Leitfaden Verbuchen/Verrechnung von Anzahlungen

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1 Inhalt 1. Verbuchen/Verrechnung von Anzahlungen Allgemeines Grundeinstellungen Buchen Anzahlungsrechnung Zahlung der Anzahlungsrechnung Schlussrechnung Verrechnung der Anzahlung Schlusszahlung Auswertung Alternative 7 2. Varianten und Möglichkeiten Zahlung einer Anzahlungsrechnung mit Skontoabzug Einstellungen Stammdaten Disposition (Zahlungseinzug) von Anzahlungsrechnungen Schlussrechnung Verrechnung einer Anzahlung mit Skontoabzug Zahlung der Schlussrechnung mit Skontoabzug 10 Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 1 von 12

2 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 2 von 12

3 1. Verbuchen/Verrechnung von Anzahlungen 1.1. Allgemeines Nachfolgend wird Ihnen ein Lösungsansatz gezeigt, wie Anzahlungs- und Teilzahlungsrechnungen verbucht und mit der Schlussrechnung verrechnet werden können. Dies wird Ihnen anhand eines Beispiels für den Kontenrahmen KR03 gezeigt. Es ist zu beachten, dass die Vorgehensweise nicht für Teilrechnungen geeignet ist, da dabei die Ust-Schuld bei Rechnungslegung entsteht. Bei Anzahlungs- und Teilzahlungsrechnungen ist dies erst bei Zahlungseingang der Fall. Für die Richtigkeit der Angaben und Konten kann trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernommen werden. Hinsichtlich der zu bebuchenden Konten und Steuerschlüssel ist ggf. der Steuerberater zu befragen Grundeinstellungen Damit bei der Verbuchung von Anzahlungsrechnungen die notwendigen Umbuchungen automatisch vorgenommen werden, muss zunächst in der Dauerakte im Dokument Folgebuchungen eine Folgebuchung mit Individueller Nummer angelegt werden. Abb. 1: Folgebuchung bearbeiten Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 3 von 12

4 1.3. Buchen Der Lösungsansatz wird anhand folgenden Beispiels gezeigt: Anzahlungsrechnung Nr ,00 EUR + 19% MwSt. Schlussrechnung Nr ,00 EUR + 19% MwSt., (abzgl. AZ ,00 netto) Die AZ wird per Kontoauszug Nr. 500 gezahlt Anzahlungsrechnung Zunächst erfolgt die Buchung der Anzahlungsrechnung: Debitor an Verrechnungskonto. Abb. 2: Einzelbuchung Debitor an Verrechnungskonto Zahlung der Anzahlungsrechnung Bei Zahlungseingang erfolgt die entsprechende Buchung: Bank an Debitor Hierbei ist dem Debitoren-Konto der Individuelle Folgebuchungsschlüssel mitzugeben in Form von: [Berichtigungsschlüssel 5], [Indiv. FB-Nr.], [Kundenkonto] d.h. in unserem Beispiel 5, 7, Durch den Individuellen Folgebuchungs-Schlüssel wird die Umbuchung Verrechnungskonto an Erhaltene Anzahlungen automatisch ausgeführt. Aufgrund der standardmäßigen Kontenschlüsselung des Anzahlungskontos (1718) wird außerdem die Steuer verbucht. Abb. 3: Konten der Aufteilung Danach sehen die Kontenstände laut Summen- und Saldenliste wie folgt aus: Abb. 4: Summen- und Saldenliste Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 4 von 12

5 Schlussrechnung Bei der Schlussrechnung wird zunächst der Gesamtbetrag Debitor an Erlöse gebucht. Die Steuer wird Aufgrund der Steuerautomatik des Erlöskontos berechnet. Abb. 5: Einzelbuchung Debitor an Erlöse Verrechnung der Anzahlung Zum Schluss erfolgt die Verrechnung der Anzahlungsrechnung mit der Schlussrechnung durch die Buchung Erhaltene Anzahlung an Debitor. Durch die standardmäßige Kontenschlüsselung des Anzahlungskontos wird dabei die Steuer berichtigt. Abb. 6: Einzelbuchung Erhaltene Anzahlung an Debitor Beim Verbuchen der Verrechnung empfehlen wir als Beleg2 (OP-Nr.) die Nummer der Schlussrechnung zu verwenden, damit der Ausgleich in der OP-Liste ersichtlich ist. Abb. 7: Offene Posten Liste Schlusszahlung Zuletzt erfolgt die Schlusszahlung: Abb. 8: Buchung der Schlusszahlung Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 5 von 12

6 1.4. Auswertung Aufgrund der Buchungen ergeben sich dann folgende Schlussbestände: Kontostand laut Summen- und Saldenliste : Abb. 9: Summen- und Saldenliste Die Einzelbuchungen hier noch einmal im Überblick (Journal): Abb. 10: Ansicht Journal Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 6 von 12

7 1.5. Alternative Soll bereits bei Buchung der Anzahlungsrechnung ein Steuerkonto angesprochen werden, so ist das AZ- Verrechnungskonto im Kontenstamm Ust-Art = Ust nicht fällig nur bei Sollversteuerung Ust-Steuerschlüssel = 2 (bzw. gewünschter Steuerschlüssel/Steuersatz) Ust-Automatik = Automatische Steuerherausrechnung zu schlüsseln. Abb. 11: Kontenstamm Verrechnungskonto Der Verlauf entspricht der voran beschriebenen Vorgehensweise. Bei dieser Alternative erfolgt bei Buchung der AZ-Rechnung eine Steuerbuchung nicht fällig, die bei Zahlung der AZ automatisch auf fällig umgebucht wird. Abb. 12: Einzelbuchung Umsatzsteuer nicht fällig Abb. 13: Einzelbuchung Umsatzsteuer fällig Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 7 von 12

8 2. Varianten und Möglichkeiten Es ist möglich, die Posten zu mahnen, disponieren (Zahlungseinzug) und mit Skonto zu bezahlen. Hierzu ein weiteres Beispiel mit folgender Konstellation: 1. Anzahlungsrechnung Nr ,00 EUR +(19%) 1.900,00 = ,00 EUR Abzgl. 5% Skonto -500,00 EUR +(19%) 95,00 = -595,00 EUR 2. Anzahlungsrechnung Nr ,00 EUR +(19%) 3.800,00 = ,00 EUR Bankeinzug ohne Skonto Schlussrechnung ohne AZ Nr ,00 EUR +(19%) ,00 = ,00 EUR Abzgl. 5 % Skonto ,00 EUR +(19%) 950,00 = ,00 EUR Gesamtrechnung Nr. 210 (ohne Skonti) Zahlungseingang (abzgl. Skonti) ,00 EUR +(19%) ,00 = ,00 EUR ,00 EUR +(19%) ,00 = ,00 EUR Auf eine detaillierte Vorgehensweise wie in Beispiel 1 wird hier verzichtet. Aufgezeigt werden die Besonderheiten des jeweiligen Teilvorgangs Zahlung einer Anzahlungsrechnung mit Skontoabzug Damit eine Anzahlungsrechnung mit Abzug von Skonto korrekt verbucht werden kann, bedarf es weiterer Einstellungen in den Stammdaten Einstellungen Stammdaten In der angelegten individuellen Folgebuchung ist im Reiter Verarbeitung die Option Buchungsvorschlag mit weiterer Bearbeitung im Feld Betrag zu aktivieren. Abb. 14: Folgebuchung bearbeiten Beim verbuchen der Zahlung wird der um das Skonto verminderte Betrag in der Buchungsmaschine erfasst. Das Skonto wird automatisch errechnet. Die Steuer auf das Skonto (in Form des Steuerschlüssels, i.d.r. 2 ) muss manuell hinterlegt werden, da diese nicht aus der Rechnungsbuchung abgeleitet werden kann. Abb. 15: Buchung Skonto Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 8 von 12

9 Nach dem [Buchen] öffnet sich Aufgrund der neuen Schlüsselung in den Stammdaten die Buchungsmaske mit den Buchungsdaten der Folgebuchung. Abb. 16: Buchungsdaten der Folgebuchung Hier ist der automatisch hinterlegte Betrag zu ändern auf den Brutto-Betrag der Rechnung ohne Skonto. Die restlichen Felder können durchbestätigt werden. Somit wird die Zahlung mit Skonto verbucht, die Umbuchung jedoch Brutto ohne Skonto durchgeführt, sodass das Verrechnungskonto ausgeglichen ist. Abb. 17: Konten der Aufteilung Abb. 18: Summen- und Saldenliste Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 9 von 12

10 Sollte der Brutto-Betrag ohne Skonto nicht bekannt sein, so kann dieser bei der Hauptbuchung über das OP-Fenster abgelesen werden. Auch in der Folgebuchung haben Sie noch die Möglichkeit über den Button Offene Posten aller Konten (F11) und der Filterfunktion des erscheinenden Browsers die gewünschte Information schnell herauszufinden Disposition (Zahlungseinzug) von Anzahlungsrechnungen Die Disposition der Anzahlungsrechnung geschieht wie bei gewöhnlichen Rechnungen. Allerdings muss die Buchung nachträglich noch in Korrektur genommen werden und das Personenkonto um den Individuellen Folgebuchungsschlüssel ergänzt werden. Dadurch wird dann die Umbuchung der Anzahlung ausgelöst. Auch hier kann mit Skonto gebucht werden. Abb. 19: Korrektur der Buchung Ist das Bankverrechnungskonto im Kontenstamm auch als Bankkonto geschlüsselt (Wird in der Regel empfohlen), so wird auch bei der Alternative laut Kapitel 1.5 die Umbuchung der Steuer von nicht fällig auf fällig automatisch vorgenommen Schlussrechnung Verrechnung einer Anzahlung mit Skontoabzug Wurde eine Anzahlungsrechnung mit Skonto bezahlt, so ist die Verrechnung mit der Schlussrechnung trotzdem mit dem Bruttobetrag der Anzahlungsrechnung zu verrechnen. Abb. 20: Einzelbuchung Erhaltene Anzahlungen an Debitoren Zahlung der Schlussrechnung mit Skontoabzug Bei Zahlung der Schlussrechnung mit Skonto ist wie üblich der verminderte Rechnungsbetrag zu erfassen. Das Skonto und die zu korrigierende Steuer werden automatisch verbucht. Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 10 von 12

11 Abb. 21: Einzelbuchung Bank an Debitor Aus den genannten Varianten und Möglichkeiten ergeben sich folgende Schlussbestände: Kontenliste für Konto 1776 Umsatzsteuer 19% Abb. 22: Kontenliste Kto Salden laut Summen- und Saldenliste Abb. 23: Summen- und Saldenliste Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 11 von 12

12 Anzeige Offene Posten Liste Abb. 24: Offene Posten Liste Gesamtüberblick der Buchungen laut Journal Abb. 25: Journal Dokument: Leitfaden Anzahlungen.doc Seite: 12 von 12

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