Aus dem Datendschungel zu entscheidungsrelevanten Informationen SAP -Daten einfach und schnell analysieren

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1 Aus dem Datendschungel zu entscheidungsrelevanten Informationen SAP -Daten einfach und schnell analysieren

2 Maßgeschneiderte Lösung ohne hohen Aufwand Aus dem SAP -Datendschungel zu entscheidungsrelevanten Informationen SAP gehört ohne Frage zu den mit Abstand bekanntesten Software-Marken. Die vielfältigen Einsatzmög lichkeiten von SAP -Systemen werden von Kunden auf der einen Seite als großer Vorteil gewertet, auf der anderen Seite ist damit häufig eine hohe Komplexität der Anwendungen verbunden. Ohne langwierige und kostenintensive Vorarbeiten sind komplexe Datenanalysen kaum umsetzbar. Gleichzeitig sind nicht nur im Management, sondern auch direkt in den Fach abteilungen schnelle Entscheidungen auf Basis fundierter Informationen erforderlich. Abhilfe sollen alternative Business Intelligence Lösungen schaffen, mit denen SAP -Daten in allen Unternehmensbereichen ausge wertet werden können ohne, dass zeitintensive Implementierungs- und Schulungsphasen notwendig sind. Eine Herausforderung, vor der auch die Unternehmen Schlumberger, Greiner Bio One und SHT Haustechnik standen.

3 01 QlikTech SAP -Daten einfach und schnell analysieren > Schlumberger: Verknüpfung von SAP -Daten mit anderen Datenquellen Zahlreiche Unternehmen sind auf der Suche nach Alternativen, wenn es um die Auswertung von SAP -Daten geht. So beispielsweise auch der Sekt- und Spirituosenhersteller Schlumberger. Die Unternehmensgruppe setzt seit 2005 SAP als Enterprise Resource Planning (ERP) System ein. Für einige wenige Analysen nutzte Schlumberger SAP -CO-PA. Weder Einsatzmöglichkeiten noch Performance entsprachen jedoch den aktuellen Anforderungen insbesondere hinsichtlich der gewünschten vielfältigen Aus wertungsmöglichkeiten. Neben klassischen Umsatz- und Deckungsbeitragsreports zum Monats letzten bzw. Quartalsende benötigen beispielsweise Vertrieb und Marketing indi viduelle Analysen in den einzelnen Kundensegmenten, Produktgruppen oder Regionen, um ihre Vermarktungsstrategien überprüfen und anpassen zu können. Wie hat sich der Umsatz von Schlumberger Sekt bei einem Getränkefach großhändler in einer Region entwickelt? Sind die Absatzzahlen bei der Promotion-Aktion für den Rossbacher Kräuterlikör erreicht oder verfehlt worden? Gibt es regional auffällige Abweichungen im Absatz von Schlumberger White Secco und wie lassen sie sich er klären? Dies sind nur einige der vielfältigen Fragen, die beantwortet werden müssen. Mit den zur Verfügung stehenden Tools konnte nur ein Bruchteil der möglichen Auswertungen aus SAP und dem CRM-Tool umgesetzt werden. In dieser Situation wurde Schlumberger auf das BI-Tool QlikView aufmerksam: QlikView kann über den von SAP zertifizierten QlikView Connector direkt auf SAP -Daten aus SAP R/3, mysap und SAP BI zugreifen. Neben der hohen Performance über zeugt vor allem die Möglichkeit, schnell und einfach auch externe, Nicht-SAP -Quellen mit in die QlikView-Analyse einzubeziehen, also Datenquellen wie relationale Datenbestände, multidimensionale Datenbanken, strukturierte Quellen wie Text-, Excel- und XML-Dateien sowie ERP-Systeme wie Oracle, Movex, BPCS oder SalesLogix. Anders als beim SAP BI ist für den Datenaus tausch mit Dritt - systemen kein OpenHub erforderlich.

4 02 QlikTech SAP -Daten einfach und schnell analysieren Im Gegensatz zu traditionellen OLAP-Lösungen bearbeitet und verdichtet QlikView die erforderlichen Daten direkt im Arbeitsspeicher (In-Memory-Analyse). Anschließend finden hier alle Berechnungen und logischen Verknüpfungen statt. Das ermöglicht Abfragen und Analysen mit kürzesten Response-Zeiten. Außerdem kann mit aktuellen Zahlen aus den operativen Unternehmensprozessen interagiert werden. Der Blick in die Daten ist nicht von speziellen Daten schemata abhängig, sodass für die Nutzung keine spezifischen IT-Kenntnisse nötig sind. Für schnelle Analysen stehen vordefinierte Analyse-Applikationen zur Verfügung. Für individuelle Analysen können die gewünschten Daten im SAP Data Dictionary lokalisiert und übersichtlich dargestellt werden. Vorhandene SAP -Queries des eingesetzten ERP-Systems werden automatisch eingelesen. Die Logik bereits definierter BEx-Abfragen kann in QlikView weiter genutzt werden. Mit QlikView steht uns ein Software-Tool zur Verfügung, das alle Reporting- und Analyse-Anforderungen auf Basis unterschiedlichster Datenquellen erfüllen kann. Und zwar ohne, dass wir Stunden in aufwändige Vorarbeiten für die eigentlichen Datenanalysen investieren müssen, erläutert Mag. Gregor Trieb, Bereichsleiter Controlling und IT bei Schlumberger. Gleichzeitig ist die Anwendung so unkompliziert, dass nicht nur das Controlling, sondern auch Mitarbeiter der anderen Fachabteilungen wie Vertrieb und Marketing Daten einfach und schnell nach ihren individuellen Fragestellungen bis auf Detailebene analysieren können ohne Support durch die IT-Abteilung oder externe Berater. SAP BI Andere Datenquellen wie Oracle, Access, SOL-Server, Excel, ERP-Systeme, Web-Dateien etc. Finanzcontrolling Produktionsplanung Materialmanagement Vertriebscontrolling HR-Analysen Kundenspezifische Applikationen SAP ERP Connector

5 03 QlikTech SAP -Daten einfach und schnell analysieren > Greiner Bio One: Flexibilität und Performance als ent scheidendes Auswahlkriterium Auf SAP und QlikView setzt auch die Greiner Bio One GmbH. Seit Oktober 2009 nutzt der Medizintechnikanbieter SAP -Module im Unternehmen, lediglich im Personalbereich werden andere Lösungen eingesetzt. Mit der SAP -Implementierung musste auch ein neues Analyse- und Reportingtool eingeführt werden. Jedoch fiel hier die Wahl nicht auf SAP. Da SAP einen Großteil der BW-Anwendungen mittel- bis langfristig durch Business- Objects-Produkte ersetzt, haben wir uns BO näher angeschaut, erläutert Markus Wagner, Head of IT bei Greiner Bio One. Schnell war aber klar, dass diese Lösung der Overkill für uns gewesen wäre. Die Software ist absolut überdimensioniert und zu komplex modelliert, um unseren Anforderungen entsprechen zu können. Des Weiteren ist BO separat lizen zierungs pflichtig. Eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der Geschäftsführung sowie der Abteilungen IT, Controlling und Finance evaluierte daraufhin vier alternative BI-Lösungen. Die Produkte wurden sowohl hinsichtlich des Anforderungskataloges als auch aus kaufmännischer Sicht gegenübergestellt. Die Wahl fiel schließlich auf QlikView. QlikView hat uns technisch und wirtschaftlich überzeugt, so Wagner. Ein entscheidendes Kriterium war natürlich die Performance. Der ganz klare Hauptvorteil ist für uns aber das interaktive Arbeiten. Des Weiteren war der Zeitaufwand von 2,5 Wochen für die Implementierung vergleichsweise gering und durch die Flexibilität von QlikView können wir Anpassungen an unsere aktuellen Informationsbedürfnisse kurzfristig und ohne großen Aufwand vornehmen. Begeistert hat auch die Drill-down-Funktionalität von QlikView. Die Möglichkeit, einzelne Aspekte individuell bis auf Transaktionsebene analysieren zu können, wird bei uns im Unternehmen sehr stark genutzt, so Wagner.

6 04 QlikTech SAP -Daten einfach und schnell analysieren Nutzung in zahlreichen Unternehmensbereichen Aktuell wird QlikView bei Greiner Bio One schwerpunktmäßig in der Geschäftsführung und im Verkauf eingesetzt. Die Geschäftsleitung nutzt das Analyse-Werkzeug unter anderem für Rechnungs eingangs- und -ausgangsjournale sowie für Verkaufsberichte zu Auftragseingang und Fakturierungsausgang. Der Verkauf führt im Wesentlichen Analysen mit verschiedenen Vergleichsperioden durch. Wie hat sich das erste Quartal 2009 im Vergleich zum ersten Quartal 2010 entwickelt? Gab es regionale Unterschiede? Wo wurde mehr verkauft? Gab es bei dem Absatz bestimmter Produkte länderspezifische Abweichungen? Dies sind typische Fragestellungen, die mit QlikView beantwortet werden. Künftig soll QlikView ebenfalls Mitarbeitern in der Produktion, im Controlling sowie im Einkauf zur Verfügung stehen. > SHT Haustechnik: Unlimitierte Ausweitungsmöglichkeiten und individuelle Anpassbarkeit SAP ERP als Unternehmenssoftware ist auch bei der SHT Haustechnik AG eine feste IT-Größe. In Sachen Reporting stieß das System jedoch an seine Grenzen: Der Groß händler für Sanitär-, Heizungs- und Installationstechnik versorgt rund Kunden mit verschiedenen Artikeln. Entsprechend hoch ist die Vielfalt der auszu wertenden Daten. SAP bot nur beschränkte Auswertungsmöglichkeiten. Darüber hinaus mussten zum Teil Wartezeiten von fünf bis zu zwanzig Minuten in Kauf genommen werden, bis ein Bericht abrufbar war. Aufgrund der hohen Komplexität von SAP scheuten sich aus Angst vor Fehlern zudem viele Mitarbeiter, Auswertungen vorzunehmen. Ein weiteres Manko: Die Außendienstler als Hauptabnehmer von Analysen und Reportings benötigen aktuelle Kennzahlen, wie zum Beispiel Umsatz- und Margenentwicklungen, Außenstände, Auftragsstände oder Logistikdaten, die unterwegs per Laptop abgerufen werden können. Jedoch erwiesen sich die Auswahlmöglichkeiten als zu kompliziert und die Zugriffszeiten als zu lang, um effizient mobile Auswertungen mit SAP fahren zu können.

7 05 QlikTech SAP -Daten einfach und schnell analysieren SAP hat zudem eine sehr strenge Datenzuordnung. Dies führte zu Analyseproblemen, zum Beispiel wenn der SHT-Betreuer eines Kunden wechselte. Sollte die Entwicklung des Außendienstmitarbeiters und seiner Kunden analysiert werden, war es nicht möglich, Daten des vorherigen Betreuers automatisch in die Auswertung einzubeziehen. Ein wesentliches Kriterium für die Auswahl von QlikView als BI-Lösung war dementsprechend die hohe Anpassungsfähigkeit an die individuellen Anforderungen und die Flexibilität der BI-Lösung. Im Gegensatz zu SAP - und OLAP-basierten BI-Tools muss nicht vorab präzise definiert werden, wie ein bestimmter Bericht auszusehen hat, sondern Änderungswünsche lassen sich jederzeit flexibel und unaufwändig umsetzen. SAP kann nur sehr begrenzt entsprechend der individuellen Anforderungen modelliert werden. Im Regelfall muss ich meine Bedürfnisse an SAP anpassen, um mich nicht zu sehr vom Standard zu entfernen, erläutert Mag. Heimo Ertl, CFO bei SHT. Bei QlikView ist das anders. Hier kann ich ohne Aufwand eine maßgeschneiderte Lösung erstellen, die auch im Nachhinein flexibel an geänderte Erfordernisse anpassbar ist. Wichtig war SHT auch die hohe Geschwindigkeit aufgrund der eingesetzten Kom - pri mierungstechnologie, mit der in QlikView auch große Datenmengen verarbeitet werden können. Überzeugt hat außerdem die Benutzerfreundlichkeit. Durch die intuitiv zu bedienende Oberfläche stößt QlikView sowohl bei IT-Experten, bei Entscheidern in der Geschäftsführung als auch bei Anwendern in den Abteilungen auf hohe Akzeptanz. Die gesamte Reportingoberfläche des Unternehmens wird mittlerweile über QlikView abgewickelt. Insgesamt sind 14 unterschiedliche QV-Applikationen zum Beispiel im Bereich Vertriebsmonitoring, Erfolgsrechnung, Six Sigma, Mahnwesen oder Lieferantenbeurteilungen im Einsatz. SAP bringt als integriertes System viele Vorteile. Gleichzeitig sind die einzelnen Module in sich sehr komplex und ohne Spezialwissen nur schwer nutzbar, so Ertl. QlikView hat eine durchgängige Logik und ermöglicht uns, die verschiedenen SAP -Bereiche über eine Ebene unkompliziert miteinander verbinden zu können. Der Bedarf vieler Firmen an leistungsstarken und gleichzeitig einfach zu bedienenden Analyse- und Reportingwerkzeugen, gepaart mit dem Wunsch nach Unabhängigkeit von der SAP -BI-Strategie, wird auch in Zukunft ein viel diskutiertes Thema sein. Mit QlikView haben viele Unternehmen bereits eine kreative Lösung gefunden.

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