Arbeitsmittel Stufe 3 Leistungsdefinition - Verschwendung erkennen 7V - Kundenwünsche - Forderungen - Durchlaufzeiten - Zielsetzung Stufe 4 Effizienzverbesserung - Arbeitsumfeld Prozess optimierung - Ablagesystem - Arbeitsanalyse - Verschwendungssuche -Ablaufverbesserung -Standardisierung Stufe 5 Prozesslenkung - Schnittstellen Optimierung - Kennzahlen - Datenerfassung - Ergebnisdarst. - Prozess-Audits - Korrekturmaß- - nahmen Kontinuierliche Verbesserung -Selbsteuerung PTCA-Zyklus P A T C - Stufen 2-5 auf die weiteren Prozesse übertragen plp- solu4ons 10

11 Methodische Kompetenzen Layout Gestaltung Grundordnung Standardisierung Qualitäts-Strategie Teamführung und Entwicklung Problemlösungsprozess Prozessanalyse plp-solutions Lean im Office

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