GoPM: Gegenstandsorientierte Prozessmodellierung

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1 GoPM: Gegenstandsorientierte Prozessmodellierung Die Gegenstandsorientierte Prozessmodellierung (GoPM) ist eine Methode, mit der Sie Ihre Unternehmensprozesse intuitiv modellieren und analysieren können. Denn sie orientiert sich an den Gegenstände, die bei Ihren Unternehmensabläufen entweder bearbeitet, eingesetzt oder produziert werden. Diese Methode bringt die Nutzungspotenziale für das gesamten Prozessmanagement von der Prozessmodellierung, -analyse, -optimierung bis hin zur Prozessautomatisierung mit. Ich arbeite seit mehr als 16 Jahren im Bereich Geschäftsprozessmanagement. In zahlreichen Projekten, Workshops und Schulungen habe ich diese Methodik erfolgreich angewendet. Dieser Artikel gibt einen Überblick über diese Methodik für die Entscheider, die sich für das Geschäftsprozessmanagement interessieren. Sichern auch Sie sich die notwendige Transparenz bei Ihren Unternehmensabläufen und erleben Sie selbst die zahlreichen Möglichkeiten. Kontaktdaten und weitere Dienstleistungen finden Sie unter Einführung Es gibt zahlreiche Verfahren und Methoden, die das Thema Geschäftsprozessmanagement (GPM) behandeln. Diese betrachten das Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln und schlagen unterschiedliche Vorgehensweisen vor. Das macht das Thema noch interessanter und ist ein Zeichen dafür, dass etwas Bedeutsames dahinter steckt. Die nachfolgend beschriebene Methodik GoPM (Gegenstandsorientierte Prozessmodellierung) ermöglicht die Beherrschung der Komplexität der Arbeitsabläufe (Prozesse). GoPM liefert bereits in den ersten Schritten sehr gute Ergebnisse. Die Ergebnisse einzelner Schritte führen zu besserer Abgrenzung der nächsten Detaillierungsebenen. Die Abgrenzung vereinfacht z.b. die erste Aufgabenteilung (Teilprojektbildung) für die Durchführung der weiteren Schritte. GoPM macht die Wechselbeziehungen der Prozesse entlang der Wertschöpfungskette sichtbar. Zusätzlich werden die Abhängigkeiten zwischen den Gegenständen identifiziert, die entlang der Wertschöpfungskette bearbeitet, benötigt oder produziert werden. Das Vorgehen kann sowohl auf bestehende Prozesse als auch für die Definition neuer Prozesse angewendet werden. Für bestehende Prozesse können die Ergebnisse einzelner Schritte schneller ermittelt werden. Diese werden dann in einem IST / Soll- Vergleich ergänzt bzw. überarbeitet. Die Nachfolgend ausgeführten Verfahren und Methoden basieren auf Erfahrungen, nach dem Motto einfach ausprobieren und erleben, dass sie funktionieren. Sie können und sollen auf aktuelle Gegebenheiten einzelner Unternehmen angepasst werden. Trotz der Einfachheit der Verwendung, sollte die Durchführung durch Prozessmodellierer begleitet werden, die in dieser Methodik erfahren sind. Bei dieser Aufgabe spielt die Moderation und Koordination eine große Rolle, was nur durch jahrelange Erfahrung gewährleistet werden kann. Die besten Erfahrungen sind zu erzielen, wenn die ersten Analysen mittels GoPM in Workshops durchgeführt werden. Das von akbarian.de praktizierte Vorgehen (siehe Abbildung 1) ist speziell dafür aufgebaut ihrer Mitarbeiter möglichst schnell das notwendige Knowhow durch gezieltes Coaching zu vermitteln. kbarian.de 1 /11

2 Abbildung 1: Das Vorgehen Bemerkung: die Abbildungen in diesem Artikel sind bewusst einfach gehalten. Neben zahlreichen Vorteilen soll damit gezeigt werden, dass die Prozessanalyse und die damit verbundenen Erkenntnisse keine perfekte Software benötigten. Einfach Papier und Bleistift reichen dafür aus. Zusätzlich regt dies die Intuition und Kreativität an und ermöglicht frei zu sein, um möglichst viele Aspekte erkennen und behandelt zu können. Hintergründe Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind (Albert Einstein) Die Schlagworte wie SOA 1, BPM 2, KVP 3, Workflow, BCM 4 oder Prozessindustrialisierung sind seit Jahren in aller Munde. Zahlreiche Überlegungen sind entweder nie umgesetzt oder beim ProofOfConcept-Versuch stehen geblieben. Viele Studien und Veröffentlichungen beschäftigten und beschäftigen sich mit den Vor- und Nachteilen solcher Konzepte, warum diese unbedingt erforderlich sind und was alles dazu führt. Dazu gehört auch die Auflistung der Werkzeuge und Methoden für deren Umsetzung. Eine erfolgreiche Umsetzung der obigen Konzepte setzt die Prozesstransparenz voraus. Ein Gegenstandsorientiertes Prozessmodell (Ablaufmodell) liefert die notwendige Basis um die Komplexität der Aufgaben zu beherrschen 5. Damit wird die richtige Teilung (Schnitt) der Geschäftsvorfälle gewährleistet. Dies führt zu der Beherrschung der Komplexität und zu der Möglichkeit, oben genannten Konzepte tatsächlich umsetzen zu können. GoPM ermöglicht die notwendige Prozesstransparenz durch die Erstellung eines Gegenstandsorientierten Ablaufmodells auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen, abhängig von den angestrebten Zielen. Zusätzlich sind die Ergebnisse eine sehr gute Basis für die Prozessoptimierung, Prozesskostenrechnung, Prozessautomatisierung und Outsourcing. Die für die Automatisierung relevanten Voraussetzungen wie 1 Service orientierte Architektur (SOA) 2 Business Process Management (BPM) 3 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) 4 Business Contiunity Management (BCM) 5 Ich bin der Meinung, dass sich die Komplexität nicht reduzieren lässt. Die Komplexität lässt sich durch Transparenz und Teilung beherrschen ( Teile und herrsche ). kbarian.de 2 /11

3 Transaktionssicherheit, Workflowsteuerung und Services entstehen sukzessive - sozusagen - als Nebenprodukt. Die GoPM-Methodik kann sowohl auf fachliche als auch auf technische Prozesse angewendet werden. Dabei werden die Prozesse egal welcher Art rein aus Sicht der Beteiligten und der Bearbeitungsgegenstände unter der Lupe genommen, modelliert und analysiert. Begriffsdefinition Nachfolgend sind die Begriffe aufgelistet, die bei der GoPM-Methodik verwendet werden. Es gibt zahlreiche Definition z.b. beim BPMN 6. Die nachfolgenden Begriffsdefinitionen dienen als eine gemeinsame Sprache für die weiteren Schritte. Diese Begriffe können abhängig vom Einsatzgebiet und der Prozesskategorie neu definiert bzw. auf neuen unternehmensrelevanten Begriffen abgebildet werden. Eine Abbildung auf bereits im Unternehmen vorhandene Begrifflichkeiten ist empfehlenswert. Diese Abbildung führt zu schnellerem Verständnis und höherer Akzeptanz. Bei der Erstellung der unternehmensspezifischen Abbildung (Glossar), sollten die bereits vorhandenen Standard Definitionen z.b. aus BPMN berücksichtigt werden. Bemerkung: Notwendigkeit, Sinnhaftigkeit und Nutzen der folgenden Begriffe werden bei der Verwendung der Methode sichtbar. 1 Gegenstand: Das Ding (Objekt), womit im Prozess gearbeitet wird. D.h. das entweder verändert wird (aus der Traube wird Wein) oder für die Bearbeitung benötigt wird (die Flasche für die Abfüllung). Gegenstände können auch virtuelle Daten (-gruppen) sein. Z.B. Der Kunde ist Gegenstand eines Kundenmanagementsystems. Der Kunde wird virtuell in Form von Kundendaten verwaltet. Jeder Gegenstand besitzt Attribute, die den Gegenstand näher spezifizieren. Der Kunde hat z.b. Name, Nachname, Alter. Alle Gegenstände haben dieselben Attribute. Sie unterscheiden sich nur durch unterschiedliche Werte, welche die einzelnen Attribute bekommen. Z.B. Kunde Hr. Max Müller oder Fr. Maria Glück. Obwohl die Bezeichnungen Objekt oder Klasse dieselbe Bedeutung haben und hier genutzt werden können, werden sie falls nicht erforderlich nicht verwendet. Die Wörter sind kontextabhängig und können unterschiedlich interpretiert werden. Im IT-Kontext werden sie sehr schnell mit objektorientierten Sprachen in Verbindung gebracht. Es gibt 3 Arten von Gegenständen: 1.1 Bearbeitungsgegenstand: Der Gegenstand, der in einem Prozess 7 bearbeitet wird, bis das gewünschte Ergebnis erreicht wird. Z.B. in einem Antragsbearbeitungsprozess wird der Antrag solange bearbeitet, bis daraus ein Vertrag entsteht. Ein Folgeprozess bearbeitet dann den Vertrag bzw. verwaltet ihn. Der Antrag ist damit der Bearbeitungsgegenstand des ersten Prozesses und der Vertrag der Bearbeitungsgegenstand des zweiten Prozesses. 1.2 Input: Die Gegenstände, die für die Bearbeitung des 6 Business Process Model and Notation (BPMN) siehe 7 Das Wort Prozess wird hier verwendet, wenn die Unterscheidung zwischen Prozess, Teilprozess, Vorgang, Geschäftsvorfall o.ä. keine Rolle spielt. kbarian.de 3 /11

4 Bearbeitungsgegenstandes benötigt werden, werden Input genannt. Beispiel: Um einen Antrag (Bearbeitungsgegenstand) zu erstellen, werden Kundendaten (Input) benötigt. Ein Input-Gegenstand könnte auch als Eingabe bezeichnet werden. Dies würde aber im bestimmten fachlichen Kontext zu Missverständnissen führen, daher wird es Input genannt. Dasselbe gilt für Output, was durch Ausgabe ersetzt werden könnte. 1.3 Output: Die Ergebnisse eines Prozesses oder Prozessschritts (Arbeitsschritt) werden Output genannt. z.b. Der Antragsbearbeitungsprozess erstellt aus einem Antrag (Bearbeitungsgegenstand) einen Vertrag (Output). 2 Arbeitsschritt: Ein Arbeitsschritt ist eine fachlich bedingte Gruppierung von einzelnen Schritten (Aufgaben), die manuell durch eine Person oder automatisch durch eine Maschine bzw. Software ohne Arbeitsplatz- bzw. Systemwechsel durchgeführt wird. 3 Vorgang: Ein Vorgang ist eine Folge von Arbeitsschritten, deren Ablauf fachlich geregelt ist (Workflow). Innerhalb eines Vorgangs können ebenfalls zeitlich bedingte Unterbrechungen stattfinden. Die zeitlich bedingten Unterbrechungen beeinflussen aber nicht den Ablauf (-Verzweigungen) innerhalb eines Vorgangs. 4 Geschäftsvorfall: eine Folge von Vorgängen, deren Ablauf zeitlich geregelt ist. Ein Geschäftsvorfall realisiert eine Wertschöpfungskette von Kunde zu Kunde. Die zeitlichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen innerhalb eines Geschäftsvorfalls werden durch so genannte Verkettungen realisiert. Damit werden unterschiedliche Vorgänge im Sinne von Vorgänger / Nachfolger zusammen verkettet. 5 Auslöser: Der Zustand (Ereignis) der erreicht werden muss, damit der entsprechende Vorgang startet, wird der Auslöser des Vorgangs genannt. Z.B.: Der Antrag liegt vor oder der Brief ist angekommen. 6 Endzustand: der End-Zustand ist der Zustand, der erreicht wird, wenn ein Vorgang zum Ende kommt. D.h. Die entsprechenden Arbeitsschritte durchgeführt sind und ein gewünschter Zustand erreicht ist. Ein Vorgang kann eine oder mehrere Endzustände haben. Ein Endzustand ist ebenfalls ein Ereignis und kann als Auslöser eines oder mehrerer (Nachfolge-) Vorgänge dienen. 7 System: Ein System ist eine Gruppierung von Geschäftsvorfällen und zugehörigen Gegenständen, die analysiert werden sollen. Ein System kann eine Holding, ein Unternehmen oder einen Bereich des Unternehmens repräsentieren. 8 Geschäftsobjekt: siehe Gegenstand 9 Geschäftskomponente: Eine Geschäftskomponente ist die Gruppierung von Geschäftsobjekten und Vorgängen, die diese Geschäftsobjekte bearbeiten. Eine Geschäftskomponente wird auch Domäne genannten. GoPM-Methode Nach dem Motto teile und herrsche werden die einzelnen Ergebnisse schrittweise in unterschiedlichen Detaillierungsebenen ermittelt. Die einzelnen Schritte können beliebig oft wiederholt werden. Neue Erkenntnisse (Ergebnisse) ergänzen sukzessive die Inhalte darüberliegender Ebenen. Dies ermöglicht die Durchführung eines Nachfolge-Schrittes, kbarian.de 4 /11

5 auch wenn bei einem Schritt nur wenige Ergebnisse bekannt sind, bzw. ermittelt werden konnten. Dieser Vorteil führt u. a. dazu, dass diese Methode schnell Ergebnisse liefert, die sofort für weitere Zwecke (z.b. Kennzahlensystem, Domänen- und Komponentenbildung, Steuerung, Optimierung) verwendet werden können. Die Durchführung folgender Schritte sollten in Begleitung von Experten durchgeführt werden, welche die notwendige Erfahrung in dieser Methodik besitzen. Der Experte übernimmt dabei die Rolle des Moderators, Modellierers, Analytikers und Koordinators. Erster Schritt: Identifikation der Systemgrenzen Kurz gesagt, kreisen wir in diesem Schritt das Gebiet ein, womit wir uns beschäftigen wollen. Wollen wir uns mit den Prozessen des gesamten Unternehmens beschäftigen? Oder nur mit den Prozessen einer Abteilung? Oder einer Sparte? Oder. Hier und in allen folgenden Schritten gilt das Motto, Hauptsache anfangen. Das bedeutet, wenn es noch nicht klar ist, dann einfach das Kleinste - System annehmen und weitermachen (think big start small). Die Methode führt spätestens in zwei weiteren Schritten dazu, dass Sie dann sicher entscheiden können, ob die hier gewählten Grenzen bestehen bleiben oder erweitert werden müssen. Die Identifikation und Vereinbarung der Systemgrenze führt zur Fokussierung auf wesentliche Informationen, die für die Durchführung der nächsten Schritte notwendig sind. Zweiter Schritt: Identifikation der externen Auslöser Wir kennen aus dem ersten Schritt die Systemgrenze. In diesem Schritt identifizieren wir auf welche Auslöser das System reagiert bzw. reagieren soll. Empfehlenswert ist, sich hier erst mit dem IST-Zustand zu beschäftigen. D.h. hier zu erst nur die Auslöser zu identifizieren auf die das System bereits reagiert, d.h. wofür bereits Prozesse existieren. Z.B. Antrag liegt vor, Bestellung liegt vor, Monatsende erreicht, Zahlung ist eingegangen. Dritter Schritt: Identifikation der End-Zustände, die nach Außen sichtbar sind, bzw. sein sollen Welche (End-) Zustände werden am Ende der Prozesse erreicht, die im System ablaufen? Hier sind vorerst nur die Zustände von Interesse, die die Systemgrenzen verlassen. D.h. diejenige Zustände, die nach außen sichtbar sind bzw. sein sollen. Z.B. Vertrag an Kunden gesendet, Ware geliefert. Zwischenstand: Nach den bisherigen Schritten sind die Systemgrenzen, die Auslöser und die Endzustände definiert. D.h. Bereits jetzt ist sichtbar, auf welche Ereignisse das System regiert bzw. reagieren soll und welche Ergebnisse erwartet werden. Bereits mit diesen Ergebnissen können die ersten Optimierungspotenziale erkannt werden. kbarian.de 5 /11

6 Vierter Schritt: Identifizierung der Gegenstände. Die GoPM-Methode basiert auf teile und herrsche, d.h. wir werden immer wieder Teile der bisherigen Ergebnisse betrachten und weitere Schritte durchführen. Wir nehmen den ersten Prozess unter die Lupe und identifizieren die Gegenstände (Bearbeitungsgegenstand, In- und Output(s)) dieses Prozesses. Dafür wählen wir einen Auslöser und den zugehörigen Endzustand bzw. Endzustände. Alle Gegenstände werden identifiziert, die in diesem Prozess (im Ablauf vom Auslöser bis zu den End-Zuständen) bearbeitet (Bearbeitungsgegenstand), genutzt (Input) oder erzeugt (Output) werden. Alle identifizierten Gegenstände (Bearbeitungsgegenstand, In- und Output) werden in einer Liste notiert. Bemerkungen: Wir betrachten hier einen End-to-End-Prozess, besser bekannt als Geschäftsvorfall. Daher kann der Geschäftsvorfall auch mehrere Bearbeitungsgegenstände haben. Die Restriktion, dass ein Vorgang nur einen Bearbeitungsgegenstand haben kann, führt zu dem gewünschten Prozessschnitt innerhalb eines Geschäftsvorfalls. D.h. damit werden die einzelnen Vorgänge innerhalb eines Geschäftsvorfalls identifiziert. Bei bereits bestehenden Prozessen führt dieses Vorgehen zum Erkennen der evtl. Optimierungspotenziale v.a. bezogen auf einer geeigneteren Prozessschnitt. Auch hier ist es nicht wichtig, ob die Liste vollständig ist oder nicht. GoPM führt Sie sukzessive dazu alle Gegenstände zu identifizieren. Daher reicht es an diesem Punkt, wenn nur z.b. 50 % der Gegenstände aufgelistet sind. Für die Identifizierung der Gegenstände eignet sich ein (Brainstorming-) Workshop kbarian.de 6 /11

7 mit der Fachabteilung sehr gut. Die Fachabteilung denkt und arbeitet von Anfang an gegenstandsorientiert. Durch gut moderierte Workshops werden überraschende Ergebnisse erreicht. Empfehlenswert ist, den Workshop mit der Vorstellung des Glossars zu beginnen. Damit wird sehr leicht eine gemeinsame Sprache für die Identifizierung der Gegenstände geschaffen. Jetzt wählen Sie einen anderen Auslöser und dazu gehörende Endzustände. Damit haben Sie einen neuen Geschäftsvorfall. Mit diesem Geschäftsvorfall fahren Sie mit der Identifizierung der Gegenstände fort. Die Liste wird sukzessive fortgeschrieben, bis alle Auslöser abgearbeitet sind. D.h. bis alle Geschäftsvorfälle analysiert sind. Erfahrungsgemäß werden hier fehlende Auslöser und/oder End-Zustände erkannt. Diese werden notiert und die Analyse geht weiter. Z.B. Betrachten wir einen Geschäftsvorfall mit Antrag liegt vor als Auslöser und Vertrag ist an Kunde gesendet als End-Zustand. Die Gegenstände sind z.b.: Antrag, Vertrag, Kunde (Kundendaten), Rolle 8, AGBs, Konto, Adresse. Zwischenstand: Jetzt haben Sie die Liste der Gegenstände, die für die Durchführung der Geschäftsvorfälle eingesetzt werden. D.h. Entweder werden sie direkt bearbeitet oder sie sind für das Erbringen gewünschter Ergebnisse notwendig. Der nächste Schritt ist einer der wichtigsten Schritte. Wichtig dahingehend, dass er den Kern der Methode bildet. Fünfter Schritt: Gruppierung der Gegenstände (Identifizierung der Geschäftskomponenten) In diesem Schritt werden die Gegenstände zusammen betrachtet (gruppiert), die fachlich 9 zusammenhängen. Z.B. Kunde, Adresse und Rolle werden in einer Gruppe zusammengefasst. Ein Gegenstand jeder Gruppe wird als Anker-Gegenstand (zentraler Begriff, Gegenstand innerhalb der Gruppe) gekennzeichnet. Die Gruppe wird nach ihrem Anker-Gegenstand benannt. Eine Gruppe kann auch nur aus einem Gegenstand bestehen, der gleichzeitig der Anker-Gegenstand ist. Z.B. Die Gruppe Vertrag besteht aus einem Gegenstand der gleichzeitig der Anker-Gegenstand ist, nämlich dem Gegenstand Vertrag selbst. Ab jetzt werden solche Gruppen die Geschäftskomponenten (oder Domäne) genannt. Was bringt die Gruppierung bzw. Identifizierung und Benennung der Geschäftskomponenten? Damit wird der Grundstein gelegt für die Gruppierung der zugehörigen Prozesse sowie der Kapselung 10 aller Services, die die Gegenstände einer Gruppe bearbeiten (Anlegen, Ändern, Löschen). Zusätzlich wird damit die Möglichkeit geschaffen, die bewährte Methode teile und herrsche auf die einzelnen Geschäftskomponenten anzuwenden. D.h. in den nächsten Schritten werden die einzelnen Gruppen wie ein in sich geschlossenen System betrachtet. Damit werden die Zustände identifiziert, in denen sich die einzelnen Gegenstände entlang der 8 Von Rolle ist hier z.b. Beitragszahler, Sachbearbeiter, Versicherungsnehmer gemeint. 9 fachlich heißt kontextbezogen, d.h. auch bei der Analyse technischer Prozesse nutzen wir die Wörter fachlich und Fachlichkeit wenn es um inhaltliche kontextbezogene Gegebenheiten geht. 10 Die Services bieten Dienste an, ohne ihre internen Bearbeitungsschritte offen zu legen. kbarian.de 7 /11

8 Wertschöpfungskette befinden. Diese sind die End-Zustände einzelner Prozesse, die den gesamten Geschäftsvorfall bilden. Die Geschäftskomponenten stellen z.b. die Services bereit, die im SOA-Kontext eingesetzt werden. Diese und zahlreiche weitere Verwendungen der bisherigen Ergebnisse werden in anderen Artikel behandelt. Sechster Schritt: Identifizierung der Auslöser, Vorgänge und End-Zustände pro Geschäftskomponente Betrachten wir die folgenden bisherigen Ergebnisse: Einen Auslöser Die Gegenstände, die entlang eines Geschäftsvorfalls bis zum gewünschten Endzustand und/oder, den End-Zustände bearbeitet oder verwendet werden. Die Liste der Geschäftskomponenten als Gruppierung der Gegenstände. und die Zustandsübergänge zwischen den Geschäftskomponenten. Analysieren wir jetzt die erste Geschäftskomponente. Nehmen wir an: das System besteht nur aus dieser Geschäftskomponente. Identifizieren wir jetzt den Prozess, der durch diesen Auslöser gestartet wird und benennen wir dessen Endzustände. Genauer gesagt, der Prozess wird gestartet (ausgelöst), nimmt den Bearbeitungsgegenstand in einen wohldefinierten Zustand, bearbeitet ihn solange, bis der gewünschte Endzustand bzw. die Endzustände erreicht sind. Einzelne solcher Prozesse bezeichnen wir als Vorgang. Damit hat jeder Vorgang: ein Start-Ereignis (Auslöser) ein oder mehrere End-Ereignisse (Endzustände) einen Bearbeitungsgegenstand (Bearbeitungsobjekt) (optional) nutzt einen oder mehrere Gegenstände als Input (optional) erzeugt einen oder mehrere Gegenstände als Output (Ergebnis) Setzen wir nun das Vorgehen für alle Auslöser und alle Geschäftskomponenten fort. Dadurch ermitteln wir sukzessive alle Vorgänge, welche die einzelnen Geschäftsvorfälle bilden. Mit anderen Worten, die Geschäftsvorfälle werden durch Verkettung der entsprechenden Vorgänge aus unterschiedlichen Geschäftskomponenten gebildet. Eine Verkettung besteht aus einem Endzustand (Ereignis) und einem Auslöser, der den nächsten Vorgang startet. Eine Verkettung regelt die zeitlich bedingte Steuerung innerhalb eines Geschäftsvorfalls. Zwischenstand wir haben jetzt: die Auslöser und Endzustände des Gesamtsystems die Auslöser und Endzustände der einzelnen Vorgänge die Verkettungen zwischen den Endzuständen und den Auslösern die Geschäftskomponenten als Klammer um die zusammenhängenden kbarian.de 8 /11

9 Geschäftsobjekte und zugehörigen Vorgänge, die sie bearbeiten. Diese Ergebnisse liefern bereits jetzt zahlreiche Möglichkeiten für die Identifizierung der Optimierungspotenziale. Z.B. durch Zuordnung der (z.b. Bearbeitungs- oder Liege-) Zeiten und Berechnung der Gesamtzeit eines Geschäftsvorfalls. Eine Gegenüberstellung der Liste der Auslöser und dem tatsächlichen Kunden-Bedarf bzw. der Kundenanfrage bringt sehr wertvolle Erkenntnisse. Siebter Schritt: Identifizierung der Arbeitsschritte Bleiben wir unserem Motto teile und herrsche treu und betrachten jetzt die einzelnen Vorgänge. D.h. Jeden einzelnen Vorgang für sich alleine. Damit reduzieren wir unsere Analyse auf einen Vorgang. Diese Reduzierung bringt Vorteile mit sich. Wir haben die Beziehungen mit der Außenwelt 11 bereits durch das Start-Ereignis (Auslöser), den End- Ereignissen (Endzustände) sowie der Zugehörigkeit zu einer Geschäftskomponente gesichert. Daher können wir uns jetzt mit nur einem Vorgang beschäftigen und dessen Zusammensetzung analysieren. D.h. herausfinden bzw. beschreiben, aus welchen Arbeitsschritten der Vorgang besteht und wie der fachliche Ablauf innerhalb dieses Vorgangs aussieht. Diese Analyse setzen wir dann für alle restlichen Vorgänge fort. Am Ende dieses Schrittes haben wir alle Arbeitsschritte identifiziert. Wann die einzelnen Arbeitsschritte innerhalb einzelner Vorgänge durchgeführt werden, hängt von den fachlichen Regeln ab. Diese Regeln werden abhängig von Werten definiert, welche die einzelnen Gegenstandsattribute annehmen können. Dies wird auf der nächsten Detaillierungsebene beschrieben. 11 Wir sind immer noch innerhalb der am Anfang festgelegten Systemgrenzen. Aus Sicht eines Vorgangs sind die restlichen Systembestandteile aber Außenwelt. Das Motto hier könnte think global, akt local sein. kbarian.de 9 /11

10 Wie geht es weiter Die einzelnen Geschäftskomponenten sind nicht nur durch Verkettungen miteinander verbunden. Für die Bearbeitung eines Gegenstands können auch Gegenstände aus anderen Geschäftskomponenten notwendig werden. D.h. die Schnittstellen zwischen den Geschäftskomponenten müssen noch identifiziert werden. Über diese Schnittstellen werden Informationen kommuniziert, die der Aufrufer anfragt und die der Dienstleister ihm zur Verfügung stellt. Z.B. der Vorgang Rechnung erstellen braucht die Einzelpreise der entsprechenden Produkte. Die Geschäftskomponente Produkt stellt einen Dienst (einen Service) bereit, der diese Informationen liefert. Der Vorgang Rechnung erstellen gehört z.b. zu der Geschäftskomponente Buchhaltung. Er ruft den Dienst der Geschäftskomponente Produkt auf und bekommt die gewünschten Preisinformationen. Folgende Themen werden in weiteren Artikel beschrieben: Die Identifizierung der Schnittstellen, die Beschreibung der Workflowregeln innerhalb einzelner Vorgänge die Attribute einzelner Gegenstände (Datenmodellierung) die Attribute einzelner Ereignisse und Verkettungen Diese Themen sind Kontext abhängig und müssen Fall abhängig extra behandelt werden. kbarian.de 10 /11

11 Zusammenfassung GoPM liefert ein Vorgehen, womit Sie durch sukzessive Abgrenzung der zu analysierenden Prozesse die Komplexität beherrschen. Die Prozesse werden auf einen hohen Detaillierungsgrad von Kunde zu Kunde (End-to-End) beschrieben. D.h. als erstes werden die Prozessauslöser und deren End-Zustände identifiziert. Danach werden die einzelnen Prozesse unter die Lupe genommen und schrittweise detailliert. Damit werden die einzelnen Arbeitsschritte und betroffenen Gegenstände ermittelt. Die genauere Betrachtung der Zwischen-Zustände der Gegenstände bis zum gewünschten End-Zustand führt zum richtigen Schnitt der Prozesse innerhalb einzelner Geschäftsvorfälle. Die Nutzung der hier entstandenen Ergebnisse für das Erreichen weiterer Ziele (wie Automatisierung, Outsourcing, SOA) ist das Thema anderer Artikel. Die Nutzung ist aber extrem kontextabhängig und daher in speziellen Workshop, abhängig von den Zielen, umzusetzen. Die Methode ermöglicht eine sukzessive Einführung und Nutzung. Damit haben Sie die volle Kontrolle über durchzuführende Aktivitäten. Dabei unterstütze ich Sie gerne z.b. im Form von Workshops, Trainings und Coachings (siehe Abbildung 1). Kontaktdaten und weitere Dienstleistungen finden Sie unter kbarian.de 11 /11